Все приказы по личному составу. Документы по личному составу

⁰

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

при приеме на работу и увольнении сотрудников;
при наложении дисциплинарных взысканий;
при награждениях и поощрениях;
при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

название документа;
его номер и дата составления;
наименование организации, в которой он издается.

суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, или ).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и . Их принято делить на две категории:

по основной деятельности компании
кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями - прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия - направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных .
Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Т-1 -
Т-5 - перевод внутри компании
Т-6 - предоставление отпуска (любого вида)
Т-8 - увольнение
Т-9 - направление в
Т-11 - применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
Подготовка проекта.
Получение необходимых согласований.
Получение подписи гендиректора.
Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
зарегистрированного приказа.

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

преставление непосредственного руководителя
докладная или служебная записка
акт о допущенном дисциплинарном нарушении
судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование - самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

наименование организации полное и сокращенное
вид документа - приказ
дата издания и порядковый номер
заголовок
собственно приказ - текст распоряжения и основание для его написания
визы согласований
подпись ознакомленного сотрудника
указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые . Это могут быть:

в какой именно приказ вносятся (номер, дата, наименование)
что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении , предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу - это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: есть 1 комментарий

Мне, как начинающему работнику в должности инспектора отдела кадров, весьма полезно разбираться в приказах и распоряжениях, издаваемых внутри производства.
Немного претит ухо слово личного состава, потому что это армейская терминология. Значит у гражданских тоже такая имеется, буду знать теперь.

Ответить

Приказ по личному составу это

Приказ по личному составу это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

прием на работу;
перевод на другую работу;
увольнение;
предоставление отпусков;
командирование;
изменение фамилии;
поощрение;
взыскание.

Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы. Случаи необходимости его издания предусмотрены КЗоТ РФ, и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором - в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Обязательными реквизитами бланка являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа (приказ), коды организации и формы документа, место для даты и индекса, место составления или издания. Кроме того, на бланках могут размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Коды. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии - полное) указывается на бланке выше наименования самой организации - автора документа.

Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Таким образом, бланк для приказов по личному составу не имеет никаких отличий от бланков приказов по основной деятельности. Отличия этих двух разновидностей одного и того же документа проявляются в применении, составлении и оформлении.

При составлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, ссылка на документ-основание, подпись, визы согласования, виза ознакомления, исполнитель.

Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? - “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О командировании”. Если приказ индивидуальный, к этому заголовку добавляют фамилию принимаемого работника.

Текст. В практике работы кадровых служб приказы по личному составу по структуре текста подразделяют на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу или командирование. Если приказ оформляется на каждого работника отдельно, то такие приказы считают индивидуальными. Если приказ касается нескольких работников, то такие приказы называют сводными (например, нескольких работников принимают по одному приказу - его текст содержит столько пунктов, сколько человек оформляют на работу).

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и др.

Ссылка на документ-основание. В конце каждого пункта приказа (по каждому работнику персонально) приводится ссылка на основание издания приказа. Основанием издания приказа по личному составу всегда будет один или несколько документов. Например, основанием к приказу о приеме на работу могут служить: личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), трудовое соглашение и др.Подпись. Приказ имеет одну подпись, его подписывает, как правило, руководитель организации. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Директор завода Личная подпись В.Т. Романов

Заместитель генерального директора по кадрам Личная подпись Т.М. Ларин

В практике документирования еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется предлог “За” или “зам”, или проставляется косая черта. В государственном стандарте категорически запрещено использовать подобные приемы, так как они лишают документ юридической силы, он уже не может рассматриваться как доказательство.

Визы. Приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе обязательна виза инспектора или руководителя кадровой службы. Однако состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции о работе с кадровыми документами. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т. е. указания инициалов и фамилии), даты визирования.

Например:
Главный бухгалтер (личная подпись) В.Р. Туманов
24.09.2000

Виза ознакомления. Приказ вступает в силу с момента подписания и объявляется работнику под расписку. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ - основание издания приказа и состоит из слов “С приказом ознакомлен”, личной подписи работника и даты ознакомления.

Отметка об исполнителе. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона того должностного лица, которое готовило данный документ. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два способа оформления этой отметки:

Сидоров Сидоров Николай Николаевич
451-23-78 451-23-78

Дата. В приказах по личному составу проставляется несколько дат - в бланке, после подписания приказа в момент его регистрации, в тексте (например, дата приема на работу, дата командировки, увольнения и др.), в визах согласования. Оформление даты допускается словесно цифровым способом, например 23 июля 2000 г. Однако более распространенным способом является оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 23.08.2000. Кроме того, государственным стандартом предусмотрено оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.08.23.

