Оформление приказа об отмене командировки. Примеры составления приказа об отмене служебной командировки

⁰

Если у работодателя возникает потребность отменить командировку работника, то сделать это можно, оформив приказ об отмене в свободной форме. Образец такого приказа можно бесплатно скачать ниже. Кроме того, нужно учесть некоторые моменты в данной процедуре, описанные ниже.

В частности, нужно выяснить — выдавались ли работнику денежные средства в подотчет для командировочных расходов. Если такое явление случилось, то аванс должен быть возвращен в организацию. Срок для возврата средств может устанавливаться локальным внутренним актом.

Обратите внимание: не нужен авансовый отчет от работника, если он возвращает всю полученную сумму аванса (ничего не израсходовано подотчетным лицом). Если часть денег потрачена, например, куплен билет на поезд до места командировки, то необходимо заполнить авансовый отчет по потраченным суммам.

Для отмены командировки приказ от руководителя нужен обязательно. В данном распоряжении поясняются причины отмены, а также отдается распоряжение отменить все запланированные в связи со служебной поездкой мероприятия.

Направляется в поездку работник также на основании приказа руководителя, причем для этих целей имеется типовой бланк Т-9, который при желании можно использовать для заполнения — .

Как составить приказ об отмене служебной командировки

Форма для составления — свободная.

Приказ нужно озаглавить, заголовок может выглядеть так — «об отмене командировки».

Обязательно ставится дата оформления, проставляется нумерация приказа.

В начальной части текст пишется основание для отмены — с чем связаны изменения.

отменить командировку сотрудника (поясняется, о каком сотруднике идет речь, и каким приказом оформлено его отправление в поездку);
возложить контроль за исполнением на ответственное лицо (его должность и ФИО вносятся в приказ).

Чтобы оформить приказ об отмене нужно основание, оно должно быть документально изложено. Например, отпала потребность в командировке. В этом случае составляется служебная записка начальником подразделения.

Приказ утверждается, подписывается, регистрируется. С ним знакомятся работник, чья командировка отменена, а также ответственный за исполнение документа.

Обратите внимание, если на отмененную командировку потрачены деньги, то они не облагаются страховыми взносами и с них не удерживается подоходный налог. Эти затраты также нельзя принять в расходы по налогообложению на любой налоговой системы (кроме штрафов).

Как оформить отмену и перенос командировки?

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Отмена командировки

Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

В связи с болезнью/больничным

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

Нахождение на больничном листе предполагает выплату государственного пособия по временной нетрудоспособности. В период болезни работник не может исполнять свои трудовые обязанности, в том числе служебное поручение.

Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

Из-за погодных условий

Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

Чем отличается аккордная оплата труда от сдельной? Узнайте тут.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;

составление служебной записки с указанием на причины отмены;

издание приказа об отмене командировки;

возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

приказ;

служебная записка;

авансовый отчет;

документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;

справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

Отмена командировки - оформление и образец

В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно отправить в служебную поездку или перенести на другой период. Обычно вопросы, которые касаются поездки, отзыва или отмены не регламентируются текущими нормативными актами. Но есть обширные условия в законе, согласно которым можно издать приказ об отмене.

Причины отмены командировки

На предприятиях бывают ситуации, когда необходимо отменить поездку работнику в командировку. Причины этому бывают различные:

Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

О подобных ситуациях необходимо заранее позаботиться, а денежные средства вернуть обратно на счет компании. В отделе бухгалтерии предусматривается также срок возврата подобных денежных средств: как правило, трудящийся должен в течение трех рабочих дней до окончания срока сделать отчет и направить в бухгалтерию компании.

Если служебная записка об отмене поездки была аннулирована, то срок возврата денежных средств нужно предусмотреть в виде условия, которое может быть трактовано в самом приказе. Но учтите некоторые особенности. Если в случае отмены командировки уже были израсходованы денежные средства, билеты на транспортное средство не удалось вернуть обратно, то сотрудник не сможет вернуть их обратно в кассу. Кроме того, он понесет дополнительные убытки. В этих случаях потребуется провозгласить приказ по поводу компенсации сотруднику стоимости билетов, которые не были использованы.

Внимание! Эти расходы, как правило, вносятся в документы для снижения суммы налогообложения по доходу. Однако они должны соответствовать двум условиям:

Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни - обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

Отмена командировки из-за погодных условий

Если удалить эти приказы не представляется возможным и они находятся в журнале учета конкретной организации, то нужно сформировать повторный приказ об отмене служебной поездки.

Например, это будет выглядеть так: в результате плохих погодных условий нужно отменить отправление Сидорова с такого-то по такое число.

Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

Отмена суточных при командировках в 2018 году

В 2017 году Министерство финансов издало приказ под номером 749 , согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

Почему было принято подобное решение? Российская Федерация нуждается в дополнительных поступлениях в бюджет. Суточные на данный момент не только снижали поступления от НДФЛ, но и страховые взносы по причине отсутствия налогообложения.

