Законодательная и нормативно-методическая база. Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-правовая база ДОУ-это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

• 1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• 2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы ДОУ на федеральном уровне;
• 3. Государственная система ДОУ;
• 4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
• 5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
• 6. Государственные стандарты на документацию;
• 7. Унифицированные системы документации;
• 8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• 9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
• 10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ. До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве ФОИВ, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответсвующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон "Об акционерных обществах" №208-ФЗ от 26.12.1995; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" №14-ФЗ от 08.02.1998; Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" №162-ФЗ от 29.06.2015; Федеральный закон "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ от 06.12.2011; Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи"; Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004; Закон РФ "О языках народов Российской Федерации" №1807-1 от 25.10.1991; Положение "Об Архивном фонде РФ".

Нормативные и методические документы:

• - ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - Введ. 2007-07-01.
• - ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01.
• - Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
• - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68- содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.
• - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000- устанавливает сроки хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный документовед должен знать, что ст.51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений ГК РФ было фундаментально изложено в соответствующих федеральных законах "Об акц обществах" и "Об обществах с огран ответственностью".

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта РФ, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом РФ "О языках народов РФ". Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения, забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентирует Закон РФ "О государственной тайне". Закон РФ "О стандартизации" устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области ДОУ.

ФЗ "Об информации, инф технологиях и о защите инф" устанавливает, что инф ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физ, юр лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании инф ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании инф технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в инф процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является ФЗ "Об электронной подписи". Целью закона является обеспечение правовых условий использования эл цифровой подписи в эл документах, при соблюдении которых эл подпись в эл документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия и особенности использования эл подписи.

Положение "Об Архивном фонде РФ" важно тем, что оно установило правовые основы хранения документов в РФ, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду РФ.

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги делопроизводителя. Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению; требования к бланкам документов.

Одним из "настольных" нормативных документов работников делопроизводственной сферы является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения". Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда РФ, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающем с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз "изобретает колесо" на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы ДОУ своей организации.

1. Нормативные документы по ДОУ
2. Государственная система ДОУ
3. Понятие документа.
4. Классификация документов

1. Нормативные документы по ДОУ

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными доку­ментами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обяза­тельным для менеджеров любого звена. Совокупность законов, других нормативных правовых актов и методиче­ских документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хране­ния и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроиз­водства, которая включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Прези­дента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, феде­ральных органов исполнительной власти в области документационного обеспе­чения;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Госдарственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам докумен-тационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охра­не труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения докумен­тов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, ин­форматизации и защите информации» устанавливает, что информационные ре­сурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений фи­зических, юридических ниц государства и защищаются законом наряду с дру­гими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

Порядок документирования информации;

Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы до­кументов в информационных системах;

Порядок защиты информации.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных докумен­тов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины располо­жены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую сис­тему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого поня­тия установлен один стандартизированный термин.

1. Государственная система ДОУ

Требования по организации делопроизводства изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих еди­ные требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ -упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качест­ва документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершен­ствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в прак­тику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различ­ным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документа-ционного обеспечения управления и повышения его эффективности путем уни­фикации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ни­ми и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб до-кументационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах ис­полнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы ос­новных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает инди­видуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководи­тель федерального органа исполнительной власти после согласования с Феде­ральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопро­изводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими зада­ний, создания благоприятных условий труда.

Понятие документа

Информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98«юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности и могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяетвнешние и внутренние документы.

Квнешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные идокументыпо личному составу .

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные.записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию . Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные –это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Вопросы и задания

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие способы документирования вы знаете?

4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

6. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

7. Что такое классификация документов?

8. Какие документы бывают по срокам хранения?

9. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

10. Что такое электронный документ?

11. Назовите преимущества электронного документа.

Документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления. Нормативное регулирование вопросов ДОУ ставит вопросы нормативно-методического обеспечения.

Законодательная основа корпоративного регулирования доу

Регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Состав внутренней нормативно-методической базы доу

Такая нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов включаются:

классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

табель и альбом форм документов;

номенклатура дел компании;

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота;

положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Внутренний стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Инструкция по делопроизводст ву определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.

Возникает необходимость в разработке и других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота;

инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

инструкция пользователя и др.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями. На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей.