Индекс. В бланке приказа предусмотрено место для регистрационного индекса. Этот реквизит необходим для учета документов, но, кроме того, он является одним из индексов, придающих документу юридическую силу, т. е. делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс “ЛС” (личный состав) или “К” (кадры). Ряд кадровых служб с индексом “ЛС” регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом “К” - кратковременных сроков.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, “П” - приказы о приеме на работу, или “ПР” - приказы о приеме на работу рабочих, “ПС” - о приеме специалистов (ИТР); “К” - командировки, “КВ” - внутренние командировки и т. д. В любом случае использования различных индексов система индексации должна быть закреплена в инструкции и делопроизводстве кадровой службы.

Прием на работу

В соответствии с КЗоТ РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору (контракту).

В тексте приказа о приеме на работу, составленного в текстовой форме, указываются распорядительное действие “ПРИНЯТЬ”, “НАЗНАЧИТЬ” (по контракту, на должность), фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он назначается на работу, дата начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.

При приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с окладом 600 рублей”.

При приеме на неопределенный срок на неполный рабочий день:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с неполным рабочим днем (с 9.00 до 14.00) с оплатой 0,5 ставки от оклада 600 рублей”.

Подлинник приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается - одна из них подшивается в личное дело.В отраслях экономики документирование приема на работу всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом управления, оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу - типовой унифицированной формой Т-1. Форма Т-1 заполняется и визируется работником кадровой службы, ответственным за прием. Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема, указывая на оборотной стороне формы, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.На оборотной стороне формы проставляются результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму, а также отметка о согласии работника с условиями работы.

Если работнику устанавливают тарифную ставку, оклад, то форма Т-1 визируется в отделе труда и зарплаты или другой соответствующей службе организации, подтверждающей вакантную должность и устанавливаемый оклад. Форму Т-1 подписывает руководитель организации, и она объявляется работнику под расписку.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу создается в одном экземпляре.

На основе приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1) работник кадровой службы делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, заполняет учетную форму Т-2, а бухгалтерия открывает лицевой счет.

Перевод на другую работу

Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) проводится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.

Заявление о переводе на другую работу унифицировано в УСОРД.Формуляр заявления содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (заявление), адресат - руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии, текст, подпись (в состав подписи включается наименование должности). Заявления составляются сотрудником собственноручно.Заявление является личным документом, поэтому его текст излагается от первого лица. Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальниками структурных подразделений, где работает и собирается работать заявитель, начальником отдела кадров (сотрудником отдела кадров), заместителем директора, бухгалтером и т. д.

В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи с производственной ситуацией. Документом, обосновывающим необходимость перевода, может быть и представление руководителя структурного подразделения (цеха, отдела и др.) о переводе.

Представление о переводе унифицировано УСОРД и включает следующие реквизиты - наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Приказ о переводе на другую работу в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: “ПЕРЕВЕСТИ”. Затем указываются фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое работник переводится, дата начала работы, условия оплаты труда.

В приказе о переводе отмечают вид и мотив перевода, срок и условия работы (например, смещение на низшую должность в качестве дисциплинарного взыскания).

ПЕРЕВЕСТИ
Николаева Сергея Кирилловича слесаря 4-го разряда цеха № 45 механиком гаража с 17 июля 2000 г. со сдельной оплатой труда на время реконструкции цеха № 45, ст. 27 КЗоТ.

ПЕРЕВЕСТИ
Васильеву Антонину Павловну, старшего экономиста отдела перевозок, на должность начальника отдела перевозок с 28 июля 2000 г. с окладом по штатному расписанию.

В отраслях экономики документирование перевода на другую работу осуществляется применением формы Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”. Форма Т-5 заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, ее визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации. На обороте делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работе.

На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке Т-2, трудовой книжке и других документах.

Оформление отпусков

В соответствии с КЗоТ РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, на внеочередные отпуска, на отпуска по временной нетрудоспособности и др. Кроме того, в ряде отраслей экономики действуют положения о дополнительных отпусках (например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда), такие же отпуска могут быть предусмотрены коллективными договорами, положением о персонале.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Формы заявления и графика отпусков унифицированы в УСОРД.

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словом “ПРЕДОСТАВИТЬ”, затем с красной строки указывают фамилию, имя, отчество, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, общее число рабочих дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу, за какой период предоставляется отпуск и его условия (с сохранением или без сохранения содержания), вид отпуска. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Топоркову Борису Никифоровичу, ведущему специалисту коммерческого отдела, ежегодный отпуск за 1999 г. с 20 июля 2000 г. на 24 рабочих дня.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Лавровой Наталье Юрьевне, лаборанту кафедры экономики, отпуск без сохранения заработной платы с 28 июля 2000 г. по 6 августа 2000 г. на 5 рабочих дней.

В отраслях экономики документирование процедуры предоставления отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска”.Форма Т-6 заполняется в двух экземплярах. При предоставлении работнику отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Один экземпляр формы Т-6 остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Форма Т-6 подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.

Командирование

Командирование сотрудников проводится администрацией. Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является докладная записка руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость и цель командировки. В тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество работника, его должность и наименование структурного подразделения, в котором он работает, наименование географического пункта и организации, куда направляется. В приказе должна быть оговорена дата командировки.

КОМАНДИРОВАТЬ
Лаврову Маргариту Ивановну, агента по продажам, в г. Самару на механический завод с 28 июля 2000 г. на 5 календарных дней для согласования договора о поставках.

Приказ создается не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.

Поощрения и дисциплинарные взыскания

Основаниями для издания подобных приказов служат представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива, приказы о поощрениях заносятся в трудовую книжку работника.

Составление приказов о поощрениях и взысканиях имеет существенные отличия от других приказов по личному составу. Текст таких приказов начинается с преамбулы (вводной части), где излагаются причины издания приказа. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д.

Приказ о дисциплинарном взыскании издается в связи с должностными проступками, нарушениями трудовой дисциплины.Преамбула отделяется от основного текста словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки.Текст приказа о поощрении или дисциплинарном взыскании должен содержать указание вида поощрения или взыскания. Текст может состоять из нескольких пунктов.

1. Богданову Николаю Константиновичу объявить благодарность с занесением в личное дело.2. Наградить Богданова Николая Константиновича ценным подарком и выплатить денежную премию в размере двух должностных окладов.

При составлении приказа о взысканиях его вид определяет руководитель, принявший решение в связи с проступком работника. Однако работники кадровой службы должны предварительно затребовать от работника объяснительную записку. К тому же в таких приказах чрезвычайно важную роль играет дата издания приказа, так как в соответствии с КЗоТ РФ дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения.

Изменение фамилии

Изменение фамилии, имен, отчеств регистрируется органами загса с выдачей гражданам документов, подтверждающих эти изменения. В организациях кадровая служба оформляет такие изменения изданием приказа. Основанием для приказа могут быть личные заявления и копии документов загса. В тексте приказа указывается старая и новая фамилия (имя, отчество), указывается причина изменения.

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

Приказы делятся на три категории: , по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Приказы по личному составу

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется . Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность . Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

о приеме работника на работу;
о перемещении;
о совмещении;
о переводе;
об увольнении;
об аттестации;
о повышении квалификации;
о присвоении званий (чинов);
об изменении фамилии;
о поощрениях и награждениях;
об оплате труда;
о премировании;
о различных выплатах;
о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
об отпусках по уходу за ребенком;
об отпусках без сохранения заработной платы;
о дежурствах по профилю основной деятельности;
о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

о дисциплинарных взысканиях;
о ежегодных оплачиваемых отпусках;
об отпусках в связи с обучением;
о дежурствах;
о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела : с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и . Это написано в , пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.

Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

· все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами;
· эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;
· первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Таким образом, если Госкомстатом России разработаны и утверждены формы приказов (распоряжений) по кадрам, то операции, связанные с движением кадров и оплатой труда, должны оформляться по этим формам.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

· №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
· №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
· №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
· №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
· №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
· №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
· №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;
· №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»;
· №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
· №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
· №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
· №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а»-«в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным - начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
2) флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания. При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа:

· наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;
· наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). В данном случае - это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными или строчными буквами;
· датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6 августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005». Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06 августа 2005 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например «2005.08.06»;
· приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).
· В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Место составления или издания приказа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Например, если наименование организации включает слово «московский», указывать в приказе «город Москва» необязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения;
· заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;
· текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. В тексте документа, подготовленного на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч.1 ст.73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ об организационных или технологических условиях труда). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
· Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д. В приказе организации действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).
· Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
· Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ;
· проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).
· Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
· По поручению руководителя предприятий приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и взысканий.

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций - приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.