Обработка персональных данных в организации. Обработка персональных данных

Термины, нюансы и частые заблуждения - в материале от экспертов службы безопасности компании «Онланта » (входит в группу компаний ЛАНИТ).

В закладки

Разбираемся в юридической терминологии и тех самых нюансах, из-за которых можно оказаться в суде.

Объясняем термины человеческим языком

Главный закон, который регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных - это Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».

Первый термин, который требуется понимать, - персональные данные.

Что такое персональные данные

Это любая информация, с помощью которой можно идентифицировать человека: например, ФИО, дата рождения, образование, доходы и даже семейное положение. Вы спросите: «А что, моя фамилия, напечатанная на визитке, - это тоже персональные данные?»

Ответ: «Да». По закону неважно, напечатана ли на визитке только ваша фамилия или в сочетании, например, с номером телефона и адресом. И первое, и второе, и третье - персональные данные. Правда, за хранение визитки или номера телефона девушки в телефонной книге отвечать по закону не придётся, но об этом ниже.

Идём дальше. В СМИ постоянно пишут «хранение персональных данных». Правильно говорить не хранение, а обработка персональных данных. В чём разница? Хранение - это лишь часть того, что называется обработкой персональных данных. Любые действия, которые вы совершаете с персональными данными (собираете, накапливаете, храните, передаёте, изменяете), в законе обозначены как «обработка персональных данных».

Важно понимать, что в законодательстве выделяется два субъекта персональных данных: оператор и обработчик. Оператор осуществляет обработку персональных данных, а также определяет цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработчик - это тот, кто совершает какие-либо действия с персональными данными: сбор, хранение, систематизацию, накопление, уточнение, обновление, изменение, удаление, обезличивание и так далее.

На самом деле, обработчик - это не только конечный пользователь, которому персональные данные нужны для работы, но и любой промежуточный пользователь, через руки которого прошли эти персональные данные. Показываем на практике.

Задачка

У интернет-магазина есть база данных клиентов, которая размещена в «облаке» сторонней компании. С этой базой работает маркетинговое агентство. Вопрос: сколько операторов персональных данных мы имеем?

Правильный ответ - одного. Это интернет-магазин, который задаёт цели обработки персональных данных. Второй вопрос: сколько обработчиков персональных данных мы имеем? Правильный ответ - два.

1. Компания, в облаке которой размещена база данных интернет-магазина.
2. Маркетинговое агентство, которое извлекает данные и на основе этих данных может подготовить рекламное предложение клиентам.

Персональные данные обрабатываются во множестве различных учреждений: например, в банках, школах, поликлиниках, визовых центрах. Не говоря уже про интернет-страницы, где мы регистрируемся, оставляя свои адреса электронной почты и телефонные номера. Но как и где именно?

Нюанс

В законе есть такой малопонятный термин, как «информационная система персональных данных». Если попытаться объяснить простыми словами - это целый комплекс, состоящий из серверов баз данных, технических средств, обеспечивающих их обработку, и информационных технологий. В соответствии с законодательством любую информационную систему персональных данных необходимо защищать.

Методы защиты информации бывают разными.

• Физическими: например, в комнате, где расположены компьютеры, могут быть установлены камеры, использоваться пропускной режим, сигнализация.
• Техническими - c помощью специализированных средств защиты информации.
• Административными: всевозможные регламенты и правила, регулирующие обработку персональных данных внутри компании.

Пример

Одно из средств защиты информации - это обезличивание персональных данных. Что это такое? В визовом центре каждому подающему на визу человеку присваивается отдельный идентификационный номер. Сам по себе номер не относится к персональным данным, так как обезличивает человека: по нему нельзя определить лицо, подавшего документы на визу.

Кажется, я обрабатываю персональные данные

Итак, с терминологией разобрались. Теперь всем представителям бизнеса, в особенности индивидуальным предпринимателям, у которых может быть всего несколько сотрудников в штате, стоит честно ответить на вопрос: «Обрабатываю ли я персональные данные?»

Да , если вы владелец сайта с посещаемостью пять человек в неделю, но на нём есть форма обратной связи с полями «ФИО, адрес электронной почты, телефон». Информация о том, для каких целей вы собираете персональные данные, как вы их используете, должна быть представлена на вашем сайте.

Да , если вы обрабатываете персональные данные своих сотрудников или сторонних специалистов, нанятых для выполнения каких-то работ.

Да , если вы работаете с частными клиентами и вам требуются их паспортные данные для заключения договоров - это касается турагентств, фитнес-центров, разного рода сервисных компаний, интернет-магазинов и прочего.

И снова да , если вы бюджетная организация, политическая партия или детский сад. Последние обладают не только информацией о ребёнке, но и о его родителях, включая место работы и должность. Не говоря уже о медицинских учреждениях - там море личной деликатной информации, которую необходимо надёжно хранить.

Однако если вы используете данные для личной коммуникации без коммерческой выгоды, то требования законодательства на вас не распространяются и ни о какой уголовной ответственности речи идти не может.

Например, использование вами контактов, напечатанных на визитке, которую вы получили от коллеги, или номеров телефонов в записной книжке на смартфоне, информации в социальных сетях не накладывает на вас ответственность перед законом.

Определяем категорию персональных данных

Поздравляем, вы - гордый обладатель звания «оператор персональных данных». Самое важное теперь - понять, какие именно персональные данные вы обрабатываете. Потому что именно от категории персональных данных зависит, как данные защищать и каким требованиям нужно соответствовать. Категории подробно описаны в ФЗ-152 и постановлении правительства от 1 ноября 2012 г. N 1119.

