Какую сумму указывать в графе 10 Реестра - сумму договора или сумму отгрузки?

Какие документы и какую сумму следует указать организации в реестре документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот разъяснит статья.

Вопрос: Мы получили требование из налоговой инспекции о предоставлении Реестра документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот в разрезе кодов операция. Это относится к сданной нами декларации по НДС за 1 квартал 2017г (раздел 7, код 1010204 - реализация медицинских изделий). Какие документы нам указать в графе 7, 8, 9, 10 реестра? В примере от ИФНС указаны следующие документы: договор, №, дата, плат.поручение, сумма и т.д.. Но ведь документ, подтверждающий обоснованность применения льготы (без НДС) для нас - это регистрационное удостоверение на медицинское изделие.

Ответ: В графах 7-10 укажите данные договора или платежного поручения на реализацию (оплату реализации) медицинских изделий:

В графе 7 – тип документы (договор/платежное поручение);

В графе 8 – номер договора (номер платежного поручения);

В графе 9 – дату договора (дату платежного поручения);

В графе 10 – сумму договора (сумму по платежному поручению).

Суммарную сумму необлагаемых операций по коду 1010204 по всем договорам/платежным поручениям, отраженную в разделе 7 декларации по НДС, укажите в графе 3 реестра.

Реестр документов, который спасет вас на камералке

У вас появилась реальная возможность существенно сократить количество документов, которые вы представляете на камералках по НДС. Для этого подайте в инспекцию специальный реестр по форме ФНС. Образец - ниже. Тогда инспекторы запросят у вас точно меньше бумаг.

Форма реестра

Заполняйте реестр строго по форме из приложения 1 к письму ФНС. Иначе налоговики запросят все документы по льготам.*

В ходе камералки по НДС инспекторы должны требовать от компаний не все подряд документы, а выборочно. Такие рекомендации ФНС направила инспекторам (письмо ФНС России от 26января 2017 г. № ЕД-4-15/1281). Речь идет о документах, которые подтверждают право компании не платить НДС в соответствии с пунктами и статьи 149 НК РФ, если речь идет о льготе.

Раньше на камералке по НДС налоговики требовали от компаний все подряд документы по льготам. Теперь такое исключено. Инспекторы будут тратить минимум времени на проверку льгот по НДС у добросовестных компаний. В зависимости от различных критериев налоговики посчитают, сколько они вправе запросить у вас документов из тех, что вы перечислили в реестре.

Подробный порядок есть в приложениях и к письму ФНС. А основные правила следующие. Максимум инспекторы вправе запросить у вас 40 процентов документов из тех, что вы перечислили в реестре. Но в целом не более 500 документов. В зависимости от того, к какому уровню налогового риска программа ФНС отнесла вашу декларацию, и других критериев, запросят 40, 10 или максимум 5 процентов бумаг. Не меньше половины составят бумаги по самым крупным суммам из реестра. Если в реестре по какой-то льготной операции меньше 30 бумаг, то запросят их все.

Кстати, зная объем запрошенных у вас бумаг и причину, по которой у вас запросили именно столько документов, можно определить, к какому налоговому риску программа ФНС отнесла вашу декларацию. К примеру, из квартала в квартал у вас запрашивают 40 процентов документов от тех, что вы перечислили в реестре. Значит, ваши декларации в программе ФНС, скорее всего, числятся с высоким уровнем риска. А это углубленные камералки, вплоть до выездных проверок. Или, допустим, в течение года у вас вообще не требуют документы, а запрашивают только реестр. Это говорит о низком уровне налогового риска. Это хорошо видно в таблице.

Как налоговики посчитают, сколько документов запросить по льготам

Материалы для скачивания:

Сколько бумаг запросят, чтобы подтвердить льготный НДС

Ф НС России разработала для инспекторов алгоритм, как считать число документов, которые компания должна представить в подтверждение льготы по НДС. Чтобы не представлять лишних бумаг, компания должна подать по запросу реестр по специальной форме (письмо ФНС России от 26.01.17 № ЕД-4-15/1281@). Иначе инспекторы смогут не ограничивать себя в запросах.

