Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях. Особенности делопроизводства в дошкольных образовательных учреждениях Какие шаблоны используют в делопроизводстве детских садов

Муниципальное казённое дошкольное образовательное учреждение

детский сад № 7 комбинированного вида г.Россоши

Сообщение на тему:

«Делопроизводство с учётом ФГОС»

Подготовили:

воспитатель В-КК Катунина Г.В.

воспитатель В-КК Уварова Т.В.

г. Россошь

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.

Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами.

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

Раскроем более полно ведение делопроизводства в ДОУ.

В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:

информационно-справочные документы информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;

организационные документы - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников;

распорядительные документы – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению;

документы по личному составу (личные дела).

Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, Заместителя заведующего по хозяйственной части).

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

Левое – 20 мм

Правое – 10 мм

Верхнее – 15мм

Нижнее – 20мм

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Стандартно заявление пишется на бумаге формата А4 белого цвета, синей (черной) пастой или набирается в печатном виде;

Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается должность ответственного руководителя, его ФИО и название организации, именно в такой последовательности. Если конкретное лицо неизвестно, то вписывается только название. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого), должность (если имеет значение) ФИО, почтовый адрес проживания, контактный телефон (при необходимости). Иногда могут потребоваться и паспортные данные в шапке. Каждая строка должна иметь одинаковый отступ друг от друга;

Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания:

«Заявление», где первая буква заглавная, в конце слова точка не ставится;

«ЗАЯВЛЕНИЕ», все буквы в слове заглавные. Такой вариант используется при печатной форме, в конце точка не ставится;

«заявление», все буквы строчные, а в конце ставится точка.

В конце ставится подпись и дата написания заявления.

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.

Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем.

Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

ПРОТОКОЛЫ

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:

ПРОТОКОЛ заседания родительского комитета

В графе «Присутствовали» –указывается общее количество присутствующих.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:

Об итогах работы за первое полугодие

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

• ВЫСТУПИЛИ:

  ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»

Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.

Решение указывается в протоколе полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарём.

Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

5.ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ)

При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу.

На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения.

Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения

Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе.

Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет.

7. ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников учреждения. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Анкета или личный листок по учёту кадров;

Автобиография или резюме;

Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Трудовой договор;

Выписка из приказа о приёме, заверенная заведующей;

Копия паспорта работника;

Копии документов об образовании;

Аттестационный лист (для педагогических работников);

Копия ИНН работника, Копия пенсионного свидетельства (СНИЛС) ;

Копия свидетельства о браке;

Копии свидетельств о рождении детей.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование; с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников.

Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку - скоросшиватель.

На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего.

При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.

От того как организовано в учреждении делопроизводство напрямую зависит качество управления. Вопрос эффективности документационного обеспечения управления не теряет своей актуальности, и причиной тому рост дошкольных образовательных учреждений и увеличение численности работников в этих организациях. Таким образом, от того, какой уровень делопроизводства в учреждении, зависят, и культура его управленческой деятельности и ее эффективность.

Организация делопроизводства - это определенная деятельность (процессы), направленная на формирование документов и последующую работу с документацией.

Понятие Документ специалистами трактуется - как средство закрепления при помощи разных способов на специальном материале информации о фактах, явлениях, событиях, происходящих в окружающей человека действительности. Документ обладает соответствующими реквизитами, способствующими его идентификации.

Документирование административной распорядительной деятельности, как руководящих органов, так и отдельных должностных лиц является обязательным и предписывается действующим в стране законодательством.

Положение о делопроизводстве в ДОУ

Весь информативный объем, накапливаемый в ДОУ, разделяется на внешнюю информацию, включающую поступающие извне директивные и нормативные документы и внутреннюю, включающую самостоятельную , организационно-распорядительного характера разработанную непосредственно в ДОУ.

Положение о делопроизводстве в ДОУ - это нормативный акт, регулирующий организацию делопроизводства в конкретном дошкольном учреждении.

Положение устанавливает:

• единую систему делопроизводства в ДОУ,
• порядок подготовки документов, их оформления, контроля над исполнением, хранением документации ее учетом, копированием и печатанием.

Разработка Положения о преследует цели совершенствовать документационное обеспечение управления, повысить его результативность через унификацию состава и форм управленческих документов, технологий работы с документацией. Пункты положения определяют перечень общих требований предъявляемых к документированию, деятельности касающейся управления, а также организации работы с документами в учреждении.

Кадровое делопроизводство в ДОУ

Отрасль, отвечающая за документирование трудовых отношений в учреждении и называется кадровым делопроизводством. Все что касается информации о персонале детского учреждения, отображается и фиксируется кадровой документацией, в итоге подвергаются оформлению документальному все кадровые процедуры (к примеру, его перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, отпуск, командировка, увольнение и другие).

Каждый юридически значимый факт являющийся основанием корреспондирующих друг другу прав работника и работодателя фиксируется любыми кадровыми документами.

В перечень документов кадрового делопроизводства по функциональному назначению входят:

1. Документация организационно-правовая по кадровому делопроизводству (правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, график отпусков и другое).
2. Документация персонального плана (трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника).
3. Документация договорная (коллективный договор, соглашение).
4. Распорядительная документация (приказы по личному составу).
5. Учетная кадровая документация: учетные формы по кадровой документации (книги, журналы), документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

Делопроизводство в ДОУ и его приказы

Приказы входят в распорядительную сторону делопроизводства в ДОУ. Посредством издания приказов руководитель ДОУ регламентирует распорядительную деятельность детского учреждения.