Категории персональных данных простыми словами:

Общедоступные персональные данные: данные из открытых ресурсов, которые публикуются субъектом персональных данных или с его одобрения. Общедоступные данные - это данные из СМИ или интернета.

Пример: информация, выложенная в открытый доступ в социальных сетях или на сайте компаний. Номер телефона и семейный статус, опубликованный в открытом доступе в Facebook. Имя сотрудника и занимаемая им должность на сайте работодателя.

Биометрические персональные данные: к этой категории причисляются все данные по физиологическим и биологическим особенностям людей.

Пример: вес, рост, цвет глаз или волос, длина волос, группа крови, фотография.

Персональные данные специальной категории: сюда относится информация о принадлежности к какой-либо расе и нации, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья или интимной жизни.

Пример: врачебный диагноз (информация о том, чем вы болели, когда, какой врач вас лечил).

Персональные данные иных видов - сюда входят персональные данные, не вошедшие в указанные выше категории.

Пример: корпоративная информация. Карточки учёта сотрудников, в которых содержатся сведения, с которыми работает HR и бухгалтерия: зарплата, периоды отпуска, даты приёма на работу.

Категория, количество, тип угроз - уровень защиты

После того, как вы определились с категорией персональных данных, вам надо понять точное количество данных, которое вы обрабатываете: до 100 тысяч или свыше 100 тысяч.

Угрозы №1. «Дыры» и уязвимости в операционной системе. Пример: уязвимости, которые используют хакеры для проникновения в операционную систему с целью хищения информации.

Угрозы №2. «Дыры» и уязвимости в прикладном ПО, то есть в софте, который используется в вашей повседневной работе. Пример: Word, Excel.

Угрозы №3. Все другие угрозы, не указанные в первых двух типах. В первую очередь, человеческий фактор. Сотрудник может оставить открытым документ на незаблокированном компьютере, отправить документ на печать на чужой принтер или по электронной почте.

Первый и самый высокий уровень защиты чаще всего применяется для обработки персональных данных в государственных органах и медицинских учреждениях. Четвёртый уровень защиты - самый простой, чтобы его обеспечить, иногда достаточно выполнить организационно распорядительные меры, в основном он касается защиты общедоступных данных.

Определить уровень защиты можно по этой таблице .

Пример

Больница обрабатывает персональные данные своих пациентов - это персональные данные специальной категории. Также она обрабатывает персональные данные сотрудников - это персональные данные иной категории. Скорее всего, у больницы две базы данных. Если сложить обе базы, получится общее количество персональных данных, которые крутятся в информационной системе этой больницы.

Например, всего их - до 100 тысяч. Далее смотрим, как обрабатываются данные: автоматизировано (в компьютере) или не автоматизировано (в ручной картотеке). Если всё автоматизировано, смотрим, какое ПО использует больница, какие у него есть уязвимости.

Исходя из этого выявляются угрозы и их уровень. Складываем все факторы и получаем класс защиты второго уровня. Смотрим, какие требования в законе прописаны ко второму уровню защищённости. На базе этих требований необходимо будет построить защиту информационной системы для соответствия требованиям ФЗ.

Немного про опасность утечек персональных данных

Зачем вообще так беспокоиться о защите персональных данных? Персональные данные - это дорогой товар на чёрном рынке. За профиль, содержащий полные данные медицинской карты человека, мошенникам готовы платить внушительные суммы. Отдельный рынок - продажа деталей банковских карт; аккаунты в социальных сетях.

Последствия утечки персональных данных бывают разными. Данные могут оказаться в открытом доступе в интернете: например, в сети легко можно найти украденные базы данных с адресами и телефонами клиентов компаний. Зная имя и фамилию, любой может узнать домашний адрес человека, залезть в соцсети, посмотреть профиль или просто написать SMS на мобильный телефон.

Персональные данные могут попасть в базу назойливой рассылки какой-нибудь коммерческой организации, тогда их владельца начнут одолевать непрошенными предложениями услуг. Также ими могут воспользоваться интернет-мошенники для онлайн-казино или чтобы открыть электронный кошелёк.

В худших случаях злоумышленник может выдать себя за другого человека и взять кредит на чужое имя. К числу наиболее тяжёлых последствий утечек персональных данных относятся: противоправные действия с недвижимостью, кража денег с банковских карт, шантаж родственников и регистрация фирмы.

Бремя ответственности

Вы поняли важность вопроса и готовы нести ответственность? Правильно. Потому что ответственность за сохранность персональных данных полностью лежит на операторе.

Это значит, что оператор должен позаботиться о том, чтобы информация не утекла в публичный доступ или не попала в руки третьих лиц, которые не имеют на неё никаких прав. Для этого требуется постоянный мониторинг и предотвращение угроз безопасности данных, контроль за уровнем сохранности информации и её восстановление в случае утраты.

В нашей стране Роскомнадзор контролирует соблюдение законодательства в области обработки персональных данных. Этот орган реагирует на жалобы, регулирует отношения между субъектами и операторами.

За технические требования по защите информации отвечает ФСТЭК и ФСБ: они вырабатывают требования и контролируют их исполнение.

