Чем апостиль отличается от легализации. Апостиль или консульская легализация? Часто задаваемые вопросы об апостиле и легализации

АпостИль - термин довольно часто встречающийся в международном документообороте, в , а также в бытовых вопросах при перемещении человека через границу и использовании различных официальных документов на территории иностранных государств. Давайте разберемся в терминах.

АПОСТИЛЬ

Это вид легализации документа, заключающийся в проставлении на нем специального штампа органами Министерства Юстиции одного государства, который делает возможным использование данного документа на территории другого государства. А под «апостилем», таким образом, понимается сам штамп, который выглядит примерно как на картинке в данной статье.

Использование документов возможно только на территории государств, которые присоединились к специальной конвенции об апостиле, Гаагской Конвенции 1961 года (полное наименование: Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года). К таким странам относятся:

Азербайджан, Австрия, Азербайджан, Албания, Американское Самоа, Андорра, Антигуа и Барбуда, Нидерландские Антильские острова, Аргентина, Армения, Аруба, Багамы, Барбадос, , Белоруссия, Бельгия, Бермуды, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Британская антарктическая территория, Американские Виргинские острова, , Бруней, Вануату, , Венгрия, Венесуэла, Гваделупа, Гвиана, Германия, , Гибралтар. Гондурас,
Гренада, Греция, Грузия, Гуам, Дания, , Доминика, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, , Исландия, Испания, Италия, Кабо-Верде, Казахстан, Каймановы острова, , Киргизия, КНР, Аомынь (Макао), (Сянган), Республика Корея, Коста-Рика, Острова Кука, , Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, , , Майотта, Македония, Малави, , Маршалловы Острова, Мексика, Монако, Монголия, Монтсеррат, Остров Мэн, Намибия, , Ниуэ, Новая Зеландия, Новая Каледония, Норвегия, Оман, Панама, Перу, Польша, Португалия, Пуэрто-Рико, Республика Молдова, Реюньон, Россия, Румыния, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Свазиленд, Святой Елены остров, Северные Марианские острова, , Сен-Пьер и Микелон, , Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, , Словения, США, Суринам, Тёркс и Кайкос, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Узбекистан, Украина, Уоллис и Футуна, Фиджи, Финляндия, Фолклендские (Мальвинские) острова, Франция, Французская Полинезия, Хорватия, Черногория, Чехия, , Швеция, Эквадор, , Южно-Африканская Республика, Япония.

Основными реквизитами апостиля являются его дата и номер - данные реквизиты имеются у апостиля всегда.

КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ

Как Вы видите, к Конвенции об апостиле НЕ присоединились некоторые страны, в том числе часто используемые в международном бизнесе: , . Это говорит о том, что для целей использования документов на территории любой из указанных стран необходимо осуществить так называемую предварительную консульскую легализацию для конкретной страны. Данная процедура немного сложнее и главной особенностью является возможность использования на территорииконкретного государства , для которого осуществляется легализация (а не на территории всех государств, как в случае в апостилем). Консульскую легализацию осуществляют комплексно органы МинЮста, МИД и Консульства целевого иностранного государства. Процедура легализации происходит следующим образом:

• с документа снимается копия и заверяется нотариально
• документ переводится на язык государства, где он будет использоваться
• подпись переводчика заверяется российским нотариусом
• документ передается в Министерство Юстиции для удостоверения подписи нотариуса
• документ передается в Консульский департамент Министерства иностранных дел для удостоверения печати МинЮста и подписи его должностного лица
• документ передается в консульство или консульский отдел посольства страны, где будет использоваться документ для последующего удостоверения

ОТМЕТКА ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННОЙ ПАЛАТЫ

Отдельный вид условной «легализации» документов, носящих коммерческий характер. Чаще всего МинЮст РФ отказывает в проставлении апостиля на договорах, инвойсах, коносаментах в рамках коммерческой деятельности юридических лиц. Что же делать, если Ваши иностранные партнеры или иные учреждения требуют легализацию такого договора? В данном случае на нем возможно проставить отметку Торгово-Промышленной Палаты РФ, ОДНАКО, в данном случае необходимо удостовериться у партнеров, контрагентов и т.д. в том, что договор будет принят с подобной отметкой.

