Формирование личного дела работника. Какие документы хранятся в личном деле работника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Прием на работу. обязательно ли оформлять личное дело работника.

L + + + + + + +¦ Специалист отдела кадров Морозова /Н.В. Морозова/¦L Не рекомендуем включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения — до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и пр.). Срок хранения документа поможет определить Перечень.

Внимание

Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) личное дело формируется в течение всего периода работы данного лица в организации. После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов).

Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Добрый день. Ваш руководитель прав частично. На данный момент Трудовой Кодекс обязывает любое предприятие вести кадровый учет независимо от организационно-правовой формы (ООО, ИП, ЗАО, АНО и т.д.) и от количества персонала. Ответственность за нарушение ведения кадрового учета распространяется на любого работодателя. С января 2017 года будет упрощена система ведения кадрового учета для микропредприятий (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.
№ 348-ФЗ) Микропредприятия (среднесписочная численность до 15 человек, максимальная выручка в год 120 млн. руб) смогут отказаться от создания обязательных кадровых локально-нормативных актов. Работодателю можно будет отказаться от создания таких документов, как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, график сменности и другие.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Ревизия личных дел Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г.

№ 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Ситуация: Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Личное дело сотрудника

Инфо

Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги. Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: - представляемые при приеме на работу; - фиксирующие прием на работу; - возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации. Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Важно

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению». Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Ведение личных дел работников. на что следует обратить внимание?

Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб. Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст.
137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Личное дело сотрудника, или посторонним в… (калмыкова ю.н.)

Стандарт, который устанавливает основные определения и термины из области делопроизводства и архивного дела, разделяет понятия: «копия документа» и «заверенная копия документа». Разница состоит в том, что обычная незаверенная копия не имеет юридической силы, а заверенная за счет специально проставляемых реквизитов заверения такую силу приобретает (п. 29, 30 ст. 2.1 ГОСТ Р 51141-98). При этом в документах, регулирующих порядок формирования личных дел, в частности госслужащих, для которых формирование таких дел является обязательным, использована формулировка именно копии документов, а не заверенные копии (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г.
№ 609). Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно.

КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1000 руб. для должностного лица. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. К гражданским служащим могут быть применены нормы уголовного законодательства.

Например, если установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то в соответствии со ст. 283 УК РФ его могут наказать арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Личные дела можно не вести

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи. О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).
Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Формирование дел сотрудников - процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот документ способен охарактеризовать подчиненного с самого его трудоустройства. Личные дела встречаются не только на работе, но и, например, в университете. В любом случае данный документ важен. Его необходимо правильно сформировать. Но как это сделать? В каких случаях необязательно вести подобную документацию? Что можно, а что нельзя помещать в личное дело? Разобраться во всем этом не так трудно, как кажется.

Определение личного дела

Личное досье работника - это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел - это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие - нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

• руководители;
• заместители руководства;
• ведущие специалисты в компании;
• сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
• люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел - это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.

Доступ

Следующий момент - это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда - досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано - досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

• анкеты соискателя;
• приказы о предоставлении места труда;
• заявления об увольнении (если есть);
• приказы об увольнении;
• акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень - это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

1. Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
2. "Размножать" документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке - одна копия.
3. Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

• копия паспорта гражданина;
• СНИЛС подчиненного (копия);
• ИНН (не оригинал);
• военный билет;
• документ(ы) об образовании;
• фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
• характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
• должностная инструкция для той или иной вакансии;
• автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра - это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент - это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела - это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела - процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного - это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это - не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел - занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием "Дело". В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно - Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации - то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены - сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел - это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Журнал

Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных

Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных "личных папок".

Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное - своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

Заключение

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. тоже можно выбрать.

Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов - только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием - утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) - не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела :

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

2. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
3. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
4. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
5. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
6. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
7. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
8. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Как правильно оформить личное дело

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка . Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

3. Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
4. Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель , куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

• Первый довод - так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте.
• Второй - надежная защита персональных данных.
• И третий - возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации.

Личное дело состоит из титульного листа (обложки) и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне. Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены:

• руководящие должности и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники ( , кассиры и т. д.);
• специалисты с перспективой повышения в должности и пр.

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов - упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Какие штрафы грозят за отсутствие согласия сотрудников на обработку их персональных данных

Если вы храните личные дела сотрудников, значит ваша компания – оператор персональных данных, который несет ответственность за обеспечение законности их обработки.

Какой штраф грозит за неправильное хранение личных данных сотрудника и как этого избежать, узнайте в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника

Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

1. Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу:

• копия паспорта или любого другого документа, удостоверяющего личность;
• копия документов об образовании, квалификации или же каких-либо специальных знаний;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия документов воинского учета для военнообязанных граждан, которые подлежат призыву в армию;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
• справка об итогах предварительного медицинского осмотра, который проводится для определения пригодности сотрудников для выполнения поручаемой работы в ситуациях, предусмотренных в законодательстве;
• справка о наличии/отсутствии судимости и/или факта уголовного преследования либо о его прекращении по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой согласно ТК РФ, иным ФЗ не допускаются осужденные граждане или уже отсидевшие срок, подвергающиеся уголовному преследованию (в том числе имеющие таковое в прошлом).

2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:

• копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;
• копия договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
• должностные инструкции;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
• справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
• копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, которые имеют данные показания);
• соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
• аттестационные листы;
• докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
• различные акты и уведомления;
• копии документов о повышении квалификации и т. п.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности:

• заявление сотрудника об увольнении;
• копия приказа об освобождении от должности.

Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

• Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов

Как заполняется личная карточка сотрудника в личное дело

Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т-2.

В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива. Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т. д.

В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих (для младшего состава), личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности. Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться.

Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки.

Раздел № 1.

Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т. д. Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06.

Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Раздел № 2.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета (или выданного взамен него временного удостоверения) или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку.

Для специалистов, которые имеют офицерское звание, заполнять графу «категория запаса» не требуется. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено.

Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Раздел № 3.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала.

Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Разделы № 4, № 5 и № 6.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. д. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса.

Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

Раздел № 7.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Раздел № 8.

В разделе № 8 указывается информация о том, когда и как сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный. Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы.

Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации. Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

• 153 документа, которые больше не имеют права требовать проверяющие

Оформление личных дел сотрудников поэтапно

Этап 1. Оформление обложки (титульный лист).

Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

ГОСТ предполагает, что вверху на папке располагаются строчки, данные в которых заполняются только государственными/муниципальными архивами в момент приема личного дела сотрудника на хранение. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название.

Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать. В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки.

В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения:

1. В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.
2. Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки.
3. Прописывается номер личного дела сотрудника, но перед ним в начале указывается индекс по номенклатуре дел предприятия (Дело № 17 (индекс) - 348 (номер)).
4. Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф. И. О. сотрудника, на которого оно было заведено.
5. В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: открытия персонального учета, то есть день приема сотрудника на работу, и закрытия, то есть число увольнения из компании. Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки.

Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ 17914-72 документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны. Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании.

В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения – не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал. Срок их хранения составляет всего пять лет.

Этап 3. Заполнение документов.

Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности.

Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Этап 4. Составление описи.

Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Если бумаги персонального учета собраны в картонную обложку, то внутренняя опись может размещаться на обороте титульного листа или же подшиваться в последнюю очередь. Вверху указывается название документа. Ниже в именительном падеже прописывается Ф. И. О. сотрудника. Во внутренней описи есть следующие пункты, в которые вносятся данные в соответствии с их наименованием:

• № п/п - согласно журналу учета личных дел сотрудников;
• индекс документа - устанавливается по номенклатуре дел;
• дата документа - цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами;
• заголовок документа - его название (свидетельство, диплом, приказ);
• номер листов дела - цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе;
• дата включения - календарное число его появления в материалах дела;
• примечание - применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами указывается количество документов и страниц описи личного дела. Затем все данные заверяются подписью с расшифровкой ответственного специалиста и проставляется дата.

