Белорусский Национальный Технический Университет. Система отчетной документации Что отчетная документация

⁰

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Виды отчетов.

Применяемая на практике отчетность подразделяется на виды по трем основным признакам:

1) объему сведений, включаемых в отчеты;

2) целям, для которых составляются отчеты;

3) периодам, охватываемым отчетностью.

Пообъему содержащихся в отчетах сведений различают частную и общую отчетность.Частная отчетность включает информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам.Общая отчетность характеризует результаты деятельности предприятия в целом.

В зависимости от назначения (целей составления) отчетность может быть внешней и внутренней.Внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей - заинтересованных физических и юридических лиц - о характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составлениевнутренней (внутрихозяйственной) отчетности вызывается потребностью внутрифирменного управления.

В зависимости от периода, который охватывает отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Если бухгалтерская отчетность составлена на внутригодовую дату, ее называютпериодической. Периодические отчеты составляются регулярно через определенные промежутки времени. По этому признаку различают отчетность ежедневную, еженедельную, ежедекадную, месячную, квартальную, полугодовую.

Срок представлениягодового отчета регламентируется соответствующими нормативными актами (в России - нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации).

Мы будем говорить о частной внутренней отчетности, т.е. отчетности об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

Цель составления внутрихозяйственной (внутренней) отчетности, охватывающей все предприятие снизу доверху, - удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих).

Отчетная документация – система документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени˸ год, полугодие, квартал, месяц, декаду. Образует обратную связь˸ план ʼʼ отчет о выполнении плана, является основой для корректировки деятельности организации, её финансирования. Отчетная документация организации включает в себя государственную статистическую, ведомственную, внутриорганизационную отчетности.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений. Порядок их составления и оформления установлен Положением ʼʼО порядке предоставления Государственной статистической отчетности в Российской Федерацииʼʼ, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений. Например, ЦБ РФ, Госналогслужба РФ, Минфин РФ разрабатывают формы бухучета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Министерства разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех организаций отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетности представляются в установленные сроки соответствующим территориальным органам. Представляется первый экземпляр отчета на бумаге и электронная копия документа.

Внутриорганизационная отчетность представляется специалистами структурных подразделений на рассмотрение руководству или вышестоящей организации. Составляется либо по итогам всей деятельности, или по отдельным направлениям деятельности.

Составление и оформление отчетных документов

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на базе утвержденных унифицированных форм и, в соответствии с утвержденными нормативными документами.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., Издательство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

. На сегодняшний день это единственный . Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
или о создании ООО. Тут все понятно - этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и . Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для ;
(для строительных компаний);
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Учетная политика;
Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации;
Книги учета доходов и расходов;
Счета-фактуры;
Книги покупок и книги продаж;
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Налоговые декларации
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Трудовые договоры
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные - 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Документоведение как научная дисциплина

Дисциплина Документоведение предназначена для студентов обучающихся по специальности Организация и..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поск

Основные этапы развития документоведения
Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не с

Структура документоведения
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особен

Взаимосвязь документоведения с другими науками
Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает ин

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно полу

Системный подход к документу как к объекту исследования
Вопросы: 1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "ма

Свойства, признаки и функции документа
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системно

Общие положения и понятия документирования
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Метод докуме

Понятие о языках
Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые че

Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информацион

Способы и средства записи информации
Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механич

Структура документа
Вопросы: 1. Унификация и стандартизация 2. Оформление реквизитов 5.1.1 Унификация и стандартизация Унификация документ

Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных

Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения докуме

Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых

Организационные документы
Вопросы: 1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др. Деятельность учреждения, организаци

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга

Документирование деятельности коллегиальных органов
Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол - документ, фикси

Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольн

Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основ

Нормативные акты и государственные стандарты
Вопросы: 1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне. 2. Государственные стандарты на документацию. П

Ведомственные нормативные акты
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными коми

Информационные связи предприятия
Типовая структура предприятия При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций.

