Оформляется опись документов. Опись документов: правила использования и оформления
Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.
Немного про опись документов — для чего она нужна?
Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.
Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:
- Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания.
- Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. е. дела со сроком хранения не более 10 лет).
- Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. д.)
- Описи дел личного состава.
Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив. Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы - 5 лет.
Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.
Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных. Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа.
Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи
Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).
В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:
- входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
- кадровых документов (распоряжения, приказы);
- различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
- приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
- лицензий и сертификатов.
Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.
Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:
- копии паспорта;
- копии дипломов, свидетельств о повышении квалификации;
- копии ИНН, пенсионного удостоверения;
- справки о наличии судимости;
- копии медкнижки;
- приказ о назначении на должность;
- копии трудовой книжки;
- трудовой договор;
- копии должностной инструкции.
Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.
При передаче документов в архив
Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив. В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив.
Порядок подготовки и сдачи документации в архив:
Нумерация страниц дела
Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера. Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне.
Подшивка и прошивка томов, частей
Максимальный объем дела - 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.
Оформление обложки
Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.
Оформление листа-заверителя дела
Вкладывается после последнего документа.
Составление описи
Составляется сам документ
Окончательный переплет дела
Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.
При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:
- номер, присваиваемый каждому делу;
- индекс тома или части;
- заголовки каждого тома или части;
- количество листов в каждом томе;
- необходимый срок хранения.
В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.
Для направления в государственные органы
Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.
Документы включаются в опись согласно стандартной структуре, которая предусматривает:
- фирменное наименование организации;
- номер описи;
- заголовок;
- пронумерованный список документов и количество листов;
- суммарное количество документов.
Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу. Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи.
Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов.
Подача заявлений в правоохранительные органы так же должна сопровождаться составлением подробной описи, особенно если заявление содержит какие-то вложения, доказательства или оправдательные данные.
Для передачи другой организации
Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.
Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.
Заключение
Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:
- для учета корреспонденции, ведения личных дел сотрудников, учета и оптимизации учредительных документов, договоров;
- правила составления перечней дел постоянного и временного хранения разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно;
- при ликвидации в архив передаются только личные дела сотрудников;
- по истечении установленного времени, дела должны передаваться в архив организации;
- в отдельных нормативно закрепленных случаях составление подробных перечней является обязательным: для направления бумаг в ИФНС (Инспекция Федеральной налоговой службы), Росстат (Федеральная служба государственной статистики), ФСС, правоохранительные и судебные органы;
- при проведении проверки трудовой инспекцией, отсутствие необходимых документов повлечет неблагоприятные последствия для организации;
- описание дел помогает систематизировать документацию, обеспечить удобный и оперативный поиск необходимых бумаг.
Вконтакте
Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
Когда составляется опись архивных документов?
Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.
На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.
Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.
Обратите внимание!
Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.
Кто составляет архивную опись?
Составление описи архивных документов - обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.
По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации . На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:
- будут переданы на архивное хранение;
- подлежат уничтожению и утилизации.
Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации - в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее - Правила).
Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.
Практическая ситуация
Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Справочник секретаря »
Отвечает Евгения Кожанова,
эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству.
Вам поручили провести экспертизу ценности (далее - ЭЦ) документов. Мы расскажем вам о том, как организовать экспертизу ценности, как правильно отобрать и внести документы в описи…
Архивная опись: правила составления и оформления
Содержание архивной описи дел , ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).
- Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
- Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
- Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел .
- Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
- Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.
При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».
Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.
Перед тем, как дело, передаваемое на хранение , будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о...», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.
Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.
Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.
Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг .
Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.
Для внутреннего пользования юридическими лицами
Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:
- уставные и связанные с деятельностью юр. лица ( , заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
- бухгалтерские документы ( , первичные учетные документы, журналы-ордера, );
- кадровые документы ( , трудовые книжки, );
- договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, и т. п.)
