Акт контрольных замеров расхода топлива. О проведении контрольных замеров расхода топлива В состав последней входит
Организация, эксплуатирующие различные транспортные средства, могут проводить контрольные замеры расхода топлива, при этом комиссия, выполняющая замеры, оформляет необходимую документацию для отражения полученных результатов. Комиссии следует оформить акт, в конце текст имеется ссылка, по которой можно скачать образец акта.
Нормы расхода топлива, по которым затраты на ГСМ списываются в расходы организации, устанавливаются для каждого отдельного ТС. Эти нормы должны соответствовать фактическим данным и быть экономически обоснованными. Расчеты нормативов могут проводиться организацией самостоятельно либо могут быть использованы законодательно утвержденные нормы.
Контрольные замеры расхода топлива для автомобиля могут проводиться при выявлении факта значительного расхождения между нормативными и фактическими данными или для выявления таковых.
Приказом руководителя формируется комиссия, в состав которой включаются лица, имеющие отношения к транспортному средству – водитель, экономист, проводивший расчеты, представитель руководства.
Комиссия по результатам проведенных контрольных замеров составляет акт, подписывают его все члены комиссии. Полученные данные, отраженные в акте, утверждаются руководителем в качестве новых норм расхода ГСМ. При необходимости к ним применяются различные поправочные коэффициенты для различных условий эксплуатации транспортных средств.
Образец оформления
Бывает, что для расчета нормы или обоснования расхода топлива без контрольного замера не обойтись.
Пример:
Учреждение приобрело автомобиль, для которого в Методических рекомендациях (утв. Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р) нормы расхода бензина нет. Оно обратилось в расчетный центр, где эту норму определят по специальной программе-методике (п. 6 Методических рекомендаций). В те нормы, которые указаны в технической документации, автомобиль «не вписывается». Поэтому на время, пока специализированный центр выполняет расчеты, решено установить норму по результатам контрольного замера.
Пример:
На балансе учреждения числится единственный легковой автомобиль LADA (ВАЗ) 2106 со сроком эксплуатации более 20 лет. Расход топлива на нём превышает предельные нормы рекомендованные Минтрансом России. Для обоснования такого расхода учреждение было вынуждено провести контрольный замер.
Единой методики проведения контрольного замера нет. При этом можно выделить такие подходы:
- Провести один контрольный замер в «идеальных» условиях для определения базовой нормы (например, в летний период, на ровной дороге с твёрдым покрытием, без длительного простоя, с выключенным «климат-контролем», с условно-постоянной скоростью). И далее применять к ней коэффициенты, рекомендованные Минтрансом России.
- Провести не один, а несколько замеров - в зависимости от тех условий, в которых предстоит использовать автомобиль:
- в летний период и в зимний период;
- в черте города и за его пределами;
- с обогревом и без него;
- загруженный автомобиль и порожний;
- и пр. и пр.
По итогам каждого замера (или по итогам нескольких замеров в одних и тех же условиях по «среднему» показателю) определить эксплуатационную норму для конкретных условий (зимняя «городская» норма, летняя загородная норма и пр.). Маршруты для таких замеров лучше продумать, чтобы они отражали реальные условия, в которых будет находиться автомобиль. Никакие коэффициенты, рекомендованные Минтрансом России, к таким нормам не применять.
На практике встречаются и другие способы определения норм, объединяющие указанные два подхода.
Пример:
Учреждением выбран такой порядок расчета норм расхода топлива:
- определить летнюю норму в черте города по маршруту, на котором чаще всего будет использоваться автомобиль;
- для расчета зимней нормы применить к летней норме повышающий коэффициент, рекомендованный для региона Минтрансом России.
У учреждения отсутствует потребность использовать автомобиль за пределами города.
Любой контрольный замер сводится к тому, чтобы посчитать фактический расход топлива, соотнести его с пройденным километражем и вывести норму - л/100 км или л/км.
Километраж определяется по одометру. А для расчета потраченного топлива есть варианты. К примеру:
- до начала контрольного заезда измерить количество бензина в баке (например, слить весь бензин в мерную ёмкость и залить в бак снова), провести контрольный заезд и измерить остаток бензина в баке;
- начать и закончить контрольный замер на заправочной станции (и лучше на одной и той же) - заправиться в начале заезда «под завязку», и по окончании сделать то же самое; сколько бензина войдёт в бак по окончании контрольного заезда, столько и было истрачено.
Эксперт по бюджетному учету и отчетности Фирсанова Н.Е.
Специфика этого акта заключается в письменной фиксации контрольных замеров расхода топлива у техники. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Данный акт используется различными учреждениями и организациями. Специфика акта заключается в письменной фиксации контрольных замеров расхода топлива у автомобилей и иной техники. Вместе с документальным сопровождением предприятия применяют специальное оборудование, осуществляющее контрольный замер расхода топлива. Несмотря на все существующие способы фиксации остатков ресурсов, имеется процент погрешности, не поддающийся расчетам. Образец акта контрольного замера можно скачать бесплатно на этой странице.
В крупных учреждениях существуют целые отделы, занимающиеся проверочными мероприятиями подобного плана. За контрольным замером расхода топлива следит определенное лицо, наделенное трудовыми полномочиями и обязанностями. Этот специалист организовывает комиссию, составляет необходимый пакет бумаг и проводит полное исследование. В состав коллегиального органа могут входить бухгалтерские работники, водители транспортных средств, инженеры, другие специалисты. Периодичность проведения контрольных замеров расхода горючего определяется руководством.
Обязательные пункты акта контрольного замера расхода топлива
:- Резолюция руководства о контрольном замере расхода топлива в верху справа;
- Название акта, конкретизация транспортного средства и ГСМ;
- Перечисление участников комиссии, время и место проведения проверки;
- Технические показатели, данные, необходимые для заключения;
- Вычислительные операции, итоги;
- Подписи и расшифровка каждого участника, особые мнения и дополнения.
Акт контрольного замера расхода топлива составляется в случае необходимости точного отражения количества ГСМ, которое тратится конкретной машиной в реальных условиях.
ФАЙЛЫ
Для чего существует
Если на балансе организации числится легковой или грузовой автомобиль, использующий какой-либо вид топлива, то для оптимизации деятельности компании руководитель и другие ответственные лица должны быть в курсе, сколько тратится ГСМ на километр пробега. В противном случае создаются благоприятные условия для мошеннических действий нанятых водителей. Этот акт – отправная точка или проверка на честность работника. В любом случае такой замер – гарантия честной работы, со знанием реальных цифр о затратах.
Также знание этих цифр позволяет более рационально расходовать ресурсы организации, не допускать перерасхода.
Если компании начисляется налог на прибыль, то расчет расхода топлива будет важной вехой в обосновании компенсации с этого налога.
Кем заполняется
Для того чтобы организовать замер и оформить документ должным образом, нужно сформировать комиссию. В нее должны входить не менее трех не заинтересованных в исходе дела лиц. Это может быть экономист, директор, бухгалтер, водитель, секретарь и пр. Помимо этого, желательно подтверждение их квалификации. Инженерное, экономическое образование – важный фактор, который придает дополнительную юридическую значимость документу. Все члены комиссии в конце замеров ставят свои подписи в акте.
Составные части и заполнение
В правом верхнем углу обычно размещается резолюция руководителя учреждения. Утверждение происходит после проведения основных работ по замеру топлива. Далее он заносится в реестр.
Ниже, посередине строки, располагается наименование документа, вид топлива и марка машины, на которой проводятся испытания. Потом следует заполнить информацию о составе комиссии. В нее в обязательном порядке должен входить водитель, а также минимум два незаинтересованных лица. Допускается пригласить сотрудников организации, руководителя (так чаще всего и поступают).
Важно! Данные должны быть точными и информативными. На каждого члена комиссии прописываются полное ФИО и занимаемая должность.
Потом идет описание процесса составления. Заполняется дата составления акта, марка и номер машины, продолжительность и расстояние, маршрут, по которому предстоит двигаться.
Внимание! Стоит учитывать, что расход может быть разный в пределах городской черты и за городом. Обычно второй показатель ниже, так как при загородной езде не светофоров, пробок, лучше качество дорог и пр.
Таким образом, имеет смысл составить два отдельных акта контрольного замера расхода топлива: для движения по городу и вне его. Так будущие расчеты расхода ГСМ будет делать проще, с учетом локализации передвижения. Также обязательно прописывается в документе:
- сколько было топлива внутри транспортного средства на начало процесса, какого типа и марки оно было;
- сколько осталось в баке бензина (или другого ГСМ) на окончание процесса замера;
- была ли осуществлена дозаправка или сливание топлива (если нет – указать этот момент в документе);
- итоговые затраты ГСМ в литрах или другой единице измерения;
- детализация начальных и конечных показателей спидометра (в километрах);
- сколько км составил пробег в течение всего замера;
- указывается расход, высчитываемый путем деления количества горючего на километры, – рассчитывается также общий расход на 100 км.
Важный нюанс! Все числовые данные в бумаге прописываются как цифрами, так и прописью.
В конце документа должны стоять подписи всех членов комиссии.
Если член комиссии не согласен с какой-либо информацией, содержащейся в акте, то он выражает его после постановки подписи, припиской в конце.
Что происходит после заполнения, с каким нормами сверять
Когда акт полностью оформлен, он утверждается отдельным приказом руководителя компании. Для каждого автомобильного и любого иного вида транспорта существуют общепринятые нормы расхода топлива.
Все они приведены в Распоряжении Минтранса АМ-23-р от 14 марта 2008 года. Также существуют методические рекомендации в этом отношении. Расчет расхода топлива в теории рекомендуют высчитывать по формуле. В состав последней входит:
- базовые нормы расхода ГСМ для конкретной модели и марки, они берутся из текста бумаги и неизменяемы;
- значение пробега автомобиля, регистрируемое на начала проведения замера;
- поправочный коэффициент – этот параметр подбирается индивидуально, он учитывает состояние дорог, условия эксплуатации типа времени года и высотой поверхности над уровнем моря и некоторые другие поддающееся измерению характеристики пр.
Каждая организация вправе установить собственные нормы расхода, исходя из конкретной ситуации, при которой топливо расходуется. Но нельзя делать это безосновательно. Именно для формирования отчетности и закрепления существующих нормативов и существует описываемый акт.
Если компании придется иметь дело с судебной инстанцией, то документ будет служить доказательством утверждения собственных, индивидуальных нормативов расходования.
От чего зависит полученный результат
Цифры, приводимые в акте, могут быть различны. Причины этого в:
- разном техническом состоянии авто, их пробеге и соотношении внутренних частей, их изнашиваемости;
- в состоянии дороги;
- в различных условиях эксплуатации.
Но каковы бы ни были результаты, акт контрольного замера расхода топлива останется эффективным средством получения и документальной фиксации достоверных данных.
Организации могут иметь в своем распоряжении автомобили. Они так же являются имуществом организации и подлежат внесению в учетную документацию. Так же учету подлежит весь расходный материал, применяемый для обслуживания автомобилей.
Для того чтобы знать расход топлива и расхождение показателя с расчетными данными используются порядок контрольного замера нормы использованного топлива, после чего оформляется акт контрольного замера расхода топлива. Процесс составления акта содержит некоторые свои нюансы, которые мы и рассмотрим.
Субъекты, составляющие данный документ
Есть определенный круг лиц, на которых организацией возложена обязанность по осуществлению замеров израсходованного топлива и составления акта контрольного замера топлива. Все эти лица являются специалистами в своей области. Из них создается комиссия.
В состав ее входят следующие работники
инженер (механик) по автомобильным средствам организации;
водитель, за которым закреплен проверяемый автомобиль;
экономист отдела по учету затрат на содержание транспортных средств.
Содержание акта контрольного замера топлива
Во-первых, следует отметить, что акт должен оформляться на каждую машину в индивидуальном порядке.
Во-вторых, акт по своей форме относиться к произвольной документации, то есть имеет свободный формат, но в обязательном порядке в нем нужно зафиксировать следующую информацию
Тип автомобиля
Марка
Регистрационный номер
Общий пробег;
Маршрута;
Объем топливного бака;
Объем топлива на начало исследования
Объем топлива по завершению исследования;
Показания спидометра на начало исследования
Показания спидометра по завершению исследования;
Фактический топливный расход;
Расчет конечного показателя топливных затрат на сто километров пробега автомобиля.
В-третьих, в акте нужно отразить дату проведения исследования и участвующих в данном процессе лиц. В конце полученные и зафиксированные в акте результаты подкрепляются подписями этих лиц.
Когда необходимо делать контроль замера топлива
Выделяют две ситуации, когда организация осуществляет данную процедуру.
Первая ситуация: при поступлении нового транспортного средства, на котором отсутствуют сведения начальной или транспортной нормы. В этом случае владелец авто самостоятельно или через компанию-посредника формирует свою норму расхода. При использовании машины может быть такое, что установленной нормы не хватает, тогда и осуществляется замер топлива.
Вторая ситуация: владелец транспортного средства, руководствуясь базовым нормам и коэффициентам коррекции, сформировал норму расхода топлива, которая дает возможность сформировать расход топлива, используя только две переменных: показателя эксплуатационной нормы и показатель пробега авто. Чтобы убедиться в правильности проведенных расчетов осуществляется контрольный замер.
Когда расход топлива переваливает за установленную предельную норму, то берется объяснение по данному поводу с человека, эксплуатирующего автомобиль. Объяснительная пишется на имя директора организации
Ниже расположен типовой образец и бланк акта контрольного замера расхода топлива, вариант которого можно скачать бесплатно.
