Компенсация физическому лицу - исполнителю по гражданско-правовому договору стоимости проезда, проживания и прочих расходов как объект обложения ндфл (лермонтов ю.м.). Командировочные расходы по гражданско-правовому договору Компенсируем расходы на матери

⁰

Договор ГПХ. Отражение в бухгалтерском учете и при налогообложении компенсации расходов - подробнее читайте в статье.

Вопрос: Можем ли мы включить в договор подряда с физ. лицом условие об оплате сотовой связи и ГСМ, и сможем ли мы принять эти расходы для целей налога на прибыль?и нужно ли облагать НДФЛ и взносами при условии документального подтверждения расходов?

Ответ:

Включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе );

Компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно ;

минуя исполнителя
Чтобы компенсировать затраты на поездки внештатного сотрудника, затребуйте отчет о расходах. Такой отчет исполнитель обязан вам предоставить и приложить к нему копии подтверждающих документов. На основании отчета исполнителя компенсируйте расходы.

НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатников не удерживайте.

Взносы обязательного страхования могут начисляться на компенсацию расходов по служебной поездке при условии, что такая компенсация учтена в общей сумме вознаграждения внештатногосотрудника.

Суммы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве компенсации его расходов, возникших в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. К таким расходам относится и компенсация затрат на служебные поездки внештатного сотрудника. При этом соответствующие расходы должны быть документально подтверждены.

подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

В отношении учета расходов по налогу на прибыль, если компенсация включается в сумму вознаграждения, то такие расходы включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала. Если такие расходы компенсируются отдельно, то учитывать их при расчете налога на прибыль рискованно. Это связано с тем, что трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России , и т. д.).

Однако, если готовы отстаивать свою позицию в суде, то можете учесть сумму компенсации в расходах по налогу на прибыль. Обоснование может быть следующее: Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421 , подп. 41 или п. 1 ст. 264 НК РФ). Такой подход подтверждается арбитражной практикой (постановления Президиума ВАС РФ от 18 августа 2005 № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 № А55-13458/2010).

Обоснование

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки

Компенсируемые расходы

По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:

Стоимость проезда и найма жилья;

Другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:

вознаграждения по гражданско-правовому договору);

Компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно ;

Организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, то отразите ее в бухучете в том же порядке, что и само вознаграждение.

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно, то в зависимости от характера работы (услуги) сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;

Дебет 25 (26) Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для общепроизводственных (общехозяйственных) нужд;

Дебет 44 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную с продажей продукции, товаров, работ и услуг. В торговых организациях по дебету счета 44 может быть отражено начисление всех вознаграждений и компенсаций по гражданско-правовым договорам за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет 08 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную со строительством (монтажом, реконструкцией, приобретением) основных средств;

Дебет 91-2 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, не связанную с производством и реализацией (например, услуги по организации отдыха и развлечений);

Дебет 91-2 Кредит 76
– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку за счет чистой прибыли с согласия собственников организации.

Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату компенсации чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыль по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 № 07-05-06/138 .

Выплату компенсации отразите проводкой:

Дебет 76 Кредит 50 (51, 52...)
– выплачена компенсация расходов на служебную поездку внештатного сотрудника.

Если организация оплачивает расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 08...) Кредит 76 (60)
– отражена стоимость работ (услуг) сторонних организаций, связанных с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 19 Кредит 76 (60)
– отражен входной НДС по работам (услугам) сторонних организаций, связанным с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 76 (60) Кредит 51 (50, 52…)
– оплачены работы (услуги) сторонних организаций.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 76).

НДФЛ

НДФЛ с компенсации расходов на служебные поездки внештатников не удерживайте. Исключение – возмещение сверхнормативных расходов на питание по безвозмездным гражданско-правовым договорам .

Нужно ли удержать НДФЛ при возмещении расходов на проезд и проживание членам совета директоров, периодически прибывающим к местонахождению организации

Нет, не нужно, если они прибывают на заседание членов совета директоров.

В этом случае совет директоров непосредственно выполняет свою функцию – управляет организацией (п. 1 ст. 64 Закона от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ , п. 1 ст. 45 Закона от 8 февраля 1998 № 14-ФЗ). И в налоговую базу по НДФЛ, в частности, не нужно включать документально подтвержденные:

Целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;

Расходы по получению и регистрации загранпаспорта, получению виз.

Указанный порядок действует и в тех случаях, когда члены совета директоров считаются налоговыми нерезидентами (письма Минфина России от 22 сентября 2005 № 03-03-04/1/221 , от 12 сентября 2005 № 03-05-01-04/271 , УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 № 21-11/116748).

Если же члены совета директоров прибывают в других целях (например, для участия в международной конференции), суммы компенсации им расходов на проезд и наем жилья войдут в базу по НДФЛ (подп. и п. 1 ст. 208 НК РФ).

Страховые взносы

В этом случае взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование рассчитайте со всей суммы выплат (). Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ). Подробнее о начислении взносов на вознаграждения по гражданско-правовым договорам см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав .

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя внештатного сотрудника (напрямую сторонним организациям), то последний не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника работ (услуг), а не как компенсация его расходов. Такая оплата не содержится в закрытых перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами (в т. ч. от несчастных случаев и профзаболеваний) ( , ). Следовательно, с суммы этой оплаты рассчитайте взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (). Выплаты по гражданско-правовому договору не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму оплаты нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете вознаграждения сотрудникам, работающим по гражданско-правовым договорам, включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ). Списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) нельзя. Об этом, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 № 28-11/62835 .

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов (на проезд, питание, проживание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника

Нет, нельзя.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (см., например, письма Минфина России от 24 сентября 2015 № 03-03-06/1/54684 , от 17 сентября 2012 № 03-03-06/2/107 и т. д.).

Главбух советует: организация может учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете налога на прибыль.

Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421 , подп.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав его вознаграждения (ст. 709 , ГК РФ). Тогда при расчете налога на прибыль организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Но при этом со всей суммы вознаграждения придется заплатить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование ().

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.

НДФЛ Суммы компенсации расходов исполнителя по гражданско-правовому договору облагаются НДФЛ, поскольку являются частью цены договора и связаны с получением дохода физическим лицом (письма Минфина России от 05.09.11 № 03-04-05/8-633, 05.08.11 № 03-04-06/3-178, 20.03.12 № 03-04-05/9-329, 30.08.12 № 03-04-06/9-263).Когда расходы на проезд и проживание были понесены самим исполнителем, он имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально, в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ. Такой налогоплательщик реализует право на получение профессионального налогового вычета путем подачи письменного заявления налоговому агенту, а при его отсутствии — представив в налоговый орган декларацию по окончании налогового периода (письмо Минфина России от 05.03.11 № 03-04-05/8-121).

Возмещение издержек по договорам гпх — компенсация или доход? (федорович в.)

НК РФ (в которой приведен перечень доходов, не подлежащих налогообложению) такого вида дохода, чиновники заключили, что НК РФ не предусматривает отнесение сумм возмещения издержек по договору возмездного оказания услуг, заключенного организацией с физическим лицом, к доходам работников, не облагаемым НДФЛ.По общему правилу оплата (возмещение) за граждан, участвующих в различных проводимых организацией мероприятиях, стоимости проезда к месту проведения и проживания в месте их проведения, на взгляд чиновников, является их доходом, подлежащим налогообложению.После чего составители Письма сделали вывод: суммы возмещения издержек по договору возмездного оказания услуг, заключенному организацией с физическим лицом, включаются в налоговую базу по НДФЛ указанных физических лиц. Продолжение примера.

