А вы уведомили работников о предстоящем отпуске? Уведомление об отпуске: в каком случае составляется, в какие сроки, как оформить, скачать бланк.

Уведомление об отпуске – документ, в котором отражено время начала и конца положенного по закону отдыха. Образец может быть стандартным или составленным самостоятельно, при этом к нему не предъявляется жестких требований. Главное – отразить основную информацию. Ст. 123 ТК РФ регулирует сроки вручения уведомления, а в случае их нарушения работник вправе потребовать перенести сроки.

Из статьи вы узнаете:

• способы уведомления о начале отпуска по графику отпусков;
• как составить образец уведомления на отпуск;
• нужно ли письменное уведомление об отпуске и кто должен подписать образец;
• что будет, если несвоевременно вручить уведомление об отпуске;
• пять типичных правонарушений со стороны работодателя.

Как можно вручить уведомление об отпуске по графику отпусков сотруднику

Образец уведомления о начале отпуска не регулируется законом, так как не установлена унифицированная форма. Именно поэтому некоторые организации устно извещают сотрудника или вовсе забывают это сделать, что приводит к нежелательным последствиям. Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель вправе самостоятельно выбирать способ информирования.

Беря во внимание статью 123 ТК РФ, работника нужно оповестить следующим образом:

• вручить уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого должен включать дату, личные данные;
• факт уведомления нужно зафиксировать росписью сотрудника.

Если работника оповещают устно, это не значит, что вносить запись в специальный журнал и расписываться в нем не нужно. Журнал следует дополнить графой, где будут ставить свою роспись работники организации.

Скачать или посмотреть журнал, в котором содержится образец уведомления на отпуск, можно .

Отметка об уведомлении может содержаться и в изданном работодателем приказе. Нужно учитывать, что датой извещения считается тот день, когда сотрудник поставил свою роспись, а не фактическое время издания документа.

Скачать образец приказа можно .

В некоторых организациях отправляют уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого представлен в виде распечатанного документа. Он должен быть выполнен в двух экземплярах, на каждом из которых следует расписаться работнику. Один хранится в организации, а другой выдается на руки.

Скачайте документы по теме:

Уведомление об отпуске по графику: образец заполнения

Уведомление о предоставлении отпуска работнику, образец которого представлен в письменном виде – оптимальный способ известить сотрудника. Работодатель сможет соблюсти требования законодательства, а при необходимости предоставить подтверждение своевременного оповещения. Нужно не забывать о том, что работник обязан поставить свою роспись. Без нее документ считается недействительным, так как факт ознакомления с ним невозможно доказать.

Образец уведомления об отпуске может включать:

• название, а также номер документа;
• наименование организации;
• дату издания уведомления;
• наименование должности сотрудника;
• фамилию и инициалы работника;
• дату начала и окончания отдыха;
• количество календарных дней.

Если вам необходимо составить уведомление о времени начала отпуска, образец можно скачать .

При необходимости документ может быть дополнен другой информацией на усмотрение руководителя или специалиста кадровой службы. В каком бы формате не было составлено уведомление, оно считается правильно подготовленным или оформленным при наличии подписи сотрудника и дат начала и окончания положенного отдыха. Помимо этого на нем должна стоять роспись руководителя организации.

Нередко сотрудники организации отказываются от отдыха в пользу компенсации, при этом продолжают трудиться по установленному графику . В этом случае нужно составить акт, в котором отражен факт своевременного уведомления о предоставлении отпуска, а также отказе от него. Следует отметить, что не все категории работников могут трудиться без положенного по закону отдыха.

Если уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска образец было вручено, но сотрудник изъявил желание получить компенсацию, он должен предъявить соответствующее заявление. Работодатель должен с ним ознакомиться, а при согласии – подписать.

Всегда ли нужно уведомление о начале отпуска: образец

Уведомление работника о начале отпуска нужно тогда, когда предусмотрен установленный график . Несоблюдение правил информирования сотрудников, если опираться на статью 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением, поэтому работодатель может быть привлечен к ответственности.

Если со стороны сотрудников следует встречное заявление о переносе дат отдыха, руководство предприятия может, но не обязано пойти на встречу. В этом случае перезаполнять образец уведомления о начале отпуска не нужно, так как образец заявления о переносе, в котором ставится роспись руководителя и сотрудника, является доказательством информированности.

Правильно организованный процесс информирования сотрудников позволяет избежать нарушения действующих законов, соответственно, не придется уклоняться от ответственности. Все уведомления о начале отпуска должны храниться в отделе кадров. Их могут потребовать инспекторы по труду при выполнении плановых или внеплановых проверок.

Что будет, если не вручить уведомление о начале отпуска по графику отпусков

Свободная форма уведомления об отпуске по графику работнику не означает того, что ее можно не заполнять:

• когда работник был несвоевременно предупрежден о начале отдыха, он вправе потребовать его переноса на другой срок. Это регулируется ч. 3 ст. 124 ТК РФ.
• если работодатель отказывается переносить отпуск, работник может подать исковое заявление в прокуратуру города, что приведет к судебному разбирательству.

Избежать всех возможных проблем легко, если вручать уведомление на отпуск своевременно, при этом образец должен быть подписан. В этом случае будут соблюдаться права работников, выполняться обязанности работодателя. Ведением журнала должен заниматься кадровый специалист или руководитель организации.

Пять типичных правонарушений

Несвоевременное уведомление работника о начале отпуска, образец которого можно заполнить в считанные минуты, - не единственное правонарушение со стороны работодателя. Трудовая инспекция обращает внимание и на другие отступления от закона.

В последние годы увеличилось число следующих нарушений, касающихся отпуска:

• несоблюдение графика отпусков – ст. 123 ТК РФ;
• нарушения оплаты отпускных за три дня до начала отпуска – ст. 136 ТК РФ.
• невыплата компенсации за несвоевременно выплаченные отпускные – ст. 236 ТК РФ.
• накопление задолженности по отпускам более двух лет – ст. 124 ТК РФ.
• несвоевременное уведомление о предстоящем отпуске образец – ст. 123 ТК РФ.

В случае любых правонарушений может быть инициировано судебное разбирательство, наложение штрафов на работодателя. Все процедуры, связанные с отпусками, компенсацией, уведомлением, следует неукоснительно соблюдать, в противном случае могут потребовать приостановление деятельности организации до устранения всех нарушений.

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .

Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Отказ работника: как поступить?

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему .

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок .

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц , которые при необходимости подтвердят событие.

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ , и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать , . Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

• выдача копии приказа
• ведомость ознакомления с приказом
• ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
• другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

• - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
• Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске - в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в - закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях - одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике - его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

• Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
• Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
• Длительность периода в днях;
• Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
• Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Уведомление о начале отпуска по графику

• Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
• Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.