Директор оплатил товар своими деньгами, что делать. Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы Заявление на возмещение затрат сотруднику

Нередко, работа многих граждан тесно связано с поездками. Одни сотрудники вынуждены посещать другие города или страны для встречи с партнерами, в обязанности других работников входит посещение различного рода структур, к примеру, налоговой инспекции.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нередко, специфический рабочий режим вынуждает сотрудников возвращаться домой в позднее время.

Для большинства организаций, собственное транспортное средство, посредством которого персонал может выполнять свои обязанности роскошь. В таких случаях, работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проезда.

Какие затраты подлежат возврату

Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.

Подобные обязательства руководителей регламентированы не только внутренним уставом компании, но и установленным на территории РФ Трудовым Кодексом, регулирующим права и обязанности, как работников, так и руководителей.

Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях

В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.

Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.

Для справки. Договоренность между работодателем и сотрудником должна быть закреплена соответствующим договором (). Документ должен содержать в себе данные о сумме компенсации и особенностях выплаты, так как Законодательная база не регулирует финансовый вопрос.

Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:

• использование машины;
• износ средства передвижения.

Аренда авто у сотрудника

Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.

В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:

• аренда имущества;
• растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
• ремонт средства передвижения;
• содержание машины.

Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.

Видео: Компенсации ГСМ

Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте

На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.

В таких случаях, работодатель должен возмещать стоимость проезда, осуществленного в служебных целях.

Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:

• цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
• растраты на оформление проездных услуг;
• растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.

Стоит обратить внимание на тот факт, что сумма компенсации, а также перечень сотрудников, претендующих на выплаты, должен быть закреплен трудовым договором или нормативными актами.

Использование такси в рабочих целях

Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.

В том случае, если такой вид расходов целесообразен, работодатель должен их возместить работнику. Стоит отметить, что подобные растраты должны быть предусмотрены трудовым договором или нормативными актами.

Дополнительные траты

Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.

Работодатель должен компенсировать следующие растраты :

• расходы на оформление заграничного паспорта;
• растраты на получение медицинского страхования;
• уплата консульских и аэродромных комиссий;
• оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
• суточные денежные средства;
• оплата проживания в жилом помещении.

Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.

Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника. Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.

Оформление возмещения транспортных расходов сотруднику

Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства.

Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты:

• ФИО сотрудника;
• дата поездки
• адрес пункта назначения;
• сумма затраченных денежных средств;
• приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).

Подтверждение

Для получения компенсации проезда в рабочих целях, работнику нужно предоставить руководителю не только соответствующее заявление, но и подтверждение расходов.

К документации, фиксирующей расходы сотрудников можно отнести следующее:

• билеты, подтверждающие проезд до места командировки и обратно (железнодорожные, транспортные и прочие билеты);
• посадочные талоны при авиаперелетах;
• справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие прямого поезда (при проезде окружным путем);
• справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие ежедневного рейса (необходима при переносе сроков командировки).

Оплата проезда в режиме онлайн

Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.

На самом деле процедура предельно проста. Сегодня каждое банковское учреждение располагает интернет — банкингом. Каждый клиент банка является обладателем личного кабинета, для оперативного осуществления финансовых операций.

Для подтверждения факта покупки билетов через Интернет, сотруднику достаточно распечатать квитанцию из личного кабинета или обратиться с этой просьбой к работникам банковской структуры.

Расходы на личном авто сотрудника

Что касается аренды авто у сотрудника или использования им в трудовых целях личного транспорта, прямого подтверждения расходов не требуется. Это связано с тем, что руководство и работник заранее в договоре фиксируют сумму оплаты такого вида проезда.

Работнику достаточно косвенно подтвердить проезд в место командировки, предоставив руководителю приказ об отправлении его в другой город или в иной пункт назначения в рабочих целях.

Компенсации при отсутствии подтверждающей документации

В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:

• отказаться возмещать проездные расходы;
• возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.

Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.

Документ должен содержать следующие данные:

• ФИО сотрудника;
• дата и время отъезда в рабочих целях;
• используемый вид транспортного средства;
• цену приобретенных билетов;
• причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.

В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.

Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.

В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.

Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:

• железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
• водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
• автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.

С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Руководители часто не разделяют собственный «карман» и деньги фирмы. А просто оплачивают собственными средствами товар или услугу для компании. Еще хорошо, если директор догадался взять все необходимые документы и принести бухгалтеру. А если нет? У многих бухгалтеров возникали подобные ситуации. Давайте разберемся, что делать, если директор что-то оплатил своими деньгами.

Из этой статьи вы узнаете:

• Как возместить работнику расходы на покупку товаров для компании
• Как в бухгалтерском учете отразить возврат денег директору
• Как быть, если директор оформил документы на себя

Как возместить расходы руководителю

Способ № 1. Директор - это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату - кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма "Гермес"» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.

03.07.2015 _____________ А.С. Кондратьев

После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.

Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.

Пример. Как оформить в бухгалтерском учете возмещение расходов работнику

Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100 руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по заявлению и сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73

1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) - приняты к учету материалы, оплаченные директором;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73

320 руб. - учтен НДС по приобретенным материалам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

320 руб. - списан НДС за счет собственных средств фирмы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

2100 руб. - возмещены расходы на директору.

Способ № 2. Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет, заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.

Фрагмент договора займа с учредителем

Как быть, если документы оформлены на директора, а не на фирму

В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт для подтверждения расходов фирмы.

Но! С договором купли-продажи есть одно важное обстоятельство. Так как директор продал товар как физическое лицо, ему придется подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ (подп.2 п. 1 ст. 228 НК РФ) не позднее 30 апреля следующего года. При этом если в договоре вы укажете ту же сумму, что и в документах на покупку товара, то уплачивать НДФЛ директору не придется (подп.1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но не забудьте, что для этого должны быть документы, подтверждающие покупку.

Как подать декларацию 3-НДФЛ в 2015 году читайте здесь.

После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:

ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у директора товары;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены товары по договору купли-продажи.

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Предлагаем образец заявления, подготовленный нашими специалистами. Пример поможет возместить сверхнормативные расходы в 2019 году.

Командировочные расходы нужно возместить

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.
Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.

Наша компания ООО занимается оптовой торговлей, находится на УСН доходы минут расходы. Наш генеральный директор в течении года покупал за наличные товар для покупателей и хоз.товары, как нам возместить ему расходы? Чековой книжки и корпоративной карты у нас нет.

Ответ

Есть два наиболее распространенных варианта, как оформить ситуацию, когда работник (директор) купил ценности за свои деньги, а потом компания возмещает ему расходы. Кратко информацию о них мы привели в таблице ниже. Подробнее -- далее.

Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

1 вариант. Возместить директору расходы на основании приказа руководителя . В данном случае директор должен написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. А первичка лучше чтоб была оформлена на компанию (почему -- см. таблицу).

Выплатите компенсацию на основании приказа руководителя, оформите его в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

Возмещены расходы работнику.

В налоговом учете при УСН вы сможете отнести компенсацию на материальные расходы после выплаты ( и НК РФ).

2 вариант. Купить ценности у директора по договору купли-продажи . Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Тогда вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус - у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по ( и НК РФ).

В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт.