Форма путевого листа строительной техники. Правила оформления путевого листа для автокрана
Организации, использующие в своей работе автокраны, автогрейдеры и другую строительную технику, находящуюся на колесах, для учета ее работы и определения зарплаты машиниста заполняют специализированный путевой лист форма ЭСМ-2. Фирме дано право разрабатывать на его основе самостоятельно собственный бланк, который должен содержать ряд обязательных реквизитов.
Данная форма путевого листа заполняется при выполнении работ для каждой фирмы, на подряде у которой работает автомобиль. Ее выписывает диспетчер или бухгалтер предприятия-исполнителя, но оборотную сторону заполняют представители стороны заказчика и владельца техники. Данный документ может оформляться на смену, день или декаду. Это зависит от периода, в течение которого осуществляется выполнение всего заказа.
Путевой лист строительной машины нужно также отражать в книги регистрации.
В форме ЭСМ-2 свои записи должны сделать механик, заправщик, а также водитель машины. В путевке должен присутствовать штамп инспектора ПМО о прохождении мед осмотра машинистом перед началом работы.
При возвращении водитель передает документ диспетчеру, который осуществляет необходимые расчеты и отдает его в бухгалтерию для выставления счетов на оплату.
Путевой лист строительной машины образец заполнения
Лицевая сторона
В документе проставляется его номер и дата оформления. Ниже указываются наименование компании, адрес, номер телефона, а также исполнителя и заказчика.В следующей строке заполняется название и марка строительной техники, а также ее государственный номер. Также записываются Ф.И.О. водителя-машиниста.
В таблице справа указываются коды операций, период выполнения заказа, марка, инвентарный номер техники, табельный номер водителя.
Ниже в табличной части документа заполняется название и адрес объекта, на котором будут осуществляться работы по заказу, дата и время их начала и окончания, показания спидометра, остаток горючего в баках при выезде и заезде, а также заправка по видам топлива. Каждая запись подтверждается соответствующей подписью работников.
При работе, связанной с перемещением груза, в путевке обозначаются ответственные лица от имени исполнителя и заказчика. Это требования техники безопасности.
Внизу таблицы диспетчер производит расчет расхода топлива по норме и по факту.
Оборотная сторона
В этой же таблице расчетчик отражает показатели необходимые для определения зарплаты водителю: отработанное, ночное время, сверхурочное, пройденные километры и т. д.
Сотрудники фирмы-заказчика указывают есть или нет претензии к работе машиниста, после чего путевой лист подписывается соответствующим ответственным лицом.
Водитель также ставит подпись и указывает свои Ф.И.О.
Путевку должны подписать также с указанием своих должностей и личных данных расчетчик и руководитель структурного подразделения.
- Общая информация
- Порядок применения ЭСМ-2
- Образец заполнения ЭСМ-2
- Ссылка на скачивание чистого бланка ЭСМ-2
- Ссылки на публикации по вопросам применения формы ЭСМ-2
Порядок применения формы ЭСМ-2
1. Каким субъектом применяется
Применяется в организациях, специализирующихся на оказании услуг по предоставлению строительных машин на автомобильном ходу.
Дополнительным условием использования данного документа является применение почасовой формы оплаты труда обслуживающего персонала.
2. Сколько экземпляров составляется
Составляется в одном экземпляре.
3. Кем из работников составляется
На начальном этапе
- Уполномоченное лицо (или диспетчер) выписывает путевой лист на смену, на день или декаду.
На этапе выполнения работ
От организации - исполнителя работ:
- Машинист строительной машины ежедневно заполняет путевой лист.
Свою подпись ставят также механик и заправщик (если он участвует в процессе работы).
От организации-заказчика:
Результаты работы и простоев строительной машины, а также претензии к работе машинистов (если они есть) ежедневно подтверждает заказчик подписью и штампом.
На конечном этапе
Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию организации - исполнителя работ.
4. Что подтверждает
Основное назначение
Путевой лист является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему строительную машину персоналу, в том числе машинисту.
Дополнительное назначение
Дополнительное назначение данного документа предусмотрено в Методических рекомендациях по корреспонденции счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности сельскохозяйственных организаций (утв. Приказом Минсельхоза России от 29.01.2002 N 68).
Указанные Методические рекомендации предназначены для использования в работе бухгалтерских служб сельскохозяйственных организаций независимо от форм собственности и ведомственной подчиненности, а также сельскохозяйственных подразделений, входящих в состав промышленных и иных организаций.
