Что такое выставить счет на оплату. Как выставить счет на оплату от ИП? Когда нужно выставлять

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx , .xlsx .

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

• Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
• Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
• Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
• Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера - нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2019».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2019 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Давайте разберем порядок выдачи счета на оплату: кто имеет право его оформлять, в каких случаях он выписывается и как правильно составляется. Также мы детально рассмотрим образец счета на оплату услуг, чтобы избежать основных ошибок, которые допускаются начинающими предпринимателями и кассирами.

Введение

Зачем вообще необходим счет? Давайте разберем простой пример. Два контрагента собираются заключить какую-то сделку. Они подписывают договор, в котором четко указаны сроки выполнения сделки, сроки проведения оплаты, различные форс-мажорные условия и т.д.

Образец счета на оплату

Российское законодательство не предусматривает проведение сделок между двумя контрагентами без наличия договоров/контрактов, поэтому они должны быть заключены в любом случае. В договоре обычно не указывается необходимая сумма, поэтому продавец выставляет счет покупателю, а покупатель – оплачивает его. Если в условиях договора прописано, что счет может не выставляться, то его может и не быть (или он выписывается по требованию одной из сторон). Тогда клиент оплачивает необходимую сумму по устной договоренности, и она никак не контролируется. Подобная практика применяется при совершении сделок между двумя частными лицами либо между организацией и частным/юридическим лицом в случае, когда заранее сумма контракта неизвестна. К примеру, вы заключаете договор на междугороднюю/международную связь, но заранее не знаете, сколько минут наговорите и с какой страной, а оплата производится по факту.

Если контракт заключается по операциям, подлежащим налогообложению (попадающим под налог на добавочную стоимость), то выписывается бланк для выставления счета-фактуры. Этот документ обязательно выдают следующие организации:

1. Освобожденные по той или иной причине от выплаты НДС согласно статье 145 НКР.
2. Продающие услуги или товары по общей системе или агентскому договору.
3. Оформившие получение аванса от заказчика в счет последующей поставки и реализации партии товара.

Зачем это нужно

Счет на оплату является своеобразным договором между продавцом и покупателем товаров/услуг. Продавец предлагает клиенту свои услуги по такой-то цене, и если покупатель их оплачивает, то он соглашается с условиями договора. Фактического договора между двумя сторонами нет, но счет как бы легализует взаимоотношения сторон. Все остальные документы оформляются уже после оплаты (обычно при получении товара/услуг).

Обратите внимание: счет – это ответственный документ, который доказывает процесс заключения сделки между двумя сторонами. Он может являться доказательством в суде и применяется для решения хозяйственных споров. Обычно счет выдается юрлицами и индивидуальными предпринимателями, которые оплачивают НДС.

Электронное заполнение счета экономит время

Фактически фактура подтверждает, что покупатель уплатил акцизные сборы и НДС в результате проведения сделки. Данный документ имеет строго регламентированную форму и заполняется по общепринятым правилам. Изменения или исправления в нем недопустимы.

Классическое заполнение счета

Можно автоматизировать процесс выдачи подобных документов, используя в работе соответствующее бухгалтерское – складское ПО наподобие 1С. Это позволит вам автоматически проставлять номера фактур, вести их учет, подсчитывать общие суммы, выписывать товары с учетом их наличия на складе и новой цены, следить за проплатой, автоматически вносить реквизиты и пр. Это очень удобно, плюс экономит массу времени.

Ведение документации индивидуальными предпринимателями (ИП) имеет ряд отличий от того, как документация ведется в других организационных формах. Основным принципом является упрощение процедур, так как подразумевается, что индивидуальный предприниматель не всегда может иметь достаточную компетенцию для заполнения сложных бухгалтерских или налоговых документов, а в штате не всегда может быть бухгалтер или экономист. Выставить счет на оплату от ИП можно как с заключенным между сторонами договором (поставки, купли-продажи, оказания услуг), так и без него. Эта процедура имеет незначительные отличия в сравнении с выставлением счета ООО или АО.

Применение счета на оплату

Счет на оплату выставляется продавцом товаров или услуг покупателю и служит основанием для уплаты конкретной суммы за конкретные товары или услуги либо внесения авансового платежа. Если счет выставлялся на одну сумму, то нет оснований уплачивать другую сумму, так как в случае изменений условий счет должен быть перевыставлен.

Заполнение счета на оплату

Бланки счетов на оплату не входят в перечень первичных документов, так как не отражают свершившийся факт хозяйственной жизни предприятия, и поэтому состав информации счета не является жестким. Согласно традициям делового оборота в счет включают:

• номер и дату выставления счета;
• наименование организаций (продавца и покупателя);
• адреса и реквизиты обеих сторон для возможности оплаты счета;
• перечень продаваемых товаров или услуг;
• их количество;
• единицы измерения товара (штуки, упаковки, килограммы и т.д.);
• цену;
• общую сумму счета.

Индивидуальный предприниматель в поле наименования организации указывает «ИП» и свои фамилию, имя и отчество. Если счет выставляется физическому лицу, то в данном поле также указываются его фамилия, имя и отчество.

Нумерацию счетов принято вести от начала года, т. е. в январе нумерация обнуляется.

В счете также могут быть указаны сроки его оплаты.

Выставление счета на оплату ИП

Выставление счета на оплату индивидуальным предпринимателем имеет ряд незначительных отличий от аналогичной процедуры для других организационных форм.

Первым отличием является подписание счета. В случае заполнения счета ООО или АО счет подписывается руководителем организации и главных\м бухгалтером, а в случае выставления счета ИП счет подписывается им единолично.

Если у индивидуального предпринимателя есть круглая печать, то он может проставлять ее на выписываемых счетах на оплату, однако это не является обязательным условием оформления данного документа. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" применение круглых печатей не является обязательным (за исключением проставления печати на ограниченном перечне документов, к которым счет на оплату товаров или услуг не относится).

Второе отличие заключается в порядке выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме счета.

Согласно ст. 21 НК РФ сумма налога должна быть выделена в стоимости, предъявляемой к оплате, т. е. счет на оплату должен содержать данные по НДС. Официальным документом, на основании которого происходит расчет уплаты и возмещения НДС, является счет-фактура, но, так как данный документ оформляется на основании счета на оплату, стоит выделять НДС в сумме счета во избежание ошибок. В подавляющем большинстве случаев индивидуальные предприниматели применяют упрощенную систему налогообложения и не являются плательщиками НДС, поэтому в счете на оплату необходимо указывать «Без НДС».

Счет - документ, который описывает предмет и, в некоторых случаях, условия сделки, которая планируется к заключению. Подписание счета плательщиком означает готовность заплатить, оплата, с приложением кассового либо товарного чека, равносильна заключенному договору.

Для чего применяется счет, в каких ситуациях выставляется?

Счет, выставленный для оплаты товара, работы или оказанной услуги, в своем роде уникальный документ. Его обязательное применение не прописано в законах, он не является первичным бухгалтерским документом, не служит подтверждением произведенных расходов и доказательством для принятия приобретенного имущества на баланс. Тем не менее без выставления счетов сейчас не обходятся почти никакие коммерческие отношения между контрагентами.

Счет, выставленный к оплате - это сформулированное предложение одной стороны - Продавца - к другой стороне - Покупателю (Плательщику) приобрести определенный товар или услугу.

Счет конкретизирует этот товар или услугу, а также, в некоторой степени, условия сделки. В нем содержится информация о продавце, наименование товара или услуги, количество (если объект сделки может быть измерен каким-либо способом), дата и другие реквизиты.

Как правило, счет применяется при необходимости предварительной оплаты. Когда одна организация направляет счет другой, он является конкретизированным предложением: организация А готова оказать организации Б такую-то услугу или поставить такую-то продукцию по зафиксированной в счете цене. Если руководитель организации Б подписывает счет в графе «Плательщик», это значит, что он согласен с предложением. Подписанный им счет становится основанием для бухгалтерии предприятия Б произвести наличный или безналичный расчет с организацией А. Подписанный и оплаченный счет обязывает фирму А выполнить услугу или поставить товар, т. е. исполнить свое предложение. Такой документ имеет силу оферты даже при отсутствии иного договора.

Таким образом, выставляется счет, как правило, для оплаты вперед, исключая специфические случаи, когда он служит для ускорения оплаты по контрактам, в которых сложно заранее указать конкретную стоимость объекта контракта. К таким контрактам относятся договора на сервисное обслуживание, на услуги связи и им подобные. Тогда счет является визуализацией суммы к оплате за уже оказанную услугу.

Кем и кому он может быть выставлен

Счет может быть выставлен любым юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем любому другому лицу, как физическому, так и юридическому. Грубо говоря, само по себе выставление счета никого ни к чему не обязывает - это форма предложения, удобная в силу своей наглядности. Подписанный, но не оплаченный счет также не имеет юридической силы. Только оплаченный, с приложенным документом об оплате, счет может считаться доказательством заключенной сделки.

Следует различать счет и счет-фактуру. Первый не имеет даже стандартного бланка, до момента оплаты не влечет за собой никаких последствий.

Но второй документ, счет-фактура - это подтверждение совершенной операции для налогового учета, он выписывается только исполнителем услуг или продавцом только после исполнения им сделки, и включается в себя не только общую цену, но и отдельно указанный НДС. Счет-фактура имеет типовую форму бланка, является документом строгой отчетности и сдается в налоговую инспекцию, тогда как счет - нет.

Счет выписывается в одном экземпляре. Счет-фактура - в двух. Счет содержит печать и подпись, счет-фактура - только подпись. И, наконец, счет-фактура может быть выставлен ТОЛЬКО плательщиком НДС.

Может ли счет быть выставлен физическим лицом?

Этот вопрос интересует многих, но его формулировка не совсем корректна. Просто счет - да, но для физического лица в этом нет смысла, а организация оплачивать его не станет: для нее это значит нарушить налоговое законодательство. Расчеты с физическими лицами за выполненные работы осуществляются по трудовым или гражданско-правовым договорам, приобретение какого-либо товара у физического лица оформляется договором купли-продажи.

Счет-фактуру же физлицо выставить не может, т. к. для этого надо быть плательщиком НДС, а этот налог платят только юрлица или индивидуальные предприниматели. Счет-фактура впоследствии используется для предоставления в налоговую инспекцию для получения вычета. Юридические лица, не платящие НДС (работающие по специальному режиму налогообложения), не могут составлять и счет-фактуру.

Чтобы открыть , нужно собрать пакет документов — об этом вы узнаете в нашем материале.

Выставляем счет: ИП или ООО

Как говорилось выше, обязательной формы для этого документа (в отличие от счет-фактуры) нет.

Организация вправе оформлять его произвольно, но с течением времени были выработаны определенные требования к реквизитам, которые должен содержать этот документ. Соблюдение этих требований позволяет правильно производить оплату и превращает оплаченный счет в финансовый документ, который может быть доказательством в суде.

К таким требованиям относится:

• наличие реквизитов получателя платежа - продавца;
• порядковый номер счета и дата выставления;
• описание объекта предложения - название, количество, другие параметры;
• цена предложения;
• валюта;
• подпись и печать продавца (руководителя, главбуха, доверенного должностного лица
• наименование покупателя и строка «Плательщик».

В случае со счет-фактурой обязательно указывается НДС, отдельным пунктом — «В том числе», размер налога и его отдельная сумма.

Отдельно надо сказать, что в числе реквизитов продавца должны указываться как собственные - правовая форма и название (для ИП - строка «индивидуальный предприниматель» и полное имя), юридический и фактический адрес, все идентификационные коды, включая ИНН для ИП и ИНН/КПП для ООО/ЗАО, так и отдельной строкой - реквизиты обслуживающего банка, включая ИНН и БИК, наименование, расчетный и корреспондентский счета, коды ОКПО и ОКОНХ. Только счет, содержащий все указанные реквизиты, после оплаты (при наличии чека) может иметь юридическую силу.

Как выставить счет на оплату онлайн?

На самом деле способ, которым был передан получателю счет, не имеет значения. Он может быть вручен лично, через нарочного, отправлен Почтой России, курьерской службой или с помощью электронных средств - E-mail или Интернет. Документ, присланный через электронную почту или сформированный программно (например, сайтом интернет-магазина при оформлении товара) может быть распечатан плательщиком и соответственно оплачен.

С точки зрения законодательства, счет - документ, для подтверждения подлинности которого достаточно простой электронной подписи, которой являются логин и пароль от электронной почты отправителя, либо идентификационные данные администратора сайта.

Повторимся, что этот документ приобретает юридическую силу только после того, как он будет оплачен.

Как выставить счет на английском языке

В торговых отношениях с иностранными партнерами довольно часто приходится иметь дело с этим документом на английском языке. Российским законодательством допускается формировать счета на английском языке или при получении их использовать в документообороте без перевода. При этом, как правило, имеется в виду документ, который на языке туманного Альбиона называется «invoice».

Фактический аналог в РФ - это счет-фактура.

Invoice должен содержать следующие реквизиты:

• Дата выписки документа.
• Дата отправки заказа.
• Исходящий номер.
• Номер заказа (почтовый идентификатор).
• Реквизиты и контактные данные продавца.
• Реквизиты банка-получателя платежа.
• Данные заказчика/плательщика.
• Платежная сумма.
• Сведения о налогообложении.
• Условия платежа.
• Условия о применении штрафных санкций за несвоевременную доставку, утерю, повреждение, задержку оплаты и др.
• Условия возврата товара.
• Другие важные сведения.

Выставление счета иностранному контрагенту - ответственное дело, в котором нет мелочей. При формировании такого счета в нем должен быть указан максимум информации о контрагентах, предмете сделки, налогах, праве на возврат, штрафах и пенях, и т. д., потому что иностранное законодательство отличается от нашего. Поэтому чем более детально будет прописан счет, тем от больших проблем он сможет защитить в российских или зарубежных судах.

Лучше составлять его как на английском, так и на русском языке, слово «invoice» должно присутствовать в обоих вариантах.

Вконтакте

Вконтакте