Шаг 1. Составьте реестр документов

Налоговики вправе затребовать пояснения при камеральной проверке, если компания показала в декларации льготу. Когда компания получила такое требование, составьте реестр подтверждающих документов. Воспользуйтесь формой из письма ФНС России от 26.01.17 № ЕД-4-15/1281@ . Инспекторы будут запрашивать такие пояснения ежеквартально.

РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ОБОСНОВАННОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ЛЬГОТЫ ПО НДС

Код операции	В том числе:	Сумма необлагаемых операций в разрезе видов (групп, направлений) необлагаемых операций, отраженных в налоговой декларации, руб.	Наименование контрагента (покупателя)		Документы, подтверждающие обоснованность применения налоговых льгот
	вид (группа, направление) необлагаемой операции				Тип документа (договор и т. д.)	№	Дата	Сумма операции, руб.
1	2	3	4		7	8	9	10
1010245 Реализация услуг в сфере образования	Повышение квалификации	800 000	ООО «Альянс»		Договор	71	06.02.2017	800 000
					Платежное поручение	123	06.02.2017	800 000
		300 000	ООО «Орбита»		Договор	46	21.01.2017	300 000
					Платежное поручение	98	21.01.2017	300 000
		…	…		…	…	…	…
		55 000	ООО «Персей»		Договор	65	15.01.2017	55 000
					Платежное поручение	84	15.01.2017	55 000

Пример заполненного реестра мы привели выше. К реестру приложите перечень и формы типовых договоров, которые используете в льготных операциях. Это также повлияет на объем необходимых документов (см. табл. 1 ниже).*

ТАБЛИЦА 1. АЛГОРИТМ РАСЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТОВ, ЗАПРАШИВАЕМЫХ ПО ЛЬГОТЕ

Уровень риска	Льготные операции впервые за три квартала	При проверках за предыдущие периоды налоговики находили ошибки	Подавала компания «уточненки»*	Компания использует типовой договор на все операции кода**	Объем запрашиваемых документов (% от количества документов в реестре по коду вида льготной операции)***
Высокий (у компании признаки однодневки)	-	-	-	-	40%
Средний	Нет	Да	-	-	40%
	Нет	Нет	Да	-	40%
	Нет	Нет	Нет	Нет	Не более 10%
	Нет	Нет	Нет	Да	Не более 5%
	Да	-	-	-	40%
Низкий (компания добросовестно отчитывается и платит налоги без просрочек, есть ресурсы, чтобы вести бизнес)	Нет	Да	-	-	40%
	Нет	Нет	Да	-	40%
	Нет	Нет	Нет	Нет	Не более 10%
	Нет	Нет	Нет	Да	Не более 5%
	Да	-	-	Нет	Не более 10%
	Да	-	-	Да	Не более 5%

* Для компаний с высоким и средним риском оцениваются предыдущие четыре квартала. Если риск низкий - предыдущие три квартала.

** Компания должна работать с типовыми договорами по всем операциям льготы.

*** 50% документов должны быть по наибольшим суммам.

Шаг 2. Определите уровень риска компании

Ревизоры посчитают, сколько бумаг им хватит, исходя из уровня риска компании. Чем выше риск у компании, тем больше вероятность, что инспекторы запросят бумаги по максимуму.

Налоговый риск определяет специальная программа (СУР АСК «НДС-2»). Информация, к какой группе риска отнесли компанию, закрыта. Но основной принцип известен. Его чиновники озвучили в письме ФНС России от 03.06.16 № ЕД-4-15/9933@ .

Группа 1: высокий налоговый риск. В зону высокого риска попадают компании с признаками однодневки. Программа причислит вас к рисковым, если:

У компании нет достаточных ресурсов (активов). Например, нет в штате сотрудников, на балансе нет активов, показатели финансово-хозяйственной деятельности низкие;
-компания не отчитывается, не платит налоги или у нее подозрительно низкая налоговая нагрузка.

Группа 2: низкий налоговый риск. В зеленую зону чиновники включают надежные компании. Тех, кто:

Ведет реальную финансово-хозяйственную деятельность;
-своевременно и в полном объеме платит налоги;
-обладает достаточными активами для бизнеса.

