Внутренняя опись документов дела пример заполнения. Внутренняя опись документов дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

1. Порядковый номер документа.
2. Регистрационный индекс.
3. Дата составления.
4. Заголовок.
5. Номера листов дела.
6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата - причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

• отсутствие ошибок и исправлений;
• внесение только достоверной и точной информации;
• хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

• название организации;
• данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
• список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
• количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

• кадровому специалисту;
• руководителю организации;
• секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел - обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

• к личным делам;
• к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Внутренняя опись документов дела

внутренняя опись документов дела nо. +-+ nо. индекс документа дата заголовок номер примечание п/п документа листов дела ...

Образец . Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности. Форма № инв-16 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности. Форма № инв-16 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

Ств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности nо. +-+ коды +- форма nо. инв-16 по окуд 0309015 +- ор...

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16)

Документы делопроизводства предприятия → Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16)

документ "инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма n инв-16)" в формате excel вы можете получить...

Образец . Жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детективную (охранную) деятельность

Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детективную (охранную) деятельность

Униципальный (районный) суд г. заявитель: (ф.и.о.) адрес: орган, действия которого обжалуются: (орган внутренних дел , отказавший в выдаче лицензии) жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детектив...

Форма № инв-16 инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Форма № инв-16 инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности

инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности форма nо. инв-16 форма no. инв-16 утверждена постановлением...

Образец . Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел

Ентов и дел ния документов статей дел /групповые или и дел по индивидуальные/ перечню индекс дел по номенклатуре, описи +-+-+-+-+-+- +-+ всего дел (цифрами и прописью) председатель эк члены эк докум...

Образец . Акт описи

Завещания, документы наследования → Образец. Акт описи

Акт описи 10 января 1994 года в 10 час. 40 мин. мною, ивановой анной николаевной, нотариусом нотариальной конторы, на основа...

Образец . Иск об исключении имущества из описи

Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Иск об исключении имущества из описи

Иск об исключении имущества из описи в железнодорожный районный суд г. приморска истец: иванова анна ивановна 666095, г. приморск, ул. морская, д. 11, к...

Образец . Опись высылаемых денежных билетов на экспертизу (инструкция ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (ред. От 26.02.96))

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Опись высылаемых денежных билетов на экспертизу (инструкция ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (ред. От 26.02.96))

...) банка россии знаки на экспертизу или в центральное хранилище банка россии 103006, г. москва, настасьинский пер., 3 опись nо. высылаемых со счета nо. 9960 денежных билетов на экспертизу +-+ наименование достоинство серия, характер заключе...

Образец . Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключения из описи

Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключения из описи

Инспекция района г. области адрес: исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи приговором райнарсуда г. (области) от "" 20 г. мой(я) (сын, дочь, муж, др.) осужден к. приговором также по...

Образец . Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи

Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи

Ик: (фамилия, имя, отчество) (адрес) исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи решением межмуниципального народного суда г. от "" 20 года по делу nо. было установлено взыскать с моего мужа (фа...

Образец . Инвентаризационная опись основных средств. Форма № инв-1 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись основных средств. Форма № инв-1 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

опись основных средств nо. +-+ коды +- форма nо. инв-1 по окуд 0309001 +- организация по окпо +- структурная...

Образец . Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Форма № инв-3 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49) опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Форма № инв-5 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Форма № инв-5 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

Льств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение nо. +-+ коды +- форма nо. инв-5 ...

Образец . Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма № 9-ткр

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма № 9-ткр

6 no.201 +-+ код по окуд 0903158 +-+ (наименование торговой организации) no. магазина (секции) . ведомость-опись no.. обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит за "" 20 г. - n...

Для чего нужна опись

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

• на кадетов, курсантов;
• госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
• военнослужащих;
• работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

• его автобиографию;
• заполненную анкету;
• заявление о приеме на работу;
• характеристику с прошлого места работы;
• копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

Образец описи документов в личном деле работника

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

• его дату и номер;
• название;
• номер листа в личном деле;
• является документ оригиналом или копией.

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

• пустые поля перечеркиваются буквой Z;
• делается запись об общем количестве документов и страниц;
• ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

• копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
• документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
• документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
• прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
• документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

• Номер по порядку;
• Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
• Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
• Название документа;
• Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
• Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
• В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

• название организации, которая сдает документы в архив;
• гриф утверждения руководителя;
• номер по порядку;
• индекс дела;
• наименование дела;
• даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
• количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
• примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
• в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.