Система нса к архивным документам. Классификация архивной документации

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Целью создания моей работы является описание системы научно-справочного аппарата, его развития.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат.

2. Изучить его развитие.

Учет документов необходим для:

1. Обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. Создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. Наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

1. Книга учета поступления и выбытия документов;

2. Список фондов;

3. Листы фондов;

4. Описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. Описи дел;

2. Номенклатуры дел;

3. Картотеки;

4. Исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел - это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

1. Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, в целях всестороннего использования.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1. Справочники по учету документов;

2. Справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным - лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным - обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, остается одной из главных задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание, с одной стороны, понимается как процесс преобразования первичной документной информации (архивных документов) во вторичную документную информацию (архивные справочники), а, с другой стороны, рассматривается как результат этого процесса, то есть как вторичная документная информация (совокупность архивных справочников).

В процессе описания информация, заключенная в объекте описания (документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в преобразованном виде выходит за пределы объекта описания, становится элементом системы НСА, занимая в ней строго определенное место. Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе (или его части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов), Архивном фонде России в целом; базой подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов; базой составления учетных документов архива.

Описание проводится на основе дифференцированного подхода,

известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав. Под единой системой НСА государственного архива понимался "комплекс взаимосвязанных архивных справочников, основанных на единых методах классификации, описания и учета документальных материалов, раскрывающих состав и содержание этих материалов в пределах фондов, архивов, всего Государственного архивного фонда СССР". При этом развитие системы НСА должно было идти как по пути усовершенствования имеющихся справочников, так и по пути создания новых.

Было предложено "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды

государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-

а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;

б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п.

составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;

в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.

Известно, что архивные фонды неоднородны по составу, содержанию документов, их сохранности, а значит имеют разную информативность. Это позволило рассматривать их как фонды разных категорий при создании и

совершенствовании НСА. При этом под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного

состава, уровня детализации информации.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев:

многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности..

Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно- справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное

использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих

фондов были другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и по глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось

одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.

В современных условиях описание архивной документной информации

по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности и т.д. Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его

приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.

Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела,

документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к

конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки,

объемные показатели.

Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда

(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,

архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:

Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);

Название фонда;

Крайние даты документов фонда;

Объем фонда (количество ед. хр.).

Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:

номер описи, номер дела);

Заголовок дела;

Крайние даты документов дела;

Объем дела (количество листов в деле).

Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:

Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,

номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);

Заголовок документа;

Дату документа;

Объем документа (количество листов в документе).

Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей

описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов описания для любого архивного справочника. Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым

назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке

стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного

пространства.

Каждый справочник архива кроме обязательных может при необходимости включать дополнительные элементы описания из числа интеллектуальных.

Для каждого типа справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным, как строго организованная

совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.

Описи дел.

Опись является базовым справочником в государственных архивах субъектов РФ. Опись осуществляет две функции - учетную и

информационно-поисковую.

Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. Когда в государственные архивы поступают

неописанные документы, описи составляются непосредственно в них.

Опись является обязательным элементом системы НСА архивов. Давая информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится источником вторичной информации, основой для создания других типов и видов архивных справочников. На базе описи могут составляться каталоги, путеводители, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим условием при создании других типов и видов архивных справочников, входящих в систему НСА.

При создании описи объектом описания является дело. Опись представляет собой одноуровневое описание. В отдельных случаях описание

на уровне дела может дополняться описанием на уровне группы документов,

документа или его части, если к заголовку составлена аннотация. Опись содержит информацию и обеспечивает ее поиск на уровне дела.

Наиболее сложным этапом при создании описи является составление описательной статьи, которая является основой описи и ее главным

информационным элементом. Описательная статья описи - совокупность сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:

1) порядковый номер;

2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

3) заголовок дела и указание на подлинность;

4) способ воспроизведения;

5) степень полноты документов и внешние особенности дела;

6) аннотация документов

(составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные документы, документы учреждений-предшественников, документы,

7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)

(при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на два: начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словами. Год указывается полностью. Например:

8) количество листов в деле.

К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8

элементы описания дела. К интеллектуальным - относятся 3, 4, 5, 6 элементы описания дела.

Данные сведения, включенные в описательную статью описи,

составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи),

определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной

значимости фонда, не подлежит изменениям.

Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с хронологической, структурной, структурно- хронологической, хронологически-структурной, хронологически- функциональной, функционально-хронологической, хронологически- тематической, тематически-хронологической, хронологически-номинальной, номинально-хронологической схемами систематизации.

Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.

При составлении заголовка особенно важно учитывать дифференцированный подход. Он позволяет с различной степенью детализации и глубины отразить

Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, заключаются в соответствии информации заголовка действительному содержанию дела, в адекватном отражении заголовком содержания дела. Содержание дела

передается в обобщенном виде.

Пример заголовка дела из фонда, содержащего межотраслевую информацию:

Записки, информации, справки, письма Экономического отдела ЦК КПСС, Якутского обкома КПСС, Госплана СССР, министерств и ведомств, академика Агошкина М.И., конструктора Федорова Е.А. о внедрении новых научно-технических разработок, повышении качества нового оборудования для отраслей тяжелой промышленности и энергетики.

На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так, например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных

последовательностью делопроизводства, описывается как "Документы".

Например:

Документы о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

Заголовок "Документы" может быть составлен в кратком или расширенном вариантах. При использовании краткого варианта в заголовке не указываются разновидности документов. Когда употребляется расширенный вариант - в скобках указываются несколько разновидностей документов. Например:

Документы (решения ГАУ при СМ СССР, планы, информации, тексты и фотодокументы к плакату "Союз нерушимый") о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

Если дело сформировано из документов по одному вопросу, в пределах одного года и связанных последовательностью делопроизводства, то оно описывается как "Дело...". Например:

Дело об отказе Ивановой Пелагее в освобождении ее от крепостной зависимости помещика Енгалычева А.И.

В состав судебных дел входят такие документы, как приговор,

определение, постановление. В тех случаях, когда обвиняемых несколько, указываются фамилии, имя, отчество первых трех лиц или трех лиц по наиболее важным обвинениям. Например:

Дело по обвинению Богданова И.Я., Валькова С.И., Шестопалова И.П.

Другим видом документа, считающимся трудным для описания,

является переписка. Важнейшими видами в составе организационно- распорядительной документации являются указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы инструкции, докладные записки, протоколы и др. Информация, содержащаяся в этих видах документов, важна для раскрытия функций, задач фондообразователя.

Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный

уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д.

Например:

Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства N

12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.

При описании отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:

Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980

Глухие заголовки "протоколов" можно раскрыть за счет включения

следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:

Протоколы N 5-10 совещаний у заместителя начальника

Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.

Информативность описи может быть повышена за счет более качественного и рационального составления справочного аппарата к описи.

Как известно, справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели.

Титульный лист описи несет определенную информацию о делах, включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные: название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер

описи, название описи; крайние даты документов. Реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись, поэтому его следует заполнять полностью, соблюдая при этом принятый

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя

со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, в хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива, с последующим перечислением названий организаций, документы

которых вошли в объединенный фонд.

Название описи располагается после номера описи.

Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи.

Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи. Оно по своему наполнению и глубине раскрытия может быть различным.

К описи могут составляться указатели: предметные, именные и географические (разновидности предметного), хронологические, а также специальные предметные указатели - учреждений, периодических изданий и

Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты составления.

Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе

описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников,

поэтому качественный уровень описи, в конечном счете, влияет на качество системы НСА архивов в целом.

Описи на базе ПЭВМ могут создаваться в архивах разных рангов, оснащенных современной техникой. Опись содержит универсальный набор элементов описания, что позволяет формировать из описей полноценные

базы данных в архивах и осуществлять поиск информации как по любому из элементов описания, по группе элементов описания одновременно, контекстный поиск. БД-опись, оснащенная системой указателей, и в будущем останется базовым внутриархивным справочником для поиска информации

на уровне дела.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором Информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог обеспечивает поиск информации в предметно-аспектном или предметном направлениях по документам всего архива независимо от их фондовой принадлежности.

Каталоги могут составляться на любой комплекс документов - от части фонда до АФ РФ в целом вне зависимости от времени составления документов, способа и техники их создания.

В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по истории учреждений и каталог по истории административно- территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и

географический. Систематические и тематические каталоги - это справочники логической структуры, предметные каталоги - справочники алфавитной структуры.

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности

общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации.

В тематическом каталоге документная информация по теме

сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в

алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов

административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту наименований.

В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или

хронологической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной

последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов

(названий стран, республик, краев, областей и др.).

Совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, представляет

собой единую систему каталогов архива, позволяющую осуществлять поиск информации в разных аспектах. Она должна отвечать следующим основным требованиям: соответствие принципов построения каталогов их целевому

назначению, многообразие аспектов поиска, которое обеспечивается структурой каталогов, отсутствие дублирования в группировке информации в разных каталогах системы.

Каталог является обязательным элементом системы НСА архива.

Каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей

степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.

Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением автоматизированных архивных технологий. Широкое распространение тематических и именных каталогов в электронном

формате в госархивах свидетельствует о перспективности БД-каталогов на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о

документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводитель предназначен для ознакомления с документной

информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.

Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных

справочников. Представляя информацию о содержании документов,

путеводители позволяют проводить многоаспектный поиск информации. Базовым структурным справочником архива является путеводитель по фондам архива.

По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и

межархивные. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.

Виды путеводителей по архиву: путеводитель по архиву, краткий справочник по фондам, путеводитель по фондам, тематический путеводитель

по фондам. Виды межархивных путеводителей: путеводитель по архивам, краткий справочник по фондам архивов, путеводитель по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить

информации, еще не вошедшей в научный оборот. К таким изданиям относятся справочники, посвященные 75-летию Государственной архивной службы Татарстана, вышедшие на русском и татарском языках.

Путеводитель по фондам архива (архивов) - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Целевое назначение путеводителя по фондам архива - ознакомление с основным составом и содержанием документов фондов архива, включенных

в справочник. Путеводитель по фондам архива может создаваться по документам федеральных, государственных, муниципальных архивов и центров хранения документации, а также по фондам негосударственных

архивохранилищ. (Например, Государственный архив Российской Федерации: Путеводитель. - М., 1996. - Т. 2. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории РСФСР; Центр документации "Народный

архив": Справочник по фондам. - М., 1998).

Путеводитель по фондам архивов содержит информацию об архивных фондах двух или более архивов. Путеводитель по фондам архивов

целесообразно составлять на краевом, областном и региональном уровнях.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые

входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно- справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов).

Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.

Тематический путеводитель представляет собой систематизированный

перечень характеристик документов по определенной теме со всеми

входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.

Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях России в

целом, об архивных учреждениях отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. (Например, справочник "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997). Подобный путеводитель может

быть составлен как по документам Архивного фонда РФ, так и по рукописным отделам библиотек и музеев, по архивохранилищам учреждений и ведомств, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного

фонда РФ. (Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно- отраслевых архивах: Справочник. - М., 1991; Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. - М., 1994).

К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.

В качестве приложений могут быть даны:

Сведения об изменениях административно-территориального деления,

Списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы,

Сведения о составе научно-справочного аппарата архива.

Путеводитель - это традиционная, апробированная временем форма представления архивной документной информации пользователю до его

обращения в архив. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде.

Путеводитель является обязательным элементом НСА архива и широко

распространен как в архивной отрасли, так и за ее пределами.

Путеводитель - базовый структурный справочник архива.

Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.

Указатели могут быть межархивными, межфондовыми,

внутрифондовыми.

Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.

В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и

видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-

понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.

По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и

развернутыми.

По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или

структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся

систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.

К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.

Самым распространенным указателем предметно-тематической группы

является предметный. Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.

Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся

именной и др.

Назначение общих и специальных предметных указателей -

интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.

Географический указатель - разновидность предметного указателя,

географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.

Именной указатель - разновидность предметного указателя,

Группировка понятий внутри указателей - и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в

общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.

Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.

Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме

классификации.

Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.

Структурный указатель - вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.

Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных

направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.

Обзор - это тип архивного справочника, включающий

систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Обзор входит в состав системы НСА госархива, хотя и не является обязательным элементом этой системы.

Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда

(фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов

(межархивный тематический обзор).

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме.

Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный

тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы.

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов.

Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со

схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.

Назначение обзора состоит в раскрытии содержания документов в пределах фонда по всем существенным вопросам и темам, что позволяет составлять обзоры независимо от системы построения архивного фонда.

Назначение тематических обзоров - раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном

или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически

расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах.

Схема построения обзора может основываться на структурном,

отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом,

хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.

Курсовая работа

Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации

Введение

Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.

Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Объект исследования - архивное дело

Предмет исследования - научно-справочный аппарат

Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

.Определить понятие «научно-справочный аппарат»

.Изучить принципы построения научно-справочного аппарата

.Изучить структуру научно-справочного аппарата

.Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.

Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

.Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию

.Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках

.Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений

Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.

Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.

Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.

Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.

Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

2 Структура научно-справочного аппарата

2.1 Описи дел

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи

Опись выполняет три основные функции:

·Информационная (раскрывает состав и содержание документов)

·Учетная (осуществляет учет документов)

·Классификационная (классифицирует документы)

Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.

Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.

Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.

Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:

·временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

·по личному составу.

Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.

Составление описи включает следующие виды работ:

·описание дел;

·организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

·составление собственно описи документов;

·составление справочного аппарата и оформления описи.

·Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:

·порядковый номер;

·делопроизводственный индекс

·заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

·крайние даты документов в деле;

·количество листов в деле;

·примечания.

Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:

Графа 1 - «Порядковый номер» - выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)».

Графа 4 - «Крайние даты» - даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год.

Графа 5 - «Количество листов» - объем единицы хранения.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи.

Методика составления справочного аппарата к описи

После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает в себя:

·титульный лист;

Титульный лист - содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи.

Например: см. приложение 2.

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Список сокращений - отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. - родился», «ум. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством.

Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива.

Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3)

Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи.

Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

2.2 Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Цит. По Е.М. Буровой: «Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».

В отличие от описи каталог:

)Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

)Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.

)Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция - обеспечение информационного поиска.

)Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Каталогизация архивных документов - процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов

Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

·определение вида каталога;

·разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

·выявление и отбор документной информации для каталогизации;

·описание документной информации на каталожных карточках;

·индексирование каталожных карточек;

·систематизация карточек и ведение каталога

Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов.

Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные.

Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному.

Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический.

В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги.

Структура архивных каталогов представлена в приложении 4.

Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Цит. по Е.М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)»

Описание документной информации на каталожных карточках - создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе.

Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога

Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы:

·классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

·информационные (содержание документов);

·поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

·внешние (язык документа и способ воспроизведения);

·контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки.

Индексирование - выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках

Индекс - условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)

В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации.

Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр.

Например: см. приложение 5.

Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному.

По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) (с. 95).)

До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.

Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8)

На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.

В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный.

В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.

В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10).

В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11).

Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система - первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.

2.3 Путеводители

Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам

Путеводитель по (архивным) фондам архива - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

Путеводитель - печатное издание, цель которого - дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.

Виды путеводителей:

·фондовый путеводитель;

·краткий справочник по фондам архива (архивов);

·тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Фондовый путеводитель - печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.

Краткий справочник по фондам архива - путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.

Тематический путеводитель по фондам архива - путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.

Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов.

Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему.

Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда.

Название фонда - обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о:

·принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;

·название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т.д.;

·масштабах деятельности фондообразователя;

·его местонахождении.

Справочные данные о фонде составляет номер фонда.

Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т.д., периоде и масштабе его деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т.д.

Аннотация состава и содержания документов - краткое описание состава и содержания документов.

Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания.

В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель.

Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи.

В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива.

С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: #"justify">2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические:

Обзоры документов тематические:

·по истории общественно-политического движения;

·по истории зарубежных стран и городов России;

·по истории архитектуры и градостроительства;

·о развитии авиации;

·о культурных и экономических связях России с другими странами;

·о развитии русской военно-теоретической мысли;

·о жизни и деятельности выдающихся людей России;

·о месторождениях полезных ископаемых и др.

Обзоры документов фондовые:

·Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);

·Ивангородская крепость (Ф. 13133);

·Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);

·Кабинет военного министра (Ф. 366);

·Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);

·Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Указатель (архивный) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.

Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12)

При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13)

Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14)

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.

Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).

Заключение

Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов.

Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута.

В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи:

Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников.

Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления.

Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства.

В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию.

Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», одна из целей которой - переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.

Источники и литература

справочный поисковый архив каталог

1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от 22.10.2004

2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4.Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002

.Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.

.Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2007.

.Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. - М. 2007.

Для облегчения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователям справочно-поисковые средства. Совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе, называется системой научно-справочного аппарата (НСА). Среди архивных справочников выделяются основные (путеводители, описи дел, документов, каталоги) и вспомогательные (указатели).

Путеводители

Путеводителями называются архивные справочники, содержащие сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенные для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах государственного архива Воронежской области, делятся на несколько видов.

Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980) и «Государственные архивы СССР» (М., 1989) содержат общие сведения, включающие в себя справочные данные, справку об истории архива, краткую информацию о составе и содержании хранящихся документов.

