Система нса государственных архивов. Научно-справочный аппарат в государственных архивах

⁰

Л.П. Афанасьева

ЭЛЕКТРОННЫЙ НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВОВ: НОВЫЙ ЭТАП В РАЗВИТИИ

В исследовании рассматривается развитие автоматизированного научно-справочного аппарата архивов, особое внимание уделено современному состоянию архивных автоматизированных информационно-поисковых систем и качественным особенностям разработки справочно-поисковых средств архивов на современном этапе. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений - федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов. Делается вывод о том, что архивисты приступили к интеграции разрозненных информационных ресурсов на внутриархивном (межфондовом) уровне с помощью сетевых технологий. Кроме того, особую роль в создании НСА играют технологии оцифрования, с помощью которых формируются полнотекстовые базы данных.

Ключевые слова: архивное дело, информатизация, информатизация архивного дела, информационно-коммуникационные технологии, автоматизированные архивные технологии, автоматизированный научно-справочный аппарат, электронные справочно-поисковые средства архивов, информационно-поисковые системы, базы данных, полнотекстовые базы данных, сетевые технологии в архивах, информационные ресурсы архивов, электронные архивы, электронный фонд пользования, интегрированные информационные системы.

Важнейшим направлением в информатизации архивного дела на всех ее этапах было и остается создание электронного научно-справочного аппарата. Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении основных задач

архивных учреждений, предоставлении доступа пользователей к документной информации.

Объектом нашего изучения будет автоматизированный (электронный) научно-справочный аппарат (НСА) архивов - совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений - федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов, планы информатизации, а также аналитические материалы (отчеты, статьи, интервью руководителей архивных учреждений) затрагивающие проблемы их реализации1. Столь значимое направление работы архивов не могло не привлечь внимания исследователей. Десятки работ посвящены описанию опыта отдельных архивов по созданию поисковых БД2. По мере накопления этого опыта появились также и обобщающие работы, анализирующие основные тенденции в развитии электронного НСА3. Предметом нашего исследования будет рассмотрение качественных изменений в создании электронного НСА архивов на современном этапе, которые позволяют, на наш взгляд, сделать вывод о том, что информационная работа архивов перешла на новый уровень. Справочно-поисковые средства архивов прошли в своем развитии несколько этапов. Практический опыт создания и разработки различных видов справочников (описи, каталоги, памятные книжки, обозрения и т. п.) сменился унификацией правил описания. Важнейшим качественным скачком в развитии традиционного НСА стали 1960-е гг., когда вышли «Основные правила работы государственных архивов» (1962), содержавшие формы поисковых архивных справочников, и началось внедрение системного подхода в теорию и практику создания НСА архивов. Новые принципы построения системы НСА как иерархии классов справочников, четко разделенных по уровням и объектам описания, стали результатом интеграции архивоведения и информатики и возникновения информационного подхода в архивоведении. Этот процесс сопровождался стандартизацией и формализацией требований к составу описательных статей различных видов справочников. Так были созданы предпосылки и для развития электронного НСА по пути интеграции, которая наступила на современном этапе.

Если мы рассмотрим развитие информатизации архивов в сфере создания НСА (ИПС), то этапы этого процесса не будут совпадать с этапами информатизации архивного дела в целом. Изучая

Л.П. Афанасьева

изменения ААТ на основе эволюции технического, математического (программного), лингвистического обеспечения информационных систем архивов, а также носителей информации, мы можем условно выделить следующие этапы:

1) с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2) период 1950-1970-х гг.;

3) период второй половины 1970-х - первой половины 1980-х гг.;

4) вторая половина 1980 - начало 2000-х гг. Именно на этом этапе начинается стихийная массовая компьютеризация архивов, прикладное ПО разрабатывается по всем направлениям их работы. Под влиянием информатизации изменяется годами складывавшаяся методика работы архивов, что нашло отражение в «Основных правилах работы государственных архивов» и «Основных правилах работы архивов организаций» (2002) - там появляются разделы об автоматизированном учете, автоматизированном НСА и организации внедрения и сопровождения ААТ в архиве. В 1995-1996 гг. принимается первая общеотраслевая Концепция и Программа информатизации архивного дела, начинается работа по внедрению общеотраслевого (типового) программного обеспечения.

Развитие информационных технологий на каждом этапе приводило к изменению роли, которую ААТ играли в архивном деле, изменению масштаба и основных направлений их применения. Однако если рассматривать эволюцию методических основ построения именно справочно-поисковых средств, входящих в систему НСА архивов, то мы можем выделить два этапа в информатизации этого направления работы государственных архивов:

1) 1960-2000 гг. Несмотря на то что в рассматриваемый период техническое обеспечение архивных АИПС дважды сменилось революционным образом, на методику создания поисковых систем это повлияло очень мало.

Она характеризуется преобладанием «аналогового подхода», когда архивисты стремятся перевести в машиночитаемый (электронный) вид уже существующие традиционные архивные справочники. Так, в 1980-е гг. важнейшей задачей стало создание автоматизированного Центрального фондового каталога; в 1990-2000 гг. - создание электронных версий путеводителей по архивам4. Иногда в электронный вид переводятся широко известные у исследователей традиционные справочники, например БД «Каталог военно-ученого архива (ВУА)» в РГВИА или именная

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

картотека Московского охранного отделения в ГА РФ (совместный проект ГА РФ и МГУ)5, а также указатель «Личные фонды в государственных хранилищах СССР» (опубликован на сайте «Архивы России»).

Еще одна черта в развитии электронного НСА на данном этапе - значительная степень тематической и видовой дифференциации создаваемых справочников, т. е. создание локальных БД по отдельным видам справочников - путеводителям, каталогам, указателям, обзорам, тематическим перечням и т. п.

Соотношение количества баз данных по различным видам справочников выглядит следующим образом.