Требования по обработке персональных данных

А теперь пришло время изучить таблицы с требованиями по технической защите персональных данных. Подробности можно найти в приказе Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18 февраля 2013 г. N 21.

Но начните хотя бы с этого:

1. Зарегистрируйтесь в Роскомнадзоре как оператор персональных данных. Требуется подать заявление в Роскомнадзор в бумажном или электронном виде. Информация по ссылке .
2. Получите согласие в письменном виде от всех субъектов, чьи персональные данные обрабатываются. Согласие на обработку персональных данных - это главный юридический документ, который подтверждает законность обработки персональных данных.
3. Разработайте внутреннюю документацию. Ввод в действие приказом руководителя организации «Положения об обработке персональных данных». В этом документе оператор поясняет, как он планирует использовать персональные данные, для чего и куда они будут переданы. Это основополагающий документ, который требуется любому оператору персональных данных. На его основании разрабатываются все остальные распорядительные документы.

Многие владельцы сайтов думают, что если посетитель нажал кнопку «Я согласен на обработку персональных данных», юридических проблем не будет, а обработка данных автоматически попадает в легальное поле. Это не так.

С юридической точки зрения есть только два способа подтвердить своё согласие на обработку персональных данных: поставить подпись на бумаге или при помощи электронной цифровой подписи.

Во всех остальных случаях, если дело дойдёт до суда, владелец сайта никак не сможет подтвердить, кто именно нажимал кнопку «Я согласен». Остаётся только надеяться, что субъект, пришедший к вам на сайт, добровольно передаёт свои данные и жалобу не подаст.

Эксперты службы безопасности компании «Онланта»

Неужели действительно могут быть проверки

Да, проверки могут быть от Роскомнадзора.

Ежегодно Роскомнадзор публикует перечень проверок выборочно из списка зарегистрированных операторов, если компания попала в перечень проверок, то следующая плановая проверка возможна не ранее чем через три года. Посмотреть, не попала ли ваша компания в список этого года, можно .

Проверки вне плана обычно вызваны жалобами. Если проверка внеплановая, вас о ней должны предупредить за сутки в письменном виде.

Также могут быть документарные проверки. При документарной проверке вам пришлют список документов, копии которых надо будет отправить в Роскомнадзор.

Иногда Роскомнадзор делает выездные проверки: инспекторы лично наносят визиты, чтобы проверить компанию на месте.

Подготовка к любой из этих проверок - трудоёмкое занятие. Будете ли вы решать задачу подготовки к проверке самостоятельно, или привлечёте внешних специалистов, для начала надо определить, кто в компании будет отвечать за соблюдение ФЗ-152.

Штрафы, суды и другие ужасы

За нарушение 152-ФЗ предусмотрена гражданская, уголовная, административная, и дисциплинарная ответственность.

Итак, Роскомнадзор провёл проверку, если он обнаружил несоответствия законодательству, он выдаст предписание следственному комитету провести разбирательство по факту нарушения закона «О персональных данных».

После этого прокуратура начнёт проверку, в ходе которой она может приостановить деятельность компании: изъять базу данных компании, в частности, компьютеры, на которых производилась обработка персональных данных.

Нарушителей закона прежде всего ждут штрафы. Размеры штрафов варьируются в зависимости от правонарушений. Так, за обработку персональных данных без письменного разрешения субъектов юридическим лицам придётся понести административную ответственность.

Даже если оператор готов заплатить штраф, а по меркам крупного бизнеса он не кажется огромным, правонарушителю всё равно придётся устранить несоответствие перед законом (например, удалить хранящиеся данные) и уведомить об этом Роскомнадзор.

Худший сценарий - это если Роскомнадзор решит отозвать лицензию компании, запретить бизнесу обработку персональных данных, а сайты, незаконно публикующие персональные данные граждан, подвергнуть блокировке.

За прошедшие несколько лет в России самый громкий скандал был связан с блокировкой сайта LinkedIn, владельцев которого обвинили в обработке персональных данных граждан без их согласия на серверах, находящихся за пределами РФ. Также «нашумела» сервиса autonum.info.

Сколько мне это будет стоит денег и сил

Организовать обработку персональных данных можно самостоятельно или с помощью компании, которая предоставляет подобную услугу.

Если решили обрабатывать персональные данные самостоятельно, потребуется:

1. Разобраться, какую категорию персональных данных вы обрабатываете и какие есть технические требования к их защите.
2. Своими силами или с помощью ИТ-компании разработать технические решения, подготовить закупки необходимого оборудования и программного обеспечения, установить его и внедрить.
3. Оформить все юридические документы. Разработать комплект внутренних документов: инструкций и регламентов.

На это уйдёт в лучшем случае три-четыре месяца, стоимость такого внедрения может составить 200-300 тысяч рублей - это стоимость покупки оборудования, лицензий. Трудозатраты и дальнейшая поддержка информационной системы - отдельная статья расходов. Также потребуется администратор, который будет контролировать работу системы.

Если говорить объективно, совсем маленькие компании просто не выполняют все требования закона в надежде, что проверки не будет. Возможно, её действительно не будет. Другие компании создают «потёмкинские деревни», лишь делая вид, что обрабатывают персональные данные в соответствии с требованиями законодательства, иными словами, «покупают» необходимые документы.

В следующем материале мы покажем, как посчитать стоимость обработки персональных данных внутри компании и расскажем, когда выгоднее заниматься обработкой персональных данных самим, а когда лучше отдать на хранение в «облаке».

