После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

1. — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении . В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку. Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте. В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Командировка: в г. Минск, Республика Беларусь, с 14.06.2018 по 18.06.2018

Цели и задачи командировки: участие в международной выставке-ярмарке «Промэкспо — 2018», проходившей с 15.06.2018 по 17.06.2018, сопровождение информационного стенда с образцами продукции, изучение возможностей выхода на новые рынки сбыта, презентация продукции потенциальным потребителям.

Выполнение задания: в ходе участия в выставке «Промэкспо — 2018», мною, Прокофьевым А. З. была проведена следующая работа.

Организовано функционирование выставочного стенда с непрерывной трансляцией рекламных видеороликов о нашей продукции, а также раздача каталогов и буклетов с контактной информацией и подробным описанием выпускаемой продукции.

В ходе конференции участников выставки, проведена презентация новейших образцов выпускаемой продукции, а также оценка рекламных компаний двух наших конкурентов (материалы прилагаются на флеш-носителе).

В рамках выставки-ярмарки посещен семинар представителей известного маркетингового агентства «Мейджикмейд», по новейшим разработкам в области стратегического маркетинга и использования возможностей интернета.

Проведены встречи с потенциальными потребителями продукции из 7 стран.

Результаты командировки: заключены предварительные соглашения о поставках продукции с тремя фирмами (переданы в юридическую службу), для оценки эффективности новых инструментов в продвижении продукции, представлен пакет предложений от рекламного агентства. Для анализа продукции конкурирующих фирм в технический отдел предоставлены каталоги с характеристиками товара других производителей. По возвращении из командировки запланирована учеба для сотрудников маркетингового отдела с изучением передового опыта в продвижении продукции на международном уровне.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году (образец)

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Практически все предприятия и организации по каким-либо причинам направляют своих сотрудников в служебные командировки. Обязательным атрибутом начала и завершения поездки по требованию работодателя является составление соответствующего приказа, а также отчета о служебной командировке, проделанной работе и выполнении поставленных целей.

Приказ о направлении сотрудника в командировку должен содержать следующую информацию:

• персональные данные направляемого в поездку сотрудника;
• должность работника;
• адрес или место, в которое направляется лицо для осуществления своих профессиональных обязанностей;
• цель поездки, которая может выражаться в повышении квалификации самого командированного или иных лиц, налаживании работы в каком-либо филиале организации и т.д.

По завершению поездки командированным сотрудником составляется полный отчет о проделанной работе и выполнении поставленных руководством задач и целей.

С 2015 года трудовое законодательство возложило обязательства по требованию документов о командировке на работодателя, поэтому составление отчетов и предоставление какой-либо дополнительной документации проводится только в случае, если такие требования установлены любыми внутренними документами предприятия. Несмотря на отсутствие обязательного составления отчетов, руководителям структурных подразделений и филиалов, рекомендуется вести полный учет командировок, поставленных и выполненных целей, а также по совершенным тратам.

К значительным преимуществам составления отчетов можно отнести:

• документальное подтверждение заработной платы лица, которое в обозначенный период находилось в командировке;
• при наличии нескольких подразделений или филиалов, руководитель каждого вверенного ему объекта сможет координироваться с другими руководителями иных подразделений, а также обеспечить не только формальное подтверждение командировки сотрудника в виде приказа, но и понесенные организацией расходы на его содержание;
• для небольших предприятий или индивидуальных предпринимателей для ведения бухгалтерии достаточно лишь приказа и краткого отчета, однако подробная отчетность может помочь избежать проблем с налоговыми органами при проведении каких-либо проверок.

Отчетность организации должна быть в полном порядке, так как при наличии каких-либо нарушений у налоговой могут возникнуть вопросы. Полный пакет документов по каждому командированному работнику сможет решить эти проблемы.

Заполнение отчета о командировке

Отчет о командировке является документом, который подтверждает наличие работника на вверенном ему объекте для временного исполнения своих обязанностей. Каждое предприятие самостоятельно определяет вводить ли такие обязательства в своей организации или нет, однако если такие положения изначально закреплены в уставе фирмы или иных локальных нормативных актах, исполнение требований руководства по предоставлению отчетности обязательно.

Отчет о командировке, если его оформление устанавливается локальным нормативным актом организации, в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

1. Реквизиты отчета - регистрационный номер, дата и место составления документа.
2. Длительность командировки, который является периодом командировки. Именно за это время составляется отчет.
3. Основания для назначения работнику командировки исходя из нужд предприятия.
4. Причины отправления в командировку конкретного лица.
5. Цели поездки и поставленные работнику задачи, которые требуют исполнения во время командировки.
6. Результаты командировки, которые получилось или не получилось достичь. При отсутствии достижения поставленных целей указываются причины провала, а также особенности осуществления труда во время поездки.

При отсутствии достаточности места на бланке, к нему подшивается дополнительный лист или листы формата А4, на которых работник в максимально подробном изложении описывает итоги командировки - положительные и отрицательные динамики, дополнительные процедуры, которые потребовались или могут потребоваться в будущем для решения поставленных задач и прочее.

Отчеты могут быть нескольких видов, поэтому, есть ли необходимость в приложении каждого из них, нужно уточнять у руководства.

Работнику может потребоваться приложить:

1. Отчет о служебной командировке по выполнению поставленных целей и задач, особенностях их исполнения на ином месте осуществления трудовой деятельности и т.д.
2. Авансовый отчет, который характеризуется тратами, которые требовались и были необходимы работнику в течение того времени, пока они находились в командировке.
3. Иные документы, которые могут относиться к отчетности.

При этом устанавливается, что работодатель может воспользоваться бланками отчетов, которые были разработаны на государственном уровне, либо разработать весь документооборот самостоятельно.

Форма

Руководство организации самостоятельно может определять необходимость составления документации и отчетности о командировках в соответствии со ст. 8 и ст. 22 ТК РФ, при этом такие полномочия позволяют создавать собственные локальные формы предоставления таких документов в бухгалтерию или руководителю структурного подразделения.

В случае, если руководство не желает разрабатывать собственные образцы отчетности, однако обязывает сотрудников вести отчетность и предоставлять ее по завершению командировки, законодательство предоставляет возможность использовать разработанные Госкомстатом бланки в формах Т-10 и Т-10а.

При этом составление авансового отчета является обязательным, так как руководству организации необходимо определить понесенные расходы на содержание командированного работника, а также вести бухгалтерский отчет в полном соответствии с нормами трудового и налогового права.

Авансовый отчет предоставляется по форме №АО-1, которая была разработана аналогичным образом служащими Госкомстата.

Разделы

При заполнении документов учитываются его разделы. Несмотря на то, что работодатель может самостоятельно устанавливать формы составления отчетов, они должны содержать определенные данные, необходимые для проверки соответствия бухгалтерией предприятия.

Обычно к составлению отчетов выдвигаются следующие требования:

• полностью и максимально подробно должна быть описана цель поездки и выданные руководителем задания, весь процесс их выполнения и полученные результаты;
• цели и задачи описывает работодатель или любое иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, также это может сделать работник, исходя из ранее полученного задания;
• обстоятельства решения задач и выполнения целей должны быть описаны работником, который отправлялся в командировку.

Составление отчетов оформляется согласно принятым в организации правилам и нормам с указанием необходимых реквизитов и данных.

К необходимым реквизитам относятся:

• юридическое наименование организации;
• номер документа;
• дата его составления;
• персональные данные сотрудника, который был отправлен в командировку, а также занимаемая им должность;
• информация о структурном подразделении, которое направило работника в поездку;
• место прибытия гражданина, в которое он отправлялся исполнять свои профессиональные обязанности;
• сроки поездки;
• основания для организации командировки;
• кем и как производится финансирование лица, которое было отправлено в командировку;
• цели и задачи работника, которые тот должен выполнить в установленный командировкой срок;
• подписи руководства.

Часть разделов заполняются руководителем или иными лицами, которые уполномочены осуществлять такую деятельность, а часть - самим работником.

Правила заполнения

Заполнение отчета требует соблюдения установленных на предприятии правил ведения отчетности и документооборота, так как несоответствие принятым стандартам может негативно сказаться при проведении какой-либо проверки со стороны налоговых органов.

При полном выполнении поставленных задач, работник делает соответствующую пометку в специально отведенном для этого поле. Если цели по каким-либо причинам не были выполнены, то в данном поле указывается информация о неисполнении возложенных обязательств.

Основания и причины невыполнения работы предоставляется работодателю в виде докладной записки с полными пояснениями работника. В случае вины работника, работодатель имеет право возложить на ответственное лицо дисциплинарное или материальное взыскание, равное понесенным убыткам.

Документы для отчета

Для предоставления полного отчета о поездке по необходимости предприятия, работник должен предоставить установленный пакет документов, исходя из которого работодатель или бухгалтерия сделает соответствующие выводы о рентабельности осуществления командировок в будущем, а также сможет определить фактически понесенные расходы.

К отчету о командировке прикладываются:

• приказ о направлении работника в служебную командировку, издаваемый руководством непосредственно перед поездкой;
• авансовый отчет, который составляется в связи с расходами работника во время командировки;
• командировочное удостоверение - документ, устанавливающий право работника исполнять свои обязанности в удаленном от предприятия месте;
• служебное задание - цели и задачи, поставленные перед сотрудником организации на время поездки.