Компенсируем расходы «физику»-подрядчику - налоги по минимуму

Как отражаются выплаты по гражданско-правовому договору в форме 6-НДФЛ? Выплаты по договорам подряда отражаются в форме 6-НДФЛ за тот период, в котором были произведены выплаты (аванс или вознаграждение), при этом дата подписания акта выполненных работ к соответствующему договору значения не имеет (письма ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20365, от 17.10.2016 № БС-3-11/). Данные заполняются следующим образом. Раздел 1 В строке 020 указывается общая сумма выплат по всем договорам в отчетном периоде (вместе с НДФЛ) В строке 030 отражаются предоставленные в отчетном периоде профессиональные вычеты В строках 040 и 070 приводится НДФЛ, исчисленный и удержанный с выплат по договорам в отчетном периоде Раздел 2.

Подсказки по оформлению гражданско-правового договора

Во многих случаях среди таковых издержек фигурируют стоимость проезда к месту выполнения работ (оказания услуг) и проживание исполнителя. Пример. Одним из видов деятельности экономического субъекта является организация и проведение консультационных семинаров. Для проведения такого семинара в другом городе с иностранной гражданкой Мартиной Глагов заключен договор возмездного оказания услуг.
Условиями договора предусмотрены вознаграждение 68 500 руб., компенсация стоимости проезда к месту проведения семинара и проживания во время семинара. Исполнителем представлены билеты на самолет в прямом и обратном направлении общей стоимостью 7800 руб. и квитанция об оплате услуг гостиницы за проживание во время проведения семинара 4800 руб.

Выплаты по гражданско-правовым договорам

НК РФ).И в любом случае помним, что необходимо получить от подрядчика подтверждающие его расходы документы (договоры на закупку, кассовые и товарные чеки, накладные и т.д.). Внимание! Необходимо получить от подрядчика документы, подтверждающие его расходы. Иначе выплаты ему нельзя расценивать как компенсации расходов.

Компенсацию расходов на проезд и проживание подрядчика-гражданина также можно учесть:(или) по тому же основанию, что и вознаграждение подрядчика. Именно такую позицию (правда, в спорах по компенсациям организациям, а не «физикам») занимают суды (Постановления ФАС УО от 30.04.2009 N Ф09-2594/09-С3; ФАС ПО от 05.03.2009 по делу N А57-12814/2006);(или) как прочий обоснованный расход, связанный с производством или реализацией. Правда, у упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» учесть расходы по этому основанию не получится.

Компенсация расходов по договору подряда и ндфл

Такой же вывод содержится в Письме ФНС РФ от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926. При этом специалисты ведомства отметили: указанная позиция подтверждается материалами судебной арбитражной практики (Определение ВАС РФ от 26.03.2009 № ВАС-3334/09, Постановление ФАС ДВО от 16.12.2008 № ФЩЗ-5362/2008). Есть и другие решения, в которых арбитры не считают нужным удерживать НДФЛ с компенсационных выплат по гражданско-правовому договору.

Так, в Постановлении от 26.03.2013 № А40-37553/12-20-186 ФАС МО установил, что организация оплачивала расходы на проезд, проживание и оформление виз физическим лицам, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. При этом арбитры указали: поскольку инспекция не установила тот факт, что физическое лицо пользовалось оплаченными обществом услугами в личных нуждах, основания для удержания и перечисления НДФЛ не возникают.

«командировочные» по гражданско-правовому договору

В отдельном блоке строк 100 – 140 отражаются все выплаты по договорам, произведенные в один день В строках 100 (дата фактического получения дохода) и 110 (дата удержания налога) проставляется дата выплаты В строке 120 (срок перечисления налога) указывается следующий рабочий день после выплаты (Письмо Минфина РФ от 01.02.2017 № 03-04-06/5209) В строке 130 показывается сумма фактически полученного дохода (вместе с НДФЛ) В строке 140 фиксируется сумма удержанного НДФЛ Обратите внимание: если выплаты по договору подряда произведены в последний рабочий день отчетного периода, они не отражаются в разд. 2 расчета за данный период, а будут включены в расчет за следующий период (Письмо ФНС РФ от 02.11.2016 № БС-4-11/). Пример. Договором подряда от 22.05.2017 предусмотрена выплата вознаграждения в размере 48 000 руб. и компенсации расходов на проезд исполнителя в сумме 20 000 руб.

Инфо

Так что налоговики однозначно «снимут» такие расходы при проверке вашей компанииПисьмо Минфина России от 19.12.2006 № 03-03-04/1/844, а кроме того, у вас будут проблемы и с НДФЛ. Ведь даже некоторые суды считают, что «командировочные выплаты» не состоящим в штате работникам надо облагать НДФЛсм., например, Постановление ФАС ПО от 01.06.2009 № А12-15743/2008. НДФЛ Облагать доход в виде оплаты стоимости проезда подрядчика не нужно.

Ведь с таким же успехом можно облагать «бесплатные путешествия в теплые страны» для моряков C выплачиваемой подрядчику компенсации его расходов не нужно удерживать НДФЛ по следующим основаниям. Если речь идет о компенсации за материалы, то они приобретаются в интересах вашей компании и их стоимость компенсируется подрядчику без какой-либо наценки. Так что можно говорить об отсутствии экономической выгоды, а значит, и доходаст. 41 НК РФ.

Как оформить компенсацию издержек исполнителю по договору гпх

Внимание

Правда, и в этом случае вероятен спор с налоговиками, которые вряд ли сочтут такие расходы подрядчиков непосредственно связанными с выполнением вашего договора;(или) повышенным размером вознаграждения. То есть вы просто увеличиваете его на примерную сумму «накладных» расходов подрядчика. Тогда оплату по договору вы без проблем учтете в расходах.

Но, разумеется, с суммы вознаграждения придется заплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.По сходной причине не стоит компенсировать подрядчику «представительские расходы». Даже если предметом договора является деятельность, сопряженная со встречами. Ведь представительские расходы предполагают участие во встречах ваших сотрудников, а в данном случае это не так.

Так что такие компенсации не получится учесть при налогообложении прибыли, и на их сумму придется начислить НДФЛ и страховые взносы (Пункт 2 ст. 264, пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ; ч. 1 ст.
Так что можно говорить об отсутствии экономической выгоды, а значит, и дохода (Статья 41 НК РФ). Те же выводы применимы и для компенсации расходов на проезд и проживание — подрядчик ведь едет в другой город и проживает там по инициативе и в интересах прежде всего заказчика.Ну и наконец, главный аргумент — налоговики теперь тоже считают, что компенсация расходов исполнителя, произведенных в интересах заказчика, не является облагаемым НДФЛ доходом, так как не является его доходом в принципе (Письмо ФНС России от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926). ПримечаниеМинфин, кстати, придерживается совсем иной позиции (Письмо Минфина России от 05.03.2011 N 03-04-05/8-121).
Он считает, что компенсации физическим лицам — подрядчикам нужно включить в их налогооблагаемый доход, так как они не указаны в ст. 217 НК РФ. Но на сумму компенсированных расходов тут же можно предоставить налоговый вычет (Пункты 1, 3 ст.
НК РФ имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально.То, что суммы оплаты организацией расходов иностранного преподавателя по проезду (от места жительства и обратно) и проживанию в Москве на время чтения лекций или участия в конференции признаются его доходом, полученным в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ, подтверждено Минфином России и в Письме от 30.08.2012 N 03-04-06/9-263.В указанном Письме минфиновцы обратили внимание еще на два момента.При отсутствии возможности удержания у налогоплательщика исчисленной суммы налога налоговый агент в силу п. 5 ст.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты проезда и проживания физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, сообщает следующее.

Статья 41 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло.

Согласно подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, если оплата организацией расходов физических лиц по их проезду и проживанию при оказании услуг организации по гражданско-правовым договорам осуществляется в интересах этих физических лиц (в т. ч. если такая оплата является частью вознаграждения физического лица за выполненные работы (оказанные услуги)), то оплата организацией этих расходов физических лиц, по мнению департамента, признается их доходом, полученным в натуральной форме, а суммы такой оплаты подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

В прочих случаях компенсация организацией расходов физических лиц, по мнению департамента, не является доходом этих физических лиц и не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 1 статьи 226 Кодекса российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 данной статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224 Кодекса. Указанные организации являются налоговыми агентами.

Согласно пункту 4 статьи 226 Кодекса налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

В соответствии с указанной статьей удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Таким образом, при возникновении у физических лиц - исполнителей по гражданско-правовым договорам дохода в натуральной форме, подлежащего налогообложению налогом на доходы физических лиц, этот налог должен удерживаться организацией за счет выплат, производимых в оплату таких договоров.

Также обращаем внимание на то обстоятельство, что в случаях, если расходы на проезд и проживание в целях оказания услуг по договору гражданско-правового характера были понесены самим налогоплательщиком, то такой налогоплательщик , в соответствии с пунктом 2 статьи 221 Кодекса, имеет право на получение профессионального налогового вычета по налогу на доходы физических лиц в сумме таких расходов, подтвержденных документально.

Директор департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ И.В.Трунин

Многие организации привлекают для своих нужд граждан - профессионалов, не зарегистрированных в качестве предпринимателей. При этом с ними заключается гражданско-правовой договор. Такие специалисты встречаются повсеместно - они проводят тренинги, ремонтируют помещения, настраивают и обслуживают оборудование, готовят проекты и сметы, представляют интересы компании в различных органах.
Помимо вознаграждения за собственно работу, компании-заказчики обычно еще и возмещают таким частным подрядчикам их расходы, связанные с выполнением договора. И вот тут заказчики вступают на "минное поле". Ведь налоговые органы часто настаивают на том, что налогообложение этих компенсаций должно быть таким же, как и налогообложение вознаграждений. А кроме того, часто "убирают" их из расходов компаний-заказчиков. Так что пробегитесь по нашей шпаргалке и узнайте, что можно, а что нельзя возмещать "физикам"-подрядчикам и как весь этот "винегрет" облагается налогами.

Что все-таки можно компенсировать

По на выполнение работ или оказание услуг подрядчик может рассчитывать (Пункт 2 ст. 709, ст. 783 ГК РФ):
- на вознаграждение за свои услуги или работы. Это и будет собственно его экономическая выгода;
- на компенсацию своих издержек.

Предупреждаем руководителя
Если решили компенсировать подрядчику его издержки, то лучше указать в договоре отдельно размер вознаграждения и отдельно - четкий перечень компенсируемых издержек и порядок их возмещения (Пункт 4 ст. 709 ГК РФ). Можно указать и пределы ("норматив") компенсируемых издержек. Это нужно для избежания конфликтов и с подрядчиком, и с налоговиками.

А теперь очертим этот самый перечень компенсируемых издержек применительно к подрядчику-гражданину. Это могут быть только издержки, непосредственно связанные с выполнением договора. При этом товары, работы и услуги, стоимость которых ваша компания готова компенсировать подрядчику, должны быть использованы для выполнения нужных вам работ (оказания услуг).
Вы, конечно, можете компенсировать подрядчику и приобретение дорогостоящего оборудования. Но контролирующие органы (налоговая инспекция и внебюджетные фонды) могут небезосновательно посчитать, что это уже не компенсация издержек, а способ выплаты части вознаграждения или даже подарок подрядчику. А значит, будут доначисления НДФЛ и страховых взносов. Ведь это оборудование он может использовать и для выполнения заказов других компаний. С таким же успехом можно компенсировать подрядчику покупку машины, которую он также частично использует на благо заказчика.
Так что для целей налогообложения безопаснее ограничиться компенсацией расходов:
- на материалы, работы и услуги , необходимые для выполнения вашего заказа. Например, подрядчик закупает древесину и обрабатывает ее в соответствии с вашими нуждами;
- на проезд до места фактического выполнения работ и проживание там . Это характерно для ситуаций, когда вы нанимаете иногороднего гражданина и ему приходится добираться до вашего города и снимать там жилье. Или, наоборот, вы посылаете местного исполнителя для оказания услуг в другой город.

А компот?

Вот, пожалуй, и все обычно компенсируемые расходы. Но некоторые компании выплачивают частным подрядчикам еще и "суточные", обычно в том же размере, что и своим штатным командированным сотрудникам. Сразу отметим, что суточные положены только "штатникам", направляемым в служебные командировки (Статьи 166, 168 ТК РФ). И вас ожидает спор с инспекторами и из ИФНС (по поводу ), и из внебюджетных фондов (по поводу начисления страховых взносов). Кроме того, налоговики не дадут учесть такие "суточные" и при налогообложении прибыли. Так что лучше не называть эти выплаты именно суточными, а компенсировать подрядчику неудобства от пребывания в другом городе:
(или ) под видом компенсаций издержек физического лица - подрядчика на питание, если они, конечно, документально подтверждены подрядчиком. Вы хоть и не обязаны по ГК РФ обеспечивать питание подрядчика, в частности, при выполнении работы в другом населенном пункте, но вправе возложить на себя такую обязанность договором. Правда, и в этом случае вероятен спор с налоговиками, которые вряд ли сочтут такие расходы подрядчиков непосредственно связанными с выполнением вашего договора;
(или ) повышенным размером вознаграждения. То есть вы просто увеличиваете его на примерную сумму "накладных" расходов подрядчика. Тогда оплату по договору вы без проблем учтете в расходах. Но, разумеется, с суммы вознаграждения придется заплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
По сходной причине не стоит компенсировать подрядчику "представительские расходы". Даже если предметом договора является деятельность, сопряженная со встречами. Ведь представительские расходы предполагают участие во встречах ваших сотрудников, а в данном случае это не так. Так что такие компенсации не получится учесть при налогообложении прибыли, и на их сумму придется начислить НДФЛ и страховые взносы (Пункт 2 ст. 264, пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Как и в случае с "суточными", лучше не называть такие выплаты компенсацией именно представительских расходов, а оформлять их как компенсацию конкретных расходов подрядчика при выполнении вашего договора (например, на аренду зала для ведения переговоров с потенциальными контрагентами) или просто повысить ему вознаграждение.

Компенсируем расходы на материалы, проезд и проживание

Итак, мы договорились, что идем по самому безопасному пути и компенсируем подрядчику только те расходы, которые прямо связаны с выполнением договора, то есть расходы на покупку материалов, проезд и проживание в месте выполнения договора. Можно ли учесть подобные компенсации в расходах и не начислять на них налоги и взносы? Да, при грамотном оформлении у таких выплат очень льготный режим налогообложения.

Налог на прибыль и налог при УСНО

Компенсации материальных расходов подрядчиков вы с равным основанием можете учитывать в качестве (Пункт 4 ст. 252 НК РФ):
(или ) прочего расхода (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
(или ) расхода того же вида, к которому отнесено вознаграждение подрядчику (например, расход на ремонт ваших ОС (Статья 260 НК РФ)). Ведь мы помним, что такие компенсации являются частью цены договора подряда. Этот способ, кстати, больше всего подойдет упрощенцам с объектом "доходы минус расходы". Ведь прочие расходы (не упомянутые в закрытом перечне) они учитывать не вправе, а вот расходы на ремонт - пожалуйста (Подпункт 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
(или ) материального расхода. Например, компенсацию стоимости запчастей для ремонта вполне допустимо учитывать как расходы на приобретение материалов, используемых для содержания и эксплуатации основных средств (Подпункт 3 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
И в любом случае помним, что необходимо получить от подрядчика подтверждающие его расходы документы (договоры на закупку, кассовые и товарные чеки, накладные и т.д.).

Внимание! Необходимо получить от подрядчика документы, подтверждающие его расходы. Иначе выплаты ему нельзя расценивать как компенсации расходов.

Компенсацию расходов на проезд и проживание подрядчика-гражданина также можно учесть:
(или ) по тому же основанию, что и вознаграждение подрядчика. Именно такую позицию (правда, в спорах по компенсациям организациям, а не "физикам") занимают суды (Постановления ФАС УО от 30.04.2009 N Ф09-2594/09-С3; ФАС ПО от 05.03.2009 по делу N А57-12814/2006);
(или ) как прочий обоснованный расход, связанный с производством или реализацией. Правда, у упрощенцев с объектом "доходы минус расходы" учесть расходы по этому основанию не получится.

Примечание
А вот учитывать такие компенсации как собственно расходы на командировки категорически не стоит! Ведь возмещать командировочные расходы необходимо только штатным работникам (Статьи 166, 168 ТК РФ). Так что налоговики однозначно "снимут" такие расходы при проверке вашей компании (Письмо Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844), а кроме того, у вас будут проблемы и с НДФЛ. Ведь даже некоторые суды считают, что "командировочные выплаты" не состоящим в штате работникам надо облагать НДФЛ (Постановление ФАС ПО от 01.06.2009 по делу N А12-15743/2008).

НДФЛ

С выплачиваемой подрядчику компенсации его расходов не нужно удерживать НДФЛ по следующим основаниям. Если речь идет о компенсации за материалы, то они приобретаются в интересах вашей компании и их стоимость компенсируется подрядчику без какой-либо наценки. Так что можно говорить об отсутствии экономической выгоды, а значит, и дохода (Статья 41 НК РФ). Те же выводы применимы и для компенсации расходов на проезд и проживание - подрядчик ведь едет в другой город и проживает там по инициативе и в интересах прежде всего заказчика.
Ну и наконец, главный аргумент - налоговики теперь тоже считают, что компенсация расходов исполнителя, произведенных в интересах заказчика, не является облагаемым НДФЛ доходом, так как не является его доходом в принципе (Письмо ФНС России от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926).

Примечание
Минфин, кстати, придерживается совсем иной позиции (Письмо Минфина России от 05.03.2011 N 03-04-05/8-121). Он считает, что компенсации физическим лицам - подрядчикам нужно включить в их налогооблагаемый доход, так как они не указаны в ст. 217 НК РФ. Но на сумму компенсированных расходов тут же можно предоставить налоговый вычет (Пункты 1, 3 ст. 210, п. 2 ст. 221 НК РФ). Дополнительного налога к уплате, таким образом, не возникнет.

У судов единой позиции тут нет. Некоторые, как и теперь налоговики, считают, что компенсация издержек в принципе не является доходом гражданина (Постановление ФАС ДВО от 16.12.2008 N Ф03-5362/2008). Другие суды все-таки предлагают льготировать такие компенсации по п. 3 ст. 217 НК РФ как возмещение расходов в связи с исполнением трудовых обязанностей (Постановление ФАС ВВО от 14.05.2007 по делу N А43-7991/2006-30-215).
Но раз уж сами налоговики готовы признать такие выплаты необлагаемыми и не "засорять" форму 2-НДФЛ, то что нам еще нужно?!

Страховые взносы

Тут все просто. Установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с расходами физического лица в связи с выполнением работ или оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера, прямо названы в качестве не облагаемых страховыми взносами (Подпункт "ж" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Разъяснения Минздравсоцразвития на этот счет также пока (!) недвусмысленны - такие компенсации "не подлежат обложению страховыми взносами" при наличии подтверждающих документов (Пункт 6 Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19).

НДС

У вас не получится принять к вычету НДС по расходам, понесенным вашим подрядчиком - гражданином. Ведь даже если он и получит счет-фактуру от своего поставщика, то там в качестве покупателя будет фигурировать именно он. А перевыставить этот счет вам он не сможет - ведь он вообще не предприниматель (Пункт 1 ст. 143 НК РФ).

Предупреждаем руководителя
Вычет НДС по расходам, компенсируемым "физику"-подрядчику, невозможен. Так что если его сумма внушительна, то покупки лучше оформлять и оплачивать от имени компании.

Если же подрядчик попросит своего поставщика указать в договоре и счете-фактуре реквизиты вашей компании, то фактически выступит посредником. Вычет НДС в данном случае возможен, но тогда вам придется переделать договор. А именно дополнительно поручить ему закупить от вашего имени и за ваш счет материалы, а также выдать ему соответствующую доверенность (Пункт 1 ст. 971, п. 1 ст. 975 ГК РФ).
Так что будет проще купить, например, материалы самостоятельно (то есть напрямую без посредничества подрядчика), провести их в учете, передать физическому лицу - подрядчику, а НДС принять к вычету.

Внимательно смотрите, какие дополнительные компенсации вы платите физическим лицам - подрядчикам и связаны ли они с собственно договором. Если есть прямая связь, то с их налогообложением проблем не будет - учтете по налогу на прибыль, а про НДФЛ и страховые взносы с таких выплат даже не думайте. Но при двух условиях - эти компенсации должны быть предусмотрены вашим договором и подрядчик должен подтвердить каждый компенсируемый расход.

Командировки для договорников не предусмотрены

Начнем с того, что гражданин, с которым заключен договор гражданско-правового характера, и командировка - понятия несовместимые. И вот почему.
Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

А на договорника распространяются нормы Гражданского, а не Трудового кодекса РФ.
По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его - пункт 1 статьи 702 Гражданского кодекса РФ.

Гражданским законодательством понятие «командировка» вообще не предусмотрено.

Налоговый учет расходов по поездке

Итак, раз поездка сотрудника, с которым заключен договор гражданско-правового характера, командировкой не является, следовательно, расходы на проезд и проживание таких лиц нельзя учесть в качестве командировочных. Это подтвердил и Минфин России. В письме от 16 октября 2007 г. № 03-03-06/1/723 он сообщил, что в соответствии с положениями статей 166-168 Трудового кодекса РФ и статьи 255 Налогового кодекса РФ организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми она заключила трудовые договоры.

Но не все так страшно.

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 1 октября 2007 г. № А05-5368/2006-26 рассмотрел ситуацию, когда по условиям договора организация должна была возместить консультанту проживание в гостинице и проезд.

Суд решил, что, поскольку экономическую оправданность данных расходов, связанных с производством и реализацией, налоговый орган не оспаривает, их можно отнести в целях налогообложения прибыли к прочим (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Обратите внимание . Согласно статье 709 Гражданского кодекса РФ, цена договора включает как вознаграждение, так и те издержки, которые компенсируются подрядчику. В противном случае (если договором не предусмотрена оплата упомянутых расходов) при расчете налога на прибыль расходы на проезд и проживание учесть будет сложно.

А при «упрощенке» можно учесть расходы на оплату труда (выплату вознаграждения) договорников (кроме индивидуальных предпринимателей) согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 и пункту 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Исчисление НДФЛ

Что касается НДФЛ, то в случае с договорником следует воспользоваться пунктом 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ, который при исчислении налоговой базы дает право на получение профессиональных вычетов налогоплательщикам, получающим доходы от выполнения работ по договорам гражданско-правового характера.

Вычет возможен в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением указанных работ. На основании письменного заявления такого лица организация вправе уменьшить налоговую базу при расчете НДФЛ на сумму фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов на проезд и проживание (порядок применения профессиональных налоговых вычетов прописан в статье 221 Налогового кодекса РФ).

Начисление страховых взносов

По страховым взносам в настоящее время официальных разъяснений нет, но можно воспользоваться документами, которые выпускались по этому поводу в бытность ЕСН.

Так, Минфин России в письме от 14 июля 2006 г. № 03-05-02-04/189 разъяснял, что компенсация издержек лица, выполняющего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов, документально подтвержденных и произведенных подрядчиком в интересах заказчика работ, и поэтому не может рассматриваться в качестве оплаты самой работы.

Следовательно, выплаты, направленные на компенсацию издержек, в частности на оплату проезда и проживания, а также прочих расходов в местах проведения работ, не облагаются ЕСН. Кроме того, объектом налогообложения признаются только вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а не все выплаты по указанным договорам (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ). ВАС РФ эту позицию также поддержал (информационное письмо от 14 марта 2006 г. № 106).

Согласно части 1 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации …», объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, произведенные в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг. Поэтому все сделанные выводы в отношении ЕСН в полной мере остались актуальными и сейчас, при расчете страховых взносов (перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, приведен в статье 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).