СОГЛАШЕНИЯ О ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ

Некоторые страны, вместе с тем, вправе заключить между собой международные Соглашения, предусматривающие использование документов на территории друг друга БЕЗ дополнительной легализации (без апостиля). Как правило они носят название «Соглашение о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам между…», а в данных модельных конвенциях, как правило, содержится следующий абзац:

Документы, которые были на территории одной из Договаривающихся Сторон составлены или засвидетельствованы судом или официальным лицом (постоянным переводчиком, экспертом и др.) в пределах их компетенции и по установленной форме и заверенные печатью, принимаются на территории другой Договаривающейся Стороны без какого-либо иного удостоверения.

Наличие между странами данного соглашения означает, что любые официальные документы (исходящие из государственных органов, нотариусов, присяжных переводчиков и прочих официальных лиц, такие например как доверенности, дипломы, свидетельства о регистрации и т.д.) могут быть использованы БЕЗ дополительного проставления апостиля - «как есть». Россия подписала указанные соглашения со следующими странами:

Абхазия, Австрия, Азербайджан, Албания, Алжир, Ангола, Аргентина, Армения, Белоруссия , Болгария , Венгрия, Вьетнам, Германия, Греция, Грузия, Государства - члены Совета Европы, Государства - члены таможенного союза в рамках Евразийского экономического сообщества, Государства - члены Шанхайской организации сотрудничества, Государства - члены Содружества Независимых Государств, Государства - члены Гаагской конференции, Египет, Индия, Ирак, Иран, Испания, Италия, Йемен, Канада, Кипр, Киргизия , Китай, КНДР, Корея, Колумбия, Куба, Латвия, Литва , Мали, Мексика, Молдова , Монголия, ОАЭ, Панама, Польша , Румыния, Сирия, Словакия , США, Таджикистан , Тунис, Туркменистан, Турция, Финляндия, Франция, Чехословакия, Чехия, Шри-Ланка, Эстония , Югославия (Словения, Македония), Южная Осетия, Япония.

Это выглядит странно, но в списке стран Вы можете увидеть Кипр, Германию, Францию и многие другие страны, то есть официально проставление апостиля на документах, исходящих с территории Кипра, НЕ требуется, на основании Соглашения о правовой помощи (ст.15 Договор между Союзом Советских Социалистических Республик и Республикой Кипр о правовой помощи по гражданским и уголовным делам), но на практике документы без апостиля не примут, сославшись на формальное отсутствие каких-либо данных или реквизитов. Указанные соглашения, как правило, реально работают только между странами СНГ, где документы чаще всего дублируются русским переводом.

В каких случаях необходим апостиль? На какие документы можно поставить апостиль? Какой срок действия апостиля?

Апостиль позволяет предъявлять и использовать документ на территории любой страны для любых целей, подписавших и ратифицировавших конвенцию. Самыми распространенными случаями проставления апостиля на документах для использования их в бизнесе:

• проставление апостиля на доверенности для предъявления нотариусу в РФ в качестве подтверждения полномочий при подписании документов (чаще всего договоров);
• проставление апостиля для предъявления нотариусу РФ/в банк в качестве подтверждения правоспособности юридического лица при совершении сделок или при открытии счета;
• проставление апостиля на договорах, счетах, инвойсах, коносаментах (СПОРНЫМ является вопрос о проставлении апостиля на коммерческих контрактах - данный вопрос должен решаться индивидуально). В случае, если МинЮст отказывает в проставлении апостиля на договоре возможен вариант заверением штампом Торгово-Промышленной Палаты РФ (см. выше);
• проставление апостиля на сшивке корпоративных документов российского юридического лица для предъявления в иностранный банк в качестве подтверждения правоспособности российского юридического лица при открытии счета в иностранном банке;
• проставление апостиля на документах, требующихся для предъявления в суд в качестве доказательств (возможно включение любого количества документов в так называемый «аффидевит» с дальнейшим проставлением на нем апостиля);
• проставление апостиля на формах, требующихся, например, для регистрации юридического лица на территории иностранного государства (на заявлении P11001 в случае, если учредитель - иностранное юридическое лицо);
• проставление апостиля на личных документах физ. лица (выписки, копии из архивов ЗАГС, диплом/аттестат об образовании, свидетельства о браке и т.д.)

ВАЖНО! Апостиль проставляется ТОЛЬКО на документах, заверенных нотариусом. При этом, заверению может подлежать:

• подлинность подписи подписанта, поставленная в присутствии нотариуса (с проверкой личности и полномочий, например, если подписантом выступает директор юридического лица);
• верность копии (БЕЗ проверки подлинности идентификации личностей, подписавших документ).

Апостиль может проставляться как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию документа.

Апостиль НЕ имеет срока действия, он действителен в течение срока действия документа , на который он проставлен.

Апостиль ВСЕГДА проставляется на территории того государства, с территории которого исходит документ .

Процедура легализации заключается в проведении определённых операций с целью придания юридческой силы документу, выданному за границей. Можно сказать, что легализация представляет собой заверение подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и, тем самым, самого документа. Так, например, свидетельство о рождении, выданное на Украине, после проведения легализации становится действительным на территории Гемании или Италии, или любой другой страны мира.

Что такое апостиль

Апостиль, это печать установленного обраца, проставляемая непосредственно на документ, или на дополнительный лист, прикрепляемый к документу. Она имеет квадратную форму и содержит определённую информацию, в частности фразу (Apostille Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
(картинка апостиля).
Апостиль – это упрощённая форма легализаци для стран, вступиших в Гаагскую Конвенцию 1961 года.

Какая разница между легализацией и апостилем

Внесём ясность с самого начала. Апостиль является одной из форм легализации. Апостиль и есть легализация, но в упрощённой форме. Апостиль используется для легализации документов в странах, вошедших Гаагскую конвенцию (Convention de La Haye) 1961 года. К таким сранам относятся практически все страны западной Европы, а так же Россия, Украина, Казахстан и некоторые другие страны бывшего СССР. Полный список стран участниц Гаагской Конвенции (ссылка)

Где можно получить апостиль на докуметы

Апостиль можно получить только в стране, в которой был выдан сам документ, который нужно легализовать (апостилировать). Косульства и посольства, как правило, такие услуги не оказывают. Таким образом, для получения апостиля Вам необходимо лично приехать в страну, выдашую документ.

Если у Вас нет такой возможности, Вы можете обратиться к нам!

Апостиль на свидетельства ЗАГС образца СССР

На всей территории Советского Союза был принят единый вид свидетельств Записи Актов Гажданского Состояния (ЗАГС). Как правило, такие свидетельства представляют собой жёсткие «корочки», по размерам приблизительно соответствующие почтовой открытке (картинки свидетельств). В некоторых странах пост-советского пространства, например в России и Казахстане, апостиль на такие свидетельсва возможен. При этом важно, чтобы свидетельсво было в хорошем состоянии (не порвано, не испачкано и т.д.) а печать была не смазана и хорошо читалась.

В других странах, например в Украине, для получения апостиля сначала потребуется получить повторное свидетельство нового образца, т.к. на старые свидетельсва в Украине апостиль не проставляется.

Какие документы нужно предоставить для проставления апостиля

В зависимости от того, в какой стране был выдан документ, нуждающийся в легализации (апостиль), требования к предоставляемым документам отличаются. Кроме самого документа в оригинале, который необходим в любом случае, для стран бывего СССР от Вас, как правило, потребуется копия пасспорта, а для документов из Казахстана и специальная доверенность. При обращении в нашу организацию мы с удовольствием пердоставим Вам соответствующий текст и дадим разьяснения по тому, где и как подготовить доверенность.

В случае, если владелец свидетельства, на которое должен быть проставлен апостиль, менял фамилию (например после вступления в брак), необходимы также документы, подтверждающие этот факт. Такими документами могут являться свидетельство о браке, свидетельство о смене фамили и т.д.

Моё свидетельство утеряно или находится в плохом состоянии – как быть?

Если Ваше свидетельство о рождении, о браке (или прочее) утеряно, или находятся в плохом состоянии, например порвано, испачкано, или печать на нём плохо читается, Вам потребуется повторное свидетельство.

Консульские учреждения могут помочь Вам в решении этого вопроса, однако обработка Вашего запроса в этом случае может занять до 6 месяцев или ещё дольше.

Обратившись к нам, Вы сможете получить свидетельство значительно быстрее.

Не потеряютя ли мои документы при пересылке по почте.

Мы делаем всё от нас зависящее, чтобы выполнить Ваше поручение качественно и в срок.
С этой целью мы работаем исключительно с надежными почтовыми компаниями, такиеми как Deutsche Post, DHL и UPS. В нашей практике ещё не было ни единого случая, чтобы документы потерялись. Тем не менее, мы рекомендуем нашим клиентам делать копии (ещё лучше – нотариально заверенные) всех важных документов, отправляемых по почте.
При наличии копии практически всегда возможно восстановление утраченого документа.
В случае (очень маловероятном), если документ, всё же, будет утрачен, мы возьмём на себя востановление документа и связанные с этим расходы.

Я хочу заказать у вас апостиль на документы. Что мне нужно делать.

Воспользовавшись, услугами нашей компании, Вы сэкономите время и деньги!
Мы приложим максимум усилий, чтобы выполнить Ваш заказ качественно и в срок.

Как правило, сотрудничество с нашей компанией в вопросах получения повторных свидетельств и апостилей происходит следующим образом:

• Вы связываетесь с нами по телефону, по E-Mail или через контактную форму для получения предварительной консультации.
• Мы разрабатываем для Вас предложение по оказанию запрашиваемых Вами услуг, информируем Вас о ценах и сроках выполнения заказа, а так же о том, какие документы потребуются от Вас
• Если наше предложение Вас устраиает и Вы хотите разместить у нас заказа, Вы отправляете нам оригиналы свидетельства и прочие необходимые документы
• Мы начинаем обработку Ваших доументов и присылаем Вам счёт на оплату наших услуг
• По истечении оговоренного времени и при наличии оплаты мы высылаем Вам готовые документы

Сталкиваясь с необходимостью оформления документов при выезде за рубеж, люди порой совершают массу ненужных действий. Вреда они, конечно, не приносят, зато отнимают и без того ограниченное время и финансы. Все это происходит из-за банальной неосведомленности. К таким напрасным действиям можно отнести проведение консульской легализации тех документов, которые требуют только заверения апостилем. Какой способ легализации выбрать и какие, собственно, отличия существуют между этими двумя процедурами, вы сможете узнать, прочитав эту статью.

Заверение апостилем – знакомый незнакомец

Срочный апостиль относится к тем понятиям, о которых большинство граждан имеют довольно смутное представление. Многие слышали этот термин, но что он означает и в каких случаях применяется, ответить могут немногие.

Использование штампа "Апостиль" было введено в рамках решения Гаагской конвенции от 1961 года. Таким образом страны, присоединившиеся к договору, упростили процедуру легализации официальных документов, предназначенных к использованию за рубежом. Отныне для большинства бумаг достаточно проставить срочный апостиль, чтобы придать им юридическую силу на территории другого государства.

Процедура действительно проста: необходимо лишь обратиться в соответствующую инстанцию с заявлением о желании получить заверение апостилем и предъявить оригинал документа. Через определенное время ваша заявка будет выполнена и документы, которые вы планируете использовать за границей, приобретут такую же юридическую силу, как и на родине.

В зависимости от типа деловых бумаг за получением срочного апостиля вам следует обращаться в такие учреждения:

1. Министерство юстиции в лице Управления Федеральной регистрационной службы;
2. Министерство внутренних дел, а именно – Главный информационно-аналитический центр;
3. Отдел документально-справочной работы Росархива;
4. Министерство образования и науки;
5. Управления ЗАГС.

Что касается места проставления срочного апостиля, то это обязательно должна быть страна, государственные органы которой выдали искомый документ. Это касается и республик бывшего СССР, документы которых теперь также требуют заверения апостилем для использования в Российской Федерации.

Штамп "Апостиль" проставляется как на оригиналах, так и на нотариально заверенных копиях. Не подлежат апостилированию следующие категории деловых бумаг:

1. оригиналы и копии паспортов;
2. военные билеты;
3. удостоверения личности;
4. таможенная и налоговая документация.

Срочный апостиль или консульская легализация: выбор зависит от страны

Заверение апостилем представляет собой более простой вариант получения документа, имеющего равные права как у себя в стране, так и за рубежом. Однако такое упрощение возможно не всегда. В случае если вам необходимо выезжать в страну, не подписавшую Гаагское соглашение, придется проходить консульскую легализацию. Этот способ отнимает больше времени и требует некоторых усилий в плане общения с чиновниками, однако другого выхода у вас нет.

План ваших действий должен быть следующим:

• Нотариальное заверение идентичности оригинала и копии документов;
• Свидетельство подписи и печати нотариуса в Министерстве юстиции;
• Подтверждение подписи и печати Минюста в консульском департаменте Министерства иностранных дел; удостоверение подписи и печати консульского отдела МИД в консульстве выбранной страны.

Основная разница между срочным апостилем и консульской легализацией состоит в степени сложности самой процедуры. Кроме этого, документ, легализованный посредством консульства, будет действителен только на территории указанной страны. В то же время бумаги, имеющие срочный апостиль, могут использоваться во всех государствах, поддерживающих решение Гаагской конвенции.

Гражданам, планирующим консульскую легализацию, нужно знать, что если вам дополнительно необходим перевод документа, то он может проходить легализацию вместе с оригиналом. Чтобы вовремя пройти данную процедуру, уточните сроки и графики работы всех инстанций. Так вы избавите себя от спешки и недоразумений.

Сталкиваясь с необходимостью предъявления официальной документации в иностранном государстве, мы можем задаться вопросом о том, какова разница между апостилем и консульской легализацией. Апостиль и консульская легализация - это две процедуры, которые преследуют одни и те же цели, однако в каждом случае порядок придания документации официальной силы будет отличаться.

Что такое апостиль

Апостиль представляет собой штамп, который необходимо поставить на документ, который планируется предъявлять в иностранном государстве. Процедура апостилирования считается упрощенной по сравнению с консульской легализацией. на документ можно лишь для предъявления в государствах, подписавших . Апостиль имеет стандартизованную форму и представляет собой прямоугольный штамп со стороной не менее 9 см, в котором прописываются данные о государстве, должностных лицах, выдавших подлежащий апостилированию документ и полные данные об органе, поставившем этот штамп. Апостиль должен быть составлен на языке страны, в которой он проставлен, а также - на официальных языках конвенции.

Что такое легализация документов

Представляет собой сложную, многоуровневую процедуру, которая позволяет придать официальному документу юридическую силу на территории государства, не принявшего подписанную в Гааге конвенцию. Отличия консульской легализации и апостиля в сложности процедуры. В случае с легализацией в консульстве, предстоит пройти ряд этапов:

• перевести документ;
• заверить бумагу у нотариуса;
• получить заверение подписи нотариуса в Минюсте;
• заверить подпись должностного лица Минюста в КД МИД;
• удостоверить документ в консульстве страны, где вы планируете его предъявлять.

В чем отличия между апостилем и легализацией

Чем отличается апостиль и легализация?

• Апостиль поставить гораздо проще, чем проходить все этапы легализации, которые требуют сил и времени.
• При помощи консульской легализации документы можно представлять только в том государстве, в консульстве которого было получено их заверение. При апостилировании документ будет действителен во всех страхах, подписавших Гаагское соглашение(конвенцию).

Увеличение объемов внешней торговли приводит к необходимости международного признания документов государственного образца.

Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги заверения документов государственного образца – апостилирования, в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года, на территории более чем 100 стран мира.

Иностранные документы, заверенные апостилем, признаются во всех странах-участниках Гаагской конвенции и не требуют какой-либо иной формы заверения, например консульской легализации, что значительно снижает издержки и временные затраты на заверение документов. На сегодняшний день к Конвенции присоединилось 117 государств, включая Российскую Федерацию.

Апостиль представляет собой четырехугольный штамп не менее 9х9 см, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

Проставление штампа Апостиль производится на территории той страны, которая выдала документ.

Часто задаваемые вопросы об апостиле и легализации

Легализация документа – это процедура, которая позволяет придать документу юридическую силу для его признания в другом государстве.

То есть, легализация нужна для того, чтобы документ, выданный в одном государстве, был действительным в другом государстве, и его можно было предоставить в официальные органы или организации другого государства. Легализация подтверждает полномочия, подлинность подписи и печати должностного лица, выдавшего документ.

Требование легализации касается только официальных, некоммерческих документов.

Существуют следующие процедуры легализации документов:

• Консульская легализация
• Проставление апостиля (упрощенная процедура легализации)
• Легализация документов через Торгово-промышленную палату РФ

Консульская легализация применяется для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года , которая ввела процедуру проставления апостиля (Россия также присоединилась к этой Конвенции).
Легализация документов через ТПП РФ осуществляется в отношении документов коммерческого характера (договоров, счетов, инвойсов).