Раздел III. Затраты на производство
Таким образом, в соответствии с данными рекомендациями для сельскохозяйственных организаций путевой лист по форме ЭСМ-2 является основанием для списания в бухгалтерском учете стоимости ГСМ на затраты. Поскольку, как правило, документы бухгалтерского учета являются одновременно и документами налогового учета, то путевой лист по форме ЭСМ-2 имеет значение для подтверждения этих расходов и для целей налогообложения.
5. Порядок применения
Путевой лист выписывается на смену, на день или декаду в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом организации - исполнителя работ.
На протяжении всего срока работы ежесуточно машинистом строительной техники, диспетчерами, механиком, представителем заказчика заполняются соответствующие строки о выходе машины на работу и возвращении с работы, о результатах работы, количестве часов использования (в том числе простоя) строительной техники.
Путевой лист предназначен для внесения данных о работе одного машиниста. Поэтому в случае, когда на протяжении дня или декады на одной и той же строительной машине работают два и более машиниста, на каждого из них выписывается свой путевой лист.
Результаты работы и простоев строительной машины, а также претензии к работе машинистов подтверждает заказчик подписью и штампом, которые ставятся в графе 12.
Претензии к работе машинистов также подтверждает заказчик подписью и штампом в соответствующей строке путевого листа.
В конце смены (дня, декады) путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию организации - исполнителя работ.
6. Место хранения
Путевой лист строительной машины хранится в бухгалтерии организации - исполнителя работ.
7. Коды, используемые при заполнении раздела "Простои"
По вине владельца машины:
- неисправность машины - 01
- техническое обслуживание - 02
- внеплановый ремонт - 03
- отсутствие горюче-смазочных материалов - 04
- перебазирование и переоборудование машины - 05
- отсутствие машиниста - 06
По вине заказчика:
- отсутствие материалов и конструкций - 07
- отсутствие фронта работ - 08
- необеспеченность подъездных путей - 09
- отсутствие силовой энергии и освещения - 10
- недостатки транспортных средств - 11
- прочие простои - 12
8. Какие дополнительные документы составляются
На основании путевого листа заполняются:
- карта учета работы строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-5);
- справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма N ЭСМ-7).
9. В каком случае путевой лист не используется
а) Путевой лист не используется при применении сдельной формы оплаты труда (при учете выполнения задания на сдельные работы, измеряемые в натуральном выражении).
В этом случае должен применяться рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-4).
б) Путевой лист не используется строительной организацией, которая имеет в наличии (на балансе) строительные машины и самостоятельно использует их при выполнении соответствующих работ.
В этом случае у строительной организации должен применяться журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма N ЭСМ-6).
11. Арбитражная практика
Арбитражная практика по налоговым спорам
Организация, осуществляющая деятельность по приему и размещению твердых отходов, вправе учесть в составе расходов затраты на оплату природоохранных работ вне зависимости от наличия типовых форм ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3 и ЭСМ-7, так как она не является специализированной строительной организацией (Постановление ФАС СЗО от 04.06.2007 N А56-11660/2006).
Комментарии по данному делу изложены в "Арбитражной практике" к рапорту о работе башенного крана по форме N ЭСМ-1.
12. Комментарии официальных органов
Письмо УФНС по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@
Вопрос : Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), произведенные за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, в том числе в выходные дни?
Ответ : В зависимости от назначения используемого транспорта расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение ГСМ должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которым расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которые в соответствии с законодательством РФ имеют право утверждать порядок составления и формы первичных документов для оформления хозяйственных операций.
На основании п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Так, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для оправдательных документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, установлены определенные обязательные реквизиты. Такими реквизитами являются:
- наименование документа,
- дата составления документа,
- наименование организации, от имени которой составлен документ,
- содержание хозяйственной операции,
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении,
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
- личные подписи указанных лиц.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей.
В разд. 1 документа "По учету работы строительных машин и механизмов. Путевой лист строительной машины (форма N ЭСМ-2)" определено, что форма N ЭСМ-2 применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу.
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик или машинист.
Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. Рекомендуется применять коды простоев, приведенные в форме N ЭСМ-1.
Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, а также должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ рабочее время - это время, в течение которого работник согласно правилам внутреннего трудового распорядка организации и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые на основании закона и иных нормативных правовых актов относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа). Так сказано в ст. 97 ТК РФ.
Согласно ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа - работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
При этом работодатель обязан обеспечить точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником.
Режим работы организации определяется правилами внутреннего распорядка.