В результате изучения данной темы студент должен:

• – знать законодательные, нормативно-методические акты и государственные стандарты по документированию управленческой деятельности; состав нормативнометодической базы документационного обеспечения управления;
• – уметь применять законодательные и нормативно-правовые акты в управленческой деятельности;
• – владеть навыками поиска необходимой нормативно-правовой информации в законодательных и нормативных актах Российской Федерации но делопроизводству.

Законодательные акты и государственные стандарты в области документирования управленческой деятельности

Нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления включает в себя совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления включает в себя:

• – правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• – правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• – правовые акты, издаваемые органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• – правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций .

По предметам ведения Российской Федерации принимаются:

• – федеральные конституционные законы;
• – федеральные законы.

Официальным опубликованием закона считается первое размещение его полного текста в "Российской газете" или в "Собрании законодательства Российской Федерации". Закон вступает в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней его официального опубликования, если самими законами не установлен другой порядок вступления в силу. Рассмотрим основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы документирования управленческой деятельности.

Основным документом, обеспечивающим право документирования информации, является Конституция Российской Федерации, принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Конституция имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ принят Государственной думой Федерального собрания Российской Федерации 21 октября 1994 г. В кодексе изложены основные правила заключения, изменения, оформления и расторжения гражданско-правовых договоров; правила составления и применения доверенностей.

Статья 51 и последующие части 1 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. Статья 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 и последующие содержат нормы обязательственного права и, в частности, определяют виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420–453 содержат общие положения о договоре. В части 4 ГК РФ содержится информация о применении товарного знака и знака обслуживания.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N° 197-ФЗ используют при оформлении записей о приеме, перемещении и увольнении сотрудников в приказах по личному составу и трудовых книжках.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Законом определены порядок проведения работ по стандартизации, виды документов но стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Действие настоящего закона не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг.

Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" является базовым законом информационного законодательства. Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов" устанавливает правовые основы деятельности в области присвоения наименований и переименования географических объектов, а также нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов как составной части исторического и культурного наследия народов Российской Федерации.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации " определяет органы власти и управления, которым разрешено изображать один из трех вариантов герба па бланках: многоцветный, одноцветный на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации " определяет последовательность работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, а также правила ведения делопроизводства но ним.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи >> (далее – Закон РФ "Об электронной подписи") регламентирует условия, при которых использование электронной подписи в электронных документах признается равнозначным собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В законе указаны также виды электронных подписей и порядок их применения.

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов " определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документа, как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документа, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документа, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документа, ответственность за их нарушение. В тексте приведены основные понятия: документ, обязательный экземпляр документа, виды документов и т.п.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" закрепляет перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов вводят учредительные документы (учредительный договор и/ или устав) подлинник или нотариально заверенная копия.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне " регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает: полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей; распоряжение сведениями, составляющими государственную тайну; порядок защиты государственной тайны; контроль и надзор за обеспечением государственной тайны; порядок проставления грифа секретности на документах и др. вопросы.

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера " применяется при работе с персональными данными сотрудника и при работе с конфиденциальными документами. В частности указ устанавливает, что сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации, в установленных федеральными законами случаях, являются конфиденциальной информацией.

Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне " содержит сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. В указе представлены наименования федеральных органов исполнительной власти и других организаций, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями отраслевой (ведомственной) принадлежности в рамках сто компетенции, определенной положением о конкретном государственном органе, а также сведениями других собственников информации соответствующей тематической направленности по их представлению.

Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью " определяет требования к печатям и штампам ООО. В частности, в законе указано, что общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" закрепляет задачи, права и ответственность акционеров. В законе указан состав документов акционерного общества, который должен храниться по месту нахождения головной организации, определен состав документов, издаваемых руководителем организации, а также порядок протоколирования заседаний коллегиальных органов акционерного общества.

Оформление документов регламентировано стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определены государственными органами управления. В соответствии с Законом Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации" государственные стандарты принимает Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификаци (Госстандарт; ныне – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, Росстандарт).

Приведем основные стандарты в области делопроизводства.

ГОСТ 6.10.4–84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам па машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

ГОСТ 6.10.5–87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Настоящий стандарт устанавливает основные правила построения формуляров-образцов, разработки унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления производством при реализации всех его функций. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, а также на организационно- распорядительную документацию.

