Порядок заполнения транспортной накладной. Образец заполнения товарно-транспортной накладной

⁰

Движение ТМЦ и расчеты за их доставку учитывают с помощью товарно-транспортной накладной (ТТН). Документ включает 2 раздела: транспортный - для списания и оприходования ценностей сторонами сделки, товарный - для расчетов с транспортной компанией за оказанные услуги.

На каждую поездку или партию товара заполняется отдельный бланк. Документ оформляется в четырех или трех экземплярах в зависимости от вида груза. Наличие всех реквизитов, необходимых подписей и печатей в бумаге является обязательным.

Главные пункты и роль

Составление накладной на перевозку груза имеет для участников товарооборота большое значение.

Обзор сути документа

Правила грузоперевозок одобрены Постановлением Правительства № 272 от 15.04.11. В Приложении 4 данного документа приведен новый бланк - товарная накладная, которая заполняется при доставке грузов нанятой фирмой по договору. Она является приложением к ТТН 1-Т, если в ней не заполнены все сведения о товаре.

Назначение бумаги

ТТН определяет взаимоотношения и ответственность всех подписывающих ее сторон.

Ее составление необходимо для следующих целей:

учета движения ценностей, расчетов за транспортировку;
подтверждения оформленного ранее соглашения на перевозку товаров;
отражения стоимости услуг и порядка расчетов;
фиксации факта отправления, перевозки, получения ценностей;
указания полных данных о наименовании, количестве прочих сведений о грузе;
доказательства в суде при потере или порче товара;
приема, проверки, передачи ТМЦ получателю;
подтверждения ;
обоснования расходов при исчислении ;
защиты водителя от возможных конфликтов с сотрудниками ГИБДД;
начисления зарплаты водителю.

Правила заполнения образца товарно-транспортной накладной

При наличии в бухгалтерии предприятия бухгалтерской программы, бланк 1-Т в ней есть. Если автоматизированный учет не ведется, скачать форму можно из интернета. Файлы, загруженные в ворде, не очень удобны, т. к. редактор не имеет подходящих для оперативного заполнения бланка функций. Лучше использовать форму в формате эксель.

Следует знать, что актуальная форма утверждена Постановлением № 78. Оно указано в правом верхнем углу документа.

При проверке правомерности применения ревизоры требуют представить ТТН для подтверждения сделки. Документ необходим для обоснования затрат на перевозку, уменьшающих налогооблагаемую базу налога на прибыль. В связи с этим необходимо наличие и правильное заполнение формы.

Оформлять документ нужно с соблюдением определенных правил:

форма № 1-Т применяется при перевозке товара сторонней организацией либо на собственном или арендованном транспорте поставщика;
продавец груза оформляет накладную на каждый маршрут независимо от того, собственный это автомобиль или сторонней компании;
для каждого получателя выписывается отдельный бланк ТТН;
составляется 4 экземпляра документа: продавцу, покупателю и два - транспортному предприятию;
товарный раздел заполняется отправителем, транспортный - перевозчиком груза;
водитель должен иметь доверенность на транспортировку;
если покупатель сам производит перевозку, все сопроводительные бумаги он и заполняет;
в документе обязательно должны присутствовать подписи всех лиц, ответственных за отпуск, доставку, приемку товара;
в ТТН фиксируют основные сведения о сторонах сделки, характеристики груза, данные для расчета стоимости услуг по перевозке и заработка водителя;

Установленные формы и примеры

В 2019 году в РФ применяется форма 1-Т, утвержденная Госкомстатом в 1997 году. Она не корректировалась, но в 2011 году Постановлением № 272 утвердили форму товарной накладной.

Сегодня оба документа действуют параллельно. Отличие состоит в том, что документ 2011 года не имеет товарной части, в нем не отражается цена товара, а только объявленная стоимость.

Форму № 1-Т применяют, если для перевозки привлекается сторонняя организация или товар идет транзитом, при доставке ценностей силами покупателя используют транспортную накладную.

Путаница в применении накладных вызвана наличием противоречащих друг другу разъясняющих документов. Так, письмом Минфина № 03-03-06/ 1/ 55918 от 06.11.14 установлено, что соглашение о грузоперевозках и затраты на них подтверждает транспортная накладная.

