Как выписать счет на оплату услуг. Как выставить счет на оплату: образец

– это документ, на основании которого клиент компании оплачивает ее услуги или приобретенные товары. Он содержит реквизиты подрядчика или продавца, по которым плательщик производит перевод, а также перечень оказанных услуг или поставляемых товаров.

Также может служить офертой, если отсутствует договор между поставщиком и покупателем. В этом случае оплата по нему означает согласие с офертой со стороны покупателя.

Перечень форм для выставления счета на оплату

В российской бизнес-практике используется две разновидности документов: стандартный счет на оплату и счет-фактура.

Многие путают эти документы. На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.

Важно: Счет на оплату – это необязательный документ, оплату в пользу продавца можно производить и без него. Он также не относится к первичным документам, которые служат подтверждением произведенных расходов (в отличие от накладных и актов выполненных работ), но широко применяется организациями

Для международных поставок также используется инвойс. Различают таможенный и коммерческий инвойс, каждый из которых обладает своим набором реквизитов. Он может одновременно являться сертификатом соответствия.

Как выписать счет на оплату?

ng>Унифицированная форма на оплату не разработана, поэтому компания вправе разработать собственный шаблон. Законодательно не предусмотрен перечень обязательных полей, но обычно организации включают в счет следующие разделы:

• наименование продавца (подрядчика);
• его реквизиты: ИНН и КПП (только для компаний), юридический и фактический адрес;
• контактные данные поставщика: телефон, факт и электронная почта;
• порядковый номер и дата выставления – это облегчит понимание, за что именно поступили деньги на р/с (обычно покупатель пишет в разделе назначение в платежном поручении примерно такую фразу «Оплата счета №… от …2016 года за стройматериалы»);банковские реквизиты поставщика:наименование банка и его БИК, адрес банка, корсчет и расчетный счет;
• наименование оказываемых услуг или отгружаемых товаров, их количество, цена за единицу и общая стоимость.

Вместо указания на наименование продукции можно сослаться на Договор (например, «Аванс по договору подряда №245 от 28.09.2016») или просто указать основание его выставления («За услуги связи», «За электроэнергию» и пр.).

Чтобы создать счет на оплату как оферту, он должен содержать указания на важные условия сделки.

Например, товар будет отгружен в течение 3 рабочих дней после оплаты или поступления денег на р/с продавца. Указание срок оплаты счета позволяет в этом случае зафиксировать условия соглашения на определенный период. Таким образом, соблюдать правила оформления счетов на оплату, становиться очень важным элементом работы предприятия, так как несет определенную юридическую ответственность.

По желанию компании можно прописать и иные сведения в документе:

• разместить логотип компании;
• указать реквизиты плательщика;
• валюту оплаты – он может быть выставлен в рублях или другой валюте;
• другие важные условия - например, указать сколько действует документ (например, «Данный документ действителен в течение 30 дней») , что особенно актуально для товаров и услуг, на которые быстро меняются цены.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Все компании или организации, которые работают на ОСНО, должны начислять НДС на стоимость оказываемых услуг или отгружаемых товаров. Поэтому они обязаны указывать отдельной строкой размер выделенного НДС «в том числе НДС».

Некоторые налогоплательщики освобождены от уплаты НДС. Это индивидуальные предприниматели и организации, которые перешли на упрощенку. Поэтому они должны указать в графе «в том числе НДС» прочерк или прописать «без НДС». Некоторые покупатели могут потребовать официальное письмо от ФНС, которое подтверждает правомерность работы без НДС. В данном письме содержится указание на применяемую систему налогообложения (УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»).

В некоторых случаях крупные компании требуют от поставщика выставить им счет-фактуру с нулевым НДС. Упрощенцы вправе выставлять нулевые счета-фактуры и это не служит основанием для подачи отчетности по НДС или перечисления налога в бюджет.

Регистрация выставленного счета

Организации не обязаны вести учет выставленных и оплаченных счетов на оплату. Расходы на оплату товаров и услуг они учитывают по накладным и актам, доходы – по факту поступления денег на р/с.

Более того организации на УСН не должны платить НДС и не могут рассчитывать на компенсацию этого налога из бюджета. Но они могут по собственному желанию учитывать выставленные и оплаченные документы в удобной форме. На основании этой информации компания может проводить дополнительную работу с покупателями: уточнять почему не было оплаты и предлагать различные стимулы для решения вопроса (скидки, сопутствующий сервис).

Организации должны регистрировать только счета-фактуры в «Книге продаж» (на основании выставленных счетов) или «Книге покупок» (на основании полученных счетов). Это обязанность возлагается только на организации на ОСНО. Здесь указывается такая информация как дата и номер выставления счета-фактуры, его номер, сумма с учетом налога, размер налога и пр.

Нужна ли печать?

Печать и подпись ответственного лица (главного бухгалтера, самого руководителя или ИП) не является обязательными реквизитами счета на оплату. Но многие компании отказываются оплачивать по документам без подписи и печати.

Счет-фактуру обязано подписать уполномоченное лицо (директор, главбух или ИП с указанием ОГРНИП).

Нужен ли оригинал счета плательщику?

В современных условиях большая часть счетов выставляется и оплачивается дистанционно. Таким образом, сделать счет на оплату, можно и в электронном виде. Отсканированные счета направляются по почте или с помощью факса. Но в некоторых случаях можно направить оригинал документа по почте или через курьера.

Плательщику НДС требуется оригинал счета-фактуры, чтобы он смог принять НДС к вычету. Поэтому он оформляется в двух экземплярах, один из них остается у продавца, другой – у покупателя.

Сегодня допускается электронный обмен документами, но они должны быть подписаны с помощью ЭЦП. Факсимильная подпись и печать недопустимы, такие счета-фактуры могут быть не приняты к учету.

Как выставить счет на оплату по безналу?

Приведем инструкцию по выставлению счета на оплату:

1. В шапке документа укажите полное наименование организации, юридический адрес и контактные данные.
2. Заполните таблицу со своими регистрационными данными (ИНН и КПП) и банковскими реквизитами. В графе получатель укажите наименование получателя и рядом номер расчетного счета. В нижней части таблицы прописываются сведения о банке: наименование, адрес, БИК (этот номер можно найти в документах на открытие расчетного счета или официальном сайте банка) и укажите его корсчет (это счет, с которого деньги распределяются между расчетными счетами получателей). Корсчет начинается с 3010, расчетный – с 4070 или 4080.
3. Укажите номер счета (система нумерации может быть любой) и дату его выставления.
4. Заполните данные о плательщике и грузополучателе (если они отличаются). Здесь можно ограничится только названием компании или ИП, либо прописать реквизиты более детально (включая ИНН, КПП, юр адрес, банковские реквизиты).
5. Общую сумму к оплате без НДС и укажите в графе «Итого».
6. Заполните наименование товаров или работ, на которые выставляется счет, их цену и стоимость без НДС.
7. Рассчитайте НДС и укажите его ставку (стандартная – 18%, но на некоторые категории товаров действует ставка 10%). Например, для товаров, стоимостью 100000 руб. НДС составит 18000 руб.
8. Укажите сумму к оплате с учетом НДС. Например, Без НДС – 200000 руб., НДС – 36000 руб. Общая сумма к оплате – 236000 руб. Пропишите количество наименований в счете и сумму прописью.

Распечатайте документ и скрепите его подписью и печатью. Остается отправить его поставщику и дождаться поступления денег на указанные реквизиты.

Таким образом, счет на оплату существенно упрощает расчеты между продавцом и покупателем. Поэтому он широко применяется в организациях и у индивидуальных предпринимателей , хотя и не является обязательным документом.

Полезное видео

Как выставить счет на оплату:

Очень часто отношения между ИП и организациями оформляются счетом на оплату. Одна из сторон выставляет счет клиенту, тот оплачивает его, а затем получает оплаченные товары или услуги. Сегодня статья для тех, кто не знает, что представляет собой счет на оплату и как его выставить.

