Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях? Какие документы может запросить работник Предоставление документов по требованию работника.

⁰

Как правильно написать и направить заявление о выдаче документов, связанных с работой?

Очень часто в нашей жизни необходимо предоставить в тот или иной орган копию документа, связанного с работой. И касается это не только трудовых книжек, но и копий трудового договора, приказов и финансовых документов.

Связанных с работой, установлена статьей 62 Трудового кодекса РФ. Такая обязанность работодателя возникает на основании письменного заявления работника.

Заявление подается в письменной форме и должно содержать:

адресата (заявление подается на имя работодателя);
сведения о работнике (от кого подается заявление);
перечень необходимых документов;
дата подачи заявления и личная подпись работника.

Заявление может быть написано от руки или с использование печатных устройств.

Подавая заявление о выдаче документов, связанных с работой, помните:

факт подачи заявления на имя работодателя необходимо зафиксировать (регистрация заявления в порядке делопроизводства, вручение заявления под роспись, направление заявления заказным письмом);
работодатель обязан предоставить копии документов;
копии документов должны быть предоставлены в течение трех дней с даты подачи работником заявления;
в своем заявлении работник не обязан указывать с какой целью ему требуются копии документов;
копии документа удостоверяется подписью руководителя и печатью организации;
на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя;
копии документов предоставляются работнику безвозмездно.

Какие документы можно запросить у работодателя?

Перечень копий документов, связанных с работой, приведен в статье 62 ТК РФ, но он не является исчерпывающим. В самой статье перечислены следующие документы:

копии приказа о приеме на работу;
копии приказов о переводах на другую работу;
копия приказа об увольнении с работы;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Что делать, если работодатель игнорирует заявление о выдаче документов, связанных с работой?

Зафиксировать факт подачи заявления о выдаче копий документов.
Сообщить о неправомерных действиях работодателя, например, в прокуратуру. Работники прокуратуры проведут проверку, обяжут работодателя восстановить нарушенные права работника (выдать копии документов). И могут привлечь работодателя к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62 , 84.1 ТК РФ ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

приказа о приеме на работу;
приказов о переводах на другую работу;
приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» ).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон № 1032-1 )).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1 , 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом № 9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

№ записи	Дата
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение

				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
05	11	10	2010	Принята на должность	Приказ
				врача-терапевта.	от 05.11.2010 № 12/к

				Работает по настоящее время.

				Специалист отдела кадров
				Галкина М. Н. Галкина

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа - из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1 ). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка АТ-IX № 5261347

Фамилия Болотова

Имя Лариса

Отчество Ивановна

Образование высшее

Профессия, специальность врач

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ записи	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение
				здравоохранения «Поликлиника № 2»
				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
3	15	07	2012	Принята на должность	Приказ от 15.07.2012
				врача-терапевта.	№ 21-к

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192 .

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» ).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98).
«Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
«О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Кадровое заявление документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

индивидуальным;
коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на стандартизованном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения, а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Виды заявлений:

в соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ
(норм обслуживания) в соответствии с ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с беременностью работницы
в соответствии с ч.5 ст. 65 Трудового кодекса РФ
Заявление об увольнении без 2-недельной отработки
Заявление о переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе
Заявление о переводе в другую местность вместе с работодателем
Заявление о переводе женщины, имеющей ребенка до полутора лет, на другую работу в соответствии с ч. 4 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с невозможностью выполнения прежней работы, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе
Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ поскольку работник является одинокой матерью, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет
Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет детей в возрасте до четырнадцати лет
Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет
Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением в порядке перевода
Заявление о предоставлении одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы в соответствии с ч.2 ст. 262 Трудового кодекса РФ, поскольку работница работает в сельской местности
Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 14 календарных дней работнику, являющемуся работающим пенсионером по старости (по возрасту), в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФВ соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка и присоединении их к обеденному перерыву в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка, суммировании их и перенесении на начало (конец) рабочего дня в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
Заявление о предоставлении работы на дому на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере

Недавно уволился с работы. Уволился по собственному желанию на эмоциях, как говорится, одним днем. Камнем преткновения стала выплата премии по итогам работы за год. Я посчитал, что мне уменьшили размер премии необоснованно, работодатель считал, что еще много мне выплатил. В итоге дошли до личных обвинений, и я подал заявление об увольнении. В день увольнения у меня не возникла мысль получить какие-либо копии документов. Сейчас я остыл и хочу обратиться в суд по поводу выплаты премии. Написал на имя бывшего работодателя заявление о выдаче мне копий приказов о премировании за последний год, а также копии положения об оплате труда в организации. Работодатель мне отказал, обосновав тем, что выдача копий документов, связанных с работой, осуществляется только работникам, а я таковым уже не являюсь.
Насколько законно со стороны бывшего работодателя отказывать в выдаче копий документов, связанных с работой? Как лучше добиться получения документов для суда?

