Апостиль - это штамп, определенной формы, утвержденный Гаагской конвенцией 1961 года. Его цель - упрощение процедуры международной легализации документов, правила оформления и использования апостиля отражены в статьях Конвенции. Согласно статье №5, апостилем утверждается достоверность подписи подписавшего документ должностного лица, его полномочия, а также подлинность всех штампов и/или печатей, заверяющих документ. Документация с апостилем приобретает законную силу и в дальнейшем не требует дополнительных действий по заверению и легализации.

Например, диплом российского образца, заверенный апостилем, на территории Германии будет иметь такую же юридическую силу, что и в России.

Заголовок «Аpostille (Convention de lа Hаye du 5 octobre 1961)» должен всегда быть на французском языке. Согласно положениям Конвенции, предусматривается возможность нанесения апостиля как на оригинал документа, так и отдельно, на лист, прикрепляющийся к документу.

На практике способы проставления апостиля в различных странах отличаются: он может наноситься при помощи резинового штампа, приклеиваться, прикрепляться при помощи ленты, сургучной печати, рельефной печати, самоклеящихся стикеров, а также скрепок, канцелярских колец...

Образец апостиля также утвержден Конвенцией. Штамп обычно набирается на английском или французском языках, а также на государственном языке страны, производящей процедуру легализации. Зачастую надписи штампа пишутся на 2х языках (английском/французском и официальном государственном).

Что такое легализация документа?

Легализация - это любое действие, придающее документу законную силу. Существует 3 вида легализации: апостилирование, нотариальное заверение, консульская легализация.

Апостилирование - упрощенный вид легализации, осуществляется путем нанесения на требуемый документ апостиля (штампа установленной формы). Заверенную таким образом документацию можно использовать в любой стране, участвовавшей в Гаагской конвенции в 1961 году.

Нотариальное заверение - наиболее часто применяемый вид легализации, т.к. используется для заверений копий и переводов официальных бумаг. Нотариально заверенный документ будет иметь законную юридическую силу в государстве, где он был заверен, а также в др.государствах, где законодательно не установлено обязательное заверение документов апостилем или иным способом.

Консульская легализация - пожалуй, самый сложный вид, с точки зрения оформления. Обычно используется при ведении внешнеэкономической деятельности. Цель - подтверждение соответствия направляемого за границу документа законам страны, где был выдан такой документ.
Первый этап процедуры - заверение у нотариуса.
Второй этап - удостоверение подписи нотариуса на документе Министерством юстиции РФ (в Москве).
Третий этап - заверение подписи нотариуса и печати Минюста в Консульском департаменте МИД РФ (в Москве).
Последний этап - это заверение документа в консульстве принимающего государства.
Консульскую легализацию должны проходить официальные документы при документообороте между государствами, которые не являются участниками Гаагской конвенции.

На какие документы проставляется апостиль?

Апостиль (фр. Apostille) может быть поставлен на любые официальные документы.
По определению Гаагской Конвенции это:
- исходящие документы органов государственной власти;
- административные документы;
- нотариально оформленные акты;
- официальные пометки (отметки о регистрации документа; отметки, подтверждающие дату, подписи).

Например, апостилированию подлежат свидетельства о рождении, заключении/расторжении брака, паспорт/загранпаспорт, различные справки, дипломы, аттестаты...

Апостиль можно проставить и на оригинал официального документа, и на его нотариально заверенную копию. В особых случаях апостиль может проставляться только на оригинал (заявления, согласия, доверенности, договоры) или только на копию, например, на свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо всегда уточнять требования предъявляемые к апостилируемым документам в учреждениях, куда документы будут направлены. Срок действия апостиля ограничен только сроком действия заверяемого документа.

На какие документы НЕ проставляется апостиль?

Согласно статье 1 Гаагской конвенции возможность проставления апостиля НЕ охватывает документы коммерческой или таможенной сфер (экспортная документация, договоры (контракты) о поставке товаров/услуг...).
Эти документы обязательно должны проходить процедуру консульской легализации. Сохранение многоступенчатости и некоторые сложности при легализации таких документов позволяют государству более строго контролировать деятельность коммерческих предприятий.

Также Конвенция не распространяется на документы, оформленные консульскими и дипломатическими службами.

Каким образом проставляется апостиль?

