Глава VIII Порядок приема (сдачи) дел и должности лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность

238. Все должностные лица при назначении на воинскую должность или переводе к новому месту службы должны лично сдавать и принимать дела и должность.

Для приема (сдачи) дел и должности, начиная от начальника службы соединения (воинской части) и выше приказом командира соединения (воинской части) назначается комиссия. При приеме (сдаче) дел и должности командиром соединения (воинской части) комиссия назначается приказом старшего командира (начальника).

Прием дел и должности производится лично принимающим от сдающего лица в присутствии комиссии.

Прием (сдача) дел и должности включает:

изучение принимающим состояния войскового (корабельного) хозяйства (службы), ознакомление с должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность;

сверку учета материальных средств соединения (воинской части) с данными учета довольствующего органа на предмет их соответствия;

передачу лицом, сдающим должность и, одновременно проверку и прием лицом, принимающим должность, материальных и денежных средств, а также документов;

документальное оформление приема (сдачи) дел и должности.

239. Прием (сдача) дел и должности производится в соответствии с календарным планом, совместно разрабатываемым лицами, принимающим и сдающим дела и должность и председателем комиссии (приложение N 12 к настоящему Руководству).

Календарный план должен предусматривать выполнение всех мероприятий в пределах времени, отведенного на прием (сдачу) дел и должности.

В календарном плане определяются:

очередность и сроки заслушивания докладов должностных лиц, подчиненных сдающему дела и должность;

очередность и сроки проверки служб и различных объектов материально-технической базы;

срок завершения проводки по книгам и карточкам учета всех приходных и расходных операций согласно документам, выписанным по указаниям лица, сдающего дела и должность;

сроки снятия остатков материальных средств по отдельным службам и объектам материально-технической базы, а также оформление инвентаризационных ведомостей.

Календарный план утверждается старшим командиром лица, принимающего дела и должность.

240. Срок приема (сдачи) дел и должности лицами, отвечающими за ведение хозяйственной деятельности, устанавливается с момента подписания приказа командира соединения (воинской части) о приеме (сдаче) дел и должности в соответствии с Уставом внутренней службы Вооруженных Сил.

241. Руководство хозяйственной деятельностью по подчиненным службам (службе) до окончания приема (сдачи) дел и должности (до утверждения акта) осуществляет сдающий дела и должность. На время приема (сдачи) дел и должности текущая работа складов, как правило, прекращается. Выдача материальных средств в этот период производится только с разрешения принимающего дела и должность или председателя инвентаризационной комиссии.

242. Инвентаризационная комиссия, назначенная для приема (сдачи) дел и должности в присутствии принимающего и сдающего дела и должность производит:

инвентаризацию материальных средств, подлежащих приему вновь назначенным должностным лицом соединения (воинской части);

инвентаризацию служб, складов и других объектов материально-технической базы (с момента последней инвентаризации) и сверку учетных данных с фактическим наличием и качественным состоянием материальных средств.

243. Прием (сдача) дел и должности должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность, оформляется актом приема (сдачи) дел и должности (приложение N 13 к настоящему Руководству). К акту приема (сдачи) дел и должности прилагаются инвентаризационные ведомости, а также объяснения (в случае необходимости) должностных лиц о причинах образования недостач, излишков, обоснования естественной убыли и т.п. В тех случаях, когда сдающий или принимающий дела и должность имеет по акту возражения или замечания, он излагает их в письменном виде в акте при его оформлении. Старший командир при утверждении акта о приеме (сдаче) дел и должности должен рассмотреть имеющиеся возражения и замечания, принять по ним решение и внести их в каждый экземпляр акта.

Прием (сдача) дел и должности командиром соединения (воинской части) производятся в соответствии с Уставом внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации.

244. Акт приема (сдачи) дел и должности, а также инвентаризационные ведомости подписываются лицами, принимающим и сдающим дела и должность, а также членами инвентаризационной комиссии. Кроме указанных должностных лиц акты подписываются лицами, принявшими материальные средства на ответственное хранение.

Акты утверждаются:

при приеме (сдаче) дел и должности заместителями командира и начальниками служб соединения - командиром соединения;

при приеме (сдаче) дел и должности заместителями командира и начальниками служб воинской части - командиром воинской части;

при приеме (сдаче) дел и должности командиром и старшиной подразделений - старшим командиром;

при приеме (сдаче) дел и должности начальником склада, мастерской, хлебозавода (хлебопекарни), столовой - командиром воинской части.

О приеме (сдаче) дел и должности подается рапорт непосредственному начальнику.

245. На непосредственных начальников возлагается организация и качественное проведение приема (сдачи) дел и должности подчиненными должностными лицами.

Прием (сдача) дел и должности заместителями командира и начальниками служб соединения (воинской части)

246. Принимая дела и должность, заместитель командира (начальник службы) соединения (воинской части) должен:

ознакомиться с общими вопросами войскового (корабельного) хозяйства по подчиненным службам (службе) соединения (воинской части);

ознакомиться с актами последних инвентаризаций материальных средств, ревизий подчиненных воинских частей (подразделений, служб) соединения (воинской части);

заслушать (в присутствии сдающего дела и должность) доклады подчиненных должностных лиц о состоянии войскового (корабельного) хозяйства и обеспеченности соединения (воинской части) материальными средствами по подчиненным службам (службе);

проверить степень выполнения плана хозяйственной деятельности, плана экономии, рационального расходования материальных и денежных средств, плана обеспечения экологической безопасности и других планов по подчиненным службам (службе), а также состояние учета и отчетности по подчиненным службам (службе);

проверить наличие, качественное состояние и комплектность вооружения, военной техники и других материальных средств в подразделениях, службах, на складах, а также организацию их эксплуатации, хранения, ремонта и учета;

проверить организацию питания, условия повседневной деятельности и быта при размещении военнослужащих, а также состояние казарменно-жилищного фонда, коммунальных сооружений и оборудования соединения (воинской части) по подчиненным службам (службе).

247. При ознакомлении с общими вопросами войскового хозяйства принимающий дела и должность изучает условия расквартирования соединения (воинской части), размещение, обустроенность и состояние объектов материально-технической базы соединения (воинской части), установленный порядок обеспечения материальными средствами, организацию подвоза, обеспечение имуществом службы КЭС, организацию торгово-бытового и банно-прачечного обслуживания и другие вопросы.

248. Ознакомление с результатами раннее проведенных инвентаризаций, ревизий в целом должно начинаться с изучения акта инвентаризации материальных средств, ревизий, заключений вышестоящих органов и приказов командира соединения (воинской части) по результатам инвентаризации материальных средств, ревизий.

249. При проверке состояния учета и отчетности, законности проведенных операций прежде всего следует установить соответствие их законодательству Российской Федерации и нормативным правовым актам Министерства обороны.

В ходе работы устанавливаются правильность произведенных записей в книгах учета.

Перед проверкой наличия материальных средств и законности операций необходимо провести сверку с довольствующим органом по приходу и расходу материальных средств службы. Сверка должна быть документально подтверждена ведомостями, заверенными довольствующим органом, которые прилагаются к акту приема (сдачи) дел и должности.

Наличие, качественное состояние, комплектность, условия хранения материальных средств, состояние эксплуатации и ремонта вооружения и военной техники проверяются принимающим дела и должность в полном объеме или выборочно. При этом последовательно проверяются: записи в книгах и карточках учета (с момента последней инвентаризации материальных средств, ревизии); количественное и качественное состояние и комплектность всех видов материальных средств на складах, в подразделениях и обеспеченность ими; качественное состояние, комплектность и условия хранения материальных средств неприкосновенного запаса.

250. При проверке наличия, качественного состояния и комплектности материальных средств текущего обеспечения в подразделениях (службах) и на складах особое внимание уделяется тем материальным средствам, которые по каким-либо причинам чаще всего утрачиваются, а материальных средств неприкосновенного запаса - условиям и режиму хранения их на складах, освежению и соблюдению установленной комплектности. Принимающий дела и должность, кроме того, проверяет правильность использования выделенных денежных средств по подчиненным службам (службе).

251. При приеме (сдаче) дел и должности заместителя командира соединения (воинской части), начальника службы для временного исполнения им должностных обязанностей (на период отпуска, болезни исполняющего должностного лица и т.д.), время на прием (сдачу) отводится минимальное. Все срочные дела должны быть решены по возможности лицами, сдающими дела и должность.

