Инструкция заполнения упд. Переход на упд

⁰

Необходимость применения передаточного документа

В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование;
дата составления;
наименование экономического субъекта составителя;
содержание факта операции;
величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц.

УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/ .

Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)" является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.

Образец заполнения УПД универсального передаточного акта

Итак, УПД — универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):

вместо Акта и Счет-фактуры;
вместо Накладной и Счет-фактуры;

Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.

Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

Строки, графы	Реквизит УПД
		Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру. Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
	Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал	Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ . Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
	Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку и (или) лицо уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
		Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Новая форма бухгалтерской и налоговой документации – универсальный передаточный документ — объединяет в себе функции счёт-фактуры и первичного учётного документа, что значительно облегчает документооборот компании.

Универсальный передаточный документ: чем является и как заполняется

Симбиозом счёт-фактуры и первичного документа стал новый тип учётной документации – универсальный передаточный документ (УПД).

Он был разработан и введён в пользование благодаря всесторонней поддержке инициативы законодательных органов бухгалтерским сообществом страны.

А связана эта инициатива была с решением вопроса неэффективности документооборота: при заполнении «первички» и счёт-фактуры многие данные дублируются, так как обязательны для всех бухгалтерских документов по закону. В связи с этим в качестве решения был предложен «Отгрузочный документ», позднее переименованный в УПД.

Что собой представляет данный документ? Разработанный на её основе УПД содержит абсолютно неизменённую форму счёт-фактуры, окантованную чёрной линией.

Вокруг рамки располагаются дополнительные поля и данные, обязательные для первичной документации по ч.2 9 статьи Федерального Закона №402-ФЗ , а именно:

Название «Универсальный передаточный документ».
Дата составления, дублирующая дату внутренней счёт-фактуры.
Полное наименование организации-составителя документа.
Информация о регистрируемом факте хозяйственной деятельности (указывается в нескольких полях).
Размер сделки в натуральном либо денежном (стоимость) эквиваленте, с указанием используемых единиц измерения.
Поимённый список должностных лиц от обеих сторон:
ответственных за составление данного УПД;ответственных за принятие ФХЗ со стороны покупателя.
Подписи и ФИО лиц, ответственных за сделку и правильность её документального оформления;

Ознакомиться со всеми вышеперечисленными пунктами на примере можно по изображению ниже:

Функции Универсального передаточного документа

Так как абсолютно каждый факт хозяйственной деятельности любой организации должен находить своё отражение в бухучёте, а связанный с финансами факт ещё и в налоговом учёте, заполненный УПД может быть принят в различных случаях в качестве документального подтверждения совершения сделки (передачи прав) или в качестве счёта-фактуры в целях налогообложения. Это значит, что универсальный передаточный документ может выступать в роли одного, либо в роли двух документов сразу.

Для того чтобы точно отразить, к какому типу принадлежит каждый отдельно взятый УПД, в форму добавлен такой пункт как «Статус УПД». Он располагается в левом углу (сверху) и должен иметь одно из двух значений: цифра «1» либо цифра «2».

Отметка «1» в данном поле означает, что документ принимается одновременно счёт-фактурой и «первичкой». Такой статус используется компаниями – плательщиками НДС.

Но если вы используете упрощённую систему налогообложения и в ходе ведения деятельности компании не начисляете налог на добавленную стоимость (некоторые «упрощенцы» могут это делать по просьбе клиента), то гораздо проще применить значение «2», при котором УПД выступает в роли первичной учётной документации.

Удобство второго варианта заключается не только в чёткой принадлежности документа, но и в вопросе заполнения.

Ведь когда не начисляется НДС, нет необходимости заполнять многие пункты документа, обязательные для счёт-фактуры:

строка №7 – данные о выставленном счёте;
графа №6 – общая сумма акциза сделки;
графа №7 – размер налоговой ставки;
графа №10 – кодировка страны-производителя;
графа №10а – буквенное наименование страны-производителя;
графа №11 – данные о таможенной декларации.

Таким образом, каждый вправе выбирать самостоятельно, какую функцию будет осуществлять Универсальный Передаточный Документ. Причём, не запрещается использовать его в виде первичной документации и одновременно выписать отдельную счёт-фактуру.

Об УПД (Универсальном передаточном документе) смотрите видео.

Удобен ли УПД для компаний на УСН

На самом деле, этот документ был разработан именно для компаний, которые уплачивают в казну НДС, так как экономит ресурсы, время и помогает избежать дублирования данных. Что же касается «упрощенцев», которые не выписывают счёт-фактуру, так как не платят НДС, то для них польза от использования УПД сомнительна.

