Уведомление об отпуске дается за сколько дней. Уведомление работника о начале отпуска

23.08.2019

Ст.123 ТК РФ обязывает работодателей составлять график отпусков и отправлять сотрудников отдыхать в течение года в четком соответствии запланированному расписанию.

Персоналу нужно заранее сообщить о предстоящем отпуске с помощью уведомления. Работник не обязан высказывать просьбу о предоставлении , он вправе ожидать, что работодатель сам подготовит приказ, начислит и выплатит отпускные за 3 дня.

Обязательно ли оформлять?

В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате, когда начнется его ежегодный отдых по под роспись.

Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление, предусмотреть графу в графике, подготовить , составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.

Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.

За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.

Работник знакомится с содержанием полученного документа и в знак свей осведомленности ставит подпись в указанном месте.

Обычно составляется два экземпляра уведомления: первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.

Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнале.

Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать на любой удобный для него срок.

Начальство воспрепятствовать не может и должно принять это заявление и подготовить отпускного времени на желаемые работником даты.

Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.

Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.

Когда не нужно составлять?

Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:

• отпуск предоставляется не по графику;
• на предприятии не составлялся график вовсе;
• отдых предоставляется вновь принятому сотруднику, не внесенному в график на текущий год;
• отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.

Сроки подготовки и способы передачи

Ст.123 ТК РФ не только обязывает работодателей информировать персонал об их очередных отпусках, предусмотренных графиком, но и устанавливает четкие сроки предупреждения — 2 недели до начала отдыха.

Компания может и заранее сообщить сотруднику дату его отпуска, главное, чтобы это произошло не позднее, чем за 14 дней. Нарушение этого срока не допустимо и ведет к возможности переноса отпускного времени по желанию трудящегося на любой срок.

Удобнее всего передать уведомление лично в руки работнику, тут же можно получить его подпись на бланке.

Однако не всегда это возможно. Например, сотрудник может быть в командировке, на больничном, в отпуске за свой счет, может не находиться в офисе, где располагается кадровая служба.

В этом случае можно направить почтой ценным письмом с подтверждением вручения, в этом случае высказывается просьба заверить один экземпляр уведомления и направить его обратным письмом в компанию.

Можно ли отправить уведомление в электронном виде? Направить таким образом можно, но необходимо получить его подпись об осведомленности, поэтому рекомендуется добавить в теме электронного письма, чтобы работник подошел, например, в отдел кадров и расписался в нужном месте.

Как написать правильно?

Каждая организация разрабатывает свой бланк уведомления для работника о предстоящем отпуске, примерный образец представлен для скачивания ниже.

• данные об организации, можно оформить на фирменном бланке;
• сведения о лице, для которого предназначена бумага — достаточно вписать должность и ФИО;
• наименование бланка, обычно документ именуется уведомлением;
• обращение к работнику — как правило, человек называется по имени отчеству в вежливой форме;
• сообщение о предстоящем скором отдыхе с указанием даты начала отпуска и длительности в календарных днях;
• ссылка на график, где утверждена эта дата, а также на ст.123 ТК РФ, где прописана обязанность по информированию под роспись;
• просьба подтвердить получение уведомления подписью;
• дата составления;
• подпись ответственного лица, составившего документ;
• строка для постановки росписи сотрудником.

Если бланк уведомления предусматривает поле для подписи непосредственно под текстом, то нужно составить два экземпляра.

Работник подпишет оба, один оставит себе, второй отдаст работодателю.

Возможно что бланк только информирует, а подпись сотруднику нужно поставить в специальном журнале, где регистрируются подобные уведомления.

В этом случае достаточно предоставить один экземпляр.

Еще один вариант получения подписи работника — это предусмотреть специальную графу в графике отпусков, то есть дополнительно его.

Графе можно присвоить наименование «уведомление о начале отдыха получил». Ставя подпись в таком поле, сотрудник подтверждает, что он проинформирован и согласен с предстоящими сроками отдыха.

