Памятка по заполнению паспорта архива городского (районного) суда Общие положения. Памятка по заполнению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию Паспорт архива организации хранящей управленческую документацию
паспорта архива организации
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда.
1. Общие положения.
«Паспорт...» составляется каждой организацией - источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года .
Один экземпляр «Паспорта...» представляется в архив, второй хранится в организации.
2.1. Раздел 1. Общие сведения.
Графа 1 - «Количество фондов»
Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывается в паспорте только один раз.
Графа 2 - «Площадь архивохранилища» (кв. м)
Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.
Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%).
Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле:
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)
После выявления вместимости загруженность определяется по следующей
формуле:
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201
В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на хранение в архив, внесенных и не внесенных в описи.
Строка 201а – похозяйственные книги, строка 201б- нотариальные дела .
Графа 1 «Всего» с троки 202
В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации, внесенные в описи.
Графа 4 строки 201
В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в архив, внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Комитета культуры.
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:
постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
организации;
постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.
В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные архивным отделом.
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.
Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи.
Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи.
Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).
В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём.
Графа 8 «Образуется в год дел»
В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.
Строка 301 «Количество штатных работников».
В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.
1. Общие положения
1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией - источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.
1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.
1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.
1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.
2. Состав показателей паспорта
Раздел 1. Общие сведения
Графа 1 - «Количество фондов»
Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.
Графа 2 - «Площадь архивохранилища» (кв. м)
Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.
Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%) .
Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)
После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201
В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 1 «Всего» строки 202
В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 4 строки 201
В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК).
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:
- постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
организации; - постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.
Графа 4 строки 202
В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.
Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).
В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений - 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.
Графа 8 «Образуется в год дел»
В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.
Строка 301 «Количество штатных работников».
В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.
Памятка по заполнению паспорта архива организации,хранящей управленческую документацию
1. Введение
1.1. Настоящая памятка разработана в целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия.
1.2. Памятка разработана в соответствии положениями федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125 - ФЗ от 22.10 2004, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее - регламента), утвержденного приказом Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 года, с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 19 от 18 января 2007 года.
1.2. Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение № 4 к регламенту).
1.3.Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов, образующихся в деятельности организации, а также для работников государственных и муниципальных архивов, осуществляющих организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций.
2. Общие положения
2.1. Организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря... г.
2.2. Паспорт архива заполняется в 2-х экземплярах. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).
2.3. Организации включают в паспорт учетные сведения по документам постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, в том числе образовавшихся в их деятельности, деятельности организаций - предшественников, а также подведомственных организаций, если документы на хранение поступают в архив головной организации.
2.4. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной форм собственности, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта.
3. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации
3.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация.
3.2. В строке «Кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно - правовую форму и форму собственности. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (в другом здании).
3.3. В разделе 1. «Общие сведения» по строке 101,
графа 1 - указывается количество фондов, находящихся на хранении в архиве
графа 2 - площадь архивохранилища в квадратных метрах
графа 3 - загруженность архивохранилища в процентах.
Степень загруженности архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении в архиве, на показатель вместимости и умножения на 100.
Для определения показателя вместимости следует произвести расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре архивных полок. Данный показатель зависит от параметров стеллажного оборудования (высота, количество, длина полок стеллажа и т.д.).
Пример: В архивохранилище хранится 7500 ед.хр.
Протяженность архивных полок, занимаемых документами, составляет 100 погонных метров. Количество единиц хранения делится на количество погонных метров
7500:100 = 75 ед.хр.
Следовательно на 1 погонном метре полок находится 75 ед.хр.
Для расчета показателя вместимости количество единиц хранения, находящихся на 1 погонном метре, умножается на число общей протяженности архивных полок (в т.ч. свободных)
Пример: Общая протяженность полок составляет 120 п.м.
75 х 120 = 9000 п.м. (показатель вместимости)
Для расчета процента загруженности количество единиц хранения делится на показатель вместимости и умножается на 100
7500: 9000 х 100 = 83,3 %
Процент загруженности архивохранилища составляет 83,3 %
Пример 2
В архиве хранится 25560 ед.хр., протяженность архивных полок, занимаемых документами 300 п.м., общая протяженность полок - 400 п.м.
25560: 300 = 85 ед.хр.
85 х 400 = 34000 ед.хр. (показатель вместимости)
25560: 34000 х 100 = 75,2%
3.4. Раздел 2 «Сведения о документах»
Строки 201, 202
Графа 1 - приводятся сведения о документах постоянного срока хранения и по личному составу. Количество единиц хранения в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета, в том числе на основании учетных документов.
Графа 2 - указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения и по личному составу (в соответствующих строках).
Графа 3 - указывается конечная дата документов, находящихся на хранении в архиве.
Графы 4, 5, 6 - заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и по личному составу и на них составлены описи, которые утверждены и согласованы с ЭПК архивного учреждения.
Графа 4 - указывается количество единиц хранения, внесенных в опись.
Графы 5 и 6 - указывается начальная и конечная даты документов, внесенных в опись.
Графа 7 - п ри заполнении графы 7 строки 201 следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством составляет:
для документов, отнесенных к федеральной собственности - 15 лет
для документов, отнесенных к собственности Республики Карелия - 10 лет
для документов, отнесенных к муниципальной собственности - 5 лет
для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет .
Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
Если негосударственная организация хранит документы государственной организации - предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности следует считать как документы, хранящиеся сверх срока.
3.5. Раздел «Кадры» - указываются сведения о количестве работников архива организации согласно штатному расписанию.
3.6. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть показатели, характеризующие помещение, в котором хранятся архивные документы: оборудование хранилища, поддерживающиеся в нем нормативные режимы хранения. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т. п.)
3.7. Для уточнения сведений о наличии локальных нормативных актов организации по вопросам организации ведомственного архива и делопроизводства заполняется приложение
№ 1 к паспорту.
3.8. Если организация хранит более одного фонда к паспорту прилагается «Отчет о составе и объеме фондов на 1 декабря 200 . г.» (приложение № 2).
3.9. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за архив и его телефон.
3.10. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации, указываются причины изменения показателей происшедших в течение отчетного периода, данные о предыдущих передачах документов на государственное или муниципальное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи), сообщаются сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам. Пояснительная записка подписывается соответствующим должностным лицом.
начальник
отдела комплектования Г.Н. Федорова