Все организации собирают, хранят и используют сведения о своих сотрудниках. Информация личного характера сейчас имеет высокую ценность, а при попадании в руки мошенников она становится средством для совершения преступлений. В этой статье мы расскажем, как и с какой целью компании обрабатывают персональные данные и должны ли они получать на это согласие работников.

Что такое обработка персональных данных

Понятие «обработка персональных данных» включает любые действия, совершаемые оператором с индивидуальной информацией. Среди них:

1. сбор;
2. уточнение;
3. систематизация;
4. использование;
5. удаление;
6. хранение.

Все организации и предприятия являются операторами персональных данных, поскольку обрабатывают их. В ст. 22 закона № 152-ФЗ дается правовое основание обработки персональных данных. Исходя из текста статьи, работодатель вправе совершать действия с личной информацией работников без уведомления об этом намерении органов Роскомнадзора.

Для совершения действий с личной информацией применяются несколько способов. Автоматизированная обработка персональных данных - это обработка на компьютере. Неавтоматизированный способ предполагает использование бумажных носителей. Сейчас в большинстве случаев применяется смешанная обработка, которая сочетает в себе элементы автоматизированной и неавтоматизированной.

Цели обработки персональных данных на предприятии

Выделяют следующие цели обработки персональных данных в организации:

1. Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом предприятия.
2. Организация кадрового учета организации, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
3. Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользовании льготами.
4. Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
5. Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.

Что такое согласие на обработку персональных данных

Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152 , к таким данным относятся все сведения о человеке - от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.

Персональные данные делятся на 3 категории:

• Общедоступные - основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
• Биометрические - информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
• Специальные - национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично - сведения о работе (причины увольнения и др.).

Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.

В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.

В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных

Согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. Общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.

Ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется

Исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. Биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. В таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.

Примерная форма оформления согласия и описание документа

Заявление о согласии на обработку личной информации подается на имя руководителя организации в письменной форме. В шапке документа указываются:

1. должность руководителя и наименование организации, которую он возглавляет;
2. ФИО руководителя;
3. должность работника;
4. ФИО работника;
5. дата;
6. место составления.

Примерный текст документа следующий:
«Данным заявлением я подтверждаю свое согласие на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, уплаты установленных налогов, сборов и иных обязательных платежей, отчисления обязательных взносов в государственные фонды и для других целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем в рамках действующего законодательства. Работодатель вправе предоставлять мои персональные данные третьим лицам только в установленных законом случаях».
Под текстом заявления работник ставит свою подпись.

Возможен ли отказ от обработки персональных данных с позиции закона

По закону, отказ от согласия на обработку персональных данных не несет юридических последствий. В ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 указано, что само согласие выражается свободно и добровольно.

Ч. 5 ст. 6 того же закона допускает отсутствие согласия на обработку личной информации в случае, если это требуется для исполнения договора, в том числе трудового. Поэтому работодатели, выполняя свои обязанности, в интересах сотрудников могут обрабатывать их персональные данные без получения на то согласия. Это касается только работников, которые уже числятся в штате. Принять человека на работу при его отказе от обработки персональных данных нельзя. В таком случае еще не заключен трудовой договор. Раз этого документа нет, то и обязанности исполнять его у работодателя не возникает.

Иногда отказ от обработки личной информации чреват негативными последствиями. Если на предприятии действует пропускной режим, то при таких обстоятельствах работнику нельзя будет оформить либо заменить пропуск - такое действие выйдет за рамки служебных целей. Поэтому отсутствие согласия повлечет за собой невозможность выполнения трудовых функций.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Статья 1 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает, что персональные данные - это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Оператором может быть в том числе юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами:
организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных;
определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Статья 85 ТК РФ говорит о том, что персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Согласно статье 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования.

Требование № 1: обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспе-чения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Требование № 2: при определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных работника рабо-тодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.

Требование № 3: все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные ра-ботника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источ-никах и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Требование № 4: работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его по-литических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьёй 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Требование № 5: работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Требование № 6: при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права ос-новываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Требование № 7: защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счёт его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.

Требование № 8: работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Статья 88 ТК РФ устанавливает следующие требования при передаче персональных данных работника:
запрещено сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключе-ние составляют случаи, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в дру-гих случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
запрещено сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
следует предупреждать лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть ис-пользованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (кон-фиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
передача персональных данных работника осуществляется в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
доступ к персональным данным работников разрешается лишь специально уполномоченным лицам. Указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Таким образом, доступ к персональным данным работников может быть разрешён только специально уполномоченным лицам, которые к тому же имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

В частности, следует разработать ряд локальных документов, которые регулируют работу с получаемыми персональны-ми данными и ответственность лиц, их получающих. Например:
положение о персональных данных;
приказы об утверждении списков лиц, имеющих доступ к персональным данным работников;
обязательства о неразглашении персональных данных лицами, имеющими доступ к персональным данным;
порядок хранения персональных данных.

Работники, которые получают доступ к персональным данным для выполнения своих непосредственных обязанностей, должны быть ознакомлены со всеми необходимыми документами под роспись.

Целесообразным представляется особо оговорить ответственность за неразглашение персональных данных в должност-ной инструкции каждого сотрудника, получившего доступ к персональных данным для выполнения своих служебных обязанностей.