Учет невозвратных билетов при отмене командировки

Если сотрудник купил билеты на самолет и они не подлежат возврату, это создаст определенные проблемы. Он может отказаться воспользоваться услугами перевозчика, при этом уплаченная за поездку плата не будет утверждена. Даже если служебная поездка была отменена, компания может учесть цену невозвратных билетов по причине иных расходов.

При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.

Как оформить отмену командировки сотрудника?

Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить. После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате. Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Примеры составления приказа об отмене служебной командировки

Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе. Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.

Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление

Если был издан приказ о направлении в служебную поездку , то она должна состояться в соответствии с его предписанием. Для отмены командировки необходимо издать отдельный образец, который будет указывать на соответствующую причину:

командирование работника перестает быть востребованным;
наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
имеются чрезвычайные обстоятельства - стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.

Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание - документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.

Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.

Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью

Вопрос об отмене командирования по болезни может иметь различные решения. Можно выделить следующие варианты:

болезнь командированного работника до отправления;
заболевание в ходе самой поездки;
болезнь одного из командируемых, вследствие которой отменить назначение приходится всем.

Если работник заболел уже после отправки, то его необходимо отозвать из назначения. Однако при его согласии и незначительности заболевания можно издать приказ о продлении командировки на тот период, который необходим сотруднику. В этом случае по прибытию он должен будет представить больничный лист.

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Отменить командирование по личным или семейным обстоятельствам достаточно непросто. Дело в том, что законодательством не регламентируются причины, которые в данной ситуации могут считаться обоснованными. То есть, решение о том, отменять поездку в связи с указанными причинами или нет, остается за работодателем.

беременные женщины;
сотрудники, на попечении которых находятся недееспособные родственники.

Если к примеру командируемая сотрудница узнала о своей беременности, то она подает служебную записку. В этой ситуации работодатель не имеет права направлять ее по служебному заданию. В остальных случаях решение остается за руководителем.

Приказ об отмене командировки генерального директора

Оформление документации при командировании директора ничем не отличается от соответствующего образца для рядового сотрудника. Есть только два вопроса, которые в данной ситуации стоит рассмотреть:

кем подписывается приказ об отмене командировки генерального директора;
как передаются полномочия на время отсутствия.

Командировочные документы могут оформляться директором на собственное имя. Законодательством это не запрещается. На время передачи обязанностей образец может оформляться и уполномоченным лицом. Поэтому во избежание вопросов, если обязанности уже были переданы, то отменить командирование лучше заместителю.

Передача полномочий со своей стороны требует издания отдельных нормативов: приказа о наделении дополнительными обязанностями и соответствующая доверенность .

Отмена командировки и возмещение стоимости билетов

Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы - все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
приводится информация по командируемому - полное имя и занимаемая должность;
необходимо указать на основание - служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы - служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Вопрос-ответ 48: Отмена командировки и возврат командировочных

Отмена командировки и возврат командировочных

По приказу руководителя организации возникла необходимость отменить командировку сотрудника. Однако командировочные он уже получил. Как оформить документы?

На практике может возникнуть ситуация, когда работодатель вынужден отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т. д.

Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о командировках.

Что касается командировочных, то работник, безусловно, должен вернуть их в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 4.4. Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась. Чтобы не возникало лишних вопросов, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.

Обратите внимание, что здесь может возникнуть две ситуации:

Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.

Полезный советПредусмотрите правила отмены командировки в локальном нормативном акте

Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.

Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее хотелось бы остановиться на расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства. Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то и работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток. При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.

Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни расходов и убытков в ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют два условия:

командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода;
причина ее отмены не надуманна, а вызвана не зависящими от организации обстоятельствами.

Предусмотрите правила отмены командировки в локальном нормативном акте

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. На практике, учитывая недостаточно подробное нормативное регулирование вопросов командирования, работодатели стремятся как можно больше нюансов учесть на локальном уровне.

Так, может возникнуть необходимость отменить командировку сотрудника в тот момент, когда уже оформлены все необходимые командировочные документы. Порядок действий в подобных случаях рекомендуем зафиксировать в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках.

В этом документе следует предусмотреть перечень случаев, в которых командировка может быть отменена, а также последовательность необходимых действий и порядок оформления документов.

Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Полагаем, что в первую очередь работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась.

В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) желательно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т. д.).

Арбитражные суды опираются на определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность». Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.

Минфин России признал оправданными расходы на билеты по отмененной командировке:

в случае смерти близкого родственника работника (письмо от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338);
при перемене маршрута командировки (от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). В то же время в отношении расходов на визы (если командировка отменена) позиция Минфина России однозначна — расходы нельзя учесть (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Правда, это письмо выпущено в то время, когда еще не было вышеприведенной позиции Конституционного Суда РФ. Сейчас налоговому органу доказать в Арбитражном суде несоответствие таких расходов ст. 252 НК РФ будет весьма трудно.

www.pro-personal.ru

Командировка отменена: как отразить расходы на невозвратный авиабилет и удержание за отмену брони гостиницы

Сотруднику была отменена командировка в день отъезда в связи с направлением в другую. Организацией ранее была забронирована гостиница и приобретен авиабилет по невозвратному тарифу.Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете невозвратный авиабилет и штраф за незаезд в гостиницу? Как учитывать НДС с невозвратного авиабилета и штрафа за незаезд в гостиницу?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

НДС по неиспользованному билету и предъявленный гостиницей к вычету не принимается.

Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС.

В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

НДС предъявленный гостиницей

В соответствии с п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС является реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. На основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ налоговая база по НДС увеличивается на суммы, связанные с оплатой реализованных этим налогоплательщиком товаров (работ, услуг). Из анализа ст. 162 НК РФ следует, что суммы санкций за нарушение договорных условий и суммы возмещения убытков или ущерба прямо в ней не упомянуты.

При этом Минфин России указывает, что штрафные санкции у продавца (поставщика, исполнителя), в соответствии со ст. 162 НК РФ, облагаются НДС, как средства, связанные с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) (письма Минфина России от 11.01.2011 N 03-07-11/01, 16.08.2010 N 03-07-11/356, от 11.09.2009 N 03-07-11/222, от 28.04.2009 N 03-07-11/120, от 16.04.2009 N 03-07-11/107, от 11.03.2009 N 03-07-11/56, от 06.03.2009 N 03-07-11/54 и от 24.10.2008 N 03-07-11/344).

Правда, в последнее время позиция финансового ведомства меняется (письма Минфина России от 30.10.2014 N 03-03-06/1/54946, от 04.03.2013 N 03-07-15/6333).

При получении доходов, увеличивающих налоговую базу, организация-исполнитель выписывает счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж (п. 18 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). То есть заказчику-должнику такой счет-фактура не предъявляется. Если исполнитель все же выставит должнику счет-фактуру, то НДС, исчисленный с суммы штрафных санкций, к вычету у должника не принимается (письмо Минфина России от 14.02.2012 N 03-07-11/41).

Кроме того, при признании в составе расходов неустоек (штрафов, пени) необходимо учитывать, что на основании п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. При этом в ст. 170 НК РФ не предусмотрен учет в стоимости товаров (работ, услуг) сумм НДС по предъявленным санкциям за нарушение условий договоров. Поэтому в рассматриваемой ситуации велика вероятность возникновения налоговых споров по вопросу учета в составе расходов суммы НДС по признанному организацией расходу в виде штрафа (письмо Управления ФНС по г. Москве от 30.03.2005 N 20-12/20856).

НДС по билету

В силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. При этом из письма ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/ следует, что требование об учете произведенных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль актуально и в отношении расходов на командировки.

Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.

Таким образом, вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет.

Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.

Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.

Сумму уплаченного при приобретении проездного билета НДС, не подлежащую вычету, организация, по нашему мнению, не сможет учесть и в налоговом учете (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.

Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.

Из письма Минфина России от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 следует, что организация вправе учесть при определении налоговой базы расходы на приобретение не использованного в связи с изменением срока возвращения из командировки и не подлежащего возврату командированным работником билета (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).

Из постановлений ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15, на наш взгляд, также прослеживается возможность квалификации расходов на возмещение командированному работнику затрат на неиспользованный проездной билет в качестве расходов на командировку и их учет при формировании налогооблагаемой прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

Нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на не использованные командированным сотрудником и не возвращенные им проездные билеты.

В связи с этим и учитывая, что планируемая командировка не состоялась, а также принимая во внимание п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что расходы на приобретение билета могут быть признаны в налоговом учете на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ как внереализационные расходы, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Для оценки выполнения предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53.

Поскольку приобретение билета в рассматриваемой ситуации осуществлялось с целью проезда работника в служебную командировку, считаем, что понесенные организацией расходы следует рассматривать в качестве связанных с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым.

Для подтверждения обоснованности произведенных расходов организации следует иметь, например, следующие документы:

— решение (приказ) о направлении работника в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);

— внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены планируемой командировки.

Расходы в виде штрафа за отказ от проживания в гостинице, предусмотренный сторонами договора за невыполнение условий возмездного договора по бронированию мест в гостинице, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616). Напомним, сумма штрафа учитывается без НДС.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) оплаченные организацией билеты являются денежными документами и учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 — выдача денежных документов из кассы организации.

Соответственно, операция по приобретению билета и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:

Дебет 60 (76) Кредит 51
— перечислены денежные средства на приобретение билета;

Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76)
— отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).

