Организация делопроизводства в органах прокуратуры. Организация делопроизводства в органах прокуратуры Инструкция по оформлению документов в прокуратуру

⁰

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре.

В связи со спецификой деятельности органам прокуратуры приходится иметь дело с довольно большим количеством документов. Каждое действие или решение, прокурорского работника, связанное с выполнением его должностных обязанностей, должно оформляться в специально предусмотренном для этого порядке.

Согласно Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утверждена приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г.) ответственность за организацию делопроизводства в городских и районных прокуратурах возлагается на прокуроров городов (районов), которые должны обеспечивать изучение работниками Инструкции и осуществлять контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцеляриями) и другие работники канцелярий.

Все работники прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей. От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.

Вся документация делится на три документопотока:

1) входящие документы;

2) исходящие документы;

3) внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота конкретной организации. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

а) прием и первичная обработка документов;

б) предварительное рассмотрение и распределение документов;

в) регистрация;

г) рассмотрение документов прокурором;

д) контроль за исполнением;

е) информационно-справочная работа;

ж) исполнение документов и отправка;

з) подшивка документов в дело.

Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, помощники прокурора, следователи несут ответственность за сохранность документов и уголовных дел. В нерабочее время документы хранятся только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, опечатываемых личными печатями.

В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

С момента заведения и до передачи в архив уголовные дела хранятся у следователя - в сейфах, в запирающихся металлических шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Выдача уголовных дел другим организациям производится с разрешения прокурора района. На выданное уголовное дело заводится карта. Дела выдаются по актам, письменным распискам. Категорически запрещается во избежание утери «просто» передавать дело, пусть даже на короткое время.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовных дел, надзорных производств) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения прокурора, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения прокурора.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию прокурора передаются другому работнику.

Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми актами.

Приказом Генерального прокурора введена в действие Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450).

Инструкцией на единой основе установлена система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов РФ, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы; на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утвержденным соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Руководитель службы делопроизводства вышестоящей прокуратуры осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники служб делопроизводства.

Прокуроры, научные и педагогические работники, делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

Каждому либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, надзорными и наблюдательными производствами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его и свободы,

1. если это затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц;
2. если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (с учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 № 3-П).

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры, структурного подразделения. Прокурорский работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена и функционирует прикладная система - АИК «Надзор».

АИК «Надзор» - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

База данных содержит информацию:

- о всех входящих, исходящих и внутренних документах,
- о всех корреспондентах (гражданах, организациях),
- о движении подлинников и копий документов,
- об исполнении документов и поручений,
- о направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.

Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

В органах прокуратуры применяются и иные формы документооборота. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратур, другие носят временный характер.

Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, а также в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации <*>.

<*> В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

2.2.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, жалобам, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник экспедиции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.2.8. Штамп с указанием даты поступления (приложения 9) проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

Карточки и трафаретные письма типа почтовой открытки, требования на получение материалов из архива - А6 148 x 105 мм.

Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких организаций, оформляются без бланков.

5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков (приложение 23):

общий бланк (для оформления положений, инструкций, приказов, указаний, информационных писем, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других документов, имеющих наименование);

бланк для писем.

Состав реквизита бланков и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) могут изготавливаться отдельные бланки с угловым или продольным расположением реквизитов (приложение 24).

Применение бланков произвольной формы запрещается.

5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается Государственный герб Российской Федерации (его диаметр должен быть не более 20 мм), под ним - наименование системы: "Прокуратура Российской Федерации", ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской Федерации или приравненной к ней прокуратуры, под ним - наименование соответствующей городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры.

Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав прокуратуры административного округа или города (с районным делением), то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:

Аналогичным образом оформляются вывески на зданиях прокуратур.

5.1.4. Бланки изготавливаются на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в красном цвете применяются только в Генеральной прокуратуре, порядок их использования устанавливается руководством Генеральной прокуратуры.

На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.

5.2. Адресование

5.2.1. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, гражданину.

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

Инициалы должностных лиц и граждан в адресе указываются после их фамилий.

5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

5.2.5. Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно:

5.2.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса:

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации и руководителям федеральных органов государственной власти.

5.2.7. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

5.2.8. Если документ адресуется гражданину, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед фамилиями допускается обращение "гр-ну", "гр-ке", "гр-нам". Это положение распространяется на заголовок и текст, где приводятся фамилии граждан.

5.3. Датирование

5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для документа, принятого коллегией, - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для документов, издаваемых прокуратурой совместно с другими организациями, датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и оформляется тремя парами арабских цифр, разделенных точками (день месяца, месяц, две последние цифры года). Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 05.07.98.

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 декабря 1998 г.

5.4. Индекс (номер) документа

5.4.1. Переписка по обращениям, жалобам и делам ведется за номером надзорного производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.3 настоящей Инструкции.

5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям, жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.

5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

5.5. Наименование и заголовок к документу

5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его наименование: приказ, указание, распоряжение, справка, докладная записка, представление, протест, спецдонесение и т.п.

5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, оформленных на листах формата А4, за исключением ответов заявителям, адвокатам, а также телеграмм, телефонограмм и документов, оформленных на листах формата А5 и А6.

5.5.3. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: приказ "О создании..."; распоряжение "Об организации контроля..."; должностная инструкция заведующего канцелярией.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

5.6. Нумерация страниц

5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").

5.7. Отметка о наличии приложения

5.7.1. Отметка о наличии приложения оформляется ниже текста документа от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 5 л.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца:

5.7.2. При направлении уголовных, гражданских, арбитражных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов указывается количество томов:

Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т.

5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 205 л.

5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом знак "N" перед порядковым номером не ставится.

5.8. Подпись

5.8.1. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Если документ оформлен на бланке прокуратуры, то подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа, оформленного не на бланке прокуратуры, указывается наименование прокуратуры:

5.8.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

5.8.3. При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

5.8.4. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", подпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

5.9. Утверждение и согласование

5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.) визы проставляются на первом экземпляре лицевой или оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в деле, надзорном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ; справа - визы лиц, с которыми он согласован.

5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

5.10. Отметка об исполнителе

5.10.1. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона обязательно указываются в исходящих документах (за исключением ответов заявителям, адвокатам и сопроводительных писем) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Тимофеева 255-35-35.

5.10.2. Индекс машинистки проставляется ниже отметки об исполнителе по форме: "нк 2 25.03.98" (нк - первые буквы имени и фамилии машинистки, 2 - количество экземпляров, 25.03.98 - дата печатания). В случае необходимости проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.

Например:

5.11. Особенности подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

5.11.1. Проекты приказов, указаний, распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или по инициативе подразделений и должностных лиц.

Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном - центрованно (начало и конец каждой строки заголовка равноудалены от границ поля).

Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей прокуратуры, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается органов прокуратуры.

Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях - ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой центрованно с разбивкой, но без подчеркивания. При печатании на компьютерах рекомендуется выделять эти слова жирным шрифтом.

В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним.

Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.9.4 настоящей Инструкции.

Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.

5.11.2. По вопросам, входящим в компетенцию прокуратуры и других ведомств и представляющим взаимный интерес, принимаются совместные документы. Все экземпляры, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц, подписавших и согласовавших документ.

Регистрационные индексы проставляются через косую черту (или через точку с запятой, если в регистрационном номере одного из составителей уже имеется косая черта), в порядке написания фамилий авторов на документе.

5.11.3. При составлении инструкций, положений и других документов нормативного характера текст может быть разбит на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, пункты - в пределах каждого раздела и подраздела. Подпункты могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

5.11.4. Если в тексте документов есть таблицы, они должны иметь заголовок, который размещается над таблицей, посередине. Справа указывается слово "Таблица" с порядковым номером без знака "N". Таблицы нумеруются по порядку номеров. Если таблица одна, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут.

Заголовки граф таблицы начинаются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Графа "N п/п" (номер по порядку) делается в случае, если на них необходимо давать ссылки.

5.12. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: "Срочная", "Правительственная".

5.12.2. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

5.12.3. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса - полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.

5.12.4. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце - приводится номер надзорного производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.

При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Например:

Саранск респрокурору Сенькину
Ваш 12-1-98
Сроку 25 октября 1998 шлите дело Алексеева Петра Даниловича осужденного приговором Торбеевского рнс 20 января 1997 наш 12-2-98=
Начотдела	Личная подпись	Петров

Исп. Зайцев, тел. 2-23
01.10.98

или

Москва 78 Новобасманная 10
Арбитражный суд Москвы председателю Большовой=
Связи надзорной жалобой истребую дело нр 34-12 иску ОАО Северный Мигрант ОАО Тульский комбайновый завод дело прошу выслать через Тульскую облпрокуратуру наш 38-1950-98=
Замгенпрокроссии	Личная подпись	Кехлеров

Зам. начальника управления по обеспечению участия прокуроров в арбитражном процессе
	Личная подпись	И.Н. Семенченко
Исп. Рябиженко, тел. 2-15

5.12.5. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

5.12.6. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу.

5.12.7. Документы передаются для отправки за подписью руководителя подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.12.8. Документ регистрируется в журнале с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов и фамилии должностного лица, передавшего документ для отправки. После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

5.12.9. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале и доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - без промедления.

5.12.10. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководители соответствующих подразделений. В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.

6. Правила машинописного оформления документов

6.1. Служебные документы печатаются машинистками и другими работниками прокуратуры на пишущих машинках и компьютерах.

Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур обязаны печатать описи на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста.

6.2. Рукописи должны быть написаны разборчиво на стандартных листах бумаги. Во избежание повторных перепечаток текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения.

6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, правки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или исправленные карандашом.

6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в машбюро, номер переписки.

6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры.

6.6. Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 , соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.

При печатании документов на компьютерах текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом, при этом на матричных принтерах используется режим "машинопись".

При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.

Документы должны иметь поля (мм):

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.

В машинописи используется восемь положений табулятора (приложение 25). Документы печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала. Через один интервал печатаются документы на бланках формата А5, через два интервала - доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом.

7. Порядок выполнения копировально-множительных работ и оформления копий документов

7.1. Размножение и снятие копий со служебных документов на копировально-множительных аппаратах производятся на основании заказа, подписанного руководителем подразделения или его заместителем.

Особое внимание необходимо обращать на снятие копий следственных и надзорных документов по уголовным делам. Ксерокопирование производится только при наличии визы непосредственного исполнителя (руководителя следственной группы, бригады, следователя). При определении круга лиц, имеющих доступ к конкретной информации по данному делу, ксерокопирование при необходимости производится в присутствии лица, уполномоченного на то руководителем следственной группы. По миновании надобности копии уничтожаются в установленном порядке.

При необходимости по указанию руководителя на документе делается отметка "Размножению не подлежит".

7.2. Учет копируемых документов ведется в журнале, в котором указываются наименование, индекс и дата документа, количество листов, количество снятых копий и фамилия лица, подписавшего заказ. Бланки исполненных заказов хранятся по порядку номеров.

7.3. Изготовление документов типографским способом и доставку их в экспедицию обеспечивает хозяйственное подразделение прокуратуры. К рапорту руководителя управления (отдела), подготовившего документ, помимо самого документа прилагаются образцы обложки и титульного листа. Проверку верстки и сигнального экземпляра осуществляет работник, ответственный за подготовку документа.