Сразу хочется отметить, что выставлять счета и вести отчетность очень удобно в специальном сервисе .

Начнем с того, что счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет на покупателя. В счете содержится следующая основная информация:

• Сведения о продавце – кто выставил счет;
• Сведения о покупателе – кому этот счет выставлен;
• Список товаров или услуг, их количество – за что платит покупатель;
• Цены на товары или услуги, общая сумма – сколько должен заплатить покупатель;
• Реквизиты расчетного счета продавца – куда должен заплатить покупатель.

По сути, процесс выставления счета происходит следующим образом:

1. Потенциальный клиент связывается с продавцом, так как желает приобрести его товары/услуги;
2. Продавец на основании запроса клиента составляет счет на оплату и отправляет его покупателю;
3. Покупатель оплачивает указанную сумму на расчетный счет в банке продавца;
4. Продавец проверяет получение оплаты и поставляет товар/оказывает услуги покупателю.

Когда надо выставлять счет

Приведем несколько ситуаций:

• Между контрагентами есть действующий договор, но в нем отсутствуют конкретные суммы товаров/услуг, их объем и сроки поставки/исполнения. Договор заключается на длительный период и содержит общие положения сотрудничества двух сторон. По мере необходимости в товарах/услугах клиент направляет запрос продавцу, а продавец выставляет ему счет согласно каждому конкретному запросу;
• Между сторонами нет договорных отношений, а поставку товаров или оказание услуг надо произвести как можно быстрее. В этой ситуации продавец выставляет счет на оплату, а договор оформляется позднее.
• Счет на оплату выставляется и в случае единоразовой поставки или услуги, когда сторонам нет смысла подписывать договор.

Таким образом, счет на оплату – документ, служащий основанием для осуществления покупателем оплаты продавцу, чтобы получить от него товары или услуги. Обратите внимание, что речь идет о безналичной оплате, поэтому продавец должен иметь расчетный счет в банке.

У счета на оплату нет унифицированной формы, его можно разработать самостоятельно. Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование юрлица (если это организация) или ИП;
• ИНН продавца (для юрлиц еще надо указать КПП);
• Банковские реквизиты, № расчетного счета, лицевого счета, корсчет, название банка и БИК;
• Перечень товаров/услуг;
• Итоговую сумму по счету с выделением НДС.

И там же вы можете скачать примеры заполнения в формате Excel, скриншоты которых мы приведем ниже.

На выделение НДС в счете на оплату обратите особое внимание! Если вы юрлицо или ИП на общем режиме, то в форме счета обязательно должна быть прописана ставка НДС и выделена его сумма. Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС».

Пример оформления счета без НДС:

Пример оформления счета с НДС:

Счет, как мы уже отметили, можно разработать самостоятельно. Его можно сделать в Excel или в Word и использовать созданный файл как шаблон. Счет может быть оформлен как на бланке продавца, так и без него. Для автоматического формирования счетов на оплату можно воспользоваться также бухгалтерскими программами или электронными сервисами.

Счет на оплату обязательно должен иметь порядковый номер. Их новая нумерация начинается с начала каждого года. Вы можете просто нумеровать их по порядку (№ 1, 2, 3, 4 …), а можете использовать специальную нумерацию, хотя она все равно будет порядковой (№ ТТ/16-1, ТТ/16-2 …).

В счете можно указать дополнительные условия оказания услуги или поставки товара, например сроки их выполнения.

На счете ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер. Если счет выставляется ИП, то ставится подпись только ИП. Желательно ставить печать.

Далее отправляется покупателю для оплаты. Оригинал счета можно направить почтой или курьерской службой, для ускорения процесса работы копию счета направляют покупателю электронной почтой или по факсу. Если покупатель согласен с указанными в счете условиями, то он оплачивает его.