Межархивный тематический справочник «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР» (Воронеж, 1990) содержит информацию о составе хранящихся в фондах архива документов по сельскохозяйственной тематике.

Путеводитель по фондам ОГУ «Государственный архив Воронежской области», составленный в 2007 году, дает представление обо всем массиве документов, находящихся на хранении в архиве за период с 1611 г. по 2006 г.

Путеводитель состоит из шести основных частей:

1. Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
2. Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
3. Фонды личного происхождения.
4. Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
5. Аудиовизуальные документы.
6. Научно-справочная библиотека.

В приложениях даны: справка об истории административно-территориального деления Воронежской области; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей, упомянутых в путеводителе; географический указатель; список использованных источников и литературы.

Описи дел, документов (архивные)

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков единиц хранения/единиц учета и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда, а также учета дел. Для облегчения поиска информации внутри описей дел, они снабжаются специальным справочным аппаратом. В справочный аппарат описи дел входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие (в котором содержатся краткие сведения об истории фондообразователя и фонда, а также приводится краткая аннотация состава документов фонда), список употребленных в описи сокращенных слов и выражений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На наиболее ценные, значимые дела возможно составление в описи подробных аннотаций к заголовкам с перечислением названий каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, приказных изб Воронежского края, содержащие интересные документы середины XVII — начала XVIII вв. и др.

Каталоги

Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, дел, архивных документов архива сгруппированы по отдельным предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М., 1978, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII — нач. ХХ в.), М., 1983, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979, «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2007).

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» имеются систематический и именной каталоги.

Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.

В настоящее время полной тематической разработке подвергнуто 365 фондов (см. список фондов, прошедших каталогизацию).

В основном это наиболее используемые фонды: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др. С 2001 года ведется работа по каталогизации документов XVII века.

Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в госархиве Воронежской области.

Каталоги представлены традиционным карточным вариантом и базами данных: «Электронный каталог», «Фотокаталог».

Всего составлено и включено в каталоги по состоянию на 01.01.2008 года каталожных карточки по документам управленческого характера и личного происхождения; 2709 каталожных карточек по научно-технической документации.

Указатели

Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию:

1. Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома.
2. Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им. Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
3. Межфондовые к описям. В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
4. Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Указатель представлен карточками и БД «Репрессированные».

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Научно-справочный архивный аппарат

1. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

2. Архивное описание документов и дел

2.1 Описание документов личного происхождения

3. Архивная опись

4. Архивный каталог

5. Архивный путеводитель

6. Обзор архивных документов и другие архивные справочники

Литература

1 .

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. архив справочный опись каталог

Научно-справочный архивный аппарат предназначен для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Справочники могут быть:

Межархивными (сеть архивов);

Внутриархивными (архив - фонд);

Межфондовыми (фонд - дело);

Внутрифондовыми (дело - документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов . Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. По функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету документов (учетно-контрольные) и справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые). Некоторые из справочников, например, опись, являются универсальными архивными справочниками.

Основными принципами построения научно-справочного аппарата являются:

Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

Преемственность научно-справочного аппарата ведомственных и государственных архивов;

Единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

Применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Национального архивного фонда РК, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Система НСА может составляться к комплексам архивных документов на следующих уровнях:

Национальный архивный фонд РК;

Сеть архивов;

Дело или отдельный документ.

Внутри этих комплексов структура архивных справочников включает в себя:

Национальный архивный фонд РК:

Фондовый каталог НАФ РК;

Справочники и указатели общереспубликанского значения.

Сеть архивов:

Фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

Путеводители и указатели межархивного значения.

Архив:

Путеводитель или краткий справочник;

Книга поступлений;

Список фондов;

Листы фондов;

Каталоги;

Тематические обзоры;

Указатели;

Паспорт архива.

Фонд:

Лист фонда;

Обзор фонда;

Каталоги;

Указатели.

Дело или отдельный документ:

Тематические путеводители;

Каталоги;

Указатели;

Тематические и фондовые обзоры;

Внутренняя опись дела;

Аннотация;

Заверительная надпись.

2 . Архивное описание документов и дел

Описание документов и дел - это выявление информационных характеристик, необходимых для определения элементов информации и письменное обозначение этих характеристик на обложках дел. Описание документов и дел раскрывает состав и содержание документов каждого дела и обеспечивает поиск и использование документов.

Основными принципами описания документов и дел являются соответствие описания первичному архивному документу, взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания и недублированность информации всех уровней описания.

Информационными характеристиками при описании являются:

Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

Название структурной части;

Индекс дела по номенклатуре дел;

Заголовок дела;

Аннотация;

Крайние даты документов;

Количество листов в единице хранения;

Архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если наименование учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имеет структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов - краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Необходимо учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шрифт - это условное обозначение места хранения дела: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи.

К элементам описания относятся :

Информация по идентификации - название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

Информация по истории образования и хранения - история фондообразователя и история фонда;

Информация о составе и содержании - сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

Информация об условиях доступа и использования - условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;

Дополнительная информация - местонахождение оригиналов и копий, библиография.

Описание документов и дел, осуществляемое на уровне фонда, включает название фонда, справочные данные, поисковые данные, характеристику фонда, информацию по истории фондообразователя и фонда, аннотацию, библиографию и условия доступа и использования.

При описании на уровне единицы хранения учитываются:

Название фонда;

Название структурной части фондообразователя;

Справочные данные;

Вид носителя информации;

Условия доступа и использования;

Заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Следующий уровень описания касается описания на уровне документа и включает такие структурные элементы как заголовок - вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата; справочные данные - поисковые данные; вид носителя информации; условия доступа и использования. Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными. В простом заголовке должны быть отражены: вид дела, вид, разновидность документа, автор, корреспондент, предмет, вопрос, местность, дата и подлинность или копийность, например:

Протокол № 2 заседания комиссии при Главе Карагандинской областной администрации от 03.05.1993 г. Подлинник.;

Штатные расписания Карагандинского областного финансового управления на 1998 год.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков, например:

Список Акимов городов, поселков, сел, сельских округов Карагандинской области на 1997 год.;

Протоколы общих собраний коллективов работников учреждений, организаций, предприятий о выдвижении и протоколы окружных избирательных комиссий о регистрации кандидатов в депутаты областного Совета депутатов трудящихся по избирательным округам г. Абая за 1977 год. Подлинники.

Эти заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых групп документов и было сформировано без всякого учета признаков заведения дел.

Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дело. В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

2.1 Описание документов и дел личного происхождения

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, материалы членов семьи и других лиц, имеющих отношение к фондообразователю.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются особенности этих материалов и фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

заголовок дела;

крайние даты документов;

количество листов;

архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовков дел. В основу заголовка входят следующие элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. При составлении заголовков документов и дел личного происхождения необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

Н.А.Пичугин. «Когда он был министром». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Э. Белицкая-Пичугина. «В затихший мир неслышными шагами…». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма М.С. Бродского Ю. Герту.

Письма К.И. Сатпаева жене Т.А. Сатпаевой (урожденной Кошкиной).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также описываются внешние особенности альбома, например:

Альбом Н.В. Пагануцци с фотографиями о проведении экспедиций в Фанские горы, Гиссарский хребет.

В заголовке на записные книжки указывают вид дела и автора, например:

Записная книжка М.Е. Зуева-Ордынца.

В случаях, если в фондах личного происхождения на книгах, альбомах и других материалах имеются дарственные надписи, составляется заголовок на дарственные надписи , в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:

Дарственные надписи Ю. Герта и Р. Тамариной Л.С. Сенцовой.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М.Д. Балыкина. Газетные вырезки.

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Е.А. Букетова.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография В. Бадикова с дарственной надписью Э. Белицкой-Пичугиной.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей.

Письмо Ж.К. Бектурова не установленному лицу с обращением Нуржан.

При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, текст без конца, например:

Ж.К. Бектуров. «Последние дни Сакена». Повесть. Отрывок.

Письмо Ю.Г. Попова Е. Мустафину. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

Автограф или черновой автограф;

Машинописная или рукописная копия;

Фотокопия или ксерокопия;

Вырезки из журналов, газет и др.

При описании дел и документов личного происхождения можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем будет вестись работа по созданию научно-справочного аппарата архива.

3 . Архивная опись

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Функции описи :

Информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

Учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

Классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

На дела постоянного хранения,

Дела временного (свыше 10 лет) хранения;

Дела личного состава;

Документы на специальных носителях;

Входящие в архив ведомственные и служебные издания.

Правила составления и оформления архивных описей. При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила или основные требования к оформлению описи:

Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;

Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;

На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;

Систематизация дел в описи предпочтительна по хронологии, а внутри ее - по структуре учреждения;

Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

При составлении описи учреждения на основании описей его структурных частей оформляются 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;

При составлении описи личного состава (л/с), документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по личному составу, затем - списки личного состава, далее следуют карточки учета личного состава, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, платежные документы по обязательным и добровольным платежам в накопительные пенсионные фонды и обязательным социальным отчислениям в государственный фонд страхования и акты о несчастных случаях;

Личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления описи учреждения включает ряд документов:

Годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;

Годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

На ее основе в государственном архиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения - раздельно постоянного хранения и личного состава.

Составными частями описи являются:

Титульный лист;

Предисловие;

Собственно опись;

Список сокращений;

Указатели;

Переводные таблицы;

Библиография;

Терминологический словарь;

Лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения, например:

В опись внесено 185 (Сто восемьдесят пять) дел с № 1 по № 185.

Составитель ______________ Дата.

4 . Архивный каталог

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. Особенностью каталога как архивного справочника является то, что информация в каталоге помещена, как правило, на карточках. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация архивных документов - совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов. Она состоит из:

Определения вида каталога;

Разработки схемы классификации в нем документной информации;

Выявления и отбора документной информации для каталогизации;

Описания документной информации на каталожных карточках;

Индексирования каталожных карточек;

Систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

Определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

Отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

В зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

Уровень и профиль архива;

Структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

Интенсивность и задачи использования документов;

Наличие и качество других архивных справочников;

Кадровые и материально-технические возможности архива.

Система архивных каталогов. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым - предметные: именной и географический.

Классификация каталогов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

- систематический - по отраслям знаний и практической деятельности общества;

- тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

- по истории учреждений - по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

- по истории административно-территориального деления - по видам административно-территориальных единиц, а внутри их - по алфавиту наименований;

- хронологический - по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий - по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

- географический - по алфавиту географических и топографических объектов;

- ведомственный по личному составу - данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;

- названий фондов - при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Классификация архивных каталогов . Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. В международной документалистике приняты: универсальная десятичная классификация; классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри - к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

С конца 1970-х гг. в советском архивоведении используется Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978). Схема построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:

Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности.

Общественно-политическая жизнь.

Народное хозяйство.

Культура. Наука. Здравоохранение.

Каждую отрасль (деление) в схеме единой классификации принято называть отделом. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления.

При каталогизации документов архивного фонда необходимо подробно изучить структуру построения схемы единой классификации, четко определить к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть отнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. При каталогизации особое внимание уделяется важным событиям, фактам, явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.п. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном - единице хранения, при групповом - связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

Индекс классификационного деления;

Обозначение даты и места события;

Информационные сведения (описание содержания);

Название архива;

Название фонда;

Архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

Способ воспроизведения;

Фамилию составителя;

Дату составления;

В отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

Научно-методическое обеспечение работы;

Индексирование карточек;

Систематизацию их по индексам и рубрикам;

Составление отсылочного аппарата к каталогу;

Усовершенствование каталога;

Ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс - условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

Буквенными;

Цифровыми;

Комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр. Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний. В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

5 . Архивный путеводитель

Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.

Путеводители охватывают информацию на уровне Национального архивного фонда РК, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:

На путеводитель по фондам архива;

Краткий справочник по фондам архива;

Тематический путеводитель по фондам архива;

Путеводитель по архивам.

Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Национального архивного фонда РК и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Национального архивного фонда РК по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.

Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости - аннотации к документам. Путеводители, помимо сведений об основных архивных фондах, могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.

6 . Обзор архивных документов и другие архивные справочники

Обзор архивных документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими . Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.

Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем - на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений - фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда выглядит следующим образом:

Структурная - при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;

Отраслевая (функциональная) - при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;

Тематическая - группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;

Хронологическая - группировка и изложение содержания документов по хронологии;

Номинальная - группировка и изложение содержания документов по их видам.

Тематический обзор документов может осуществляться по следующей схеме:

Отраслевая (функциональная);

Тематическая;

Хронологическая.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа, оглавления и предисловия, котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.

Помимо отмеченных выше документов, к тематическому обзору также составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография и сведения о наличии документов по теме в других архивах.

Архивный указатель - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, в которых содержатся сведения об архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

Межархивными;

Межфондовыми;

Внутрифондовыми;

На документы одной описи;

Нескольких описей фонда;

Целого фонда;

Нескольких фондов одного архива;

Нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

К заголовкам единиц хранения без их просмотра;

К отдельным документам с их просмотром.

По рубрикации указатели в свою очередь делятся на алфавитные , систематические и хронологические . Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.

Основные виды указателей:

Тематический;

Именной;

Географический;

Хронологический;

Алфавитный;

Систематический.

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит историю фондообразователя, историю фонда и характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает:

Историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании);

Задачи и функции фондообразователя и их изменения;

Масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;

Место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;

Изменения в названии и подчиненности фондообразователя; структуру фондообразователя и ее изменения;

Крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает:

Дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;

Изменения в составе и объеме фонда и их причины;

Степень сохранности документов;

Особенности формирования, описания, систематизации документов;

Сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;

Сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;

Состав научно-справочного аппарата.

Характеристика документов фонда включает:

Состав документов фонда, их виды и их крайние даты;

Особенности документирования, присущие данному фондообразователю;

Порядок использования документов;

Характеристику научно-справочного аппарата.

Литература

Сапар Байжан-Ата. ?лтты? м?ра?ат т??ірегінде / В кн. Алаш мирас. Народное наследие. - Алматы, 1995.

Сариева Р. М?ра?ат?а жан жа?ты?ам?ор керек / Ана тілі. 2001. № 27.

Сариева Р. Об итогах реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.

Сизов С. Архивы и Интернет: современное положение / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.

Степанский А.Д. К истории научно-исторических обществ в дореволюционной России / АЕ за 1974 год. - М., 1975.

Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование / Отечественные архивы. 1998. № 5.

Уралова С.С. ЦНТИДАД РК: становление и развитие / ?аза?стан м?ра?аттары. 2007. № 1-2(41-42).

Хабижанова Г.Б., Валиханов Э.Ж., Кривков А.Л. Русская интеллигенция в Казахстане (вторая половина XIX - начало XX вв.). - М., 2003.

Хасанаев М.Х. Двухсотлетие архивного дела в Казахстане (история, состояние, проблемы). - Алматы, 1995.

Хашимбаева З. Из опыта работы оценки физического состояния документов в Архиве Президента Республики Казахстан / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.

Шалгынбай Ж.Ж. Роль архивов в формировании источниковой базы изучения истории казахского книгоиздания XIX - начала XX вв. / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Описание системы научно-справочного аппарата. Основные учетные документы, обязательные для архива организации и его развития. Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Научно-справочный аппарат к обзору.

презентация , добавлен 30.11.2014


Понятие и принципы построения научно-справочного аппарата, его структура и взаимодействие отдельных компонентов. Порядок описи дел, система каталогов в архиве. Путеводители и дополнительные справочно-поисковые средства, принципы их функционирования.

курсовая работа , добавлен 12.09.2014


Архив как организация, функциями которого является хранение документальных материалов, составление к ним научно-справочного аппарата и организация использования документальных материалов. Появление архивов в Древнерусском государстве, их развитие.

контрольная работа , добавлен 14.01.2014


Поиск неопубликованных источников по интересующим историка темам. Сеть и состав архивов. Фонды государственных учреждений и фонды личного происхождения. Научно-справочный аппарат архивов и его изучение. Изучение дел, выявление и отбор документов.

реферат , добавлен 14.12.2008


Изучение библиографической деятельности. История и понятие библиографии и ее развитие в России. Информационная инфраструктура, обеспечивающая подготовку, распространение и использование библиографической информации о документах какой-либо страны.

реферат , добавлен 21.11.2008


История образования Российского государственного архива древних актов. Краткая его характеристика и содержание. Научно-справочный аппарат архива. Хранение в нем летописей, старопечатных книг, собраний книг московской церковной и гражданской печати.

реферат , добавлен 17.04.2014


Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения. Особенности комплектования и описания документов личного происхождения. Фондирование документов личного происхождения. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения.

курсовая работа , добавлен 01.06.2016


Архивное дело в Итальянских государствах до и после воссоединения Италии. Обеспечение сохранности, комплектование, учет и использование архивных документов в стране. Русские материалы в фондах Центрального Государственного Архива. Ватиканский архив.

реферат , добавлен 20.03.2014


Состав Архивного фонда России, история его развития, нормативное регулирование деятельности. Признаки группировки документов, образование архивных коллекций. Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и коллекций.

контрольная работа , добавлен 06.08.2013


Изучение истории возникновения и развития Российского государственного военно-исторического архива. Характеристика основных принципов систематизации разделов в архивных фондах. Анализ комплектации архива, особенностей хранения исторических документов.