Контрольная работа: Информационно-справочные документы. Организация работы с документами

Эффективное использование информации для принятия решений в учреждениях обеспечивают поисковые системы по документам (базы данных о документах учреждения). Информация о документах, указанная при их регистрации, поступает в поисковую систему, в которую входят картотеки и классификационные справочники.

Служба делопроизводства и секретарь (в небольших учреждениях) с помощью базы данных обязаны обеспечить в случае необходимости быстрый поиск данных о том, у кого, где, на какой стадии подготовки находится документ, в каких документах можно найти информацию по определенному вопросу.

Обязательное условие организации поисковой системы - понятность. Это особенно важно учитывая то, что текучесть кадров в современном делопроизводстве является довольно распространенным явлением. Поисковая система должна соответствовать следующим требованиям:

o наиболее полно раскрывать состав и содержание документов;

o обеспечивать оперативный поиск документов, информации, контроль за их выполнением.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главная задача службы делопроизводства.

Вместе с документами на хранение в архив учреждения передаются и поисковые системы.

Информационно-справочная работа, как и регистрация документов, может быть организована традиционно - в виде справочных картотек, а также в автоматизированном режиме.

Традиционная форма поиска документов

В случае применения карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество РКК, из которых можно составить такие самостоятельные картотеки:

o справочные (по корреспондентам, видам документов, их авторами и т.п.);

o контрольные (по срокам выполнения, исполнителям и т.п.);

o кодификационные, или тематические (нормативно-правовые акты, распорядительные документы и т.д.);

o по обращениям граждан;

o алфавитные.

Количество картотек в учреждении определяется степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения.

Ручная картотека - это ящик или несколько ящиков, в которых в определенной последовательности расположены карточки. Для регистрации разных категорий документов целесообразно изготавливать карточки разного цвета или же на верхнем берегу обычных карт делать специальные отметки цветными полосами. Разделы и рубрики картотеки отделяются друг от друга картонными или пластмассовыми разделителями, на которых указываются названия разделов или индексы рубрик. Размещение карточек в рубриках осуществляется по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д.

Картотеки организовывают за разными схемами. их построение зависит от структуры учреждения, степени централизации справочной работы, характера информационных запросов, их количества и других факторов. Так, в случае применения централизованной системы регистрации документов справочные картотеки формируются в службе делопроизводства; децентрализованная система предусматривает формирование картотек в структурных подразделениях, смешанная - в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

Справочные картотеки являются основными видами картотек в учреждениях. В этих картотеках РКК группируются (систематизируются) по следующим признакам:

o алфавитной (с фамилиями, названиями объектов или предметов);

o географической (по названиям административно-хозяйственных единиц);

o корреспондентской (по названиям учреждений, с которыми ведется переписка);

o номинальной (по названиям видов документов);

o предметно-вопросительной или тематической (согласно содержанию документов или сферы деятельности, к которой относятся документы);

o структурной (по принадлежности документов до структурных подразделений учреждения);

o хронологической (по датам поступления документов, их исполнения, подписание, отправка).

При формировании картотек возможно сочетание различных поисковых признаков.

Справочная картотека, как правило, состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы.

Первая часть предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их выполнения и в случае необходимости обеспечивает контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурными подразделениями, корреспондентами или сроками исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с соответствующими отметками перемещают из первой части картотеки разделов и рубрик второй части.

Вторая часть картотеки предназначена для поиска уже исполненных документов и строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направления, функции и вопросы деятельности учреждения. Карты во второй части картотеки систематизируются, как правило, по номенклатуре дел. Разделы и рубрики картотеки соответствуют при этом разделам и статьям номенклатуры дел. Главным поисковым признаком документа является его содержание.

в Зависимости от видов (групп) документов, регистрируются, формируют отдельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, обращений граждан, нормативно-правовых актов, распорядительных документов и т.д.

Формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется по хронологическому признаку.

Справочные картотеки создают отдельно на каждый календарный год. В оперативной работе применяют также картотеки за текущий и прошлый годы. Общий срок хранения карточек - три года.

Контрольные (срочные) картотеки предназначены для осуществления контроля за сроками исполнения документов. На разделителях их рубрик могут быть проставлены календарные числа месяцев, названия структурных подразделений и фамилии исполнителей. Порядок формирования контрольной (срочной) картотеки изложены в подразделе 3.2.4.4.

Тематические (кодификационные) картотеки, наиболее полно раскрывают содержание документов, создающих нормативно-правовые акты органов высшего уровня, распорядительные документы учреждения, договоры и т.п. Для формирования таких картотек составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, отраженные в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от его содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Информация систематизируется в соответствии с рубрик внутрисистемного классификатора вопросов деятельности учреждения.

Картотеки нормативно-правовых актов и распорядительных документов формируются предметно-вопросительной (тематическому) признаку и по хронологии. В такой картотеке карточки держат до замены документов новыми.

Тематические картотеки используются только со справочной целью, их не применяют как контрольные картотеки.

Картотеки по обращениям граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей.

Повышение эффективности поисковой системы достигают путем разработки таких классификационных справочников:

o классификатора вопросов деятельности учреждения;

o классификатора видов документов;

o классификатора корреспондентов;

o классификатора резолюций;

o классификатора исполнителей;

o классификатора результатов исполнения документов;

o номенклатуры дел.

Автоматизированная система поиска документов

в настоящее время в учреждениях получают распространение автоматизированные системы регистрации документов, что дают возможность заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам учреждения. В автоматизированных поисковых системах, как правило, поиск информации производится централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации, знать о местонахождении документа на определенный час. Справки выдаются:

o по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;

o за темой (содержанием) - о конкретный документ, группа документов;

o по регионам - по стране, области, городу, району.

Для поиска документа или группы документов могут указываться следующие реквизиты:

o входные" исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

o вид документа (письмо, поручение, приказ, договор и т.п.);

o приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или (для внутренних документов) подписание документа);

o регион, по которому ведется поиск (страна, область);

o организация (корреспондент/адресат);

Поиск сведений относительно конкретного документа можно осуществлять, задав его номер. К тому же, поиск может производиться по неисполненным документам, по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также, в случае необходимости, по архивной базой данных (документы предыдущих лет).

Информация о документе отображается на экране, при необходимости распечатывается регистрационная форма. Если речь идет о группе документов, то результаты поиска отображаются на экране и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация о том, в каком структурном подразделении (у которого исполнители) документ находится на время поиска. Если документ выполнен, то на экране отображается информация о его местонахождении.

Страница 15 из 16

И нформационно-справочная работа по документам.

Основой информационно-справочной работы по документам является база данных, сформированная в процессе введения входящих, исходящих и внутренних документов в ПК.

Современные СУБД (системы управления базами данных) позволяют составлять запросы и соответственно получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может быть по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке. Как правило, это входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры, либо для классифицируемых значений выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.). Справка может выдаваться:

1. По конкретному документу: где (у кого) находится; стадия исполнения (подготовки); результат исполнения; место хранения (для исполненных документов).

2. По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

4. По региону: стране; области; городу.

При поиске конкретных документов или группы документов могут указываться следующие реквизиты:

1) входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

2) вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

3) приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, или от одного числа до другого);

4) регион, по которому ведется поиск (страна, область);

5) организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Условия поиска формируются как сочетание заполненных полей карточки, аналогично регистрационной, т.е. при заполнении нескольких полей будут найдены документы, соответствующие всем указанным параметрам.

Поиск документов может выполняться по неисполненным, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска конкретного неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий, полученный по электронной почте, факсу; либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой принтера у фирмы «Орион», то осуществляется поиск по словам «принтер» и «Орион ».

Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии - только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 или 0,054 ч, составление справок о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает ежемесячная (10 документов), годовая (свыше 100 документов) от 0,26 ч до 8 ч. В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовка сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации. Например, подготовка справки для информирования руководства (справка по 20 документам) в традиционном делопроизводстве занимает 1,8 ч, а в автоматизированном - 1 ч.

Программы регистрации и контроля исполнения документов являются важной составной частью современных систем автоматизации офисной деятельности.

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводст­ва обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

У кого, где, в какой стадии работы находится любой доку­мент;

В каких документах можно найти информацию по кон­кретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводст­ва. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записы­ваются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помо­щью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной карто­теки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают на­звания структурных подразделений (если они есть) или направ­ления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется карто­тека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Жела­тельно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая форми­руется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно кар­тотеки на исполненные и неисполненные документы.

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картоте­ки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной рабо­те находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодатель­но-нормативных и распорядительных документов карточки сто­ят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводствен­ных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания зна­чительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подго­товки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа до­кументов.

По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут зада­ваться следующие реквизиты:

Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск мо­жет вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания докумен­та, от и до);

Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

Организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может не­посредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату испол­нения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной ба­зе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (докумен­ты предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается реги­страционная форма. При поиске группы документов результа­ты поиска выводятся на экран и распечатываются в таблич­ной форме.

Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находит­ся в данный момент. Если документ уже исполнен, то на эк­ран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотексто­вые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время полу­чает все большее распространение. В этом случае к регистраци­онной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по элек­тронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового ре­дактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять по­иск не только по реквизитам, внесенным в карточку на доку­мент, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закуп­кой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по сло­вам «бумага» и «Восход».

Компьютерные технологии позволили во много раз умень­шить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество при­нимаемых управленческих решений и текст создаваемых до­кументов.

Регистрация документов закладывает основу для организации в

дальнейшем информационно - справочной работы по документам . Одна из

главных целей регистрации – создание банка данных о документах . На его

основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два

вопроса :

У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

В каких документах можно найти информацию по конкретному

вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система

должна охватывать весь массив документов учреждения .

В момент регистрации надо составлять две карточки : одна помещается

в сроковую контрольную картотеку , другая в справочную . Это приходится

делать потому , что запрос о документе может поступить тогда , когда он еще

находится в работе , и быстро навести справку по сроковой картотеке не

58

удается . Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по

справочной картотеке . Следовательно , пока документ в работе , на него

имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках .

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более

полная и имеющая все отметки о решении вопроса , затронутого в документе ,

переставляется в справочную картотеку , а аналогичная карточка из

справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при

создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по

другому поисковому признаку ( например , если основная картотека построена

по тематическому признаку , то в дополнительной карточки могут

располагаться по алфавиту корреспондентов ).

Любая справочная картотека состоит из РКК , для которых нужен ящик

или несколько ящиков , т . к . эти карточки будут накапливаться в течение года .

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия

структурных подразделений или направление деятельности .

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан . Она

картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные

документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.

Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с

документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В

оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных

документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой

комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может

выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии

подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут

59

выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный

документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем

можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по

конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.

Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы

данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной

карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,

компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией

встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной

системы хранения документации.

Требования к такой системе:

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещатькарточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);

Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

Организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».

Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Контрольные вопросы

1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности?

2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?

3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?

4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.

5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?

6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?

7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?