В ст. 189 ТК РФ определено, что правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
При этом в ст. 190 ТК РФ установлено, что работодатель утверждает правила внутреннего трудового распорядка организации с учетом мнения представительного органа работников организации.
Таким образом, для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня в целях налогообложения прибыли необходимо наличие как документов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели, так и оформленных в соответствии с установленными требованиями путевых листов, а также утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.
13. Практика применения
Помимо предусмотренных в нормативном порядке целей (для начисления заработной платы и для учета ГСМ у сельскохозяйственных организаций) путевой лист на практике также используется для дополнительного подтверждения экономического обоснования и документирования на любых предприятиях: 1) затрат в виде амортизации спецтехники; 2) расходов по эксплуатации (обслуживанию) данной техники.
Так, в этом документе также отражаются те данные, которые необходимы для начисления амортизации и учета затрат по эксплуатации:
- адрес объекта, где используется машина,
- период работы крана,
- простои крана, в том числе причины простоев.
Вместе с тем необходимо отметить, что путевой лист в этих случаях может применяться лишь как дополнительный документ, поскольку факт выполнения работ подтверждается, прежде всего, актом сдачи-приемки выполненных работ.
Образец заполнения ЭСМ-2
Любой выезд автотранспортной техники, оформленной на организацию, должен быть зафиксирован в путевом листе. Данный первичный документ необходим для того, чтобы фирма могла вести учет топлива и контролировать пробег своих машин. Кроме того, выезд автомобилей на дороги общего пользования без этой бумаги просто запрещен. Сотрудник ГИБДД может остановить такую машину и потребовать у водителя путевой лист, и если такового не окажется, то он . Важно знать, что путевые листы следует выписывать не только на легковые автомобили, но и на строительную и дорожную технику. Здесь мы разберем, как оформить путевой лист строительной машины.
Основные положения
Оформление путевых листов должно быть произведено в соответствии с Приказом под номером , который издал Минтранс России. Для экскаватора-погрузчика, простого экскаватора, бульдозера и другой техники создается специальная форма № ЭСМ-2. Она называется путевым листом строительной машины и предназначается именно для этого вида транспорта. Скачать бесплатно бланк, чтобы ознакомиться с ним и использовать его, можно по этой ссылке . А вы найдете образец заполнения этого документа.
Если сотрудника направляют в командировку на транспорте фирмы, то путевой лист выписывают ему на то время, которое он будет в этой поездке, но не более месяца.
Водителю выдавать путевой лист должен диспетчер предприятия или другое специально назначенное для этого ответственное лицо. В других случаях эта обязанность обычно возлагается на главного механика или начальника участка. Дается бумага на срок от одного дня , в зависимости от сложившихся обстоятельств. Например, если сотрудника направляют на транспорте фирмы, то путевой лист выписывают ему на то время, которое он будет в этой поездке, но не более месяца.
Как заполнять
Данную форму следует заполнять с двух сторон. На лицевой стороне указывается:
- Название компании.
- Контакты заказчика.
- Номер и характеристики техники.
- исполнителя и заказчика.
- Фамилия, имя и отчество шофера.
- Табельный номер водителя.
- Марка транспорта.
С правой стороны листа имеется таблица, в которой следует отразить сроки выполнения рабочего задания, номер операции и инвентарный номер машины. Внизу есть еще одна таблица, куда ответственное лицо вписывает точный адрес своей компании, показания спидометра, данные по расходу горючего и даты.
В конце диспетчер проводит расчет израсходованных ГСМ и ставит соответствующую цифру.
На другой стороне листа пишутся даты начала и окончания работы, место выполнения технической операции и этапы. Заказчик на этом листе пишет о простоях и выполнении работы. Если претензий к проделанной работе у представителей компании заказчика нет, то они ставят свою подпись. Кроме того, расписаться в путевом листе должен сам водитель и человек, который ответствен за выдачу данного документа.
Чтобы контролировать расходы на горюче-смазочные материалы и следить за работой водителя, который трудится на технике, не имеющей колесной базы, есть форма № ЭСМ-3. Важно, чтобы бухгалтерия сохраняла все путевые листы и фиксировала их в . Это необходимо для отчета перед налоговыми органами.
Основанием для выезда транспортного спецсредства к месту выполнения работ и начисления зарплаты водителям, является путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2), содержание которого отражает основную информацию о ТС, его собственнике и лице, им управляющим.
