Решение принятое на собрании работников. Памятка по организации собрания работников подразделения университета
Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
Приобретение новой поточной линии;
Технологическая подготовка производства;
Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
Материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
Представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
Ф.И.О. участников;
Их должности;
Наименование организации, которую представляет каждый участник;
Населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
Логотип организации, которую представляет участник;
Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Уточните у председателя регламент каждого выступления.
Запланируйте перерывы, если это необходимо.
Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
Выделяют следующие виды протоколов:
. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3
Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе
Особенности протокола
Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.
Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов - .
Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями - ст. , ТК РФ.
За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.
Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием - .
Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров - .
Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129 , согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:
- Общие условия труда,
- Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
- Перспективы обучения и продвижения по службе,
- Правила техники безопасности,
- Социальное обеспечение сотрудников,
- Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.
Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. , УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.
Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:
- Дату, место и время его составления.
- Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
- Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
- Повестка дня и её утверждение.
- Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
- Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
- Подпись секретаря и председателя собрания.
Согласно единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.
Согласно Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.
Заполненный образец документа
Общество с ограниченной ответственностью «Баромир»
ПРОТОКОЛ № ___
общего собрания работников
г. ________________ «___»_____________ 20__г.
Всего работников организации -_____ человек
Присутствует на собрании - _____ человек (список прилагается).
Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём - ___________.
ПОСТАНОВИЛИ:
Избрать председателем собрания ___________, секретарём - ___________.
СЛУШАЛИ:
Лаговазов К.М. - предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.
ПОСТАНОВИЛИ:
Повестку дня утвердить.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.
СЛУШАЛИ:
Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:
ВЫСТУПИЛИ:
1.Р.Р. Симонова, лаборант - предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.
2. М.М. Фролова, бухгалтер - предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дней на собрании работников.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дней на собрании работников.
2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:
создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.
3. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.
Председатель собрания
Инструкция
Сформулируйте главную тему собрания. Как правило, собрание коллектива проводится по одному актуальному поводу. Это может быть, например, анализ организации за год или переход на сокращенный режим рабочего времени.
Продумайте повестку дня. Ее пунктами станут конкретные вопросы, которые нужно обсудить. Их должно быть не менее двух и не более пяти. Располагайте вопросы по степени убывания значимости. Если тема собрания довольно обширна, последним пунктом повестки поставьте «Разное». Здесь вы сможете немного отклониться от основной темы и обсудить небольшие проблемы, волнующие в данный момент.
Подготовьте докладчиков. По каждому пункту повестки собрания должен выступить компетентный сотрудник, мнение которого считается в авторитетным. Предупредите его о предстоящем докладе за 1-2 недели, чтобы человек мог спокойно продумать свое сообщение. За 2-3 дня до собрания переговорите с каждым докладчиком, убедитесь, что текст его выступления готов и соответствует заявленной теме.
Подготовьте помещение для проведения собрания. Хорошо, если в вашей организации есть актовый зал или другая комната, оборудованная . В противном случае, используйте самое вместительное помещение. В день собрания там нужно будет установить достаточное количество стульев, подключить и настроить проектор, компьютер и микрофон, если они будут использоваться. Вы также можете заранее разложить для каждого участника совещания специальные папки с документами, которые будут обсуждаться.
Оповестите всех сотрудников о дате, времени и месте проведения собрания. Используйте один из традиционных способов: разместите информацию на доске объявлений, разошлите по электронной почте, позвоните начальникам структурных подразделений, переговорите лично с каждым работником. Ваш выбор будет зависеть от традиций компании и сотрудников.
Перед началом собрания зарегистрируйте присутствующих. Этот список вы позже приложите к протоколу. Начните собрание непременно в то время, которое наметили и которое было озвучено для сотрудников. Не ждите опоздавших, покажите значимость и серьезность мероприятия.
Объявите главную тему собрания и вопросы, которые будут рассмотрены на нем. Предложите коллективу выбрать председателя и секретаря собрания. Как правило, председателем избирают руководителя организации или его заместителя, а секретарем – делопроизводителя или офис- . Председатель будет собрание, поддерживать порядок и следить за регламентом. В секретаря входит ведение подробного протокола: выступлений докладчиков, вопросов к ним, обсуждений и предложений.
Придерживайтесь установленного регламента выступлений, иначе ваше собрание рискует затянуться до полуночи и так и не принять никаких решений. Как правило, основные докладчики имеют в своем распоряжении 15-20 минут, но не более 30. Содокладчики, выступающие по второстепенным вопросам, должны уложиться в 10-15 минут. Выступление участника из зала огранивается 2-3 минутами. Отвечать на вопрос можно не более 5 минут. В случае превышения времени твердо напоминайте о правилах.
После того, как повестка собрания исчерпана, и все желающие выступили, кратко подведите итоги собрания. Если были приняты важные решения, их проект необходимо зачитать вслух для всех присутствующих.
В течение двух дней после собрания вы должны подготовить окончательный вариант протокола и принятых решений. Протокол нужно согласовать и подписать у председателя собрания. Решения и сроки их исполнения доведите до сведения всех сотрудников, которым предстоит их реализовывать.
Считается, что собрания коллектива нужно назначать на среду или четверг, т.к. середина рабочей недели наиболее благоприятна для конструктивного обсуждения проблем и принятия решений.
Источники:
- как правильно провести собрание
Проведение совещаний - одно из важнейших заданий любого менеджера. Многое зависит от того как оно будет проведено и какое решение будет впоследствии принято. Как показывает статистика, 80 % времени менеджер затрачивает именно на совещания и конференции. По сути, это составляющая - главная часть его работы.
Для того чтобы провести совещание и оно прошло успешно, нужно его организовать и подготовить. Желательно заранее о нем сообщить, чтобы смогли подготовиться и другие.
Если будет решаться какая-то проблема, цель делового собрания потребует ответа на вопросы: почему, зачем и как. Есть непреложное правило: прежде чем договариваться, надо договориться, о чем пойдет речь. Может случиться так, что авторитетные участники совещания окажутся при мнении, что объявленной проблемы не существует. Особые совещания – по генерированию (выработке) идей. Они могут проходить в виде так называемого «мозгового штурма». Обстановка для такой процедуры нестандартная, творческая.
Важный этап подготовки совещания - формулировка повестки дня. Совещание может оказаться бесполезным и непродуктивным, если его информационная и проблемная составляющие не будут работать. Поэтому четко продумывайте постановку темы разговора. Сравните: «Вопрос о росте продаж продукта А в розничной сети» и «Согласование действий по увеличению продаж продукта А в розничной сети». В первом случае обсуждение может превратиться в банальные отчеты, во втором - в решение наболевших проблем.
Немаловажное значение имеет место . Есть верное психологическое наблюдение: если обсуждение проводится в кабинете руководителя, его взгляд на решение той или иной проблемы может заведомо оказаться доминирующим и более предпочтительным. Оптимальным вариантом может стать любое другое помещение (конференц-зал, просторная комната). Помните: зона комфортного общения - расстояние около метра. По возможности, учитывайте это при расстановке стульев. Хороши для круглые или овальные столы. Выездное может быть еще более уместным в конкретных ситуациях, но это очень затратный вариант.
Вдумчиво планируйте время совещания. Нерационально назначать его перед обеденным перерывом или в конце рабочего дня Утренние часы предпочтительнее. Если совещание планируется длительным, организуйте перерывы или кофе-паузы (каждый час - по 5-10 минут). Если вам нужно провести информационное совещание-оперативку, возможен вариант без классического заседания, т.е. без стульев.
Дисциплинирует сотрудников организации и становится частью корпоративной культуры четкий график проведения совещаний: рекомендуется проводить их день недели и в определенное время (к примеру, в пятницу утром).
Серьезные совещания часто требуют наглядности: демонстрации таблиц, схем, показа видеоматериалов. Желательно иметь для этих нужд маркерную доску, флип-чарт, экран.
Обратите внимание
Ход совещания не должны нарушать досадные мелочи (нехватка ручек, бумаги у участников). Заранее поставьте воду, стаканы, при необходимости разложите листы с повесткой дня.
Полезный совет
Все чаще на предприятиях внедряются стандарты подготовки, проведения и контроля за результатами совещаний. В них регламентируются вопросы:
- кто и как инициирует проведение сборов, кто и как их готовит;
- кто ведет встречи (в зависимости от формата);
- как формулируются решения и как они вносятся в систему контроля;
- кто и как контролирует исполнение принятых на совещании решений.
Планерки, собрания и совещания – неотъемлемая часть рабочего процесса. Их главная задача заключается в коллективном анализе какой-либо служебной ситуации. Участники рабочих встреч могут и должны активно высказываться, обсуждать детали, предлагать варианты решения проблем. Чтобы совещание стало эффективным, организатор должен придерживаться определенных правил.
Уважаемая Ольга!
Ответ на Ваш вопрос дает Трудовой Кодекс РФ. Читайте и наслаждайтесь:
Статья 9. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в договорном порядке
В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.
Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
Статья 40. Коллективный договор
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.
Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами.
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.
Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с частью первой статьи 33 настоящего Кодекса. При этом правом представлять интересы работников наделяется представитель работников этого подразделения, определяемый в соответствии с правилами, предусмотренными для ведения коллективных переговоров в организации в целом (части вторая - пятая статьи 37 настоящего Кодекса).
Статья 43. Действие коллективного договора
Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.
Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.
Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, индивидуального предпринимателя, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, - на всех работников соответствующего подразделения.
Коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.
При смене формы собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности.
При реорганизации организации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока реорганизации.
При реорганизации или смене формы собственности организации любая из сторон имеет право направить другой стороне предложения о заключении нового коллективного договора или продлении действия прежнего на срок до трех лет.
При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока проведения ликвидации.
Статья 44. Изменение и дополнение коллективного договора
Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном настоящим Кодексом для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов .
Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.
Теперь у меня вопрос про общее собрание (конференцию) работников.В ТК РФ я не нашла специальных положений про данный орган. Поэтому у меня вопросы. Сразу оговорюсь, что вариант с 1 представителем у нас не пройдет, поэтому создавать мы будем именно иной представительный ОРГАН.1. Какова природа данного органа, какими НПА регулируется его деятельность?Насколько я понимаю, для коммерческих организаций такого НПА нет. А существует ли такой НПА для бюджетных учреждений или иных видов организаций, чтобы их можно было бы по аналогии использовать для нашей организации?2. Нужно ли нам издавать и утверждать (кем?) Положение об этой конференции? Как определить кто в этот орган входит? Как оповещать работников о проведении собрания и в какие сроки, как проводить само собрание, голосование по повестке дня, подводить его итоги и фиксировать в протоколе, кому подписывать протокол и в какие сроки и пр.? То есть мне не ясна процедурная сторона деятельности данного органа.Повторюсь, если для иных форм работодателей есть регулирование по данному органу, прошу дать реквизиты этих НПА, чтобы я могла использовать их по аналогии в нашем ООО
Ответ
Ответ на вопрос:
1. Трудовое законодательство не устанавливает специального правового статуса общего собрания работников, конференции работников. Также не регулирует порядок проведения общего собрания.
Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
Что принято и вступило в силу в этом месяце.
Специальных нормативных актов поданному вопросу нет как для коммерческих организаций, так и для госорганизаций.
Поэтому порядок проведения как общего собрания так и конференции работники устанавливают самостоятельно.
Подробнее об общем собрании читайте здесь:
2. Утверждать положение об общем собрании работников, конференции работников не требуется. Вместе с тем такое положение может быть утверждено, но не работодателем, а непосредственно работниками.
Порядок проведения, оповещения о проведении, сроки об оповещении трудовым законодательством не урегулированы.
При необходимости сотрудники самостоятельно принимают решение о проведении общего собрания.
Или же работодатель может инициировать созыв общего собрания работников.
При проведении общего собрания работников следует руководствоваться общими принципами, установленными в ТК РФ:
Собрание работников считается правомочным, если на нем присутствует более половины работающих;
Так, если собрание работников проводится по инициативе работодателя, работодатель может созвать общее собрание коллектива с повесткой дня: О формировании представительного органа работников.
По общему правилу такие собрания проводятся в свободное от работы время, но работодатель вправе указать и рабочее время для проведения такого собрания. При этом, если работники в связи с проведением собрания не смогут выполнить нормы труда, то согласно ст. 155 ТК РФ им нужно будет произвести доплату до среднего заработка за период такого отвлечения от работы.
При проведении общего собрания трудового коллектива можно руководствоваться следующим.
Необходимо организовать регистрацию лиц, участвующих в собрании:
___________________________________________
работников, присутствующих на общем собрании коллектива
«____» _________ 2016 года
№ п/п Фамилия, имя, отчество работника Должность Подпись работника
_____________________________________________________________
На общем собрании нужно проверить наличие кворума: 50 % работающих + 1 человек.
Нужно избрать председателя и секретаря собрания. Внести эти данные в протокол.
По вопросу о выборах членов представительного органа сначала нужно определить, сколько человек войдет в состав такого органа (желательно нечетное число: 3, 5, 7 и пр.)
Далее проходит выдвижение кандидатов. Эту работу можно провести предварительно, проговорив с руководителями и ключевых подразделений, кого они готовы выдвинуть на указанную должность, заручиться предварительным согласием самих работников. Но это не обязательно, можно все провести сразу на собрании.
Предлагать кандидатов могут все присутствующие на собрании.
После того, как сформирован список кандидатов нужно заполнить бюллетени для голосования, в которые нужно внести фамилии всех выдвинутых представителей.
Голосование нужно провести тайно. Для тайного голосования нужно сделать избирательную урну (по аналогии с тем, как это делают на выборах). Это может быть короб из оргстекла с прорезью, в которую можно опустить бюллетень.
Для подсчета голосов из числа присутствующих нужно избрать счетную комиссию. Счетная комиссия проводит подсчет голосов, по результатам подписывает протокол счетной комиссии, в котором указывается: сколько человек всего на собрании, сколько бюллетеней обнаружено в урне, сколько их них испорчено, далее указываются результаты голосования: приводится список включенных в бюллетень работников и напротив фамилии каждого проставляется количество голосов, поданных за него.
Этот протокол подписывают все члены счетной комиссии.
ПРОТОКОЛ Счетной комиссии
«____»___________ 2016
В состав счетной комиссии избраны: ___________________, _______________, _________
По вопросу избрания представителей коллектива в состав представительного органа работников проведено тайное голосование.
На собрании присутствовало _______ человек
В избирательной урне обнаружено ___________ бюллетеней,
Из них испорчено _______________ бюллетеней.
Итоги голосования: _____________________________ - ________________ голосов _____________________________ - ________________ голосов _____________________________ - ________________ голосов _____________________________ - ________________ голосов _____________________________ - ________________ голосов _____________________________ - ________________ голосов _____________________________ - ________________ голосов
В соответствии с решением собрания число членов Совета директоров
Члены счетной комиссии: _____________________ _____________________ _____________________
После чего, председатель собрания оглашает общий итог и предлагает утвердить итоги выборов.
В решении, принятом на собрании нужно указать, кто реально избран в состав представительного органа.
В данном случае целесообразно применить мажоритарный принцип: избранными будет признаваться претенденты, набравшие большее количество голосов, при этом вы их ранжируете по мере убывания числа голосов, поданных за них.
Протокол подписывают председатель и секретарь собрания.
Один экземпляр протокола (оригинал) передается работодателю.
К протоколу нужно приложить и регистрационные списки участников собрания, и промежуточный протокол счетной комиссии.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: В каких случаях организация обязана учесть мнение представительного органа сотрудников, не являющегося профсоюзом
В Трудовом кодексе РФ прямо указаны случаи, когда организация обязана учесть мнение представителей сотрудников. Такими представителями могут быть:
- иные представительные органы (представители).
При этом в некоторых ситуациях порядок согласования решений работодателя с представительным органом в законодательстве не установлен ( ,
