Большинство реквизитов в счетах-фактурах и первичных документах (накладных) повторяются, потому потребность в объединяющем их документе созрела уже давно. Однако, с правовой точки зрения, это стало возможным только в 2013 году, после вступления в действие Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в дальнейшем Закон № 412-ФЗ), отменившим обязательное применение унифицированной формы первичных документов.

Вслед за этим бухгалтерам на форуме ФНС РФ было предложено обсудить проект такого документа (раньше он именовался единым отгрузочным документом). При разработке данного проекта ФНС РФ приняла во внимание экспертное мнение специалистов в этой области. В конечном итоге был создан единый документ, размещенный на официальном сайте ФНС 22 октября 2013 г. - приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В нем налоговики предложили применять форму универсального передаточного документа (УПД), привели список операций, для оформления которых его можно использовать, и дали рекомендации для заполнения реквизитов формы. Законодательство позволяет использовать документ уже в настоящее время.

Зачем нужен универсальный передаточный документ

Используя УПД, можно не только вести бухучет, списывать затраты по налогу на прибыль, но и заявлять налоговый вычет по НДС. Объединение данных функций логически закономерно, так как должным образом оформленный учетный первичный документ необходим для бухгалтерского и налогового учета.

Возьмем для примера некоторые положения, которые определяют налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:

Счет-фактура является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественного права суммы налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Вычету подлежит сумма налога, предъявленная налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, или фактически уплаченная ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующей первичной документации (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А вот какую роль играют первичные документы при необходимости вычисления налога на прибыль:

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).

Налоговый учет — система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Следует уточнить, что требования к первичным учетным документам перечисляются в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 данной статьи напоминается, что любой факт хозяйственной деятельности должен оформляться первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 определены обязательные реквизиты:

— наименование документа и дата его составления;

— наименование организации или фамилия предпринимателя, который составил документ;

— величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;

— наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, или наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

— подписи вышеуказанных лиц с указанием их ФИО или других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Форму первичного учетного документа по представлению бухгалтера утверждает руководитель предприятия (ч. 4 ст. 9). Первичные учетные документы составляются на бумажных носителях и (или) в виде электронных документов, подписанных электронными подписями (ч. 5 ст. 9).

В каких случаях возможно использовать УПД

Универсальный передаточный документ можно применять вместе с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Необходимо заметить, что счет-фактура будет использоваться и в дальнейшем, Минфином РФ отменять его не планируется (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

Основанием для разработки универсального первичного документа послужил счет-фактура. Форму счетов-фактур дополнили обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, что не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061).

Применять УПД можно при оформлении различных операций:

— отгрузка товаров (с транспортировкой и без нее);

— передача результатов выполненных работ и имущественных прав;

— оказание услуг;

— отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД можно применять и в качестве совмещенного документа (первичного и счета-фактуры), и как единственный первичный документ.

Пример использования УПД в 1С

Открываем "Реализацию" и нажимаем "Печать".

Нам выводится печатная форма УПД

Что включает в себя универсальный передаточный документ

При подробном рассмотрении УПД заметно, что утвержденная ранее форма счета-фактуры, так и осталась в УПД, обведенная жирной линией и не претерпевшая ни одного изменения. Вместе с этим документ содержит семь обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

— наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;

— дата составления документа, одинаковая с датой счета-фактуры;

— наименование экономического субъекта, который составил документ, указывается в полях 14 и 19;

— величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения указывают в графах счета-фактуры «2»-«6», «9»;

— должности лиц, ответственных за правильность оформления совершаемой сделки, отражают в полях 10 или 13 для продавцов, 15 или 18 — для покупателей;

— подписи лиц, отвечающих за правильное оформление операции, их ФИО указывают в полях 10 или 13 для продавцов, 15 или 18 — для покупателей.

Особенное внимание надо обратить на то, что в вышеизложенном письме налоговики напоминают о рекомендательном характере формы. Поэтому ее неприменение не будет являться основанием для отказа в учете хозяйственных операций в налогообложении. Поэтому, компании будут сами решать — применять для работы УПД или же продолжать оформлять два первичных документа. Вместе с тем, следует заметить, что переход организациями и предприятиями на так называемый универсальный передаточный документ в два раза уменьшит затраты на составление первички.

Утверждение нового формата счета-фактуры было вызвано не внесением каких-либо изменений в показатели счета-фактуры, но правом налогоплательщика указывать в нем (при условии сохранения формы) дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа. Новый формат можно использовать как счет-фактуру, первичный учетный документ, универсальный передаточный документ (УПД). Для БУХ.1С на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 эксперты 1С рассказали, как получить электронный счет-фактуру и первичный документ об оказании длящейся услуги по аренде.

Нормативное правовое регулирование применения нового формата счета-фактуры

Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (по сути, формат УПД) утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (далее - Приказ № 155). Документ зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 (№ 41888), вступил в силу с 07.05.2016.

Формат универсального передаточного документа, может выполнять функции:

• счета-фактуры;
• счета-фактуры и первичного учетного документа (документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг);
• первичного учетного документа.

Формат счета-фактуры с дополнительной информацией, который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат УПД со статусом «1»), включает в себя:

• файл обмена информации продавца для представления информации продавца, который состоит из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
• файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.

Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.

Поскольку формат универсального передаточного документа является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174, вступившего в силу 01.04.2016.

Как выставить электронный УПД в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)

Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России, в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487).

Применение электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа (утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@) должно быть согласовано сторонами договора.

Прежде всего коротко рассмотрим порядок выставления электронного УПД в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.

Пример

Для того чтобы продавцу выставить электронный УПД с функцией счета-фактуры и документ об оказании длящейся услуги в программе, продавец (ООО «Одежда и обувь») должен выполнить следующие действия*:

1. Сформировать, подписать и отправить универсальный передаточный документ.

2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.

3. Получить от покупателя информацию об оформляемой сделке.

Примечание:
* Все рисунки в выполнены в редакции 3.0 программы «1С:Бухгалтерия 8» в интерфейсе «Такси».

Перед формированием в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакция 3.0 универсального передаточного документа в электронной форме необходимо создать и провести документ учетной системы Реализация (акт, накладная) с видом операции Услуги (акт) , а также документ Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи ).

Поскольку длящаяся услуга по аренде помещения оказывалась в феврале, то в учете она подлежит отражению последним днем того периода, к которому относится, вне зависимости от даты составления первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Так как в документе Реализация (акт, накладная) присутствует только одна дата и в качестве даты отражения операции в учете, и в качестве даты формирования первичного учетного документа, то в строке с номером и датой документа в поле от целесообразно указать дату 28.02.2017 .

Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу, нужно перейти по гиперссылке Реквизиты продавца и покупателя и заполнить открывшуюся форму.

Как получить электронный УПД в «Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)

Больше всего вопросов вызывает порядок получения электронного УПД. Рассмотрим подробно, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 получить элект-ронный УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 при получении от продавца электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги покупатель должен выполнить следующие действия:

1. Получить и отразить в учете входящий УПД.

2. Обработать подтверждение оператора об отправке УПД.

3. Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Получение от продавца (арендодателя) электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа об оказании длящейся услуги по аренде производится:

• при выполнении команды из раздела Администрирование - Сервис или из раздела Руководителю - Сервис
• по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО Текущие дела ЭДО (см. рис. 1) (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис , или раздел Покупки - Сервис ).

В программе можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка ).

Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку Утвердить формы списка документов Текущие дела ЭДО (см. рис. 1).

Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО , открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - Сервис ) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы Текущие дела ЭДО .

Перейти в форму просмотра поступившего документа можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (см. рис. 1) или Архив ЭДО .

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного универсального передаточного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Одновременно на основании полученного электронного УПД создаются два новых документа учетной системы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный .

Открыть новый документ Поступление (акт, накладная) можно:

• по гиперссылке в строке Документ учета
• Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки - подраздел Покупки ).

В новом документе Поступление (акт, накладная)

• реквизитах полученного документа (номер и дата составления);
• продавце (поле Контрагент );
• стоимости услуги по аренде помещения за февраль 2017 года и сумме предъявленного входного НДС.

Перед проведением документа Поступление (акт, накладная) необходимо заполнить поле Договор .

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа, где будет указано, что Требуется утверждение .

