ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

Отметка о возврате

Проверка исполнения

Прочие отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)

Приложение 2

к п. .

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *

Окончание

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. .

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

Приложение 4

к п. .

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Приложение 5

к п. .

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА,

ПРИКАЗ

ОБ ОБРАЩЕНИИ С ИНФОРМАЦИЕЙ ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В целях совершенствования работы с информацией ограниченного доступа, установления единого порядка обращения с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности, руководствуясь Положением о министерстве строительства, дорожного хозяйства Иркутской области , утверждённым постановлением Правительства Иркутской области от 9 февраля 2011 года N 29-пп

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности.

2. Настоящий приказ подлежит размещению на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Министр
М.В. Литвин

Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности

УТВЕРЖДЕНА

приказом министерства строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, регистрации, приёму, отправке, хранению, уничтожению и использованию образующихся в деятельности организаций, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее - организации) документов и других материальных носителей информации, содержащих информацию ограниченного доступа (далее - служебная информация ограниченного распространения).

2. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, образующаяся в деятельности организаций, ограничения на распространение которой установлены федеральными законами.

3. По вопросам подготовки, регистрации, приема, отправки, хранения, уничтожения и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не отраженным в настоящей Инструкции, организации руководствуются , утвержденной .

Глава 2. Подготовка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - документы ДСП) и номер экземпляра. Указанная пометка проставляется без кавычек.

При оформлении документа ДСП, имеющего приложение (приложения), содержащее (содержащие) служебную информацию ограниченного распространения, пометка "Для служебного пользования" проставляется не только на первом листе документа, но и на первой странице приложения (приложений). В этом случае весь документ является документом ДСП, например:

Для служебного пользования
Экз. N 1

5. На обороте последнего листа каждого отпечатанного экземпляра документа ДСП указывается количество отпечатанных экземпляров, инициалы, фамилия исполнителя документа, его телефон, номер объекта информатизации, предназначенного для обработки информации ограниченного распространения, на котором был подготовлен документ ДСП, инициалы, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ ДСП, номер объекта информатизации, предназначенного для обработки информации ограниченного распространения, на котором был отпечатан документ ДСП и дата его печатания, например:

Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

Исполнил (инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона), на ПЭВМ N __

Отпечатал (инициалы, фамилия), на ПЭВМ N __

Дата печатания

6. Если на документе, подготовленном и отпечатанном в общем порядке, проставляется пометка "Для служебного пользования", то для регистрации такого документа представляются все отпечатанные и подписанные экземпляры документа. Количество экземпляров отпечатанного документа подтверждается подписями исполнителя документа и сотрудника, ответственного за учет документов ДСП в организации, на обороте экземпляра документа ДСП, остающегося в делопроизводстве.

Уничтожение черновых материалов и бракованных листов осуществляется исполнителем, о чем на обороте документа ДСП делается отметка, например:

В случае отсутствия черновиков или бракованных листов при подготовке документа ДСП об этом делается отметка исполнителем документа на обороте экземпляра документа ДСП, например:

7. При необходимости направления документов ДСП в несколько адресов на оборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело, или на отдельном листе составляется список рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов ДСП и адресаты. Список рассылки подписывается исполнителем, готовившим документ ДСП.

8. После подготовки документа ДСП с использованием средств вычислительной техники вся информация, не предназначенная для дальнейшего использования, должна быть удалена исполнителем или лицом, отпечатавшим документ ДСП, со всех машинных носителей информации.

Глава 3. Учет исходящих и внутренних документов ДСП. Прием и учет входящих документов ДСП

9. Учету подлежат все стадии обращения с документами ДСП - подготовка, регистрация, прием, отправка, хранение, уничтожение.

Учет документов ДСП осуществляется подразделением (сотрудником) организации, обеспечивающим документационное обеспечение организации.

10. Учет документов ДСП осуществляется по журналам учета несекретных исходящих и внутренних документов или в электронной форме.

Разрешается регистрация документов ДСП отдельно от несекретных документов.

