За сколько уведомлять об отпуске. Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить
Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.
Уведомление о начале отпуска по графику
- Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
- Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.
В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.
К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.
Срок хранения уведомлений о начале отпуска
Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.
В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.
Дополнительные отпуска медицинским работникам 2018 – изменения
Вы медработник, и вам не хватает рабочего отпуска, хотите продлить вакантные дни? Можно ли сделать…
Отзыв работника из отпуска по производственной необходимости
На предприятиях возможным является случай, когда сотрудник уже официально отдыхает положенные законодательством несколько дней, но…
Сколько дней составляет отпуск сотрудника полиции?
Сотрудники органов полиции относятся к категории государственных служащих. Поэтому им предоставляются более продолжительные периоды отпуска.…
Предоставление отпуска несовершеннолетнему работнику
Каждый человек, который не достиг совершеннолетнего возраста, хоть раз задумывался устроиться на работу. Благо сегодня…
Порядок оформления академического отпуска
Случается, что во время учебы возникают различные обстоятельства, из-за которых студент временно не может продолжать…
Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.
Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:
- - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
- Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.
Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.
Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).
Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.
бухпроффи
Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.
В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.
Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?
Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.
Трудовой договор, контракт → Уведомление работника о начале отпуска
Ьнику отдела сбыта и.и. иванову уважаемый(ая) . (и.о. работника) в соответствии со статьей 123 трудового кодекса рф уведомляем вас о предстоящем отпуске с «» 20 г. по «» 20 г. сроком на календарных дней...
Документы делопроизводства предприятия → Образец уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Ограниченной ответственностью «мир» уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 15.01.2012 № 9/2012 менеджеру по работе с клиентами юсиповой а.г. уважаемая анна...
Учредительные договоры, уставы → Образец. Уведомление о ликвидации предприятия в департамент труда и занятости
труда и занятости уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол no. от "" 20 г. ...
Документы делопроизводства предприятия → Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о высвобождении сотрудников
Бланк предприятия в департамент труда и занятости г. москвы уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол n от "" 20 ...
Документы делопроизводства предприятия → Срочный трудовой договор на период нахождения Основного работника в отпуске по беременности и родам (работа по совместительству)
Срочный трудовой договор (работа по совместительству) г. «» года ооо «» в лице генерального директора, ...
Документы делопроизводства предприятия → Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников
Трудовой договор, контракт → Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами предоставления отпусков работникам предприятий и организаций
образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с вопросами предоставления отпусков +-+ в приказе запись в графе 3 трудовой книжки "сведения...
Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (при продлении выплаты возмещения вреда потерпевшему)
Потерпевшему приказ о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) с гр. 2...
Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (при первичном назначении возмещения вреда после смерти
Возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) гр. ...
Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности
основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности осуществляет контроль за соблюдением в организации (ее подразделениях) действующего законодатель...
Договор поставки товаров, продукции → Договор на поставку непродовольственных товаров между производственным объединением (предприятием) и торговым посредническим предприятием. (разработан на осн. рекомендаций Минторга СССР, письмо от 01.09.89 г. За № 1-87-303)
В лице. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . с одной стороны, и. . . . . . . ...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец от 15 июня 1995 г. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей
Адрес) цена иска и с к о в о е з а я в л е н и е о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей работает. (ф.и.о. ответчика) (указать место работы и должность) с ним заключен договор о полной м...
Договор поставки товаров, продукции → Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям. Разработан на основе рекомендаций Минюста СССР и Госарбитража СССР для использования при заключении договоров непосредственно между изготовителем (поставщиком) и потребите
Для пере- возки продукции оплачиваются заказчиком, исходя из себестоимости, опреде- ляемой калькуляцией поставщика. 5. сотрудничество сторон по обеспечению длительных хозяйственных связей 5.1. поставщик обязуется. . . . . . . . . . . . . . . . . ....
Документы делопроизводства предприятия → Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-60
Личество календарных дней отпуска сумма за отпуск , руб. другие начисления из фонда оплаты труда из фонда оплаты труда 7 8 9 10 11 ...
Статистическая отчётность → Отчет о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда. Форма № 1-т (условия труда) (постановление Госкомстата РФ от 12.07.94 № 104)
О окпо окдп копф +- коды проставляет организация - составитель отчета +-+ кому представляется форма n 1-т (условия труда ) наименование, утверждена адрес получателя постановлением госкомстата россии от 12.07.94 n 104 министерство (ведомст...
Как производится извещение о начале отпуска
Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:
- Известить сотрудника необходимо заранее.
- Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.
Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.
Например, можно завести специальный журнал. Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.
Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.
Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.
Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.
Уведомление о начале отпуска — за сколько дней
Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ.
Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства.
Что если работодатель решит уведомить сотрудника раньше, чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков.
Журнал регистрации уведомлений об отпуске
Для удобство работодателя он может составить журнал регистрации уведомлений об отпуске. Его форму можно скачать в разделе Бланки в начале статьи.
Не знаете свои права?
Данный журнал фактически является списком уведомленных об отпуске сотрудников. В нем фиксируется порядковый номер уведомления, Ф.И.О. сотрудника, его должность, дата начала отпуска.
Каждый работник ставит свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Таким образом, на практике, журнал регистрации уведомлений удобен, если в организации работает много сотрудников. Не требуется вручать личное уведомление каждому из них, а данные обо всех отпусках отражаются в одном журнале.
Удобен такой журнал и в случае проверок фирмы Государственной инспекцией труда. Чтобы доказать, что все работники уведомлены об отпусках, достаточно показать сотруднику ГИТ журнал регистрации уведомлений.
Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления
Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:
- наименование организации;
- название и номер документа;
- дата издания уведомления;
- фамилия и инициалы работника;
- наименование должности сотрудника;
- даты начала и окончания отдыха работника;
- количество календарных дней отпуска.
На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.
Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти в разделе Бланки в начале статьи.
Уведомление об отпуске если отпуск не по графику
Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.
При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.
Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.
Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.
Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:
- - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
- Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.
Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.
Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.
Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.
Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.
Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.
На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.
Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.
Как ознакомить сотрудника с документом
Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.
Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:
- Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
- Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
- Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
- Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.
Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.
Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.
Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.
Образец уведомление об отпуске
Файлы для скачивания:
Образец составления уведомления об отпуске
В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.
Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.
Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.
В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.
На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.
Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:
- Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
- Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
- Общая длительность отпуска в днях;
- Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
- Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.
Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.
В каком случае нужно писать заявление на отпуск
Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.
Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:
- Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
- В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
- В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.
В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.
Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.
Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.
