Регламент согласования финансовых документов в организации. Регламент согласования документов в организации

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье – образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

В нашей статье:

Как утвердить положение о договорной работе

Положение о договорной работе в организации, утверждает руководитель компании своим приказом. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения о договорной работе. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

• исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
• начальник финансового управления;
• начальник юридического отдела;
• главный бухгалтер.

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Какие разделы должны быть в положении о договорной работе

Раздел I. Общие положения

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем. кто обязан исполнять положение о договорной работе – все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

• Договор;
• Исполнитель;
• Контрагент;
• Структурное подразделение.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора . Но первое, что нужно сделать: (займет 1 минуту).

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. Д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Проверка контрагентов на надежность

Обезопасьте себя от мошенничества и неприятностей с налоговой. Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам.

По данному ИНН ничего не найдено

Памятки для сотрудников юридических отделов

Общие требования к представляемым документам

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

В каком виде запрашивать документы у контрагентов

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

• оригинала;
• нотариально заверенной копии;
• копии, заверенной подписью;
• простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе , который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента ».

Пропишите пакет документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он

• физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
• физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
• юридическое лицо;
• иностранная компания.

Раздел III. Договорный процесс

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров.

Процедура согласования договоров

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

1. Формат, в котором предоставляется договор. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.
2. Прядок внесения договоров в книгу учета договоров и правила ведения книги учета договоров юридическим отделом.
3. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом.
4. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы.
5. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Имеет смысл установить разные сроки для типовых договоров, разработанных и используемых компанией и договоров, шаблон которыз предлагает контрагент.
6. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании.
7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
8. Правила, по которым юристы разрабатывают шаблоны типовых договоров, утверждают их и передают в работу сотрудникам.

Ответственность и обязанности юридического отдела в договоной работе

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать.
2. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности за соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.
3. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителямиконтрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторскойзадолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

И учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.

Общая информация о листе согласования

Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.

Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.

ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Вносим согласующих лиц

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:

• руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
• начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
• финансовый директор – согласует экономическую часть;
• главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
• начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.

Такой лист согласования выглядит следующим образом:

Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.

Как работать с листом согласования?

Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.

Посмотрим на заполненный лист согласования:

Регистрировать ли листы согласования?

Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:

Вопросы — в комментарии.

Если стандартная планировка квартиры не соответствует вашим представлениям об идеальном жилье, то единственной возможностью исправить ситуацию является перепланировка.

С одной стороны – это не самая простая процедура, но с другой – она помогает более рационально использовать внутреннее пространство квартиры, сделать жилье более комфортным, изменив надоевший фон, и особенным, не похожим ни на какое другое.

Однако некоторые владельцы заветных метров, ничего не зная о существовании административного регламента согласования перепланировки, до сих пор убеждены, что этот процесс не имеет никакого установленного порядка, а, значит, капитальный ремонт в квартире можно делать, как заблагорассудится.

И сильно ошибаются, поскольку любое игнорирование регламента согласования переустройства и перепланировки жилого помещения чревато серьезными проблемами .

Как показывает практика, при самовольном изменении технических параметров квартиры без учета регламента согласования переустройства и перепланировки жилого помещения от собственника потребуется, как минимум, узаконить выполненные без разрешения работы.

А, как максимум, придется за свой личный счет переделывать весь ремонт заново, если в процессе перепланировки были нарушены санитарные и строительные нормы. Причем из-за незнания собственниками всех пунктов действующего жилищного законодательства РФ, коих великое множество, этот вариант развития событий является наиболее распространенным.

О том, как Мосжилинспекция может узнать о незаконной перепланировке в квартире и призвать собственника к ответственности читайте .

Как мы уже упоминали выше, существует установленный регламент о согласовании переустройства и перепланировки жилья, которому нужно следовать неукоснительно, чтобы перепланировка была одобрена государственными органами и была признана законной.

В настоящий момент согласование перепланировок в столице России регламентируется :

• Жилищным кодексом РФ (глава 4);
• Законом г. Москвы «Основы жилищной политики города Москвы» (статья 15);
• Постановлением Правительства Москвы № 508-ПП в редакции №840-ПП.

В этих нормативно-правовых актах прописано, какие виды работ можно проводить в процессе перепланировки, а какие нельзя. А также указаны порядок оформления документов и регламентные сроки согласования перепланировки.

Но прежде чем приступить к рассмотрению административного регламента согласования перепланировки, давайте перечислим мероприятия, которые изменяют технические параметры квартиры и поэтому требуют получения предварительного разрешения.

Итак, перепланировкой являются :

• снос и возведение межкомнатных перегородок;
• изменение конструкции полов;
• устройство новых оконных и дверных проемов или расширение уже имеющихся;
• увеличение площади комнат за счет нежилых помещений;
• объединение или разъединение туалета и ванной комнаты;
• замена или перенос инженерного оборудования;
• устройство новых мокрых зон – санузлов и кухонь.

Регламент согласования перепланировки квартиры

В Москве согласованием перепланировок в многоквартирных домах занимается жилищная инспекция, имеющая свои отделения во всех административных округах города. В Подмосковье эти задачи решают структурные подразделения городских администраций.

Только эти инстанции имеют законное право выносить решение о разрешении либо отказе в проведении перепланировки.

Перед тем, как приступить к оформлению перепланировки, нужно убедиться, что правоустанавливающие документы на жилое помещение (свидетельство о государственной регистрации права собственности или договор социального найма) есть в наличии, поскольку они входят в обязательный перечень бумаг, предъявляемых госорганам для получения разрешения на перепланировку.

Если перепланировка жилья задумана в новостройке, а владельцы еще не получили свидетельства о праве собственности, то можно обойтись договором долевого участия и актом приема-передачи квартиры .

Затем потребуется обратиться в территориальный отдел БТИ для получения документа, без которого не обходится ни одна перепланировка, – технического паспорта квартиры. Он потребуется проектировщикам, которые будут готовить проект перепланировки, а Мосжилинспекция по нему проведет оценку запланированных мероприятий по изменению конфигурации помещений.

Образец технического паспорта квартиры, выдаваемого в БТИ:

Приступать к разработке проектной документации можно сразу после того, как документы БТИ будут получены. Такие услуги оказывают лицензированные проектные организации. Они могут быть как государственные, так и частные.

Как это не покажется странным, но услуги частных проектных бюро обходятся значительно дешевле, чем государственных проектных институтов, таких как ОАО МНИИТЭП , ГУП МосжилНИИпроект , Моспроект и т.д.

Выбранная вами проектная организация с учетом актуальных строительных норм и правил подготовит техническое заключение о возможности перепланировки и проект с планами, отражающими все планируемые изменения в конфигурации помещений квартиры.

При устройстве дверного проема в несущей стене техническое заключение оформляет только автор проекта дома . Если несущие конструкции остаются в проектном состоянии, то ТЗ на перепланировку может разработать любая проектная организация с членством СРО и свидетельством о допуске к таким работам.

Образец технического заключения от ГУП МосжилНИИпроект:

После того, как проект перепланировки будет готов, его следует согласовать. Для этого перечисленные документы вместе с проектом и заявлением на перепланировку передаются через «единое окно» районного центра «Мои документы» в Мосжилинспекцию.

Состав комплекта документов может меняться в зависимости от сложности и характера проводимых ремонтно-строительных работ и формы собственности на жилое помещение.

Все подробности о документах для согласования по этой ссылке

После изучения всех бумаг от собственника, переданных на рассмотрение, Мосжилинспекция принимает одно из двух решений :

1. Выдать разрешение на перепланировку .
2. Отказать в проведении перепланировки .

Это решение, зафиксированное на официальном бланке жилищной инспекции г. Москвы, через центр госуслуг «Мои документы» передается собственнику или его представителю.

Разрешение на перепланировку квартиры в Москве и отказ от Мосжилинспекции:

Только после получения разрешения на проведение перепланировки можно приступать к ремонту квартиры. На этом этапе обязательным условием является выполнение только тех работ, которые предусмотрены утвержденным в жилищной инспекции проектом перепланировки. В ином случае при приемке ремонтных работ инспектором Мосжилинспекции могут возникнуть проблемы.

Согласно административному регламенту согласования перепланировки после того, как ремонтные работы выполнены, нужно получить акт приемочной комиссии о завершении перепланировки. Для этого в квартиру приглашается инспектор Мосжилинспекции, который сверит заявленную и фактическую перепланировки. То есть сравнит реальные изменения в планировке квартиры с теми, что были предусмотрены проектной документацией, которую ранее согласовали.

Если никаких отклонений не обнаружено, оформляется акт о завершенной перепланировке , на основании которого впоследствии будут внесены соответствующие изменения в планы БТИ.

После оформления в БТИ нового технического паспорта квартиры перепланировка считается завершенной.

Также отметим, что регламент согласования перепланировки нежилого помещения во многом схож с тем, что мы описали в данной статье, но также имеет и свои особенности.

Если перепланировка проводится в нежилых помещениях жилого многоквартирного дома, то согласовывать ее нужно с Мосжилинспекцией. Перепланировка нежилых площадей в отдельно стоящем здании согласуется с БТИ.

При затрагивании фасадных стен здания понадобится заключение главного архитектурно-планировочного управления (ГлавАПУ). Кроме того, проект перепланировки возможно придется согласовывать с Роспотребнадзором, Москомнаследием, МЧС, Москомархитектурой и т.д.

Наша компания предлагает услуги по разработке проектной документации для проведения перепланировки и помогает с ее согласованием во всех заинтересованных государственных инстанциях согласно регламенту .

Если вы решили делать перепланировку, мы можем вам помочь. Наша работа состоит из нескольких этапов :

1. Бесплатная консультация от наших сотрудников . Для ее получения нужно обратиться к нам наиболее удобным для вас способом:

• Онлайн-консультация .
• Звонок по телефону.
• Письмо на электронную почту.

Установив контакт с нашим сотрудником, вы сообщаете ему исходную информацию о планируемых изменениях в квартире – мы оцениваем возможность проведения ремонта с точки зрения принятого регламента согласования перепланировки и действующего жилищного законодательства, вносим свои предложения, даем советы, рекомендации и т.п.

2. Заключение официального договора . После того, как определен окончательный вариант перепланировки, оформляется соглашение об оказании услуг нашей компанией. По желанию заказчика мы разрабатываем проектную документацию для самостоятельного согласования или оказывает весь спектр услуг (проектная документация + согласование «под ключ»).

3. Обследование квартиры (нежилого помещения) . На этом этапе наш сотрудник выезжает непосредственно на объект, где составляет план обмеров и собирает исходную информацию для разработки технического заключения на перепланировку.

4. Разработка проекта перепланировки и сбор документов для согласования .

5. Получение документов от Мосжилинспекции, разрешающих проводить перепланировку.

6. Окончание ремонта и оформление акта о завершенной перепланировке.

7. Внесение изменений в документы БТИ и передача заказчику нового технического паспорта на помещение.

12 апреля 2016 года вступил в силу Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору № 447 от 03.11.2015, который утвердил Административный регламент ФСЭТАН по предоставлению госуслуги по согласованию правил эксплуатации гидротехнических сооружений (за исключением судоходных и портовых гидротехнических сооружений).

Вместе с тем утратили силу два нормативно-правовых акта:

• Приказ Ростехнадзора от 20.02 2012 г. № 118 «Об утверждении Административного регламента ФСЭТАН по предоставлению государственной услуги по согласованию правил эксплуатации гидротехнических сооружений (за исключением судоходных гидротехнических сооружений, а также гидротехнических сооружений, полномочия по осуществлению надзора за которыми переданы органам местного самоуправления)».
• Приказ Ростехнадзора от 08.04.2013 г. № 141 «О внесении изменений в Административный регламент ФСЭТАН по предоставлению государственной услуги по согласованию правил эксплуатации гидротехнических сооружений (за исключением судоходных гидротехнических сооружений, а также гидротехнических сооружений, полномочия по осуществлению надзора за которыми переданы органам местного самоуправления), утвержденный приказом ФСЭТАН от 20 февраля 2012 г. N 118».

Предлагаем вашему вниманию обзор основных положений административного регламента и комментарии по некоторым из них.

Обзор основных положений административного регламента

Указанный административный регламент (далее - Регламент) устанавливает требования к порядку предоставления государственной услуги по согласованию правил эксплуатации гидротехнических сооружений (за исключением судоходных и портовых гидротехнических сооружений), определяет порядок, сроки и последовательность административных процедур (действий) Ростехнадзора и его территориальных органов (п. 1 Регламента).

Согласно п. 2 Регламента подать документы на согласование правил эксплуатации ГТС может собственник гидротехнического сооружения или эксплуатирующая объект организация либо их уполномоченные в соответствии с законодательством РФ представители.

Для согласования правил эксплуатации заявитель представляет в территориальный орган Ростехнадзора заявление о согласовании Правил , которое подписывается:

• руководителем юридического лица (собственника ГТС или эксплуатирующей организации) или иным имеющим право действовать от имени этого юридического лица лицом, и в котором указываются: полное и (если имеется) сокращенное наименование, в том числе фирменное наименование, и организационно-правовая форма юридического лица, адрес его места нахождения, ИНН, а также номер телефона и (если имеется) адрес электронной почты;
• физическим лицом, в том числе ИП (уполномоченным лицом), с указанием ФИО, адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания), ИНН, сведений из ЕГРИП и контактных телефонов (адреса электронной почты).

Форма заявления приведена в Приложении № 3 к Регламенту. В нем можно указать просьбу о направлении в электронной форме информации по вопросам согласования Правил.

К заявлению в обязательном порядке прилагаются :

• документы, подтверждающие право собственности или иное законное основание владения ГТС;
• правила эксплуатации ГТС в двух экземплярах (один экземпляр остается в Ростехнадзоре, второй с отметкой о согласовании передается владельцу ГТС);
• опись прилагаемых документов.

Заявитель также на добровольной основе может предоставить:

• документы, необходимые для эксплуатации ГТС;
• документ, подтверждающий наличие утвержденной декларации безопасности ГТС;
• документ, подтверждающий внесение ГТС в Российский регистр ГТС;
• документ, подтверждающий наличие разрешения на эксплуатацию ГТС;
• копию договора обязательного страхования ГТС;
• копию проекта на эксплуатацию ГТС.

Копии документов должны быть заверены печатью и подписью заявителя. При этом не допускается требовать нотариального удостоверения копий документов , представляемых в территориальные органы Ростехнадзора, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Заявительные документы могут быть поданы владельцем ГТС лично либо посредством заказного почтового отправления с уведомлением о вручении. Заявитель также вправе представить заявление о согласовании Правил и прилагаемые к нему документы в территориальные органы Ростехнадзора в форме электронного документа с использованием ЕПГУ.

Согласно п. 30 Регламента заявительные документы регистрируются в день их поступления и принимаются территориальными органами Ростехнадзора по описи, копия которой с отметкой о дате приема вручается заявителю или направляется ему заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Результатом предоставления государственной услуги по согласованию правил эксплуатации ГТС является:

• согласование Правил;
• отказ в согласовании Правил.

Согласно п. 14 Регламента нормативный срок согласования правил эксплуатации ГТС не должен превышать 30 календарных дней с даты регистрации заявления .
При этом владелец ГТС (заявитель) на каждом этапе оказание госуслуги вправе отслеживать ход выполнения административных процедур. В частности, получать по телефону, электронной почте с использованием информационных ресурсов Ростехнадзора в сети Интернет, а также через ЕПГУ или на личном приеме у сотрудников территориального органа Ростехнадзора следующую информацию:

• о входящих номерах, под которыми зарегистрированы заявления;
• о принятии решения по конкретному заявлению;
• о нормативных правовых актах, регулирующих отношения, возникающие при предоставлении госуслуги (наименование, номер, дата принятия нормативно-правового акта);
• о размещении на официальных сайтах территориальных органов Ростехнадзора информации о справочных материалах по вопросам предоставления госуслуги.

Обратите внимание:

1. Основания для отказа в приеме заявительных документов на согласование правил эксплуатации ГТС отсутствуют.

2. Основания для приостановления предоставления госуслуги по согласованию Правил отсутствуют.

3. Основанием для отказа в согласовании Правил являются:

• наличие в заявительных документах недостоверной или искаженной информации;
• отсутствие в заявлении о согласовании всей необходимой информации (см. шаблон в Приложении № 3 к Регламенту) и/или непредставление заявителем перечня обязательных документов (см. выше или п. 18 Регламента).

4. За предоставление Ростехнадзором госуслуги по согласованию правил эксплуатации ГТС государственная пошлина или иная плата не взимается.

Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Согласно п. 39 Регламента госуслуга по согласованию правил эксплуатации ГТС включает в себя следующие административные процедуры:

• Регистрация, рассмотрение заявления и прилагаемых документов.
• Согласование Правил.
• Отказ в согласовании Правил.