К регистрационному номеру документа ДСП добавляется пометка "ДСП", например:

N 59-37-5478дсп.

11. Документы ДСП готовятся, печатаются и размножаются в количестве, которое определяется руководителем подразделения организации, которому поручено исполнение документа ДСП.

Подготовка документов ДСП с использованием средств вычислительной техники осуществляется с учетом требований по защите информации, установленных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

12. Все поступившие на регистрацию документы учитываются в журнале учета несекретной исходящей корреспонденции или в электронной форме.

13. При отправке документа ДСП с сопроводительным письмом в письме указывается наименование приложения, регистрационный номер приложения, номер экземпляра, количество листов в каждом экземпляре, пометка "Для служебного пользования", например:

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования.

Если у отправителя не остаются экземпляры пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается: "Только в адрес", например:

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования, только в адрес.

14. Сотрудник, принимающий пакеты (конверты) с документами ДСП, проверяет правильность адреса, целостность упаковки пакета, сверяет номера вложений, указанных на пакете, с номерами, указанными в сопроводительных документах (реестре, разносной книге, расписке).

15. При вскрытии пакета проверяется соответствие номера, указанного на пакете, с номером документа ДСП, вложенного в пакет, приложений к нему с регистрационными данными о них, указанными в сопроводительном письме, номера экземпляров и количество листов всех документов ДСП.

16. Если в пакете (конверте) отсутствуют документы ДСП или приложения к ним, то составляется акт об отсутствии документов ДСП (Приложение 1).

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, а второй остается в делопроизводстве.

Ошибочно направленные документы ДСП возвращаются отправителю или, по согласованию с ним, пересылаются по назначению в новом пакете.

17. Все поступившие документы ДСП незамедлительно регистрируются в журнале учета входящих несекретных документов или в электронной форме.

При регистрации поступившего документа ДСП на его первом листе проставляется штамп с указанием регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа ДСП и приложений к нему; листы иных приложений указываются отдельно, например:

На первом листе приложения ставится отметка, например:

18. После регистрации входящие документы ДСП передаются для рассмотрения адресату, а по его резолюции - исполнителям документа. Передача документов ДСП осуществляется под расписку.

Передавать документы ДСП для исполнения без регистрации запрещается.

Передача документов ДСП от одного сотрудника другому осуществляется по письменному разрешению (резолюции) руководителя организации.

Глава 4. Размножение документов ДСП

19. Копирование или производство выписок из документа ДСП осуществляются по письменному указанию руководителя организации.

20. Копии документов ДСП и выписки из них учитываются в журналах учета, где учтены оригиналы документов ДСП, за отдельными номерами и поэкземплярно. При этом на оригинале документа ДСП делается отметка с указанием даты копирования, количества экземпляров копий (выписок), регистрационных номеров копий (выписок), например:

Подготовлено 2 (две) копии (выписки из) документа, зарегистрированы за рег. N 2дсп.

Дата. Подпись (проводившего копирование).

На копиях документов ДСП в правом верхнем углу страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из документа ДСП после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

21. Размножение входящих, исходящих или внутренних документов ДСП осуществляется по письменному указанию руководителя организации, которым подготовлен документ ДСП.

22. Дополнительно размноженные экземпляры документа ДСП учитываются за тем же номером, что и основной документ. Номера экземпляров нумеруются от последнего номера экземпляра документа ДСП. На обороте основного документа и в указателе рассылки делается отметка о дополнительно размноженных экземплярах, например:

Дополнительно размножено 2 экземпляра.

Экз. N 3 - отдел военного комиссариата

Экз. N 4 - МВД РФ

Дата. Подпись (производившего выписки).

Глава 5. Формирование исполненных документов ДСП

23. Документы ДСП после исполнения группируются в дела организации вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При этом на обложке дела, в которое помещены документы ДСП, проставляется пометка "Для служебного пользования", а в графе номенклатуры дел к номеру дела добавляется пометка "ДСП".