При желании универсальный передаточный документ может использовать каждая компания. Так что всё зависит в основном от личных предпочтений и привычек сотрудников…

Кроме того, возможен случай, когда компания на УСН занимается начислением НДС ради какого-либо крупного клиента, которому не выгодно сотрудничать на обычных условиях. В таком случае «упрощенец» попадает в такую же ситуацию, как и владелец организации с общим режимом налогообложения и может выписать УПД в целях экономии времени.

Он в этом случае заменит и ТОРГ-12 и счёт-фактуру.

Как заполняется универсальный передаточный документ

Этот вопрос мы рассмотрим, исходя из статуса документа, так как первый включает в себя второй.

Для удобства начнём с последнего.

Выписывая УПД как первичную учётную документацию, важно соблюсти все правила заполнения последней, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ :

Наименование документа: обязательно. Записывается в левом верхнем углу и дополняется указанием статуса в соответствующем поле.
Дата составления: записывается в строке 1. Это не дата отгрузки и не дата принятия.
Полное наименование компании-составителя УПД: указывается в 14 и 19 строке либо заменяется мокрой печатью.
Содержание регистрируемой операции:

строки 2, 2а, 2б – для реквизитов продавца;строки 6, 6а, 6б – для реквизитов покупателя;
графы А и (по желанию) Б – детализация предмета сделки;

строка 8 – на основании чего выписывается документ;

строки 9, 17 и 12 – для указания дополнительных документов и информации, описывающей сделку (особенно важно для сложных услуг);

строки 11, 16 – уточняющие данные по датам.
Оценка операции в натуральном либо денежном эквиваленте: строки 6, 7, 8, 9. Для сделок с предоплатой также заполняется строка №5.
Лица, ответственные за оформление и проведение операции (их должности) – строки №10 и №15 либо 13,18.
ФИО и синие подписи вышеуказанных сотрудников: записываются в 13 и 18 строке.
В случае отсутствия подписей в данном поле, необходимо выставить их в строки их предыдущего пункта либо в строке с данными руководителя организации/уполномоченного лица (если во всех трёх случаях это один и тот же человек: проводит операцию, оформляет документы, является подписантом).

Чему должен уделить внимание продавец

Особое внимание при заполнении УПД стоит обратить на новые для первичной учётной документации пункты:

1. Данные грузоотправителя и грузополучателя в строках 3 и 4: помимо наименований фирм допустимо указать такие юридические реквизиты как ИНН и ОКПП.

Код товара/услуги/работ (записывается в графе «Б»): не является обязательным полем, если предмет сделки ясно описан в графе 1.
Но если по каким-либо причинам вы решили заполнить данный пункт, можно указать в нём артикул или код работы по ОКВЭД или услуги по ОКУН.Это может значительно облегчить подсчёт налоговой базы для различных режимов налогообложения, применяемых на одной организации.
Лицо, отгрузившее товар/передавшее права/сдавшее услуги (строка 10): записываем полное ФИО и должность.
А в ситуации, когда это лицо не является одним из тех, что уже проставили подпись в документе (то есть не директор, не бухгалтер и не уполномоченное лицо) проставляется также подпись.
Дата сдачи/отгрузки/передачи (строка 11): обычно аналогична дате оформления документа.
Но в некоторых случаях может быть иной (например, если УПД был оформлен в данный день, а груз фактически отгрузили в следующий).В этой строке в обязательном порядке указывается действительная дата выполнения обязательств продавца перед покупателем.
Дополнительная информация о процессе отгрузки/передачи указывается в строке 12: это может быть как путевая документация (наименования), так и документы с подробным описанием передаваемых работ и услуг.
Поле важно потому, что такое указание очень поможет организации при налоговой проверке (даст отсылку на ответы по возникшим вопросам инспекторов).
Ответственный за оформление – строка 13: ФИО, должность, подпись.
Наименование юридического лица-составителя документа (строка 14): здесь, если вы работаете с бухгалтерской аутсорсинговой компанией, должны быть указаны её реквизиты.
Пункт может остаться незаполненным в случае, если на документ проставляется мокрая печать.

С какими сложностями может столкнуться покупатель, заполняя УПД

На самом деле, непонятных пунктов для опытного бухгалтера/лица его заменяющего со стороны покупателя практически нет.