Структура современного коммерческого предприятия
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему (рисунок 8.2) Р и с у н о к 8.2

Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети. На рисунке 8.4 показано подключ

Технология переводов бумажных документов в электронные
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии

Виды систем ввода документов
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о дом

Продукты для персонального ввода форм
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms. ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и шт

Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролирую

Формирование и хранение текущих дел
Вопросы: 1. Формирование и оформление дел. 2. Организация оперативного хранения документов. 9.1.1 Формирование и оформление дел

Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
Вопросы: 1.Экспертиза ценности документов. 2. Оформление дел. 3. Оформление обложки дел. 4. Составление описей. 5. Порядок передачи документов на хранение в

Проведение экспертизы ценности
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при

Организация работы с документами ограниченного доступа
Вопросы: 1. Организация работы с документами, которые относятся к государственной тайне 2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информаци

Прием регистрация конфиденциальных документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количест

Дела ограниченного доступа
Вопросы: 1. Группировка исполняемых документов в дела 2. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа 11.3

Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа
Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонироват

Послесловие
Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику. Связь документоведения с информатикой особенно ощут

Библиографический список
1. Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. 609 с. 2. Основы законодательства РФ об архивном фонде Российс

Основные термины и определения
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ Акт - документ, составленный несколькими лиц

Раздел XVII.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

402. Что такое документ?
Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. Документ содержит зафиксированную информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Законодательством предусмотрены случаи, когда документы являются обязательными (приказы об оформлении на работу, протоколы о прохождении различных инструктажей и т.п.).
Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов.
Современное управление производством без документов просто невозможно.

403. Что такое служебные документы?
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

404. Что такое документация?
Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчётная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологичес-кая.

405. Что такое графическая документация?
Графическая документация – это документация (чаще управленческая), выполненная в виде графиков, диаграмм, циклограмм, в которых в тексто-графической форме описываются сведения и расчётные технологические зависимости отдельных строительных операций в результате моделирования производственного процесса или состояния производственной деятельности строительных и монтажных организаций и их подразделений.

406. Что такое конструкторская документация?
Конструкторская документация – совокупность расчётных документов, разрабатываемых и используемых в процессе проектирования отдельных узлов, деталей или конструктивных элементов зданий и сооружений.

407. Что такое рабочая документация?
Рабочая документация – это часть проектно-сметной документации, разрабатываемой проектной организацией на стадии «рабочий проект» и применяемой исполнителями проекта непосредственно на строительной площадке при возведении зданий и сооружений.

408. Что такое проектно-сметная документация?
Проектно-сметная документация – совокупность графических, расчётных и пояснительных материалов, обосновывающих объёмно-планировочные, конструктивные, организационно-технологические решения и документы, обосновывающие стоимость и экономическую целесообразность строительства конкретного здания, сооружения или их комплекса.

409. Что такое организационно-технологическая документация?
Организационно-технологическая документация – часть проектно-сметной документации, обосновывающая решения по технологии работ и организации строительства зданий и сооружений.
К организационно-технологической документации относятся проекты организации строительства – ПОС (разрабатываются проектной организацией), проекты производства работ – ППР (как правило, разрабатываются строительными организациям) и проекты организации работ – ПОР (разрабатываются строительными организациями при одновременном возведении для разных заказчиков нескольких зданий или сооружений).

410. Что такое нормативная документация?
Нормативная документация – совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий для проектирования, строительства и эксплуатации объектов.

411. Что такое нормативно-справочная документация?
Нормативно-справочная документация – совокупность официальных документов, содержащих установленные государственные или региональные правила, стандарты, нормали, нормативы и условия, связанные с проектированием, строительством и эксплуатацией возводимых зданий и сооружений.
К нормативно-справочной документации относятся также различные инструкции, указания, руководства, рекомендации, отражающие специфику отдельных видов строительных и монтажных работ на различных этапах инвестиционного периода (изыскания, проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция, капитальный ремонт).

412. Что такое разрешительная документация?
Разрешительная документация – комплект документов, выдаваемых органами исполнительной власти на выполнение проектно-изыскательских работ с согласованием архитектурно-планировочных решений, выдача разрешений на землепользование и производство строительно-монтажных работ.

