Запретили хранить личные данные кадровикам. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

⁰

Ответ на вопрос:

Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в Т-2, трудовых договорах с ними.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют.

В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника .

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Статья о сроке хранения личных дел поможет вам не допускать ошибок в работе.

В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно.

По поводу копии паспорта - ее лучше не хранить в отделе кадров. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу .

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

Суть спора

В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Скачайте материалы по теме:

Скачать в.doc

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.

По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда (см. в доп. материалах)

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.

Таким образом, в Вашем случае нужно получать 1 общее согласие на обработку персональных данных:

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящим я, Кондратьев Александр Сергеевич , представляю Работодателю (оператору)
«Альфа » (ОГРН 1234567890123 , ИНН 7708123456 ), зарегистрированному по адресу: 125008, г.
Москва, ул. Михалковская, д. 20 , свои персональные данные в целях обеспечения соблюдения
трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов при содействии в
трудоустройстве, обучении и продвижении по работе, обеспечения личной моей безопасности,
текущей трудовой деятельности, контроля количества и качества выполняемой работы и
обеспечения сохранности имущества.

Моими персональными данными является любая информация, относящаяся ко мне как к
физическому лицу (субъекту персональных данных), указанная в трудовом договоре, личной
карточке работника (унифицированная форма Т-2), трудовой книжке и полученная в течение
срока действия настоящего трудового договора, в том числе: мои фамилия, имя, отчество, год,
месяц, дата и место рождения, гражданство, документы, удостоверяющие личность,
идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства
государственного пенсионного страхования, адреса фактического места проживания и
регистрации по местожительству, почтовые и электронные адреса, номера телефонов,
фотографии, сведения об образовании, профессии, специальности и квалификации, семейном
положении и составе семьи, сведения об имущественном положении, доходах, задолженности,
занимаемых ранее должностях и стаже работы, воинской обязанности; сведения о трудовом
договоре и его исполнении (занимаемые должности, существенные условия труда, сведения об
аттестации, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, поощрениях и
наказаниях, видах и периодах отпуска, временной нетрудоспособности, социальных льготах,
командировании, рабочем времени и пр.), а также о других договорах (индивидуальной,
коллективной материальной ответственности, ученических, оказания услуг и т. п.),
заключаемых при исполнении трудового договора.

Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем
(оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы
или желаемы для достижения указанных целей, в том числе выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление,
хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т. ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных при автоматизированной и без использования средств автоматизации обработке; запись на электронные носители и их хранение; передачу Работодателем (оператором) по своему усмотрению данных и соответствующих документов, содержащих персональные данные, третьим лицам, включая банки, налоговые органы, в отделения пенсионного фонда, фонда социального страхования, фонда обязательного медицинского страхования, уполномоченным агентам и организациям; хранение моих персональных данных в течение 75 лет, содержащихся в документах, образующихся в деятельности Работодателя (оператора), согласно части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также при осуществлении любых иных действий с моими персональными данными, указанными в трудовом договоре и полученными в течение срока действия трудового договора, в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Кроме того, даю согласие на обработку персональных данных (в том числе, биометрических) моего несовершеннолетнего ребенка, Кондратьеву Александру Александровну, 24.07.2011 года рождения целях получения налоговых вычетов, пособий, оплаты труда и других целей, непосредственно связанными с трудовыми отношениями с работодателем.

Настоящее согласие на обработку персональных данных действует с момента представления
бессрочно и может быть отозвано мной при представлении Работодателю (оператору)
заявления в простой письменной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Обязуюсь сообщать в трехдневный срок об изменении местожительства, контактных
телефонов, паспортных, документных и иных персональных данных. Об ответственности за
достоверность представленных персональных сведений предупрежден(а).

В заключение отметим, что порядок хранения документов определяется работодателем. То есть все документы на сотрудника (даже если они нужны бухгалтерии в целях, например, предоставления вычетов) можно хранить в 1 месте (в отделе кадров, в личных делах).

При этом отметим также, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных . Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Но цели обработки персональных данных не достигаются даже с увольнением сотрудника. Например, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления выдать сотруднику копии запрашиваемых документов, связанных с работой. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате. Подробнее об этом см. здесь: Также после увольнения на работника еще могут подаваться те или иные отчеты. Таким образом, никакого предельного срока хранения персональных данных уволенных сотрудников в электронных системах не предусмотрено. Но при этом нужно понимать, что работодателю нужны не все персональные данные об уволенных сотрудниках (например, после увольнения нет необходимости обрабатывать персональные данные о составе семьи, наличии того или иного образования у сотрудника и т.д.).