7.4. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: "Копия" или "Выписка". Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры или ее подразделения.

8. Выполнение переводов

8.1. Обращения, жалобы и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.

8.2. Поручение на перевод (приложение 26) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных производств, надзорные производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение 27).

8.3. Обращения, жалобы и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для регистрации на алфавитной картотеке. Полный перевод жалобы осуществляется по требованию прокурора. При поступлении нескольких одинаковых жалоб переводится одна из них с указанием учетных номеров всех остальных жалоб.

Если в обращении, жалобе содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.

8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного, гражданского, арбитражного), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.

Например:

При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа.

8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе.

8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств
9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение 28) составляется в последнем квартале текущего года оперативным работником с участием делопроизводителя под руководством начальника подразделения.

В вышестоящей прокуратуре наименования подразделений являются заголовками разделов сводной номенклатуры дел (приложение 29).

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Сводная номенклатура дел составляется на бланке прокуратуры начальником отдела общего и особого делопроизводства (в Генеральной прокуратуре РФ - начальником центрального архива управления делопроизводства), после согласования с соответствующим органом Росархива утверждается руководителем прокуратуры.

Номенклатура дел подразделений и сводная по прокуратуре составляются в трех экземплярах.

В районной прокуратуре номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается заведующим канцелярией и утверждается районным прокурором.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры прокуратуры.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной прокуратуры.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний при начальнике структурного подразделения и др.).

9.1.5. Заголовки дел составляются кратко на основе содержания документов.

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п. - запрещается.

Если в течение года в структурных подразделениях, районной прокуратуре возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

9.1.6. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные сообщаются в архив прокуратуры.

9.2. Формирование дел и надзорных производств
9.2.1. Общие принципы формирования дел и надзорных производств

9.2.1.1. Формирование дел и надзорных производств возлагается на канцелярию.

В структурных подразделениях группируются в дела и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре - в целом по прокуратуре.

9.2.1.2. Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

9.2.1.3. В дела и надзорные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, в хронологической последовательности. В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

9.2.1.4. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

9.2.1.5. Надписи на обложках дел и надзорных производств делаются тушью или светостойкими чернилами.

Подлежат нумерации листы:

всех дел;

надзорных производств, передающихся на государственное хранение;

надзорных производств по уголовным делам, расследуемым данной прокуратурой, или по делам, за расследование которых она осуществляет непосредственный надзор; в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, например, подлежат нумерации листы в надзорных производствах, формируемых в управлениях по расследованию особо важных дел, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и в отделе по надзору за расследованием особо важных дел.

Руководители прокуратур и структурных подразделений Генеральной прокуратуры РФ имеют право расширить перечень надзорных производств, листы которых необходимо нумеровать.

Нумеруются листы графитным карандашом, причем каждый том отдельно. Запрещается нумеровать листы чернилами и цветными карандашами.

Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов (приложение 35) и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 36).

9.2.1.6. Дополнительные реквизиты при формировании секретных дел и надзорных производств регламентированы соответствующим Приложением о работе с секретными материалами, документами, делами.

9.2.2. Формирование и оформление дел

9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании делопроизводственного года из документов формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения.

9.2.2.3. Приказы по общим вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

9.2.2.4. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы, решения (первые экземпляры); материалы к заседанию коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решения коллегии и др.). Протоколы располагаются в деле по номерам.

9.2.2.5. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они по своему содержанию относятся (например, отчеты за 1993 г. должны быть отнесены к делам 1993 г., хотя они составлены в 1994 г.).

9.2.2.6. На обложках дел (приложение 30) обязательно указываются крайние даты.

Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола.

Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку.

9.2.2.7. По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

В заголовках номера приказов, указаний, протоколов; например: с N 1 по N 100 или с N 101 по N 205;

дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

количество листов;

Оговорка по форме: "Имеются такие-то документы за такие-то годы" (если в деле отложились документы за более ранние годы).

9.2.2.8. По окончании года проводится отбор документов постоянного и временного хранения, подлежащих включению в опись (приложения 31, 32).

Опись дел постоянного хранения в вышестоящей прокуратуре составляется по структурным подразделениям в отдельности, в остальных прокуратурах - в целом по прокуратуре.

9.2.2.9. Опись ведется с единой порядковой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с Госархивом, в который прокуратурой передаются документы на хранение.

Каждому тому дела или надзорного производства присваивается свой номер согласно описи.

9.2.2.10. В годовом разделе описи дела, включающие организационно-распорядительные документы, располагаются в начале описи.

В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного хранения, делопроизводство которых не было завершено в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого продолжалось делопроизводство, указывается: "Документы по данному году см. также в разделе за ______ год N ______".

9.2.2.11. Годовые разделы описей (приложение 31) дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЦЭК или ЭК (после одобрения описи комиссией). Два экземпляра годового раздела описи направляются на утверждение в соответствующий госархив, после чего утверждаются руководителем прокуратуры. Первый экземпляр описи после утверждения остается в госархиве, второй возвращается в прокуратуру.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи прокуратура обязана в установленные сроки сдать в госархив на хранение все дела, внесенные в опись.

9.2.2.12. Описи документов временного хранения (приложение 32) составляются в 2 экземплярах отдельно от описей документов постоянного хранения.

9.2.2.13. Каждое дело (том) по описи дел постоянного хранения имеет свой порядковый номер, систематизация дел устанавливается архивом прокуратуры. Порядковые номера описям структурных подразделений на дела постоянного срока хранения присваиваются архивом прокуратуры.

9.2.2.14. При передаче документов на хранение в Госархив описи должны иметь оглавление и заверительный лист.

9.2.3. Формирование и оформление надзорных производств по обращениям, жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям

9.2.3.1. Обращения, жалобы, принятые к производству, и другие связанные с ними документы группируются в надзорных производствах. В каждой прокуратуре заводится одно надзорное производство по одному и тому же делу или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).

9.2.3.2. Обращения, жалобы и иные документы подшиваются в мягкую обложку и располагаются в надзорном производстве в хронологическом порядке.

Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае, если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в надзорное производство, а заявитель извещается об этом решении.

9.2.3.3. В надзорное производство, заведенное по расследуемому делу органами прокуратуры или МВД, подшиваются: копии постановлений о возбуждении уголовного дела, принятии дела к своему производству, создании следственно-оперативной группы, поручения следователя о проведении оперативно-розыскной деятельности; письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления; копии протокола о задержании подозреваемого, постановлений об объявлении розыска, об отстранении виновного от должности; письменные указания по делу; копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами дознания и предварительного следствия; копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении срока следствия и содержания обвиняемого под стражей, приостановлении или прекращении дела, производстве обыска, выемке почтово-телеграфной корреспонденции, назначении экспертизы, помещении обвиняемого в лечебно-психиатрическое учреждение, решения суда по жалобе о законности и обоснованности ареста; план расследования по делу; копии обвинительного заключения, представления по делу об устранении причин и условий, способствовавших совершению преступления; справка следователя о реагировании на его представления; сопроводительное письмо о направлении дела в суд или другой орган; выписка из дела; заметки, тезисы или план речи в суде государственного обвинителя; копия приговора; копии кассационного протеста с отметкой о результатах рассмотрения дела, представления вышестоящему прокурору об опротестовании приговора в порядке надзора, а также другие документы, относящиеся к надзору за расследованием и законностью судебных постановлений по уголовным делам.

9.2.3.4. Запрещается подшивать в надзорные производства подлинники протоколов допроса обвиняемых, свидетелей, экспертов, поступившие в ходе следствия жалобы и принятые по ним решения, а также другие процессуальные документы, которые должны находиться только в следственном деле.

9.2.3.5. Законченные надзорные производства (примерно по 25 - 50 штук) хранятся в папках или коробках, на корешках которых указываются номера находящихся в них надзорных производств.

9.2.3.6. Карточки по законченным перепискам хранятся в надзорных производствах.

9.2.3.7. Сроки хранения надзорных производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения (М., 1997) при списании первых документов "В н/п".

9.2.3.8. Надзорные производства с временными сроками хранения могут включаться в одну опись с делами временного хранения при сдаче их на хранение в архив прокуратуры, при этом они размещаются в описи после дел.

9.3. Передача дел в архив прокуратуры

9.3.1. Дела и надзорные производства постоянного и временного сроков хранения передаются в архив прокуратуры по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства (отдела общего и особого делопроизводства), согласованному с руководителем структурного подразделения, районным прокурором. Архив принимает дела и надзорные производства только по описям, составленным в канцелярии структурного подразделения, в котором они формировались.

9.3.2. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив прокуратуры оформляет их выдачу во временное пользование.

Лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и надзорных производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники соответствующих отделов и управлений, районной прокуратуры проверяют и уточняют сроки их хранения.

9.3.4. Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

9.3.5. Работник архива обязан обеспечить надлежащее хранение поступивших материалов.

9.3.6. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение 34) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

9.3.7. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.8. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку, с последующим контролем за их возвратом.

9.3.9. Работник архива должен своевременно составлять акты на уничтожение находящихся в архиве материалов с истекшими сроками хранения (приложение 33).

9.3.10. Запрос об истребовании надзорных производств или дел из органов Росархива направляется за подписью оперативного работника.

9.3.11. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.

10. Экспертиза ценности документа

10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение правового, политического, научного, исторического значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

10.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на государственное хранение в органах прокуратуры создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах республик, краев, областей, транспортных и специализированных прокуратурах на правах областных помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с учреждениями Государственной архивной службы России и утвержденными руководителями прокуратур.

10.3. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя прокуратуры под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений, делопроизводственных служб, архива прокуратуры.

10.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации", Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, приказами и указаниями руководителей прокуратур, методическими рекомендациями Государственной архивной службы России, Положениями о ЦЭК и ЭК, Перечнем документов органов прокуратуры с указанием сроков хранения и Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации.

10.5. Центральная экспертная комиссия:

рассматривает проекты ведомственных перечней документов, примерных номенклатур, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению, принимает решения об их одобрении и представляет указанные документы на рассмотрение Государственной архивной службы России;

рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Генеральной прокуратуры Российской Федерации, которая принимает по ним решения и направляет соответствующие предложения на утверждение в учреждение Государственной архивной службы России;

участвует совместно с архивом в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников прокуратуры;

осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений и подчиненных прокуратур, периодически заслушивает их отчеты на своих заседаниях;

Оказывает содействие и методическую помощь в работе по выявлению и возврату в Россию документов по ее истории (в частности, по истории прокуратуры), которые по различным причинам оказались за рубежом;

рассматривает сводные описи дел на документы постоянного срока хранения и принимает решения об их одобрении;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и принимает решения об их одобрении;

Рассматривает описи документов по личному составу и принимает решения об их одобрении;

рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их одобрении.

10.6. Экспертные комиссии:

проводят экспертизу ценности документов;

организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения и представляют описи и акты на рассмотрение ЦЭК;

осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости - на рассмотрение ЭПК архивных учреждений;

Оказывают содействие и методическую помощь в работе по выявлению и возврату в Россию документов по ее истории (в частности, по истории прокуратуры), которые по различным причинам оказались за рубежом;

рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;

рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству;

рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

Участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников прокуратуры.

10.7. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания специалистов органов прокуратуры и архивных учреждений.

10.8. Надзорные производства, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или могущие служить примером для обмена положительным опытом, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством, или свидетельствующие о необычных фактах, заслуживающих внимания следствия и прокурорского надзора, и др., экспертными комиссиями могут отбираться на постоянное хранение.

10.9. По окончании года на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче на хранение в архив прокуратуры, составляются описи в двух экземплярах. Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и надзорных производствах.

10.10. Дела и надзорные производства, отобранные на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов и ГСДОУ. Описи составляют отдельно на дела и надзорные производства.

Разделы описей на дела и надзорные производства постоянного хранения, предназначенные для передачи в государственный архив, подлежат утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее чем через четыре года после завершения дел в делопроизводстве (для областных, городских и районных прокуратур - через два года).

10.11. Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями.

Документы по личному составу долговременного хранения, в том числе с отметкой ЭПК, включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности дел с отметкой ЭПК. Отобранные на постоянное хранение дела включаются в самостоятельные описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

10.12. После утверждения описей дел и надзорных производств постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, уничтожаются. Уничтожение документов производится по акту (приложение 33).

10.13. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой партии документов.

Документы для уничтожения передаются работниками структурных подразделений, которые проводили экспертизу ценности документов.

11. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов
11.1. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств

11.1.1. Оперативные работники, делопроизводители несут ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, дел, надзорных производств, иной документации, вещественных доказательств, аудио- и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков, учетно-регистрационных форм. В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, экспедиции, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.

11.1.2. Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей в Генеральной прокуратуре осуществляет Первый отдел, в остальных вышестоящих прокуратурах - начальник делопроизводственной службы.

В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные службы. Выдача запасных ключей производится только по указанию начальника управления (отдела) и с разрешения начальника Первого отдела или начальника делопроизводственной службы.

11.1.3. Руководители прокуратур, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п. 11.1.1 дел, документов и средств оргтехники.

11.1.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел и надзорных производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, районного прокурора. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

11.2. Порядок изготовления и выдачи служебных удостоверений и пропусков

11.2.1. Бланки служебных удостоверений и пропусков работников органов прокуратуры изготавливаются в централизованном порядке Генеральной прокуратурой Российской Федерации. Подчиненные прокуратуры обеспечиваются бланками в количестве, указанном в поданной заявке.

11.2.2. Управление кадров Генеральной прокуратуры, кадровые службы других прокуратур ведут строгий учет служебных удостоверений, пропусков и выдают их только под расписку.

11.2.3. Удостоверение выдается за подписью руководителя органа или учреждения прокуратуры, назначившего работника на должность, или его заместителя только после издания соответствующего приказа.

11.2.4. В случае утраты служебного удостоверения работник прокуратуры обязан немедленно сообщить об этом руководству прокуратуры. По факту утраты управление кадров проводит служебную проверку.

11.2.5. Обмен удостоверений или пропусков производится при перемещении на другую должность, присвоении или изменении классного чина, истечении срока их действия, а также в случае утраты или повреждения.

11.2.6. При увольнении работника органа прокуратуры удостоверение или пропуск изымаются и уничтожаются работниками управления (отдела) кадров в установленном порядке.

11.3. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

11.3.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки): бланки для писем и общие бланки, бланки приказов, указаний, распоряжений подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров по видам бланков.

11.3.2. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и выдачей гербовых бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое руководителем прокуратуры. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

11.3.3. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации - поставщика бланков, количество экземпляров, серии и номера бланков.

При выдаче бланков указывается: наименование вида бланка, количество экземпляров, серии и номера бланков, наименование структурного подразделения прокуратуры (фамилия оперативного работника), расписка в получении.

11.3.4. Проверки наличия, использования и хранения гербовых бланков проводятся не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя прокуратуры. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании гербовых бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетной книге.

11.3.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.3.7. Гербовая печать с наименованием прокуратуры проставляется на процессуальных документах: постановлениях о производстве обыска, выемки, избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, санкционировании решений о применении актов амнистии, продлении срока следствия и содержания под стражей и т.д.; на справках о реабилитации, признании пострадавшим от политических репрессий; на банковских поручениях, заявлениях на сдачу валюты и других финансовых документах; командировочных удостоверениях и в иных необходимых случаях, определяемых руководством прокуратуры.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации гербовые печати проставляются на документах, указанных в приложении 38.

Оттиск печати проставляется на документах таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

11.3.8. Управления (отделы) кадров вышестоящих прокуратур имеют малую гербовую металлическую или выжимную гербовую печать для удостоверений.

В вышестоящих прокуратурах простые печати могут иметь канцелярии, финансово-хозяйственные управления (отделы), управления (отделы) кадров, в Генеральной прокуратуре Российской Федерации - Второе управление. Канцелярии разрешается также иметь круглую печать для пакетов. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации она может использоваться в Первом отделе и во Втором управлении.

11.3.9. Все печати и штампы, факсимиле изготовляются по требованиям, подписанным руководителем прокуратуры.

Образцы печатей и штампов подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации согласовываются с Первым отделом, в других вышестоящих и районных прокуратурах - с отделами общего и особого делопроизводства, где они регистрируются, учитываются в книге (приложение 37) и выдаются под расписку.

11.3.10. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в вышестоящих прокуратурах возлагается на руководителей структурных подразделений, в районных прокуратурах - на прокуроров.

Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим сотрудникам производится только через Первый отдел или отдел общего и особого делопроизводства.

11.3.11. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации гербовая печать N 1 постоянно хранится в сейфе секретариата Генеральной прокуратуры Российской Федерации. По окончании рабочего дня ключ от этого сейфа в опечатанном виде сдается дежурному прокурору. При необходимости поставить гербовую печать на документ дежурный прокурор открывает сейф, где находится печать, о чем составляется акт. После использования указанной печати она вновь помещается в сейф, который опечатывается металлической печатью дежурного прокурора. Печать N 2 хранится в секретариате заместителя Генерального прокурора Российской Федерации - начальника Главного следственного управления. Печать N 3 хранится лично у заместителя Генерального прокурора Российской Федерации - начальника Главного управления по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и межнациональных отношениях на Северном Кавказе.

11.3.12. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляют Первый отдел Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в других вышестоящих прокуратурах - отделы общего и особого делопроизводства.

Проверки наличия печатей, штампов проводятся указанными подразделениями не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи. При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.3.13. В случаях утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность: в Генеральной прокуратуре - Первый отдел, в других прокуратурах - отдел общего и особого делопроизводства. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием этих отделов.

Управление делопроизводства
Генеральной прокуратуры
Российской Федерации

Никакая управленческая деятельность не может обходиться без создания, оформления и движения документов. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок которого регулируется ведомственными правовыми актами.

Делопроизводство в органах прокуратуры – это совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре. Термин «делопроизводство» появился в русском языке в XVII в. и означал «дело производить» (подразумевалось юридическое дело). «Дело» в XVI в. означало «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу.

Приказом Генерального прокурора РФ от 29.12.2011 N 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации».

Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства во всех органах и учреждениях прокуратуры РФ и определяет порядок приема документов, их учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения и контроля за их исполнением, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования. Согласно п.1.5 данной Инструкции общее руководство делопроизводством осуществляет руководитель прокуратуры. Первичную обработку поступившей в органы прокуратуры корреспонденции проводят работники делопроизводственной службы (канцелярии), в связи с чем, особую значимость представляет подготовка квалифицированных специалистов в области делопроизводства для органов прокуратуры. Как показывает практика, до сих пор профессиональная подготовка делопроизводителей не налажена, на должности секретарей принимаются лица, не имеющие специального образования. Естественно, в создавшихся условиях трудно рассчитывать на серьезные успехи делопроизводства в прокуратуре.

Ответственность за организацию делопроизводства в городских, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцелярией) и другие работники канцелярии. Все работники городской (районной) прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству в части, касающейся их служебных обязанностей. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

От своевременной обработки и четкости движения документов, поступивших в городскую (районную) прокуратуру, зависит скорость получения информации, необходимой для принятия следственного либо прокурорского решения.

Прокурор обязан уделять большое внимание документообороту, принимать меры для сокращения сроков прохождения документов. Хорошо налаженная система регистрации, обработки, рассмотрения, прохождения документов и контроля за их исполнением позитивно влияет на всю деятельность аппарата прокуратуры, позволяя существенно экономить время и средства.

Все документы (обращения, письма, указания, поручения и
т. д.), поступившие в прокуратуру города (района), подразделяются на три потока: входящие, исходящие и внутренние.

Объем документооборота в основном звене прокурорской системы составляет количество документов из всех потоков. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

рассмотрение документов прокурором;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка;

подшивка документов в дело.

Движение любого документа, поступившего в прокуратуру района (города), начинается с канцелярии. Как правильно отмечают В. И. Шинд и В. Т. Михайлов, функции, выполняемые канцелярией в органах прокуратуры, являются более сложными и ответственными, чем во многих других учреждениях. Деятельность секретарей и других технических работников прокуратуры непосредственно связана с укреплением законности. Поэтому недооценка роли канцелярии в оперативной деятельности прокуратуры может причинить существенный вред нормальному функционированию этого важного государственного органа. Ни один работник прокуратуры не вправе рассматривать или разрешать любой документ, не зарегистрировав его в канцелярии. Обращения, жалобы, заявления граждан и учреждений, дела, надзорные производства и другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой на регистрационных карточках.

В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК «Надзор» указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

Прием документа предполагает, прежде всего, проверку правильности доставки, целостности упаковки, наличия вложений. Если канцелярией установлено, что корреспонденция поступила в прокуратуру района (города) ошибочно, то работник канцелярии либо направляет ее по принадлежности, либо возвращает в почтовое отделение. Заведующий канцелярией проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов и наличие приложений. В случае, если в корреспонденции отсутствуют листы либо приложения, работник канцелярии ставит в известность отправителя письма и составляет акт об отсутствии вложений при вскрытии корреспонденции. В специально предусмотренных случаях при вскрытии корреспонденции, поступившей в городскую (районную) прокуратуру, работники канцелярии должны сохранять конверт либо ту часть упаковки, на которой написаны почтовые реквизиты.

Это делается в случаях, если:

дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки либо получения документа (судебные повестки, кассационные жалобы, протесты и представления, исковые заявления, жалобы граждан);

на документе не поставлена дата;

дата на документе о его регистрации либо дата его составления значительно отличаются от даты получения документа;

адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

в конверте отсутствуют отдельные документы, либо канцелярией установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, в этом случае конверт присоединяется к документу и поступает в дело вместе с ним.

Поступившие в канцелярию документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые; на регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении (на практике это штамп с автоматическим нумератором). Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы. На документах, поступивших из учреждений, штамп проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы. В прокуратуру могут поступать документы, не подлежащие вскрытию (с пометкой «Прокурору лично»), на такой корреспонденции штамп ставится на обратной стороне конверта. Бандероли, посылки, ценные письма учитываются в специальной книге учета ценных писем, посылок, бандеролей.

Предварительное рассмотрение и распределение документов – это установление структурного подразделения (должностного лица), куда (кому) документ передается на рассмотрение (исполнение).

В процессе предварительного рассмотрения и распределения документов работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему в прокуратуру документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу. Если документ имеет конкретного адресата (указана фамилия), название структурного подразделения, то он сразу направляется исполнителю.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.

Заведующий канцелярией, в обязанности которого входит предварительное рассмотрение документов, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру информации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Регистрация, учет документов и дел – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения присвоением ему порядкового номера.

Регистрация и учет поступающих в городскую (районную) прокуратуру обращений проводится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Регистрация придает юридическую силу документу, фиксируя факт его создания или получения. Регистрации подлежат в первую очередь документы особого контроля, а также поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Изъятая из ящика «Для обращений и заявлений» корреспонденция регистрируется в общем порядке.

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.

Входящие документы регистрируются только на карточках либо компьютерах. Применяемая в отдельных случаях журнальная форма регистрации нежелательна в связи с тем, что ей присущи следующие недостатки:

формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

сложность ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы,

обязательная многократная регистрация и отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из других прокуратур, а также учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. В прокуратуре города (района) корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документа карточка хранится в канцелярии в контрольной картотеке, после исполнения документа работник канцелярии оформляет (заполняет соответствующие графы) карточку, которая переставляется в картотеку исполненных документов. Срок хранения карточки три года.

Одна из важнейших целей регистрации корреспонденции в прокуратуре первичного звена прокурорской системы – создание банка данных о документах. Заведующий канцелярией (секретарь), на которого возложены соответствующие полномочия, обязан в кратчайшее время (буквально в течение нескольких минут) ответить прокурору либо иному должностному лицу на два вопроса:

У какого работника, где и в какой стадии работы находится конкретный документ?

В каких документах (нарядах, журналах учета, материалах проверки можно найти информацию по конкретному вопросу)?

Важнейшей задачей службы делопроизводства является владение всей совокупностью информационно-документальных ресурсов прокуратуры города (района). Именно для выполнения этой задачи в регистрационные формы заносятся все данные о документах.

Целесообразно и желательно ведение системы регистрации, а также информационно-справочной работы с использованием компьютеров. Наличие в городской (районной) прокуратуре автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания. К сожалению, материальные возможности прокуратур ограничены и подобных систем пока еще мало.

Одна из основных функций прокурора городской (районной) прокуратуры – это рассмотрение документов.

Вся корреспонденция, поступающая в прокуратуру, после регистрации направляется прокурору. Он обеспечивает оперативное рассмотрение документов; доводит их до исполнителей в день поступления; осуществляет контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов в реальные сроки. Документ доводится до исполнителя указанием прокурора, которое оформляется в виде резолюции на самом документе. Присланные для согласования документы рассматриваются в первую очередь.

Направление на исполнение – это передача документа ответственному исполнителю под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями осуществляется также под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Срочные документы передаются незамедлительно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Контроль за исполнением документов – это обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Он может быть текущим и предупредительным. Форма контроля выбирается прокурором исходя из возможностей конкретной прокуратуры. В городской (районной) прокуратуре сегодня наиболее распространена ручная, «сроковая» картотека, по которой легко можно узнать, что и к какому дню должно быть исполнено.

Текущий контроль – это каждодневный контроль за исполнением документов, находящихся в производстве прокуратуры. Его осуществляют прокурор района, заведующий канцелярией и сотрудники прокуратуры, которым поручена работа с этим документом. Форма контроля избирается в соответствии с возможностями конкретной прокуратуры.

Самый рациональный контроль за исполнением документов – контроль с использованием компьютерной техники. Однако не достаточное материально-техническое оснащение сдерживает распространение этой формы контроля в органах прокуратуры.

Текущей контроль, как правило, является обязанностью работников канцелярии, которые должны ежедневно (в начале рабочего дня) проверять сроковую картотеку. Для этого карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, сотрудник канцелярии уточняет, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее установившим его.

Параллельно с текущим ведется предупредительный контроль. Предупредительный контроль – это контроль, проводимый по карточкам с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает через три дня. Он вменен в обязанности заведующему канцелярией, который проверяет сроки исполнения документа, о чем докладывает прокурору либо его заместителю и предупреждает конкретных исполнителей. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение любого задания будет обязательно проконтролировано в срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную или ведомственную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа. Если документы поступили из других организаций, сроки их исполнения исчисляются с даты поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района на основании срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись ответственного исполнителя, дата.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа, его оформление;

согласование, представление на подпись (утверждение) прокурору района;

подготовку к пересылке адресату.

Кроме ответственного исполнителя все остальные исполнители также несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.). Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа несут в равной мере все работники, указанные в резолюции.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это фиксируется на обратной стороне карточки.

Исполненные документы передаются работникам канцелярии в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении в день подписания документа. Отметки прокуроров об исполнении должны быть подписаны и датированы. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, либо имеются другие нарушения требований Инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку. При необходимости о данном факте уведомляется прокурор.

При приеме документа для отправки работник канцелярии должен проверить правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адреса, наличие в документе всех страниц и приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

Работник канцелярии, принявший документ для отправки, на втором экземпляре делает об этом отметку. Обычно это подпись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки документ может быть помещен в надзорное производство или наблюдательное производство. При отсутствии подобной отметки в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, желательно отправлять с нарочным под расписку в книге учета документов.

После исполнения документы подшиваются, а затем группируются в надзорном производстве. Правильное формирование дел способствует быстрому поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При направлении жалоб и обращений для разрешения в другие инстанции с контролем работники канцелярии заводят надзорные производства. Иногда на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу в прокуратурах заводится несколько надзорных производств, они должны быть объединены в одно, которому присваивается номер производства, заведенного ранее других. В надзорном производстве документы группируются в течение нескольких лет, т. е. времени, пока идет переписка по данному делу. В городской (районной) прокуратуре учет надзорных производств ведется по книге учета надзорных производств по жалобам, уголовным и гражданским делам, спец. донесениям.

В органах прокуратуры организация регистрации и учета уголовных и гражданских дел, материалов проверок, их сохранность имеют особое значение. Указанные документы, истребованные прокурором в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста либо представления в порядке надзора, а также уголовные дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения, учитываются в книге учета, а затем регистрируются в алфавитной картотеке, после чего передаются исполнителям под роспись в книге учета дел вместе с подобранными надзорными производствами. По делам, истребованным в порядке надзора, запросы направляются за номером надзорного производства, а для изучения или обобщения – за номером дела по номенклатуре. Если по результатам изучения отменяется ранее состоявшееся по делу решение, материалы регистрируются в алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство. Уголовные дела, поступившие из других органов, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в отдельной книге учета следственных дел. Основанием для регистрации и учета является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятая к производству. С момента поступления в городскую (районную) прокуратуру постановления о возбуждении уголовного дела на него заводится надзорное производство. Вся дальнейшая переписка по данному делу ведется за номером надзорного производства.

Все сотрудники прокуратуры, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и уголовных дел. Документы хранятся в личных сейфах оперативных сотрудников или в специально отведенных помещениях канцелярии, архива и должны опечатываться личными печатями. В случае утечки информации, утраты уголовных дел, документов, бланков, печатей, штампов в обязательном порядке проводится служебное расследование, по результатам которого к виновным принимаются меры дисциплинарного воздействия либо иного характера вплоть до возбуждения уголовного дела.

Уголовные дела хранятся в сейфах у оперативных сотрудников прокуратуры, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от внешних воздействий. Во избежание утраты категорически запрещается передавать дело без документального оформления даже на короткий срок. Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовные дела, надзорные производства) допускается в исключительных случаях только с разрешения городского (районного) прокурора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа либо акта о причинах выдачи подлинника. Передача документа или его копии сторонним организациям допускается также с разрешения прокурора. В случае, если работник прокуратуры отбывает в командировку, уходит в отпуск, увольняется либо перемещается по службе, все имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию прокурора.

Прохождение практики началось в канцелярии прокуратуры, где я сортировал архив, оформлял дела, изучал различные формы документов, и помогал осуществлять другие функции, присущие канцелярии.

Делопроизводство в прокуратуре ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450).

Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Каждому гражданину либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину руководителем органа прокуратуры, структурного подразделения дается мотивированное (письменное) разъяснение со ссылкой на статьи действующего законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными производствами.

Учет документов происходит посредством их записи в книги, карточки, надзорные производства, описи. Ведутся, например, учет надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и хозяйственным делам; регистрация приказов и распоряжений; учет писем, бандеролей, посылок; учет дел, проверяемых в порядке надзора; учет следственных дел; учет вещественных доказательств, ценностей, иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания (Приложение).

На всех указанных в документах лиц (заявителей, обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) заводятся карточки.

Указанная карточка заполняется немедленно после возбуждения уголовного дела, направления в суд материалов с протоколом.

Заполненная и подписанная следователем карточка направляется в учётно-регистрационные подразделения органов внутренних дел.

Что касается учёта лиц, совершивших преступления, то ему подлежат все лица, в отношении которых по уголовному делу прокурором утверждено обвинительное заключение.

Учёту подлежат также лица, уголовные дела, по обвинению которых прекращены либо в возбуждении уголовного дела отказано: в связи с истечением сроков давности; вследствие акта амнистии или помилования; в отношении умершего обвиняемого; в связи с изменением обстановки.

Учёт уголовных дел, необходимый для отслеживания их движения в процессе расследования, осуществляется на основании карточек на выявленное преступление и карточки о движении уголовного дела, заполняемых прокурором, следователем или органом дознания немедленно после принятия по делу одного из следующих процессуальных решений: возбуждения уголовного дела; соединения уголовного дела; утверждения прокурором обвинительного заключения; передачи дела по подследственности; прекращения дела; приостановления дела; изъятия прокурором дела и передачи его для расследования другому органу; возвращения дела на дополнительное расследование прокурором или судом; продления срока расследования; предъявления для ознакомления материалов дела обвиняемому и его защитнику.

Сведения для заполнения документов первичного учёта берутся в основном из материалов уголовных и гражданских дел, судебных приговоров и решений. Ведомственными нормативными актами (инструкциями) установлены строгие правила и порядок их заполнения, обязательные для исполнения соответствующими должностными лицами (следователем, районным судьёй, судебным исполнителем и т.д.). Их соблюдение очень важно, поскольку документы первичного учёта являются исходным материалом для составления высококачественной официальной статистической отчётности как первой и основной формы статистического наблюдения, широко используемой в науке и практике борьбы с преступностью.

В содержание работы по делопроизводству в органах прокуратуры входит организация документооборота, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов, правила оформления документов, правила машинописного оформления документов, порядок размножения и снятия копий с документов, выполнение переводов, составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств, обеспечение сохранности документов, учет, хранение и использование печатей и штампов.

В ходе прохождения практики в прокуратуре г. Михайловска я ознакомился с делами, по которым велось надзорное производство, и рядом отказных материалов. Ознакомился с порядком оформления всех актов прокурорского реагирования: протесты, представления, постановления, предостережения и др. (Приложение)