Выдача копий документов, связанных с работой, работникам, имеющим статус «бывшие», не гарантирована и не урегулирована Трудовым кодексом Российской Федерации. Судебная практика по данному вопросу тоже неоднозначная, поэтому рассчитывать на нее в конкретной ситуации не стоит. Лично мое мнение, что выдача копий документов, связанных с работой, не должна ставиться в зависимость от того действующий работник или бывший. Для чего создавать лишние бюрократические барьеры, при реализации гражданином своих прав и провоцировать совершение коррупционных правонарушений?

Но, обратимся непосредственно к Трудовому кодексу Российской Федерации.

С какого дня считать трехдневный срок для выдачи документов по ст. 62 ТК РФ? 06.02.2018

Если работник запрашивает документы (копии документов), упомянутые в ст. 62 ТК РФ, подает о том письменное заявление, то работодатель обязан выдать их не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче работником (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Если череда рабочих дней «разорвана» выходными, то они (выходные) не считаются.

А с какого дня считается этот трехдневный срок: со дня подачи работником заявления или с первого дня, следующего за днем подачи?

Вопрос этот среди кадровых специалистов и юристов спорный. У каждой позиции свое толкование закона. Но в случае проверки Гострудинспекцией отвечать придется не перед этими специалистами. Кадровику-практику важно знать позицию проверяющих.

На портале Роструда (Онлайнинспекция.рф) опубликована следующая консультация:

«…Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать копии документов в течение трех рабочих дней. С какого дня начинается отчет этих трех дней (засчитывается ли день регистрации у работодателя заявления). Если третий день выпадает на выходной, то на какой день он переносится?
Срок, указанный в ст. 62 ТК РФ, начинается со дня подачи заявления работником . Этим днем может быть дата регистрации заявления у работодателя.
Срок исчисляется в рабочих днях, нерабочие праздничные дни и выходные дни в него не включаются…» (https://Онлайнинспекция.рф/questions/view/18647)

По свидетельству кадровиков, проверяющие действительно день подачи заявления о выдаче документов засчитывают в трехдневный срок.

Некоторые работодатели оспаривают через суд постановления ГИТ, которыми их штрафуют за выдачу документов в третий день, рассчитанный со дня, следующего за днем подачи. И добиваются успеха в суде.

Решение Ростовского областного суда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018 (выдержка):
«Заявление Т.С.А. от 10 мая 2017 года принято начальником дирекции здравоохранения 10 мая 2017 года, о чём имеется его подпись, и зарегистрировано за № 8 от 10 мая 2017 года. Как отмечено выше, в заявлении Т.С.А. просила предоставить ей копию трудовой книжки и копию трудового договора... Копии данных документов получены Т.С.А. 15 мая 2017 года.
Государственный инспектор труда и судья городского суда пришли к выводу, что документы выдана по истечении трех рабочих дней, что является нарушением ст. 62 Трудового кодекса РФ, и посчитали, что в действиях начальника дирекции имеется состав административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Полагаю, что такой вывод является ошибочным.
Рабочими днями в мае 2017 года после 10 числа являлись 11, 12 и 15 мая (13 мая и 14 мая – выходные дни). Из материалов дела следует, что копии запрошенных документов получены Т.С.А. 15 мая 2017 года, а доказательства того, что 13 и 14 мая 2017 года в дирекции являются рабочими днями отсутствуют.
Таким образом, трехдневный срок, установленный ст. 62 ТК РФ, нарушен не был и, как следствие, в действиях начальника дирекции отсутствует состав административного правонарушения, в связи с чем постановление государственного инспектора труда Государственной инспекции труда в Ростовской области от 16 августа 2017 года № 3.2.4-79-1/5 и решение судьи Батайского городского суда Ростовской области от 18 октября 2017 года на основании п. 2 ч. 1 ст. 24.5 и ст. 30.7 КоАП РФ подлежат отмене, а производство по делу – прекращению…».

Справочно:

Ч. 1.ст. 62 Трудового кодекса РФ:

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно».

Порядок исчисления сроков установлен ст. 14 ТК РФ.

Ч. 1 ст. 14 Трудового кодекса РФ:

«Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей».

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ КОПИЮ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ КРЕДИТА В БАНКЕ

Даже самый маленький штраф Гострудинспекции гораздо дороже хорошего справочника

"Гострудинспекция на пороге:
наводим порядок в кадровом делопроизводстве"
(электронная версия)