В письме ФНС № ЕД-4-3/ 4681@ от 21.03.12 сказано, что для удостоверения издержек на перевозку при исчислении взноса на прибыль можно применять как старый, так и новый бланк.

В связи с этими суждениями организация вправе использовать более удобный для себя образец товарно-транспортной накладной.

В товарном разделе документа поставщик указывает:

номер и дату бумаги;
данные сторон: наименования, адреса, телефоны, ;
банковские реквизиты отправителя груза;
данные о ТМЦ: наименование, количество, вид упаковки, число мест, массу, цену и общую стоимость партии.

В товарном разделе могут не указываться данные о грузе, а приводится ссылка на документ-приложение ТОРГ-12. При этом данная накладная будет являться неотъемлемой частью ТТН.

Если накладная имеет несколько листов, их число указывают под таблицей. Далее прописью отражают число наименований и мест товара, массу, сумму.

Водитель транспортной организации должен иметь доверенность, данные о ней отправитель ценностей указывает в отведенном месте товарного раздела.

Внизу слева ставятся подписи представителей поставщика: лиц, разрешивших и осуществивших отгрузку, и главбуха. Их же дублируют на обороте. Справа расписывается водитель, чем подтверждает свою ответственность за сохранность товара.

После разгрузки покупатель в товарной части отмечает наличие (отсутствие) претензий. Грузополучатель и кладовщик ставят подписи.

Грузоперевозчик оформляет транспортный раздел ТТН.

Он указывает:

свое наименование, адрес, телефон, реквизиты банка;
информацию о плательщике (из товарного раздела);
регистрационные данные машины;
ФИО шофера;
место погрузки и выгрузки.

В таблице отражают сведения о ТМЦ: наименование, количество мест, массу, сопроводительные бумаги. Заполняются строки о методе определения веса груза. Под таблицей пишут данные о пломбах, общем числе мест и весе брутто.

Внизу ставятся подписи покупателя о принятии товара и водителя о его сдаче.

Таблица «Погрузочно-разгрузочные работы» включает сведения:

об исполнителе;
о типе операций;
о способе загрузки и выгрузки;
об ответственном исполнителе;
о времени исполнения.

Строки ниже оформляет бухгалтер транспортного предприятия. На основании этих записей начисляется заработок водителю.

Для международных грузоперевозок применяется накладная СМR. Наименования разделов документа представлены на разных языках.

Он составляется в трех экземплярах, некоторые страны дополнительно требуют наличие еще одного, четвертого, бланка для тарифного контроля. Международный образец транспортной накладной можно посмотреть в интернете.

Прочие условия подготовки

ТТН должна заполняться в установленном законодательством порядке.

Порядок и требования к содержанию

Выписывается ТТН грузоотправителем и заполняется им же совместно с транспортной организацией. Оформляют 4 бланка.

Продавец заполняет необходимые данные в документе, ставит подписи и печати. Один экземпляр оставляет у себя, три передает шоферу.

Водитель привозит документы вместе с ценностями. Получатель разгружает и учитывает товар, заполняет свою часть документов, ставит подписи и печати. Один бланк оставляет у себя, два отдает водителю.

На основании ТТН транспортное предприятие составляет акт оказания услуг. К нему и счету на оплату прикладывается один образец товарно-транспортной накладной. Бумаги направляют тому участнику сделки, который оплачивает перевозку.

К оставшейся бумаге перевозчик прикладывает путевку и начисляет зарплату водителю. Если транспортировка включает разные партии товара для нескольких получателей, на каждую группу продукции и покупателя составляют отдельную ТТН.

Если при разгрузке обнаружено несоответствие количества или качества ценностей сведениям, указанным в накладной, в ней делают соответствующие отметки.

Если форма 1-Т содержит не все данные о товаре, к ней прилагается бланк ТОРГ-12. Документ состоит только из данных о товаре и является дополнением к транспортной накладной.

В незаполненных ячейках и строках должен ставиться прочерк.

Оформление формы 1-Т необходимо при стандартных перевозках ТМЦ.