• Назначение директора на должность: правила и документы

Что входит в ведение личных дел сотрудников

Процедура ведения личных дел сотрудников состоит из ряда этапов.

1. Регистрация и учет.

Порядок регистрации и учета личных дел сотрудников устанавливается самим предприятием. Он должен быть в обязательном порядке в деталях прописан в приказе организации, который регламентирует оформление персональных данных работников.

Обычно заводится книжка или же журнал учета личных дел сотрудников. В них по порядку новому оформляемому пакету назначается номер, который впоследствии ставится прямо на самой папке. Нумерация дел по предприятию ведется только по этому журналу.

В учетной книжке зафиксирована краткая информация по каждому блоку персональной документации, то есть прописан присвоенный ему номер, Ф. И. О. человека, дата формирования личного дела сотрудника и закрытия, календарное число определения в архив или передачи (осуществляется для государственных служащих при процедуре перевода из одного государственного органа в другой).

2. Внесение изменений.

Корректировать сведения в личном деле имеет право только тот специалист компании, которому руководство вменило это в должностные обязанности. Если же такой работник отсутствует, изменения в персональные учетные данные вносит временно исполняющий эту функцию сотрудник, также назначенный приказом администрации.

Корректировки рекомендуется осуществлять по аналогии с исправлениями в трудовых книжках сотрудников. Например, опечатка в фамилии работника на обложке личного дела перечеркивается горизонтальной линией, а сверху указывается верная буква. Таким же образом необходимо исправлять любые иные сведения.

Все корректировки осуществляются строго с приложением копии документа и ссылкой на нее, например на свидетельство о заключении брака.

3. Хранение.

Все личные дела работников содержат персональные сведения. Необходимо напомнить, что такая информация имеет косвенное или же прямое отношение к определенному или определяемому физическому лицу (в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель в непременном порядке обязан выполнять все требования по защите персональных данных. Эти условия указаны в гл. 14 ТК РФ и в ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

• к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
• к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
• к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ).

Директор компании должен назначать соответствующим приказом специалиста, который будет нести ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников. При этом работники, которые имеют доступ к персональным данным, обязаны не разглашать их третьим лицам и не раскрывать информацию без согласия субъекта этих сведений, если иное не предусмотрено ФЗ.

Личные дела сотрудников должны храниться в том месте, доступ в которое третьим лицам ограничен, а также невозможно их хищение или порча. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизировать дела можно по алфавиту, по их нумерации или же по структурным отделам компании.

В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право:

• на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений;
• на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая те ситуации, которые предусмотрены в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• на определение лиц, которые будут защищать персональные данные работников компании;
• на допуск к медицинским документам, отображающим сведения о физическом состоянии сотрудников;
• на исключение или корректировку неверных (или же неполных) персональных сведений, а также информации, которая была обработана с нарушением положений законодательства. При отрицательном ответе руководства на просьбу исключить или исправить личные данные сотрудника он имеет право в письменном виде заявить нанимателю о своем несогласии с аргументацией по этому поводу. Персональная информация человека, имеющая оценочный характер, может быть дополнена заявлением, отображающим точку зрения его самого по этому вопросу;
• на требование об оповещении работодателем всех лиц, которым были сообщены неверные или же неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, корректировках или дополнениях;
• на обжалование в судебном порядке неправомерных действий/бездействия нанимателя при обработке и защите личной информации человека.

Персональные данные сотрудника разрешается озвучивать третьим лицам только лишь с его согласия в письменном виде. Исключение может быть сделано единственно в тех случаях, если передача сведений о человеке посторонним осуществляется с целью предупреждения угрозы его жизни и/или здоровья, а также в других ситуациях, зафиксированных в ФЗ РФ.

Как проходит сдача личных дел сотрудников в архив

Сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Ему предшествует особая процедура подготовки. Как оформить личное дело сотрудника для сдачи его в архив? Компоновку, описание документов, внесение необходимой информации для направления на хранение осуществляется отделом кадров при методической помощи принимающего учреждения. Этот процесс состоит из:

• подшивки/переплета личного дела сотрудника;
• проверки нумерации страниц папки;
• формирования листа-заявителя;
• составления/уточнения внутренней описи личного дела сотрудника;
• корректировки реквизитов лицевой обложки папки.

Для того чтобы обеспечить сохранность личных дел сотрудников, необходимо выполнять следующие действия:

• группировать личные дела уволенных работников в общую обложку, то есть в одно объединенное дело, с таким расчетом, чтобы количество страниц не превышало 250 листов. Компоновать персональные материалы необходимо методом их сшивания по годам увольнения;
• размещать папки работников в границах одного дела/тома в алфавитном порядке (по фамилиям), разграничивая документы, которые относятся к разным людям, белым листом бумаги с указанием на нем Ф. И. О. уволенного человека;
• вкладывать в каждое объединенное дело/том внутреннюю опись с указанием Ф. И. О. и нумерации листов, в границах которых расположены соответствующие материалы.

Отправка персональных учетных данных работников для длительного сберегания производится не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Перед направлением в архив личного дела сотрудника специалистом хранилища проверяется полнота и грамотность его подготовки к передаче. Обнаруженные в ходе ревизии неточности корректируются отделом кадров компании. Передача и прием папок осуществляются по описи с постановкой отметок об их наличии.

Ведение личных дел сотрудников непременно должно производиться по жестким правилам, указанным в нашей статье, даже теми работодателями, для которых выполнение данной процедуры не является обязательным. Но данные нормы не действуют на составление тех документов, которые называются не «личное дело», а «личная папка», «личный файл», «досье». При этом специалисту отдела кадров необходимо помнить:

• в любой ситуации, независимо от названия, в данных папках содержится личная информация человека, в связи с чем необходимо выполнять все положения, зафиксированные в ТК РФ, касающиеся защиты персональных сведений;
• трудовой договор специалиста может храниться в его личном деле, но ни в коем случае не в файле и т. д. Контракт, который не был включен в персональную документацию гражданина, должен быть оформлен в самостоятельное дело «Трудовой договор с работником».

Личное дело сотрудника в электронном виде

Всё больше организаций переходит на электронный вариант учета информации о своих сотрудниках. На сегодняшний день значительное количество российских организаций внедрили автоматизацию кадрового делопроизводства или только приступили к данному процессу. Это нельзя назвать трендовым веянием, скорее такие шаги вызваны острой необходимостью. Личные дела сотрудников всё чаще ведут и хранят в электронном виде, то есть в базах данных на ПК. Документы в бумажном формате до сих пор используются, но лишь в роли перестраховки.

Работа с личными делами сотрудников в электронном формате, прежде всего, удобная. Специалисту отдела кадров не приходится дышать пылью, искать нужную папку. В связи с этим среди очевидных преимуществ электронных дел - это возможность найти требуемую информацию быстро, без лишних затрат времени и сил.

Необходимо обратить внимание и на то, что не весь учет можно вести в компьютерном формате. Например, трудовые книжки - нельзя.

Если в документе нужно проставить личную подпись работника, то он должен быть и в бумажном виде.

• Оформление командировки: правила, документы, компенсация расходов

Как закрываются личные дела уволенных сотрудников

Если сотрудник прекращает работать в вашей фирме, то персональный учет по нему закрывается в момент его увольнения. Такое дело необходимо грамотно оформить. Для этого нужно проверить наличие всей документации и ее размещение в папке, так как бумаги должны быть разложены в хронологическом порядке, а также нумерацию страниц.

Все имеющиеся материалы дела перечисляются во внутренней описи, которая должна быть завизирована выполнившим ее сотрудником. К ней формируется итоговая пометка, в которой проставляются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и число страниц самой внутренней описи, имеющих свою нумерацию.

На отдельной бумаге составляется лист-заверитель, форма данного документа приведена в приложении № 9 к Правилам. В нём указывается:

• цифрами и прописью количество пронумерованных страниц дела;
• количество листов внутренней описи дела;
• особенности нумерации документов в папке: наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров страниц, на которых наклеены фотографии, номеров нестандартных по формату листов, конвертов с вложениями и количество помещенных в них листов;
• наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством страниц в них, в той ситуации если они не были отмечены в общей валовой нумерации дела.

На листе-заверителе ставится подпись сотрудника, который его оформлял. Все дальнейшие корректировки в составе и состоянии папки (повреждения или замена подлинной документации) отмечаются в данном документе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело сотрудника брошюруется. Также в конце каждой папки подшивается и лист-заверитель, а в начале – внутренняя опись. В ситуации если данная документация не была прикреплена к делу, то опись приклеивают к внутренней стороне лицевой обложки папки, а лист-заверитель - поверх описи за верхнюю часть листа.

Затем на титульной странице дела прописывается день его закрытия, то есть точная дата издания приказа об увольнении сотрудника и срок хранения персональной информации. Период сберегания считается с первого января года, следующего за годом увольнения сотрудника. В соответствии со ст. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может быть как 50 лет (в том случае если личное дело было создано после 2003 года), так и 75 лет (если папка была сформирована до 2003 года). Не забывайте о том, что если в личное дело включены документы с разным временным режимом сберегания, например у приказа о приеме на работу период хранения составляет 75 лет, а у приказа об увольнении - 50 лет, то личное дело сотрудника необходимо держать в архиве, ориентируясь на максимальный срок.

Если имеются невостребованные личные документы работника, например, трудовая книжка, военный билет, то они складываются в конверт, который подшивается в персональную папку.

Все включенные в личное дело конверты с вложениями имеют свою нумерацию. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждый документ, вложенный в него.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников организации

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования соответствующего закона.

Согласно правилам, зафиксированным в ст. 14 ТК РФ, ведение личных дел сотрудников должно соответствовать всем положениям закона о защите личных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если директор компании решил, что необходимо организовать кадровый учет своих работников, то он обязан ответственно отнестись к этому процессу для того, чтобы избежать утечки персональной информации. Необходимо помнить, что согласно ст. 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранности личных данных могут понести наказание в соответствии с законом.

В КоАП РФ предусмотрено наказание за несоблюдение требований к процессу хранения и использования персональных сведений работников. В ст. 13.11 упомянутого кодекса за такое нарушение выписываются штрафы:

• должностному лицу – от 500 до 1 000 руб.;
• компании – от 5 000 до 10 000 руб.

Если были обнаружены злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, который имеет доступ к базе персональных данных и занимается противозаконным сбором и распространением сведений о личной жизни человека, хранящихся в его деле, к нему может быть применена ст. 137 УК РФ, которая подразумевает наказание в виде штрафных санкций и исправительных работ.

Для руководства компании мало знать, что должно быть в личной учетной документации сотрудника, следует проработать все процедуры по обеспечению функционирования отдела, который будет осуществлять оформление, внесение новых сведений и хранение персональных материалов. Такие должностные обязанности, как правило, реализуют специалисты отдела кадров, которые знакомы с процессом делопроизводства и понимают всю полноту ответственности, также они имеют соответствующее образование.

Необходимо учитывать то, что сохранность данных работников обеспечивают не только сотрудники, которые непосредственно занимаются оформлением требуемой документации, но и директор компании.

В связи с этим для предотвращения обнародования личной информации определяется узкий круг специалистов и руководителей, которым разрешен доступ к персональному учету. Полный их перечень с указанием должностей и Ф. И. О. должен устанавливаться приказом, подписанным директором организации.

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. .

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

личному делу присваивается учетный номер;

производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

в личное дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 2).

ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности .

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи .

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника .

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

по порядку номеров;

в прямом алфавитном порядке;

по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел .

ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

вносить в личное дело новые записи;

извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи . При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел , должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками» .