Обратите внимание!

Несмотря на то ч то ГОСТ Р 6.30–2003 носит рекомендательный характер, требования к оформлению организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, указанные в стандарте, в целях единства оформления документов на территории Российской Федерации применяются практически всеми организациями, учреждениями, предприятиями.

ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Требования данного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав ОКУД по классу 020000. ГОСТ устанавливает состав и расположение реквизитов, состав зон на формате А4 углового и продольного бланка организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 7.0.8–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ 9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ определяет размеры листа, в зависимости от которых выделяют форматы бумаги трех видов: А, В, С. Формат обозначается буквой ряда и цифрой, указывающей на то, сколько раз исходный лист ряда разделен пополам. Исходные форматы АО – 841 × 1189 мм; ВО – 1000 × 1414 мм; СО- 917 × 1297мм.

ГОСТ 17914–72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ Р 7.0.12–2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила.

ГОСТ Р 7.0.66–2010 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию.

ГОСТ Р 7.0.83–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.

ГОСТ 7.89–2005 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оригиналы текстовые авторские и издательские. Общие требования. В ГОСТ дано понятие оригинала документа.

ГОСТ Р 54471–2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Применение этого ГОСТ носит добровольный характер. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов но оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Существующие международные нормы в области документации должны учитываться при разработке правил работы с документами в организациях различных форм собственности.

Обратите внимание!

Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO ) трактует понятие "стандарт" как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом .

Перечислим международные стандарты, наиболее часто применяемым в документационном обеспечении управления.

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Стандарт определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий; регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ИСО 216:1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В. Определены форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

ИСО 3535:1977 Листы для разработки форм и схемы размещения. На основании данного стандарта разрабатываются формы документов.

ИСО 8439:1990 Конструкция бланков – основная схема расположения. В стандарте указаны размеры полей, форматы бумаги, размеры текстовой части.

ИСО 4882:1979 Офисные машины и оборудование для обработки данных. Стандарт определяет межстрочный интервал и шаг письма.

ИСО 11180:1993 Адресация почтовая. Определяет правила размещения адреса на бланке.

ИСО 8601:1988 Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени. Установлены правила представления календарной даты, времени дня, периода.

• Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.]. М.: МЦФЭР, 2004.
• ISO 5127:2001 Информация и документирование. Словарь. Ч. 2. Традиционные виды документов.

Нормативно-методические документы по ДОУ

1. Федеральный закон от 01.01.2001 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации »

ГОСТЫ ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации РФ: общие требования к построению, оформлению, изложению и содержанию стандартов. ГОСТ Р 515.11-2001 Печати с воспроизведением государственного герба РФ: форма, размеры и технические требования (с изменением №1 от 01.01.2001) ГОСТ Обложки дел длительного срока хранения. Технические условия.

* В соответствии с международными правилами в РФ стандарты ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании» признаны необязательными, а рекомендательными. Обязательным документом теперь является техническое условие (на стадии разработки)

3. ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – эталон структуры инструкции по дел-ву в любой организации.

5. Перечни документов со сроками хранения

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден в 2000г. Росархивом) Типовой перечень по научно-технической документации (утвержден в 1998г.) Перечень документов акционерных обществ со сроками хранения. Утвержден Постановлением ФКЦБ 14.07.2003 №03-33 п/с + ведомственные (отраслевые) перечни, например Перечень ЦБ РФ (2000г. 2-е издание)

6. Нормативы времени на различные виды управленческих работ (с кадрами, в бухгалтерии), в т. ч. на работу с документами :

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 №72) Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы , утвержденные Постановлением Госкомтруда от 19.06.84 № 000/11 Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационного обеспечения органов управления , утвержденные Постановлением Минтруда Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные Постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 01.01.2001 № Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда от 01.01.2001 №23. (впервые нормированы и расписаны работы на компьютере)

7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда в 1998г .

8. Типовое положение по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (1982г.)

9. Правила почтовой связи

10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден Постановлением Госкомстата от 01.01.2001 №26)

11. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002

12. Классификаторы

Основные определения

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Состав реквизитов, придающих документу юридическую силу: название учреждения – автора документа, регистрационный номер (иногда), подпись, гриф утверждения).

Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Подлинник – первый и единичный экземпляр документа

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Стандартизация – деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Типовой формуляр – состав реквизитов, обязательных для данного вида документа.

Трафаретные тексты – тексты, в которых постоянная информация напечатана заранее и оставлены пропуски для индивидуальной информации, составляются для повторяющихся ситуаций. Унифицированные формы и трафаретные тексты составляют 98% всей служебной документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.

Понятия «информация» и «документ» и их взаимосвязь

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т. к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Определения документа

· Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)

· Документ

o юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;

o письменное свидетельство, доказательство

o разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)

· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка , 1960)

· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)

· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)

· Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)

Функции документа :

1. социальные (ежу понятно что это значит)

2. технические:

2.1 частные функции (ради которых создается документ в конкретном случае)

Управленческая (обладают все организационно-распорядительные документы)

Учета (обладают все первичные и сводные учетные документы)

Доказательства (могут выполнять все документы, имеющие юр. силу)

Исторического источника

Запечатления информации (информационная)

Коммуникативная (передача информации на расстояние и во времени)

Сохранения информации

Каждый документ выполняет все общие функции и одну частную, для которой он был создан.

ГОСТ Р.6.30-2003

Состав реквизитов:

государственный герб РФ (ФЗ о Государственном гербе РФ от 01.01.2001) герб субъекта РФ. эмблема организации или товарный знак код организации (по ОКПО) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) *в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа (по ОКУД) наименование организации справочные данные об организации наименование вида документа (должно соответствовать ОКУД) дата документа (дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события) Записывают: 05.06.2003 или 05 июня 2003 г. или 2003.06.05 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа (только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам №8 и №9) адресат – как оформляется…примеры:

Минюст России Генеральному директору АО «Электроцентромонтаж»

Департамент информатизации регионы» Главному бухгалтеру

и научно-технического обеспечения

Если адресуется в организацию или физическому лицу, указывается почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский ул. Садовая,

институт документоведения и архивного дела г. Липки, Киреевский р-н,

Профсоюзная ул., Москва, 117393 Тульская обл ., 301264

8. Копировально-множительное бюро : копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы

9. Архив : подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.

Положение о службе делопроизводства

Входит в состав УСОРД и имеет установленную структуру текста:

общие положения (! Начинается с того, что «служба ДОУ является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю», далее – нормативно-метод. документы, которыми служба руководствуется, структура службы, руководство службы); цели и задачи;

Ø постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами

Ø сокращение документооборота, унификация форм документов

Ø разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ

функции: 3 группы:

Ø документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработку бланков документов, составление документов, документирование работы совещаний, контроль за оформлением документов);

Ø работа с документами (прием, регистрация, доставка исполнителям документов, контроль за исполнением, отправка документов, разработка НД, формирование и хранение дел, организация работы архива);

Ø организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, орг-я телефонных переговоров, совершенствование делопроизводства)

права и обязанности; руководство; взаимоотношения (служебные связи) организация работы

Есть Примерное положение о службе ДОУ в приложении к ГСДОУ

Должностные инструкции

Оформляется, используя те же реквизиты, что и на общем бланке: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа вверху – гриф утверждения. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например, Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу. В конце д/и – виза ознакомления работника.

Формуляр ДИ и структура текста унифицированы (УСОРД). Разделы:

Ø Общая часть (общие сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и опыту, какими документами в своей работе руководствуется);

Ø Основные задачи и функции (основные направления деятельности

Ø Должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций из 2го раздела. Чем детальнее – тем лучше);

Ø Права (полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к компетенции работника)

Ø Ответственность

Ø Взаимоотношения (связи по должностям)

Инструкция по делопроизводству

В каждой организации – индивидуальная. Можно списать из Типовой инструкции по дел-ву в органах исполнительной власти. Примерная структура текста:

Ø Общие положения;

Ø Подготовка и оформление документов

Ø Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Ø Разделы, описывающие этапы работы с документами

Организационно-распорядительные документы

1. Организационные документы

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Есть еще положения и инструкции (см. выше)

2. Распорядительные документы

(приказы, распоряжения, постановления, решения – последние два вида издают коллегиальные органы). Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей – констатирующей (введение в рассматриваемый вопрос) и распорядительной (излагается в повелительной форме, например, Приказываю: а далее по пунктам конкретные действия). Заголовок кратко формулирует содержание документа, например, «О подготовке школ области к новому учебному году»

3. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма). Везде главное все правильно оформить, для чего см. выше рекомендации из ГОСТаДокументооборот – движение документов с момента их создания и получения до момента отправки или завершения исполнения. Правила организации:

Однотипные документы должны проходить один и тот же маршрут и подвергаться одним и тем же операциям; операции одинакового целевого назначения выполнятся однократно из движения документа должны быть исключены лишние инстанции любая операция имеет 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Объем документооборота – количество документов, созданных за единицу времени (год)

Этапы работы с документами

1. Прием и первичная обработка документов

2. Распределение поступивших документов (к руководителю, в отделы, специалистам)

3. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель: учет документов, контроль за исполнением, справочная работа. В регистрационную форму в соответствии с ГСДОУ обязательно вносятся сведения:

· название вида документа;

· дата документа;

· индекс документа (дата и индекс поступления документа);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Бывает: текущий и предупредительный. Контролю подлежат все документы, которые требуют исполнения. Функции службы ДОУ по контролю:

Постановка документов на контроль

Предупредительный контроль исполнителей

Проставление отметки об исполнении и снятие с контроля

Составление аналитических справок по документам, поставленным на контроль.

Информации, которая готовится службой ДОУ по контролю: инфа о причинах неисполняемости и о неисполненных документах.

5. Информационно-справочная работа

6. Отправка документов . Проверяется: наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса для разовых корреспондентов, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц и приложений.

Хранение документов

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Цели создания:

по НД осуществляется формирование документов в дела; является учетным документом и дает сведения о том, сколько и каких дел заведено в каждом календарном году ; является пособием для проведения ЭЦД документов, т. е. для отбора документов на хранение и уничтожение является пособием для составления всех видов описей для сдачи документов в архив.

Для составления НД используется штатное расписание (структура) и типовые или примерные НД. (Типовые НД обязательны для использования, примерные носят рекомендательный характер). Подлинник НД остается в канцелярии, копии – в архив и гос. архив. При систематизации заголовков дел в каждом разделе НД они располагаются так:

Организационно-распорядительная документация плановая документация всех видов отчетная документация внешняя переписка внутренняя переписка регистрационные и справочные массивы все остальное.

Сводная номенклатура составляется из НД структурных подразделений. Первым разделом сводной НД будет канцелярия (служба ДОУ). НД имеет унифицированную форму:

НД вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Каждый год ее надо заново утверждать руководителю учреждения. Раз в 5 лет подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в НД делается запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Переходящие дела – типа личных дел сотрудников переносятся из одной НД в другую из года в год.

Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела :

Дела формируются на основе НД внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются в дело подшивается по одному экземпляру документа дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.

Правила для отдельных категорий документов :

Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело) Все распорядительные документы формируются в дела по видам Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу все виды обращений граждан формируются в дела отдельно. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления

Номинальный – по видам документов Корреспондентский – по корреспонденту Предметно-вопросный – по вопросам Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории Авторский – по автору Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)

Заголовки дел : Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве , вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)

Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)

Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для проведения ЭЦД в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, в крупных организациях – центральная экспертная комиссия. Создается приказом руководителя. Возглавляет 1й руководитель или его зам. Состав: 1-2 чел. От канцелярии, 1-2 – от бухгалтерии, 1-2 – от кадровой службы + д. б. секретарь комиссии.

Все комиссии создаются на основе Типового положения об ЭК и Типового положения о ЦЭК. Собирается комиссия 1-2 раза в год.

Задачи ЭК:

Рассмотрение и согласование номенклатур дел;

Согласование описей на дела, сдаваемые в архив;

Согласование акта о выделении документов к уничтожению.

ЭЦД занимаются работники службы ДОУ. В процессе ЭЦД выделяются 4 группы дел:

Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственны архив;

Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма - типовая. Акт одобряется на заседании ЭК (ЦЭК), утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, затем дела уничтожаются.

(!) Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В маленьких организациях составляется акт, и дела уничтожаются только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно): выявляется их наличие в соответствии с НД, проверяется правильность формирования, остаются в скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по НД и сдаются в архив.

Дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу: проводится полное оформление, которое включает:

· Подшивку или переплет дела;

· Нумерацию листов;

· Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

· Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

· Оформление всех реквизитов обложки дела.

При сдаче документов в гос. архив составляется 3 вида описей: на дела временного хранения, на дела постоянного хранения и по личному составу.