Что входит в состав подписи. Оформление подписи в документах

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п. Пример 4 Сокращенное наименование должности с добавлением звания СвернутьПоказать Пример 5 Сокращенное наименование должности с добавлением звания СвернутьПоказать Пример 6 Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени СвернутьПоказать Полное или сокращенное наименование должности Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке. По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Оформление подписи в документах

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Виза согласования может проставляться несколькими способами: 1) Визы могут проставляться на экземплярах документов ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. 2) Проекты документов могут визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 3) На отдельном листке согласования, который прикладывается в к проекту документа. При этом следует иметь в виду, что проставление визы согласования не означает, что договор заключен.

Как правильно подписывать документы

После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются. Печать на подписи Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность.
Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи.

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Инфо

Термины и определения» <2 определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ. <2 Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте). В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят: — наименование должности лица, подписавшего документ; — личная подпись; — расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен. Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.

А что такое расшифровка подписи. как подпись может расшифровываться?

А как заполнять реквизит «Подпись», если индивидуальный предприниматель самостоятельно вносит записи в трудовые книжки своих работников (ведь «индивидуальный предприниматель» — это не название должности)? Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до «ИП»? Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по их заполнению <4 не содержат пояснений по данному поводу, но, поскольку нормативные акты все же требуют, чтобы записи в трудовую книжку вносились без сокращений, рекомендуем не сокращать наименование работодателя. <4 Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Nзаписи Дата Сведения о приеме наработу, переводе на другуюпостоянную работу,квалификации, увольнении(с указанием причин иссылкой на статью, пунктзакона) Наименование, датаи номер документа,на основаниикоторого внесеназапись число месяц год 1 2 3 4 … … … … … …

Оформление реквизита «подпись»

Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников. Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий: — сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания; — подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Можно ли напечатать расшифровку подписи?

Внимание

Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам.

В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею. Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто.

Нужна ли расшифровка подписи

Проверка проекта документа Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции). Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

• просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
• анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа.

Нужна ли расшифровка подписи в заявлении

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.
Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны. Когда подписывает заместитель Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

Нужна ли расшифровка подписи в договоре

Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее. Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.

Например:

или на бланке:

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Подпись" в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 58.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.
3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
4 Там же. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. [email protected] .

В определенных случаях документы подписываются несколькими должностными лицами (протоколы, акты, коллективные письма и др.). От чего зависит порядок расположения нескольких подписей в документе?

Делопроизводитель, г. Барнаул

Ответ

Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Порядок расположения нескольких подписей в документе зависит от его вида и должностного положения лиц, подписывающих документ в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Также прочитайте о рекомендательном письме более подробно.

Так, в гарантийном письме подписи руководителя организации и подчиненного ему главного бухгалтера располагаются последовательно (одна под другой), например:

Генеральный директор С.П. Самойлов

Главный бухгалтер Ю.А. Машкова

При подписании совместного документа руководителями равных по уровню в иерархии управления должностей их подписи располагают параллельно, на одном уровне. При этом в наименования должностей должны входить наименования организаций, т. к. совместные документы оформляют не на бланках, например:

Директор ВИЭМ В.И. Савченко

Директор ЗАО «Техком» А.Н. Седых

В документах, создаваемых в процессе работы коллегиальных органов (собраний, заседаний, комиссий), подписи показывают не должностное положение лиц, участвующих в подписании, а возложенные на них обязанности в составе данного органа, например:

В протоколах:

Председательствующий О.Н. Даценко

Секретарь У.Ф. Бугаева

В актах:

Председатель комиссии Е.М. Березкин

Члены комиссии И.А. Мухина

В.П. Оловягин

С реквизита «Подпись» начинается оформляющая часть документа, поэтому подпись располагается после текста документа, на последней его странице.

Как правильно говорить и писать: подпись или роспись? «Роспись», вроде бы, режет слух, хотя в многоуважаемом Трудовом кодексе предлагается знакомить работников с различными документами именно «под роспись». А на словах «под подпись», как метко сказал кто-то, «спотыкается язык». В статье разберемся, как все-таки правильно с точки зрения русского языка.

С точки зрения нормы литературного русского языка правильно говорить «подпись» и «под подпись».
Во-первых, в делопроизводстве есть реквизит «подпись». Правильно говорить «распишитесь» (предлагая поставить подпись в подтверждение получении зарплаты или иных материальных ценностей), «поставить подпись», «подпишите документы» . Таким образом, в приказах и распоряжениях рекомендуем использовать формулировку:«ознакомить работников структурного подразделения под подпись »

Во-вторых, большой толковый словарь русского языка (например, С.А. Кузнецова, в авторской редакции 2014 года) сообщает нам, что «Подпись – это фамилия, собственноручно поставленная под чем-либо (под текстом, под картиной, под таблицей, под рисунком и так далее).

В-третьих, существительное «подпись», по мнению большинства филологов, образовалось от глагола «подписать». Подпись можно поставить в квитанциях, в договорах, в финансовых отчетах и отчетах о командировках. Подпись – личный автограф, индивидуально стилизованное написание фамилии человека. И, кроме того, подпись служит доказательством подлинности документа и одним из немногочисленных реквизитов, придающим ему юридическую силу.

Подпись или роспись

«Роспись» похоже на слово «подпись». Однако употреблять его в повседневной работе секретарю не стоит. Это слово из мастерских художников, а не из офисов. Расписать можно стену или потолок. Можно сделать роспись лица матрешке на деревянной болванке или расписать красиво собранную краснодеревщиком шкатулку. Именно этот образ надо вспоминать, выбирая, подпись или роспись будет ставить наш коллега в документе.

В чем причина путаницы? Есть промежуточные слова, такие как: опись, расписка. Напомним, что описью мы описываем список материальных вещей. А вот распиской мы подтверждаем факт ознакомления с документом (например, с приказом или распоряжением) или получения вещи в руки (например, печати организации или служебного ноутбука). Если секретарь или делопроизводитель побуждая совершить действие, предлагает нам расписаться , то ставим в документах мы всё равно свою подпись .

Расписка и подпись

Рассмотрим другую распространенную ситуацию в повседневной жизни секретаря: ведение различных журналов регистрации. Графа в вашем журнале может называться на выбор либо «Подпись получателя» (чего-либо), либо «Расписка в получении». Предпочтительно употреблять именно первый вариант, так как сама семантика слова подразумевает постановку в журнале работником предприятия лично своего автографа (собственноручное написание своей фамилии) и только его.

А вот за словом «расписка» стоит другой смысл, который подразумевает не только постановку подписи, но и наличие некого поясняющего текста, что этот человек ознакомился с документом или что-то от вас получил.

Приведем примеры:

• «Печать получена 20.08.2017 Якимова» – это расписка.
• «С приказом ознакомлена. Якимова» — это расписка.
• …просто автограф «Якимова» в графе журнала – это подпись.

Резюме: расписка – документ с подписью, подтверждающего получение. Слово «роспись» вместо «подпись» употреблять в устной речи не рекомендуется, если Вы, конечно, хотите с сегодняшнего дня говорить не только красиво, но и профессионально и безупречно.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".*

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации":

• 2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
• 3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации".