Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Помощь: Составление и оформление акта

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА

В широком смысле акты - это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что хотя этот вид документа относится к организационно-распорядительной документации, его унифицированные и типовые формы широко применяются в других подсистемах управленческой документации (финансовой, учетно-отчетной и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов. Например, к актам законодательства согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» относятся такие виды документов, как Конституция Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления и приказы министерств и иных республиканских органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др.

Акты гражданского состояния - это акты, подтверждающие в установленном законом порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества; им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др.

Акты международного права - это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

В системе организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).

Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Рассмотрим их.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

Наименование вышестоящей организации (если имеется);

Наименование организации;

Название вида документа;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Подпись;

Регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

Гриф утверждения;

Код организации по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) или «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);

Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

Отметка о контроле;

Отметка об ознакомлении с актом.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

__________ № _________

_____________

АКТ Г.Минск

№ __________

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и предлога «о».

«О выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений»;

«О выделении документов к уничтожению»;

«О расследовании несчастного случая на производстве»;

«Об оборудовании учебных заведений»;

«О нормировании труда».

В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже.

«приема выполненных работ»;

«выдачи документов»;

«готовности проектных работ»;

«приема-передачи материальных ценностей»;

«проверки выполнения коллективного договора».

В любом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа: «акт - чего?» или «акт - о чем?».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта включает:

Основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»);

Состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии (располагаются в алфавитном порядке)). Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражается несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным фактам.

В том случае если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий и акт составлен сторонним уполномоченным лицом или комиссией, то такой акт представляется руководителю организации, который расписывается в ознакомлении с его содержанием.

В конце текста перед отметкой о наличии приложения указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 4-10;

2-й экземпляр - директору завода;

3-й экземпляр - в бухгалтерию завода.

Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью. Например, согласно Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденным решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5, акт о выдаче дел во временное пользование составляется в 2-х экземплярах, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, в организациях, передающих документы на государственное хранение, составляется в 2-х экземплярах, а не передающих - в 1-м.

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются»; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

Некоторые виды актов подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Утверждению подлежат в т.ч. акты, предписывающие выполнение определенных действий. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ (как правило, председателем комиссии).

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Примеры оформления актов приведены в приложениях 1, 2 и 3 к данному материалу.

15.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Составлен комиссией:

Петров В.С. сдал, а Яскович А.П. принял дела по должности начальника отдела кадров.

При сдаче-приеме дел установлено:

1. В личном деле главного инженера Д.И.Кавалени отсутствует копия приказа о приеме на работу.

2. В личном деле старшего специалиста отдела труда и заработной платы П.П.Журавского отсутствуют документы об образовании и автобиография.

3. Из трудовой книжки ведущего специалиста отдела снабжения С.И.Чергинца утерян вкладыш к трудовой книжке.

Составлен в 2-х экземплярах:

2-й экземпляр - в отдел кадров. Дела сдал

Дела принял

Председатель комиссии
Члены комиссии:

Подпись

Подпись

Подпись
Подпись
Подпись

В.С.Петров
21.09.2006
А.П.Яскович
21.09.2006
П.А.Линцевич
Г.А.Кудряева
Г.П.Ловчев
Составлен комиссией:
Председатель - зам. директора колледжа № 2 Н.Г.Бережков

В результате сдачи-приема дел установлено:

1. Все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации.

2. Ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 18.02.2006.

3. Имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащей списанию.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-15;

2-й экземпляр - в бухгалтерию колледжа;

3-й экземпляр - в хозяйственный отдел.

Дела сдал

Дела принял

Председатель комиссии

Члены комиссии:

Подпись

Подпись
Подпись
Подпись

С.В.Каштанов
18.02.2006
А.Л.Хорошкевич
18.02.2006
Н.Г.Бережков

С.О.Шмидт
С.В.Каштанов
Л.В.Хорошкевич

Составлен комиссией:
Председатель - коммерческий директор П.А.Линцевич

В период с 20.06.2006 по 17.07.2006 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр - в дело № 1-11;
2-й экземпляр - в административно-хозяйственный отдел;
3-й экземпляр - в бухгалтерию.

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

С актом ознакомлена

Подпись

Подпись
Подпись
Подпись

Подпись

П.А.Линцевич

Г.А.Кудряева
Р.И.Маньковский
Ю.А.Черемышев

О.С.Зосимова
17.07.2006

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

В Закон РБ от 10.01.2000 № 361-з «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 15.07.2008 № 410-З внесены изменения и дополнения.

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения. Сегодня мы поговорим о том, как нужно составлять и оформлять акты.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

О нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

Об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

Об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов) *(1);

Приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

Передачи-приема (дел, документов);

Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

Испытаний (образцов, систем, технологий);

Ревизии, инвентаризации;

Расследования аварий, несчастных случаев;

Ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации *(1) , расследования аварий, несчастных случаев на производстве *(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Утверждаю

Генеральный директор

Медведев /Д.И. Медведев/

──────────

── ─────── ─

о списании оргтехники

Составлен комиссией в составе:

1. Зам. начальником информационно-технического отдела Машков В.В.

2. Начальник АХО Колбасов М.И.

3. Заведующий концелярией Данилов К.И.

11 октября 2004 г. комиссия провела проверку технического оснащения канцелярии предприятия. Комиссия признала непригодным для эксплуптации:

Копировальный аппарат CANON-256 - 1 шт.

Факс-модем 49567 - 1 шт.

Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад предприятия.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

Первый экз. - в канцелярию;

Второй экз. - на склад.

Члены комиссии:

Зам. начальника

информационно-технического отдела Машков В.В. Машков

───────────────────────────────── ────────── ───────────────────────

Начальник АХО Колбасов М.И. Колбасов

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Заведующий концелярией Данилов К.И. Данилов

───────────────────────────────── ─────────── ───────────────────────

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Наиболее распространенные должностные проступки:

Несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

Несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;

Прогулы;

Появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:

1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.

2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример

"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".

3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример

"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример

"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".

5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).

6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.

7. Подпись составителя акта.

8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

ЗАО "Триада"

проверки финансово-хозяйственной деятельности

Мною, специалистом отдела кадров Кривцовой Т.М.

(должность, фамилия, инициалы составителя акта)

в присутствии юрисконсульта Парамонова И.О., начальника охраны Разуваева

───────────────────────────────────────────────────

А.П. составлен настоящий акт о следующем:

──────

── ─────── ── ── ── ──────────────────────────────────

(место, дата, время)

работник грузчик Севастьянов К.П.

──────────────────────────────────

(Ф.И.О., должность, место работы)

появился на работе в состоянии алкогольного

───────────────────────────────────────── ─────────────

(появился на работе, находился на работе) (алкогольного,

───────────────────────────── опьянения.

наркотического, токсического)

У него наблюдались, в частности, следующие внешние признаки алкогольного

──────────────

опьянения: запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, нарушение координации

движений, неустойчивость, шатающаяся походка, высказывание нецензурных

──────────────────────────────────────────────────────

выражений в адрес окружающих

──────────────────────────────────────────────────────

Свое состояние Севастьянов К.П. объяснить отказался

─────────────────── объяснил ────────────────────────────

(в произвольной форме

изложить объяснения)

Результаты медицинского освидетельствования факт нахождения Севастьянова

──────────────────────────────

К.П. в состоянии алкогольно опьянения подтвердить медицинским

────────────────────────────────────

Акт - документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий имеющих юридическое значение.

Чаще всего акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми руководителями предприятий или по указанию вышестоящей организации. Акты составляются при проверке или ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при смене руководителей, главных бухгалтеров и других ответственных работников, установлении фактов нарушения правил торговли, при несчастных случаях на производстве, стихийных бедствиях, хищениях, бое, порче и т.д.

Часть актов служит основанием для записей в бухгалтерском учете. Они относятся к бухгалтерским документам, например: акты приема-сдачи зданий, строений, сооружений, оборудования, транспортных средств и других ценностей, учитываемых в составе основных фондов, акты о ликвидации выбывших основных средств, акты инвентаризации.

Многие акты не только используются для обоснования записей в бухгалтерском учете, но имеют самостоятельное юридическое значение, в частности они необходимы для обоснования претензий и исков (коммерческие акты, составленные при утрате и порче грузов транспортными организациями, акты о расхождении в количестве и качестве при приемке товаров, акты на завес тары, акты на списание товаров и т.д.).

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренним документом предприятия.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, реквизит ведомственной подчиненности (для государственных предприятий).

Обязательными для всех видов актов являются следующие реквизиты:

наименование предприятия (реквизит бланка);

наименование вида документа с указанием того факта и обстоятельства, которое послужило поводом для составления акта, например: акт ревизии кассы, акт приема-сдачи оборудования, акт об установлении расхождений в качестве при приемке товаров и т.д.;

номер акта (при его регистрации);

дата и место составления;

состав комиссии с указанием: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилия членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают должности, инициалы и фамилии присутствующих;

основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо действия, факты, события;

Акт подписывается председателем и членами комиссии. Отдельно подписывают документ лица, присутствовавшие при его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Гриф «УТВЕРЖДАЮ» размещается в правом верхнем углу и содержит должность, подпись с расшифровкой и дату утверждения, заверенные печатью учреждения.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Их оформление производится на типографских бланках установленного образца.

При составлении акта особые требования предъявляются к содержанию документа (текстовой части). Содержание акта должно точно соответствовать фактам, лично установленным членами комиссии. Поэтому прежде чем приступать к их описанию, члены комиссии обязаны тщательно проверить и обстоятельно изучить те факты, действия или события, которые подлежат описанию в акте.

Члены комиссии несут ответственность за правильность удостоверяемых ими фактов, действий или событий. Если мнение члена комиссии не совпадает с содержанием акта, он перед своей подписью делает об этом оговорку и на отдельном листе, прилагаемом к акту, излагает свое мнение.

Количество экземпляров акта определяется в зависимости от их назначения, причем учитывают необходимость приобщения документа к бухгалтерским записям и представления в другие организации.

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,

2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,

3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акта о выдаче дел во временное пользование;
• акта проверки наличия и состояния дел;
• акта о миграции и перезаписи электронных документов;
• акта приема-передачи документов на государственное хранение;
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.

Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

ПРИМЕР 1

Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

Члены комиссии:

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание : председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Акт приема-передачи дел канцелярии

Открытое акционерное общество

«Завод молочных продуктов»

АКТ

19.09.2013 № 1

г. Москва

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).

Документы передала Документы приняла

Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова

19.09.2 013 19.09.2013

В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Реквизиты акта

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер . Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .

В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .

Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .

В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .

В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .

Шаблон акта

Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

ПРИМЕР 3

Универсальный шаблон акта

[Наименование организации]

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

[ Место составления документа ]

[ Заголовок к тексту документа ]

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Основание: [текст основания].

Комиссия в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

Присутствовали:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

[Текст акта]

Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.

Акт составлен в ___ экземплярах:

1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];

2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].

Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата

Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

С актом ознакомлен(ы):

Расшифровка подписи Подпись Дата

Подпись Дата

В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример 4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).

ПРИМЕР 4

Акт проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Закрытое акционерное общество «Профиль»

УТВЕРЖДАЮ

наименование организации

АКТ

07.10.2013

2

Генеральный директор

Москва

место составления

наименование должности руководителя организации

проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Васильев

М.В. Васильев

подпись

расшифровка подписи

07.10.2013

Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

Члены комиссии:

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

Присутствовали:

начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

• нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
• правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

• работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
• структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
• Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
• работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013

Члены комиссии: Климова Т.И. Климова

Леонтьева М.С. Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина 08.10.2013

Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013

В дело № 24-56

Петрова 08.10.2013

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.

Обратите внимание!

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»