В идеале сотрудники, осуществляющие операции с персональными данными, должны находиться отдельно от других сотрудников. В любом случае их рабочие места (или место) должны быть оборудованы сейфами для хранения соответствующих документов.

Приведём несколько примеров соответствующих документов.

Образец приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных:

Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель»
Приказ от 20.03.13 № 55
Во исполнение положений Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить ответственным за организацию обработки персональных данных в организации начальника отдела персонала (Ф. И. О.). Дата, подпись.
Образец положения о персональных данных:

Во исполнение требований главы 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО «Работодатель» в соответствие с действующим законодательством РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 20.05.13 Положение о персональных данных работников ООО «Работодатель» (далее - Положение).
2. Начальнику отдела персонала (Ф. И.О.) в срок до 29.05.13 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под
роспись.
3. В срок до 03.06.13 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО «Работодатель» (по форме Приложения № 1 к Положению).
4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела персонала.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за (должность, Ф. И. О.).
Должность, дата, подпись
С приказом ознакомлены: Должность, подпись, расшифровка

Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель» (ООО «Работодатель»)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Работодатель»

ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных работников ООО «Работодатель»

1. Общие положения
1.1. Положение о персональных данных работников ООО «Работодатель» (далее - Положение) разработано в соответствии с ТК РФ, Федеральным законом от 27.06.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативно-правовыми актами.
1.2. Положением определяется порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные работников ООО «Работодатель» (далее - Общество).
1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к конкретному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Обществу в связи с трудовыми отношениями. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Общества).
1.4. При определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
2. Получение персональных данных
2.1. Источником информации обо всех персональных данных работника является непосредственно работник. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлён об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
2.2. При поступлении на работу претендент заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:

Ф.И.О.;
- пол;
- дату рождения;
- семейное положение;
- наличие детей, их даты рождения;
- воинскую обязанность;
- место жительства и контактный телефон;
- образование, специальность;
- стаж работы по специальности;
- предыдущее(ие) место(а) работы;
- факт прохождения курсов повышения квалификации;
- наличие грамот, благодарностей.

2.3. Работодатель не вправе требовать от претендента предоставления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.
2.4. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы в соответствии со статьёй 65 ТК РФ.
2.5. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, предоставляемых работником. По мере необходимости работодатель может истребовать у работника дополнительные сведения и документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму № Т-2 «Личная карточка работника» и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел (должность).
2.7. Личное дело работника состоит из следующих документов:

Трудовой договор;
- личная карточка формы № Т-2;
- копия трудовой книжки;
- характеристики, рекомендательные письма;
- паспорт (копия);
- документ об образовании (копия);
- военный билет (копия);
- свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);
- пенсионное свидетельство (копия);
- свидетельство о заключении брака (копия);
- свидетельство о рождении детей (копия);
- копия документа о праве на льготы (удостоверение почётного донора, медицинское заключение о признании лица инвалидом, др.);
- результаты медицинского обследования (в случаях, установленных законодательством);
- документы, связанные с трудовой деятельностью (заявления работника, аттестационные листы, документы, связанные с переводом, дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов, др.).
2.8. Документы, поступающие в личное дело, хранятся в хронологическом порядке.
3. Хранение персональных данных
3.1. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках с описью документов, пронумерованные по страницам. Личные дела находятся
в отделе кадров в специально отведённом шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, и располагаются в алфа-
витном порядке.
3.2. Личные дела регистрируются в журнале учёта личных дел, который ведётся в электронном виде и на бумажном носителе.
3.3. После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора, др.), составляется окончательная опись и личное дело передаётся в архив организации на хранение.
3.4. В отделе кадров Общества кроме личных дел создаются и хранятся следующие документы, содержащие персональные данные работников:

Трудовые книжки;
- подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
- приказы по личному составу;
- материалы аттестаций и повышения квалификаций работников;
- материалы внутренних расследований (акты, докладные, протоколы и др.);
- копии отчётов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;
- другие.
3.5. Персональные данные работников также хранятся в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным
базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей. Пароли устанавлива-
ет системный администратор Общества, затем они сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным
работников. Пароли изменяются не реже одного раза в два месяца.
3.6. Кабинет отдела кадров оборудуется (указать, чем, например охранной системой и камерой видеонаблюдения).
3.7. Заместитель генерального директора - директор по персоналу осуществляет общий контроль соблюдения работниками мер по
защите персональных данных, обеспечивает ознакомление сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, в том числе
с настоящим Положением, а также истребование с работников обязательств о неразглашении персональных данных.
4. Доступ к персональным данным
4.1. Доступ к персональным данным работников имеют:
- учредители Общества;
- генеральный директор;
- заместитель генерального директора;
- финансовый директор;
- директор по персоналу;
- главный бухгалтер;
- юрист;
- начальник отдела безопасности;
- руководители структурных подразделений (только к данным работников своего подразделения);
- специалисты отдела по работе с персоналом и бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы им для выполнения конкретных функций.
4.2. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения генерального директора или заместителя генерального директора.
4.3. Копировать и делать выписки персональных данных работников разрешается исключительно в служебных целях и с письменного разрешения директора по персоналу.
5. Обработка персональных данных работников
5.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (п. 1 ст. 10 закона № 152-ФЗ). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьёй 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.2. Обработка персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в случаях, когда:
- персональные данные являются общедоступными;
- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
- обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав их субъекта или третьих лиц либо в связи с осуществлением правосудия;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, об исполнительном производстве, с уголовно-исполнительным законодательством РФ;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;
- по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.

5.3. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
5.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нём исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.5. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается работодателем за счёт его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.6. Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами Общества, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

5.7. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
5.8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, подписывают Обязательство о неразглашении персональных данных.
6. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных
6.1. Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
6.2. Работник имеет право на:

Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей такие данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своём несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведённых в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
7. Передача персональных данных
7.1. Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
7.2. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном законодательством.
7.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено на получение персональных данных либо отсутствует письменное согласие работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдаётся письменное уведомление об отказе в предоставлении таких данных.
7.4. Работодатель должен предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
7.5. Передача персональных данных работников в пределах Общества осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
7.6. При передаче работодателем персональных данных работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном ТК РФ, эта информация ограничивается только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. Ответственность
8.1. Разглашение персональных данных работника Общества, то есть:
- передача посторонним лицам, не имеющим к ним доступа;
- публичное раскрытие;
- утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные работника;
- иные нарушения обязанностей по их защите, обработке и хранению, установленных настоящим Положением, а также иными локальными нормативными актами Общества, -
лицом, ответственным за получение, обработку и защиту персональных данных работника, влекут наложение на него дисциплинарного взыскания (выговора, увольнения по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ).

8.2. В случае причинения ущерба Обществу работник, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и совершивший указанный дисциплинарный проступок, несёт полную материальную ответственность в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 243 ТК РФ.
8.3. Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и незаконно использовавший или разгласивший указанную информацию без согласия сотрудников из корыстной или иной личной заинтересованности и тем самым причинивший крупный ущерб, несёт уголовную ответственность на основании статьи 188 УК РФ.
8.4. Руководитель Общества за нарушение порядка обращения с персональными данными несёт административную ответственность по статьям 5.27, 5.39 КоАП РФ, а также возмещает работнику ущерб, причинённый неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.

С этим Положением следует ознакомить всех сотрудников организации. При приёме на работу нового сотрудника его надо ознакомить с данным документом до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Сотрудники, непосредственно участвующие в обработке персональных данных, должны быть не только ознакомлены с данным Положением, но и подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

Образец обязательства о неразглашении персональных данных:

Обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО «Работодатель»

Я, (Ф. И. О., должность), с Положением о персональных данных работников ООО «Работодатель» ознакомлен(а). Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Об ответственности за разглашение персональных сведений работников предупреждён(а).
Дата, подпись

Если возникает необходимость передачи персональных данных третьим лицам, необходимо получить согласие по следующей форме:

Генеральному директору ООО «Работодатель»
от (Ф. И. О.),
зарегистрированного по адресу (указать), паспорт (серия, номер, кем и когда выдан)

Согласие на передачу персональных данных третьей стороне

Я, (Ф. И. О.), в соответствии с абзацем 1 части 1 статьи 88 ТК РФ настоящим даю согласие ООО «Работодатель» на предоставление в (указать, куда) следующих моих персональных данных:
- Ф. И. О., дата рождения;
- номер свидетельства государственного пенсионного страхования;
- размер заработной платы;
- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.
Настоящее Согласие действительно в течение одного года с момента его получения. Дата, подпись

ВАЖНО:

Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или их совокупность, в том числе сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, в силу статьи 90 ТК РФ привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 13.11 КоАП РФ, 137 УК РФ).

Представляется необходимым утверждение специальной системы доступа работников отдела кадров, а также руководящего состава к персональным данным.
Также стоит предусмотреть в локальных актах персональную ответственность таких лиц за сохранение конфиденциальности персональных данных.

Работодатель не вправе требовать от претендента предоставления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора и др.), составляется окончательная опись и личное дело передаётся в архив организации на хранение.

Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

Сотрудники, непосредственно участвующие в обработке персональных данных, должны быть не только ознакомлены с данным Положением, но и подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

Николай СОЛИЧЕНКО, эксперт ООО "Smart Solution"

C чего начать?!

Итак, Вы наконец то решили "разобраться" с защитой персональных данных в Вашей организации. С чего же начать?!

В первую очередь необходимо назначить ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в организации. Их может быть несколько. Например по 1 сотруднику в каждом отделе, обрабатывающем персональные данные в организации.

В небольших организациях ответственным, как правило, назначают начальника отдела кадров или начальника информационного отдела. Основные задачи ответственного - подготовка документов по защите персональных данных , контроль за соблюдением требований по защите.

На следующем этапе необходимо определиться где и в каком виде присутствуют персональные данные в Вашей организации.

Напомним, что персональные данные – это любая информация о людях. Это могут быть персональные данные сотрудников, данные пациентов (если речь идет о медучреждении), данные граждан (если речь идет о госучреждении) и т.д.

Субъект персональных данных - это человек, персональные данные которого Вы обрабатываете.

Особое внимание следует уделить так называемым специальным категориям персональных данных . К ним относятся персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

В большинстве организаций обрабатываются только персональные данные сотрудников. Как правило, они присутствуют в бумажных документах (трудовых договорах, платежных ведомостях, личных делах, приказах и т.д.) и в электронном виде (программы для расчеты заработной платы, подготовки и передачи отчетности, выписки доверенностей и т.д.).

