Акт об уничтожении документов для служебного пользования. Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 13 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 2015 г. СурГУ. Рабочая инструкция ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» РИ СОГЛАСОВАНО: Должность Фамилия И.О. Подпись Дата Первый проректор Даниленко И.Н. Проректор по безопасности и информатизации Жогальский О.В. Начальник административноправового управления Бронников А.А. Начальник отдела менеджмента качества образования Климович Л.А. СОСТАВИЛ: Ведущий документовед АО Барихашвили Л.В. г. Сургут 2015

2 Содержание стр. 2 из Назначение и область применения Нормативные ссылки Термины и определения Прием и регистрация документов Движение документа Подготовка и отправка документа во внешние организации Хранение Ответственность... 7 Приложение 1. Форма акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях... 8 Приложение 2. Форма журнала передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП»... 9 Приложение 3. Форма фирменного бланка СурГУ Приложение 4. Форма акта о передачи документов с грифом «ДСП» от одного должностного лица другому Лист регистрации изменений Лист ознакомления Перечень используемых сокращений РИ рабочая инструкция ДСП для служебного пользования ДП документированная процедура

3 стр. 3 из Назначение и область применения 1.1. Настоящая рабочая инструкция (далее РИ) определяет общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования» в БУ ВО «Сургутский государственный» (далее Университет, СурГУ) Настоящая РИ обязательна для применения всеми руководителями структурных подразделений СурГУ. 2. Нормативные ссылки 2.1. РИ разработана в соответствии со следующими нормативными документами: Федеральный Закон РФ от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Губернатора ХМАО Югры от «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа Югры»; Указ Президента РФ от «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; Устав БУ ВО «Сургутский государственный»; ДП-5.13 «Управление документооборотом». СТО «Печати и штампы СурГУ». 3. Термины и определения Гриф ограничения доступа к документу реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему Документ зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Машинный носитель информации материальный носитель, используемый для хранения и передачи электронной информации. Отметка о поступлении документа реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Отметка о заверении копии реквизит, используемый для придания копии правового статуса Отметка об исполнении документа и направлении его в дело реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Резолюция Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

4 стр. 4 из 13 Служебная информация ограниченного распространения несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 4. Общие положения 4.1. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организации Требования РИ распространяются на порядок обращения с материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видеои аудио- пленки, машинные носители информации) Необходимость присвоения грифа «Для служебного пользования» (далее «ДСП») определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения»), который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа Документированная служебная информация ограниченного распространения без разрешения ректора не подлежит разглашению (распространению) Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «ДСП» возлагается на Административный отдел СурГУ (далее АО) Сотрудники АО, имеющие отношение к работе с документами «ДСП», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей РИ. 5. Прием и регистрация документов 5.1. Прием и регистрация документов с грифом «ДСП» осуществляется сотрудником АО Документы с грифом «ДСП» могут поступать в Университет посредством спецсвязи, курьерской доставки или почтой Вся поступающая в СурГУ корреспонденция с грифом «ДСП» принимается и вскрывается сотрудником, которому поручена работа с этими документами. При получении документов сотрудник АО проверяет правильность адреса доставки корреспонденции и целостность упаковки. Если корреспонденция доставлена не по адресу, осуществляется возврат отправителю (адресату). При получении корреспонденции в поврежденной упаковке, её содержимое проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах (Приложение 1), один из которых высылается отправителю Конверты с грифом «ДСП» не вскрываются и передаются на рассмотрение ректору Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом «ДСП». Регистрация документов с грифом «ДСП» ведется совместно с другими документами согласно п. 5.9 и п.5.10 ДП-5.13 «Управление документооборотом» при этом в журнале к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП» После регистрации документы передаются ректору для рассмотрения и дальнейшего принятия мер. Документ с резолюцией ректора возвращается в АО, где в электронную базу данных вносится вся соответствующая информация, а документ передается на исполнение Все документы с грифом «ДСП» ставятся на контроль в установленном порядке Подлинник документа, который подлежит исполнению несколькими структурными

5 стр. 5 из 13 подразделениями или лицами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Документы с грифом «ДСП» выдаются строго под роспись в «Журнале передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП»» (Приложение 2) Копии всех документов, подлежащих регистрации, хранятся в АО, согласно номенклатуре дел. 6. Движение документа 6.1. Служебные документы ограниченного распространения с разрешения ректора могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания Передача документов с грифом «ДСП» и дел от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения Снятие копий и изготовление выписок с документа с грифом «ДСП» производится с письменного разрешения лица, подписавшего документ или руководителя структурного подразделения, которому отписан документ. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа (или на оборотной стороне последнего листа) ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «ДСП» о том, сколько снять копий или сделать выписок (или каких-то пунктов документа) и куда отправить. Например, Ивановой А.А. 1.Сделать одну копию и направить в научный отдел. 2.Сделать выписку с п.1-4 и выслать в Департамент образования. 3.Подпись руководителя (расшифровка подписи) и дата Исполнитель учитывает копии и выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе о том, сколько снято копий (выписок) за какими номерами они учтены и дату. Например, Снята одна копия. Учтена за 45 «ДСП» Сделана одна выписка с п.п.1-4, учтена за 46 «ДСП». Подпись исполнителя (расшифровка подписи) и дата. 7. Подготовка и отправка документа во внешние организации 7.1. Проект документа готовит руководитель структурного подразделения на фирменном бланке СурГУ (Приложение 3) Штамп «ДСП» (рис.) и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним. ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ Рис. Оттиск штампа «Для служебного пользования» 7.3. На последней странице документа с пометкой «ДСП» в левом нижнем углу (если не позволяет место, то на оборотной стороне) делается отметка: кол-во исполненных экземпляров; краткий перечень рассылки; кто исполнитель; кто печатал; дата.

6 стр. 6 из 13 Например, Исполнено 9 экз. 1 экз. в дело 2-9 экз. согласно рассылке Исполнил: А.А. Иванов Отпечатал: И.И. Петров Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется АО. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором у каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом «ДСП» должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например: Получатель: ул. Лесная, 5, а/я 87, 378/ДСП, 456/ДСП, г. Москва, Отправитель: ул. Ленина, 1, Сургутский государственный, Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов с грифом «ДСП» Документы с грифом «ДСП» пересылаются сторонним организациям курьерской службой, заказными или ценными почтовыми отправлениями. 8. Хранение 8.1. Хранение служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа осуществляется отдельно от документов общего назначения в надёжно запираемых шкафах, ящиках или сейфах Исполненные служебные документы ограниченного распространения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка «ДСП». Срок хранения таких документов устанавливается экспертной комиссией архива СурГУ в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных документов В зависимости от срока хранения (временного или постоянного) документы с грифом «ДСП» передаются в архив СурГУ или уничтожаются в соответствии с разделом 14 ДП «Управление документооборотом» Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «ДСП» периодически, не реже одного раза в пять лет, просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа Снятие грифа ограничения доступа осуществляется: по истечении срока хранения, установленного в соответствии с индексом отнесённого дела по утверждённой номенклатуре дел; по решению экспертной комиссии, оформленного в виде акта, утверждённого ректора;

7 стр. 7 из 13 по получении информации от автора документа о снятии грифа «ДСП» При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учётных формах делаются соответствующие записи и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства На обложках дел гриф ограничения доступа затушёвывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка В случае утраты служебных документов ограниченного распространения, либо разглашения служебной информации ограниченного распространения, ректор ставится в известность и создается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю. На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных документах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело. 9. Ответственность 9.1. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности При смене специалиста АО, ответственного за учёт и работу со служебными документами ограниченного распространения осуществляется передача документов с грифом «ДСП» по акту приёма-сдачи документов, который утверждается ректором (Приложение 4) и передача штампа согласно СТО «Печати и штампы СурГУ».

8 стр. 8 из 13 Форма акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях Приложение 1 УТВЕРЖДАЮ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты Мансийского автономного округа Югры» «Сургутский государственный (БУ ВО «Сургутский государственный) АКТ Ректор И.О.Ф. 20 Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях В тексте пишется о поступлении письма, посылки, бандероли в СурГУ из (наименование) организации При поступлении почтового отправления установлено: (дата) Акт составлен в 2 экземплярах. Руководитель подразделения (должность, инициалы, фамилия) Ответственное лицо за работу с документами (должности, инициалы, фамилии)

9 стр. 9 из 13 Форма журнала передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП» Ж У Р Н А Л передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП» Приложение 2 Дата поступления Откуда поступил документ Вид документа и краткое содержание Резолюция ректора (кому отписан документ) Расписка сотрудника АО (дата и подпись) Расписка ответственног о лица о получении (дата и подпись) Примечание

10 стр. 10 из 13 Форма фирменного бланка СурГУ Приложение 3 БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты-Мансийского автономного округа Югры «Сургутский государственный» (БУ ВО «Сургутский государственный») Проспект Ленина, 1. г. Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ Югра (Тюменская область), Тел. (3462) , факс (3462) ОКПО ОГРН ИНН / КПП От 20 г. На от 20 г. О чем? Ректор И.О. Фамилия Исполнитель. И.О. Ф. К.т. 8(3462).

11 стр. 11 из 13 Приложение 4 Форма акта о передачи документов с грифом «ДСП» от одного должностного лица другому БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты Мансийского автономного округа Югры «Сургутский государственный» (БУ ВО «Сургутский государственный») АКТ УТВЕРЖДАЮ Ректор И.О.Ф. 20 Акт (о чем?) В связи увольнением сотрудника, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП», составлен акт о передаче документов. (Указывается наименование журнала регистрации документов, их количество, год. Если переданы документы в архив, указывается наименование папки, в которой хранятся акты о передаче). (дата) Акт составлен в 2 экз. Передал подпись (должность, инициалы, фамилия) Принял подпись (должности, инициалы, фамилия) Руководитель подразделения (должность, инициалы, фамилия)

12 стр. 12 из 13 Лист регистрации изменений п/п Содержание изменения и его координаты Номер приказа Дата Подпись Срок введения изменения

13 стр. 13 из 13 п/п. Лист ознакомления Должность ФИО Дата Подпись

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 6 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 20 г. СурГУ. Стандарт организации

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2015 г. СурГУ. Рабочая инструкция

ПРИНЯТО: На заседании трудового коллектива МБУ ДО ДХорШ г.ставрополя Протокол 01 «03» июня 2015г. УТВЕРЖДАЮ: Директор МБУ ДО ДХорШ г.ставрополя А.П. Виниченко Приказ 61 от «05» июня 2015 г. ПОРЯДОК работы

Жалобы - обращения граждан, в которых содержатся требования о восстановлении или защите их прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц, нарушенных действиями

F ГБОУ ВПО ДГМА М инздрава России УТВЕРЖДАЮ ПРОЦЕДУРА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ И ЗАПИСЯМИ СОГЛАСОВАНО Проректор по учебной работе, профессор 2013 г. Махачкала 2013 г. Предисловие

ГУБЕРНАТОР ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.07.2015 238-р О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 100-р В целях приведения в соответствие с действующим законодательством

УТВЕРЖДЕНО Приказом 219 от 02 сентября 2013 года ПРИНЯТО на общем собрании трудового коллектива 28 августа 2013 года, протокол 16 СОГЛАСОВАНО на заседании Управляющего Совета 28 августа 2013 года, протокол

УТВЕРЖДЕНО Приказом МКДОУ «Детский сад комбинированного вида 3 «Светлячок» От 03.09.2013г. 231 Инструкция по ведению делопроизводства 1.Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства

Печатающий элемент участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу. Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его

Российская Федерация Белгородская область ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ H СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ от «2016 г. 37У Об утверждении положения об организации работы с обращениями

Серия «Управление образованием» В.С. Басюк ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧАСТЬ 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Москва 2016 Содержание ВВЕДЕНИЕ...............................

УТВЕРЖДЕНА приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 8 мая 2015 г. 32-П С учетом изменений, утвержденных приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 30 июня 2015 г.

Система менеджмента качества Управление записями СМК-ДП-02.00 Версия 1 стр. 1 из 13 Система менеджмента качества Управление записями СМК-ДП-02.00 Версия 1 стр. 2 из 13 Система менеджмента качества Управление

УТВЕРЖДЕНО Приказом Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 4 (Не подлежит государственной регистрации в соответствии с приказом Министерства Юстиции Донецкой

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Московской области «Балашихинский промышленно-экономический колледж» Презентация По дисциплине: «Делопроизводство»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «Алтайский государственный университет» АлтГУ- СМК-И- 0.1-02 УТВЕРЖДАЮ: Ректор АлтГУ С.В. Землюков

2.5. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку «лично», обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Положением.

СТО 003-2016 Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования ИРКУТСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации Унифицированная система организационнораспорядительной документации

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора КОГОБУ СПО «Слободской государственный колледж педагогики и социальных отношений» 316 от 26.08.2010. ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕЧАТЯХ И ШТАМПАХ 1. Общие положения: 1.1. Настоящее Положение

Вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), конверты подкалываются и сохраняются с обращениями; - поступившие документы прикрепляются к тексту обращения

Документ [ /20/37/552/ ]: Приказ 0175-13527 Об утверждении Правил передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния Приказ 0175/13527 "Об утверждении Правил передачи первых и вторых

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ ГЕОДЕЗИЧЕСКИЕ, КАРТОГРАФИЧЕСКИЕ ИНСТРУКЦИИ, НОРМЫ И ПРАВИЛА ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ В ПОЛЬЗОВАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДАННЫХ ФЕДЕРАЛЬНОГО

Приложение 6 к Положению «О правилах осуществления перевода денежных средств в ОАО АКБ «Пермь»» от 06 июня 2014 года # 903 Инструкция «Расчеты инкассовыми поручениями и в форме перевода денежных средств

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ТЕРЕМОК» МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД НОЯБРЬСК УТВЕРЖДЕНО Приказом МБДОУ «Теремок» от 25.12.2014 г. 354-од ПРИНЯТО Общим собранием работников

II. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан 2.1. Все поступающие в учреждение документы и обращения граждан, связанные с их рассмотрением, принимаются и подлежат обязательной регистрации в течение

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) Утверждена приказом

Дата текущей редакции: Стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор 200_ г. Москва 200_ г. Дата текущей редакции: Стр. 2 из 14 Лист согласования Должность Подпись Дата ФИО Согласовано: Разработчики: Дата

Документ [ /32/11/5/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Приложение 4 к Правилам ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР «СИБИРСКИЙ РЕЕСТР» УТВЕРЖДЕНЫ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов Издание официальное

Архив ПРО КГПИ 405-15 Стр. 2 из 11 Содержание 1. Общие положения... 2 2. Нормативные ссылки... 2 3. Термины и определения... 3 4. Обозначения и сокращения... 4 5. Основные задачи... 4 6. Формирование архива

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 13 января 2015 г. 02-04/09/15 г. Луганск Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения, печатей и иных носителей

МИНОБРНАУКИ РОССИИ ТО М СКИЙ ГОСУДАРСТВЕН Н Ы Й УНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ 02.06.2014 416 О введении в действие новых бланков служебного письма В связи с созданием федерального государственного автономного образовательного

1 Содержание: 1. Общие положения 4 П. Документы Мурманского государственного гуманитарного университета 5 Ш. Правила подготовки и оформления документов 5 3.1. Документирование управленческой деятельности

2 1. Общие положения 1.1. Регламент по подготовке, подписанию, регистрации и контролю исполнения приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам в федеральном государственном

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) СОГЛАСОВАНО Протокол

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Работа с документами важная часть деятельности общественной организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство это отрасль деятельности,

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение Система менеджмента качества Порядок разработки и внедрения стандартов организации, контроль за их соблюдением, внесение

Материал для аттестации Специальность: 080110 «Экономика, бухгалтерский учет» Дисциплина «Документационное обеспечение управления» 1. Что такое документ? 1) Информация, записанная на бумаге и сохраненная

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛУШТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 27 февраля 2015 года 29-р г. Алушта Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и контроля В соответствии с Федеральным

2 функции, предусмотренные настоящим Кодексом. Застройщик вправе осуществлять функции технического заказчика самостоятельно. Заявитель застройщик, технический заказчик, или уполномоченное кем-либо из них

СТО ОмГТУ 42.03-2013 3 СТО ОмГТУ 42.03-2013 СОДЕРЖЕНИЕ 1. Область применения.6 2. Нормативные ссылки...6 3. Термины, определения и сокращения...7 4. Цели и задачи 9 5. Общие положения...9 6. Создание документов

Утвержден Советом СРО «МиР» Протокол 31 от 10.01.2016г. С изменениями, утвержденными Советом СРО «МиР» Протокол 38 от 24.02.2016г. С изменениями, утвержденными Советом СРО «МиР» Протокол 36 от 19.10.2016г.

Комитет государственной гражданской службы и содействия развитию местного самоуправления Новгородской области Отдел по работе с кадрами и наградной деятельности МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по ведению личных

Приложение к проекту решения сессии Симферопольского городского совета Республики Крым I созыва от ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ УСТАВА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОБЩЕСТВЕННОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОГО

И.И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом УТВЕРЖДАЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ С УЧЕТОМ МНЕНИЯ ПРОФСОЮЗА читайте в статье: В каких случаях необходимо учитывать мнение представительного

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Российского государственного

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ИНАУКИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное автономное образовательное учреждение Мурманской области среднего профессионального образования «Кандалакшский индустриальный колледж»

2 1.2.6. рассмотрения иных вопросов, касающихся деятельности МФЦ. 1.3. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте: 1.3.1. Многофункциональный центр предоставления услуг российская организация

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 16 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2015г. СурГУ. Стандарт организации

Е.М. Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы» ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА Организационно-распорядительные документы можно разделить на три потока: входящие, исходящие

Общество с ограниченной ответственностью «АЛЬСТОМ Атомэнергомаш» (ООО «ААЭМ») Всего листов 8 СОДЕРЖАНИЕ Область применения... 3 Нормативные ссылки... 3 Термины и определения... 3 Общие положения... 3 Порядок

С. 1 из 21 РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ Система менеджмента качества ИНСТРУКЦИЯ О ПЕРЕДАЧЕ-ПРИЕМЕ ДЕЛ В АРХИВ УНИВЕРСИТЕТА РИ 4.2.3-6 Введен впервые Комсомольск-на-Амуре 2013 с. 2 из 21 Содержание 1 Назначение и

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДОКЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ УСТАНОВЛЕННОГО ОБРАЗЦА, О ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ И (ИЛИ) УРОВНЕ КВАЛИФИКАЦИИ, О ДОПОЛНИТЕЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ, ПРИОБРЕТЕНИИ, ЗАПОЛНЕНИИ И ХРАНЕНИИ СООТВЕТСТВУЮЩИХ

УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Мурманской области от _20.12.2012 438-РП_ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ Мурманск 2012 2 1. Общие

СМК.П-68 2/8 СОДЕРЖАНИЕ 1. Область применения..... 3 2. Нормативные ссылки..... 3 3. Термины, определения, обозначения и сокращения.. 3 4. Общие положения..... 4 5. Порядок управления структурой... 4 6.

Содержание 1 Назначение и область применения процедуры... 3 2 Описание процедуры... 3 2.1 Документы системы качества и их кодификация...3 2.2 Стадии управления документами СК...5 2.3 Оформление и утверждение

Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-югры «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» ПРИНЯТО на заседании методического совета протокол "/ от» &3 2015 г. УТВЕРЖДЕНО

ПРО КГПИ 401-15 Стр. 2 из 17 Содержание 1. Общие положения... 2 2. Нормативные ссылки... 2 3. Термины и определения... 3 4. Обозначения и сокращения... 4 5. Разработка внутренних нормативных документов...

ПОРЯДОК работы с инсайдерской информацией и инсайдерами Международного инвестиционного банка Москва 2016 2 Оглавление Стр. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ... 3 1.1. Область применения и основные положения... 3 1.2.

М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:

• Кому: delo@сайт
• Тема: Бесплатные консультации

Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.

• Светлана Галкина
• заведующая канцелярией, г. Саратов

Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно - «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».

Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства

В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство» . Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:

• общедоступную и
• ограниченного доступа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Статья 7. Общедоступная информация

1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен...

Статья 9. Ограничение доступа к информации

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.

5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна : это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП» . Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну . Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной , но и коммерческой , а также иной охраняемой законом тайны .

Фрагмент документа

Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне . И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна» . Речь, в частности, идет о:

• неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
• тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений , иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
• банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
• налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
• тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
• адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
• тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства , а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты , осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
• журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
• аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
• сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные» ), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
• сведениях о сущности изобретения , полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

И это не полный перечень возможных «тайн»!

Что делать коммерческой организации?

Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.

Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).

Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Пример 1

Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях , приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».

В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.

Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП») . И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!

Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально» , которую проставляют штампом.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.

В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Приказ

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
которых истек,
приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
— председатель комиссии — юрист А.А. Иванов;
секретарь М.И. Петрова.
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения
документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Акт
о выделении документов на уничтожение

— председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов;
— члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):
1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).
2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
3. Кассовая книга за 1996 год.
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.
5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2
папки).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996
год (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.
9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).
10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/
Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Экспертная комиссия в составе:
— председатель комиссии — юрист Иванов А.А.;
— члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;
секретарь — Петрова М.И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения
которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как
макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./
Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Отправить на почту

- процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем - провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется - даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения - можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать - для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело - достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления - этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения - иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен - как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись - об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту - могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы - стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации - это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными - законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее - комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг - сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Уничтожение документов

• Шестакова Екатерина | генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к.ю.н.

Экспертиза ценности документов

У ничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

• представителя руководства организации;
• архивиста;
• главного бухгалтера организации;
• представителя службы персонала организации;
• представителя юридической службы организации;
• сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

• в текущем делопроизводстве:
  • при составлении номенклатуры дел,
  • при формировании документов в дела,
  • при подготовке дел к последующему хранению;
• в архиве организации:
  • в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
  • в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Основными функциями экспертных комиссий являются:

• отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
• отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
• выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
• рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
• рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
• участие в уничтожении дел.

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.

2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел.

Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии выделяются к уничтожению.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды. Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.

В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.

Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.

Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.

Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!

Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.

При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.

Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д., а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:

Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.

В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.

Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!

После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!

Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.

Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару – мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.

Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.

Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.

При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.

Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие – именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.

Документы, не подлежащие уничтожению

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Сопроводительная документация для уничтожения документов

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:

1 – дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;

2 – дата акта (в примере это 25.01.2011) – указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);

3 – дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);

4 – дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;

5 – далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 – после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):

• сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
• акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
• накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
• акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.

Акт об уничтожении документов и дел

Приведем образец еще одного акта, когда уничтожаются документы/бланки, срок действия которых не истек, однако они были испорчены (Пример 4). К нему можно приложить вырезанные номера испорченных бланков (например, трудовых книжек и вкладышей к ним), что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Акт об уничтожении испорченных бланков (составлен в произвольной форме)

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.

Способы уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами 1:

• уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
• документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
• уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.

У электронных документов есть своя специфика.

В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!

Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.

Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.

Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.

Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.

О фиксации факта утраты документов и способах их восстановления читайте в статье «Утрата документов: возможные решения»

Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.

Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:

• назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов;
• предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.

В заключение также следует отметить, что в России уничтожение документов по истечении обязательного периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Достоинства и недостатки основных способов уничтожения бумажных документов

ГОСТ Р ИСО 1548912007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28ст. Вернуться назад

Документы ДСП предназначаются для служебного пользования. То есть в них содержатся сведения, предназначенные лишь для определенных категорий граждан. Тем не менее секретными документы ДСП не являются. Но информация в них касается лишь хозяйственной жизни соответствующего предприятия. Документы ДСП всегда распространяются в ограниченном формате.

Об актах

Данные моменты регулирует нормативная база РФ. Так, все, что касается документов ДСП, регулируется постановлением правительства РФ № 1233.

Учет

Согласно представленным в законе инструкциям, документы ДСП обязательно отражаются в официальном учете организации. Любое ненадлежащее действие с данной документацией приводит к утечке информации. Поэтому пользуются документами с пометкой «ДСП» с особой внимательностью.

Отслеживается и местонахождение документации, и это в обязательном порядке. Такие требования позволяют обеспечить ответственность за хранение документов с грифом «ДСП». Наличие данных бумаг всегда тщательно проверяется, чтобы всегда оставалась возможность вовремя заметить их утрату и принять соответствующие меры.

Виды

Образцы документов ДСП бывают 3 видов. Это входящие, исходящие и внутренние документы. Последние образуются в ходе повседневной жизни предприятия. Хранение документов ДСП ограничивается их пребыванием лишь на предприятии. К данному разряду относят инструкции, акты. Учет документов ДСП проводят структурные подразделения, несущие ответственность за не секретную документацию.

Этапы

Вся входящая документация уже в организации проходит несколько этапов. Во-первых, это ее прием. Во-вторых, это внесение в журнал регистрации документа ДСП. Уже после этого он попадает на утверждение руководителю. Затем документ ДСП (расшифровка аббревиатуры - для служебного пользования) вносится в учетную форму. Далее осуществляют тиражирование, но только при наличии письменного разрешения от руководства. Важно, чтобы была проставлена отметка на оригинальном листе.

После всех перечисленных процедур, согласно официальным инструкциям, документы ДСП передаются сотрудникам отдельных подразделений юридического лица. Далее их помещают в соответствующие дела. После истечения срока хранения документа ДСП его уничтожают.

Фактически стандартные акты и указанные выше проходят примерно одинаковые процедуры. Разница лишь в регистрации документов ДСП и незначительных тонкостях в этапах.

Подробнее об учете

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» свидетельствует о том, что при маленьких объемах соответствующих актов учет осуществляют вместе со стандартной документацией. Но при этом нужно понимать, что разница в оформлении образцов документов ДСП и наличие ряда нюансов в этом вопросе повышают риски того, что документация будет утрачена.

Также, учитывая совместно обычные акты и ДСП, будет сложнее регистрировать последние, проверять наличие и искать их. По этой причине все же документы ДСП в журналы учета вносятся отдельно чаще всего. Это позволяет избежать множества трудностей.

Обычно журналов учета ДСП документов в юридическом лице заводится три. Их заводят в соответствии с категориями документации - для входящих, исходящих и внутренних документов. Важнее всего здесь реквизиты документации, с помощью которых отслеживается судьба акта вплоть до истечения срока документа ДСП, после чего он уничтожается. Ряд актов хранится в архивах. Также всегда следят за движением документации. С этой целью проводят оформление документа ДСП в отдельный реестр.

Пересылают документацию данной категории лишь заказными почтовыми отправлениями, через спецсвязь либо фельдсвязь, помечая соответствующим грифом.

Присвоение грифа

Важно знать, по каким критериям выносят решение об оформлении документов по образцу ДСП. На каждом предприятии есть лица, ответственные за хранение документов для служебного пользования. Все полномочия, связанные с данными актами, закрепляются в должностных инструкциях. Доступ к сведениям ограниченного распространения имеется лишь у определенных категорий сотрудников.

Работа

Когда увольняется либо на иную должность переводится сотрудник, ответственный за документы для служебного пользования, документацию передают руководству.

Официально устанавливается и частота, с которой проверяют документацию, относящуюся к данному разряду. Так, это проводят не реже, чем раз в год. Делает это специальная комиссия, которую назначает руководитель, выпуская соответствующий приказ. В комиссию включают ряд должностных лиц, к чьим функциям относят защиту данных.

ДСП (расшифровка - для служебного пользования) проверяются не реже, чем раз в 5 лет. По итогам процедуры всегда выписывают акт о том, что проверка была проведена успешно.

Подробнее о хранении

Надежное хранение важно для документации, предназначенной для служебного пользования, обеспечивается оно тем, что за нее отвечают конкретные лица. Их полномочия, выполнение ими соответствующих функций подтверждаются личными подписями.

Когда акты оказываются утраченными либо разглашается содержащаяся в них информация, предназначенная для ограниченного круга лиц, должностные лица, выявившие данные нарушения, первым делом сообщают об этом руководству юридического лица. Важно знать, что несанкционированным является и ознакомление с содержанием текста актов тех, для кого данные сведения не предназначаются. Обычно, как только выявляются подобные факты, первым делом запускается служебное расследование.

Оно проводится должностным лицом, к чьим функциям относится защита соответствующих данных. О результатах данной процедуры всегда делают доклад руководству предприятия. Сообщают о них, передавая ему служебную записку.

На каждый утраченный документ ДСП всегда составляют акт. На его основе в учетную форму вносят необходимые отметки. Если документы с информацией для ограниченного круга лиц утеряны либо был незаконно получен к ним доступ, наступает ответственность. Она предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Документы для служебного пользования хранят на предприятии в несгораемом сейфе.

Тонкости оформления

Существует ряд нюансов, которые обязательно учитывают, присваивая документу гриф «Для служебного пользования». Пометку «ДСП», номер копии прописывают на первой странице акта, на обложке и титульном листе. Также помечают первую страницу сопроводительных писем к документации, которая содержит служебную информацию ограниченного распространения.

Пометку проставляют в правый верхний угол документа. Номер копии выставляют под ней через одинарный межстрочный интервал. При наличии приложений к документам для служебного пользования пометку ставят и в приложениях. Помещают ее в правый верхний угол каждого приложения. Номер копии выставляют под пометкой также через одинарный межстрочный интервал.

Если имеется электронный документооборот на предприятии, файлы документации с пометками «ДСП» не вкладывают. В электронном формате документацию данного типа передают только через защищенные каналы связи.

Подробнее о документах ДСП

Нередко работники всевозможных учреждений объясняют свои требования рядом внутренних инструкций. Проверку их наличия провести не представляется возможным. Акты хранятся под грифом «Для служебного пользования».

К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл. Судебный орган в своем решении ссылался как раз на требование, содержащееся в соответствующем приказе. Согласно ему, Кателевский не обладал правом на проведение видеосъемки без получения на то разрешения от начальника отдела полиции.

В ходе обжалования Кателевский указывал, что сам не видел текста приказа, поскольку он оформлен под грифом «Для служебного пользования», несмотря на то что документация, которая так или иначе затрагивает права и обязанности третьих лиц, должна обязательно публиковаться, согласно российскому законодательству. Первое рассмотрение дела было отложено, так как Министерство юстиции не ознакомилось со спорным приказом. Второе рассмотрение было прекращено, поскольку за 3 суток до того Министерством внутренних дел документ был признан утратившим силу.

На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке. А в других органах не принимали акт без перевода, но приняли тот же текст на иностранном языке по почте. И все из-за соответствующего пункта в документации для служебного пользования.

Обычно когда из-за таких положений нарушаются права граждан, шансы оспорить действия органов в судебном порядке и выиграть равняются нулю. Если бы дело Кателевского было выиграно, это был бы прецедент в российском праве. После него множество похожих исков оспаривалось бы в пользу граждан. И шансы на победу возросли бы.

Однако юристы-практики отмечают, что дело было рискованным, шансов на победу у Кателевского изначально имелось не так много. Согласно его мнению, обычно ВС РФ придерживается достаточно твердой позиции, указывая, что пометка «ДСП» служит основанием для причисления документа к сведениям конфиденциального характера, а значит документация данного вида публиковаться не должна. Также она предназначается лишь для использования внутри ведомства. По этой причине прав и свобод граждан она не затрагивает.

«Газпром» против налоговиков

Но при всей безнадежности данной ситуации есть и несколько более позитивные прогнозы. Не так давно имело место резонансное дело об оспаривании «Газпромом» внутренних писем Федеральной налоговой службы Российской Федерации. Предприятие добивалось того, чтобы письмо ФНС «О налоге на добычу полезных ископаемых» было признано недействительным.

ВС отправил иск по подведомственности в арбитраж, дело же было прекращено, так как было выявлено, что письмо Федеральной налоговой службы - это не нормативный акт. По этой причине оно просто не может быть оспариваемым.

«Газпром» дошел до Конституционного суда. Там было признано, что акты носят обязательный характер как для предприятия, так и для налогоплательщиков. По этой причине последние должны обладать правами оспаривания «внутреннего налогового письма.

Однако судьей Конституционного суда Юрием Даниловым, назвавшим данный вывод ошибочным, было объявлено, что он не способствует эффективному правосудию.

В ходе данного разбирательства появилось новое положение в федеральном конституционном законе «О Верховном суде Российской Федерации». Оно указывало на то, что акты с разъяснениями законодательства могут оспариваться.

Однако в случае с делом Кателевского непонятно, относится ли приказ МВД к актам подобного рода, так как законодательство данный вопрос не разъясняет никак. Подобные инструкции представляют большую опасность: их обязательно должны соблюдать граждане, но при этом документы скрыты грифом «Секретно». То есть доверять граждане могут лишь слову работника государственных органов. А оспаривание требований - «гадание на кофейной гуще», так как текст инструкции откроется лишь в судебном порядке.

Необязательность соблюдения

Согласно точке зрения ряда адвокатов, в каждом спорном случае, похожем на дело Кателевского, единственное верное решение - применять Конституцию РФ. Так, статья 15 гласит, что законы подлежат официальному публикованию. Неопубликованные законы применяться не могут. Каждый нормативный акт, который затрагивает права и обязанности граждан, не может применяться в случаях, когда официального публикования произведено не было.

По этой причине все внутренние положения, которые регламентируют деятельность ряда предприятия, обладают локальным характером. Действие их на третьих лиц не распространяется.

На деле обычно сталкиваются с иной ситуацией. Нередко официальные органы занимаются установлением особых требований документации, которая предоставляется на рассмотрение. К примеру, внутренними инструкциями определяется срок их действия, обязательные реквизиты. Но когда законы либо акты не имеют подобных требований, соблюдение их обязательным не является.

Но включенные в положения законные инструкции обязательно подлежат соблюдению, а оспариванию - нет. В прошлом году Верховный суд рассматривал дело по инструкции по судебному делопроизводству в районном судебном органе. Согласно ему, копию протокола разбирательства изготовляют по письменному ходатайству участников разбирательства и за их счет.

Подсудимый заявил, что требования противоречат Налоговому кодексу, поскольку с 2013 года никаких пошлин за данные действия не предусматривается. Но Верховный суд с этим мнением не был согласен, в иске было отказано. Инструкция отдельных норм не установила, она только воспроизвела Уголовно-процессуальный кодекс, статью 259.

Особенности работы

Нужно помнить о том, что никогда к информации для служебного пользования не относят законодательные акты, данные о ЧС, опасных ситуациях, все сведения, которые касаются безопасности граждан. Также в данную категорию включают описания структуры органов исполнительной власти, их адреса, порядки рассмотрения обращений, решения по ним, документы фондов, применяемые для реализации прав граждан.

Обращаются с соответствующими документы по строгому регламенту. Печатают и копируют документы ДСП в машинописном бюро. Учитывают каждый экземпляр документа. На последнем листе прописывают, сколько имеется в наличии копий.

После отпечатки всех страниц черновики и другие варианты отдают сотрудникам, занимающимся учетом. Далее они попросту уничтожаются, и данная процедура фиксируются в учетной форме.

В отношении соответствующих сведений в вооруженных силах РФ действует свое особое положение - приказ министра обороны РФ № 355.

Уничтожается дело с пометкой «ДСП» только по акту. И в учетной форме всегда прописывается ссылка на него. Передаваться документы могут лишь после одобрения данного действия руководителем организации. Когда ответственное лицо сменяет кто-либо другой, то акт приема-передачи обязательно утверждает руководство.

В ряде случаев необходимо снимать гриф «ДСП» с дел. В таком случае информацию о данной процедуре рассылают каждому адресату, уже получившему оригинал документации. Тогда ответственные лица зачеркивают соответствующую пометку и пишут дату, когда был издан приказ об этом, а также его номер и имя руководителя, распорядившегося таким образом.

В случае с военнослужащими при нарушении какого-либо этапа процедуры либо распространения сведений, содержащихся в документах для служебного пользования, применяются дисциплинарные либо другие установленные законом РФ взыскания.

Порой возникают ситуации, когда в отправленном конверте не оказывается соответствующей документации с грифом «Для служебного пользования». Тогда получивший такое отправление составляет 2 копии акта, и один из них высылает адресату. Если документы были высланы по ошибке, их обязательно отправляют обратно.

В нерабочее время соответствующую документацию принимают уполномоченные на то дежурные, которые не вскрывают письма, а отдают сотрудникам, наделенным необходимыми для этого правами и обязанностями. Запрещено передавать в нерабочее время в организацию документацию с грифом «ДСП», если она не имеет дежурного, работающего на постоянной основе.

Важно знать, что отправление корреспонденции с документацией для служебного пользования осуществляется только в конвертах либо упаковках. Ни в коем случае не должно быть в них прозрачных участков, через которые можно разобрать отрывки текста. Также запрещено на них указывать личные данные руководства.

Документы ДСП группируются в делах. Если дело не имело подобного грифа, но в него включили документацию с соответствующей пометкой, то оно все приобретает гриф «Для служебного пользования». Это в обязательном порядке фиксируют в номенклатуре текущего периода.

Если на предприятии появилось небольшое число документов ДСП, то номенклатура порой предусматривает формирование отдельного дела ДСП, в которое и включается вся соответствующая документация. Сроков хранения данного дела, как правило, не устанавливают. Однако в номенклатуру проставляют отметку «ЭК» - «экспертная комиссия».

Когда заканчивается по документам ДСП, каждый лист тщательно изучает экспертная комиссия. Если она решает, что необходимо сгруппировать дело заново, то это немедленно осуществляется. Если у документации есть постоянный срок хранения, то она группируется отдельно, делу присваивают самостоятельное наименование.

Когда в деле документов ДСП есть документация лишь с временным сроком хранения, то его могут не группировать заново. Сроки его хранения устанавливают в соответствии с максимумом срока хранения документации, включенной в него. Гриф «Экспертная комиссия» замещается сроками хранения. Если они достигают 10 лет, то в деле должна содержаться внутренняя опись.

Никогда сведения из документов ДСП не разглашают в ходе публичных выступлений, в открытой печати и так далее. Но руководство организации может предоставить доступ к документам для служебного пользования представителям иных юридических лиц по своему желанию. В таких случаях понадобится письменный запрос от стороннего юридического лица на то.

Дела, связанные так или иначе с пометкой «Для служебного пользования», с разной периодичностью просматривают, выявляя, не нужно ли гриф с документации снять. Решение данного вопроса возложено на особую комиссию из сотрудников документационного обеспечения предприятия. Она и составляет акт в свободной форме, в котором содержится решение по данному вопросу.

О коммерческих организациях

Иные правила действуют в случаях, когда речь идет о коммерческих организациях. На них может присутствовать служебная тайна, но гриф «ДСП» на документы в них ставить нельзя. Это будет нарушением требований законодательных актов. На предприятиях коммерческой направленности пользуются лишь пометкой «Коммерческая тайна» либо «Конфиденциально».

К подобным сведениям может относиться любая информация, касающаяся техники производства, организации, экономики юридического лица. Они должны обладать коммерческой ценностью, а в случае получения их другими лицами последние понесут юридическую ответственность.

Что такое документы
Слайд 1

Документы с грифом «Для служебного пользования» - это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура - ДСП

При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:

Слайд 2

- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;

- постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».

Учет документов с грифом «Для служебного пользования»

При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расши­рения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персо­нальную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.

Слайд 3

Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:

1. поступившие (входящие);

2. исходящие;

3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).

Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Слайд 4

Этапы прохождения входящей документации, содержащей информацию ограниченного распространения

• 
  прием корреспонденции;
• 
  регистрация документов с добавлением к регистрационному номеру документа отметки «ДСП»;
• 
  передача на резолюцию руководству (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
• 
  занесение резолюции руководства в учетные формы;
• 
  тиражирование (осуществляется только с письменного разрешения руководителя с проставлением отметки на оригинале тиражируемого документа и в учетных формах);
• 
  передача специалистам структурных подразделений организации (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
• 
  помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
• 
  хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.

Таким образом, движение обычной документации и документов с грифом ДСП практически одинаковое. Различие заключается в емкости фиксируемой информации о документе и его движении.

В «Положении о порядке об­ращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых докумен­тов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариан­том является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.

На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:

Слайд 5

Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».

Слайд 6

Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».

Слайд 7

Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».

В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.

Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.

Слайд 8

Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»

ЖУРНАЛ
учета входящих документов и изданий

с грифом «Для служебного пользования»

Окончание

Резолюция и/или кому направлен на исполнение	Отметка о взятии на контроль и срок исполнения	Дата и расписка
		о получении	о возврате
8	9	10	11	12	13

ЖУРНАЛ
учета исходящих документов и изданий

с грифом «Для служебного пользования»

Дата регистрации и номер документа п/п	Наименование адресата (кому направлен документ)	Краткое содержание документа	Ф.И.О. исполнителя, должность	Количество листов/номер экземпляра
				документа	приложения	всего
1	2	3	4	5	6	7

Окончание

Вид отправления (нарочно, фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями)	Дата отправления /передачи документа (роспись в получении/отправлении с указанием Ф.И.О. и должности)		Индекс (номер) дела, куда подшит документ	Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта)	примечание
8	9		10	11	12

ЖУРНАЛ
учета внутренних документов и изданий

с грифом «Для служебного пользования»

Окончание

РЕЕСТР

движения документа с грифом «Для служебного пользования»

№ п/п	ФИО	Дата и время получения	Подпись