Апостиль проставляется исходя из того, что вам нужно заверить. Если это оригинал, он заверяется в соответствующем ведомстве. Например, для того, чтобы заверить документы об образовании, следует обращаться в территориальные органы Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, чтобы удостоверить свидетельство заключении брака - в ЗАГС. При заверении апостилем действует территориальный принцип, т.е. документы, выданные или заверенные нотариусом Москвы или Московской области апостилируются только в Москве или Московской области.

Если апостилем требуется заверить нотариально заверенный перевод или копию документа, то следует обратиться в территориальные отделения Министерства юстиции РФ.

В случае, если требуется не только официальный документ, но и его перевод, может быть два варианта оформления:
1. осуществляется перевод документа (оригинала или нотариально заверенной копии, включая удостоверяющую надпись и печать нотариуса), после чего перевод подшивается к документу, заверяется нотариально и передается в соответствующее ведомство для проставления апостиля;
2. апостиль ставится на оригинал документа, а затем весь документ вместе с апостилем переводится на требуемый язык. Чтобы такой перевод имел юридическую силу, его также может потребоваться заверить нотариально и апостилировать.

Для проставления апостиля, в соответствующее ведомство подаются следующие документы:
- документы, на которые нужно поставить апостиль;
- заявление о проставлении апостиля;
- документ, удостоверяющий личность;
- документ об уплате государственной пошлины.

Перед тем, как начинать процедуру заверения документов для использования в другой стране, настоятельно рекомендуем заранее выяснить требования к оформлению заверения в тех органах, для которых предназначаются документы.

Каковы сроки проставления апостиля?

Вся процедура проставления апостиля в Москве (в Минюсте, службах ЗАГС и других уполномоченных на это ведомствах) составляет не более 7 дней.

Могут ли быть какие-либо основания для отказа в проставлении апостиля?

Перечень причин:
1. Если документ не предназначается для использования за границей.
2. Если документ не имеет обязательных по законодательству РФ реквизитов.
3. Если документ подписан должностным лицом и/или заверен оттиском печати, который не идентичен имеющимся у заверяющего органа образцам.
4. Если официальный документ подписан лицом, не обладающим соответствующими полномочиями.
5. В остальных случаях по законодательству РФ.

В заверении документов апостилем может быть отказано устно или письменно. При наличии письменного отказа, его можно обжаловать в суде.

Каковы требования к документам, отправляемым на апостилирование в Москве?

В предъявляемых для проставления апостиля в Москве документах в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты, предусмотренные законодательством РФ (номер документа, дата, печать, подпись). Все документы (как оригиналы, так и копии) должны быть четкими, без исправлений. Поставленные на документы оттиски печатей и подписи должностных лиц должны быть читаемыми.

Лицо, подписавшее документ, должно оговорить все содержащиеся в нем поправки и приписки. При этом, все такие поправки и приписки должны быть исполнены таким образом, чтобы можно было прочесть в исходном виде все, что было ошибочно написано, а затем исправлено или зачеркнуто.

Апостиль или нотариальное заверение документов - в чем разница?

Апостиль и нотариальное заверение документов применяются в разных случаях. Апостиль - это форма легализации документа, придания ему юридической силы, а нотариальное заверение - это подтверждение нотариусом подлинности подписи должностного лица (переводчика).

Проставление апостиля на свидетельстве о рождении требуется, как правило, в случаях, когда свидетельство необходимо представить на территории иностранного государства, являющегося участником Гаагской конвенции. Для решения вопросов, связанных с получением гражданства, проживанием в другой стране, может потребоваться апостиль на свидетельство о рождении. Где поставить, какие документы для этого нужны? Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Апостиль представляет собой штамп, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом. Апостиль удостоверяет подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Где проставляется апостиль на свидетельство о рождении

Апостиль на свидетельстве о рождении проставляется уполномоченным компетентным органом. Таким органом является орган исполнительной власти субъекта РФ, а именно, орган ЗАГС соответствующего субъекта РФ.

Например, в Москве апостиль на свидетельство о рождении проставляется Управлением ЗАГС Москвы. При этом запрос о проставлении апостиля необходимо подавать в архивно-информационный отдел указанного Управления. Но это относится только к случаям, когда свидетельство о рождении было выдано органом ЗАГС на территории Москвы и (или) на основании записи, хранящейся в органе ЗАГС Москвы.