Полагаем, что билет был выдан сотруднику под отчет, так как командировка отменена в день выезда:

Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— выдан билет работнику, направленному в командировку.

Поскольку в рассматриваемой ситуации командировка не состоялась и сотрудник не воспользовался приобретенным билетом, то расходы на его приобретение признаются прочими расходами (п.п. 4, 12, 17, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», далее — ПБУ 10/99).

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
— списана стоимость неиспользованного билета (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71
— учтен НДС, выделенный в неиспользованном билете;

— НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.

Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 ПБУ 10/99);

Дебет 19 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— учтен НДС, предъявленный гостиницей;

Дебет 76, субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 51
— оплачен штраф гостиницы;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19
— НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Ипотека под 6% для семей с двумя детьми и многодетных Российские семьи, в которых с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года появится второй или третий ребенок, смогут получить ипотеку на льготных условиях - под 6% годовых. При этом ипотечный кредит должен быть оформлен на покупку жилья на первичном […]
Пособие коронарография КоронарографияДиагностическая коронарография - это ведущий метод исследования сосудов сердца, благодаря которому появилась возможность визуальной диагностики заболеваний коронарных (сердечных) сосудов. В мировой практике коронарография является «золотым стандартом» в диагностике […]
Изменения в ч. 2 Ст. 159 УК РФ, по УК какой редакции будут судить, если преступление совершено в 2014г? В ч.2 ст. 159 УК РФ. Значительный ущерб изменен с 2500 на 5000 руб. Изменения были 2016г. Преступление было совершено 2014г. На основание ч.1 ст. 9 УК РФ. По какой редакции УК РФ будет нести наказание в […]
Образец приказа о завершении специальной оценки условий труда в организации. Автор: Irena. 05 Июль 2015 в 16:17 ОБРАЗЕЦ Наименование организации ПРИКАЗ №_____ от «____»__________20____г. О завершении проведения специальной оценки условий труда и утверждении ее результатов 1. Работу по проведению […]
Высеченное на каменном столбе правило ЗАДАНИЕ № 54 Решите два кроссворда "На берегах Тигра и Евфрата". 1-й кроссворд Если вы правильно решите кроссворд, то в клетках по горизонтали, выделенных рамкой, прочтете имя героя мифа, который спасся во время потопа. По вертикали: 1. Один из древнейших городов, царем […]
Морфологические нормы имени существительного; Упражнение 34. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления лиц женского или мужского пола. Исправьте предложения. 1. Кассирша опять долго отсутствовала. 2. Главная бухгалтер закончила работу. 3. Главную партию исполнял мой любимый […]

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку производится на основании приказа (распоряжения) работодателя. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приказ может быть оформлен, например, на бланках унифицированных форм № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Возможна ситуация, когда уже после издания приказа командировка отменяется. Для оформления факта отмены обычно издается новый приказ. Пример приказа об отмене командировки приведем в нашей консультации.

Нужен ли приказ об отмене командировки?

Командировка может быть отменена по самым разным причинам. Например, в поездке отпала производственная необходимость, или работник заболел и потому не сможет поехать. Закон не требует составлять приказ об отмене командировке. Тем не менее, составлять его нужно. Ведь «командировочный» приказ - основание для соответствующего учета рабочего времени и начисления работнику среднего заработка. Соответственно, при изменении условий об этом нужно уведомить не только работника, но и соответствующие подразделения (например, бухгалтерию).

Что касается расходов по отмененной командировке (например, стоимость невозвратного авиабилета или предоплаченной гостиницы без права аннулирования бронирования), то работодатель имеет право учесть их при налогообложении прибыли (Письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766 ).

Составляем приказ об отмене командировки

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме. Основанием для его составления могут быть, например, служебная записка непосредственного руководителя или заявление самого работника. В приказе обычно указываются причина отмены командировки, Ф.И.О. и должность лица, которое не будет направлено в командировку. С приказом об отмене командировки работник должен быть ознакомлен под роспись. Ведь он должен знать, что ехать в командировку ему не нужно, а значит, работодатель ожидает от него выхода на основное рабочее место.

Приведем для приказа об отмене командировки образец заполнения.

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

ФАЙЛЫ

По каким причинам может быть отменена командировка

Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

отсутствие актуальности поездки;
перенос ее сроков;
уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Оформление документа

Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре , но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Регистрация распоряжения

Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

название организации (полное или сокращенное – неважно);
наименование самого документа;
его номер, дату и место его формирования.

обоснование и основание для создания распоряжения
должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Причины отмены командировки

Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни — обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

Отмена командировки из-за погодных условий

Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

Отмена суточных при командировках в 2018 году

В 2017 году Министерство финансов издало согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

Учет невозвратных билетов при отмене командировки

При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.