Группа 3: средний налоговый риск. В эту группу попадают все компании, которые не вошли в первые две группы. Если у вас нет признаков однодневки, но налоговики не смогли причислить компанию к самым надежным, вы в группе со средним налоговым риском.

Группа риска - не единственный критерий, который повлияет на объем предоставляемых документов. Налоговики дополнительно проверят еще ряд факторов.

Для налоговиков важно, были ли у компании ошибки в декларациях, работает ли она с типовыми договорами, как часто заявляет льготу. Это видно из алгоритма расчета документов, который мы привели в табл. 1 выше.

Из таблицы видно, что, если компания надежна, в течение года сдавала отчетность без ошибок и использует типовой договор, налоговики запросят не более 5% от заявленных бумаг. Этот лимит не действует, только если в реестре по льготе компания приведет менее 30 подтверждающих документов. Тогда будьте готовы представить все бумаги.

Инспекторы вправе запрашивать у надежной компании документы всего раз в год. Но вот пояснения в форме реестра инспекторы будут просить ежеквартально в любом случае.

Маленькая компания с небольшими активами и с признаками однодневки должна будет представить инспекторам 40% документов из реестра. Аналогичная ситуация, если налоговики нашли ошибки в декларации льготника. Но если расчет покажет, что документов много, налоговики запросят не более 500 документов по одному виду льготы. В любом случае как минимум половина из представленных документов будет по самым дорогим сделкам.

Налоговики запросили у ООО «Компания» перечень подтверждающих документов по льготным операциям. Общество представило инспекторам реестр по утвержденной форме (см. образец выше). В перечне 80 документов. Компания входит в группу с низким риском. В результате чиновники затребовали у ООО «Компания» всего четыре документа: договор и платежку по сделке с ООО «Альянс», а также договоры с ООО «Орбита», ООО «Персей» (см. табл. 2 ниже).

ТАБЛИЦА 2. РАСЧЕТ ЗАПРАШИВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Из письма ФНС России от 26.01.2017 № ЕД-4-15/1281@

При непредставлении налогоплательщиком Реестра или при представлении Реестра не по рекомендуемой форме (в случае невозможности идентификации подтверждающих документов, невозможности их соотнесения с используемыми льготами, невозможности выполнения требований настоящего письма, неуказания в реестре суммы операции) истребование Документов производится без использования риск-ориентированного подхода.
При наличии в налоговом органе сведений, свидетельствующих о возможном неправомерном применении льготы по отдельным операциям, налоговому органу необходимо истребовать документы, подтверждающие правомерность применения льгот по указанным операциям.

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).

Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.

В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.

Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.

Как переслать документы с реестром

Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.

Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.

И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.

Формы описей документации

Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.

Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.

Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.

Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документоввариант которого можно скачать бесплатно.

Онлайн на нашем сайте буквально за 15 – 20 минут и заказать ее бесплатную проверку нашими специалистами.

Нам очень важно, чтобы Вы в итоге получили налоговую декларацию без ошибок и с максимально возможными вычетами согласно Вашей ситуации.

Ниже приведена инструкция по подаче налоговой декларации в инспекцию, а также перечень дополнительных документов, которые также могут понадобиться.

Распечатайте заполненную налоговую декларацию 3-НДФЛ в 2-ух экземплярах (допускается только односторонняя печать) и обратите внимание на следующее:

• на Титульном листе декларации, почти в самом низу, справа, над блоком "Заполняется работником налогового органа", Вам необходимо проставить количество листов подтверждающих документов, которые Вы будете подавать вместе с декларацией;
• на Титульном листе декларации, в самом низу, слева, в блоке "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю" - необходимо проставить Подпись и Дату;
• на каждом распечатанном листе декларации, в самом низу, начиная с Раздела 1, необходимо проставить Подпись и Дату.

Узнать, какие документы необходимо приложить к декларации, Вы можете в разделе нашего сайта Налоговые вычеты .

В большинстве случаев, если целью подготовки декларации является возврат налога, Вам необходимо приложить Заявление на возврат налога (бланк и заполненный образец ниже, в пункте 1), а также справку по форме 2-НДФЛ и документы, подтверждающие расходы.