Важно только внимательно заполнить следующие строки:

Строка 15 – персональные данные лица, ответственного за получение/приём поставляемого товара/услуги: ФИО, должность, подпись.
Строка 16 – фактическая дата приёма предмета сделки.
Поле может остаться пустым, но случае заполнения важно понимать, что эта дата не может быть меньше даты составления передаточного документа или даты отгрузки (из рекомендаций ФНС России).
Строка 17 – обычно заполняется при возникновении разногласий и написании претензии во время приёмки.
Строка 18 – персональные данные сотрудника, занимавшегося документальным оформлением сделки: ФИО, должность, подпись.
Строка 19 – полное наименование организации, заполнявшей документ от лица покупателя (если это так же отдельная бухгалтерская контора, то её наименование).

Как отражать УПД в бухгалтерском учёте

Рассмотрим две возможные ситуации при работе с УПД:

Ситуация 1: Вы – продавец, составляете УПД.

В таком случае может возникнуть вопрос «На какую дату отражать выручку в бухучёте? Ведь в документе могут быть 3 разные даты (подписание, отгрузка, получение).

Как диктует нам закон, в данном случае стоит использовать дату передачи клиенту товаров и услуг. А если она идентична дате составления документа/вовсе отсутствует, используем дату подписания. Но это касается только 2 формы УПД.

Если же ваш документ имеет тип «1», необходимо выставить дополнительно дату оформления счёта-фактуры, которая обычно совпадает с датой отгрузки. А в случае расхождений в датах приёма-получения выставляется та же дата, что и в строке приёма товаров/услуг.

Ситуация 2: Вы – покупатель, получаете УПД.

Тут стоит обратить внимание на режим налогообложения и его требования. Так, для УСН наряду с фактом получения важен момент оплаты товара, а также тип расходов (при закупке некоторых основных средств, проводка в бухучёте записывается только после ввода их в эксплуатацию).

А во всех других случаях, факт расхода отражается в бухучёте датой приёмки товаров.

Таким образом, универсальный передаточный документ является отличным способом оптимизировать деятельность и документооборот менеджеров компании и бухгалтерии.

Особенно это справедливо для организаций – плательщиков НДС.

Как заполнить Универсальный передаточный документ в программе 1С можно узнать из видео.

Вконтакте

Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («13») Подпись в УПД в данной строке ставит лицо со стороны продавца, которое отвечает за правильное и достоверное оформление сделки или уполномоченный на это работник организации.

Правильное заполнение упд клиентом

Если указанное лицо совпадает с лицом в строчке «10», то подпись в стр. «13» можно не ставить. Так же не подписывается в этой строке УПД, если совпадет с лицом, которое уполномочено подписывать счета-фактуры за директора (руководителя) и гл. бухгалтера. Товар или груз получил / услуги, результаты работы, права принял («15») Подпись в УПД заполняется работником, который получает товарно-материальные ценности (услуги, работы, права) от лица покупателя либо уполномоченным на это действие лицом. В случае, если лица в строчках «15» и «18» одинаковые, тогда подпись в строке «18» УПД может не ставиться.

Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137. Об отношении чиновников Минфина к подписи в виде факсимиле узнайте по ссылке. Для дополнительных подписей со стороны продавца предназначены строки 10, 13 рекомендованной формы УПД:

В строке 10 «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» должно расписаться лицо, фактически отгрузившее товар, либо лицо, фактически передающее от лица предприятия результаты работ, услуг или имущественных прав.
В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» должна стоять подпись того, в чьи обязанности вменен контроль за правильностью документального оформления события, отражаемого в УПД.

Кто имеет право ставить подписи в упд?

В избранноеОтправить на почту Подписи в УПД являются обязательными элементами документа, без которых УПД может быть признан недействительным. Кто и как ставит подписи в УПД, расскажет этот материал. Назначение УПД Обязательные реквизиты УПД Кем и как подписывается УПД Печать в УПД Итоги Назначение УПД Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются.

Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные. Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации.

Как правильно подписывать упд, при получении товара по доверенности?

Для продавца (исполнителя, подрядчика): Для покупателя (заказчика): Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать. Обязательные подписи в УПД ✒ Чтобы начать применять УПД, надо: - его форму утвердить в качестве используемого первичного документа приказом…. Право подписи УПД Добрый день! Наш поставщик отказывается принимать документы УПД (в получении товара расписался Генеральный директор).

Если есть доверенность, печать не нужна

2 - УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).

Может ли продавец принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке. Кем и как подписывается УПД Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:

Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации - приказом либо доверенностью;
Главного бухгалтера.

Данные о доверенности в передаточном документе

Подписи в УПД со стороны покупателя, продавца, заказчика, исполнителя
Правила заполнения формы УПД

Как правильно подписать УПД?
Обязательные подписи в УПД
Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон

Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон
Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон

Ответы юристов (1)
Ищете ответ?
Универсальный передаточный документ УПД: использование и заполнение

Подписи в УПД со стороны покупателя, продавца, заказчика, исполнителя Предусмотрено, что если лицо одновременно уполномочено на подписание счета-фактуры и отгрузку (передачу) товара (работ, услуг), то в строке 10 подпись можно не ставить, достаточно указать ФИО и должность этого лица.
В этом случае УПД в графе 15 подписывает представитель именно грузополучателя.

В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, определяемое аналогично тому, как это происходит у продавца. С той лишь разницей, что здесь участвует представитель покупателя. Также рассматривается вариант, что таких лиц может быть несколько, поэтому допускается введение дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты.
Образец приказа о переходе на УПД, см. в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД - образец заполнения».

Нужна ли печать в упд если груз получают по доверенности

ИнфоЭто может быть:

Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10. Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи.
Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур.

Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха. При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.

Иное лицо, назначенное внутренними распорядительными документами организации.

Тогда в строке 13 должны присутствовать полностью: должность, Ф. И. О., подпись. Возможен вариант, когда за правильность регистрации и документирования определенного вида хозяйственных операций в организации отвечают несколько человек.Внимание

При получении товара по доверенности (на получение ТМЦ), лицо ставит свою в графе «товар принял» в УПД или ТН. Что делать с графой, где подпись ставит ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни? Оставлять пустой? 03 Февраля 2018, 10:25 Роман, г. Екатеринбург Ответы юристов (1) Да можно оставить пустой, либо подписать может то же лицо, которое принимает товар если в доверенности у него это оговорено.

Но жэелательно все же чтобы была зав хоза или бухгалтера во избежание разночтений и не оббоснованных претензий С уважением Александр Ищете ответ? Спросить юриста проще! Задайте вопрос нашим юристам - это намного быстрее, чем искать решение.
Также подпись можно не ставить в строке 13, если лицо, отвечающее за оформление операции, тоже самое, что и лицо, уполномоченное на отгрузку или передачу товара (работы, услуги). Правила заполнения формы УПД Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются. Как правильно оформлять документ Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом. Обновление: 29 июня 2018 г. Образец подписания УПД Как правильно подписать УПД? Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД: Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил.

УПД - это универсальный передаточный документ . Его особенность - многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

первичного документа.

В электронном виде - вместо:

пакета «счет-фактура + первичный документ»;
первичного документа;
счета-фактуры.

Доверенность на право подписи упд

Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года, его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

поставку товаров, услуг или работ;
передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 - счет-фактура + акт;

2 - первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 - сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

как счет-фактура (СЧФ);
как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
как акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) - он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
названия и адреса отправителя и получателя груза;
номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
состав поставки, если возможно - единица измерения содержимого;
количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение - государственная регулируемая цена, включающая налог);
стоимость поставки или имущественных прав без налога;
акциз, где это необходимо;
налоговая ставка;
налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
стоимость поставки с учетом налога;
страна происхождения товара;
номер таможенной декларации;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле - название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель - разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

название документа;
число, месяц, год его создания;
экономический субъект, который сформировал документ;
суть сделки;
сумма или объем поставки;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

Может иметь два наименования. Одно - официальное по факту хозяйственной жизни. Второе - о котором договорились контрагенты.
Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
Сведения об участниках сделки содержат поля:

код ОКПО;
структурное подразделение;
информация для участника документооборота;
для ИП - ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ - наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, - название и другие сведения;
адрес;
контактные сведения (номер телефона, e-mail);
банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

4, 5 и 6 - если подписывается УПД (СЧФДОП).

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 - сотрудник продавца;
2 - сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 - сотрудник иной уполномоченной организации;
4 - уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 - основания полномочий.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта - 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП - ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ - ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Вход в личный кабинет Диадок

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

первичного документа.

В электронном виде — вместо:

пакета «счет-фактура + первичный документ»;
первичного документа;
счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

поставку товаров, услуг или работ;
передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

как счет-фактура (СЧФ);
как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
названия и адреса отправителя и получателя груза;
номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
стоимость поставки или имущественных прав без налога;
акциз, где это необходимо;
налоговая ставка;
налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
стоимость поставки с учетом налога;
страна происхождения товара;
номер таможенной декларации;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

название документа;
число, месяц, год его создания;
экономический субъект, который сформировал документ;
суть сделки;
сумма или объем поставки;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
Сведения об участниках сделки содержат поля:

код ОКПО;
структурное подразделение;
информация для участника документооборота;
для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
адрес;
контактные сведения (номер телефона, e-mail);
банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.