25. Допускается формировать отдельные дела с документами ДСП, сформированные по вопросному или видовому признакам, если таких документов большое количество.

При небольшом количестве документов ДСП допускается их группировка в одном деле, имеющем заголовок "Документы ДСП".

Глава 6. Рассылка документов ДСП

26. Исходящие документы ДСП пересылаются специальной связью, фельдъегерской связью, почтовой связью (заказными почтовыми отправлениями, почтовыми отправлениями с объявленной ценностью).

Запрещается передавать документы ДСП посредством факсимильной связи и электронной почты.

27. При пересылке документов ДСП специальной или фельдъегерской связью оформляется реестр на корреспонденцию, направляемую через специальную или фельдъегерскую связь (Приложение 2).

28. При доставке документов ДСП непосредственно адресату, минуя подразделения специальной или фельдъегерской связи, передача осуществляется по распискам, разносным книгам или реестрам.

29. В реестрах на корреспонденцию, направляемую через специальную или фельдъегерскую связь, разносных книгах и расписках проставляются дата и время приема-передачи, которые заверяются подписью принимающего их сотрудника и мастичной печатью организации.

Глава 7. Отбор документов ДСП для хранения. Уничтожение документов ДСП

30. Дела с документами ДСП передаются на постоянное или временное хранение в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области , утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг .

31. Уничтожение дел и документов ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией, назначаемой руководителем организации, в котором осуществляется учет и хранение документов ДСП.

Отобранные к уничтожению документы ДСП, дела с такими документами оформляются отдельным актом или включаются в сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В журналах учета, в которых учтены документы ДСП, проставляется отметка об уничтожении документов ДСП со ссылкой на соответствующий акт, например:

Уничтожено. Акт N ____ от ________ 20___ года.

32. В случае если из отобранного для уничтожения дела изымаются отдельные документы ДСП, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номер дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также номер дела, в которое они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам учета текущего года. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов ДСП, например:

Из дела N 1 изъят документ вх. N 4дсп, листы 25, 26. Документ зарегистрирован за вх. N 2дсп, подшит в дело N 1, листы 1,2.

33. Без составления акта с проставлением в соответствующих журналах учета отметок об уничтожении и даты уничтожаются:

1) черновики или неподписанные проекты документов ДСП;

2) бракованные экземпляры размноженных документов ДСП;

3) отдельные перепечатанные и бракованные листы документов ДСП.

Отметки об уничтожении заверяются подписями двух сотрудников: ответственного за учет документов ДСП и исполнителя документа ДСП.

Уничтожение документов ДСП производится путем их сжигания в специальных печах или измельчения в бумагорезательной машине.

Глава 8. Проверка наличия документов ДСП

34. По окончании года проводится проверка наличия всех документов ДСП и других носителей информации независимо от времени их поступления.

Проверка проводится комиссией, назначаемой руководителем организации, в котором учтены и хранятся документы ДСП.

В состав комиссии включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение документов ДСП.

35. В ходе проверки комиссией проводится сверка регистрационных данных и фактического наличия документов ДСП, а также проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов ДСП.

36. По результатам проверки составляется акт, в котором указываются:

1) вид проводившейся проверки (годовая, приемо-сдаточная и т.п.);

2) наименование подразделения, в котором проводилась проверка;

3) состав комиссии;

4) общее количество взятых на учет документов ДСП за проверяемый период по всем видам учета;

5) количество и регистрационные номера документов ДСП, не предъявленных в ходе проверки, причины их отсутствия, сотрудники, за которыми они числятся;

6) выявленные нарушения при организации и ведении учета документов ДСП;

7) выводы и предложения комиссии.

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

37. Руководителем организации, в котором выявлен факт недостачи или утраты документа ДСП, назначается комиссия для проверки обстоятельств утраты в соответствии с законодательством.

38. По окончании проверки комиссия, указанная в пункте 35 настоящей Инструкции, предоставляет руководителю организации на рассмотрение заключение о результатах проведенной проверки, иные документы, имеющие отношение к проверке.

