Табель унифицированных форм документов организации. Назначение Табеля форм документов

⁰

Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.

Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями – разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.

Он представлял собой таблицу со следующими графами:

Код формы по ОКУД;

Отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;

Наименование и индекс формы;

Способ представления;

Периодичность;

Кто представляет;

Кому представляет;

Срок представления;

Разработка по линии ОАСУ.

Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в ГСДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».

В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):

Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.

В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов»:

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.

Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

Упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.

Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:

Сбор и анализ материала;

Выбор формы Табеля;

Формирование структуры Табеля;

Составление Табеля.

На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:

Документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

Организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

Распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

Документация организации как минимум за последний год ее существования.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:

Полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

Сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет:

исключить возможность неоправданного создания новых форм;

установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

учесть количество видов и форм документов.

Табель форм документов составляют в табличной форме, он содержит графы, в которые вносят различные сведения о форме документа.

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п.

В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

Альбом форм документов предприятия - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия.

Альбом форм документов разрабатывают одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.

Цель разработки альбома - унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;

унификации текста документа.

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.

Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов .
формой .

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ».

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ».

- сбор табелей форм документов структурных подразделений
- группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка; - согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.

Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа , его юридического статуса и этапов документирования.

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); - личные заявления работников предприятия. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении...

Если приложение не запускается на вашем телефоне - воспользуйтесь этой формой .
В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением...

Найдено похожих страниц:10

Табель унифицированных форм документов учреждения представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Процесс составления табеля позволяет проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;
· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
· учесть количество видов и форм документов.

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов;
2. выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника;
3. определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов;
4. отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля уже можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Окончательно оформленный табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Разработанный табель унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Д.

Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы .

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение.

В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .

Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других .

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ .

Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

Предпроектное обследование.

Выбор формы Табеля.

Формирование структуры Табеля.

Отбор форм документов для включения в Табель .

Основные задачи предпроектного обследования:

Определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

Формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

Выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

Определение массива документов для включения в Табель .

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

Документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

Организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

Документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

Примерная карта документа
1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ	10. Использование бланков	19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре)
2. Наименование документа	11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный)	20. Перенос на машинный носитель
3. Автор (корреспондент)	12. Объем (количество страниц)	21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов)
4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору)	13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица)	22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа
5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта.	14. Состав реквизитов документов	23. Согласование документа
6. Куда предоставляется документ	15. Приложения	24. Подпись
7. Срок представления	16. Ограничение доступа к документу	25. Утверждение
8. Количество экземпляров	17. Регистрация документа (место, форма)	26. Печать
9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража)	18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения)

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель .

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.

Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:

1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).

2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.

5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)

6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.

7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др .

Назначение табеля унифицированных форм документов, его роль в унификации управленческой документации. Характеристика основных этапов подготовки табеля унифицированных форм документов. Предпроектное обследование документации организации. Структура табеля унифицированных форм документов. Механизм внесения изменений и дополнений. Взаимосвязь табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов.

Табель унифицированных форм документов - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации .

Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.

Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.

Табель является:

справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;

справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;

справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);

справочником контроля за деятельностью исполнителей;

справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение организации; создается реальная возможность классификации и кодирования форм документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

предпроектное обследование;

выбор формы Табеля;

формирование структуры Табеля;

отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования :

определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель составляется в табличной форме . Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы.

Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы : наименование формыдокумента, наличие унифицированной формы: кем утверждена, дата и № документа, номер формы; код формыпо классификатору, подразделение, готовящее проект документа, примечание, в котором можно указать с кем согласовывается, кем подписывается, утверждается документ.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующиеграфы : место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются исходя из основных задач и функций управления .

Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).

В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель включаются формы документов, утвержденные законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).

Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и придания им юридической силы, заполняются на основании ТК РФ, действующих правил организации делопроизводства и требований ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При заполнении граф Табеля необходимо соблюдать следующие правила.

Графа 1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.

Графа 2-3-4: Наличие унифицированной формы : вносятся сведения кем утверждена форма, дата номер документа, номер формы.

Графы 5-6-7 Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД, с отраслевым классификатором или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов - ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.

Таким образом, в Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

Графа 8. В графу записываетсяимя файла, содержащего унифицированную форму , и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм. Если электронный вариант Альбома не ведется, графа не заполняется.

В Графу 9 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.

Графа 10. Подпись записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).

Графа 11. Примечание: помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности. Записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).

Также в табель можно включить графы:

Н азвание структурного подразделения , которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.

Утверждение: заполняется для документов, подлежащих утверждению.

Графа заполняется в том случае, если документ подлежит утверждению: указывается должность утверждающего. Если документ утверждению не подлежит, в графе проставляется прочерк.

Печать: проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается.

Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству. В ГСДОУ установлено проставление гербовой печати, в частности, на документах, удостоверяющих права должностных лиц, командировочных удостоверениях, договорах, представлениях, ходатайствах и др.

Проект Табеля унифицированных форм документов согласовывается с кадровой службой, со службой ДОУ и архивом организации и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отделадолжен содержать гриф утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.

Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.

Отработанная на нормативной основе система документации трудовой деятельности работников является гарантией юридической силы всех документов и единственной реальной базой построения действительно эффективной автоматизированной системы.

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Все унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.