Обратите внимание , поскольку электронный документ поступил в организацию 07.03.2017, то и новый документ учетной системы Поступление (акт, накладная) будет автоматически сформирован датой 07.03.2017. В то же время, поскольку услуга по аренде помещения фактически оказывалась в феврале (о чем свидетельствует и содержание графы Номенклатура табличной части), то в учете арендатора такая услуга должна отражаться в периоде ее оказания независимо от даты выставления и получения соответствующего первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015), письма Минфина России от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705). Поэтому необходимо в автоматически сформированном документе Поступление (акт, накладная) вручную заменить дату в поле от в строке с номером и датой регистрации документа в учетной системе на 28.02.2017 (рис. 2).

Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД будет автоматически сформирован документ Счет-фактура полученный , гиперссылка на который появится в строке документа Поступление (акт, накладная) после заполнения поля Договор .

Перейти в новый документ Счет-фактура полученный (рис. 3) можно:

• по гиперссылке из документа Поступление (акт, накладная) ;
• по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД, выбрав соответствующий документ из открывающегося списка;
• из формы учета полученных документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки ).

В новом документе Счет-фактура полученный , сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о:

• продавце (поле Контрагент );
• номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Счет-фактура № и от );
• стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.

В поле Получен будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД), т. е. 07.03.2017.

Дата получения файла электронного счета-фактуры (электронного УПД) регламентируется законодательст--вом и определяется по подтверждению оператора ЭДО (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее - Порядок обмена). Поэтому в документ Счет-фактура полученный никакие изменения в поле Получен не вносятся, в отличие от ручной корректировке даты в поле от документа Поступление (акт, накладная) (см. рис. 2).

В строке Документы-основания будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД.

В строке Способ получения будет проставлена отметка для значения В электронном виде .

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД будет отражено в информационной строке документа Счет-фактура полученный , где будет указано, что Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников (рис. 3).

Счет-фактура № 2 от 28.02.2017 по услуге аренды помещения за февраль месяц, фактически полученный покупателем (арендатором) 07.03.2017, будет зарегистрирован в книге покупок за I квартал 2017 года.

Обратите внимание , согласно пункту 1.1 статьи 172 НК РФ при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации по НДС, покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет.

В случае если счет-фактура по услуге аренды помещения, например, за март 2017 года, будет фактически получен покупателем (арендатором) с опозданием, т. е. в начале апреля (следующего налогового периода по НДС), то покупатель, отразив операцию по аренде помещения за март последним днем месяца (31.03.2017), будет вправе заявить на основании такого счета-фактуры налоговый вычет, начиная с I квартала 2017 года.

Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы ЭДО , документа Поступление (акт, накладная) (рис. 2) или Счет-фактура полученный (рис. 3).

Обработка подтверждения оператора об отправке УПД

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла УПД ему оператором.

Наличие такого служебного документа предусмотрено подпунктом «в» пункта 2.6 Порядка обмена.

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения файла счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

Просмотреть содержимое полученного подтверждения можно, дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблице состояния).

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры, указанная в подтверждении, будет отражена в строке Получен документа Счет-фактура полученный (рис. 3).

При формировании нового документа Счет-фактура полученный (рис. 3) на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле Получен дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа Счет-фактура полученный . Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле Получен , будет автоматически скорректирована.

Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД и информации о сделке

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла УПД покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если в соответствии с пунктом 2.9 Порядка обмена покупатель и продавец согласовали необходимость формирования и отправки извещения о получении счета-фактуры (УПД), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы после получения:

• входящего электронного УПД - извещение о получении для продавца,
• подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

В данном примере стороны исключили из обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры (УПД).

Формирование извещения о получении подтверждения оператора ЭДО происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

В случае если права подписи у пользователя нет, программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно:

• из формы Электронные документы (Таблицы состояния), выполнив команду Подписать или Подписать и Отправить (в зависимости от настроек порядка отправки электронных документов);
• по кнопке Подписать и отправить из папки Подписать списка Текущие дела ЭДО , открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис , или раздел Продажи - Сервис ).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

• при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - Сервис или из раздела Руководителю - Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
• по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО , открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис , или раздел Продажи - Сервис );
• из формы Электронные документы (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле Действия с нашей стороны или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще .

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ).

Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. Именно после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.

Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

• по кнопке Утвердить из списка документов Текущие дела ЭДО ;
• выполнив команду Утвердить из формы Электронные документы (Таблицы состояния).

Утвердить и подписать поступивший электронный УПД можно и по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД.

После утверждения УПД (информации продавца) формируется УПД (информация покупателя).

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 4).На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель (арендатор) должен:

• получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УПД (информации покупателя);
• подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.

На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается.

В форме просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки. Перейти в режим просмотра можно:

• дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния);
• пройдя по гиперссылке строки состояния электронного обмена или выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд по кнопке ЭДО документа Поступление (акт, накладная ).

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документа Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен .

Аналогичная информация ЭДО завершен будет отражена в строке состояния документа Счет-фактура полученный

Как подключиться к 1С-ЭДО?

Тестовые сертификаты для 1С-ЭДО (1С-Такском) Руководства пользователя по сервису 1С-ЭДО В форме соглашения (Профили настроек ЭДО) нет ссылки на автоматическое получение уникального ИД участника, как описано в документации, только поле для ручного ввода ИД. Можно ли подписывать электронный документ одновременно двумя электронными подписями? После получения ЭД в созданном документе ИБ колонка «Номенклатура» пустая, хотя при просмотре содержимого ЭД она заполнена. Не удается подписать акт/счет-фактуру (При попытке подписать появляется сообщение: «Обработанных документов 0»).

Настройка обмена электронными документами в "1С:Предприятие"

• Настройка ЭДО в типовых решениях
Не приходят входящие документы от контрагента из «Диадок»

Автоматическая настройка роуминга между абонентами 1С-ЭДО (оператор "Калуга Астрал") и абонентами СБИС (оператор "Тензор") Создание настройки ЭДО с контрагентом Шаблон на удаление идентификатора стороннего оператора в системе оператора Тензор Настройка уведомлений ЭДО Автоматическая настройка роуминга между абонентами 1С-ЭДО (оператор "Калуга Астрал") и абонентами 1С-Такском (оператор "Такском") Перезаполнение документа учета по электронному документу (на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, релиз 3.0.57.10)

Об особенностях электронного документооборота в сервисе 1С-ЭДО через оператора ЭДО "Тензор" Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0

Настройка ЭДО в нетиповых решениях

Общие вопросы

Привязка сертификата к учетной записи 1С-ЭДО Работа в 1С-ЭДО (1С-Такском) с сертификатом электронной подписи ГОСТ Р 34.10-2012 Как подготовить заявление на выпуск сертификата с помощью 1С:Подпись Настройка клиент-серверного подписания электронных документов Перенос настроек ЭДО при переходе на новую информационную базу (конфигурацию) 1С Программа 1С показывает, что мой контрагент подключен к ЭДО. Как начать с ним обмен электронными документами? Как подключиться к 1С-Такском из конфигурации, в которой нет или отключена Интернет-поддержка пользователей 1С? До июля 2017 года действует сразу 2 разных формата электронных первичных документов. Каким из них лучше пользоваться? Перечень операторов ЭДО СФ, доступных для автоматического роуминга в 1С-ЭДО Настройка роуминга для пользователей 1С-Такском Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО Установка корневого сертификата ГУЦ Минкомсвязи в соответствии с изменениями в 63-ФЗ "Об электронной подписи" 1С:Клиент ЭДО 8, редакция 2.4 Поддержка ЭДО в конфигурациях «1С:Предприятие» Особенности настройки обмена ЭД из решений, работающих в клиент-серверном режиме Как изменить пин-код (пароль) закрытого ключа? При смене организации нужно ли получать новый идентификатор ЭДО? Какие криптопровайдеры можно использовать для обмена электронными документами? Можно ли в базовых версиях программных продуктов 1С настроить ЭДО? Где можно взять инструкцию по настройке ЭДО?

Типичные ошибки

При проверке подписи электронного документа произошла ошибка: "Ошибка интерфейса модуля криптографии. Указан неверный алгоритм". Ошибка работы с Интернет: внутренняя ошибка сервера (500) Подпись не верна (не установлен корневой сертификат УЦ контрагента или оператора) Ошибка работы с Интернет: доступ запрещен (403). Не удалось выполнить операции формирования/проверки ЭЦП на сервере (код ошибки 103,104). Сертификат не действителен. Не удалось проверить сертификат в списке отозванных т.к. соответствующий сервер в состоянии offline (код ошибки 103,104). Сертификат не действителен. Цепочка сертификатов обработана, но прервана на корневом сертификате, который не является доверенным (код ошибки 103,104). Сертификат связан с модулем криптографии "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" с типом 1 (код ошибки 103,104). Не удалось выполнить операции шифрования/расшифровки на компьютере. Ошибка при формировании данных подписи (0x00000056, код ошибки 103,104). Тест профиля настроек ЭДО не выполнен. Нет доступных сертификатов

Правовое регулирование

Обмен электронными документами у посредников Обмен произвольными электронными документами Обмен электронными первичными документами Обмен электронными счетами-фактурами Правовое регулирование обмена электронными документами Можно ли использовать сертификат для 1С-ЭДО другого удостоверяющего центра? В каком виде нужно предоставить ЭД для внешних проверяющих органов, если они не принимают документ в электронном виде?

Настройка системы для обмена УПД (на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, релиз 3.0.57.10)

Если при осуществлении электронного документооборота с контрагентами было принято решение применять УПД (Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, также именуемый "Универсальный Передаточный Документ"), то необходимо произвести соответствующую настройку учетной системы.

Настройка выполняется в разделе «Профиль настроек ЭДО» (Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Профили настроек ЭДО), см. Рис. 1 .

Рис. 1

Если в работе используется несколько Профилей, выполнить настройку необходимо во всех используемых.

Рис. 2

Зайдя в Профиль, на закладке «Виды электронных документов» необходимо установить галочки напротив пунктов «Использовать УПД» и «Использовать УКД». При этом автоматически будут сняты галочки с некоторых документов из списка, расположенного ниже, см. Рис. 3 .

Рис. 3

Таким образом, система перенастроена на использование электронного УПД. Сформированный электронный документ будет иметь следующий вид, см. Рис. 4 :

Рис. 4

Если использование УПД не требуется и с контрагентами согласован обмен отдельными документами, счетом-фактурой и первичным документом (товарной накладной, актом выполненных работ (оказанных услуг), актом на передачу прав), то в Профиле необходимо снять галочки с пунктов «Использовать УПД» и «Использовать УКД». При этом автоматически будут установлены галочки на всех документах в списке, расположенном ниже, см. Рис. 5 .

Рис. 5

Но в этом случае нужно обратить внимание на Форматы электронных документов (Акта на передачу прав, Акта об оказании услуг, Товарной накладной) – они могут быть разными.

На Рис. 5 показаны форматы, утвержденные приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.

На Рис. 6 показаны форматы, утвержденные приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@.

Рис. 6

Для успешного обмена электронными документами необходимо согласовать с контрагентом их формат.

Согласованный формат нужно выставить в Профиле настроек ЭДО. Для этого устанавливаем курсор на изменяемый тип документа по столбцу "Формат электронного документа" и делаем двойной клик, см. Рис. 7 .

Рис. 8

Выбранные в Профиле форматы по умолчанию распространяют свое действие на все Настройки ЭДО с контрагентами.

Если с каким-то контрагентом согласованы форматы, отличные от форматов, установленных в Профиле, то нужно воспользоваться функцией «Расширенный режим» (Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Настройки ЭДО – Выбираем нужную настройку – Еще – Включить расширенный режим настроек ЭДО). После этого устанавливаем согласованные с контрагентом форматы. Включение этой функции позволит вести обмен с данным контрагентом независимо от общих настроек системы ЭДО, см. Рис. 9 и Рис. 10 : в Настройке с контрагентом используются новые форматы, в то время как в Профиле установлены более ранние форматы электронных документов.

Рис. 9

Рис. 10

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.

Форма УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ , подтверждающий совершение хозяйственной операции. Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ . При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

УПД содержит реквизиты счета-фактуры (в черной рамке) и первичного документа. Дополняя реквизиты в черной рамке, руководствуйтесь правилами для счетов-фактур. То есть в черную рамку можно вносить только те реквизиты, которые инспекторы разрешают добавлять в счета-фактуры. Например, в счет-фактуру можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» и таблицей. Разрешают дополнять и саму таблицу – колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Можно вписывать дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера. Главное – не нарушать последовательность обязательных строк и граф. Об этом сказано в письмах Минфина России от 8 апреля 2016 N 03-07-09/20121 , от 26 февраля 2016 № 03-07-09/10933, от 14 ноября 2016 № 03-07-09/66475, ФНС России от 17 августа 2016 № СД-4-3/15094. Учитывая, что «черная рамка» в УПД – это тот же самый счет-фактура, следуйте этим разъяснениям и при изменении формы УПД (УКД). За пределами черной рамки добавляйте любые нужные реквизиты.

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 № ММВ-7-15/155. Электронный формат УКД утвержден приказом ФНС России от 13 апреля 2016 № ММВ-7-15/189. Эти форматы можно использовать как при обмене УПД и УКД с контрагентами, так и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 , абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

к меню

Любое изменение в форме счета-фактуры – основание для самостоятельной корректировки формы УПД и УКД

Обязательные реквизиты счетов-фактур прописаны в статье 169 Налогового кодекса РФ. Сами формы счетов-фактур утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 .

Время от времени образцы счетов-фактур дополняют новыми реквизитами. Однако в бланки УПД и УКД ФНС России изменения не вносит, т.к. эти бланки не обязательные. Поэтому ФНС России рекомендует налогоплательщикам не дожидаться официальных изменений УКД и УПД, а самостоятельно дополнять эти бланки новыми реквизитами (письма ФНС России от 14 сентября 2017 г. № ЕД-4-15/18321 и № ЕД-4-15/18322).

В 2017 году таких изменений было два.

С 1 июля при реализации по госзаказам поставщики обязаны указывать в счетах-фактурах идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Такое требование установлено Законом от 3 апреля 2017 № 56-ФЗ. В связи с этим в бланки обычного и корректировочного счетов-фактур добавили дополнительную строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Такие изменения Правительство РФ закрепило постановлением от 25 мая 2017 № 625.

С 1 октября в форму счета-фактуры добавили графу 1а для кода вида товара. Ее должны заполнять организации, которые экспортируют товары в страны ЕАЭС. Кроме того, уточнили заголовок графы 11 – здесь надо указывать регистрационный номер таможенной декларации. А в строке 8 появилось уточнение о необходимости заполнять ее при наличии идентификатора госконтракта. Поправки в форму внесли постановлением Правительства РФ от 19 августа 2017 № 981.

к меню

Что заменяет собой УПД, назначение документа

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) .

По своему статусу универсальный передаточный документ УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике.

к меню

Нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД

Законодательно такая обязанность не предусмотрена. Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Примечание : Скачать допсоглашение о применении универсального передаточного документа (.doc 39 Кб)

Примечание : Скачать Приказ о праве подписи универсального передаточного документа (УПД) (.doc 35 Кб)

к меню

Назначение УПД

Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

к меню

Кто может использовать УПД

Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы (УСН, ЕСХН) или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами

Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Таблицу (графы 1–11) заполняйте также по правилам, которые справедливы для счета-фактуры

Укажите артикул товаров или код вида деятельности, в рамках которой выполняется работа, услуга (ОКВЭД, ОКУН)

Ту часть УПД, в которой дублируются реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной (строки 8–19), заполняйте по правилам оформления этих документов. Кроме того, можно использовать таблицы, приведенные в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96

Укажите дату и номер договора, на основании которого реализованы товары, работы, услуги, имущественные права. Если поставщик отгружал товары по доверенности, нужно указать реквизиты этого документа

Если ответственным за отгрузку и подписание счетов-фактур является один и тот же человек, то в этой строке он может не дублировать свою подпись

к меню

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;
• строку 2а «Адрес»;
• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
• строку 6 «Покупатель»;
• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

к меню

Можно ли составлять УПД при получении аванса

Для таких ситуаций УПД не подходит. Для вычета НДС с аванса выставляйте покупателям счета-фактуры по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.

Ситуаций с частичной предоплатой нет среди тех, когда вместо счета-фактуры можно оформлять УПД. Все они названы в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96. Поэтому применяйте обычные счета-фактуры, когда:

• продавец начисляет НДС с полученного аванса;
• покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса;
• продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса
• покупатель восстанавливает НДC, ранее принятый к вычету с выплаченного аванса.

Когда можно применять УКД

УКД можно оформить в двух случаях:

1. если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
2. если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:

• для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Как исправить ошибки в УПД, указано в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 № ММВ-20-15/86 ;
• при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

к меню

Как исправить ошибку в УПД

Ошибки в УПД нужно исправить по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 . Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, и по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. . А если УПД только первичный документ, руководствуйтесь Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

УПД со статусом 1

Если ошиблись в показателях, которые относятся и к первичному документу, и к счету-фактуре, составьте новый УПД. Его заполните в зависимости от вида ошибки.

Первый вид: ошибка помешает принять НДС к вычету. В этом случае составьте новый УПД. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. В новом УПД проставьте статус 1, а документ составьте по правилам пункта 7 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ № 1137.

Второй вид : ошибка позволит принять к вычету НДС. Чтобы исправить ошибку, составьте новый УПД и присвойте ему статус 2 независимо от статуса первоначального. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. Исправляйте УПД по правилам статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такой документ не регистрируйте в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.

Если ошиблись в показателях, которые относятся только к первичному документу и не затрагивают показатели счета-фактуры, ошибку исправьте по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ:

• либо составьте новый УПД со статусом 2;
• либо исправьте первичный УПД.

к меню

УПД со статусом 2

Когда УПД используете только как первичный документ, ошибку исправляйте по Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Есть два способа:

• составьте новый УПД с верными данными;
• исправьте первичный УПД.

Как бухгалтеру исправлять ошибки в первичном документе?

Ошибки в первичных документах можно исправлять так : зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. определено, что подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Состав обязательных реквизитов УПД, предложенного ФНС России к применению хозяйствующими субъектами, соответствует всем требованиям Федерального закона от 06.12.2011 , предъявляемым к первичному учетному документу.

Поэтому, УПД - универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций.

В соответствии с положениями пункта 3 и пункта 2 расходы, учитываемые в целях налогообложения единым сельскохозяйственным налогом и налогом, уплачиваемым при применении упрощенной системы налогообложения, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 . Таким образом, расходы, подтвержденные УПД, учитываются при формировании налоговой базы в целях исчисления вышеуказанных налогов в общеустановленном порядке.

к меню

Скачать бесплатно документы с УПД

Пустой бланк УПД - универсального передаточного документа (.xls 47 Кб)

Пример заполнения УПД (.doc 107 Кб)

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами. Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Пример заполнения универсального корректировочного документа (УКД) (.doc 90 Кб)

к меню

В универсальном передаточном документе можно одновременно отразить и товары, и сопутствующие услуги

Отражение в универсальном передаточном документе (УПД) одновременно и отгрузки товаров, и приемки-передачи сопутствующих услуг, не препятствует признанию расходов и вычетам НДС. Такой вывод следует из письма ФНС России от 23.09.16 № ЕД-4-15/17910 .

Федеральная налоговая служба разработала новую форму – универсальный передаточный документ. Он совместит в себе функции счета-фактуры и бухгалтерской первички, позволит существенно сократить документооборот. О том, как использовать новую форму на практике, мы расскажем в этой статье. Пользователи 1С:ИТС ПРОФ могут также ознакомиться с видеозаписью 1С:Лектория от 31.10.2013.

Для чего был разработан универсальный передаточный документ

Статья актуализирована 14.06.2018г.

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).

При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы "1С".

В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.

Зачем нужен УПД

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:

• Счет-фактура - это основание для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
• Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:

• Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами , оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
• Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации или фамилия предпринимателя, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Что включает в себя УПД

Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).

Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:

• наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
• дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
• наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
• содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
• наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя;
• подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус . Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса.

Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

• в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
• в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как заполнить дату УПД

• строка (1) - дата составления документа;
• строка - дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка - дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности - непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ - в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

2. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16.

Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД - показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

• Графа «А» - порядковый номер записи в таблице - может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
• Графа «Б» - артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
• В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.

• В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

• Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

• В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

«1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7» .

В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ . Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Как исправить УПД в "1С:Бухгалтерии 8"

Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах . Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.

Корректировка реализации и УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ - дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

• существенно сократить количество документов;
• сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
• оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.

Поделиться с друзьями:

Включайся в дискуссию

Поделиться с друзьями:

Читайте также

Заболевания

Определение места отбывания наказания осужденного

Определение места отбывания наказания осужденного

2023-07-24 00:25:46 Нет комментариев

Льготы, пособия, пенсии

Осужденному это надо знать

Осужденному это надо знать

2023-07-24 00:25:46 Нет комментариев

Законодательство

Блатной жаргон, по фене Как относятся к наркоторговцам в тюрьме

Блатной жаргон, по фене Как относятся к наркоторговцам в тюрьме

2023-07-24 00:25:46 Нет комментариев