После исполнения своих обязательств поставщик имеет право оформить счет на оплату, чтобы побудить другую сторону исполнить свою часть договора и в полном размере оплатить товар или услугу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое

Счетом на оплату является дополнительным документом, в котором прописываются платежные реквизиты продавца, по которым покупатель должен перечислить денежные средства за предоставленные товары или услуги. Допускается безналичный или наличный расчет.

Исполнитель вправе отправить документ по факсу или электронной почте, а также ставить на нем подписи, факсимильные копии подписи и печать организации. Счет на оплату не является основным документом, поэтому требования по хранению на него не распространяются.

Обязательно ли он нужен

Счет на оплату не является обязательным документом для получения расчета за оказанные услуги, однако в деловой практике организации часто отправляют эту бумагу.

Она требуется для уведомления бухгалтерии получателя о том, что у продавца есть ожидания по получению финансовые средств для оплаты указанных в документе услуг, товаров или работы. Счет на оплату заполняется на основании договора на оказание услуг.

Причиной для оформления документа является наличие первичных документов, которыми подтверждаются исполнение поставщиком своих обязательств: акты выполненных работы, товарные или транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.

В документообороте организации счет на оплату является внешним документом, который важен при сверке взаимных расчетов и учете средств организации. В документе можно указать как полученные, так и ожидаемые обязательства покупателя и поставщика.

Подтверждением реквизитов и структуры документа является подпись бухгалтерии и руководства, после получения счета на оплату он визируется директором другой стороны.

При оформлении и принятии к оплате документа контрагенты контролируют движение денежных средств. При судебных разбирательствах между сторонами счет на оплату является подтверждением того, что исполнитель пытался получить средства мирным способом.

Форма счета и где скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы счета, но компании разработали наиболее предпочтительный шаблон, в котором содержаться полные реквизиты сторон. Документ не является возмездным, то есть бесплатным. В шапке указывается логотип компании и список товаров и услуг, затем прописывается графа об уплате налогов и сборов.

В документе должны содержаться следующие сведения:

1. Сверху заполняется название организации полностью, адрес с индексом, ИНН, ОГРН и КПП. Дополнительно ставятся способы связи, например, телефон, электронная почта или факс.
2. Ниже прописывается название организации-получателя.
3. Затем указываются реквизиты сторон. О продавце заполняется название полностью, адрес, ИНН и КПП, лицевой и расчетный счета, название финансовой организации, корреспондентский счет и БИК. Разрешено записать телефон, сайт компании или электронную почту.
4. Реквизиты покупателя заполняются в том же порядке, что и информация о продавце.
5. Номер счета ставится в соответствии с внутренней документацией организации. Например, можно поставить порядковый номер (с начала налогового периода) или составной учетный номер, если есть. В конце ставится дата оформления счета.
6. Под датой указывается короткое название товаров или услуг, которые прописаны в первоначальной документации (кассовых бумагах). Например, на ремонт техники, на предоставление услуг адвоката, на компьютерные комплектующие, изготовление определенной продукции.
7. Заполняется таблица, где перечислены все товары и услуги, цены, количество, в каких единицах измеряется, и налог.
8. После таблицы прописывают важные дополнения, например, время оплаты счета, период поставки товара или услуги.
9. В конце документа указываются реквизиты руководителя и главного бухгалтера организации. Необязательно ставить подписи и печать, но большинство контрагентов требуют, чтобы документ был заверен.

Кто должен выписывать

Ответственность за оформление товарного счета лежит на сотруднике бухгалтерии. Когда форма полностью заполнена, документ поступает руководителю, который проверяет его и ставит свою подпись. С 2016 года предпринимателям и юридическим лицам разрешили не использовать печать, поэтому ее ставить не требуется.

Счет на оплату оформляется в 2 экземплярах, каждый из которых заверяется главным бухгалтером и руководителем. Один отправляется покупателю, а второй остается у организации.

Разрешено заполнять документ на листа А4 или на фирменном бланке компании. Второй вариант используют чаще, так как не требуется каждый раз прописывать реквизиты организации.