Есть частные случаи, при которых применяют следующие бланки:

Избежать затруднений при заполнении товарного раздела ТТН помогут следующие рекомендации:

Транспортный раздел имеет следующие нюансы в заполнении:

Бланк формы ТОРГ-12:

Бланк формы 1-Т можно скачать бесплатно выше.

Построчно она заполняется так:

«Дата составления»	Соответствует дате выписки ТМЦ.
«Грузоотправитель» и «Грузополучатель»	Названия, адреса, телефоны, ОКПО продавца и покупателя.
«Плательщик»	Данные организации, оплачивающей перевозку: название, адрес, реквизиты банка.
Таблица товарного раздела	Содержит все сведения о грузе.
«Отпуск разрешил»	Расписывается ответственное за отгрузку лицо, ставится печать.
«К путевому листу №»	В транспортном разделе - номер и дата путевого листа.
«Организация»	Информация о перевозчике: название, адрес, банковские данные. Данные можно взять из путевки водителя.
«Заказчик»	Включает сведения о фирме-покупателе товара. Переписываются из договора.
«Водитель», «Удостоверение»	ФИО шофера, реквизиты прав.
«Автомобиль», «Прицепы»	Номер и марка машины.
«Лицензионное удостоверение»	Строка не заполняется, т. к. лицензирование грузоперевозок отменено.
«Пункт погрузки/ разгрузки»	Адрес нахождения продавца и покупателя.
Таблица «Сведения о грузе»	Включает графы: 1 - наименование товара; 2 - сопровождающие груз бумаги: сертификаты, накладные и т. д. (наименования, номера, даты); 3 - сокращенное название упаковки (уп., ящ., кор.), если ценности не упакованы, пишут «н/у»; 4 - число мест продукции, например, всего яблок 3 тонны в ящиках по 50 кг, значит мест 60 (3000/50); 5 - способ взвешивания и вид весов: автоматические или товарные; 6 и 8 - заполняет транспортировщик: код и класс груза; 9 - вес брутто заполняется по каждому виду товара с погрешностью в 1 тонну, выводится итог; «Количество ездок» - содержит сведения о числе маршрутов по факту.
«Указанный груз с исправной пломбой»	Номер пломбы, общий вес и число мест заполняет поставщик.
«Сдал»	Должность, подпись, ФИО лица, отгрузившего ТМЦ.
«Принял водитель»	Сведения о водителе, подпись.
«Транспортные услуги»	Список и количество услуг (маркировка, брезент, упаковка).
Таблица о погрузочно-разгрузочных операциях	Включает графы: 11 - сведения об исполнителе (кто грузил ТМЦ); 13 - наименование погрузочной техники; 14 - метод погрузки; 16, 17 - точное время прибытия авто на погрузку и выезда; 18 - дополнительные работы; строка «разгрузка» таблицы заполняется аналогично.
«Вид перевозки»	Указывают вид оплаты (сдельная, по часам), сборная транспортировка либо догруз, производился ли заезд на станции.
Таблица «Прочие сведения»	Включает графы: 20-24 - сколько и по каким дорогам проехал водитель (асфальт, целина и т. д.); 25 - шифр экспедирования; 26, 27 - коды оказанных услуг или суммы. Отдельно отражают сумму к выдаче перевозчику и водителю; 29, 30 - тариф и коэффициент для расчета заработка водителя; 31, 32 - простой под погрузкой/ разгрузкой.

Строки «Расчет стоимости», «Таксировка» применяют бухгалтера-расчетчики при расчете стоимости оказанных услуг и заработка водителю.

Пути использования бланка на практике

Без формы 1-Т невозможно доставить товар от поставщика получателю. Образец товарно-транспортной накладной есть в любой компании, занимающейся продажей и перевозкой ТМЦ.

Покупателю товар отправляют при помощи предприятия-перевозчика. Доставку можно производить на собственном или арендованном транспорте. При самовывозе поставщик не оформляет сопроводительные бумаги, ответственность за это возлагается на покупателя.

ТТН подтверждает факт доставки ценностей. Документ заполняют уполномоченные сотрудники поставщика и перевозчика. Три экземпляра составляют для груза, не имеющего товарной ценности, например, щебня, отходов. В иных случаях необходимо 4 экземпляра.

Один бланк остается у поставщика, второй - у получателя, еще два - у перевозчика. Транспортное предприятие прикладывает один экземпляр к акту и счету и передает пакет бумаг плательщику, а второй вместе с путевкой сдается в бухгалтерию для расчета зарплаты водителю.

Транспортная накладная используется для доставки товаров в пределах РФ, стран СНГ и ЕАЭС. Для международных перевозок необходим документ CMR.

Итак, ТТН выполняет множество функций и необходима при перевозке ценностей от одного юрлица другому в пределах территории России, СНГ. Участникам сделки следует заполнять документ в установленной последовательности, четко, грамотно и внимательно.

Транспортная накладная 2019 скачать бланк в эксель
Товарно-Транспортная накладная ТТН, форма № 1-Т

01.02.2019

Форма ТН
Форма транспортной накладной утверждена Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 "Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом" в редакции: в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1208, от 09.01.2014 № 12 (ред. 18.05.2015), от 03.12.2015 № 1311,от 24.11.2016 № 1233, от 22.12.2016 № 1442, от 12.12.2017 № 1529,с изменениями, внесенными Апелляционным определением Верховного Суда РФ от 17.05.2016 N АПЛ16-142, Постановлением Правительства РФ от 16.03.2018 № 285 (ред. 22.12.2018) .

Начало действия последней редакции от 12.12.2017 № 1529 : 22.12.2017.

Форма ТТН

Форма товарно-транспортной накладной (ТТН, унифицированная форма № 1-Т, ОКУД 0345009) была утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

(xls, согласно Пост. Госкомстата РФ №78 )

Об изменениях

Об изменениях в форме транспортной накладной согласно постановлению Правительства России от 12.12.2017 № 1529 (из документа):

Внесены поправки в форму транспортной накладной и порядок ее заполнения. Изменения коснулись разделов 13 и 15 транспортной накладной и порядка их заполнения.
Новые поправки устанавливают, что при перевозке опасных грузов, а также при перевозке грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом, перевозчик указывает в пункте 13 транспортной накладной информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте такой перевозки. Такая информация указывается при необходимости.
До настоящего времени речь шла об указании маршрута при перевозке опасных, тяжеловесных и крупногабаритных грузов. Таким образом, теперь маршрут и сведения о разрешении указываются при перевозке любых грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом.

Об изменениях в форме транспортной накладной согласно постановлению Правительства России от 03.12.2015 № 1311 (из документа):

В разделе 4 приложения N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 г. N 272 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 17, ст. 2407; 2012, N 10, ст. 1223):

слова "(перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской Федерации)" заменить словами "(перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах)";

слова "(перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений, инструкций, товарораспорядительных и других документов, наличие которых установлено законодательством Российской Федерации)" заменить словами "(перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений, инструкций, товарораспорядительных и других документов, наличие которых установлено законодательством Российской Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах)".

Председатель Правительства Российской Федерации Д.МЕДВЕДЕВ

Форма ТН

Порядок \ правила \ инструкция по заполнению формы транспортной накладной

(Выдержка из Пост. Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1208, от 09.01.2014 N 12 (ред. 18.05.2015), от 03.12.2015 N 1311,от 24.11.2016 N 1233, от 22.12.2016 N 1442, от 12.12.2017 № 1529 ):

II. Заключение договора перевозки груза, договорафрахтования транспортного средства для перевозки груза

6. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 настоящих Правил.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (далее - транспортная накладная).

7. Заказ (заявка) подается грузоотправителем перевозчику, который обязан рассмотреть заказ (заявку) и в срок до 3 дней со дня его принятия проинформировать грузоотправителя о принятии или об отказе в принятии заказа (заявки) с письменным обоснованием причин отказа и возвратить заказ (заявку).