413. Что такое отчётная документация?
Отчётная документация – совокупность документов, отражающих отчётные показатели работы строительной организации или её подразделения по выполнению отдельных заданий проекта или отчётные показатели за какой-либо период производственной деятельности. Это могут быть финансовые отчёты, материальные отчёты или отчёты за выполнение отдельных поручений.

414. Что такое делопроизводство?
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления строительного подразделения, заключающаяся в работе с документами. К делопроизводству относится составление, приём, регистрация, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и периодическое уничтожение документов. От рациональной организации делопроизводства в значительной степени зависит производительность труда управленческого аппарата.

415. Что такое приказ?
Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем организации и обязательный для исполнения. В виде приказов оформляются решения руководителей, действующих на основе единоначалия, с целью регламентации деятельности предприятия и движения личного состава подчинённого ему строительного подразделения.
Право издавать приказ имеет руководитель, занимающий должность юридического лица или исполняющий его обязанности.
С помощью приказа руководитель ставит перед работниками возглавляемой им организации основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов, утверждает положения, инструкции, правила и тому подобные документы.

416. Как правильно оформить приказ?
Текст приказа по общим вопросам управления производством состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к его изданию, и цели, которые предполагается достигнуть. В распорядительной части приказа излагается суть предписываемых действий, указывается, кому поручено их исполнять, сроки их выполнения и кому поручается контроль за исполнением настоящего приказа.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю».
Поощрения и наказания за выполнение или невыполнение поручений и указаний объявляются самостоятельными приказами.

417. Что такое распоряжение?
Распоряжение – это решение, принимаемое устно или письменно вышестоящим органом, руководителем, его заместителями в пределах их полномочий, руководителями функциональных служб строительного подразделения для решения оперативных вопросов, связанных со служебной и производственной деятельностью.

418. Что такое указание?
Указание – это организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснение действий для достижения целей, обращённая к конкретным исполнителям по конкретному делу.
Указание может содержаться в приказах, в распоряжениях, в резолюциях на документе, в отдельном письме или устном высказывании.
Указание, как правило, начинается со слова «предлагаю».

419. Что такое инструкция?
Инструкция – нормативно-методический документ, определяющий содержание и порядок исполнения работником профессиональных обязанностей, а также способы выполнения решений.
Инструкция может быть устной или письменной. Устная инструкция выдаётся работнику его руководителем перед выполнением задания. Письменная инструкция, утверждённая руководителем, становится организационно-распорядительным документом.
Инструкция устанавливает правила, регулирующие производственную деятельность организации или специальные стороны этой деятельности и функции должностных лиц.

420. Что такое протокол?
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на различных заседаниях коллегиальных органов, комиссиях, на собраниях трудовых коллективов, различных совещаниях.
В тексте протокола обсуждение каждого пункта повестки дня записывается по рубрикам «слушали», «выступили», «решили», «постановили».
Тексты протоколов могут быть краткими, подробными или дословными (стенограмма).
Протокол подписывает председатель или секретарь собрания, либо лицо, ведущее собрание.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. В случае, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитофонную ленту, протокол может составляться после расшифровки этих записей.

421. Что такое акт?
Акт – официальный документ, фиксирующий события или факты, установленные лично подписавшими этот акт лицами. Акт не является указанием к какому-либо действию. Он служит лишь информацией для принятия какого-либо решения.
Во вводной части акта указывается основание для его составления и список лиц, участвовавших в его подписании.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, уполномоченными для его подписания.

422. Что такое служебное письмо?
Служебные письма являются средством обмена различной информацией учреждения с подчинёнными, вышестоящими или смежными организациями.
Письма оформляются на фирменных бланках организации. В письме указываются обстоятельства, побудившие организацию к его написанию. Заканчиваются служебные письма просьбами, предложениями или решениями по вопросам, затронутым в них.
Если письмо является ответом на какое-то предыдущее письмо, то название затронутого вопроса указывается перед текстом письма.

423. Что такое докладная записка?
Докладная записка – письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству организации или вышестоящему органу управления, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о результатах выполненного поручения или работы. Докладная записка должна содержать выводы и предложения по затронутым в ней вопросам.
Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства.

424. Что такое справка?
Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты или события.
Справка обычно представляет собой результат каких-то обследований, результатов поездки в командировку и т.п.