Согласие на обработку персональных данных: оформляем правильно. Согласие на обработку персональных данных Письменное согласие граждан на обработку их данных

⁰

Относительно недавно в России был введен в оборот новый документ под названием «Согласие на обработку персональных данных». Очень быстро он получил повсеместное распространение и на данный момент широко используется в самых разных организациях, начиная от государственных бюджетных учреждений и до коммерческих компаний.

ФАЙЛЫ

Что собой представляет согласие

Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Когда чаще всего требуется согласие

Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:

при подаче документов на ребенка в садик или школу;
при трудоустройстве;
при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.

Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

Что вкладывается в термин «персональные данные»

Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:

фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
а также некоторые характеристики его личности.

При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.

В частности их условно можно поделить на три основных вида:

общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.

По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве

Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).

В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.

Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Что грозит за разглашение персональных данных

Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.

Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.

В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).

Как уведомить

Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.

Можно ли отозвать согласие

Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.

Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).

Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

наименование компании-работодателя;
место и дата составления документа;
фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

каких именно персональных данных касается документ;
в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

г. Иваново

Я, Ковтун Инна Олеговна, паспорт 2495 564738, выдан Ленинским РОВД г. Иваново, адрес регистрации: г. Иваново, ул. Мельничная д.73, кв. 8, даю свое согласие ОАО «КомЖилФонд» на обработку моих персональных данных. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность (его серии, номере, дате и месте выдачи), а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Ковтун И.О. (подпись)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.

2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6 , части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона.

4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью . Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

Согласие на обработку персональных данных - это документ, который дает право на использование паспортных данных, адреса, даты рождения и даже фамилии, имени и отчества гражданина. Это сведения, которые особо охраняет законодательство. Лица, которые по тем или иным причинам получают, обрабатывают, передают или хранят такую информацию, являются операторами и обязательно должны получить одобрение любых манипуляций с ней.

Понятие персональных данных и обращение с ними регулирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в редакции от 22.02.2017. В соответствии с этим документом, под личными данными граждан, охраняемыми законодательством, следует понимать любую информацию, которая прямо или косвенно относится непосредственно к их субъекту (то есть физическому лицу). Такая информация позволяет однозначно определить, о каком человеке идет речь. Но человек — полновластный хозяин своих данных, и если форма согласия на обработку персональных данных им не заполнена и не предоставлена, ни одна организация не вправе ими распоряжаться.

Что является личной информацией граждан

Конкретные указания на то, какая информация о человеке является его индивидуальными и охраняемыми данными, в законодательстве отсутствуют. По сложившейся практике, под ней обычно скрывается:

фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
адрес проживания (место регистрации);
семейное, социальное и имущественное положение;
образование, профессия;
доходы, имущество и обязательства.

Обычно такие сведения человек сообщает о себе сам во многих государственных органах, медицинских и образовательных учреждениях, кредитных организациях и даже в коммерческих структурах (при трудоустройстве). Кроме вышеперечисленных сведений, которые являются общими, есть еще специальные личные данные, такие как национальность, вероисповедание, политические взгляды, состояние здоровья и прочая информация подобного рода.

В каких документах содержится

Существует целый ряд документов, которые по своей сути являются источниками и одновременно хранилищами личной информации. К ним, в частности, относятся:

паспорт гражданина (внутренний и заграничный);
другие документы, удостоверяющие личность;
трудовая книжка;
военный билет;
свидетельство о рождении;
документы об образовании;
документы о составе семьи;
справки о доходах;
анкеты, заполняемые при трудоустройстве;
автобиография;
характеристики;
личные карточки работников (форма Т-2);
другие документы.

Очевидно, что большинство этих документов в подлинниках или копиях хранят работодатели граждан. Они и все остальные лица, к которым попадает такая информация, являются операторами персональных данных.