И совершенно нет никакой необходимости хранить копии паспортов, военных билетов уволенных сотрудников.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Правовая база:

ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дело N А53-12557/2013

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе:

председательствующего судьи Смотровой Н.Н.

судей М.В. Соловьевой, С.С. Филимоновой

при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания Ковалевой В.Ю.

при участии:

от заявителя: представителя по доверенности Литвиновой А.П. (доверенность от 24.04.13 N 349/13/д, сроком на 1 год);

от заинтересованного лица: начальника отдела Романова А.Г. (доверенность от 04.02.14 N 15-Д, сроком до 31.12.14);

по заявлению общества с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри"

к заинтересованному лицу Управлению федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области

об оспаривании предписания,

принятое в составе судьи Бондарчук Е.В.

установил:

общество с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри" (далее - общество) обратилось в Арбитражный суд Ростовской области с заявлением к Управлению Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по ростовской области (далее - управление) о признании недействительным предписания N П-61-0031 от 05.04.13 об устранении выявленных нарушений.

Решением суда от 14.11.13 обществу в удовлетворении заявленных требований отказано. Судебный акт мотивирован тем, что доказательств того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности обществом не представлено.

Не согласившись с принятым судебным актом, общество подало в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд апелляционную жалобу, в которой просит решение суда первой инстанции по делу отменить. Жалоба мотивирована тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что фотографии и копии паспортов были получены именно при заключении трудового договора; фотографии и копии паспортов были именно затребованы работодателем.

Управление в отзыве на апелляционную жалобу просит решение суда первой инстанции оставить без изменения, ссылаясь на его законность и обоснованность.

Законность и обоснованность принятого судом первой инстанции решения проверяется Пятнадцатым арбитражным апелляционным судом в соответствии с гл. 34 АПК РФ.

Представитель общества в судебном заседании поддержал изложенные в апелляционной жалобе доводы, настаивал на отмене решения суда первой инстанции.

Представитель управления возражал против отмены решения суда первой инстанции, сославшись на его законность и обоснованность.

Исследовав имеющиеся в материалах дела доказательства, оценив доводы апелляционной жалобы, изучив отзыв на апелляционную жалобу, выслушав представителей общества и управления, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о том, что решение арбитражного суда первой инстанции не подлежит отмене по следующим основаниям.

Как следует из материалов дела, в период с 02 по 05 апреля 2013 г. на основании приказа и. о. руководителя управления Дегтярева А.Н. от 26.02.13 N 173 была проведена плановая выездная проверка общества филиал в г. Ростове-на-Дону.

05.04.13 лицами, уполномоченными на проведение проверки, выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: а именно, часть 5 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных": обработка персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

05.04.13 по выявленному нарушению в соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" обществу было выдано предписание N П-61-0031 с указанием срока устранения выявленного нарушения.

Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд.

Повторно изучив материалы дела, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о том, что оспариваемое обществом предписание является законным и обоснованным ввиду следующего.

Частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" предусмотрено, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов.

При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно ст. 86 ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Статья 65 ТК РФ не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника. Указанная статья определяет перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора.

К ним относятся: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Статьей 65 ТК РФ предусмотрено, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель:

Трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника;

Трудовая книжка (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" определено, что в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

- приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации);

Документы, содержащие сведения о медицинских осмотрах: "Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н утверждены Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядок проведения этих осмотров (обследований)" (статья 69 Трудового кодекса Российской Федерации);

Письменное заявление работника на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 Трудового кодекса Российской Федерации);

- расчетный листок работника (статья 136 Трудового кодекса Российской Федерации);

Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам (статья 255 Трудового кодекса Российской Федерации);

Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком (статья 256 Трудового кодекса Российской Федерации).

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (далее -Постановление) были утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации, должны применяться организациями независимо от формы собственности.

С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) обязательное использование негосударственными организациями форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением, является неоднозначным.

По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем в Законе N 402-ФЗ указано, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Так, например, расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) и платежная ведомость (форма N Т-53) введены действующем Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве".

Исследовав все обстоятельства дела, судом первой инстанции сделан правильный выводу о том, что, для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.

