Образец заполнения внутренней описи личного дела работника. Порядок составления описи личного дела работника

Общая информация об описи документов

Если работодатель решил вести личные дела на сотрудников, сразу отметим, что никаких законодательных актов, регулирующих составление и ведение этого документа, на сегодняшний день не существует. В связи с этим при создании описи кадровый работник может опираться на локальный акт о ведении личных дел сотрудников (при его наличии), на сложившуюся практику и собственный опыт либо воспользоваться информацией, представленной в нашей статье.

Личное дело формируется из многих документов в течение всей трудовой деятельности сотрудника на конкретном предприятии. Для удобства хранения информации необходима опись. Функции этого перечня состоят также в следующем:

• фиксация поступления документов;
• быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
• фиксация изъятия и возврата документов.

Составляем опись

Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне.

Опись может состоять из одного или нескольких листов. Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела.

Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела. Второй способ хранения регистра — в самой папке, особенно если она многостраничная. В последнем случае рассматриваемый акт всегда подшивается поверх всех документов.

Заканчиваются формирование личного дела и составление описи с увольнением работника. Личное дело работнику не выдается. Последние строки описи перечеркиваются знаком «Z» во избежание внесения туда каких-либо дополнительных сведений.

Образец описи документов в личном деле работника

Опись личного дела № 37 работника

производственного кооператива «Машстрой»

Анистратова Евгения Керимовича

Специалист по кадрам Егорова А. В. Егорова

30.11.2013

Итак, наличие описи в личном деле сотрудника во многом облегчает работу кадровика с документами. Составление ее не регламентировано законодательством. Содержание этого перечня обусловлено лишь его функциональностью и определяется каждым кадровым работником самостоятельно.

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

• анкета при поступлении на работу;
• конкурсная документация;
• копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

• порядковый и регистрационный номер дела;
• индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дата документа;
• наименование (заголовок);
• номера листов дела;
• примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:

• общее количество листов в деле;
• лицо, ответственное за ведение дела;
• дату обновления описи.

Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
• По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
• После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
• Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
• Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях. Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все государственные и муниципальные предприятия. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.

Личное дело сотрудника, требования к его оформлению

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

• представляемые и формируемые при поступлении на работу:
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
  • анкеты и резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
  • медицинские справки;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
• возникающие во время трудовой деятельности:
  • должностная инструкции;
  • копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • справки о медосмотрах;
  • копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
  • копия трудовой книжки;
  • аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
• связанные с прекращением трудового договора:
  • заявление об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Оформление и хранение

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

• название организации;
• Ф.И.О. работника;
• структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
• номер ЛД;
• дата начала и окончания его ведения;
• количество листов (не больше 250);
• срок хранения.

На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2019

Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке.

Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях. Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении.

Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3.7.25 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, ЛД работников передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства по ним.