АИПС по видам справочников

Виды автоматизированных справочников На ПК или в ЛВС архива В Интернете Всего БД Процент к общему количеству БД

Межархивные АИПС 16 17 33 6,8

Путеводители и краткие справочники по фондам архива 19 34 53 10,9

Списки (перечни) фондов архива - 11 11 2

Реестры описей - 1 1 0,2

Описи 24 11 35 7,2

Каталоги 270 10 280 55,7

Указатели, тематические перечни документов 15 6 21 4,3

Обзоры 1 3 4 0,8

Полнотекстовые БД 6 12 20 4,1

Интегрированные поисковые системы 14 1 15 3

Фактографические АИПС 7 1 8 1,6

Прочие АИПС 4 - 4 0,8

ИТОГО 358 126 484 100

Л.П. Афанасьева

Тематическая дифференциация объясняется тем, что архивисты идут здесь «за исследователем», создавая тематические БД по наиболее востребованным у пользователей темам, связанным с исполнением запросов, реализацией научных и публикаторских проектов и т. п. Особенно часто создаются тематические каталоги и указатели (59% всех АИПС). Поскольку интерес исследователей в определенный период к определенным документам сохраняется стабильно, темы, по которым создаются электронные справочники, совпадают для разных архивов. По данным И.Н. Киселева и О.Ю. Неждановой, среди зарегистрированных в НТЦ «Информ-регистр» баз данных госархивов 28% составляют БД, включающие сведения о решениях исполкомов и горсоветов, 13% - о домовладениях, домовладельцах, земельные кадастры (заказные), 17% -о военнопленных и узниках лагерей (договорные), 11% - о жертвах политических репрессий (в основном гранты); 7% БД различной тематики создавались в сотрудничестве с научными учреждени-ями6. Это легко объяснить. Особое значение для любого регионального архива имеет фонд исполкома местного Совета, который содержит многоаспектную информацию, часто запрашиваемую исследователями. Некоторые архивы создают базы данных и по фондам современных органов власти и управления - городских, районных администраций. Сложно найти областной или краевой архив, имеющий компьютерную технику, в котором не было бы в 1990-е гг. создано каталога по фондам исполнительного органа власти - исполкома Совета.

В бывших партийных архивах создаются аналогичные каталоги по решениям областных, краевых, городских, районных партийных органов. (Например, БД «Картотека решений партийных органов» в ЦДОО Свердловской области). Наиболее значительным по объему описаний проектом стал электронный каталог решений Государственного Комитета Обороны и высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариата), созданный по документам РГАСПИ.

Другими часто встречающимися темами, по которым создаются тематические АИПС в архивах, являются:

История государственных учреждений региона (БД по истории государственных учреждений 1п1ро1вк в РГАЭ; БД «Офис»: учреждения, предприятия, организации Архангельской губернии и области (ХУП-ХХ1 вв.) в ГА Архангельской области; БД «Каталог по истории госучреждений», «Картотека по истории фабрик и заводов Урала» в ГА Свердловской области; «Ликвидированные учреждения» в ГА Тульской

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

области; «Справочник по истории предприятий и госучреждений» в ГА Пермской области; БД «Электронный каталог по истории учреждений, организации и предприятий» в ГА Мурманской области);

Строительство, землевладение и домовладение (БД «Жилищ-но-гражданское строительство» в ЦГА НТД Санкт-Петербурга; «Недвижимость Республики Татарстан» - в ЦГА РТ; «Землепользование в Архангельской губернии и области в ХХ-ХХ1 веках» в ГА Архангельской области; БД «Домовладение», БД «Похозяйственные книги Басинского и Лиманско-го районов г. Астрахани» в ГА Астраханского края; «Решения по землепользованию и землевладению» в ГА Краснодарского края; «Частные домовладения» в ГА Нижегородской области; «История домовладения г. Екатеринбурга» в ГА Свердловской области; «Указатели к описям фонда Тверской палаты государственных имуществ» в ГА Тверской области);

Генеалогия (БД «Все для родословной» в ГА Архангельской области включает в себя ревизские сказки (1744-1857), обывательские книги (1785-1870), метрические книги (1780-1900), исповедные книги (1719-1917), БД «Первая Всеобщая перепись населения Российской империи, 1897 год»; БД «Тульская духовная консистория» (метрические книги, исповедные ведомости) в ГА Тульской области; БД по родословным книгам дворян Оренбургской (Уфимской) губернии в ЦГИА Республики Башкортостан); БД ЦГА РТ;

История религии («Церковь и государство» - ГА РФ; «Культурное наследие духовных учреждений» - Национальный архив республики Карелия; «Церкви, соборы и монастыри Ставропольской (Кавказской) епархии (18431918)» - ГА Ставропольского края; «История религий» в Прикамье - ГА Пермской области; «Справочник по истории религии» в Государственном общественно-политическом архиве Пермской области);

История репрессий и ГУЛАГа («Спецлагеря НКВД СССР на территории Германии»; «Особые папки в фонде МВД» -ГА РФ; «Преодоление» в ГА Тульской области; «Учет документов личного происхождения и фотодокументов в материалах архивно-следственных дел» в ГА Республики Алтай; «Политические репрессии в Сибири 1917-1951 гг.» в ГА Омской области; БД «Фильтрационно-проверочные

Л.П. Афанасьева

дела КГБ»; «Архивно-следственные дела КГБ» в ЦГА исто-рико-политической документации Республики Татарстан);

История этноса и международных связей («История еврейского народа в России»; «Международные связи России и Дании» - ГА РФ; «Народы Алтая и Горной Шории глазами миссионеров Алтайской духовной миссии и исследователей первой пол. XIX - начала XX в.» - ГА Республики Алтай);

История административно-территориального деления (БД «Административно-территориальное деление Республики Татарстан» в ЦГА РТ; «Административно-территориальное деление» в ГА Пермской области).

В середине 2000-х гг. процесс создания справочников достиг своего апогея, по нашим подсчетам, в архивах создавалось не менее 50 тематических АИПС ежегодно. Электронные каталоги дробятся по видам - именные, географические, предметно-тематические, систематические. Даже в пределах одного вида каталога - именного мы видим дальнейшую дифференциацию создаваемых БД:

БД по награжденным (медалями «Ветеран труда», за «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», «В память 800-летия Москвы», «Мать-героиня», почетными званиями и др.);

БД по личному составу различных предприятий, учреждений, ведомств (на основе ведомственных картотек);

БД по репрессированным, реабилитированным, спецпоселенцам, раскулаченным, лишенным избирательных прав, административно-ссыльным;

БД по военнослужащим, участникам партизанского движения;

БД по эвакуированным и репатриированным;

БД по военнопленным;

БД по членам КПСС и ВЛКСМ, делегатам партийных съездов и конференций (в бывших партийных архивах);

БД по выдающимся деятелям региона, отрасли.

Из данного перечня ясно, что темы связаны с основными видами социально-правовых запросов, выполняемых архивными учреждениями. По этой же причине важным направлением развития автоматизированного НСА является создание межархивных поисковых систем о местонахождении документов по личному составу.

Именно из-за дифференциации тематические БД составляют абсолютное большинство программ, создаваемых в архивах. Согласно сведениям Концепции информатизации архивного дела 1995 г. информационно-поисковые БД в 1995 г. составляли - 88%

Электронный научно-справочный аппарат архивов... 127

БД, а по федеральным архивам - 98% (по нашим подсчетам, в 2005 г. - 71,2% всех БД).

Еще одной особенностью данного этапа развития НСА была их разработка с учетом публикации БД на однопользовательском компьютере или в локальных сетях.

Формы публикации поисковых БД в архивах

Форма реализации БД Для ПЭВМ или ЛВС Интернет СD-ROM

Кол-во БД (АИПС) 377 107 7

Проценты 77 22 1

Из таблицы видно, что преобладают АИПС, недоступные широкому кругу пользователей документной информации, размещенные в архиве и не опубликованные в глобальной сети или на машиночитаемых носителях.

Однако начиная с середины 2000-х гг. возобладала тенденция к интеграции создаваемых архивами тематических ресурсов.

Движение в направлении интеграции информационных ресурсов архивов началось сверху. В 1995 г. была разработана первая отраслевая Концепция информатизации архивного дела, в которой на основании анализа имеющейся в Росархиве статистики по БД делался неутешительный вывод о том, что информатизация архивов развивается стихийно благодаря отсутствию единой методической и программной базы. Исходя из этого в Концепции ставились задачи использования общероссийских (еще не существовавших к моменту принятия Концепции) и международных стандартов для складывания общероссийского информационного пространства на основе интеграции ресурсов отдельных архивов. При этом Концепция привлекала внимание архивистов к необходимости создания ИПС не для «внутреннего потребления», а для пользователя, что означало главную ориентацию на публикацию БД в Интернете: «предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и электронным копиям документов через телекоммуникационные сети и системы». Практически дословно эта задача была повторена в новой «Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.» от 02.12. 2011 г., где говорится о целях обеспечения доступа граждан и организаций к поисковым средствам и электронным копиям документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе на

Л.П. Афанасьева

основе удаленного доступа, при этом акцентируется внимание на преодолении разрозненности государственных информационных ресурсов в области архивного дела путем объединения информационных (тематических, исследовательских и пр.) ресурсов, созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, и представление их в сети Интернет. В программе намечены шаги по интеграции:

1) проведение инвентаризации существующих информационных ресурсов федеральных архивов;

2) осуществление в каждом архиве интеграции имеющихся информационных ресурсов в единую для данного архива БД с формированием единого НСА архива в электронном формате;

3) подготовка данного «локального» ресурса к его интеграции в единую для всех федеральных архивов систему информационных ресурсов;

4) разработка единой интеграционной платформы на основе принципа распределенного хранения для объединения информационных ресурсов федеральных архивов7.

Методические основы создания интегрированных ИПС были заложены международным стандартом ISAD (G) (International Standard Archival Description), утвержденным Международным советом архивов (МСА) в 1994 г. В основе данного стандарта лежит принцип многоуровневого описания, предполагающий описание от общего к частному, раскрывающее иерархию комплексов докумен-тов8. Универсальная модель интегрированной информационной системы архива на основе данного стандарта была предложена И.Н. Киселевым. Система должна была соединять в себе три функции: учета, контроля за обеспечением сохранности документов и ведения НСА. При этом учетные и поисковые сведения должны вноситься в базы данных, разделенные по четырем уровням описания:

Документа.

Возможен также пятый уровень - ввод текста документа. В совокупности все базы данных образуют иерархическую структуру ИС, где все уровни связаны вертикально и горизонтально с помощью БД о переименованиях фонда, биографических справках, сведениях о фондовых включениях и незадокументированных периодах, топографических указателей и файлов ключевых слов и

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

рубрикаторов9. Эти принципы были положены в основу создания общеотраслевой программы «Архивный фонд». Сходная модель была разработана для единой ИПС «Электронный архив» ГА РФ, в основе которой лежит идея многоуровневого описания (фонд-опись-дело-документ).

Однако все эти разработки остались на теоретическом уровне. Предложить архивам ПО, способное реализовать на практике идею интегрированной системы с многоуровневым описанием, Росархив смог только в 2008 г., когда в архивах началось внедрение четвертой версии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (до этого общеотраслевое ПО решало задачу централизованного учета, а не создания интегрированной системы НСА). Да и после внедрения четвертой версии «Архивного фонда» заместитель руководителя Росархива А.Н. Артизов отметил, что формирование межархивного НСА отраслевого масштаба остается делом будущего, когда будет решена задача передачи данных из архивов в автоматизированный центральный фондовый каталог не на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучета, но и на уровне описи и единицы хранения10.

Однако архивы не дождались общеотраслевого ПО, и создание интегрированных систем НСА началось «снизу». Причиной стало накопление критического количества тематических баз данных не только в федеральных и московских, но и в региональных государственных архивах.

Накопление большого количества локальных баз данных создавало проблемы по следующим причинам:

Возрастание затрат на разработку и внедрение программных продуктов;

Невозможность межархивного обмена информацией;

Сложности в обучении архивистов и пользователей работе с большим количеством БД;

Сложности с хранением БД - необходимо поддерживать, т. е. постоянно модифицировать, множество прикладных программ, что означает затраты труда и средств на внедрение их новых версий и конвертацию данных из старых в новые версии;

Сложности с конвертированием данных в формат «Архивного фонда 4.1», с интеграцией в единые системы, с публикацией в Интернете из-за несовместимости форматов.

130 Л.П. Афанасьева

Количество тематических баз данных по архивам

Название архивного учреждения Количество тематических БД (без учета общеотраслевой программы «Архивный фонд» (4 версия) и справочников в формате HTML и doc на сайте архивов) Год

Главархив г. Москвы 105 1996 (до внедрения интегрированной системы)

ГА РФ 32 1999

ГА Курганской области 21 2008

Управление архивами Свердловской области (все госархивы) 20 2005

ГА Смоленской области 18 (из них 5 БД по документам по личному составу) 2007

Комитет Ставропольского края по делам архивов 16 2012

ГА Липецкой области 13 2007

ГА ОПД Курганской области 11 2008

ГА Тверской области 8 2007

ЦДНИ УР (сеть архивных учреждений Удмуртской Республики) 5 2008

ГА Самарской области 5 2011

ГА Ярославской области 4 2007

ГА Орловской области 4 2007

ГА Воронежской области 3 2008

Все это побудило архивы принять меры по разработке собственного интегрированного ПО. Это уже не просто перевод в электронный вид традиционных справочников, это качественно новый продукт, который является результатом возможностей, предоставляемых информационно-коммуникационными технологиями.

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

Справедливости ради следует заметить, что некоторые архивы изначально строили систему НСА на принципах интеграции. Одной из первых комплексная система электронного НСА, базирующаяся на едином программном обеспечении, была реализована в конце 1980-х - начале 1990-х гг. в Российском научно-исследовательском центре космической документации РНИЦ КД (базы данных «КИНО», «ФОТО», «ФОНО», «НИР» и др.). Одной из первых интегрированных разработок стал программный комплекс «Госархив», созданный в государственном архиве Пермской области (ГАПО) в 1994-1996 гг. и дважды отмеченный на конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии. Программа позволяет осуществлять: описание на уровне фонда, описи и дела; учет документов, контроль за сохранностью, состоянием НСА. Однако разработка пермских архивистов не претендует на универсальность - помимо данной программы в архиве существует еще 12 баз данных, некоторые из которых, впрочем, интегрированы с программой «Госархив» (например, БД «Картографические документы»).

Однако в большинстве случаев к интеграции архивы приступали, накопив значительное количество ресурсов. Например, в Информцентре Мосгорархива еще в 1996 г. было создано 105 баз данных общим объемом 2 млн записей (700 МВ). В рамках городской программы информатизации, утвержденной Правительством Москвы, в 17 архивных учреждениях Мосгорархива с 1998 г. началось внедрение единой интегрированной системы. Первые подсистемы получили название «Учет архивного фонда» и «Научно-справочный аппарат». Они позволили построить электронный НСА как систему многоаспектного поиска информации на уровне фонда, дела, описи, документа, осуществляющую формирование межфондовых и межархивных справочников, ведение электронного каталога документов, кинофотофоновидеоматериалов. Московские архивисты проделали огромную работу при написании технического задания. К тому же система была многофункциональной, в результате инженерно-внедренческим центром «Инсофт» было создано типовое решение, которое потом было реализовано не только в Москве, но и в архивном отделе Воронежской области на базе двух государственных и 33 муниципальных архивов. В 2006 г. в Воронежской области была разработана «Концепция автоматизации государственных архивов Воронежской области», на основе которой внедрена Комплексная автоматизированная интегрированная система архивных учреждений Воронежской области («Инсофт», Москва), которая представ-

Л.П. Афанасьева

ляет систему автоматизированного учета документов, НСА и ведения электронного архива.

Недостатком ПО «Инсофт» было то, что изначально она не была ориентирована на публикацию в Интернете, хотя обмен информацией между архивами осуществлялся через ЛВС, а доступ к БД читателям предоставлялся в читальном зале11. Информационная система «Межархивный поиск» была внедрена в Главархиве Москвы в 2006-2007 гг.12

Аналогичная ситуация несколько позднее сложилась в Государственном архиве РФ (ГА РФ). К 1999 г. в архиве было создано 32 БД объемом свыше 230 тыс. записей, а к 2002 г. - 52 базы данных объемом свыше 450 тыс. записей. С 1999 г. архивом совместно с Институтом проблем передачи информации РАН велись работы по созданию единой ИПС «Электронный архив», которая включала бы в себя как электронные образы документов, так и поисковую систему, созданную на основе интеграции всех созданных в архиве ранее поисковых баз данных13. Отличие от продукта московских архивистов - к информационно-поисковой системе «Электронные описи ГА РФ», совмещающей в себе электронный путеводитель, электронные описи и электронный каталог дел (3 млн описаний ед. хр.), был открыт доступ на сайте архива в день его 90-летнего юбилея (2010 г.).

Подобный путь интеграции своих ресурсов на базе единого ПО был проделан и в архиве РАН. В конце 1990-х гг. там была внедрена специальная программа «Архивариус», которая позволяла формировать электронные каталоги отдельных массивов архивных документов. Однако затем разрозненные каталоги удалось соединить в единую БД, в основу интерфейса которой был положен многоуровневый принцип структуры данных, введенный Международным стандартом архивного описания документов (ISAD). Проект был реализован на основе программы «Архив РАН», которая помимо задач многоуровневого поиска решала также задачи учета документов и информационной поддержки комплектования архива. Информационная система пополняется путем включения электронных описей, поступающих из источников комплектования архива (что существенно экономит труд архивистов), а также путем целевой или «попутной» (с обработкой фонда) каталогизации. На следующем этапе была поставлена задача подключения к базе оцифрованных изображений документов и публикации части баз в Интернете.

Таким образом, мы видим, что фактически одновременно в разных архивах решалась задача создания универсальной поиско-

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

вой системы, реализующей принцип многоуровневого описания. Решалась она, правда, на разном ПО, что затруднит в дальнейшем интеграцию созданных ресурсов.

Наконец было найдено техническое решение, которое удовлетворяло всем требованиям к интегрированной информационной системе архива и поэтому было реализовано в нескольких архивных учреждениях, музеях и НИПЦ «Мемориал» (СПб.). В 2000 г. в Центральном государственном архиве кинофотодокументов Санкт-Петербурга компания «Альт-софт» начала внедрение программно-информационного комплекса «Каисса-архив».

Архивисты оценили такие особенности данной программы как:

Способность реализовать принцип многоуровневого описания («описание с произвольной глубиной вложенности»);

Способность связать цифровые копии документов с электронным НСА как с метаописанием;

Возможность синхронного представления в Интернете единой БД архива (публикации информационно-поисковых справочников и образов документов);

Возможность создать на базе единого ПО многофункциональную систему, обеспечивающую информационную поддержку различных направлений работы архива (учет документов, обеспечение сохранности, комплектование).

Кроме этих функций, которые были присущи и другим программам в разной степени, «Каисса-архив» обладала такими особенностями, как поддержка перевода в электронный формат традиционных описей, возможность настройки на особенности НСА конкретного архива, совместимость с форматами общеотраслевой программы «Архивный фонд» и с международными стандартами ISAD, EAD, OAE, Dublin Code, UNIMARC, RUSMARC и др.

Поэтому программа была внедрена в РГАЛИ, РГА КФД, РГИА, ГА Ленинградской области в г. Выборге, ГА Хабаровского края, ГА Сахалинской области, ряде музеев.

Особенно масштабно «Каисса» была внедрена в РГАЛИ, где на ее основе была реализована комплексная программа информатизации всех направлений деятельности архива и представления его ресурсов в Интернет. Информационная система РГАЛИ с условным названием «Электронный архив» достаточно гибка в плане выбора объекта описания и универсальна в способах поиска информации по всем уровням (фонда, ед. хр., дела, документа, части документа). Помимо поисковых, система имеет еще и учетные функции, предоставляет оцифрованные копии ед. хр. Первоначально была реализована

Л.П. Афанасьева

подсистема НСА, затем произошло внедрение автоматизированных рабочих мест для отдела комплектования, архивохранилища, АРМ по работе с исследователями, АРМ посетителя читального зала, АРМ специалиста по подготовке документальных публикаций.

Сетевой программно-информационный комплекс «Архив» (ИКАР), реализованный на базе «Каиссы» в РГА КФД, также универсален, он включает подсистемы: ИКАР-комплектование; ИКАР-сохранность; ИКАР-использование; ИКАР-НСА; ИКАР-ОТК.

В регионах РФ архивные учреждения также стремились в 2000-е гг. решать задачи интеграции созданных информационных ресурсов. Помимо упомянутого выше опыта Воронежской области можно назвать ПО «Научно-справочный аппарат» («Архивные справочники»), внедренное в 2007-2008 гг. в архивных учреждениях Свердловской области14. Далее работа была продолжена в рамках областной государственной целевой программы «Создание АИС по документам АФ РФ, находящимся в государственной собственности Свердловской области» на 2009-2011 гг., в ходе реализации которой решалась задача создания ИПС «Электронные описи» и модернизации существующего ПО с целью включения его в единую систему15. Кроме того, во второй половине 2000-х гг. была внедрена автоматизированная информационная система «Управление архивным делом Ямало-Ненецкого автономного округа», которая представляет собой единый многофункциональный интегрированный комплекс, включающий в себя подсистемы по источникам комплектования, регистрации запросов, а также НСА архивов (электронный каталог, соединенный с образами документов)16.

Помимо столь комплексных и масштабных проектов в архивах создавались и более локальные интегрированные системы. Так, в архиве Курганской области осуществлялось ведение систематического электронного каталога и объединение в одну базу тематических обзоров, перечней и подборок документов17. Примером продуманного комплексного подхода к проблеме интеграции создаваемых информационных ресурсов может служить создание системы электронных каталогов в Национальном архиве Республики Карелия, ныне объединенных в единый систематический каталог. Еще до начала работы по его созданию архивистами было предусмотрено использование для всех электронных каталогов единого ПО (СУБД «Кодекс»), единого информационно-поискового языка дескрипторного типа, который может стать основой схемы классификации документной информации в архивных учреждениях республики, а также унификации полей и правил описания доку-

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

ментов в информационных системах. Проблемы интеграции ресурсов или внедрения интегрированных информационных систем решались также и в муниципальных архивах.

Однако опыт показывает, что объединить множество разнородных баз данных в единую систему гораздо сложнее, чем изначально вводить данные в единый интегрированный комплекс. Поэтому тот факт, что к моменту создания общеотраслевого ПО, способного воплотить в жизнь информационную систему архива, основанную на принципе многоуровневого описания («Архивный фонд 4.1»), в федеральных и региональных архивах были внедрены интегрированные программы в разных форматах (Delfi, Oracle 9i и 10g и т. п.), существенно затруднит поэтапное объединение этих ресурсов в единую информационную систему архивной отрасли. К тому же следует учитывать проблемы стандартизации лингвистического обеспечения, ведь классификаторы многих архивных ИПС были разработаны до внедрения действующей версии ЕКДИ.

Еще одна особенность развития электронного НСА - повсеместное соединение поисковых систем с оцифрованными образами документов. Работа по поточному оцифрованию и созданию электронных архивов также началась с отдельных тематических проектов и видов справочников. В большинстве государственных архивов были созданы фотокаталоги, соединявшие описание фотодокументов с их цифровым изображением18. Наиболее масштабными проектами в области создания полнотекстовых БД можно назвать следующие проекты:

Название проекта, архив Количество описаний документов, введенных в систему Количество оцифрованных изображений документов

«Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД» (1999-2000) 42 200 описаний

«Архив Коминтерна» (РГАСПИ) 1999-2003 250 тыс. записей заголовков ед. хр. 1 млн страниц документов на 90 языках

«Электронный архив СВАГ» в ГА РФ 271 тыс. описаний документов Столько же изображений

БД «Документы Секретариата НКВД-МВД СССР. 1944-1960 гг.» (ГА РФ)19 с 1998 г. 15 700 описаний документов 76 700 страниц

Л.П. Афанасьева

Все эти проекты были реализованы до появления программы «Архивный фонд 4.1», которая имеет возможность поддерживать цифровой фонд пользования в любых форматах.

На современном этапе продолжается создание проектов, связанных с оцифрованием отдельных, вызывающих интерес у исследователей, комплексов документов (например, архива Сталина в РГАСПИ)20. Оцифрование проводится в культурно-просветительских целях для создания виртуальных выставок (особенно активно такие тематические проекты реализовал Главархив Москвы)21 и даже виртуального музея Б.Л. Пастернака на DVD-диске.

Однако в 2000-е гг. реализуются масштабные проекты региональных электронных архивов, которые выходят за рамки представления в сети коллекций оцифрованных документов по наиболее интересным для исследователей темам. В Москве, Брянской, Курганской, Липецкой, Нижегородской, Тюменской, Томской, Свердловской областях, Перми, Красноярском, Ставропольском крае, Ямало-Ненецком АО и других регионах осуществляются проекты формирования электронных архивов, часть из них совместно с корпорацией «Электронный архив» (ЗАО «ПроСофт-М»). Цель проектов - обеспечить доступ пользователей к информационным системам и архивным документам в режиме on-line.

О масштабах работы по оцифрованию документов архивов можно судить по следующим данным.

Название архива Объем оцифрованных документов Годы

Архивы Ставропольского края Описи с заголовками 400 тыс. ед. хр., 12 тыс. ед. хр. 2009

ГА Тюменской области Все описи архива и 15,6 млн листов 22 документов22 2006-2008

Архивы Свердловской области 31 тыс. стр. описей, 90 тыс. стр. документов 2011

Ямало-Ненецкий автономный округ 2715 л. описей, 2568 фотографий 2008

При этом, как видно из таблицы, в электронный формат также переводятся описи23. Речь идет, по сути, о создании электронного фонда пользования документами архива, соединенного с поисковой системой24. Если пользователь не обнаружит нужные ему документы в электронном архиве, он, по крайней мере, сможет сделать заказ, зная, благодаря описям, полный шифр дела.

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

Венцом работы по оцифрованию, согласно «Программе информатизации Федерального архивного агентства... на 2011-2020 гг.» должно стать создание Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). Источниками комплектования ЦХЭД будут являться федеральные органы государственной власти, передающие в ЦХЭД электронные документы, а также федеральные архивы, передающие в ЦХЭД копии электронных образов архивных документов, возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» - «Фондовый каталог» - «Центральный фондовый каталог» и создания НСА архивов. При этом предполагается, что на местах будут сохраняться комплекты электронных копий документов, созданных в архивах, т. е. будет создана система электронных архивов распределенной структуры, связанных через портал «Архивы России». Такова модель грандиозной межархивной поисковой системы, соединенной с электронным фондом пользования.

Наконец, еще одной чертой современного этапа информатизации создания НСА является совершенно иная роль, которая отводится в этом процессе сетевым технологиям. Количество справочников, опубликованных в Интернете, существенно возросло.

На заре развития архивного Рунета Е.В. Боброва отмечала разнообразие форм представления справочников в сети25. Архивные ИПС помещались на сайте в текстовом формате *Лос; *.1!1 , и др.); в НТМЬ-формате; в виде базы данных. Огромный разрыв в качестве представленных в сети информационных ресурсов архивов выявил и мониторинг сайтов федеральных архивов, органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов РФ, осуществленный в 2008 г. Архивные ИПС рассредоточены по разным сайтам, существенно отличаются интерфейсом и поисковыми качествами. Все эти проблемы остаются и на современном этапе.

Однако качественным изменением ситуации можно назвать то, что большинство создаваемых БД на современном этапе ориентировано именно на публикацию в Интернете. Нет ни одного региона, где программа информатизации архивного дела не предполагала бы публикацию НСА в сети. Не все архивы имеют возможность сразу открыть доступ к имеющимся ресурсам, зачастую на первом этапе ИПС выставляются в единую локальную сеть архивных учреждений, к которой исследователи имеют доступ через читальный зал. Но публикация НСА в сети рассматривается как ближайшая перспектива.

Л.П. Афанасьева

В «Программе информатизации Федерального архивного агентства... на 2010-2020 гг.» ставятся задачи, связанные с развитием сетевых технологий в архивах:

Организация доступа к электронным ресурсам документов Архивного фонда РФ, размещенным на портале «Архивы России», в том числе «Центральному фондовому каталогу», «Реестру уникальных документов»;

Создание на базе портала «Единой интеграционной платформы информационных ресурсов» (для объединения в общую поисковую систему поисковых БД отдельных архивов).

Доступ к электронным образам Центра хранения электронных документов тоже, по-видимому, будет осуществляться через Интернет.

Итак, мы можем сделать вывод, что со второй половины 2000-х гг. наступает новый этап в создании научно-справочного аппарата архивов и всей информационно-поисковой деятельности архивов. Данный этап характеризуется:

Переходом от создания локальных БД, дифференцированных по видам и разновидностям справочников и темам, к созданию интегрированных систем на уровне архива, основанных на принципе многоуровневого описания (либо путем интеграции в специальное ПО всех созданных ранее БД, или путем изначального внедрения единой информационной системы на основе «Архивного фонда 4.1» или специально разработанного ПО);

Созданием электронного фонда пользования, т. е. поточным оцифрованием наиболее востребованных фондов архива и соединения оцифрованных образов документов с поисковыми системами в составе полнотекстовых БД;

Размещение созданных поисковых систем и оцифрованных образов документов в локальной вычислительной сети или Интернете для обеспечения удаленного доступа пользователей к ним.

В перспективе - общеотраслевая интеграция поисковых систем архивов и электронного фонда пользования с помощью сайта «Архивы России» и автоматизированного Центрального фондового каталога.

Таким образом, роль архивиста в процессе использования информации качественно меняется. Участвуя самым активным образом в создании эффективной поисковой системы, он затем отступает в сторону, перестает быть передаточной инстанцией, предоставляет пользователю возможность самостоятельно выстраивать логику запроса и корректировать ход поиска по мере анализа

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

полученных результатов. На наш взгляд, есть повод задуматься об изменении профессиональной подготовки архивиста в направлении более углубленного изучения основ проектирования информационных систем, в создании которых его роль возрастает с каждым днем, особенно в условиях интеграции ресурсов архивов в единое информационное пространство.

Примечания

Информация управления архивами Свердловской области на коллегии Управления архивами 15.02. 2007 «О состоянии и итогах работы Управления архивами, архивных органов и учреждений Свердловской области по созданию ААТ» // Информационный бюллетень управления архивами Свердловской области. Екатеринбург, 2007. № 27. С. 68-75; Материалы семинара специалистов архивных учреждений Уральского федерального округа по теме «Внедрение автоматизированных архивных технологий в практику работы архивных учреждений. Опыт создания и использования программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Тюменской области». 24-25 апреля 2008 г. г. Тюмень // Там же. 2008. № 2. С. 111-142; Областная государственная целевая программа «Создание АИС по документам АФ РФ, находящимся в государственной собственности Свердловской области» // Там же. 2008. № 31. С. 10-31; Любимова И.А. Реализация ведомственной целевой программы «Информатизация управления архивным делом в Ямало-Ненецком АО на 2006-2008 гг.» // Информационный бюллетень научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа. Екатеринбург, 2007. № 1. С. 48-49; Шестакова ГА. Информатизация архивных учреждений Нижегородской области: современное состояние и перспективы развития // Материалы практического семинара «Вопросы внедрения ААТ» 27 апреля 2011 г., г. Ижевск [Электронный ресурс] /Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики; Перспективы внедрения архивных технологий в деятельность архивных учреждений Удмуртской республики // СИФ ВНИИДАД. № 13131. С. 75-81; Богданец И.А. Использование автоматизированных технологий в работе архивных учреждений Приморского края: выступление ведущего специалиста архивного отдела аппарата администрации Приморского края от 28 марта 2007 г. // Информационно-методический бюллетень архивного отдела аппарата администрации Приморского края. Владивосток, 2007. № 79. С. 18-28; Приказ № 4 от 21.09.2009 «О концепции информатизации Управления государственной архивной службы Самарской области до 2012 года» // Информационно-методический бюллетень ЦГА Самарской области. 2009. № 15. С. 6-25; Ивановская Е.В. Ведомственная целевая

Л.П. Афанасьева

программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011-2013 гг. // Новосибирский архивный вестник. 2010. № 32. С. 231-239; Маныкин В.А. Деятельность Главного архивного управления города Москвы по совершенствованию нормативно-правовой базы архивного дела в столице и внедрению автоматизированных архивных технологий 2004-2011 // Вестник архивиста. 2011. № 1. С. 3-16 и др. Варухина Т.А. Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использовании архивных документов Национального архива Республики Карелия. (1995-2005 гг.): автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / ИАИ РГГУ. М., 2006. 30 с.; Комарова О.М. Применение информационных технологий в работе коллегии Архивного отдела Пензенской области / О.М. Комарова, И.В. Усманова // Делопроизводство. 2006. № 4. С. 53-61; Баталин В.Н. Компьютеризация - опыт РГАКФД // Вестник архивиста. 2006. № 6 (96). С. 138-151. (К 80-летию РГАКФД); Савина Г.А. Информационные технологии в Архиве РАН: итоги и перспективы // Там же. 2006. № 6 (96). С. 255-261; Фофанова О.А. О внедрении в практику работы Областного государственного учреждения «Государственный архив Липецкой области» автоматизированных технологий // Липецкий вестник архивиста. Научно-информационный бюллетень. 2007. Вып. 1. С. 14-18; Старых Т.Н. Информатизация архивного дела в Орловской области / Т.Н. Старых, Л.В. Конюхова // Делопроизводство. 2008. № 1. С. 45-48; Одинецкий А.В. Передовые технологии: [о переходе к автоматизированным архивным технологиям архивных учреждений Томской области] // Информационно-методический бюллетень / АУ Томской области. 2008. № 21. С. 23-24; Кузин К.И. Информационные технологии в Государственном архиве Воронежской области: опыт и перспективы// Воронежский вестник архивиста. 2008. Вып. 6. С. 67-71; Киселев МЮ. Электронный научно-справочный аппарат к документам Архива Российской академии наук: этапы создания // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 42-46; Приютов А.В. Создание информационно-поисковой системы по фотодокументам РГВИА «Российская Императорская армия: модернизация, личный состав, быт (середина XIX - начало XX в.)» // Вестник архивиста. 2008. № 1. С. 58-64; Терехина Т.А. База данных «Генеалогия» в Историческом архиве Омской области// Отечественные архивы. 2010. № 6. С. 124-125; Ларичев А.А. Автоматизированные технологии в работе архива (на примере ГУСО «Центральный государственный архив Самарской области») / А.А. Ларичев, А.А. Мякотин // Делопроизводство. 2011. № 4. С. 46-594. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивно-информационного пространства // Отечественные архивы. 2002. № 3. С. 14; Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 24-31; Савин В.А.

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

Архивные электронные информационные ресурсы Российской Федерации: идентификация и классификация // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 3138; Ульяницкий К.Б. Единая архивно-информационная среда в контексте информатизации общества // Отечественные архивы. 2009. № 3. С. 31-37. Реализованы в виде БД «Путеводители по российским архивам» (http:// guides.rusarchives.ru), размещенной на портале «Архивы России», которая содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом 103 тыс. описаний фондов. Копылова О.Н., Котлова Т.Н., Луначарский Е.Л., Широкова В.Г. Делопроизводственные картотеки учреждений политического сыска России конца XIX - начала XX века, хранящиеся в ГАРФ. Опыт реконверсии // Вестник архивиста. 2005. № 1. С. 75-81.

Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова ОЮ. Современное состояние и перспективы развития НСА к документам государственных архивов // Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 12-24.

В докладе заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве приведен пример такого интегрированного ресурса - межархивный проект «Документы советской эпохи», включающий в себя базы данных и оцифрованные документы федеральных архивов, а также академические документальные публикации, монографии (Наумов О.В. Информатизация архивного дела в РФ: Доклад на Совете по архивному делу 15.09. 2011. Казань // Отечественные архивы. 2011. № 5. С. 5).

Артизов А.Н. О внедрении ПК «Архивный фонд» (4 версия) - основы системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: Выступление на расширенной коллегии 12 февраля 2009 г. // Вестник архивиста. 2009. № 2. С. 102-104. Кузин К.И. Информационные технологии в Государственном архиве Воронежской области: опыт и перспективы // Воронежский вестник архивиста. 2008. Вып. 6. С. 67-71.

Маныкин В.А. Деятельность Главного архивного управления города Москвы по совершенствованию нормативно-правовой базы архивного дела в столице и внедрению автоматизированных архивных технологий. 2004-2011 // Вестник архивиста. 2011. № 1. С. 3-16.

«Задача сегодняшнего дня - компьютеризация всех привычных архивных процессов»: Интервью С.В. Мироненко и О.Н. Копыловой к 90-летию Государственного архива Российской Федерации // Отечественные архивы. 2010. №. 5. С. 95.

Гринфельд П.А. Информатизация по-новому организует работу основных служб архива: Сотрудничество ЗАО «Альт-софт» с рядом крупнейших архивохранилищ // Отечественные архивы. 2011. № 3. С. 81-84.

Л.П. Афанасьева

Злобина Г.Г. Об информатизации системы научно-справочного аппарата РГАЛИ // Международная конференция «Программа ЮНЕСКО "Информация для всех. Всеобщий доступ к информации"»: Материалы конференции 23-25 июня 2004 г. СПб., 2004 // СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 1155-6. Информационный бюллетень Управления архивами Свердловской области. Екатеринбург, 2007. № 27. С. 68-75.

Информационно-методический бюллетень Управления архивами Свердловской области. Екатеринбург, 2008. № 31. С. 10-31.

Любимова И.А. Реализация ведомственной целевой программы «Информатизация управления архивным делом в Ямало-Ненецком АО на 2006-2008 гг.» // Информационный бюллетень научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа. Екатеринбург, 2007. № 1. С. 48-49. Информационный бюллетень научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа. Екатеринбург, 2007. № 2. С. 138-149. См., например: «Коллекция фотодокументов РГА НТД» - содержит изображения 3 тыс. фотографий (URL: http://rgantd.ru.); фотокаталог ЦГАКФФД СПб. содержит 12281 фотодокумент и 1734 персоналии (URL:http://www.photoarchive. spb.ru/photo/index); фотокаталоги ЦДНИ Удмуртской Республики; ГАПО; Государственный архив Новосибирской области - содержит изображения 1044 фотографий и аннотации к ним.

Роговая Л.А. Опыт Государственного архива РФ по созданию электронного архива СВАГ: доклад на международ. научн. конф. «Электронный документооборот и электронные архивы» // Материалы международных научно-практических конференций «Современное архивное наследие и национальные архивные фонды», «Электронный документооборот и электронные архивы» 21-22 мая 2012 г., Одесса / Евро-Азиатское регион. отделение МСА (Евразика). Киев, 2011. С. 115-120.

Андерсон К., Амианто Ю.Н., Наумов О.В. Электронная версия архива И.В. Сталина // Вестник архивиста. 2008. № 2. С. 134-139. Маныкин В.А. Указ. соч. // Вестник архивиста. 2011. № 1. С. 3-16.

22 Фролова Е.В. Электронный архив Тюменской области // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 43-46.

23 С легкой руки специалистов корпорации «ЭЛАР» этот процесс получил название «ретроконверсии» - сканирование описей, оптическое распознавание символов, проверка правильности распознавания, включение данных в массив поисковой БД, возможно, последующая публикация в Интернете.

24 В проектах, реализуемых корпорацией «ЭЛАР», при этом создается поисковая система «Электронный архив» (Назарова М.В. ЭЛАР готов выполнять самые сложные задачи // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 138).

25 Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы // Отечественные архивы. 2003. № 1. С. 16-24.

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

В систему научно - справочного аппарата архива входят:

1. Архивная опись - это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива - указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

· Дел постоянного срока хранения;

· Дел временного срока хранения

· Дел по личному составу;

· Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи:

· Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);

· Итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);

· Лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);

· Справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает:

· Титульный лист;

· Предисловие;

· Список сокращённых слов;

· Переводная таблица (в случае переработки);

· Указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

2. Каталоги. Они бывают:

· Систематические. К немунужно обращаться в том случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.

Название каталога говорит о том, что карточки с описанием произведений печати сгруппированы по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таки образом, собраны вместе.

Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована в особом документе - схеме классификации. За многовековую историю существования библиотек создано немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.

· Методических пособий.

3. Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

Она бывает:

· Именная;

· Именная бойцов-минёров;

· По предоставлению гражданам жилплощади; метрических книг.

4. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты

5. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются:

· предметный (его разновидности - тематический, именной, географический),

· хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

6. Обзор документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и / или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору

7. Перечни - это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее - машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры - номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей

В настоящее время идёт работа с программным комплексом «Архивный фонд» (уровень «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.

Описи дел

Опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

постоянного хранения;

временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в государственных и муниципальных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из:

описания дел;

организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

составления собственно описи документов;

составления справочного аппарата и оформления описи.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядковый номер;

делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый инвентарный номер);

заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

количество листов в деле;

примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - "Порядковый номер" - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в "Итоговой записи").

Графа 2 - "Делопроизводственный номер" - это "родной" для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (это индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным "маячком" в поиске.

Графа 3 - "Заголовок дела" отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. Например, "Проекты федеральных законов, подготовленные ОАО "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД")". При последующих упоминаниях учреждения в заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура): ОАО "РЖД". В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов.

Графа 4 - "Крайние даты" - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - "Количество листов" - дает представление об объеме единицы хранения.

В конце описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

"В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с N 1 по N 24".

Заверительная надпись - составляется на отдельном листе-заверителе, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи.

Например:

"В деле подшито и пронумеровано 57 (пятьдесят семь) листов (цифрами и прописью) с N 1 по N 57

в том числе: литерные номера листов 7а 7б

пропущенные номера листов

Листов внутренней описи

Методика составления справочного аппарата к описи

После составления основной части справочника - собственно описи - составляется справочный аппарат к ней, который выполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственно описи и предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:

титульный лист;

предисловие;

список сокращений;

указатель.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист - содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как "р. - родился", "ум. - умер", "п. - протокол", "м. - материалы" и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Предисловие подписывается его составителем.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. При использовании архивных документов запросы, чаще всего, формируются по предметам, вопросам, темам, событиям. Для решения этой задачи в архивах создаются каталоги как межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации, что дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако "массовая" каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их "непубличным" характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации.

В отличие от описи каталог:

во-первых, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы документов, группы дел;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества дел и документов; единственная его функция - информационный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной информации для каталогизации;

описание документной информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги представляют собой межфондовые архивные справочники.

Для государственных и муниципальных архивов основу системы каталогов составляют систематический каталог

Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983).

Описание документной информации на каталожных карточках. Этот процесс представляет собой не что иное, как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке:

Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов, объединенных в отдельные группы:

классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

информационные (содержание документов);

поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

внешние (язык документа и способ воспроизведения);

контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Важным элементом ведения любого каталога является индексирование отобранной для него документной информации. Индексирование - это процесс выбора или составления индексов по схеме и проставление на каталожной карточке:

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков в системе классификации. Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Помните! Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения цифр.

28.00.00.00. Культурно-просветительная работа.
28.01.00.00. Общие вопросы.
28.01.01.00. Законодательство по вопросам культурно-просветительной работы.
28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных учреждений.
28.10.02.02. Использование памятников истории и культуры в культурно-просветительных и научных целях.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному. Например: группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные - по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) продолжая сложившуюся в отечественной теории и методике архивоведения практику, традиционно относят каталог(и) к категории обязательных для ведения в архиве (с. 95). При этом Правила фиксируют следующее положение: "Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной"

Таким образом, следует сделать вывод о том, что процесс ведения каталогов в архивах должен продолжаться, и базой для данной работы должен быть новый "Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации".

Путеводители

Путеводители как и каталоги относятся к обязательным справочникам в системе справочно-поисковых средств в государственных, муниципальных и ведомственных архивах:

Путеводитель - это традиционная форма справочника, предназначенная для публикации с целью предоставления возможности исследователям заранее знакомиться с составом документов конкретного архива.

Понятие "путеводитель" является родовым. Видами путеводителя являются:

путеводитель по фондам архива (архивов);

краткий справочник по фондам архива (архивов);

тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя определяется его целевым назначением.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах документов) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива(ов) - это вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень фондов. Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. В аннотированном кратком справочнике содержатся сведения о названии архивных фондов архива со всеми переименованиями фондообразователей, справочных данных о фондах и краткой аннотацией документов, содержащихся в нем.

Неаннотированный краткий справочник по фондам архива(ов) содержит сведения о названиях архивных фондов и их справочных данных.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) - вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного, муниципального архива, по отдельному комплексу фондов государственного, муниципального архива(ов).

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (собственно путеводитель) и справочного аппарата.

Характеристики фондов в путеводителе. Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда . Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;
2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;
3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях "губернский", "областной", "волостной", "уездный", "федеральный", "муниципальный" и т.д. В то же время по названиям фондов организаций нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;
4) местонахождение фондообразователя.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка , которая помогает раскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата или учреждений, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

Справочный аппарат к путеводителю. Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

К путеводителю составляется общая библиография. В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания, так и для отдельных томов.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Методика составления списка сокращений, указателей и содержания (оглавления) к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

В качестве приложений могут быть даны:

сведения об изменениях административно-территориального деления;

списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы;

сведения о составе научно-справочного аппарата архива

Дополнительные справочно-поисковые средства

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Тематические перечни документов

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.

Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.

Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).

Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.

Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.

В настоящее время в каждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, а также теоретические исследования в области источниковедения и ряда вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовки является составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общие правила.

Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и документами учета архивных материалов.

Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы, относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо единичный документ.

В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научную информацию о документальных материалах государственных архивов. Эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.

Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Классификация архивной документации.

Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1)

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2)

неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3)

преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска.

В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

на справочники по учету;

справочники по раскрытию содержания документов (инфор- мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду;

делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1.

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;

справочник «Государственные архивы СССР». - Ч. 1-2. - М., 1989;

справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». - М., 1991;

указатель «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.

Группа архивов отдельного региона:

фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

путеводитель «Центральные архивы Москвы». - Вып. 1 - 3. - М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3.

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива. 4.

Фонд: лист фонда; опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели; 5.

Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.

Пе рспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. 1.

Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2.

Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3.

Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4.

Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи- ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: 1)

удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2)

ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3)

быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; 4)

иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5)

отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6)

развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:

единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I

Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. 6.2.