У счета на оплату нет унифицированной формы, поэтому предприниматели и организации праве выписывать документ в любой форме, а также разработать и применять собственный шаблон.

Информация стандартна, меняются только сведения о получателе документа, названии товара и услуге, суммы и даты, поэтому у многих организаций есть свои бланки. Компании вправе дополнительно прописать условия поставки и получения оплаты (например, определенный процент или размер предоплаты), время действия документа и т.д.

Как заполнить и его образец

Стандартный счет на оплату включает в себя название обеих сторон, реквизиты, по которым их можно безошибочно идентифицировать, сумму, ожидаемую к оплате, и причину оформления документа.

Правильно заполненный счет на оплату содержит следующую информацию:

• дата и номер цифрами;
• сведения о поставщике вместе с реквизитами счета;
• сведения о покупателе;
• название, количество, цена услуг и товаров;
• сумма к оплате с учетом НДС, если он есть.

Счет на оплату заверяется подписью бухгалтера и руководителя, ниже ставятся расшифровки.

Образец заполнения:

Как выставить

В 2019 году счет чаще всего выставляется по электронной почте. Бухгалтер может распечатать документ и отправить бумажную копию контрагенту по почте. Второй экземпляр остается в компании и подшивается в папку со счетами.

Разрешается хранить документ в электронном виде и распечатать при необходимости (по требованию налоговой, при судебных спорах и т.д.).

Чем для ИП отличается от ООО

Если физическое лицо выступает в роли подрядчика, он не платит налоги за свою работу, однако организации не соглашаются брать налоговые обязательства на себя.

Физическое лицо не может выставить покупателю счет на оплату. Чтобы работа физического лица была оплачена, ему придется получить статус индивидуального предпринимателя или организации.

На счете на оплату руководитель или главный бухгалтер ставит подпись. Если ИП выставляет документ, требуется только его подпись и печать (если она есть).

Если вместо бизнесмена расписывается директор или доверенное лицо, требуется указать реквизиты доверенности, а также ФИО и контактные данные физического лица.

Типичные ошибки

Стандартными ошибками при оформлении счета на оплату являются:

Счет на оплату оформляется на основании первоначального документа и является дополнением к нему. Он является напоминанием о том, что покупатель обязан оплатить услуги или товары.

Выставить счет на оплату - значит подтвердить факт продажи; покупатель в этом случае получает основание для оплаты заказанного товара, а поставщик - для учёта движения товара на своём складе.

Бланк счета на оплату не является унифицированным, т. е. каждая организация может разработать его самостоятельно, необходимое условие - наличие всех нужных реквизитов.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Счет на оплату может быть выписан предварительно, чтобы у покупателя была возможность оценить ассортимент товара/услуг и цены, и если всё устраивает, произвести предварительную оплату.

Или счет на оплату выписывают во время отгрузки, вместе с другими сопроводительными документами (товарной накладной ТОРГ-1 2 , товарно-транспортной накладной 1-Т и др.), и он послужит основанием для оплаты товара.

Функции счета на оплату имеют также договор, накладная, другие оговорённые сторонами документы, т.е. выписка счета на оплату не является обязательной.

Как правильно заполнить счет на оплату

Необходимые для бланка счета на оплату позиции:

• наименование и юр.адрес поставщика, его банковские реквизиты - для оплаты счета покупателем. Эта часть счета аналогична заполнению платежного поручения;
• номер счета (по порядку с начала года) и дата его составления;
• наименование и адрес плательщика, грузополучателя (если это одна и та же организация, в строке Грузополучатель можно написать «тот же»), их ИНН, КПП (если присвоены);
• наименование товаров/услуг, их количество, единица измерения, цена;
• наличие или отсутствие НДС ; если товар или услуга облагаются НДС, его сумма указывается отдельно. Если товар/услуга налогом не облагаются, пишется «Без налога (НДС)»;
• срок оплаты счёта на оплату (если такое условие есть, вписывают отдельной строкой после табличной части или в условиях поставки);
• подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, заверенные печатью (если она есть).