Приказ принято считать нормативным документом, который напрямую затрагивает интересы и права сотрудников учреждения. В качестве правового акта, приказ издается руководителем, чтобы решать основные и оперативные вопросы. Действие приказа начинается с конкретной даты его подписания, если сам текст документа не называет иные сроки. Подписывает приказы заведующий ДОУ либо лицо, которое исполняет его обязанности в том случае, если руководитель отсутствует.

Все изданные в ДОУ приказы должны фиксироваться в книге приказов (отдельном журнале), листы которого пронумерованы и прошнурованы. На последнюю страницу книги приказов вносится запись следующего содержания: «В книге (журнале) все листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью» (указывается количество листов). Запись скрепляется печатью дошкольного учреждения и ставится подпись руководителя.

Принципы, которые необходимо соблюсти при издании приказа

Описываемую в приказе ситуацию следует подавать объективно и достоверно, а принимаемые меры обосновываются полнотой необходимых сведений. Содержание краткое и точное, соответствующее правовым нормам и компетенции руководителя, которую определяет устав учреждения. Текст документа строится на соблюдении норм официально-делового стиля.

Приводим перечень обязательных реквизитов, которые включает любой приказ, вне зависимости от наполняющего его текста:

• Обязательно должно быть указано наименование конкретной организации, учреждения, предприятия;
• указан вид данного документа (приказ);
• место и дата издания, указывается регистрационный номер;
• затем следует заголовок, текстовое содержание приказа;
• подписи руководителя и сотрудников в ознакомлении; соответствующие визы.

Приказы разделяют на:

• приказы, касающиеся личного состава
• приказы по основной деятельности.

Инструкция по делопроизводству в ДОУ входит в категорию основных нормативных актов регламентирующих технологию работы с документами в детском учреждении.

Для совершенствования делопроизводства в ДОУ необходимо разработать качественную инструкцию, устанавливающую единые правила и порядок составления документов и работы с документацией. Большинство задач (информационных, касающихся учета и хранения), при наличии такого документа будут успешно решаться.

Созданная для конкретной организации инструкция устанавливает порядок и правила оформления документов и работы с ними в любом ДОУ. Все ее пункты должны основываться на нормативно-методической базе делопроизводства с отображением специфики детского учреждения. Руководитель ДОУ своим приказом утверждает и вводит в действие инструкцию. Текст инструкции раскрывает порядок применения законодательных и нормативных актов, устанавливает последовательность необходимых действий.

Заведующий, принимая в коллектив нового работника, должен ознакомить его с положениями, должностной инструкции, и если возникнут вопросы ответить на них.

Составляется должностная инструкция на основе нормативных документов:

• Трудового кодекса РФ,
• Закона РФ «Об образовании»,
• Устава учреждения,
• иной документации, в которой содержатся сведения об обязанностях работника и его правах.

Необходимо, провести ознакомление с инструкциями каждым сотрудником учреждения под роспись. Затем один из экземпляров выдается сотруднику на руки, а второй хранится в его личном деле. Являясь документом постоянным и долговременным, инструкция действует до тех пор, пока ее не заменят новой.

При составлении текста должностной инструкции используется логическое построение, согласно которому содержание документа формируют разделы, пункты и подпункты. Порядок заполнения инструкции следующий: общие положения, функционал, обязанности работника по должности, его права, ответственность.

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией » (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «» в редакции от 6 марта 2019 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций » с изменениями от 27 августа 2015 г;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело »;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей:

2.1. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов.

2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации ». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

• Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

• Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

• Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)

Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

• По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

• По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

• По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

• По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

• По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

• По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

• По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

• По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Документы

• Уставы

• Положения

• Инструкции

• Правила

• Приказы

• Распоряжения

• Указания

• Решения

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

• установлению ответственности за документационное обеспечение;

• видовому составу управленческих документов;

• оформлению документов;

• организации документооборота;

• построению информационно-поисковых систем;

• организации пользования документами;

• правилам хранения документов.

Нормативные документы

Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций)

• штатное расписание (форма Т­3);

• графики работы;

• графики отпусков (форма Т­7);

• должностные инструкции;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение об оплате труда;

• положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании;

• положение о персональных данных работников;

• обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении;

• коллективный договор и приложения к нему;

• положение о структурном подразделении (консультативный пункт);

Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ

• положение об аттестации педагогических кадров;

• журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории;

• график проведения аттестации;

• протоколы заседаний аттестационной комиссии;

• журнал учета выдачи аттестационных листов;

• тарификационные списки педагогических работников;

• поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью;

• положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.);

• положение о психолого­медико­педагогическом консилиуме и др.

• положение о должностном контроле;

• положение о методическом объединении педагогических работников;

• положение о родительском комитете;

• положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии);

• перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр;

• перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.

Документы по организации кадрового делопроизводства

• инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

• правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников;

• журнал регистрации трудовых договоров;

• журнал регистрации приказов;

• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книга учета личного состава;

• журнал учета личных дел;

• приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам;

• личное дело.

Состав личного дела:

• Приказы по личному составу (унифицированные формы)

• Приказы по личному составу (произвольной формы)

• Уведомления (по личному составу произвольной формы)

• Документы по расследованию и учету несчастных случаев на производстве

Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия)

Распорядительные документы

• Приказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ)

• Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).

• Распоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ)

• Указание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ").

• Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти)

Информационно - справочные документы:

•