Кто такие операторы и что они делают

В статье 3 закона № 152-ФЗ сказано, что оператором является лицо, которое организует и осуществляет обработку персональных данных. Все работодатели, как юрлица, так и ИП, являются такими операторами по умолчанию, круг остальных лиц, которые приобретают этот статус, практически не ограничен. Это любое лицо, которому человек доверил информацию о себе, подписав согласие на обработку персональных данных на сайте или в бумажном варианте. Отдельное внимание уделим понятию обработки личной информации. О ней везде говорят, но никто толком не знает, что это такое. Тогда как часть 3 все той же статьи 3 закона № 152-ФЗ регламентирует это понятие как любое действие (или их совокупность), совершаемое с личной информацией. Под действиями законодатели понимают:

сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
извлечение;
использование;
передачу (распространение, предоставление, доступ);
обезличивание;
блокирование;
удаление или уничтожение данных.

Все операции проходят или в бумажном ручном режиме, или с использованием средств автоматизации, в том числе в режиме онлайн. На все эти действия оператор обязан получить от владельца одобрение: например, заполненный бланк согласия на обработку персональных данных для родителей (в детском саду или школе).

Деятельность работодателей в качестве операторов регулирует статья 86 Трудового кодекса РФ.

Требования к оформлению документов

Определимся с общими требованиями к оформлению бумаг, которые подтверждают одобрение гражданина на действия с его личными данными. Необходимо учитывать, что форма для организаций и учреждений немного отличается от того, как выглядит заявление о согласии на обработку персональных данных (его берет с каждого нового сотрудника работодатель).

Нормами статьи 87 ТК РФ установлено, что все организации самостоятельно определяют порядок хранения и использования сведений, полученных от работников. Аналогичный принцип применим и ко всем остальным операторам. Главное — не нарушать требования, установленные федеральными законами и кодексами. Прежде чем приступать к действиям с информацией, необходимо утвердить локальный акт по организации «Положение о персональных данных». В этом документе должны содержаться все основные требования к правилам оформления документации. Положение утверждает руководитель с одобрения профсоюзного органа (при его наличии).

Когда речь идет о работодателях, важно учесть, что по нормам п. 8 части 1 статьи 86 ТК РФ, всех работников и их представителей следует ознакомить с утвержденным положением под подпись. Для этих целей даже заводят специальный журнал. Если положение в организации-операторе отсутствует, это является грубым нарушением, за которое нормами статьи 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф.

Как заполнить заявление

Требования к согласию, которое дает владелец личной информации, определены в части 1 статьи 9 закона № 152-ФЗ. Главное требование — конкретика, информативность и обязательное оформление в письменной форме. Также допускается электронная форма, если взаимодействие владельца и оператора происходит через интернет. В любом случае у оператора должна иметься возможность в любой момент подтвердить факт получения.

И хотя в самом законе о письменной форме этого документа речи не идет, по нормам статьи 13.11 КоАП РФ, наказание положено, если оператор начал обработку без письменного согласия субъекта персональных данных. Такое согласие следует получить по законодательству РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния.

По этой причине рекомендуется сразу оформить заявление о согласии на все манипуляции с персональными данными и больше не переживать по этому поводу. Универсальный бланк согласия на обработку персональных данных 2019 года не предусмотрен: каждый оператор разрабатывает его самостоятельно. Для удобства рекомендуем воспользоваться образцами в конце статьи.

Рассмотрим на примере, как заполняется согласие на обработку персональных данных: бланк для работников коммерческого учреждения.

Произвольная форма согласия или заявления не исключает целого ряда требований, установленных в статье 9 закона № 152-ФЗ к его содержанию. В нем обязательно указываются:

Фамилия, имя и отчество лица, его адрес, полные реквизиты документа, удостоверяющего его личность (аналогичные требования к представителям гражданина).
Наименование или Ф.И.О. и адрес оператора.
Цель получения личной информации.
Перечень данных, которые подлежат обработке.
Данные организации или ИП, которым оператор перепоручил любые манипуляции с данными.
Перечень действий с информацией о человеке, на совершение которых он дал свое согласие, общее описание способов ее хранения и использования.
Срок, в течение которого действует согласие, и способ его отзыва.
Личная подпись гражданина.

Если говорить начистоту, то мы думали, что после пика активности летом 2017 года, тему защиты персональных данных (далее в статье - ПДн) мы уже никогда поднимать не будем. Нам казалось, что тема себя исчерпала… что она уже никому и никогда не будет интересна, так как почти у всех уже появилось понимание, что персональные данные нужно оберегать, как собственное дитя от шального внешнего мира.

Но как бы мы ни хотели сесть на единорога и добраться на нем в страну фантазии по радуге, факт остается фактом, наши с Вами персональные данные все еще под угрозой. Лакмусовой бумажкой для наc, а значит и для регуляторов в этой области, является согласие на обработку ПДн . И, к сожалению, мы вынуждены признать, что большинство согласий, которые мы видим в обычной жизни либо составлены безграмотно, либо не составлены вовсе.

Поэтому на всякий случай повторим для тех, кто в танке все еще не разобрался в вопросе.

Что такое согласие на обработку персональных данных и зачем его давать?

Это задекларированный факт того, что субъект ПДн (как правило Ваш клиент) разрешает обрабатывать его ПДн, а в некоторых случаях использовать их в маркетинговых целях. Но на маркетинговых целях остановимся чуть позже.

Почему этот факт должен быть задекларирован?

Потому что с точки зрения п.3 ст.9 Федерального закона “О персональных данных” ФЗ-152 (далее ФЗ-152) обязанность предоставить доказательство получения согласия или доказательство наличия оснований,не собирать такое согласие, возлагается на ОПЕРАТОРА , то есть на Вас.

О! Есть случаи, когда согласие можно НЕ собирать? Это какие?

Да, конечно, такие случаи есть и они описаны в п.2-11 ч.1 ст.6, ч.2. ст.10 и ч.2 ст.11. Если кратко (на самом деле не кратко, но максимально простыми словами), то вот такие случаи:

обработка осуществляется для выполнения функций возложенных на оператора законодательно;
обработка осуществляется в связи с участием лица в судебном процессе или необходима для исполнения судебного акта;
обработка осуществляется в целях предоставления государственных и муниципальных услуг;
субъект является стороной договора, по которому он является выгодоприобретателем;
обработка осуществляется для защиты жизни и здоровья субъекта, если получить согласие при этом невозможно;
обработка необходима для профессиональной журналистской, научной, литературной или др. творческой деятельности, если не нарушаются законные права субъекта ПДн;
обработка осуществляется в статистических целях, при условии обезличивания ПДн;
осуществляется обработка ПДн, которые субъект ПДн сам сделал общедоступными;
осуществляется обработка ПДн, которые подлежат обязательному раскрытию в соответствии с законодательством РФ;
обработка осуществляется в связи с международными договорами о реадмиссии*

_____________________________

* Реадмиссия (англ. to readmit - принимать назад) - согласие государства на приём обратно на свою территорию своих граждан (а также, в некоторых случаях, иностранцев, прежде находившихся или проживавших в этом государстве), которые подлежат депортации из другого государства.

_____________________________

в соответствии с законом “О переписи населения”;
обработка ведется в соответствии с трудовым законодательством;
обработка осуществляется в медицинских или медико-профилактических целях лицом профессионально занимающимся медицинской деятельностью, на которое распространяется законодательство о врачебной тайне;
осуществляется обработка ПДн членов общественной или религиозной организации самой организацией в соответствии с законодательством и ПДн не передаются без согласия субъекта;
обработка осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, об исполнительном производстве, о порядке въезда и выезда, о гражданстве РФ;
при обработке органами прокуратуры в связи с осуществлением прокурорского надзора;
обработка осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования;
обработка осуществляется в соответствии с законодательством РФ в целях устройства детей, оставшихся без попечения родителей.

Если Ваша деятельность подпадает под какой-то один из этих пунктов, то ВОЗМОЖНО Вам можно и не брать согласие на обработку ПДн со своих клиентов. Но… это не точно. Если Вы увидели что-то похожее на свою деятельность, то обязательно обратитесь к ФЗ-152 и сами почитайте перечисленные пункты, а также подкрепите свои знания законодательством в области Вашей деятельности. Потому что задача по доказательству того, что Вам не обязательно брать согласие, лежит на Ваших плечах.

Что обязательно должно быть в согласии?

А теперь к вопросу, как грамотно составить согласие на обработку ПДн. С точки зрения нашего любимого ФЗ-152 в согласии обязательно должно быть:

полное ФИО субъекта ПДн;
адрес субъекта ПДн
номер основного документа, удостоверяющего личность, а также дата выдачи и кем выдан;
вся эта же информация о представителе субъекта ПДн, а также реквизиты документа, подтверждающие основания представителя действовать от лица субъекта (например, если субъектом является ребенок, то основанием действия родителя будет свидетельство о рождении ребенка или паспорт родителя с отметкой о ребенке);
наименование или полное ФИО, а также адрес оператора ПДн;
цель обработки ПДн (четкая и понятная);
перечень ПДн, на обработку которых дается согласие;
наименование или ФИО, а также адрес оператора по поручению, если таковой имеется (т.е. если Вы передаете обработку ПДн своих клиентов другому юридическому лицу, то клиент с этим тоже должен согласиться и знать об этом);
перечень действий, на совершение которых дается согласие (их можно подглядеть в ст.3 ФЗ-152);
срок в течение которого действует согласие;
подпись субъекта персональных данных.

Вы написали, что субъект должен предоставить свои ФИО, адрес, а также реквизиты документа, удостоверяющего личность. Но что если, я обрабатываю только ФИО, почту и номер телефона?! Зачем мне знать его паспортные данные?

Хороший вопрос, в таком случае мы в согласие обычно пишем так: “ФИО, адрес и реквизиты документа удостоверяющего личность обрабатываются исключительно в бумажном виде в целях получения согласия на обработку персональных данных.”

Как подписывать согласие?

Мы сказали о том, что в согласии на обработку ПДн обязательно должна быть подпись субъекта ПДн, но не сказали в каком виде. На данный момент ФЗ-152 предполагает, что согласие получается в письменной форме с собственноручной подписью субъекта или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

А что делать, если мы с моим клиентом (субъектом ПДн) никогда не увидимся лично и электронной подписи у него нет?

В той же 9 статье ФЗ-152 в п.1 есть замечательное предложение “Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.” Также мы сделали официальный запрос регулятору (Роскомнадзору), хоть он и не уполномочен трактовать законодательство. В этом запросе мы напрямую спросили, подходит ли использование чек-боксов (это когда нужно поставить галочку) для получения согласия на обработку. Так вот, регулятор ответил нам однозначно - подходит. Так что если Вы никогда не встретитесь со своими субъектами ПДн лично и электронных подписей быть у них не может, то единственная ваша возможность получить согласие, это сделать чек-бокс на сайте. Но это не отменяет того, что Вы обязаны рассказать субъекту о политике защиты его ПДн, а также предоставить текст согласия в электронном виде.

С основными моментами вроде разобрались. Теперь давайте поговорим об основным ошибках (случайных или преднамеренных), которые мы видим в согласиях.

Ошибка №1. Согласия нет в принципе.

Без комментариев, мы уже ответили на вопрос, зачем оно нужно и в каких случаях нет необходимости в согласии.

Ошибка №2. Не все данные указываются.

Еще раз просим Вас внимательно ознакомиться с перечнем информации, которая должна быть в согласии.

Ошибка №3. ПДн передаются третьим лицам, но при этом в согласии не указываются конкретные наименования.

Бывают такие ситуации, когда компании по тем или иным причинам не хотят говорить, кому передаются ПДн. Уважаемые субъекты, нам кажется, что это повод задуматься о том, насколько прозрачно ведет свои дела компания, предоставляющая Вам услуги. Сказать, кому они могут передать Ваши персональные данные, - это их святая обязанность, прописанная в законодательстве. Так что хватит юлить, указываем напрямую, кому передаем ПДн своих субъектов.

Ошибка №4. С точки зрения ФЗ-152 компания вовсе не обязана брать согласие и вроде бы все правильно, не берет, но при этом например размещает на своем сайте информацию о сотрудниках или передает ПДн третьим лицам.

Это 100% нарушение законодательства “О ПДн”. Даже если Вы можете не брать согласие на обработку ПДн субъектов, то Вы обязательно должны брать согласие на передачу ПДн третьим лицам, если обратное не установлено условиями законодательства, а также брать согласие на размещение ПДн на общедоступных ресурсах, чем и является сайт организации, доска почета, телефонный справочник и т.д.

Ошибка №5. Согласие на обработку ПДн заполняет сотрудник организации, спрашивая у субъекта его ПДн.

Напрямую нигде не прописано, что так делать нельзя, но в таком случае вырисовывается интересная картина. У вас появляется дополнительный канал утечки информации, что несомненно усложнить Вашу жизнь с точки зрения защиты ПДн, так что просто не делайте так.

И на сладкое поговорим немного о маркетинге.

Многие... очень многие компании собирают номера телефонов и адреса электронной почты для рассылки “полезной” информации об акциях и прочих крутых штуках (статьях, рекламе и т.д.). Так вот в ст.15 ФЗ-152 черным по белому написано, что Вы обязаны получить дополнительное согласие для рассылки маркетинговой информации или политических агитаций. И незамедлительно прекратить рассылку по запросу субъекта!

Ну и в качестве бонуса всем, кто дочитал/долистал до конца статьи пример согласия на обработку ПДн .

Если у Вас остались вопросы, то можете задать их на нашу почту:

К персональным данным закон относит всякую информацию, которая прямо или косвенно относится определяемому лицу. Но – нужно выяснять в каждом отдельном случае.

Так, чаще всего, сочетание имени, фамилии, отчества, физического адреса, электронной почты, номера телефона, даты или места рождения, изображения или фото человека, информация о его профессиональной деятельности, уровне зарплаты, даты и места рождения, а также семейном положении дают не только исчерпывающие сведения о человеке, но и делают его уязвимым.

Нужно задаться вопросом: можно ли по собранной информации определить личность? Если ответ положительный, то владелец сайта, требующий эти сведения, уже является оператором. И не важно, в какой форме происходит запрос – обратная связь, регистрация, размещение объявлений.

Важно! Одного имени для наступления юридической ответственности мало. Номер телефона тоже может быть запрошен анонимно. Но сведения, в сумме дающие конкретное представление о человеке, могут считаться персональными данными.

Например, просто имя или электронная почта не учитываются, а соединение этих сведений уже дает представление о человеке и, значит, обязывает соблюдать закон.

Предписывает операторам уведомить уполномоченный орган, а именно – Роскомнадзор. И сделать это нужно до того, как заработала непосредственно форма сбора.

Условия сбора

Самое важное, что необходимо указать при сборе данных – это цель. Клиенту необходимо сообщить, зачем собирается информация. Цели сбора нужно обозначить в форме письменного . Следует указать тех, кто будет пользоваться полученной информацией, и объяснить гражданину его права.

По запросу клиента (покупателя, работника и пр.) необходимо сообщить следующее:

уточнить, что факт обработки состоялся;
указать, где располагается оператор, дать информацию о тех, кто имеет доступ к полученным сведениям или которым в будущем они могут быть открыты на основании договора с оператором или на основании закона;
указать срок обработки;
сообщить сведения о случившейся или возможной трансграничной передаче данных.

Состав сведений

Самое важное, что следует учитывать при обработке: полученная информация должна отвечать целям сбора. Не разрешается обрабатывать избыточный объем. Если интернет-магазин продает одежду, он может запросить и обработать данные о маркетинговой активности покупателя, о его вкусах и выборе, но сведения о наличии недвижимости или брака будут лишними.

Важно собрать точные, достоверные и актуальные (по отношению к заявленным целям) сведения. Иначе совершение покупки или другого юридического действия станет невозможно.

Справка. За обработку персональных данных без письменного согласия человека, когда это необходимо, и за за обработку данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в такое согласие, предусмотрены штрафы:

на граждан – от 3000 до 5000 руб.;
на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
на юридических лиц – от 15 000 до 75 000 руб.

Размещение

Закон «О персональных данных» предписывает российским и иностранным компаниям хранить персональные данные россиян на территории РФ. осуществляется в любой форме, например, в бумажной. В том случае, если в России содержит одинаковый или больший объем персональных данных, то их обработка может проходить за рубежом. Использоваться собранные сведения могут ТОЛЬКО в тех целях, для которых они были взяты.

Если информацию от покупателя получил интернет-магазин по аренде квартир, то эти данные человека не могут быть использованы на сайте по продаже горящих путевок. Это уже будет являться нарушением, за которое предусмотрены штрафы. То же самое правило относится и к : хранить персональные данные на сайте можно только на протяжении того срока, которого требует цель сбора.

По достижении результата (или в случае утраты необходимости достижения цели) данные надлежит уничтожить или обезличить. Например, при закрытии сайта с объявлениями сведения о его клиентах должны быть утилизированы. Закон предусматривает возможность для гражданина пожаловаться на неправомерное использование его данных.

Хозяин сайта обязан заблокировать персональные данные обратившегося и проверить, как это произошло. Неточность предоставленных сведений может стать поводом для блокировки.

В случае нарушения порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах предусмотрено предупреждение или административный штраф.

Разглашение

За незаконное разглашение персональных данных в России с 2017 года ужесточили законодательство, и теперь за такое нарушение предусмотрена и административная, и уголовная ответственность.

Если персональные данные были случайно или умышленно разглашены, или случилась ошибка при обеспечении безопасности персональных сведений и закрытой информации, то придется выплатить до 2000 рублей для физических лиц, до 10000 для должностных лиц и до 50000 рублей – для организаций.

Если незаконно (без предварительного согласия) были собраны и распространены (например, опубликованы на сайте или в СМИ) сведения о частной жизни человека, и они признаны личной или семейной тайной, предусмотрен либо штраф в размере 200 тысяч рублей, либо исправительные работы или арест.

Порядок действий

Если владелец сайта является оператором персональных данных, то необходимо предпринять следующие действия:

До начала сбора и обработки данных уведомить Роскомнадзор о своих намерениях. Информация о компании будет внесена в соответствующий реестр.
Запрашивать и иметь письменное согласие с посетителей сайта.
Сообщить о политике ресурса в отношении личных сведений граждан.
Следить за целевым использованием информации.
Если от клиента (подписчика, покупателя) поступил запрос о том, какие данные получены и для чего они обрабатываются, необходимо дать ответ.
Нести ответственность за хранение сведений, обезопасить их от утечки.

Необходимые документы и общие положения

Необходимо составить и опубликовать документы, которые помогут заключать договор с клиентом. Это могут быть пользовательские соглашения, правила продажи, уведомления, политика конфиденциальности. Они должны быть доступны на всех страницах сайта. На сайте нужно утвердить политику в отношении обработки персональных данных и сделать ее общедоступной, то есть затвердить в положении. В документе следует указать:

В документ необходимо внести :

ФИО человека, дающего личную информацию;
адрес;
номер, серия паспорта/другого документа, удостоверяющего личность;
цель запроса персональной информации;
перечисление данных, которые будут обработаны;
сведения о компании или ИП, которые по поручению оператора будут работать с данными;
перечисление того, чему подвергнутся персональные данные, а также опись способов использования и хранения;
продолжительность периода согласия на обработку;
способ для клиента отозвать согласие;
подпись заявителя.

Всю вышеперечисленную информацию подает и законный представитель, если именно он действует от лица гражданина.ч.1 персональные данные и поставить свое согласие под документом (например, галочку в форме регистрации «даю согласие»).

Ужесточение закона в 2017 году уже привело к увеличению числа дел, связанных с незаконным сбором, хранением и разглашением персональных данных. Поэтому, даже если кажется, что сайт собирает минимальное число сведений, лучше перестраховаться и совершить все нужные действия для законной работы с персональными данными. Это не только поможет избежать штрафов, но и упрочит репутацию компании.