Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве. Акт об отсутствии работника на рабочем месте - образец Акт об оставлении работником рабочего места образец

⁰

Акт об отсутствии на рабочем месте – информационный документ фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте. Отсутствие работника на рабочем месте требует от работодателя выполнения определенных действий, в число которых входит оформление необходимых документов. Одним из этих документов является акт об отсутствии на рабочем месте, образец которого можно скачать ниже.

Ключевые моменты составления акта об отсутствии на рабочем месте

Но, прежде, чем заполнять акт, необходимо попытаться связаться с работником для того, чтобы выяснить причину отсутствия. Если работник в течение длительного времени так и не появляется на работе, работодатель делает отметку в о прогуле. Данная отметка ставится на основании подтверждающего документа, которым является как раз акт о прогуле.

Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов. Если смена работника меньше четырех часов, то прогулом считается отсутствие в течение всей смены (ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Акт заполняется, как правило, непосредственным начальником отсутствующего работника или специалистом кадровой службы. Заполненный бланк акта следует приложить к и направить эти документы вышестоящему руководству для рассмотрения вопроса на предмет применения дисциплинарного наказания к работнику.

Дисциплинарное наказание может быть выражено в виде штрафа, лишения премии, выговора и, в крайнем случае, . Решение о возможном дисциплинарном взыскании принимается руководством с учетом объяснений работника, которые он должен изложить в письменном виде, написав объяснительную записку. Объяснительная работника также прикладывается к акту и докладной записке. ().

В зависимости от того, насколько уважительна причина отсутствия, работодатель принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании, данное решение закрепляется приказом, образец которого можно скачать .

Как оформить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте?

Пример оформления акта можно скачать ниже, можно разработать свою форму акта о прогуле. Документ должен содержать следующие сведения:

Название документа, дата оформления;
Регистрационный номер;
ФИО и должность лица, от которого заполняется документ;
ФИО и должности свидетелей – работников, которые могут подтвердить, что работника действительно нет на рабочем месте;
ФИО, должность виновного сотрудника;
Дата прогула, временной период отсутствия;
Причины отсутствия;
Подписи лица, заполнявшего бланка акта, а также подписи свидетелей.

При оформлении акта необходимо заручиться поддержкой хотя бы двух свидетелей. Свою подпись на бланке должен поставить и сам работник, допустивший прогул.

Акт о прогуле работника фиксирует его отсутствие на месте без уважительных причин дольше четырёх часов подряд. Это произвольный документ, он не имеет утверждённой формы, однако служит основанием для применения дисциплинарного взыскания. За единичные случаи отсутствия работодатель может применить замечание или выговор, за систематические прогулы сотрудника гарантированно ждёт увольнение. Основанием для наказания, наряду с протоколом заседания дисциплинарной комиссии, будет служить акт об отсутствии сотрудника. Приведём образец этого документа.

В каком случае отсутствие на работе считается прогулом

Даже однократный прогул является поводом для увольнения, поскольку это грубое нарушение трудовой дисциплины. С учётом конкретных обстоятельств руководитель может применить и более мягкое взыскание. Увольнение по этому основанию предусмотрено пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ .

По определению, данному в этой правовой норме, прогулом считается отсутствие на рабочем месте в течение всего трудового дня или смены дольше 4-х часов подряд без серьёзных причин. Например, посещение врача ради получения консультации без открытия больничного листа - неуважительная причина для того, чтобы покинуть рабочее место без разрешения работодателя. Сотрудники также не вправе навещать родственников в больнице в рабочее время и уходить в несогласованные с начальством отпуска.

Ряд обстоятельств, при которых неявка на работу не считается прогулом, определён законодательством. Чёткого перечня нет, но выделить их можно по отдельным статьям Трудового кодекса и исходя из судебной практики. Это:

нетрудоспособность, подтверждённая больничным листом (ст. 81 ТК РФ );
привлечение к общественным и государственным обязанностям (вызов в правоохранительные органы, в суд) (ст. 170 ТК РФ );
донорство крови (ст. 186 ТК РФ );
арест (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013 и др. судебные решения);
чрезвычайные обстоятельства, например, невозможность добраться из-за отмены рейса или разгула стихии, аварийные работы в квартире и т.д. (Определение Алтайского краевого суда от 17.08.2011 по делу N 33-7208/11);
участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ );
приостановка работы из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ ).

Если сотрудник докажет, что его приходу на работу помешали непреодолимые обстоятельства или серьёзные причины, прогул не будет засчитан даже при условии составления акта об осутсвии.

Кто составляет акт о прогуле сотрудника

Обязанность составлять акт о прогуле работника не закреплена за каким-либо конкретным должностным лицом. Оформить этот документ может любой коллега, отсутствующего на месте работника. Чаще всего заполняет такой бланк непосредственный начальник прогульщика. Но это может сделать и кадровый специалист, и секретарь, и юрист организации.

Особенности и правила оформления

Составить такой документ можно на обычном листе А4 или на фирменном бланке организации. Можно подготовить удобный шаблон, в который останется только вписать недостающие сведения. Один из возможных вариантов шаблона вы сможете скачать внизу страницы.

Нет обязательной формы бланка, поэтому текст видоизменяется с учётом ситуации. Однако существуют общие обязательные правила оформления текстов:

акт составляют в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику;
бумага имеет порядковый номер и точную дату составления;
содержит сведения об организации-работодателе;
ФИО и должность работника, допустившего прогул;
ФИО и должности сотрудников, который подписывают документ, заверяя тем самым факт отсутствия коллеги;
документ отдаётся работнику на подпись (при отказе подписать документ делается пометка об этом и еще раз заверяется подписями свидетелей).

Датой составления не обязательно должен быть сам день прогула, но оформить бумагу нужно не позднее, чем через месяц после происшествия. Желательно, чтобы подписан такой бланк был как минимум тремя сотрудниками. В этом случае, если дело дойдёт до суда, документ будет иметь большую юридическую значимость. Кроме лица, непосредственно составляющего акт об отсутствии работника на рабочем месте, свои подписи на бумаге ставят еще два свидетеля.

Работник, к которому применили взыскание на основе акта, может не согласится с ним и обратиться за защитой в суд или трудовую инспекцию, чтобы оспорить сам факт прогула. Если при составлении акта допущены нарушения, это может привести к его аннулированию. Также бумага не будет иметь силу, если сотрудник докажет уважительную причину отсутствия. Наиболее частые ошибки при оформлении акта:

не приведены доказательства отсутствия дольше 4-х часов подряд (не проставлено время прихода-ухода, дата отстутствия, нет подписей свидетелей);
документ не передан работнику на подпись (нет соответствующей пометки об отказе от подписи, заверенной другими работниками).

Акт об отсутствии работника на рабочем месте содержит обычно следующую информацию:

название организации, её местонахождение;
наименования документа, его регистрационный номер и дата составления;
фамилия, имя, отчество и должность составителя документа;
ФИО и должности присутствующих коллег, которые подтверждают написанное;
описание нарушения, период отсутствия;
ФИО и должность виновного;
заверительные подписи свидетелей;
подпись самого работника, который ознакомился с бланком и получил его экземпляр.

Образец акта об отсутствии на рабочем месте 2019

Приведём образец акта о прогуле сотрудника 2019 года. Напомним, что не обязательно составлять его именно в такой форме.

До увольнения по инициативе работодателя по такому основанию, как прогул, должен быть составлен акт об отсутствии на рабочем месте. Такой документ является официальным подтверждением наличия факта нарушений , а, значит, и основанием привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Значит, при систематических опозданиях и др. обстоятельствах несколько правильно составленных актов могут стать основанием для увольнения за неоднократное неисполнение своих трудовых обязанностей.

Прогул – отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены). Если рабочая смена составляет менее 4 часов, то прогулом будет признано отсутствие работника на рабочем месте в течение всей смены. Уважительность причин должна быть подтверждена документально: листок нетрудоспособности, отстранение от работы и т.п. Для увольнения за прогул (это право работодателя, а не обязанность) или применения других мер недостаточно составить только акт об отсутствии на рабочем месте. При привлечении работника к дисциплинарной ответственности должны соблюдаться требования ст. 193 Трудового кодекса РФ.

Пример акта об отсутствии на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Северянка»

ИНН 59584512 ОГРН 6897412554

г. Владивосток

Время составление акта: 15 час. 20 мин. (местное время)

Мною, начальников кадрового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Северянка» Златовой Ольгой Валерьевной, в присутствии старшего специалиста кадрового отдела Сызыкиной Людмилы Дмитриевны и заведующего складом Пронина Петра Евгеньевича составлен настоящий акт о нижеследующем:

«05» октября 2017 г. кладовщик Моржев Виктор Александрович отсутствовал на рабочем месте (склад по адресу: г. Владивосток, пер. Ленинградский, 17) в период с 09 час. 00 мин. до 15 час. 20 мин., всего отсутствовал 6 (шесть) часов) в течение рабочего дня.

Объяснительную записку о причинах отсутствия на рабочем месте писать отказался.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

первый экз. – в отдел кадров

второй экз. – Моржеву В.А.

Старший специалист кадрового отдела Сызыкина Л.Д.

Заведующий складом Пронин П.Е.

Акт составил:

Начальник кадрового отдела Златова А.В.

С актом ознакомился, экземпляр получил:

Кладовщик Моржев В.А.

Кто составляет акт об отсутствии на рабочем месте

Чаще всего документ составляется сотрудниками кадрового подразделения. Причем необязательно руководителями. Обязательно присутствие 2-3 свидетелей, которые проставляют свои подписи в акте и тем самым подтверждают отсутствие работника. В акте указываются не только фамилии, имена, отчества, но и должности таких свидетелей.

Юридическое значение будет иметь и акт, составленный непосредственным руководителем отсутствующего работника. Присутствие минимум 2 свидетелей также необходимо. Желательно привлечь сотрудника кадрового подразделения, который поможет оформить такой документ правильно.

Обязательные для отражения в акте сведения

Документ не имеет строго регламентированной формы. В ходе его составления рекомендуем придерживаться следующих правил:

акт об отсутствии на рабочем месте составляется на фирменном бланке организации с указанием ИНН и ОГРН
документ должен содержать дату его составления, регистрационный номер (при наличии), место и время (причем указать, какое время – местное, московское)
наименование документа
должность, ф.и.о.: кем составлен документ, свидетелей, отсутствующего работника
в какой период времени отсутствовал работник – начало и окончание, общая продолжительность
суть объяснений работника для установления уважительности/неуважительности причин пропуска работы

Акт об отсутствии на рабочем месте составляется в 2 экземплярах и вручается работнику, при нежелании его подписывать документ делается соответствующая пометка также в присутствии свидетелей.

Одним из основных видов проступков при трудовых отношениях со стороны работника является отсутствие его на месте работы. Чтобы привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, администрация компании должна подготовить документально оформленную доказательную базу, среди которой важное место занимает акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Отсутствием сотрудника на рабочем месте без уважительной причины или прогулом считаются случаи:

Отсутствие на рабочем месте сотрудника, оформленного по сверх четырех часов подряд.
Если сотрудник не выходит на работу, и не предупреждает об этом ответственных лиц на предприятии.
Когда работник не приступает к работе в период отработки (четырнадцать дней) перед увольнением.
Невыход на работу в то время как продолжает еще действовать.
Если работающий в компании человек решил воспользоваться имеющимся у него временем отгула, но не предупредил об этом руководство компании.

Действующие положения нормативных актов устанавливают обязанность работодателя оформлять все необходимые документы, устанавливающие вину работника в нарушении .

Важно! При этом должна обязательно соблюдаться соответствующая процедура . Если все это отсутствует, администрация может уволить сотрудника, но судебные органы признают такое увольнение неправомерным и восстановят его на прежнее место.

Уважительные причины отсутствия, по которым нельзя уволить

Жизненная ситуация может сложиться так, что работник вынужден отсутствовать на предприятии по независящим от него причин. В этом случае говорить о прогуле нельзя, и за такую неявку на работу уволить его не получиться.

В связи с этим, обнаружив отсутствие работника компании, ответственное лицо прежде всего должно попытаться с ним связаться и выяснить все обстоятельства и причины не появления сотрудника на месте. Использовать при этом можно все доступные средства связи - телефон, телеграмма, письмо, выезд к нему на дом.

Список причин, которые могут быть признаны уважительными, строго не закрепляется законодательством, к ним относятся:

Сдача крови в качестве донора;
Заболевание или травма сотрудника предприятия или членов его семьи;
Исполнение работающим на предприятии человеком гражданских или общественных обязанностей в предусмотренных законом случаях (вызов в качестве свидетеля, присяжного и т.д.);
Аварии транспортных средств на дорогах;
Административное заключение;
Стихийные бедствия и катастрофы;
Опоздание в связи с задержкой общественного транспорта.
Остановка выполнения трудовых обязанностей работником из-за невыплаты зарплаты более полугода при предварительном уведомлении руководства фирмы об этом.
Выход на работу сотрудника по старому графику, если он предварительно не был уведомлен об этом в письменном виде с обязательным проставлением визы.

Внимание! Эти причины считаются уважительными, даже в ситуации когда сотрудник своевременно не смог сообщить о них в кадровую службу или иному ответственному лицу. Однако, здесь существует требование закона, которые требует чтобы все эти причины были подтверждены соответствующими документами.

Если работник сразу не представил их, администрация самостоятельно должна запросить у него все эти бланки. Вместе с ними сотруднику желательно в течение двух дней предоставить также в письменном виде объяснения своего отсутствия. Только тогда увольнение работника за прогул не оформляется.

Правовые последствия невыхода сотрудника на работу

В соответствии с подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) прогул является основанием для увольнения сотрудника. При этом под прогулом согласно указанной норме понимаются ситуации:

когда работник отсутствовал по месту работы более 4 часов подряд;
когда работник не появлялся вообще в течение своего рабочего дня или смены, независимо от того, какова их продолжительность.

Для того чтобы отсутствие считалось прогулом и увольнение за него было законным, причины отсутствия не должны быть уважительными.

Также работодателю важно правильно оформить прогул, для чего составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Образец акта об отсутствии на рабочем месте будет представлен для скачивания в следующем разделе статьи.

При этом само по себе составление акта о невыходе сотрудника на работу еще не означает автоматически применение к работнику мер ответственности, поскольку:

Как было обозначено, работник может представить доказательства уважительности отсутствия. Истребование письменных объяснений, исходя из положений ч. 1 ст. 193 ТК РФ, является обязанностью работодателя. При этом работнику дается 2 рабочих дня на их представление.
Применение дисциплинарного воздействия в силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ является правом, а не обязанностью работодателя, в связи с чем даже при отсутствии подтверждения уважительности отсутствия существует вероятность неприменения к работнику мер ответственности.

Бланк акта об отсутствии работника на работе

Заполненный бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте можно скачать по ссылке: Акт об отсутствии на рабочем месте - образец 2018 - 2019 .

Несмотря на отсутствие формальных требований к акту в законодательстве, приведенный образец акта о невыходе на работу отражает основную необходимую информацию для подтверждения факта невыхода на работу.

В частности, образец акта об отсутствии работника на рабочем месте содержит следующие сведения:

указание на организацию-работодателя (наименование и адрес места нахождения);
данные о сотруднике, составившем акт (фамилию, инициалы, должность);
данные о сотрудниках, в присутствии которых составлен акт;
обстоятельства, которые фиксируются актом (факт невыхода);
сведения об отсутствующем работнике;
продолжительность отсутствия на момент составления акта;
наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу.

После появления сотрудника акт представляется ему для ознакомления, о чем он проставляет в акте свою подпись. При отказе от подписания в акте делается отметка с удостоверением указанного обстоятельства подписями лиц, которые присутствовали при предъявлении работнику акта для ознакомления.

ВАЖНО! Несоставление акта о прогуле — одно из оснований для признания увольнения незаконным (апелляционное определение Свердловского облсуда от 29.06.2017 по делу № 33-10549/2017).

Уважительные причины отсутствия работника

Для того чтобы увольнение было признано законным, помимо составления акта необходимо учитывать следующие замечания, выведенные из судебной практики, относительно уважительности причин отсутствия:

невыяснение судом причин отсутствия — основание для направления дела на новое рассмотрение (определение ВС РФ от 09.10.2017 № 9-КГ17-10);
прохождение обследования в отсутствие документа, освобождающего от работы, — неуважительная причина отсутствия (апелляционное определение Ростовского облсуда от 13.07.2017 по делу № 33-11733/2017);
несмотря на достаточность увольнения за однодневный прогул, если работодатель увольняет за прогул в течение нескольких дней, должна быть доказана неуважительность отсутствия в течение всех дней, за которые применяется ответственность в виде увольнения (апелляционное определение Свердловского облсуда от 10.08.2017 по делу № 33-13127/2017);
уволенный сотрудник не может обосновать уважительность отсутствия на работе отпуском без сохранения заработной платы, если сторонами трудовых отношений такой отпуск надлежащим образом не оформлялся (апелляционное определение Пермского крайсуда от 02.03.2016 по делу № 33-2260/2016).

Итак, в настоящей статье был представлен для скачивания соответствующий законодательству и правоприменительной практике образец акта об отсутствии на рабочем месте. В указанном акте отражаются данные об организации, сотруднике, составившем акт, лицах, присутствовавших при его составлении, сведения об отсутствующем работнике, продолжительность отсутствия, наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу на момент составления акта.