Что такое делопроизводство и документооборот? Научная статья на тему делопроизводство.
Документы - это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Журнал всецело посвящен этому важному вопросу.
Издание окажет Вам неоценимую помощь в работе, реально помогая привести свое делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РИСО 154891 и др.) и действующего законодательство, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП и другие нормативно-правовые акты.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам специальных служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, архивов, секретариатов, управлений делами), словом, всем тем, кто профессионально работает с документами.
Основные материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» посвящены вопросам, с которыми каждодневно сталкивается любой работник служб ДОУ: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д. Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов.
- Оформление документов - Содержит полную информацию по составлению различных видов документации. Какие варианты оформления документов существуют. Какую функцию выполняет каждый реквизит. На примерах конкретных ситуаций рассматривается весь комплект необходимых документов. Комментарии юристов.
- Современное делопроизводство - Представлены новейшие технологии бумажных и электронных документов на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний.
- Архивное дело - Разъяснения по вопросам: как подготовить документы к длительному хранению, как грамотно наладить их учет и использование, как построить отношения с госархивом. Практические советы специалистов-практиков.
- Права и обязанности - Рассматриваются все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Лучшие отечественные специалисты делятся личным опытом по организации труда в своей компании.
- Информационные технологии - Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Примеры удачного внедрения систем электронного документооборота (СЭД).
- Формула успеха - Рассказ о том, как достичь успехов в профессии. Рекомендации психологов.
Среди авторов журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» директора и управляющие крупных компаний, научные сотрудники, офис-менеджеры, ведущие специалисты, консультанты, юристы, преподаватели.
Значительное место отводится разделу «Ответы на вопросы читателей», где каждый подписчик издания сможет получить исчерпывающую информацию по самым актуальным вопросам.
«Делопроизводство и документооборот на предприятии» является гарантом Вашей компетентности и профессионализма.
Издание отличает понятный, постой язык и большое количество наглядных примеров.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выпускается издательством «Бизнес-арсенал», издается с 2002 года.
Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.
Материалы по теме:
Что такое делопроизводство кратко
Или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.
Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.
9 основных делопроизводственных процессов компании
Скачать все 9 шпаргалок в журнале
Выделяют следующие виды делопроизводства:
- общее - ведение общих документов;
- специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.
В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.
3 основных направления делопроизводства
- Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
- Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
- Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.
Основные регламенты организации
Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.
Задачи и функции делопроизводства
Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.
Работники обязаны выполнять следующие функции:
- разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
- разрабатывать и проектировать бланки;
- проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
- регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
- контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
- регулировать ход исполнения документов;
- составлять тексты;
- разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
- контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
- участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.
Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».
Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016
Скачать ГОСТ по делопроизводству
Общая схема организации делопроизводства и документооборота
Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.
Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта
Скачать образец
Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.
Организация потоков входящих документов
Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.
Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:
- регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
- передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
- регистрируйте принятие документа в работу;
- ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
- передавайте документ в архив.
Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.
Журнал учета входящей корреспонденции
Скачать документ
Организация потоков исходящей документации
Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.
Скачать все 6 памяток
Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.
Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем
Скачать таблицу полностью в журнале
Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве
В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.
Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.
Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности
Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.
Кто несет ответственность за делопроизводство
Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.
За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.
Основные способы оформления ответственности за делопроизводство
Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника
На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.
Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками
При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.
Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей
В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.
Что будет, если не организовать делопроизводство
В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.
- Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
- Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.
Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.
Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.
Журнал «Делопроизводство»
Зафиксировать информацию, без искажений сохранить ее или передать – главная задача любого документа. Чем бы современный человек ни занимался, каждое действие находит отражение в документе. Еще важнее документ в коммерческой или государственной деятельности – это основа всего, единственная опора порядка: убрать ее – и неразбериха поглотит даже самый совершенный и отлаженный механизм. Но мало создать документ, с документом нужно работать, и работать правильно. Получить или передать по назначению, проследить за исполнением, зарегистрировать, уничтожить или сохранить, организовать решение проблемы – для всего этого требуются специальные знания.
Появление первых стандартов в оформлении документации прослеживается уже с XV – XVII веков, тогда же родилось и слово «делопроизводитель». Вместе с изменением количества, изменились и сами документы, и правила работы с ними. Это непрерывный процесс, и наблюдать его можно до сих пор. Постоянно быть в курсе всех перемен и нововведений помогает журнал «Делопроизводство».
Журнал предлагает читателям все самую актуальную и полезную информацию. Его авторы – это ведущие специалисты делопроизводства в стране.
Журнал «Делопроизводство»: содержание
Журнал «Делопроизводство» представляет интерес для людей всех профессий, чья деятельность связана с документами. Кроме общих вопросов, освещает журнал кадровое делопроизводство, бухгалтерское и другие узкоспециализированные направления. В журнале «Делопроизводство» можно читать информацию по следующим вопросам:
· нормативное и законодательное регулирование в сфере делопроизводства;
· создание и оформление документов;
· этапы работы с документами;
· архивное хранение;
· история документирования;
· экспертиза ценности документов;
· организация документооборота;
· текущее хранение документов;
· должностные обязанности и нормирование труда работников службы делопроизводства;
· автоматизация делопроизводства.
Компьютеры играют все большую роль во всех областях человеческой деятельности: в электронном виде оказываются госуслуги, бумажные письма давно ушли в прошлое, и документооборот не стал исключением. Рубрика, раскрывающая вопросы перевода делопроизводства в безбумажную форму, с каждым выпуском растет. В журнале «Делопроизводство» есть отдельная рубрика, посвященная обучению профессии документоведа. Журнал расскажет о новых теоретических исследованиях системы распорядительных и организационно-правовых документов и бесценном практическом опыте.
Немало внимания в журнале уделяется зарубежному и международному опыту делопроизводства. Людям, предпочитающим купить журналы по кадровому делопроизводству, без сомнения будут интересны статьи правоведов, раскрывающие практическую сторону взаимоотношений с персоналом.
Рассматривает журнал архивы и делопроизводство архивных учреждений разных уровней, вопросы защиты и безопасности информации, особенности документирования организаций различного профиля. Систематически журнал знакомит читателей со списками новых книг по теме «Делопроизводство».
Журнал «Делопроизводство»: скачать в сети
Журнал «Делопроизводство» читать online или скачать один из предыдущих выпусков себе на компьютер можно на многих сайтах в сети Интернет. Кроме того, электронная версия всех выпусков журнала является приложением официальной базы данных Росархива и входит в специализированный сборник «Информационной системы архивистов России».
Поможет разобраться во всех тонкостях и хитросплетениях, что готовит документооборот, журнал «Делопроизводство».