Учетные документы, ведущиеся в войсках, общие требования к их оформлению. Требования к оформлению кадровой документации

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, располагаемых и оформляемых на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России, отражающий особенности и назначение в управленческом процессе Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. - М.: Омега-Л, 2010..

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

1. иных государственных стандартов;

2. отраслевых стандартов РФ;

3. международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Рб.30-2003 Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006..

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметки об исполнителе и др.) Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое по¬собие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС. 2008. -256 с..

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, представлен в таблице 1.

Таблица 1

Перечень реквизитов документов

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. - М.: Омега-Л, 2010.-152с..

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит от реквизита отделяется друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2008.- 506с..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

На рис. 1. представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Рис. 1. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка ГОСТР 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65

организационный распорядительный документ реквизит

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19 - расположенные до текста) - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа -- придание документу юридической силы Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС. 2008..

К составлению текста (реквизит 20), который выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения, предъявляются следующие требования. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее - национальном языке) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; организации, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на русском языке. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

При составлении текста используется официально-деловой стиль, в котором присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. - 520 с..

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт приемки-передачи товара и т.д.). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

1. краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

2. объективность и достоверность информации;

3. составление, по возможности, простых, то есть содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

4. структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

5. широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие.- СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2005.- 240с..

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т.д. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка и подзаголовка не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность.6. Взаимоотношения.

Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность.5. Взаимоотношения Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003.- 2-е изд.- М.: МЦФЭР, 2006.- 112с..

Изложение текста и оформление Документа выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32-2001 , ГОСТ 2.105 и ГОСТ 6.38 1 в рукописном или электронном (с последующей распечаткой на принтере) варианте.

Страницы Документа и включённые в него иллюстрации и таблицы должны быть выполнены на белых листах бумаги формата А4 (210× 297 мм) по ГОСТ 9327 в пределах рабочего поля. Для разворотных таблиц допускается формат А3 (297×420 мм).

Текст, включая нумерацию страниц и колонтитулы, следует размещать на странице с соблюдением следующих размеров полей: верхнее и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм, левое – 25 мм, если Документ содержит до 100 листов и 30 мм, если количество листов в Документе превышает 100. Никаких рамок, обозначающих границы рабочего поля листа Документа, обозначать не требуется.

Текст Документа должен быть кратким, чётким, не допускающим различных толкований и приведён с соблюдением правил орфографии и пунктуации.

Рукописный текст Документа выполняют чернилами, шариковой или гелиевой ручкой, желательно чёрным цветом. Рисунки допускается выполнять цветными карандашами, шариковыми или гелиевыми ручками или тушью.

Абзацы в рукописных текстах начинают с отступом 15 мм от левого края поля, в остальных –12,7 мм одинаковой величины по всему тексту Документа.

Все листы Документа, на которых имеется какая-либо информация, должны быть пронумерованы постранично арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию. На первой странице (титульном листе) номер не проставляют. Номера остальных страниц проставляют нижним колонтитулом в центре нижней части листа без точки. В этом случае оборотная сторона всех листов должна быть пустая. Пустые страницы (лицевые и оборотные) не нумеруют. Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц. Иллюстрации и таблицы формата А3 учитывают как одну страницу. Литерная нумерация страниц, например: с. 32а, 32-б, не допускается. Между номером страницы и текстом должен быть межстрочный интервал, соответствующий основному шагу.

В качестве основного шага написания, набора или печати текста может быть использован любой межстрочный интервал, но не менее, мм:

– 5 – для рукописных текстов;

– 3,5 – при печати текстов на принтерных и других наборно-печатающих устройствах.

Все набранные на компьютере тексты должны быть отпечатаны строчными буквами. Прописные буквы нужно употреблять в соответствии с правилами орфографии.

При оформлении текста с помощью компьютера и принтера цвет шрифта должен быть чёрным, высота букв, цифр и других знаков – не менее 1,8 мм (кегль не менее 12).

Основным шрифтом набора текста Документа на клавиатуре наборно-печатающих устройств является TimesnewRoman. Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определённых терминах, формулах, теоремах, а также в заголовках, применяя шрифты разной гарнитуры.

Условные буквенные обозначения механических, химических, математических и других величин должны соответствовать установленным стандартам. В тексте их проставляют без кавычек и скобок. Знаки (буквы, символы, обозначения), отсутствующие на клавиатуре наборно-печатающих устройств, должны вписываться от руки чернилами (пастой) чёрного цвета в оставленное в тексте место. Вписываемые знаки должны иметь размер не меньше использованного в наборе шрифта. Надстрочные и подстрочные индексы, показатели степени могут быть меньших размеров, но не менее 2 мм.

Особенно разборчиво в рукописный текст должны быть вписаны обозначения, сходные по начертанию, например:

– σ («сигма» греч.) – б («бэ» русск.);

– I («и» лат.) –j («иот» лат.);

– ρ («ро» греч.) – р («эр» русск.) и др.

В тексте не допускается:

– применять сокращения слов, которые не установлены правилами русской орфографии и ГОСТ 7.12–93 ;

– использовать в тексте (вне таблицы) математический знак «–» перед отрицательными значениями величин. Вместо этого знака следует писать слово минус ;

– употреблять без чисел математические и другие знаки, например: %, <, >, ≠, ≡, ≤, ≥, ±, §, №, –;

– применять аббревиатуры стандартов (ГОСТ, ОСТ, СТП, СТ) без регистрационного номера.

Нельзя заканчивать страницу заголовком текста или таблицы. Не рекомендуется переносить на следующую страницу последнюю строку абзаца или заканчивать страницу первой строкой следующего абзаца, оставлять в конце строки предлог, состоящий из одной буквы, с которого начинается предложение. В остальных случаях при переносе отдельных слов и текста необходимо руководствоваться правилами русской орфографии.

Перечисление чего-либо, содержащее в себе определения, дополнения и пояснения, рекомендуется включать в текст после двоеточия с абзацного отступа и строчной буквы каждое. Перед каждым перечислением следует ставить короткое тире, а при необходимости ссылки в тексте хотя бы на одно из перечислений – строчную букву (за исключением ё, з, о, ь, й, ы, ъ), после которой ставится круглая скобка. Между собой перечисления отделяются точкой с запятой.

Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится круглая скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример

а) ____________

б) ____________

в) ____________

Сноски выполняют внизу страницы под основным текстом и отделяют от него горизонтальной чертой на одну треть ширины страницы. Сноску помечают той же цифрой, что и ссылку на неё в основном тексте (см. с. 9).

Для выделения необычных или редко применяемых терминов, фраз, названий организаций, примеров и т. п. фрагментов, которые не связанны с употреблением прямой и косвенной речи, применяют кавычки: «...». В подобных случаях взамен кавычек допускается выделение фрагмента курсивом, например: кафедра «Логистика и коммерческая работа» или кафедра Логистика и коммерческая работа .

В аббревиатурах использование кавычек не допускается.

В ряде случаев для правильности восприятия текста внутри предложений используют поясняющие слова или фразы, которые следует приводить в круглых скобках и по возможности в именительном падеже.

Вне зависимости от способа выполнения качество напечатанного текста и оформления иллюстраций, таблиц, распечаток с ПЭВМ должно удовлетворять требованию их чёткого воспроизведения. При этом необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и чёткость изображения по всему тексту, чёткими (нерасплывающимися) должны быть также линии, буквы, цифры и знаки.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе подготовки Документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или чёрными чернилами, пастой, тушью – рукописным способом.

Требования, которые необходимо соблюдать при правке текста, приведены в разделе 11.

Повреждения листов Документа, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, названия изделий и другие имена собственные в тексте приводят на языке оригинала. Допускается транслитерировать (т. е. заменить латинские буквы соответствующими русскими) имена собственные и приводить названия организаций в переводе на язык Документа с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.

Сокращение русских слов и словосочетаний в Документе должно соответствовать требованиям ГОСТ 7.12 (см. ).

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, располагаемых и оформляемых на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России, отражающий особенности и назначение в управленческом процессе . Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

• а) иных государственных стандартов;
• б) отраслевых стандартов РФ;
• в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Рб.30-2003 .

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметки об исполнителе и др.) .

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, представлен в таблице 1.

Таблица 1 Перечень реквизитов документов

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания .

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм- левое; 10 мм- правое; 20 мм- верхнее; 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит от реквизита отделяется друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами .

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19 - расположенные до текста) - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа -- придание документу юридической силы .

При составлении текста используется официально-деловой стиль, в котором присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления.

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, то есть содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т.д. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность.6. Взаимоотношения.

Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность.5. Взаимоотношения .

Учет материальных средств заключается в оформлении установленными оправдательными документами и осуществлении правильных и своевременных записей в книгах (карточках) учета всех операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств.

Учетный документ – документ, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документы, используемые в учете, в зависимости от их назначения подразделяются на:

Первичные учетные документы;
- регистры учета;
- документы вспомогательного характера

Они служат:
- первичные учетные документы – для оформления хозяйственных операций;
- регистры учета – для учета наличия, движения и качественного (технического) состояния материальных ценностей;
- учетные документы вспомогательного характера – для оформления и обобщения первичных учетных документов, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных ценностей.

Первичные учетные документы – накладные, наряды, ведомости, акты, аттестаты, квитанции и другие служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных ценностей, и являются основанием для записей данных в регистрах учета.

Регистры учета – книги учета, карточки учета, оборотные ведомости отражают наличие, движение и качественное состояние материальных ценностей за определенный период по соединениям, воинским частям (подразделениям), складам, мастерским, другим объектам войскового хозяйства и в целом за соединение (воинскую часть).

На каждую хозяйственную операцию оформляется отдельный первичный учетный документ. Выписка первичных учетных документов производится в довольствующем органе или штатном (обслуживающем) финансовом органе с обязательной регистрацией этих документов в книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам и при условии отражения в них всех обязательных реквизитов, предусмотренных данными формами.

В день совершения операций первичные учетные документы передаются материально ответственными и иными лицами в службу по реестру сдачи документов отдельно по приходным и расходным документам для отражения в регистрах учета в службе воинской части. Документы, по которым сроки хозяйственных операций и сроки, действия которых истекли, подлежат сдаче в службу в день окончания срока их действия.

Начальники служб после проверки и отражения в учете в сроки, установленные графиками документооборота, передают первичные учетные документы по реестру сдачи документов в штатный (обслуживающий) финансовый орган для отражения в бюджетном учете, после чего документ считается исполненным. Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы. В документах на приобретение материальных средств должна быть отметка материально ответственного лица в получении этих средств. В документах, подтверждающих факт выполнения работы, ставятся отметки о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

При ведении учета вручную и при наличии переменных реквизитов в учетных документах реквизиты «Признак информации», «Код документа», «Код операции» и «Итого» не указываются, переменный реквизит «Единица измерения» указывается по сокращенному наименованию. На всех исполненных первичных учетных документах, сдающихся в службу, делаются отметки о записи в регистрах учета о произведенных операциях, связанных с движением материальных ценностей. В отметке указываются номер регистра учета и страница, на которой осуществлено отражение первичного учетного документа. При наличии в первичном учетном документе нескольких наименований материальных ценностей отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа «Примечание» или чистое поле первичного учетного документа. Отметка в первичном учетном документе заверяется подписью должностного лица, производившего его отражение.

Учетный документ для придания ему юридической силы условно может быть разделен на:

Заголовочную часть, содержащую реквизиты (информационные элементы документа), дающие полное и четкое представление о виде и характере документа. В ней указывается его номер; основание и дата операции; наименование службы, выдавшей документ; грузоотправитель (сдатчик), грузополучатель (приемщик); срок действия документа;
- содержательную часть, которая может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом и включает: номер по порядку, наименование материальных ценностей, код номенклатуры, единицу измерения, количество материальных ценностей, цену единицы и сумму стоимости материальных ценностей. В конце документа пишется: «итого наименований» и прописью указывается их количество, строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать;
- оформляющую часть, которая содержит дату составления, наименования должностей лиц, подписавших и утвердивших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены).

Первичные учетные документы, составленные в 2-х и более экземплярах, заполняется через копировальную бумагу печатающим устройством или шариковой ручкой. Они регистрируются в книге регистрации учетных документов, порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа.

Первичный учетный документ подписывается (утверждается) соответствующим начальником и другими должностными лицами, подпись начальника заверяется:

На документах, предназначенных для отправки из соединения (воинской части), – мастичной гербовой печатью;
- на документах, предназначенных для обращения внутри соединения (воинской части), – мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Первичные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения. При этом каждое дело формируется по однотипным (приходным или расходным) документам. По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника службы и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Порядок оформления, хранения и представления первичных учетных документов в финансовый орган регламентируется графиком документооборота, утвержденным командиром соединения (воинской части). Материально ответственным и другим должностным лицам, включенным в график документооборота, а также руководителям обслуживаемых военных учреждений, вручаются выписки из него.

По документам, не подписанным (не утвержденным) правомочными должностными лицами, не зарегистрированным и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с движением и изменением качественного состояния материальных ценностей, категорически запрещается.

Бюджетный учет ведется в регистрах учета (на карточках, оборотных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бюджетного учета и др.). Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств.

Карточка учета составляется на одно наименование материальных ценностей (кроме карточек учета материальных ценностей личного пользования). Правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника службы. Подпись заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Все книги учета учитываются в штабе соединения (воинской части) и выдаются в порядке, установленном Наставлением по служебной переписке и делопроизводству в Вооруженных силах Российской Федерации.

Записи в книгах (карточках) учета материальных средств производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. Первоначальные записи в новых книгах (карточках) учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета. Информация об остатках материальных средств, перенесенная из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями начальника службы и лица, ведущего учет. По материальным ценностям, имеющим сроки использования (эксплуатации), при переносе их остатков в новые книги учета одновременно указывается и дата выдачи этих материальных средств.

Итоги о приходе (расходе) материальных ценностей в книгах и карточках учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передаче должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях. Они подчеркиваются чертой (годовые итоги – двумя чертами) и заверяются подписями: лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет. Карточки, законченные в течение операционного года, прилагаются к вновь заведенным и хранятся вместе с ними до конца операционного года.

В случае утери книги (карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам.

В книгах до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано страниц (листов)». На каждой книге надписывается: наименование учреждения и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток.

Способы исправления ошибок в учетных документах:
1. В первичных учетных документах:
- корректурный (в банковских и кассовых документах исправления не допускаются).

2. В регистрах учета:
- корректурный (до выведения итогов);
- метод дополнительной записи (после выведения итогов);
- метод «красного сторно» (после выведения итогов).

Корректурный способ. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ними записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы: «Исправленному (указывается правильная запись) верить» и заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе – подписью начальника, подписавшего документ.

В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: «Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать» и также заверяется в книге (карточке учета) подписью исполнителя, а в первичном документе – подписью начальника, подписавшего документ.

В учетных документах записи удалять запрещено. Нельзя также зачеркивать неправильные сведения. Для коррекции ошибок используется сторно. Это проводка со знаком минус. Она позволяет исправить неправильные данные. В итоге, в учете появляются две взаимоисключающие записи, у одной из которых есть минус. Проводки дублируют друг друга.

«Красное сторно» – метод для коррекции, актуальный при завышении указанных в учете сумм. Применяется если это бумажный журнал для учета, то сторнированную запись можно обвести красной ручкой или, если проводка вносится в компьютерную базу, ее нужно выделить красным цветом. По итогам отчетного года требуется сделать подсчет, при котором сумма сторнированной записи вычитается из общей суммы. Метод коррекции определяется самим предприятием. Выбор инструмента правилами бухгалтерии не оговорен.

Таким образом, учет материальных средств заключается в оформлении установленными оправдательными документами хозяйственных операций. К нему относится осуществление правильных и своевременных записей в регистрах учета всех операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств.

Документы, содержащие в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение называется учетным документом.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждения, организаций и предприятий требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

На основе таких документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Особенностью этого стандарта является его рекомендательный характер. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволяет организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать!

Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

2.1. Требования к составу реквизитов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги.

Реквизит – элемент официального документа.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23– гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Для придания документам юридической силы и их идентификации служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 13, 15, 17, 18,19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилию исполнителя, постановку документа на контроль и др.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста – основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 20;

правое поле – 10; нижнее поле – 20 .

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.