Документ с подписью. Как сделать самому электронную цифровую подпись? Распечатать справку с электронной подписью

⁰

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно - электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами - есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат - .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в.XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
Печать документа . Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
Заверение бумажной копии . Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно ! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП - неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью . А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

ViPNet CryptoFile;
КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

Сегодня мы активно переходим к "безбумажным технологиям" к обмену документами в электронном виде. Но доверия к сохраненному в электронном виде документу немного... а вдруг сломается компьютер, а вдруг потеряется диск с данными... Для того чтобы "вдруг" не случилось, документы, подписанные электронной подписью, часто распечатывают. Сегодня я в скриншотах опишу, как это сделать, если ваш документ подписан "КриптоАРМ"ом.

Все просто…

1. Открываем программу "КриптоАРМ". В меню "Настройки" выбираем "Управление настройками".

В разделе "Профили" дважды кликаем по нужному профилю.

В разделе "Общие" слева, в окне ставим галочку о добавлении подписи в распечатываемый документ.

3. После получения результатов проверки переходим в раздел "Детали".

4. Можно распечатать подпись документа отдельно, нажав на "Печать", или распечатать документ и содержащуюся в нем подпись, перейдя в раздел "Просмотреть".

Подпись при печати отображается примерно так:

Распечатанный таким образом документ можно хранить достаточно долго, однако мы считаем, что электронные документы правильнее хранить в электронном виде.

Для архивного хранения документов в электронном виде мы советуем использовать усовершенствованную подпись. Для этого вам понадобятся два дополнительных модуля и , которые проставляют сведения о времени и действительности подписи в ее атрибуты, так что при проверке подписи даже через пару лет она останется валидной.

Проверка электронного документа Сервис позволяет сформировать печатное представление выписки, полученной в электронном виде, и проверить корректность электронной цифровой подписи, которой она подписана. Если Вам необходимо получить печатное представление выписки, достаточно загрузить xml-файл и нажать на кнопку «Проверить», затем выбрать функцию «Показать файл». Если Вам необходимо проверить корректность электронной цифровой подписи, необходимо прикрепить файл формата xml, полученный вместе с ним файл формата sig и нажать на кнопку «Проверить». Если Вам необходимо получить печатное представление выписки, достаточно загрузить xml-файл и нажать на кнопку «Проверить», затем выбрать функцию «Показать файл».

Открываем xml файл выписки егрн с росреестра и получаем её в нормальном виде

В новом окне вы увидите нормальный документ, который можно распечатать или сохранить при желании. У вас получилось открыть выписку из Росреестра XML! На этом работа с файлами закончена.

Напоминаем, что воспользоваться услугой сайта федеральной службы вы не сможете без активного подключения к интернету.
Рекомендуется в качестве браузера использовать Internet Explorer или же Safari.
Конечно, другие браузеры тоже позволят вам провести эти операции, но вам потребуется установить некоторые параметры. Подробнее о них для каждой программы расскажем далее.
Откройте Меню браузера (три горизонтальные полоски в правом верхнем углу)→Настройки→Показать дополнительные настройки→Личные данные→Настройка контента или введите в адресную строку браузера chrome://settings/content и нажмите Enter.

Как распечатать электронный документ из росреестра

Статья обновлена: 3 апреля 2018 г. На сайте Росреестра есть специальный сервис для открытия выписок (ссылка ниже). На примере выписки на квартиру мы расписали подробную инструкцию, поэтому повторяйте за нами.

Также в конце статьи написали небольшую дополнительную инструкцию, если графический план в выписке не отображается.

Все файлы из архива с выпиской поместите в отдельную папку, чтобы они все были в одном месте. Файлы переименовывать не нужно, т.е. какими файлы были в архиве, такими пусть и останутся.

Из архива в отдельную папку мы перенесли выписку на квартиру в формате.xml, уникальную цифровую подпись в формате.sig и папку (1), в которой был графический план квартиры на этаже. Обычно графический план находится внутри самой выписки, но у нас он пришел с выпиской отдельно (на картинке это видно).

Как посмотреть xml файл выписки егрн с росреестра

Выписка из ЕГРН в электронном виде В архивной папке, поступившей к вам на электронную почту, лежат два файла - непосредственно сама выписка и файл с электронной цифровой подписью, подтверждающей достоверность сведений. Первый файл можно посмотреть и распечатать, второй файл служит для проверки достоверности с помощью сервиса Росреестра «Проверка электронного документа» Как открыть электронную выписку из ЕГРН Пошаговая инструкция Шаг 1.
Откройте письмо из Росреестра и скачайте папку с файлами на рабочий стол. (возможно она у вас попадает в папку»Загрузки» Шаг 2. Распаковать архив с помощью программы архиватора (которая должна быть установлена на вашем компьютере). Я открываю через ZIP.

Электронная выписка из егрн, как открыть файл и распечатать

Получить электронную выписку из ЕГРП Получить электронный вариант выписки заявитель может на указанный в заявке адрес электронной почты. Формат документа будет в виде XML, имеющего такую же юридическую силу, как и бумажный вариант.

Важно

На электронном виде документа проставляется цифровая подпись. Такая подпись действительна и имеет действие во всех государственных структурах, поэтому может быть признана официальной.

Стоит отметить, что некоторые учреждения запрашивают выписку только с официальной печатью Росреестра и подписью лица, выдавшего документ. Бесплатно Услуга по выдачи выписки из ЕГРП предоставляется на платной основе.

Как прочитать кадастровую выписку, полученную в электронном виде?

ЕГРН. В ней собрана информация:

данные из кадастровых паспортов, чертежи, координаты земельных участков;
кадастровый номер помещения или земельного надела;
площадь участка, его границы, обозначение их на местности, если проведено межевание, разрешенное использование;
планировка помещения, его назначение – жилое или коммерческое, размер входящих в его состав конструктивных элементов;
кадастровая стоимость недвижимости, приближенная к рыночной оценке;
дата постановки объекта на кадастровый учет;
история перехода прав на объекты – ФИО владельцев, правоустанавливающие документы: договора купли-продажи, мены, дарения, о наследовании, приватизация, распоряжение государственного или муниципального органа и др.

Как ее получить Способов оформления выписки из ЕГРН множество.

Документы росреестра в электронном виде

Если Вам необходимо получить печатное представление выписки, достаточно загрузить xml-файл и нажать на кнопку «Проверить», затем выбрать функцию «Показать файл». Если Вам необходимо проверить корректность электронной цифровой подписи, необходимо прикрепить файл формата xml, полученный вместе с ним файл формата sig и нажать на кнопку «Проверить». Если Вам необходимо получить печатное представление выписки, достаточно загрузить xml-файл и нажать на кнопку «Проверить», затем выбрать функцию «Показать файл». Выберите тип организации При этом их качество должно быть таким, чтобы сохранялась возможность прочитать текст документа полностью и определить его реквизиты. Если информация размещена на двух и более листах, в электронном виде она должна быть представлена в виде одного файла. При создании электронных копий документов используется монохромный режим с разрешением 300 dpi.

Простой способ открыть xml-файл выписки росреестра

Межевой план (версии 04, 05, 06)

Технический план (версии 02, 03)
ЕГРН: выписки ЗУ и ОКС: краткие и полные (версии 07)

Инструкция: С помощью кнопки Обзор выберите исходный XML-файл, либо ZIP-архив, содержащий один или несколько XML-файлов, нажмите на кнопку Печатать. После этого страница обновится, и на экране появится печатный документ.

Если возникает ошибка Time Out, то установите галочки.

Печать xml-файлов кадастровых выписок, паспортов, кадастровых планов территории

Здесь выписка из реестра зарегистрированных договоров долевого участия, она очень большая.Если вы заказали выписку с общедоступными сведениями на зарегистрированный объект недвижимости, размер файла будет меньше. Шаг 3. Переместите файл с выпиской и ЭЦП(электронной цифровой подписью) на рабочий стол.

Вот как выглядит это у меня: Шаг 4. Открываем сайт Росреестра, Сервисы - Проверка электронного документа Шаг 5 Загружаем файлы на сайт Росреестра для преобразования в читаемый формат и проверки подлинности. НЕ ПЕРЕПУТАЙТЕ ФАЙЛЫ! Шаг 6. Переходим к проверен файлов Шаг 7.

Открывается окно. Обратите внимание: проверка выполнена успешно. Шаг 8. Показать в человекочитаемом формате. Здесь есть возможность распечатать выписку или сохранить в «правильном» формате. Заказать электронную выписку из ЕГРН Подробная пошаговая инструкция: Выписка через интернет.
Список документов Для получения выписки из ЕГРП потребуются следующие виды документов:

Заявление.
Паспорт заявителя.
Квитанцию об оплате требуемого размера пошлины.
Нотариально заверенная доверенность, если запрос делается через представителя.

Заявление имеет определенные требования, предъявляемые приказом Минэкономразвития РФ №504 от 22.09.2011 г. Открываем xml файл выписки егрн с росреестра и получаем её в нормальном виде Для этого добавлены поля «Добавить растр из публичной кадастровой карты» и «Добавить растр - космический снимок». Автоматическое преобразование печатных документов в формат PDF.Для этого на вкладке «Содержание» должна быть установлена галочка «Автоматически преобразовать печатный документ в PDF».

Как подписать с помощью ЭЦП файл - как подписать ЭЦП документ?

Хотя электронный документооборот полностью не может вытеснить бумажный, его актуальность с каждым годом все возрастает. Документы, передаваемые в электронном виде, так же как и бумажные требуют визирования. Делается это с помощью электронно-цифровой подписи. Важно правильно подписать документ для того, чтобы он имел юридическую силу, и с его помощью можно было проводить необходимые операции. Разберем по порядку, как подписываются документы различного формата.

Итак, вам необходимо подписать пдф файл ЭЦП. Для того чтобы произвести подпись любого документа необходимо установить на свой ПК плагин КриптоПро. После этого документ необходимо отредактировать в программе AdobeAcrobat и сохранить в формате Adobe Reader.

Далее в меню выбираем пункт «Работа с сертификатами» , затем «Подписание » и ищем нужную подпись. Перед тем как подписать с помощью ЭЦП файл pdf, нужно определить, в каком месте на документе будет располагаться подпись, с помощью мышки создаем нужную строку. В появившемся окне появится информация, где можно найти сертификат. Подписание документа завершено.

Если необходимо подписать вордовский документ ЭЦП, то необходимо будет проделать несложные операции в определенной последовательности. В меню ищем «Сервис », нас интересуют «Параметры ». В «Параметрах » находим пункт «Безопасность » и выбираем «Цифровые подписи ». В открывшемся окне ищем нужный сертификат и выбираем владельца подписи. Теперь потребуется ввести пароль ЭЦП, в окне появится «Подписывающий», кликаем на него и документ готов.

Как подписать Word 2007 с помощью ЭЦП?

Важно знать, что после подписания файл формата Word будет доступен только для чтения.
Подписание вордовских файлов версий 2007 и 2010 имеет некоторые нюансы. Перед тем как подписать ЭЦП документ word 2007 – 2010 нужно понимать его отличия от аналогичного формата 2003 года. Документы Offis 2007 сохраняются расширением docx. Для подписания документа целесообразно использовать программу КриптоПро Office Signature. Для Office 2010 этот плагин, вообще, является обязательным.
Возникает вопрос, как проверить ЭЦП электронно подписанного документа на подлинность. Для этих целей устанавливаем на компьютер КриптоПро CSP. С помощью плагина настраиваем функции, позволяющие получать только те документы, которые подписаны сертифицированными ЭЦП.

Подписание сканированных документов с помощью ЭЦП возможно после установки на компьютер КриптоАРМ. Эта же программное обеспечение наряду с КриптоПРО подходит для подписания архивных папок RAP.

Важные нюансы при подписании документов электронной подписью

Сегодня электронные документы, подписанные электронными подписями, признаются основанием для проведения операций, подтверждают расходы в целях налогообложения прибыли.

Как подписать документ электронной подписью ЭЦП

Рассмотрим нюансы новых правил использования электронной подписи, а также при каких условиях теперь электронный документ равнозначен подписанному документу на бумаге.

С 8 апреля 2011 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее — Закон N 63-ФЗ). В то же время до 1 июля 2012 г. применяются и нормы Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее — Закон N 1-ФЗ). Новый Закон был необходим, поскольку положения Закона N 1-ФЗ уже не отвечали требованиям современного электронного документооборота.

Так, Закон N 63-ФЗ в отличие от прежнего регулирует электронный обмен юридически значимыми документами не только с государственными органами, но и между хозяйствующими субъектами (см. врезку на с. 47). Ведь использование электронной подписи (ЭП) разрешено при заключении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также совершении других юридически значимых действий (ст. 1 Закона N 63-ФЗ).

Примечание. Когда подача документов в электронном виде с ЭП обязательна

Статьей 80 НК РФ предусмотрено следующее. Налогоплательщики, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) компании, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде. Но только если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством.

Аналогичное требование установлено п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ. Плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) компании, у которых численность указанных физлиц превышает данный предел, представляют расчеты в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в электронном виде. Конечно, если иной порядок представления сведений, отнесенных к государственной тайне, не предусмотрен законодательством РФ.

Отметим, что с принятием Закона N 63-ФЗ ЭЦП, предусмотренные Законом N 1-ФЗ, не утратили силу. Электронный документ, подписанный ЭЦП до 1 июля текущего года, признается электронным документом, подписанным квалифицированной ЭП в соответствии с Законом N 63-ФЗ.

Важным нововведением Закона N 63-ФЗ является и то, что владельцем электронной подписи (сертификата ключа проверки подписи) может быть юридическое лицо. При этом организация должна определить, на каком основании (учредительных документов или доверенности) от ее имени действует физлицо, подписывающее документ.

Понятие и виды используемых электронных подписей

В ст. 2 Закона N 63-ФЗ сказано, что ЭП — это информация в электронной форме, которая присоединена или иным образом связана с другой информацией в электронной форме (подписываемой информацией) и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Одной электронной подписью может быть подписано несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

В соответствии со ст. 5 Закона N 63-ФЗ применяется несколько видов электронной подписи — простая и усиленная, а последняя, в свою очередь, делится на неквалифицированную и квалифицированную.

Простая электронная подпись. Это ЭП, которая посредством использования кодов, паролей, логинов или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.

Данный вид подписи не дает возможности контролировать внесение изменений в электронный документ. То есть простая подпись только удостоверяет лицо, подписавшее документ, не наделяя его никакими полномочиями.

Усиленная неквалифицированная ЭП. Она, в отличие от простой, формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи (см. врезку на с. 48). Данная ЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и выявить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания (ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Справка. Средства электронной подписи

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП. А ключ проверки электронной подписи — уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП.

Для создания и проверки ЭП, создания ключа и ключа проверки ЭП используются средства электронной подписи, которые:

позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания;
обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа ЭП из электронной подписи или из ключа ее проверки.

При создании ЭП средства электронной подписи должны:

показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает;
создавать ЭП только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи;
однозначно показывать, что ЭП создана.

При проверке ЭП средства электронной подписи должны показывать содержание электронного документа, подписанного ЭП, информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью документ, а также указывать на лицо, с использованием ключа ЭП которого подписаны электронные документы.

Отметим, что электронный документ, подписанный с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи, может быть признан равнозначным документу на бумаге с собственноручной подписью. Но только при условии, что это прямо предусмотрено федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Усиленная квалифицированная ЭП. Информация в электронной форме, подписанная такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Правда, за исключением случая, когда федеральными законами или принимаемыми на их основании нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Требования к квалифицированной ЭП идентичны требованиям к неквалифицированной. А также она должна соответствовать таким дополнительным условиям: для ее создания и проверки используются средства электронной подписи в соответствии с Законом N 63-ФЗ, а ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате (ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Обратите внимание: участники электронного взаимодействия вправе по своему усмотрению использовать любой вид ЭП, если требование об использовании конкретного вида подписи не установлено законодательством либо их соглашением (ст. 4 Закона N 63-ФЗ).

Если документ должен быть заверен печатью. Предположим, на основании федеральных законов, принимаемых в соответствии с ними нормативных правовых актов или обычаев делового оборота документ должен быть заверен печатью. Тогда электронный документ, подписанный усиленной ЭП и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Федеральными законами и соответствующими нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (см. таблицу ниже).

Таблица. Признание электронных документов равнозначными документам на бумаге

Документ подписан ЭП	Документ на бумажном носителе
Документ подписан ЭП	Подписан собственноручно	Подписан собственноручно и заверен печатью
Простой ЭП	Признается равнозначным, только если это установлено федеральными законами и принятыми на их основании нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного документооборота	Документ, подписанный простой ЭП, не признается равнозначным документу на бумажном носителе, который заверен печатью
Усиленной квалифицированной ЭП	Признается равнозначным, если только это указано в федеральном законе или принимаемом в соответствии с ним нормативном акте либо установлено соглашением сторон. Нормативные акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки неквалифицированной ЭП	Признается равнозначным, если он подписан любым видом усиленной ЭП и согласно федеральным законам, соответствующим нормативным правовым актам или соглашениям между участниками приравнен к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Причем федеральные законы, иные нормативные акты, соглашения между участниками электронного взаимодействия могут предусматривать дополнительные требования к электронному документу
Усиленной квалифицированной ЭП	Признается равнозначным. Исключение составляют федеральные законы и иные нормативные акты, устанавливающие требование о необходимости составления документа исключительно на бумаге

Первичные документы с ЭП признаются в налоговом учете. В Письме от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ ФНС России пояснила следующее. В целях применения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса составленные согласно требованиям законодательства первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Ведомство отметило, что документ, оформленный в электронном виде по установленным форматам и подписанный ЭЦП или квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы в случаях, если федеральными законами, принятыми согласно им нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа исключительно на бумажном носителе (Письма Минфина России от 10.10.2011 N 03-03-06/1/645, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521 и от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409).

Как получить и пользоваться электронной подписью

Получение электронной подписи. Простую ЭП отдельно получать не нужно. Она формируется в той же информационной системе, что и заверяемый ею документ.

Для применения усиленной ЭП необходимы специальные программные средства, поэтому ее можно получить только через специализированные удостоверяющие центры. Центр, не получивший лицензию, вправе выдавать только простые и в отдельных случаях неквалифицированные подписи, не требующие выдачи квалифицированного сертификата. Поэтому за квалифицированной подписью следует обращаться в лицензированный удостоверяющий центр, где организация получит сертификат, в котором будет указан ключ проверки электронной подписи.

Указанный сертификат должен содержать следующую информацию (п. 2 ст. 14 Закона N 63-ФЗ):

даты начала и окончания срока его действия;
наименование учреждения, место нахождения и основной государственный регистрационный номер;
ключ проверки электронной подписи;
наименование используемого средства ЭП или стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки ЭП;
наименование удостоверяющего центра, который выдал сертификат ключа проверки ЭП;
уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия и др.

Сертификат выдается на определенный срок действия (обычно на год), который в нем прописан. Организация должна следить за сроком его истечения. Ведь если вовремя его не продлить, это приведет к аннулированию ключа проверки ЭП. Данное решение приводится в силу в течение дня, следующего после окончания срока действия сертификата. Значит, необходимо обновить сертификат при истечении срока его действия. Следует проверять и сертификаты партнеров компании, поскольку они также могут быть недействительными.

Для получения сертификата ЭП организации необходимо представить в аккредитованный лицензионный центр заявление, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, учредительные документы и выписку из ЕГРЮЛ. Можно иметь несколько образцов ЭП от разных удостоверяющих центров.

Как пользоваться электронной подписью. Вместе с сертификатом владелец ЭП получает два ключа: открытый и закрытый. При помощи закрытого ключа производится шифрование документа. Данный ключ является секретной информацией, которая хранится у владельца подписи и известна только ему. Открытый ключ раздается контрагентам для проверки подлинности ЭП, стоящей на документе, то есть данный ключ-код расшифровывает подпись и ее владельца, а значит, позволяет партнеру определить, соответствует ли документ заявленному. Если возникнет спор о подлинности ЭП, то можно обратиться в удостоверяющий центр, в котором находится дубликат открытого ключа.

После того как электронный документ составлен, юрлицо ставит под ним свою ЭП. То есть с помощью кодирования в конце документа либо в отдельном файле проставляется набор определенных символов. В подпись также включается информация о лице, подписавшем документ, дата подписания и имя файла, содержащего открытый код подписи.

Пользователь, получивший данный документ, выполняет обратное преобразование документа при помощи открытого ключа. Если документ удалось расшифровать, то стоящая на нем ЭП верна и документ подписан именно указанным лицом. В противном случае будет выдаваться сообщение, что сертификат отправителя недействителен.

Значит, подписание документа ЭП гарантирует то же самое, что и заверение бумажного документа собственноручной подписью. А именно: что в текст не вносились изменения, текст документа исходит от подписанта, и владелец ЭП согласен с данной информацией, а также не сможет отказаться от подписанного документа.

Представление в инспекцию первичных документов, заверенных ЭП. Если запрошенные у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе представить их в инспекцию в электронном виде, направив по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Бывает, что форматы электронных документов, принятые между организацией и ее контрагентами, не соответствуют форматам налоговиков. В этом случае, по мнению Минфина России, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, подавать его нужно на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной ЭП (Письма от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 15.09.2011 N 03-02-08/96, от 13.09.2011 N 03-02-07/1-325, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409).

Ю.Н.Бережная

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Копия должна быть четкой, легко читаемой.

Электронная подпись в Ворде

Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копиидокументов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 7 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии документов либо нотариально, либо самостоятельно. Копии документов для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) заверяются только нотариально.

Копии документов может заверять не только руководитель, но и любой сотрудник компании, при предоставлении документа (доверенности, приказа и т.д.), подтверждающего эти полномочия.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
должность лица, заверившего копию;
подпись заверившего;
расшифровку подписи;
дату заверения;
печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
— организации заверяются документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить Устав организации, в котором должна быть запись, что организация работает без печати.
— ИП — только подписью предпринимателя. При приеме документов сотрудник УЦ проверит ФИО предпринимателя по ЕГРИП.

Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ. Доверенность, по которой представитель ФЛ будет получать ЭП, также должна быть заверена в консульстве.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

отдельно заверить каждый лист копии;
либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

На заметку!

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

факсимиле, факсимильная подпись — точное воспроизведение каким-либо способом (фотографическим, ксерографическим, печатным и т. п.) рукописной подписи.

Оставьте свой отзыв:

ОТПРАВИТЬ

Сертификат ключа проверки представляет из себя электронный документ (либо документ на бумаге), который подтверждает, что ключ подписи принадлежит владельцу сертификата, а не стороннему лицу. При его генерации данные о владельце сохраняются, и полученный файл носит наименование сертификата ключа подписи. Этот документ включает открытый ключ и данные о владельце, а также данные об организации(удостоверяющий центр), выдавшей ключ. Иными словами, сертификат ключа является своеобразным электронным паспортом каждого участника документооборота. Он дает возможность точно идентифицировать пользователя. Важно понимать, что обмен электронными документами возможен при наличии у участников действительных сертификатов.

Какая информация в нем содержится?

Перечень полей, которые могут быть в сертификате, определяется действующими стандартами и законодательством.

Как подписать документ электронной подписью

Обычно сертификат содержит следующие поля:

Уникальный регистрационный номер сертификата.
Даты и время начала/окончания срока действия сертификата ЭЦС.
Фамилия, имя и отчество владельца сертификата.
Название ключа подписи.
Псевдоним владельца.
Реквизиты и наименование ЦС.
Информацию об использования подписи.
Наименование криптографического алгоритма.
Иная информация для проверки сертификата, предусмотренная законодательством.

Как распечатать сертификат ЭЦП?

Многие задают вопрос - как распечатать ЭЦП на бумаге, поскольку не имеют представления как распечатать сертификат ключа электронной подписи. Для того, чтобы провести печать бланка сертификата, необходимо открыть карточку налогоплательщика (находится в меню Контрагенты - Налогоплательщики. Далее, выберите вашу компанию) и перейдите на вкладку "Ответственные лица".

Как распечатать документ с ЭЦП? У ответственного лица, на которого был выдан сертификат, нажимаем «Напечатать бланк». Таким образом, вопрос: "как распечатать сертификат электронной подписи?" становится более не актуальным.

При нажатии кнопки "Вперед" произойдет распечатка. На этом, создание ключей ЭЦП клиента и регистрация в банке открытого ключа ЭЦП завершены. Для полной и окончательной регистрации пары ключей ЭЦП клиент должен приехать в банк с Сертификатом нового ключа.

На завершающем этапе, для перехода необходимо нажать "Выход". На этом регистрация ключей ЭЦП физического лица завершена.