Образец о начале отдыха работника

Ниже представлен возможный пример оформления уведомления для сотрудника о предоставлении ему ежегодного отпуска, который можно бесплатно скачать в word. Бланк составляется в двух экземплярах, внизу работник ставит свою подпись.

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

1. Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
2. Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
3. Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

• номер исходящего документа и дата его составления;
• ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
• в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
• завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Образец письма-уведомления:

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа:

1. Полное название предприятия.
2. Наименование журнала, для чего был оформлен.
3. Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
4. Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

• документ: уведомление или оповещение;
• порядковый номер записи;
• число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
• причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
• инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
• ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
• примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется:

• выходные дни за свой счёт. Работник принимает решение самостоятельно, о чём пишет соответствующее заявление. Однако есть другая причина ухода в бесплатный отпуск – это производственная необходимость. Сотрудник должен быть уведомлён заранее;
• предоставление авансового отпуска. Такое возможно только при достижении соглашения между нанимателем и подчинённым. Пишется заявка, где указывается просьба предоставить выходные дни авансом;
• совместители должны отдыхать одновременно и на основном месте работы и на совмещённой должности. Соответственно подаётся прошение руководителю второй компании о предоставлении дней вместе с документом, подтверждающим отпуск по основному труду. При оформлении отгула на дополнительном месте труда совместителю следует обратить внимание на отработанный срок. В случае нахождения на совмещении меньше 6 месяцев, дни предоставляются в виде аванса;
• отпуск, связанный с беременностью сотрудницы, предоставляется по заявлению, написанному за 14 дней. Перед уходом в декрет женщина имеет право отгулять ежегодный отпуск, оформляемый в стандартном порядке;
• до недавнего времени при отправлении сотрудника-гражданина другого государства в отпуск без сохранения заработной платы, оповещалась миграционная служба. На сегодня данная процедура отменена. Предоставление иностранцу ежегодного оплачиваемого отпуска проводится стандартно, как и для российских служащих;
• когда в отпуск отправляется главбух или гендиректор, то уведомление о начале отпуска осуществляется за 2 недели.

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Программа 1С и оповещение об отдыхе

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом - уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

• реквизиты предприятия;
• исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
• должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
• информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
• подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

• о реорганизации предприятия;
• о предоставлении объяснений;
• о переводе;
• об изменении в условии труда;
• о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

• наименование организации;
• название документа;
• период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

• название документа;
• дата оформления;
• номер регистрации уведомления;
• основной смысл содержания уведомления;
• должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
• день вручения извещения;
• информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

• непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
• приказ на предоставление ;
• ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
• включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
• в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

1. Известить сотрудника необходимо заранее.
2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал. Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление о начале отпуска — за сколько дней

Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ.

Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства.

Что если работодатель решит уведомить сотрудника раньше, чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков.

Журнал регистрации уведомлений об отпуске

Для удобство работодателя он может составить журнал регистрации уведомлений об отпуске. Его форму можно скачать в разделе Бланки в начале статьи.

Не знаете свои права?

Данный журнал фактически является списком уведомленных об отпуске сотрудников. В нем фиксируется порядковый номер уведомления, Ф.И.О. сотрудника, его должность, дата начала отпуска.

Каждый работник ставит свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Таким образом, на практике, журнал регистрации уведомлений удобен, если в организации работает много сотрудников. Не требуется вручать личное уведомление каждому из них, а данные обо всех отпусках отражаются в одном журнале.

Удобен такой журнал и в случае проверок фирмы Государственной инспекцией труда. Чтобы доказать, что все работники уведомлены об отпусках, достаточно показать сотруднику ГИТ журнал регистрации уведомлений.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

• наименование организации;
• название и номер документа;
• дата издания уведомления;
• фамилия и инициалы работника;
• наименование должности сотрудника;
• даты начала и окончания отдыха работника;
• количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти в разделе Бланки в начале статьи.

Уведомление об отпуске если отпуск не по графику

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.

Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.

При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.

Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых

Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.

Уведомление работника о начале отпуска

Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.

Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска . Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).

Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас скачать бланк уведомления.