Если апостиль необходимо проставить на нотариальной копии свидетельства о рождении, то обращаться с запросом о проставлении апостиля следует в территориальный орган Минюста России, находящийся в соответствующем субъекте РФ.

Запрос и документы, необходимые для проставления апостиля можно представить в компетентный орган при личном обращении либо направить по почте.

Обратиться в архивно-информационный отдел Управления ЗАГС Москвы можно через Единый портал госуслуг.

По общему правилу срок проставления апостиля не превышает пяти рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя о проставлении апостиля. Срок выдачи документа органами Минюста России составляет три рабочих дня. Указанные сроки могут быть продлены до 30 рабочих дней в случае необходимости в истребовании дополнительной информации.

Документы, необходимые для проставления апостиля

Для проставления апостиля на свидетельстве о рождении необходимо представить следующие документы:

• на проставление апостиля на свидетельство о рождении;
• документ, удостоверяющий личность заявителя;
• свидетельство о рождении (оригинал или нотариально заверенная копия);
• квитанция об уплате госпошлины (представляется по инициативе заявителя).

Свидетельство о рождении не должно быть заламинировано или иметь повреждения, которые не позволяют однозначно истолковать его содержание. Оттиск печати должен быть отчетливым, а текст печати должен быть читаемым.

Находясь за границей, некоторые документы, как например свидетельство о рождении, не имеет никакой юридической силы. Но стоит вам поставить специальный штамп — , как он становится полноценным документом для любой страны, входящей в список стран-участниц Гаагской конвенции, Италия не исключение.

В Италии свидетельство о рождении мне понадобилось дважды: первый раз для , и второй раз для получения итальянского гражданства, и в обоих случаях он должен был быть с апостилем.

Должен соответствовать образцу, предложенному конвенцией. Образец представляет собой печать в форме квадрата, которую заполняют от руки и обязательно ставят штамп и подпись. Апостиль, как правило, проставляется на оригинале документа, но иногда и на отдельном листе, который скрепляют с оригиналом документа.

Апостиль на свидетельство о рождении проставляется в стране, где был выдан документ. Оформлением апостиля как правило занимаются лично, но если у вас нет возможности отправиться на родину, вы можете оформить в консульстве вашей страны в Италии доверенность на другого человека.

Стоимость и место оформления апостиля отличается в разных странах. Поэтому ниже я опишу подробный процесс как поставить апостиль на свидетельство о рождении в трёх странах: Беларуси, России и Украине.

Апостиль на свидетельство о рождении в разных странах

Россия Украина Беларусь Казахстан

На оригинал свидетельства о рождении апостиль проставляется в органах ЗАГСа по месту выдачи документа, если же вам надо поставить апостиль на нотариально заверенную копию свидетельства о рождении, то вам необходимо обратиться в Министерство юстиции РФ.

При подаче документа на апостиль вам выдадут реквизиты к оплате 1500 российских рублей, госпошлину необходимо заплатить сразу же. Срок выдачи свидетельства о рождении с проставленным апостилем не должен превышать 3 рабочих дней со дня подачи.

Далее вам необходимо получить сам апостиль. Апостилирование в Украине осуществляется также в ЗАГСе. Стоимость 51 гривна. Для подачи вам понадобится свидетельство о рождении и паспорт. Процедура оформления следующая: вы подаете запрос на апостиль, вам выдают реквизиты к оплате, приносите оплаченную квитанцию и через пару дней забираете свидетельство о рождении с апостилем.

Но данная процедура подходит лишь владельцам свидетельства о рождении выданного в Украине. Если ваше свидетельство образца ССС, то вам понадобиться его заменить, так как по законам апостиль ставится только на документы выданные в Украине. Если совсем нет возможности поменять документ, то апостиль можно поставить на нотариально заверенной копии свидетельства старого образца, но обязательно уточните подойдет ли такой вариант в посольстве.

Поменять свидетельство о рождении можно по месту выдачи предыдущего. Для этого вам понадобится лишь несколько часов и около 100 гривен. В ЗАГСе по месту выдачи документа вам необходимо сделать запрос на смену старого на новое (при себе обязательно иметь паспорт), вам дадут квитанцию к оплате, и как только подойдет ваша очередь, вы должны предоставить паспорт, старое свидетельство о рождении и оплаченную квитанцию и через пол часа новое свидетельство будет у вас на руках.

В Беларуси апостиль на свидетельство о рождении можно делать только в МИДе по следующему адресу: Минск, ул.К.Маркса, 37а, +375 17 222 26 76).

Прием документов осуществляется каждый день (за исключением выходных) с 8.00 до 10.30, получить же ваши документы вы можете с 15.00 до 16.00.

Для оформления апостиля вам понадобится 1 день. Сразу после подачи документа вам необходимо оплатить консульский сбор в размере 0,5 базовой величины (90 000 бел рублей на 2015 год). И уже после обеда вы сможете получить ваше апостилированное свидетельство о рождении.

В Казахстане апостиль на свидетельство о рождении проставляется через центры обслуживания населения (ЦОН) по месту выдачи документа лично или вашим представителем в Казахстане по доверенности.

Для проставления апостиля через ЦОН вам необходимо предоставить следующие документы: 1) документ удостоверяющий личность (для идентификации); 2) заявление установленной формы; 3) документ для апостилирования; 4) квитанция об уплате в бюджет государственной пошлины; 5) нотариально заверенная доверенность, в случае обращения представителя.

Прием и выдача документов осуществляется в порядке очереди, без предварительной записи и ускоренного обслуживания. Сроки апостилирования – 3 дня, стоимость составляет 50% от размера месячного расчетного показателя, установленного на день уплаты государственной пошлины. Выдача документов производится с 16:00 до 18:00 часов.

В случае если вы находитесь за границей, то для апостилирования вы можете обратиться консульское учреждение Республики Казахстан за рубежом. При этом нужно будет уплатть установленный действующим законодательством консульский сбор.

В заключение

Обратите внимание, что во многих случаях проставление апостиля на свидетельство о рождении – это не конечный этап работы. Вам также понадобится заверенный перевод на итальянский язык.

Перевод и его легализацию вы можете сделать как на родине, так и в Италии. Легализацию перевода в Италии вы можете сделать в суде или консульстве по месту проживания.

Юрист: Игорь Романовский

Миграционное право

Написано статей

Свидетельство о рождении ребенка является основным документом новорожденного до достижения им совершеннолетия. На его основании проводится выдача официальных бумаг, таких как общегражданский или заграничный паспорт. При выезде с ребенком за рубеж важно иметь при себе его удостоверение личности. Некоторые страны выдвигают ряд требований к бумагам. Так свидетельство о рождении должно пройти апостилирование. Данная процедура является универсальной и является эффективной альтернативой консульскому заверению. Апостиль на свидетельство о рождении ставится, чтобы придать документу юридическую силу.
Поставить его можно в отделении ЗАГСа или в управлении Министерства юстиции Российской Федерации в Москве или других регионах. Официальная стоимость легализации составляет 1500 рублей. Срок оформления варьируется в пределах 2-4 дня. Сегодня существуют многочисленные коммерческие организации, которые занимаются консультациями и сопровождением документации в государственные инстанции. Опытные юристы смогут максимально оперативно поставить апостиль на документы, однако стоимость услуг специалистов довольно высока.

Апостиль может понадобиться в любой момент, не зависимо от возраста ребенка. Именно поэтому не рекомендуют ламинировать свидетельство о рождении. Такой документ непригоден для легализации, поэтому его придется заменить на дубликат.

Россия, как и еще 14 республик, входили в состав СССР. Советское прошлое оставило свой отпечаток на разных сферах и секторах жизни этих стран. В частности на территории федерации на сегодняшний день действует несколько видов свидетельств о рождении:

• Старого образца, выданное в СССР. Данный документ выдавался для регистрации новорожденных до распада Советского Союза. Он не предназначен для проставления апостиля и имеет вид книжки. К тому же, СССР не существует на карте мира, поэтому нельзя заверять документ несуществующего государства. Такое свидетельство необходимо заменить на удостоверение нового образца.
• Нового типа. Свидетельство о рождении современного формата стали выдавать после приобретения Россией независимости и распада СССР. Такой документ представляет собой лист формата А4. Все пункты в нем предназначены для заполнения их с помощью электронно-вычислительной техники. В то время, как свидетельства времен СССР оформлялись от руки.