Проверкой документов занимаются налоговые органы, поэтому при их подаче важна правильность заполнения, а также полное соответствие установленных положений действительности.

В случае с составлением авансового отчета для бухгалтерии, работник должен предоставить все чеки, квитанции и иные платежные документы, подтверждающие осуществление растрат по необходимости.

К таким документам могут относиться:

• квитанции об оплате номера в гостинице или договор аренды жилого помещения на определенный срок;
• билеты или иные проездные документы, которые устанавливают реальную стоимость проезда гражданина до города, а также в его черте;
• чеки на покупку различных изделий и продуктов питания и т.д.

Предоставление документов по всем тратам позволит работнику обезопасить себя от каких-либо претензий со стороны бухгалтерии.

Сроки предоставления отчета

По общему правилу вернувшийся из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить отчет о проделанной работе, однако точные сроки устанавливаются локальными нормативными актами предприятия. Максимальный срок подачи документов не должен превышать одного месяца после возвращения сотрудника, если на предприятии введена необходимость в предоставлении отчетности.

Согласно ст. 191 ГК РФ, исчисление срока начинается на следующий день после наступления события, то есть в случае с командировкой - после возвращения лица на постоянное место работы и его выхода на нее. Также в случае необходимости составления отчета в короткий срок, выходные и праздничные дни не учитываются.

Согласование отчета

Согласование отчета производится в случае, если такие положения устанавливаются локальными нормативными актами предприятия, аналогично с необходимостью составления отчета вообще. Работодатель может обязать сотрудников согласовывать документы с их непосредственным руководителем, однако некоторые фирмы этого просто не делают.

Начальник подразделения должен утвердить отчет или ознакомиться с ним, поставив свою подпись в соответствующем месте. В некоторых случаях, например, при получении опыта или повышении квалификации, отчет о проделанной работе вовсе не требуется, достаточно лишь приказа о направлении сотрудника в соответствующую командировку.

Образец отчета

Отчет о проделанной работе в командировке может составляться различными способами в зависимости от локальных актов организации или не составляться вообще.

Виды отчетов о командировке:

1. Отчет о командировке в свободной форме, утвержденный предприятием.
2. Отчет о командировке по форме №Т-10а.
3. Авансовый отчет о понесенных расходах.

Отчетность при командировках помогает избежать трудностей с налоговой службой, так как документы соответствуют количеству произведенных предприятием трат. Небольшие организации могут не требовать составления отчетности, однако им рекомендуется это делать вне зависимости от отсутствия законодательных обязательств.

Скачать

Скачать образец Отчета о командировке в формате.doc вы можете

Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом. Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете. Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:

• решения руководства направить сотрудника в командировку;
• заполнения первых 11 граф бланка служебного задания;
• ознакомления командируемого с целью поездки.

Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:

• реквизиты предприятия-работодателя;
• данные о сотруднике с указанием его должности;
• пункт назначения;
• продолжительность поездки с приведением дат начала и окончания командировки;
• реквизиты приказа о командировке и цель поездки.

В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.

Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления

Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.

Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:

• реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
• период, за который заполняется форма отчета о командировке;
• причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
• задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
• достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).

Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.

Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами. Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки. Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.

Как составить авансовый отчет по командировке – образец

После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:

• личных данных работника;
• документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
• датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.

Как составить авансовый отчет по командировке?

Образец по форме АО-1 выглядит так:

Алгоритм действий при подаче авансового отчета:

1. Авансовый отчет по командировке заполняет сотрудник, вернувшийся из служебной поездки.
2. В трехдневный срок после возращения заполненный бланк с приложениями сдается в бухгалтерию на проверку.
3. При правильном оформлении документации руководитель подписывает отчет.
4. В случае обоснованной необходимости возмещения затраченных работником сверх аванса средств во время командировки, они покрываются предприятием. Если образовался непотраченный остаток аванса, излишек сдается в кассу.

Авансовый отчет по командировке оформляется в одном экземпляре. Квитанции с чеками и другими подтверждающими расход документы необходимо приклеивать на лист бумаги формата А4. В качестве сопроводительных документов могут выступать оригиналы:

• командировочного удостоверения (с 2015 года не требуется);
• чеков и квитанций, фиксирующих потраченные суммы на проживание в пункте назначения;
• билетов;
• краткий отчет о выполнении задания командировки.

Образец заполненного отчета

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

• Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
• Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
• Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
• Оплата за проживание или аренду жилья;
• Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

• В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
• Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
• «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
• В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
• В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
• Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
• Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
• Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
• Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
• Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

• Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
• Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
• Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

• Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
• Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
• Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
• Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
• Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.