- входящая и исходящая корреспонденция и ;
- производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
- сертификаты и лицензии;
- юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.
Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:
- Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет .
- Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно . Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
- Кадровые бумаги: , личные дела хранятся в течение 75 лет .
Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).
Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.
Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
При передаче документов в архив
При оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.
Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения , который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.
Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.
В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.
Для направления в государственные органы
Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС ), Фонда социального страхования (ФСС ) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.
На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.
Опись требуется также при представлении документов в суд
в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.
Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.
Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.
При подаче заявления в полицию
или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.
Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.
Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.
Для передачи другой организации
В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.
Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.
Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:
Постоянного хранения;
Временного (свыше 10 лет) хранения;
По личному составу.
Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.
Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).
В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.
Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.
Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.
Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
Личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);
Личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);
Список (штатно-списочный состав) работников организаций;
Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).
Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).
Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.
Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:
Соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
Правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
Качество подшивки или переплета дела;
Правильность нумерации листов дела;
Наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;
Наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;
Правильность оформления обложки дела.
В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.
После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.
Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.
При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.
Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).
Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.
Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).
Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:
«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»
«То же. № 116-231. Т.2».
Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:
«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».
«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».
Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.
В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.
Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:
Приказы (распоряжения) по личному составу;
Список (штатно-списочный состав) работников;
Личные карточки уволенных работников;
Личные дела уволенных работников;
Протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;
Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;
Документы расследований несчастных случаев.
При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).
Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.
Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.
В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.
Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.
Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.
Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.
Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.
Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.
Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.
Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.
Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).
Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.
№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1 ), включенные в опись.
В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).
«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».
Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2 ) и утверждается руководителем кадровой службы.
Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.
Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.
Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.
На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.
Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.
Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).
Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.
Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.
29.02.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) | Приме-чание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 3-2 | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | ||
| 2 | 3-9 | 2006 | 15 | 75 лет | ||
| 3 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| 4 | 57 | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | ||
| 5 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 12 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 13 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Коли- чество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 2002 | ||||||
| 1 | 3-2 | Приказы № 1-102 директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение). Т.1 | 02.01.2005 31.07.2005 | 251 | 75 лет | |
| 2 | 3-2 | То же с № 103 по № 200. Т.2 | 01.08.2005 31.12.2005 |
120 | 75 лет | |
| 3 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Я» | 2002 | 15 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 4 | 110 | Абрамович Иван Иванович | 30.01.2000 12.12.2005 |
15 | 75 лет | |
| 5 | 46 | Олехнович Татьяна Петровна | 15.02.1999 11.11.2005 |
19 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 10 | 57 | Сынковицкий Алексей Евстигнеевич | 07.07.1999 09.05.2005 |
38 | 75 лет | |
| 2003 | ||||||
| 11 | 3-2 | Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | |
| 12 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 | 2006 | 15 | 75 лет | |
| 13 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 14 | 57 | Алексейчиков Андрей Петрович | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | |
| 15 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 19 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 20 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.
В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.
Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.
В сентябре 2015 года были утверждены новые . Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).
Что такое опись документов и для чего она нужна?
Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.
Какие бывают описи?
Правила-2015 предписывают составлять:
- опись дел постоянного хранения;
- опись дел по личному составу;
- опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- опись электронных дел, документов постоянного хранения;
- опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.
Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).
Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.
Общие правила составления описей
Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.
Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.
Как внести дело в опись
В опись вносятся единицы хранения , то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:
«То же», т.3 из 30.
Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:
120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30
121 | То же, т. 18 из 30
Последний том отмечается:
То же, т. 30 (последний)
Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:
140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»
141 | То же, «Влы – Даб»
Готовимся составлять описи
В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:
- разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
- разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
- отдельно выделить дела по личному составу.
Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.
Годовой раздел описи дел
Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.
Оформление описей
По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.
Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.
Затем составляется справочный аппарат: , возможно, оглавление, указатели и т.п.
Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.
После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.
Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск).