Подать декларацию в налоговую инспекцию Вы можете лично, через представителя по доверенности или почтой РФ с описью вложения.

Дополнительные документы, которые также могут понадобиться вместе с декларацией:

1. Заявление о возврате налога Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения налоговых вычетов (возврата налога), вместе с декларацией также подается Заявление о возврате налога.

Если Вы заполнили декларацию на нашем сайте, тогда после ее оплаты Заявление также можно заполнить онлайн в своем Личном кабинете!

Обратите внимание на следующее:

1) на первом листе Заявления, данные по строчкам - сумма к возврату, Код по ОКТМО и Код бюджетной классификации - Вы найдете в Разделе 1 подготовленной Вами декларации;

2) после того, как заполните Заявление, кликните "Сохранить как...", иначе введенные данные могут не сохраниться.

2. Реестр подтверждающих документов при представлении декларации 3-НДФЛ Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подачи налоговой декларации 3-НДФЛ налогоплательщик имеет право заполнить и приложить Реестр подтверждающих документов (2 экземпляра). Если он этого не сделает, тогда сам налоговый инспектор его сформирует.
Также, инспектор может подготовить новый Реестр, в случае наличия каких-либо несоответствий или ошибок в предоставленном Реестре налогоплательщиком.

В Реестре предусмотрены дополнительные поля, куда можно добавить другие документы, которые в нем прямо не поименованы.

В случае предоставления налоговой декларации 3-НДФЛ по почте, налогоплательщик обязан составить Опись вложения в 2-ух экземплярах с указанием всех отправляемых документов.

4. Заявление о распределении имущественного вычета Скачать бланк Скачать заполненный образец

в общую совместную собственность и решения установить пропорцию, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее заявление о распределении вычета между супругами.

5. Соглашение о распределении фактических расходов Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую долевую собственность и решения установить фактические расходы на покупку каждого из собственников, то есть, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее Соглашение о распределении расходов.

6. Заявление о распределении имущественного вычета в части процентов по ипотеке Скачать бланк Скачать заполненный образец

С 01.01.2014 года, налогоплательщики - супруги имеют право каждый год заново, согласно Заявления, распределять фактически уплаченные проценты по ипотеке, то есть определять, кто и в каком размере будет получать вычет. Для этого необходимо приложить соответствующее Заявление о распределении уплаченных процентов.

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16

код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...

Образец . Реестр приемки-сдачи документов . Форма № м-13

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13

Новлением госкомстата ссср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие) код по окуд +-+ (структурное подразделение) реестр nо. приемки - сдачи документов по за 20 г. (приходу или расходу) +-+ nо. группы материа-количество номера первичны...

Образец . Перечень и отдельные формы документов реестра собственности

Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень и отдельные формы документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра реестра (прилагается). 2. устав ликвидируемого предприятия. 3. договор...

Образец . Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности 1. письмо-заявка об исключении из реестра (прилагается) 2. устав ликвидируемого предприятия 3. учредител...

Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)

Документы делопроизводства предприятия → Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)

документ "сопроводительный реестр сдачи документов (унифицированная форма n торг-31)" в формате excel вы можете получить по ссылке "скачать файл" ...

Реестр документов , подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)

Документы делопроизводства предприятия → Реестр документов, подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)

приложение к письму гнс рф от 20.01.97 nо. пв-6-08/58 реестр документов , подтверждающих произведенные расходы +-+ no. наименование содержание документасумма отметка о возвращении...

Образец . Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)

Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание → Образец. Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)

При ответе ссылайтесь на наш номер when replying please refer to our -+- no. - препровождаем вам при этом следующие документы : we send you enclosed herewith the following documents/nous vous remettons ci-joint les documents suivants: - тратта с...

Образец . Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион...

Образец . Выписка из реестра акционеров

Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров

(наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. "" 20 г. держатель реестра : кому выдана: настоящая выписка...

Образец . Реестр чеков

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков

реестр чеков no. +-+ +-+ лист "" 20 г. дебет - разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель...

Образец . Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

журнал выдачи выписок из реестра акционеров - no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-...

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив