Выписка из штатного расписания образец. Выписка из штатного расписания — как выглядит выписка

Выписка из штатного расписания - сведения о трудящемся человеке, его занятости оплате. Образец заполнения обсуждаемого листа можно скачать бесплатно.

Запрашиваемая третьими лицами информация о штатном расписании не требует подробного отчета предприятия. Отделу кадров достаточно сформировать выписку конкретизирующих данных, необходимых субъекту. Образец выписки из штатного расписания , расположенный на этой странице ресурса можно скачать бесплатно по прямой ссылке без ограничений. Внимательное заполнение пунктов пользователем в простейшем редакторе позволит сформировать нужный документ, не прибегая к услугам дорогостоящих специалистов.

Не безызвестный факт, что тайна отношений между работником и работодателем охраняется законодательными и локальными нормативными актами. Каждый интересующийся субъект не имеет права доступа к личной рабочей документации специалиста. Выписка из штатного расписания помогает выйти из сложной ситуации, когда требуются минимальные сведения о человеке и его занятости. Выписка из штатного расписания выполняется отдельным листом или в виде ксерокопии конкретного положения или норматива.

Обязательные пункты выписки из штатного расписания

:

• В верху пишется наименование компании;
• Ниже период учета;
• Справа номер, дата составления, утверждение руководством;
• Затем в виде таблицы или пунктами вносятся цифровые значения;
• В конце подводятся итоги, подписи ответственных лиц, расшифровка;

Исключение составляют случаи, когда сведения запрашивают правоохранительные и иные государственные структуры. В таком случае информация о штатном расписании будет предоставлена в полном объеме на основании соответствующего запроса службы. Рассматриваемая справка заверяется руководителем или уполномоченным лицом подписью, расшифровкой, печатью. Если документ содержит несколько страниц, то их необходимо сшить, пронумеровать. Выдача выписки должна фиксироваться журналом учета исходящей корреспонденции.

Штатное расписание - внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.

Общие сведения о выписке из штатного расписания

Предназначение

Выписка из штатного расписания - точное воспроизведение части документа, информацию из которой необходимо донести до сведения заинтересованного лица. Она может понадобиться:

• сторонним организациям, например ПФР, налоговой инспекции или ГИТ;
• для проведения тендеров, торгов, при вступлении компании в СРО;
• для рассылки ШР в филиалы и представительства;
• работникам для предоставления в суд, ГИТ, профсоюз при отстаивании своих прав. Выписка часто требуется для подтверждения трудового стажа при получении социальных льгот или ипотеки.

Нормативное регулирование

Отдельных актов, регулирующих оформление выписки из ШР, не существует. При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:

• Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;
• ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
• локальными инструкциями по делопроизводству.

Выписка действительна 1 год (как и оригинала). В архиве такие документы хранятся 5 лет.

Внешний вид

А как же выглядит выписка из штатного расписания? Выписки часто делают на фирменном бланке.

В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.

Порядок получения

Выписка предоставляется по запросу сторонней организации или письменному заявлению сотрудника на имя непосредственного руководителя или в кадровый отдел. Ст. 62 ТК РФ гласит: ответственное лицо обязано в течение 3 рабочих дней подготовить, заверить и передать необходимый документ. В журнале учета делается запись о запросе и выдаче выписки. Выписки содержат сведения по одной или нескольким штатным единицам.

При ее составлении необходимо учитывать положения ст. 88 ТК РФ, которая защищает личные данные сотрудников. Так, выписка для работника может касаться только его должности.

Как составить выписку?

• «Шапка» состоит из названия предприятия и его организационно-правовой формы, кодов ОКУД (0301017) и .
• Чуть ниже с левой стороны пишут наименование документа («Выписка из штатного расписания») с регистрационным номером, датой принятия и периодом действия оригинала.
• В правой части указывают реквизиты внутреннего акта, согласно которому утверждено ШР, и суммарное количество единиц в штате.

Столбец	Заполнение
1,2	название отдела (структурного подразделения) с кодом
3	должность, разряд, квалификация
4	количество действующих штатных единиц, включая открытые вакансии и должности по совместительству
5	оклад
6–8	премии, дополнительные выплаты и иное материальное стимулирование работников
9	общая сумма в месяц, которая тратится на вознаграждение сотрудника
10	примечания

В конце исполнитель вносит свои должность и ФИО с расшифровкой, расписывается. Стандартно выписку составляет HR-специалист (руководитель кадрового отдела), бухгалтер заверяет правильность финансовой информации. Подпись того, кто утвердил штатное расписание, не требуется.

Образец ниже покажет, как сделать выписку из штатного расписания, бланк формы Т-3 можно .

Пример-образец выписки из штатного расписания сотрудников

Заверение необходимо при предоставлении документа в стороннюю организацию. Составитель пишет «Копия верна», свою должность, ФИО, расшифровку, проставляет роспись и «мокрый» оттиск печати. Ниже обязательно указывает, где хранится оригинал. Нужно ли заверять выписки, предназначенные для внутреннего использования, определяется обычно локальными инструкциями предприятия.

Теперь вы знаете, как сделать выписку из штатного расписания, рассмотрим и важные нюансы, связанные с этим.

Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.

Понятие штатного расписания

Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки. Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников. В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.

Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».

Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:

• подтверждения предоставляемых сведений в судебные инстанции, когда разбираются производственные конфликты;
• в качестве ответа на соответствующие требования в налоговые учреждения, инспекции по труду, пенсионные фонды и фонды страхования от несчастных случаев на производстве. Такие случаи в основном возникают при проверке предприятия, когда необходимо выяснить соответствие фактического количества работников, расчету. А также для правильного подсчета трудового или страхового стажа;
• в комиссию для участия в торговых конкурсах.

Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.

Формирование и подписание выдержки из списочного расписания

Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование назначаются приказом руководителя и к ним относятся:

• трудящийся отдела кадров. В его компетенцию входит грамотное указание наименований филиалов или подразделений организации, название должностей и профессий, которые необходимы на предприятии, а также их зарплаты;
• бухгалтерский работник, который в свою очередь несет ответственность за точное написание предусмотренных окладов, тарифных ставок и дополнительных выплат.

Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.

Формирование выписки

Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.

Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:

• полное название организации и его филиала (если таковой имеется). Данные сведения необходимо разместить в верхней части документа по центру;
• заглавие справки, то есть по центру напечатать крупными буквами словосочетание «выписка из штатного расписания»;
• число, когда была сформирована выдержка;
• дату и номер приказа, каким было утверждено списочное расписание;
• дату вступления в действие и дату окончания срока действия справки;
• главную часть. Предполагает точного копирования данных из исходного документального акта;
• фамилии и инициалы ответственных лиц, которые формировали справку, а также их подписи.

Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.

Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.

Составление выписки для тендера

Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.

Для нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:

• справку с информацией о штатном расписании;
• ксерокопии трудовых соглашений и конкретных трудовых книжек, которые в обязательном порядке должны быть подписью нотариуса.

Формат выдержки из списочного расписания «Т – 3»

Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.

Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:

• название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
• номер справки и дата ее составления;
• период, по который действует оригинал штатного расписания;
• основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:

• идентификационный шифр налогоплательщика;
• наименование филиала или подразделения основной организации;
• профессии и должности, существующие в подразделении, а также их категории и разряды;
• общее число трудящихся, в том числе требующихся сотрудников, и работающих по совместительству;
• общая сумма заработной платы за прошедшие месяца, которая включает оклады или тарифные ставки, плюс существующие надбавки и премии. При этом установленный напрямую зависит от исполняемых должностных обязанностей, а надбавка является дополнительной суммой, которая выплачивается по результатам качества, безопасности и производительности труда;
• дополнения и рекомендации, которые вносятся главой организации.

Подписание и заверка выдержки

Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.

Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:

• вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
• рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется справка;
• указать должность, с полной ее расшифровкой;
• поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
• если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.

Если соблюсти все нюансы и правила , то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.

Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.

Вконтакте

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

• При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
• Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
• При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
• При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание? .

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

• инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
• главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
• офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
• генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

• надпись: «Верно»;
• должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
• дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

• приказам о приеме на работу;
• выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

• Полное название предприятия.
• Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
• Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
• Информация о лицах, подписавших исходный документ.
• Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
• Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов .

О собенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

• название предприятия;
• данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
• информация о подписантах основного документа;
• полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
• подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.