Делопроизводство и поступление документов. Правила оформления документов в делопроизводстве

⁰

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.

Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

Для создания документации можно использовать только шрифты:

Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14.

Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

Классификация документов в делопроизводстве

Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
справочно-информационные (справки, телеграммы);
по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Сроки исполнения документов в делопроизводстве

Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

Нужно учитывать, что выходные и праздничные дни также входят в этот срок!

Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном . В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.

Делопроизводство как процесс

Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:

приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
составления и оформления служебных документов;
подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
подготовки документов к последующему хранению и использованию;
учета, хранения и использования бланков.

К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:

экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.

Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.

Существуют документы обязательные (предусмотренные ) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

Локальные нормативные акты.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

положение о защите .

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

положение о и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
Какова текучесть кадров?
Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании , который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Делопроизводство

Документы, регламентирующие создание и деятельность Тульской областной универсальной научной библиотеки

А.И. Изгаршева

Делопроизводство

Мотивационные аспекты создания и использования управленческих документов. Мотивация создания управленческих документов

З.А. Сафиуллина

Делопроизводство

Новый ГОСТ на оформление документов

С.Л. Кузнецов

Делопроизводство

Современные международные конференции, посвящённые вопросам управления документами

Л.Н. Варламова

Делопроизводство

III международная научно-практическая конференция «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее», посвящённая памяти профессора Т.В. Кузнецовой

Ю.М. Кукарина, А.Ю. Конькова

Делопроизводство

20 лет журналу «Делопроизводство»

Сергей Кузнецов

Информационные технологии

Стандартизация управления документами в России: современное состояние и подходы к изучению

Е.В. Осенникова

Информационные технологии

От делопроизводства к документированному электронному взаимодействию

В.А. Ипатов

Документирование

Особенности оформления на работу иностранных граждан

Л.Р. Фионова, В.А, Ефимова