Подробная блок-схема предоставления госуслуги приведена в Приложении № 2 к Административному регламенту.

Регистрация и рассмотрение заявительных документов

Основанием для начала административной процедуры является поступление от заявителя в территориальный орган Ростехнадзора заявительных документов, указанных выше.

Должностное лицо территориального органа Ростехнадзора регистрирует их в установленном порядке и передает в уполномоченное структурное подразделение службы. Срок административного действия по приему и регистрации заявительных документов составляет 1 рабочий день.

Должностное лицо, ответственное за рассмотрение заявительных документов, проверяет их полноту и соответствие требованиям законодательства РФ в сфере безопасности ГТС. В случае их соответствия установленным требованиям готовится проект письма о согласовании Правил, а также комплектуются документы, отправляемые заявителю, для дальнейшего представления на подпись руководителю территориального органа Ростехнадзора.

В случае, если заявительные документы представлены не в полном объеме либо оформлены ненадлежащим образом, а также если выявлено несоответствие Правил требованиям законодательства РФ сфере безопасности ГТС, должностное лицо, ответственное за их рассмотрение, готовит в адрес заявителя отказ в согласовании Правил.

не более 25 календарных дней .

Согласование правил эксплуатации ГТС

Основанием для начала административной процедуры является поступление руководителю территориального органа Ростехнадзора (его уполномоченному заместителю) проекта письма о согласовании Правил, а также комплекта документов, отправляемых заявителю.

При принятии положительного решения руководитель территориального органа Ростехнадзора (его уполномоченный заместитель) подписывает сопроводительное письмо о согласовании Правил.

Один экземпляр согласованных Правил вместе с сопроводительным письмом и комплектом документов направляются заявителю в установленном порядке.

Срок административной процедуры составляет не более 5 календарных дней .

Отказ в согласовании правил эксплуатации ГТС

Основанием для начала административной процедуры является поступление руководителю территориального органа Ростехнадзора (его уполномоченному заместителю) на подпись проекта письма об отказе в согласовании Правил, а также комплекта документов, отправляемых заявителю вместе с этим письмом.

Подписанное сопроводительное письмо регистрируется в установленном порядке за 1 рабочий день.

Заявительные документы вместе с сопроводительным письмом возвращаются заявителю.

Срок административной процедуры составляет не более 5 календарных дней .

Регламент также содержит традиционные для подобных документов Ростехнадзора разделы:

• «Формы контроля за предоставлением государственной услуги» (п. 61-67 Регламента), в котором излагается порядок контроля работы должностных лиц Ростехнадзора, принимающих участие в предоставлении госуслуги.
• «Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Ростехнадзора, а также его должностных лиц» (п. 68-88 Регламента), в котором описывается процедура подачи жалоб на сотрудников Ростехнадзора, принимающих участие в предоставлении госуслуги.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4

ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ

В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Руководитель

Федерального

медико-биологического

агентства Личная подпись В. В. Уйба

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:

И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :

Исполняющий обязанности

руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Основание для права подписи

Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:

Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина

Начальник

Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова

Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.

Подписи группы лиц

Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :

Председатель Личная подпись А. Д. Головин

Секретарь Личная подпись О. В. Килина

Члены Личная подпись А. В. Замуриев

Личная подпись П. Н. Рейзман

Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:

Документы передал: Документы принял:

И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия

(подпись) (подпись)

Подпись составителя документа

Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:

в заголовочной части:

Руководителю ФМБА России

В. В. Уйба

от консультанта отдела кадров

В. П. Воронова

В подписи - только личная подпись сотрудника.

Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:

Начальник

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Удостоверение подлинности подписи

Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян

Подпись заместителя, исполняющего обязанности

Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

Исполняющий обязанности

заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.

Факсимиле

Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".

В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.

В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.

Электронная цифровая подпись

Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

К таким условиям можно отнести:

Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).

Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .

Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

(ФМБА России)

О назначении исполняющего обязанности руководителя

В связи с моим убытием в командировку

Приказываю:

1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.

2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.

Руководитель В. В. Уйба

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

Федеральное медико-биологическое агентство

(ФМБА России)

О распределении обязанностей между руководителями

В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,

Приказываю:

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.

За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.

Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.

2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.

3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.

Руководитель В. В. Уйба

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.

А. Головин

Полковник запаса,

начальник

мобилизационного отдела

Федерального медико-

биологического агентства

Подписано в печать