При рассмотрении заказа (заявки) перевозчик по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет пункты 8 - 11, 13, 15 и 16 (в части перевозчика) транспортной накладной. При перевозке опасных грузов, а также при перевозке, осуществляемой тяжеловесным и (или) крупногабаритным транспортным средством, перевозчик указывает в пункте 13 транспортной накладной при необходимости информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте такой перевозки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 12.12.2017 N 1529)

8. До заключения договора перевозки груза перевозчик по требованию грузоотправителя представляет документ (прейскурант), содержащий сведения о стоимости услуг перевозчика и порядке расчета провозной платы.

9. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами.

Любые исправления заверяются подписями как грузоотправителя, так и перевозчика или их уполномоченными лицами.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 N 1208)

10. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

11. В случае отсутствия всех или каких-либо отдельных записей в разделе "Условия перевозки" транспортной накладной применяются условия перевозки грузов, предусмотренные Федеральным законом "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Федеральный закон) и настоящими Правилами.

Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе при заполнении транспортной накладной.

12. При объявлении грузоотправителем ценности груза груз принимается к перевозке в порядке, установленном настоящими Правилами, с указанием в пункте 5 транспортной накладной его ценности. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза.

13. Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза (далее - договор фрахтования), заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства по форме согласно приложению N 5 (далее - заказ-наряд).

14. Заказ-наряд подается фрахтователем фрахтовщику, который обязан рассмотреть заказ-наряд и в срок до 3 дней со дня его принятия проинформировать фрахтователя о принятии или об отказе в принятии заказа-наряда с письменным обоснованием причин отказа и возвратить заказ-наряд.

При рассмотрении заказа-наряда фрахтовщик по согласованию с фрахтователем определяет условия фрахтования транспортного средства и заполняет пункты 2, 8 - 10, 12 - 14 (в части фрахтовщика) заказа-наряда.

15. При подаче фрахтовщику заказа-наряда фрахтователь заполняет пункты 1, 3 - 7 и 14 заказа-наряда.

16. Изменение условий фрахтования в пути следования отмечается фрахтовщиком (водителем) в графе 11 "Оговорки и замечания фрахтовщика" заказа-наряда.

17. При отсутствии всех или каких-либо отдельных записей в заказе-наряде, касающихся условий фрахтования, применяются условия, предусмотренные Федеральным законом и настоящими Правилами.

Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе заказа-наряда.

18. Заказ-наряд составляется в 3 экземплярах (оригиналах), подписанных фрахтователем и фрахтовщиком. Первый экземпляр заказа-наряда остается у фрахтователя, второй и третий - вручаются фрахтовщику (водителю). Третий экземпляр заказа-наряда с необходимыми отметками прилагается к счету за фрахтование транспортного средства для перевозки груза и направляется фрахтователю.

19. Любые исправления в заказе-наряде заверяются подписями как фрахтователя, так и фрахтовщика.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 24.11.2016 N 1233)

20. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество заказов-нарядов, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

21. Оформление транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд осуществляет перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если иное не предусмотрено соглашением сторон.

Форма ТТН

Выдержка из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78: Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте: Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)

Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.
В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:
первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;
третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Согласно письму ФНС от 21 марта 2012 года № ЕД-4-3/4681@ транспортная накладная является документом, подтверждающим расходы на перевозку, поэтому если ваша организация имеет такие расходы, то можете быть уверены, что сотрудники налогового органа при проверке обязательно обратят внимание на транспортные документы. Я рекомендую с особой аккуратностью заполнять эти бумаги. Документы содержат много информации, и правила их заполнения строго регламентированы. Транспортную накладную нужно оформлять только в случаях, когда перевозка осуществляется сторонним перевозчиком. Форма накладной утверждена Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 года № 272 в приложении № 4 к Правилам перевозки грузов. Настаивает на ее использовании и Минфин, о чем ведомство сообщило в письме от 20 июля 2015 года № 03-03-06/1/41407.

Составление документа

Составлением транспортной накладной чаще всего занимается сам грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки, ваша компания при этом является плательщиком за перевозку и одновременно грузоотправителем или грузополучателем. В случае, когда транспортную накладную составили не сотрудники организации, необходимо проверить правильность предоставленного документа. В соответствии с пунктом 2 статьи 785 Гражданского кодекса заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или Кодексом).

Порядок заполнения

В графах 1 и 2 транспортной накладной указываются наименование, телефон и адрес грузоотправителя и грузополучателя, также можно указать и ИНН сторон сделки. В графе 3 необходимо указать наименование перевозимого груза, тут стоит обратить внимание на то, что бывают случаи, когда товара по формату ТОРГ-12 отгружается много и его невозможно перевезти на одной машине за одну поездку, в таком случае необходимо в транспортной накладной указывать конкретное наименование товара, чтобы потом у инспекторов не возникло вопросов о том, в какой день перевозился определенный товар и перевозился ли он вообще.

Обратите внимание

В графе 4 указываются сопроводительные документы на груз. Мы рекомендуем внимательно изучать условия договора, на основании которого вам предоставляются услуги по перевозке. В гражданско-правовых договорах нередко встречается такое положение: «Поставщик обязуется вместе с товаром передать все необходимые документы, а именно счет-фактуру, товарную накладную и сертификаты качества». Так вот, все указанные документы в договоре желательно дополнительно прописать в этом пункте: как показывает судебная практика, есть случаи, когда именно из-за того, что в транспортной накладной не были указаны сертификаты в качестве сопроводительных документов, ревизоры пытаются «снять» расходы на перевозку товара.

А вот с графами 5 и 8 ситуация противоположная, многие компании их просто игнорируют, так как их заполнение или незаполнение никаких негативных последствий с точки зрения налогообложения не несет.

Графу 5 нужно заполнять в том случае, если осуществляется перевозка товаров, которым требуется специализированный транспорт.

Точные адреса

В графах 6 и 7 необходимо прописывать точные адреса погрузки и разгрузки. Обратите внимание: здесь указывается именно адрес склада, а не адрес места нахождения общества. В этих же пунктах указывается масса груза. В связи с введением системы «Платон» необходимо отслеживать, чтобы масса перевозимого груза соответствовала грузоподъемности автомобиля.

Кроме адресов отправки и доставки важно правильно написать даты и время прибытия транспорта (п. 68 Правил перевозок). При заполнении данных пунктов стоит обратить внимание на расстояние между складами, на практике бывает много случаев, когда склады находятся в разных регионах на огромном расстоянии друг от друга, а по документам одна и та же машина успевает съездить в течение одного дня несколько раз туда и обратно; так вот, налоговые органы давно уже проверяют, сколько поездок может совершить автомобиль.

Отказ в вычете

Нужно работать только с реальными перевозчиками, а не нанимать физических лиц на личном транспорте.

Инспекторы могут отказать в вычете НДС и в признании расходов, если в транспортной накладной указаны недействительные номера машин. Так, на практике встречались случаи, когда в накладных указывались вообще не зарегистрированные в ГИБДД автомобили. Указывая реальных водителей в документах, нужно сделать так, чтобы такие водители могли подтвердить факт перевозки груза, так как сотрудники ФНС имеют право вызывать водителей на допросы.

Не стоит также забывать о том, что все компании обязаны проверять своих контрагентов на добросовестность.

Не забывайте: в случае недобросовестности контрагентов покупатель несет определенный риск не только по исполнению гражданско-правовых договоров, но и в рамках налоговых правоотношений, поскольку в силу требований законодательства компания может лишиться возможности произвести налоговые вычеты либо воспользоваться льготным порядком исчисления налогооблагаемой базы ввиду отсутствия надлежаще оформленных первичных бухгалтерских документов (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 25 мая 2017 г. по делу № А40-170497/2016).

В графе 15 транспортной накладной обязательно указывайте плательщика за перевозку, таким образом из документа прямо видно, кто понес расходы.

День в день

Не все компании могут оформлять документы в день перевозки груза, такого быть не должно, но бизнес так работает. Если подобный «грех» замечен за перевозчиками, я рекомендую в транспортных накладных (подготовленных «задним числом») проверять реквизиты, так как многие коммерсанты указывают данные, которых не было на дату составления документа, к примеру, в транспортной накладной указан расчетный счет, открытый 10 мая 2017 года, а сама транспортная накладная оформлена 2 мая 2017 года, такие расхождения сразу заметны проверяющим и грозят доначислениями.

Неблагоприятные последствия могут быть и в том случае, если транспортная накладная подписана неуполномоченным лицом. Напоминаю, в случаях, если документ подписывает не генеральный директор, подтверждением полномочий для третьих лиц является доверенность. Транспортную накладную должны подписать: грузоотправитель (графы 6 и 16), грузополучатель (графа 7), перевозчик (графы 9 и 16), водитель (графы 6 и 7).

Транспортные накладные, заполненные с ошибками, по мнению инспекторов, не позволяют установить реальное движение товара. И именно поэтому фирме может быть отказано в признании расходов на перевозку и в вычете по НДС.

Хотя и с таким мнением фискалов можно поспорить. Дело в том, что наличие ошибки в оформлении транспортного документа не может служить основанием для того, чтобы сам факт физического перемещения товара ставился под сомнение. Так что в случае подобных «придирок» со стороны инспекции можно попытаться отстоять свою правду в суде.

Новая форма "Товарно-транспортная накладная" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

Подробнее о применении формы "Товарно-транспортная накладная":

Когда могут отказать в вычете НДС при отсутствии ТТН?
В каких случаях необходимо наличие ТТН. ТТН представляет собой первичный сопроводительный документ... налоговых вычетов по причине отсутствия ТТН является необоснованным (постановления АС Поволжского... компании счетах-фактурах. Поскольку из ТТН невозможно установить сорт поставленной лесопродукции... . По условиям договора должна составляться ТТН, иначе продукция считается непоставленной. Компанию... , располагая надлежащим (ненадлежащим) образом оформленными ТТН формы №СП-31, сертификатами, декларациями...
Подключение к ЕГАИС - обязанность розничных продавцов
Товарно-транспортные накладные (далее - ТТН). Объем отгруженной продукции резервируется на... на адрес места осуществления деятельности ТТН. В случае его согласия... принять продукцию, указанную в ТТН, он подтверждает получение. В... принять такую продукцию, он подтверждает ТТН. На избыточное количество поставщик... формирует дополнительную ТТН. В случае несогласия принять... продукцию, указанную в ТТН, розничный продавец отказывает пришедшую...
Переходим на ЕГАИС 3.0
И приема товарно-транспортных накладных (ТТН): «1С:Управление торговлей 8», версия... .0. Однако если поставщики выставили ТТН до 15.03.2018, соответственно... автоматически после проверки продукции из ТТН ЕГАИС (входящая) и при упаковке... , серийные номера подбираются автоматически. В ТТН ЕГАИС реализована возможность генерации серии... в большинстве случаев происходит в ТТН (входящая). Если алкогольная продукция сопоставлена...
Исходящие операции ВЕТИС
Налоговые проверки 2018
Настаивал на своей номинальности; данные ТТН и товарных накладных расходятся. При... осуществить перевозки, поскольку по данным ТТН, находились в других субъектах РФ...
За какой срок налоговая может затребовать документы при проверке контрагента?
Договоры, накладные, акты, счета-фактуры, ТТН, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта... , договоры, накладные, акты, счета-фактуры, ТТН, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта...
Обзор изменений законодательства за июль 2016 г.
...), то отсутствие товарно-транспортной накладной (ТТН) в данном случае не препятствует... НДС в зависимость от наличия ТТН, при условии оприходования товара по...
8 способов «как снизить НДС»: от штампов до экзотики
Обнаружили, что машины, указанные в ТТН, не были зафиксированы на данном...
Практика Верховного Суда РФ по налоговым спорам за февраль 2017 года
А именно: Налогоплательщиком не представлены ТТН и путевые листы, подтверждающие доставку...
12 оттенков «серых» схем
Оттенки серого разной степени насыщенности налоговики распознают в большинстве дел, связанных с возмещением и вычетом НДС. Шлейф серости, который тянется за фирмами-однодневками, оставляет след в виде доначислений на порядочных налогоплательщиках. Кто-то заведомо погружается в эту грязь, а некоторые компании и не подозревают, что в деятельности их контрагентов есть серые пятна. Итак, о чем нам говорит свежая судебная практика начала 2017 года? Какие оттенки серого распознают налоговики? И как...