Довод общества о том, что оно использует фотографии, прикрепленные скрепками к карточкам Т-2 для идентификации работников судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

Кроме того, использование фотоизображения работника для его идентификации согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона "О персональных данных" является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований, указанных в Конституции Российской Федерации, Трудовом кодексе Российской Федерации и иных федеральных законах, для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Судом первой инстанции сделан основанный на обстоятельствах дела вывод о том, что содержание оспариваемого предписания соответствует требованиям пункта 86 "Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных", утвержденного Приказом Минкомсвязи России от 14.11.11 N 312 и зарегистрированного в Минюсте России 13.12.11 N 22595.

Как было указано выше, требование о признании недействительным ненормативного правового акта может быть удовлетворено судом лишь в случае одновременного наличия двух условий: несоответствия оспариваемого акта закону и нарушения им прав и законных интересов заявителя.

Довод общества о том, что суд первой инстанции в своем решении отнес к незаконно обработанным персональным данным работников копии страниц военного билета, хотя в своем заявление общество указывает иные категории, судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку указание на копии страниц военного билета является технической опечаткой, не влияющей на законность и обоснованность принятого судом первой инстанции решения.

Доказательств того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности обществом не представлено.

Кроме того, судом первой инстанции установлено, что в установленный срок общество выполнило предписание от 05.04.13 N П-61-0031 и предоставило управлению документы, подтверждающие уничтожение фотографий работников и копий страниц паспортов работников.

Аналогичная правовая позиция изложена в постановлении ФАС СКО от 11.03.2014 по делу N А53-10287/2013.

Учитывая, что оспариваемое предписание соответствует требованиям законодательства Российской Федерации, кроме того, обществом не представлено надлежащих доказательств, подтверждающих факт нарушения оспариваемым предписанием его прав и интересов в сфере предпринимательской или иной экономической деятельности; не представлено достаточных доказательств, что срок, указанный в предписании, недостаточен для его надлежащего исполнения, суд первой инстанции обоснованно отказал обществу в удовлетворении заявленных требований.

При таких обстоятельствах, у суда апелляционной инстанции отсутствуют основания для удовлетворения апелляционной жалобы общества и отмены решения суда первой инстанции.

Учитывая, что обществу отказано в удовлетворении апелляционной жалобы, на общество в соответствии со ст. 110 АПК РФ относятся в полном объеме расходы по подаче апелляционной жалобе в размере 1000 рублей. Излишне уплаченная обществом по платежному поручению N 172 от 25.11.2013 г. государственная пошлина за подачу апелляционной жалобы в размере 1000 рублей подлежит возвращению обществу из федерального бюджета.

На основании изложенного, руководствуясь статьями 258, 269 - 271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

постановил:

решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 оставить без изменения, апелляционную жалобу оставить без удовлетворения.

Возвратить из федерального бюджета обществу с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри", ИНН 7704218694, 1000 (одна тысяча) рублей, излишне уплаченных за подачу апелляционной жалобы по платежному поручению N 172 от 25.11.2013 г.

Постановление может быть обжаловано в порядке, определенном главой 35 Арбитражного процессуального Кодекса Российской Федерации, в Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа.

Председательствующий

Н.Н.СМОТРОВА

Судьи

М.В.СОЛОВЬЕВА

С.С.ФИЛИМОНОВА

18.10.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Скачайте материалы

Проверяющие сами требуют документальное подтверждение выплаты пособий в том числе и свидетельства на ребенка, при выплате пособий на погребение документальное подтверждение родства, чтобы не облагать НДФЛ.

Хранение копий документов работников. Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника.

Вопрос: В журнале кадровое дело прочитали, что ввели штраф за хранение копий паспортов работников и других копий документов в отделе кадров. Можно ли узнать подробнее по этой теме и распространяется ли это правило на бухгалтерию. У нас много копий при выплате различных пособий. Можно ли именно в бухгалтерии хранить копии документов? Проверяющие сами требуют документальное подтверждение выплаты пособий в том числе и свидетельства на ребенка, при выплате пособий на погребение документальное подтверждение родства, чтобы не облагать НДФЛ.

Ответ: Хранение копий личных документов работника в организации на сегодняшний день является рискованным в свете ужесточения ответственности за нарушения законодательства о персональных данных и актуальной судебной практики.

Копии паспортов, СНИЛС, ИНН, свидетельств о браке, о рождении детей, военных билетов и т.д. нельзя снимать и хранить в отделе кадров. Это правило распространяется и на бухгалтерию, то есть в бухгалтерии хранить копии паспортов, СНИЛС, ИНН, свидетельств о браке, о рождении детей, военных билетов и т.д. нельзя. А вот, например, копию документа об образовании снять и хранить можно (в целях проведения аттестации работника, выявления преимущественного права при сокращении и т.д.) по причине того, что такое хранение является нарушением работы с персональными данными сотрудников.

Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно.

По поводу копии паспорта - ее лучше не хранить в организации. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу .

Суть спора

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда (см. в доп. материалах)

Обоснование

Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 №№ 15АП-22502/2013, А53-12557/2013

Дело А53-12557/2013

ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе:

председательствующего судьи Смотровой Н.Н.

судей М.В. Соловьевой, С.С. Филимоновой

при ведении протокола судебного заседания секретарём судебного заседания Ковалевой В.Ю.

при участии:

от заявителя: представителя по доверенности Литвиновой А.П. (доверенность от 24.04.13 № 349/13/д, сроком на 1 год);

от заинтересованного лица: начальника отдела Романова А.Г. (доверенность от 04.02.14 № 15-Д, сроком до 31.12.14);

рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу общества с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри" на решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013г. по делу № А53-12557/2013 по заявлению общества с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри" к заинтересованному лицу Управлению федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области об оспаривании предписания, принятое в составе судьи Бондарчук Е.В.

УСТАНОВИЛ:

общество с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри" (далее - общество) обратилось в Арбитражный суд Ростовской области с заявлением к Управлению Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по ростовской области (далее - управление) о признании недействительным предписания № П-61-0031 от 05.04.13 об устранении выявленных нарушений.

Исследовав имеющиеся в материалах дела доказательства, оценив доводы апелляционной жалобы, изучив отзыв на апелляционную жалобу, выслушав представителей общества и управления, суд апелляционной инстанции пришёл к выводу о том, что решение арбитражного суда первой инстанции не подлежит отмене по следующим основаниям.

Как следует из материалов дела, в период с 02 по 05 апреля 2013 г. на основании приказа и. о. руководителя управления Дегтярева А.Н. от 26.02.13 № 173 была проведена плановая выездная проверка общества филиал в г. Ростове-на-Дону.

05.04.13 лицами, уполномоченными на проведение проверки, выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: а именно, часть 5 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»: обработка персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

05.04.13 по выявленному нарушению в соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» обществу было выдано предписание № П-61-0031 с указанием срока устранения выявленного нарушения.

Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд.

Повторно изучив материалы дела, суд апелляционной инстанции пришёл к выводу о том, что оспариваемое обществом предписание является законным и обоснованным ввиду следующего.

Документы, содержащие сведения о медицинских осмотрах: «Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н утверждены Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядок проведения этих осмотров (обследований)» ();

Письменное заявление работника на предоставление отпуска без сохранения заработной платы ();

Расчетный листок работника ();

Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам ();

Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком ().

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 №1 (далее -Постановление) были утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) обязательное использование негосударственными организациями форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением, является неоднозначным.

По Информации Минфина России № ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем в Законе № 402-ФЗ указано, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Так, например, расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53) введены действующем Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве».

Довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2 для идентификации работников судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

Кроме того, использование фотоизображения работника для его идентификации согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона «О персональных данных» является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Судом первой инстанции сделан основанный на обстоятельствах дела вывод о том, что содержание оспариваемого предписания соответствует требованиям пункта 86 «Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных», утвержденного Приказом Минкомсвязи России от 14.11.11 № 312 и зарегистрированного в Минюсте России 13.12.11 № 22595.

В предписании от 05.04.2013 № П-61-0031 определены и содержание нарушения и что именно обязано выполнить общество, а также установлен разумный срок для устранения выявленного нарушения.

Кроме того, судом первой инстанции установлено, что в установленный срок общество выполнило предписание от 05.04.13 № П-61-0031 и предоставило управлению документы, подтверждающие уничтожение фотографий работников и копий страниц паспортов работников.

Аналогичная правовая позиция изложена в постановлении ФАС СКО от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013.

Учитывая, что обществу отказано в удовлетворении апелляционной жалобы, на общество в соответствии со ст. 110 АПК РФ относятся в полном объёме расходы по подаче апелляционной жалобе в размере 1000 рублей. Излишне уплаченная обществом по платёжному поручению № 172 от 25.11.2013г. государственная пошлина за подачу апелляционной жалобы в размере 1000 рублей подлежит возвращению обществу из федерального бюджета.

На основании изложенного, руководствуясь статьями , 269 - 271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

ПОСТАНОВИЛ:

Возвратить из федерального бюджета обществу с ограниченной ответственностью "МЕТРО Кэш энд Керри", ИНН 7704218694, 1000 (одна тысяча) рублей, излишне уплаченных за подачу апелляционной жалобы по платёжному поручению № 172 от 25.11.2013г.

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Что случилось?

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

трудовой договор;
приказы о приеме на работу и других событиях;
анкету сотрудника;
обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ :

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5-244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП . Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

предупреждение;
наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность. По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало. Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

Темы:
Кадровое делопроизводство
Личная карточка
Личное дело работника

Вопрос Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле? Ответ Ответ на вопрос: Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в Т-2, трудовых договорах с ними. В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках.

Важно

Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Соловьевой, С.С. Филимоновой при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания Ковалевой В.Ю. при участии: от заявителя: представителя по доверенности Литвиновой А.П. (доверенность от 24.04.13 N 349/13/д, сроком на 1 год); от заинтересованного лица: начальника отдела Романова А.Г. (доверенность от 04.02.14 N 15-Д, сроком до 31.12.14); рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу общества с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» на решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 г. по делу N А53-12557/2013 по заявлению общества с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» к заинтересованному лицу Управлению федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области об оспаривании предписания, принятое в составе судьи Бондарчук Е.В.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Внимание

Что случилось? Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Налоги и право

МЕТКИ:Согласие работника на хранение паспорта в личном деле

Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника? Нужно ли согласие сотрудника на это?

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле.
При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных. Копия паспорта относится к персональным данным. В соответствии со статьей 2 Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред.

от 23.07.2013) «О персональных данных» персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Дом детского творчества «эврика»

Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

Роструд разрешил хранить копии паспортов в личных делах

Таким образом, никакого предельного срока хранения персональных данных уволенных сотрудников в электронных системах не предусмотрено. Но при этом нужно понимать, что работодателю нужны не все персональные данные об уволенных сотрудниках (например, после увольнения нет необходимости обрабатывать персональные данные о составе семьи, наличии того или иного образования у сотрудника и т.д.).

И совершенно нет никакой необходимости хранить копии паспортов, военных билетов уволенных сотрудников. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Правовая база: ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 марта 2014 г.

N 15АП-22502/2013 Дело N А53-12557/2013 Резолютивная часть постановления объявлена 06 марта 2014 года. Полный текст постановления изготовлен 14 марта 2014 года. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Смотровой Н.Н. судей М.В.

Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»). Но цели обработки персональных данных не достигаются даже с увольнением сотрудника.

Например, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления выдать сотруднику копии запрашиваемых документов, связанных с работой. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате. Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/131/80807/?step=20. Также после увольнения на работника еще могут подаваться те или иные отчеты.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

трудовой договор;
приказы о приеме на работу и других событиях;
анкету сотрудника;
обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

Бланк заявление на согласие о хранения в кадрах копию паспорта работника

В предписании от 05.04.2013 N П-61-0031 определены и содержание нарушения и что именно обязано выполнить общество, а также установлен разумный срок для устранения выявленного нарушения. Как было указано выше, требование о признании недействительным ненормативного правового акта может быть удовлетворено судом лишь в случае одновременного наличия двух условий: несоответствия оспариваемого акта закону и нарушения им прав и законных интересов заявителя.

Общество превышает установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, осуществляя обработку персональных данных работников: копии страниц паспорта, фотографии работников.
Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.). Ответственность за нарушения За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

предупреждение;
наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
наложение административного штрафа на должностных лиц - от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
административный штраф на юридических лиц - от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных.

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

Копия приказа о назначении;

Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;

Личная карточка (форма Т-2) или листок;

Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;

Трудовой договор;

Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;

Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;

Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;

Свидетельств о рождении детей;

Заявлений и приказов на отпуска всех видов;

Трудовой книжки;

Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

Характеристики с предыдущих мест работы;

Анкета, заполненная при соискании должности;

Должностная инструкция;

Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;

Дополнительные соглашения к трудовому контракту;

Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

Трудовой договор

Оригинал

Приказ о приеме на работу

Соглашение о материальной ответственности

Оригинал

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

Оригинал

Заявление о предоставлении очередного отпуска

Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
		Трудовой договор		Оригинал
		Приказ о приеме на работу
		Соглашение о материальной ответственности		Оригинал
		Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу		Оригинал
		Заявление о предоставлении очередного отпуска		Оригинал