Формы путевки для спецтранспорта
Стандартизированный бланк путевого листа строительной машины ЭСМ-2 утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 и включен в «Альбом унифицированных форм». Однако Минфин РФ, своим Письмом № 03-03-06/161 от 25.08.2009, подтвердил, что самостоятельно разработанная субъектом предпринимательства форма путевого листа также принимается в качестве документа, подтверждающего расходы на закупку ГСМ (при наличии определенных условий), чем фактически узаконил применение путевого листа строительной машины ЭСМ-2 в самостоятельно разработанной форме.
Таким образом, предприятия имеют право использовать в своей работе стандартизированный бланк путевого листа строительной машины ЭСМ-2 (скачать его можно ниже), либо применять созданный на его основе бланк собственного образца. Но при использовании собственной формы следует помнить, что такой бланк:
должен быть предусмотрен учетной политикой предприятия.
Порядок заполнения путевых листов и их обязательные реквизиты утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (ред. от 07.11.2017).
Строительные машины, на работу которых выписывается форма ЭСМ-2
Обычно ЭСМ-2 (путевой лист строительной машины) выписывается диспетчерской службой компании при выпуске на линию специализированных транспортных средств, направляемых на объекты для выполнения работ, соответствующих их назначению и специализации. К числу таких машин относятся:
тракторы с прицепными платформами и без таковых;
бульдозеры;
прицепные или самоходные автогрейдеры;
экскаваторы;
трубоукладчики и т.п.
Форма ЭСМ-2: на что следует обратить внимание при заполнении путевки
Путевой лист ЭСМ-2 может быть выдан водителю (машинисту) транспортного средства на один рабочий день или смену, рабочую неделю, календарную декаду.
В стандартизированной форме образец путевого листа строительной машины ЭСМ-2 содержит следующие данные:
на лицевой стороне:
установочные – порядковый номер путевого листа (проставляется вручную, и соответствует порядковому номеру записи о выдаче в «Журнале регистрации путевых листов»), дата выдачи документа, наименование компании, выполняющей заказ,
вид, марка и регистрационные данные транспортного средства,
информация о лице, управляющим транспортным средством – фамилия и инициалы,
технические данные – показания спидометра, отметка о количестве топлива, сведения об исправности машины (сведения о ГСМ расписываются максимально полно – указывается остаток в баке на начало работ (при выезде), количество заправленного в бак топлива, его остаток на момент возвращения ТС),
данные о рабочем задании – сведения о грузе (наименование, количество, класс, и проч.) и пункте его получения, либо объекте, где будут проводиться работы, километраже между пунктом выезда и объектом, количество совершенных поездок;
на оборотной стороне:
информация для расчетов – время начала и окончания работ, количество часов, затраченных на выполнение работ /перевозку груза,
сведения о простоях,
сумма оплаты за выполнение работ, фактический пробег спецсредства в рамках заказа.
Оборотная сторона путевого листа заполняется как исполнителем – в левой части бланка (собственником ТС), так и заказчиком работ – в правой его части.
Информация о простое спецмеханизмов по вине заказчика должна быть им подтверждена личной подписью и штампом.
К обязательной информации, которую должен содержать правильно заполненный путевой лист строительной машины ЭСМ-2, также относятся сведения о проверке транспортного средства механиком перед выездом на линию. О проведении предрейсового техосмотра механик делает отметку в соответствующих графах, заверяя запись собственноручной подписью.
В итоге правильно оформленный путевой лист должен быть заверен подписями:
диспетчера;
водителя (машиниста);
механика по выпуску;
заказчика (прораба);
бухгалтера или нормировщика;
руководителя предприятия.
Последующая обработка информации из путевого листа
После сдачи водителем путевого листа по факту окончания работы или выполнения наряд-заказа, информация, внесенная в документ, обрабатывается соответствующими службами:
диспетчерская служба проводит предварительный расчет по использованию ГСМ, фиксирует последние показатели пробега строительной машины, закрывает путевой лист;
техническая служба вносит в «Журнал учета транспортных средств» информацию о факте и времени прибытия строительной машины в парк предприятия, делает отметку об исправности или неисправности машины;
бухгалтерия на основе данных путевого листа рассчитывает стоимость работ, на которых был задействован спецтранспорт и водитель,
проводит списание ГСМ.
Обработанные путевки хранятся в архиве бухгалтерии. Срок их хранения составляет пять лет с момента окончания отчетного периода. Т.е. путевой лист строительной машины ЭСМ-2 2018 года (за любой месяц) можно уничтожить не ранее 01.01.2024 г.