Допуск к временному исполнению должностных обязанностей оформляется приказом командира соединения (воинской части).

252. В случае обнаружения при приеме (сдаче) дел и должности заместителя командира соединения (воинской части), начальника службы и ему равных должностных лиц нарушений установленного порядка учета материальных средств принимающий дела и должность немедленно докладывает об этом командиру соединения (воинской части).

253. При работе комиссии по проверке наличия материальных средств на складе должны присутствовать лица, сдающее# и принимающее# дела и должность.

Результаты приема (сдачи) дел и должности заместителя командира соединения (воинской части), начальников служб и им равных должностных лиц объявляются в приказе командира соединения (воинской части).

Прием (сдача) дел и должности начальником склада (хранилища)

255. Принимающий дела и должность начальника склада (хранилища) в присутствии инвентаризационной комиссии должен:

проверить наличие, качественное состояние, организацию хранения, сбережения и учета материальных средств, находящихся на складе (в хранилище);

проверить правильность размещения (укладки) материальных средств при хранении и соблюдение мер по предотвращению их порчи, а также выполнение требований пожарной безопасности, наличие инструкций и средств пожаротушения;

убедиться в целостности крыши, стен, дверей, ворот, окон и исправности пожарной и охранной сигнализации склада (хранилища).

256. К моменту приема (сдачи) дел и должности начальника склада (хранилища) в книгу складского учета материалов записываются все первичные учетные документы, после чего они сдаются в финансовый орган воинской части.

257. Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных средств на складе (хранилище) и отражает ее результаты в инвентаризационных ведомостях. Акт подписывается принимающим и сдающим дела и должность, председателем и членами инвентаризационной комиссии, утверждаются командиром соединения (воинской части).

Прием (сдача) дел и должности начальниками мастерской, хлебозавода (хлебопекарни), столовой и равными им должностными лицами

258. Принимающий дела и должность начальника мастерской (хлебозавода, хлебопекарни, столовой, бани, прачечной) в присутствии инвентаризационной комиссии должен:

ознакомиться с работой принимаемого объекта и организацией хранения, сбережения и учета материальных средств;

принять фактическое наличие материальных средств в мастерской (хлебозаводе, пекарне, столовой, прачечной) и сверить его с данными учета соединения (воинской части);

проверить наличие документации на здания и установленное в них технологическое оборудование, а также их техническое состояние и комплектность;

проверить соблюдение требований инструкций и правил пожарной безопасности и наличие средств пожаротушения.

Материальные средства, находящиеся в ремонте, принимаются вновь назначенным начальником мастерской (хлебозавода, хлебопекарни, столовой, бани, прачечной) по копиям имеющихся нарядов.

259. Прием материальных средств в мастерской (хлебозаводе, хлебопекарне, столовой, бане, прачечной) производится принимающим дела и должность лично в присутствии сдающего лица.

Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных средств и отражает ее результаты в инвентаризационных ведомостях. Акт подписывается принимающим и сдающим дела и должность, председателем и членами инвентаризационной комиссии, утверждаются командиром соединения (воинской части).

вещевой службы воинской части

Согласно статьи 67 УВС ВС РК начальник вещевой службы при назначении на должность представляется командиру части и его заместителям. Например: «Господин полковник, начальник вещевой службы воинской части 55524 лейтенант Кужумов. Представляюсь по случаю назначения на должность». Вновь назначенному начальнику вещевой службы воинской части после представления должностным лицам в соответствии с пунктами 85-89 Устава внутренней службы Вооруженных Сил необходимо познакомиться с должностными лицами воинской части (соединения), заместителем начальника гарнизона по вопросам тыла (начальником службы гарнизона по специальности), руководителями местных предприятий, учреждений и организаций любых форм собственности, которые осуществляют поставки материальных средств и оказывают услуги воинской части.

Заместитель командира части по тылу подробно знакомит принимающего должность с состоянием службы, даёт указание о порядке приёма должности.

Для приёма и сдачи должности начальника вещевой службы воинской части приказом командира (начальника) назначается комиссия.

Принимающий должность и комиссия свою работу организуют в определённой последовательности согласно разработанному календарному плану.

В календарном плане отражается перечень работ:

проверка укомплектованности службы и профессиональной подготовленности должностных лиц;

ознакомление с актами последних проверок и выполнением их предложений;

составление снятия остатков (форма 11) материальных средств по проверяемым объектам;

проверка боевой и государственно-правовой подготовки личного состава объектов вещевой службы;

проверка боевой и мобилизационной готовности вещевой службы, наличие и состояние плана приведения вещевой службы в установленные степени боевой готовности, документов и содержание мобилизационного плана по вещевой службе (указанный раздел оформляется, как правило, отдельным актом с соблюдением режима секретности);

проверка состояния учёта и отчётности (формы 1/вещ, 2/вещ, 3/вещ, 4/вещ), законности хозяйственных операций, обеспеченности части вещевым имуществом, наличия и качественного состояния вещевого имущества, организации его хранения, эксплуатации и ремонта;

проверка ротного хозяйства, состояния банно-прачечного обслуживания личного состава, вещевой ремонтной мастерской и других объектов вещевой службы планирование хозяйственной деятельности и организации внутреннего контроля и другие работы;

оформление акта и представление его заместителю командира части по тылу для доклада командиру части.

Приём должности и имущества производится лично принимающим от сдающего в присутствии комиссии и должен проходить без нарушения нормальной работы службы. Руководство службой до окончания приёма и сдачи дел и должности (до утверждения акта) осуществляется сдающим должность. Для приёма и сдачи должности начальника службы воинской части и соединения устанавливается срок не более 15 дней.

Работа по приёму должности принимающим и комиссией начинается с проверки хозяйственной деятельности службы, которая проводится с момента последней ревизии (проверки), заключений вышестоящего довольствующего органа и приказов командира части по результатам этих проверок.

Комиссия в присутствии принимающего и сдающего должность проводит проверку хозяйственной деятельности службы, склада, мастерской и других объектов, инвентаризацию материальных средств вещевой службы, сличение учётных данных с данными фактического наличия материальных средств.

До начала проверки хозяйственной деятельности службы по книгам и карточкам учёта проводятся все приходно-расходные документы, выводятся остатки (наличие) имущества на день приёма и сдачи и проводится сверка учёта. Правильность выведенных остатков и даты получения предметов офицерами, прапорщиками и военнослужащими по контракту подтверждаются их личной подписью.

Проверка хозяйственной деятельности службы начинается со сверки описи дел и документов с их фактическим наличием.

При проверке учёта и отчётности, законности хозяйственных операций, прежде всего, следует установить, соответствует ли учёт и отчётность действующим законоположениям. Затем проверяют законность выдачи имущества офицерам, прапорщикам и военнослужащим по контракту по установленным нормам и срокам выдачи, правильность оформления самих документов, своевременность, правильность и законность учётных записей в книгах и карточках учёта, своевременность составления и представления отчётно-заявочных документов и их соответствие с данными книг и других документов учёта. Данные учёта части по поступлению имущества сохраняются с учётом вышестоящих органов. Состояние учёта проверяется по всем объектам службы и в подразделениях.

Проверка имущества на складе части производится лично принимающим должность в присутствии сдающего, начальника склада и комиссии. Проверка начинается обычно с нового имущества путём пересчёта штучных изделий, перемеривания мерных материалов, взвешивания материалов, учитываемых по массе. При приёме следует обратить внимание на качество предметов, комплектность, сроки изготовления, ростовку, принадлежность имущества данной части. Результаты проверки заносятся в заранее подготовленные акты снятия остатков, в которых указываются наименование материальных средств, числящихся по данным учёта, фактическое наличие и категорийность материальных средств, выявленные недостачи или излишки.

При проверке имущества проверяются правильность его хранения, устройство склада и его оборудование, охрана и противопожарный инвентарь, состояние учёта, подготовленность начальника склада.

На время приёма и сдачи должности текущая работа складов, как правило, прекращается. Выдача материальных средств со складов в это период производится только с ведома лица, принимающего должность, и председателя комиссии.

До окончания проверки имущества ключ находится у начальника склада, а печать – у принимающего или председателя комиссии. По окончании проверки всего имущества на складе части акт снятия остатков подписывается принимающим, сдающим должность и комиссией, а начальник склада расписывается в акте о приёме имущества на ответственное хранение.

При проверке имущества в вещевой ремонтной мастерской устанавливается: наличие оборудования, инвентаря и ремонтных материалов; наличие месячного плана работы и ежедневного графика выполнения плана ремонта и их реальность; выполнение норм выработки мастерами; качество и своевременность ремонта; состояние учёта и законности списания в расход ремонтных материалов.

В бане и прачечной (если он имеется) проверяются наличие и состояние оборудования, инвентаря моющих материалов, порядок обеспечения водой, электроэнергией, топливом, а также квалификация рабочих и выполнение ими норм выработки, качество и своевременность стирки.

При пользовании гражданскими или гарнизонными банно-прачечными предприятиями устанавливается наличие и выполнение договора, состояние взаиморасчётов ха оказываемые услуги, качество стирки. В результате проверки принимающий должность делает заключение о состоянии банно-прачечного обслуживания в воинской части.

Имущество, числящееся за офицерским составом, прапорщиками и военнослужащими по контракту, проверяется согласно карточкам учёта материальных средств личного пользования. Составляется ведомость наличия имущества и подписывается принимающим и сдающим должность, комиссией и писарем службы. В подразделениях проводится выборочная проверка наличия и качественного состояния имущества, а всё наличие засчитывается согласно данным учёта. Инвентарные вещи должны проверяться во всех подразделениях путём сличения их наличия с учётными данными.

На основании сверенных данных книг учёта составляется на каждое подразделение акт снятия остатков. При проверке подразделений особое внимание обращается на обеспеченность личного состава, хранение имущества, состояние комнат бытового обслуживания, эксплуатацию, сбережение, расход и учёт имущества, своевременность и качество ремонта, соблюдение правил ношения военной формы одежды военнослужащими. На основании всех актов снятия остатков (склада, мастерской, подразделений, прачечной) составляется сводная ведомость наличия и качественного состояния имущества в целом за воинскую часть, которая подписывается комиссией, принимающим и сдающим должность.

Наряду с проверкой материальных ценностей проверяется правильность и рациональность использования денежных средств, по всем ли утратам были приняты решения и взыскивается ли с виновных денежный начёт, все ли утраты занесены в книгу недостач.

Укомплектованность и подготовленность должностных лиц службы изучаются принимающим в процессе всего приёма и сдачи должности. Принимающий знакомится со штатом и списочной численностью личного состава службы, с состоянием дисциплин, боевой, специальной и политической подготовки младших специалистов. Ознакомление с личным составом службы рекомендуется проводить в таком порядке: изучаются их личные дела, характеристики, заслушиваются отзывы сдающего должность о деловых и моральных качествах каждого младшего специалиста в отдельности. Самым лучшим методом изучения личного состава службы является личное ознакомление с каждым подчинённым, которое проводится в порядке непринуждённой беседы. В результате ознакомления принимающий должность составляет предварительное мнение о каждом работнике, отмечает вопросы, которые требуют уточнения, проверки, а также оказания помощи каждому в отдельности.

Особое внимание при приёме и сдаче должности необходимо уделять проверке боевой и мобилизационной готовности по службе. Проверяются наличие, качественное состояние и ростовка вещевого имущества длительного хранения, своевременность и полнота его осуждения, наличие и полнота отработки всех предусмотренных приказами и директивами мобилизационных документов: мобилизационного плана по службе, плана подъёма части по боевой тревоге, вывода в район сосредоточения, очрёдности подачи автотранспорта для погрузки вывозки имущества и др.

Завершающим этапом приёма и сдачи должности является документальное оформление. На основании актов снятия остатков по объектам и сводной ведомости составляется сводная ведомость излишкови недостач, в которой отражается: аименование объектов, количество недостающего (излишествующего) имущества, цена предмета и общая сумма недостачи (излишков). Ведомость подписывается комиссией, принимающим и сдающим должность.

На принятые дела, книги и другие документы службы составляется опись (ведомость), в которой отражаются: наименование и номера книг, карточек учёта и дел, количество листов в каждой кни ге (деле), когда начато и когда окончено, состояние документов.По такой же описи принимаются архивные дела службы.

Приём и сдача должности оформляется актом. В акте отмечаются все обнаруженные недочёты, а также положительный опыт работы службы. Во вводной части акта указываются состав комиссии, наименование занимаемых должностей, воинской звание, фамилия и инициалы сдающего и принимающего должность, на основании какого приказа (прелписания) сдаётся (принимается) должность, период времени, в течение которго происходила сдача-приём должности.

В первом разделе акта отражаются общие организационные вопросы: укомплектованность службы личным составом, техникой, состояние воинской дисциплины, боевой и специальной подготовки, а также мобилизационная готовность службы.

В последующем разделе даётся анализ состояния планирования хозяйственной деятельности и выполнения плановых мероприятий: наличие годовго и месячного планов работы, плана экономической рботы, годового и месячных планов ремонта вещевого имущества; качество, реальность планов и их выполнение.

В отдельном разделе излагается организация банно-прачечного обслуживания личного состава: наличие и состояние войсковых бань и прачечных; регулярность помывки личного состава, смены нательного и постельного белья; своевременность и качество стирки белья.

В акте должна быть дана характеристика состояния эксплуатации, хранения и сбережения вещевого имущества в подразделениях: наличие и сбережение вещевого имущества в подразделениях: наличие объектов ротного хозяйства (ротных кладовых, комнат бытового обслуживания, сушилок), их оборудование, обеспеченность положенным имуществом; производство мелкого ремонта обмундирования и обуви; а также состояние обмундирования, обуви и снаряжения и соблюдение военнослужащими установленных правил ношения военной формы одежды.

Отдельным разделом в акте подробно показывается состояние учёта и отчётности с перечислением выявленных недостатков как в службе, так и на складе, в мастерской, в подразделениях. Особенно необходимо отметить такие вопросы, как полноту оприходывания, законность и целесообразность расходоыания материальных средств, правильнсть выбраковки и списания, правильность оформления документами приходно-расходных операций, ведения книги карточек учёта, соответствие отчётности данными текущего учёта, учёт, хранение и использование бланков строгого учёта и другие.

В следующем разделе даётся анализ состояния контрольно-ревизионной работы, законности осуществляемых хозяйственных операций.

В конце акта делаютя выводв и предложения. Предложения должны быть направлены на устранение выявленных недочётов и улучшение работы службы.

К акту прилагается:

акты снятия остатков на вещевом складе тд и акты снятия остатков в подразделениях и других объектах вещевой службы с указанием наличия, качественного состояния, излишков и недостач;

сводная ведомость недостач и излишков имущества в абсолютных показателях и денежном выражении;

ведомость взаимного зачёта недостач и излишков по складу;

сводная ведомость имущества, находящегося в пользовании у офицеров, прапорщиков и военнослужащих по контракту, военнослужащих-женщин;

перечень руководящих документов, дел, книг, карточек учёта, аттестатов и доверенностей по службе;

объяснение сдающего должность о причинах образования недостачи, излшков и наличия недостатков и недочётов в работе;

План устранения недостатков, составляемый принимающим должность.

В тех случаях, когда сдающий или принимающий должность имеет по отдельным пунктам акта возражения, он издагает их в письменнойм виде в конце акта.

Акт приёма-сдачи должностти и акты снятия остатков материальных средств подписываются всеми членами комиссии, принимающим и сдающим должность. Кроме этого, материально-ответственные лица и командиры подразделений в каждом акте снятия остатков заполняют расписку, в которой указываются, что все атериальные средства, переименованные в акте, проверены комиссией и внесены в акт в их присутствии и находятся на их ответственном хранении.

Эту расписку материально-ответственные лица скрепляют своей подписью. Акт приёма и сдачи должности с рапортами сдающего и принимающего представляется на заключение заместителю командира части по тылу и затем докладывается на утверждение командиру части.

Командир части при утверждении акта должен рассмотреть возражения. При необходимсти им может быть назначено административное расследование, которое должно быть закончено в двухнедельный срок.

О приёме и сдаче должности объявляется в приказе командира воинской части. В нём отражается положительные и отрицательные стороны и мероприятия по устранению недочётов.

Устранение всех выявленных недочётов, отмеченных в акте, является первейшей обязанностью принявшего должность. В случае обнаружения при приёме должности начальника вещевой службы воинской части (соединения) злоупотреблений, бесхозяйственности или запутанности учёта, принимающий должность докладывает командиру части (соединения) о необходимости назначения специальной комиссии для проверки наличия, качественного состояния, учёта и законности расходования материальных и денежных средств.

Л.Е. Иванова. Прием и сдача дел и должности должностными лицами при ведении войскового хозяйства, Право в Вооруженных Силах, 1998 г., № 9

Прием и сдача дел и должности должностными лицами при ведении войскового хозяйства
капитан юстиции Иванова Л.Е., Военная кафедра факультета военного обучения при МГУ им. М.В. Ломоносова

Приём и сдача дел и должности - обязанность военнослужащего при ведении войскового хозяйства и необходимое условие при передвижениях по службе (назначении на новую должность, переводе к новому песту службы), с первого взгляда - простая процедура, связанная с обязательным выполнением некоторых формальностей. Вопросы, связанные со сдачей и приёмом дел и должности встречаются у большинства военнослужащих по контракту. Однако, проблемы чаще всего возникают через некоторое время после сдачи дел и должности.
Не всегда военнослужащие знают какими правовыми актами следует руководствоваться, какие сроки установлены для сдачи каждой должности; как правильно оформлять документы и на что необходимо обращать внимание. Недостаточный контроль со стороны военнослужащего и соответствующих должностных лиц за правильным оформлением документов и соблюдением установленного порядка может повлечь нежелательные для него правовые последствии, как правило, связанные с материальной ответственностью.
На практике встречаются случаи, когда за недостачи, выявленные при сдаче дел и должности материальную ответственность несут военнослужащие принявшие должность, и только потому, что не знали, каким образом оформить обнаруженную недостачу, какие меры принять к ликвидации недостачи иногда в результате непринятия мер должностными лицами при обнаружении первой недостачи, она "кочует" из акта в акт, и создаёт "неразрешимые" проблемы для каждого принимающего и впоследствии сдающего дела и должность военнослужащего.
В последнее время военнослужащие всё чаще обжалуют приказы командиров воинских частей о привлечении виновных лиц к материальной ответственности. При внесудебном порядке привлечения к материальной ответственности судами такие признаются незаконными. Однако, наличие вины в причинении государству ущерба самой материальной ответственности не исключает. Необходимо отметить, что в соответствии с ч.4 ст.28 Федерального закона "О статусе военнослужащих" от 27 мая 1998г.
·78-ФЗ за материальный ущерб, причинённый государству при исполнении обязанностей военной службы, военнослужащие привлекаются к материальной ответственности в соответствии с федеральным законом о материальной ответственности военнослужащих, принятие которого давно ожидается.
При наличии достаточных сведений - документов, подтверждающих вину военнослужащего в причинении материального ущерба, воинские части (учреждения) могут обратиться в суд для привлечения виновного лица к материальной ответственности.
Порядок приёма и сдачи дел и должности регулируется ст.ст.87-83 Устава внутренней службы ВС РФ и главой 1Х"Положения о войсковом (корабельном) хозяйстве ВС CCCP (приложение к приказу МО СССР от 22 февраля 1977г.
·105).
Для приёма и сдачи дел и должности, начиная от начальника службы войсковой части и выше и им соответствующими должностными лицами, приказом старшего командира (начальника) назначается комиссия. Участие внутрипроверочной комиссии в работе по приёму и сдаче дел и должности всеми материально-ответственными лицами обязательно.

размер шрифта

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 23-07-2004 222 (ред от 27-08-2008) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДСТВА ПО ВОЙСКОВОМУ (КОРАБЕЛЬНОМУ)... Актуально в 2018 году

Глава VIII. ПОРЯДОК ПРИЕМА (СДАЧИ) ДЕЛ И ДОЛЖНОСТИ ЛИЦАМИ, ОТВЕЧАЮЩИМИ ЗА ХОЗЯЙСТВЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

238. Все должностные лица при назначении на воинскую должность или переводе к новому месту службы должны лично сдавать и принимать дела и должность.

Для приема (сдачи) дел и должности, начиная от начальника службы соединения (воинской части) и выше приказом командира соединения (воинской части) назначается комиссия. При приеме (сдаче) дел и должности командиром соединения (воинской части) комиссия назначается приказом старшего командира (начальника).

Прием дел и должности производится лично принимающим от сдающего лица в присутствии комиссии.

Прием (сдача) дел и должности включает:

изучение принимающим состояния войскового (корабельного) хозяйства (службы), ознакомление с должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность;

сверку учета материальных средств соединения (воинской части) с данными учета довольствующего органа на предмет их соответствия;

передачу лицом, сдающим должность, и, одновременно, проверку и прием лицом, принимающим должность, материальных и денежных средств, а также документов;

документальное оформление приема (сдачи) дел и должности.

239. Прием (сдача) дел и должности производится в соответствии с календарным планом, совместно разрабатываемым лицами, принимающим и сдающим дела и должность, и председателем комиссии (приложение N 12 к настоящему Руководству).

Календарный план должен предусматривать выполнение всех мероприятий в пределах времени, отведенного на прием (сдачу) дел и должности.

В календарном плане определяются:

очередность и сроки заслушивания докладов должностных лиц, подчиненных сдающему дела и должность;

очередность и сроки проверки служб и различных объектов материально-технической базы;

срок завершения проводки по книгам и карточкам учета всех приходных и расходных операций, согласно документам, выписанным по указаниям лица, сдающего дела и должность;

сроки снятия остатков материальных средств по отдельным службам и объектам материально-технической базы, а также оформление инвентаризационных ведомостей.

Календарный план утверждается старшим командиром лица, принимающего дела и должность.

240. Срок приема (сдачи) дел и должности лицами, отвечающими за ведение хозяйственной деятельности, устанавливается с момента подписания приказа командира соединения (воинской части) о приеме (сдаче) дел и должности в соответствии с Уставом внутренней службы Вооруженных Сил.

241. Руководство хозяйственной деятельностью по подчиненным службам (службе) до окончания приема (сдачи) дел и должности (до утверждения акта) осуществляет сдающий дела и должность. На время приема (сдачи) дел и должности текущая работа складов, как правило, прекращается. Выдача материальных средств в этот период производится только с разрешения принимающего дела и должность или председателя инвентаризационной комиссии.

242. Инвентаризационная комиссия, назначенная для приема (сдачи) дел и должности в присутствии принимающего и сдающего дела и должность, производит:

инвентаризацию материальных средств, подлежащих приему вновь назначенным должностным лицом соединения (воинской части);

инвентаризацию служб, складов и других объектов материально-технической базы (с момента последней инвентаризации) и сверку учетных данных с фактическим наличием и качественным состоянием материальных средств.

243. Прием (сдача) дел и должности должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность, оформляется актом приема (сдачи) дел и должности (приложение N 13 к настоящему Руководству). К акту приема (сдачи) дел и должности прилагаются инвентаризационные ведомости, а также объяснения (в случае необходимости) должностных лиц о причинах образования недостач, излишков, обоснования естественной убыли и т.п. В тех случаях, когда сдающий или принимающий дела и должность имеет по акту возражения или замечания, он излагает их в письменном виде в акте при его оформлении. Старший командир при утверждении акта о приеме (сдаче) дел и должности должен рассмотреть имеющиеся возражения и замечания, принять по ним решение и внести их в каждый экземпляр акта.

Прием (сдача) дел и должности командиром соединения (воинской части) производятся в соответствии с

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» - не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

чтобы рабочий процесс не прерывался;

чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;

чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;

чтобы можно было поделить зоны ответственности.

В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:

уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);

длительная командировка;

временная нетрудоспособность;

перевод на другую работу;

увольнение (по различным основаниям);

в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.

Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.

С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:

прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;

прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ - опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку - независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Согласовано:

Маслова Е.Д. Маслова

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, - прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

в инструкцию по делопроизводству:

положение о персонале;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о конкретном структурном подразделении и др.

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

16.04.2012 № 10-К

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель - начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии:

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Главный бухгалтер

Макарова Н.Т. Макарова

Начальник канцелярии

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Корпоративный секретарь

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

формат А4 (210 × 297 мм);

каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее;

из белой бумаги или бумаги светлых тонов;

ориентация страницы - книжная;

если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● эмблему организации;

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дату документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

● гриф утверждения;

●заголовок к тексту документа.

● текст документа.

● отметку о наличии приложения.

● подписи.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»