После этого необходимо определиться с целями обработки каждого вида персональных данных.
Целями могут быть:
- обеспечение трудовых взаимоотношений (для персональных сотрудников);
- обеспечение медицинской деятельности (для персональных данных пациентов в медучреждениях);
- исполнение федеральных законов (например, ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Нельзя обрабатывать персональные данные без конкретной цели! Обрабатываемые персональные данные группируются по целям обработки. Например: «Сотрудники», «Пациенты», «Граждане».

Для обработки персональных данных в организации за исключением ряда случаев, приведенных ниже, требуется согласие субъекта персональных данных. Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения за исключениям ряда случаев, приведенных ниже. Это может быть дополнительный пункт в договоре или заявке, которую субъект подписывает собственноручно, либо специальный документ (в терминах закона "согласие в письменной форме ").

Согласие в письменной форме требуется в следующих случаях:
- обрабатываются специальные категории персональных данных
- обрабатываются биометрические персональные данные
- будет осуществляться трансграничная передача персональных данных

Согласие субъекта не требуется в случаях:
- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона (например трудового кодекса);
- персональные данные обрабатываются для исполнения договора, заключенного с субъектом персональных данных (например договор подряда).

На следующем этапе для каждой группы персональных данных (ПДн) необходимо определить способы обработки : автоматизированный, неавтоматизированный, смешанный.

Неавтоматизированная обработка – это обработка персональных данных на бумажных носителях.

Автоматизированная обработка (или обработка в информационных системах персональных данных - ИСПДн) предполагает использование компьютера.

Смешанная обработка предполагает как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку группы персональных данных. Она встречается наиболее часто. По результатам данного этапа необходимо оформить документ «Перечень персональных данных». В нем обязательно нужно указать: группы персональных данных, перечень персональных данных (ФИО, адрес, паспортные данные и т.д.), цели обработки, срок хранения персональных данных, способ обработки и другие сведения на Ваше усмотрение.

Организации, обрабатывающей персональные данные, необходимо зарегистрироваться в Роскомнадозоре. Для этого необходимо подать «Уведомление об обработке персональных данных ».Уведомление не требуется в случаях:
- Обрабатываются только персональные данные сотрудников.
- Обрабатываются только персональные данные лиц, заключивших договор с Вашей организацией. И эти персональные данные используются только для исполнения данного договора и никуда не передаются без согласия субъекта персональных данных (лица, заключившего договор).
- Обрабатываются только персональные данные членов общественного объединения или религиозной организации.
- Обрабатываются общедоступные персональные данные.
- Персональные данные используются только для однократного пропуска на территорию организации.
- Обрабатываются персональные данные включающие в себя только фамилии, имена и отчества.
- Персональные данные обрабатываются без использования средств автоматизации.
- Персональные данные обрабатываются в системах, имеющих статус федеральных автоматизированных информационных систем или государственных информационных систем персональных данных.
- Персональные данные обрабатываются в соответствии с законодательством о транспортной безопасности

Уведомление отправляется в электронном виде (заполнение формы на сайте http://www.pd.rsoc.ru/operators-registry/notification/form/) и дублируется в бумажном виде с подписью руководителя и печатью.

Субъект (человек персональные данные которого обрабатываются в организации) имеет право запросить сведения о наличии в организации его персональных данных и сами персональные данные. Для работы с такими обращениями необходимы документы: инструкция по работе с обращениями субъектов персональных данных, журнал для регистрации таких обращений и набор бланков для ответов субъекту.

Для персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных (ИСПДн) и обрабатываемых без использования средств автоматизации выдвигаются различные

Для выполнения своих обязательств в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства работодатель должен использовать и оперировать персональными данными работника. Однако закон о персональных данных требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет , обеспечить безопасность этой информации. Чтобы не попасть впросак, когда к вам пожалует проверка из Роскомнадзора, следуйте советам автора статьи - и все будет в порядке.

Определяемся с понятиями

Р оссийское законодательство вот уже более 3 лет стоит на страже неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, а также следит за обеспечением защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных. Для этого законодатели приняли ряд нормативных актов, обязывающих обеспечить безопасность персональных данных, с которыми взаимодействуют различные органы власти, юридические и физические лица. Наиболее важными из этого ряда нормативных актов являются:

• Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных),
• Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее - Постановление № 781),
• Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (далее - Постановление № 687).

Свернуть Показать

В декабре прошлого года на заседании Госдумы принят в третьем чтении законопроект № 284213-5 «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных». Из закона исключены требования об использовании криптографических средств защиты персональных данных. В соответствии со ст. 25 Федерального закона «О персональных данных» информационные системы персональных данных, созданные до дня вступления в силу данного закона, должны быть приведены в соответствие с требованиями законодательства не позднее 1 января 2010 года. Законопроектом же предлагается продлить этот срок до 1 января 2011 года.

Но каким образом это относится к кадровой службе? Что нового содержится в данных постановлениях и Законе, чего нет в главе 14 ТК РФ? Эти документы в первую очередь определяют порядок работы с персональными данными, они расширяют и уточняют нормы права, приведенные в ТК РФ. Во-вторых, они определяют мероприятия по обеспечению безопасности работы с персональными данными.

Давайте разберемся подробнее. Ключевыми понятиями, от которых стоит отталкиваться при определении объема работ при использовании персональных данных работников, является само понятие «персональные данные» и понятие «обработка персональных данных».

Согласно ТК РФ под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Закон «О персональных данных» расширяет и уточняет понятие. Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Таким образом, каждый работодатель, заключая трудовой договор, получает информацию, относящуюся к персональным данным. Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

• паспорте;
• военном билете (у военнообязанных);
• свидетельстве о присвоении ИНН;
• страховом пенсионном свидетельстве;
• документах об образовании (в том числе и дополнительного образования, если работник предоставляет их при приеме на работу или это требуется при выполнении определенных трудовых функциях);
• в водительском удостоверении и документах на машину, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника;
• медицинской справке о прохождении медицинского осмотра (медицинской книжке), если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника.

Использование предприятием в своей деятельности вышеуказанных данных трактуется законодательством как «обработка персональных данных». В это понятие входят следующие действия: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, обезличивание, блокирование, уничтожение, использование, распространение и передача. Все эти операции в том или ином объеме выполняются в любой организации и на любом предприятии.

Особое внимание необходимо уделить понятию передача персональных данных, так как на работодателя в связи с ним накладывается . Так, собственник не имеет права:

• сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также других случаев, предусмотренных законодательством РФ;
• сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
• запрашивать информацию о состоянии здоровья, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Кроме этого, работодатель должен соблюдать следующие требования:

• предупредить лиц, получающих персональные данные работника, что такие данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от указанных лиц подтверждения, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ;
• разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам, причем они должны получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• передавать персональные данные представителям работников в порядке, установленном законодательством РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Необходимые документы

Для выполнения всех требований законодательства работодатель должен соблюсти ряд условий обработки . Согласно ч. 1 ст. 6 Закона «О персональных данных» обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных. Исключения приведены в ч. 2 ст. 6 Закона «О персональных данных». Так, разрешение не требуется, если «обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора». Казалось бы, ТК РФ, являясь федеральным законом, должен соответствовать данному исключению. Однако в Кодексе оговаривается некоторое множество целей обработки персональных данных и дается указание на то, что работодатель сам должен определить объем, содержание и цели обработки данных. Если этот объем превышает объем, приведенный в Трудовом кодексе, то работодателю целесообразно получить разрешение от работника на использование своих данных, то есть перед заключением трудового договора работник должен написать заявление о своем согласии на обработку персональных данных (см. Пример 1). В этом заявлении должны быть указаны следующие сведения:

1. Ф.И.О., адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2. наименование и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника;
3. цель обработки персональных данных;
4. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
5. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
6. срок, в течение которого действует согласие;
7. порядок отзыва заявления.

Остановимся подробнее на целях обработки персональных данных. В заявлении работнику стоит перечислить все возможные варианты использования его персональных данных. Например, если фамилия работника будет указана в его электронном адресе и у работника будут визитные карточки, то на данные действия необходимо получить его согласие.

Отдельно необходимо определить с работником сроки использования персональных данных после его увольнения. Так как документы сотрудника хранятся в организации в течение 75 лет, цели и характер использования этих данных, а также разрешение на их использование необходимо получить у него заблаговременно.

При этом работник может отказаться написать подобное заявление. Это его право, но целесообразно зафиксировать где-то, что он предупрежден о . Конечно, это бывает крайне редко, возможны варианты частичного отказа от использования персональных данных. Для того чтобы работники не отказывались от написания подобных заявлений, необходимо перед такой процедурой ознакомить его под роспись с Положением о персональных данных, которое обязательно должно быть на каждом предприятии (см. Пример 2). В данном документе необходимо отразить перечень персональных данных, предоставляемых работниками, на каких носителях и в каких местах они будут храниться, а также указать перечень мер, необходимых для обеспечения безопасности условий хранения, порядок их принятия, и список должностей, ответственных за реализацию указанных мер.

Помимо положения о персональных данных работодатель должен издать два приказа:

• о назначении ответственных за обработку персональных данных (см. Пример 3);
• о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных (см. Пример 4).

Далее согласно ст. 6 Положения № 687 все работники работодателя, работающие с персональными данными, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Для реализации этой нормы права целесообразно заключить со всеми работниками соответствующий договор (см. Пример 5). В этом документе, который может быть частью соответствующего трудового договора, должны быть указаны обязанности работников, их ответственность за нарушения режима конфиденциальности.

Требования к работе на различных носителях

В деятельности юридических лиц образуются бумажные (материальные) носители персональных данных и электронные носители персональных данных (информационные системы и базы данных). К работе и хранению информации на материальных и электронных носителях предъявляются разные требования. Остановимся на них подробнее.

Примеры бумажных носителей персональных данных:

• трудовая книжка;
• журналы учета трудовых книжек;
• журнал учета командировок;
• материалы по учету рабочего времени;
• личная карточка Т-2;
• журналы сверки по военнообязанным;
• входящая и исходящая корреспонденция военкомата, страховой компании, службы судебных приставов;
• приказы по личному составу.

Закон «О персональных данных» требует от работодателя раздельного хранения персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. При этом в отношении каждой категории должно быть возможно определить места хранения персональных данных (материальных носителей).

Электронные носители персональных данных - базы данных, содержащие персональные данные работников организации. Данные, хранящиеся на электронных носителях, обрабатываются и передаются техническими средствами. Постановление № 781 дает исчерпывающее определение технических средств. Это средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы и сети, средства и системы передачи, приема и обработки персональных данных (средства и системы звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео- и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных и т.п.), средства защиты информации, применяемые в информационных системах.

Безопасность персональных данных на электронных носителях достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий. Для обеспечения этой безопасности работодатель должен принять ряд организационных мер.