39. На утраченные документы ДСП составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации, назначившим комиссию.

На основании акта делаются соответствующие отметки в журналах учета, в которых учтены утраченные документы ДСП.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

Глава 9. Обеспечение сохранности документов ДСП, их прием и передача

40. Документы ДСП хранятся в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах).

Документы ДСП с разрешения руководителя организации могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

41. При смене должностных лиц, ответственных за учет документов ДСП, а также на период их временного отсутствия (отпуск, командировка), руководителем организации назначается комиссия для приема-передачи документов ДСП, в составе не менее 3 человек.

В состав комиссии включаются сотрудники: сдающий дела и вновь назначенный сотрудник, ответственный за учет документов ДСП.

42. Акт приема-передачи составляется в порядке, указанном в пункте 36 настоящей Инструкции.

Акт приема-сдачи подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

43. В случае реорганизации или ликвидации организации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает комиссия, назначенная руководителем реорганизуемой или ликвидируемой организации.

44. Комиссия, указанная в пункте 43 настоящей Инструкции, проводит полную проверку наличия документов ДСП. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации, назначившим комиссию.

Все документы ДСП систематизируются и по решению комиссии передаются в министерство строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (по согласованию), либо в государственный архив, либо уничтожаются по акту.

Министр строительства, дорожного
хозяйства Иркутской области
М.В. Литвин

Приложение 1. А К Т об отсутствии документов ДСП

Приложение 1

ограниченного доступа в организациях,

подведомственных министерству строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

или связанных с ним при осуществлении

своей деятельности

А К Т об отсутствии документов ДСП

Нами (мной), _______________________ при вскрытии пакета,

(должность, Ф.И.О.)

полученного из ________________________________, и проверке вложимого

(наименование организации отправителя документов)

обнаружено отсутствие документов ДСП:

(номера документов ДСП)

Перед вскрытием пакет осмотрен, повреждений не обнаружено.

__________________________________________________________________

(указание на возможный возврат документов или запрос подтверждения вложимых документов ДСП)

Наименование должности

делопроизводителя _____________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Наименование должности

_____________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Приложение 2

к Инструкции по обращению с информацией
ограниченного доступа в организациях,
подведомственных министерству строительства,
дорожного хозяйства Иркутской области
или связанных с ним при осуществлении
своей деятельности

РЕЕСТР N ______

на корреспонденцию, направляемую через _________________________

(наименование организации)

"___" ____________ 20__ года

Отправитель: ________________________________________________

(наименование организации)

Государственный контракт N _______

Итого ___________________ пакета (ов)

Подпись отправителя ________________

Принято __________________ пакет (ов)

"___"_____________ 20__ года

Час.__________ мин.

Экспедитор-приемщик ОФС

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (разработчиком) и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233..

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой "Для служебного пользования":

• - печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
• - учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
• - после регистрации передаются работникам подразделений под расписку;
• - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
• - размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Разрешение оформляется на последнем листе (на оборотной стороне) размножаемого документа. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
• - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Требования пунктов настоящего Порядка распространяется и на съемные машинные носители информации, содержащие сведения ограниченного распространения. Используемые для записи защищаемой информации носители должны быть учтены в делопроизводстве подразделений. На магнитном носителе проставляются регистрационный номер, пометка “Для служебного пользования”, дата и роспись работника, отвечающего за учет носителей.

Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.

Попробуем разобраться в этом вопросе.

ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

До 2006 года

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

С 2006 года

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате

• служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
• обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
• ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

• Порча документации в результате возгорания или затопления;
• Хищение бумаг;
• Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

Что нужно проверить при составлении акта?

• Приведение полного перечня уничтоженной документации;
• Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
• Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

• В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
• Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
• Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

• Наименование дела (общее название документа);
• Крайние даты;
• Номер документа по описи или номенклатуре;
• Количество хранящихся экземпляров;
• Период хранения;
• Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью: