Кем оформляется акт. Как правильно заполнить акт освидетельствования скрытых работ? инструкция по заполнению (оформлению)

Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?").

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»).

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. - в дело N 10-11

2-й экз. - директору предприятия

3-й экз. - в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать . Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

• акт приема-передачи;
• акт инвентаризации;
• акт осмотра;
• акт ;
• акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, ;
• акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

• название организации
• название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

выполненных работ

списания материальных ценностей

• и место составления акта
• гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

• текст
• перечень приложений (не всегда, только если они есть)
• количество экземпляров
• подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
• подписи присутствующих при его составлении
• подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

списания материальных ценностей

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов И.И. Федотов

Маркер смены Психеева И.В. Психеева

Инструкция

Стандартной формы технического акта не существует, но есть определенный порядок и ключевые моменты, которые необходимо отразить при составлении технического акта. Составить технический акт можно на подготовленном бланке или на листе в произвольной форме. Технический акт на выполненные (услуги) утверждается заказчика, имеющим на это полномочия в соответствии с договорными обязательствами. В шапке технического акта указывается организация-заказчик, фамилия и инициалы утверждающего, дата утверждения. На утверждающей подписи ставится печать.

Под заголовком «Технический акт» прописывается вид работ (или услуг), наименование темы или . В самом тексте технического акта указывается комиссия по приемке работ в составе председателя и всех членов комиссии, с указанием должностей и фамилий с инициалами. Здесь же проставляется дата, номер и наименование документа, на основании которого действует комиссия. Членами комиссии могут являться представители разных договорных сторон и лица третьей стороны.

Далее, в техническом акте указывается период выполнения, наименование и наименование исполнителя (организации, предпринимателя и т.д.), а также договор (или тема), в соответствии с которым эти работы выполнялись. По необходимости указывается место проведения работ (зона заказчика или исполнителя и т.д.).

Ниже кратко описываются этапы работ, средства, с помощью которых проводились данные работы. Затем приводится заключение комиссии с оценкой уровня проведенных работ, с выявленными (если обнаружены) в результате приемки замечаниями. Далее, комиссия подводит итог, постановляя, считать работу выполненной в установленный срок и принятой или нет. По усмотрению комиссии в акте прописываются дополнительные выводы и рекомендации. Акт технического состояния подписывается всеми членами комиссии, включая председателя.

Если работы, обследования или осмотры проводятся в соответствии с гарантийным обслуживанием или это просто регламентные работы можно составить технический акт в упрощенном виде. В таком техническом акте указывается вид работ (или оказанные услуги), договор, по которому они проводились и перечисляются все этапы выполненных работ. Акт подписывается представителями двух сторон с указанием организаций заказчика и исполнителя, должностей, фамилий и инициалов представителей. Обе подписи представителей скрепляются печатями организаций. Дата составления проставляется под подписями представителей.

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

• о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
• об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
• об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
• приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
• передачи-приема (дел, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:

• несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
• прогулы;
• появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:

1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.

2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример

"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".

3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример

"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример

"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".

5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).

6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.

7. Подпись составителя акта.

8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи .

В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.

Пример акта проверки

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»

ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,

юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16

Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)

Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)

Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)

Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,

на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168

проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).

Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.

На момент проведения проверки установлено:

1. В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
2. Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
3. В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от 09.01.2017 г. и № 49 от 09.01.2017 г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
4. Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.

По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.

Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии:

Усманова Вероника Аркадьевна

Дьякова Ольга Валерьевна

Когда составляется акт проверки

Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению размещены на нашем сайте.

Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец , и др.

Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.

Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.

Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.

Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.