Обеспечение сохранности архивных документов. Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• - предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
• - оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
• - применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
• - созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

• - хранилище для хранения документов Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом;
• - помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
• - помещения для работы исследователей (читальный зал);
• - рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

• - курение;
• - применение электронагревательных приборов;
• - хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 1). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

• - хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
• - применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).

Для защиты документов от пыли необходимо:

• - обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
• - не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
• - проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
• - следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
• - периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).

Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

• - ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
• - ширина проходов между стеллажами - 75 см;
• - расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;
• - расстояние между полками по высоте - 40 см;
• - расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
• - расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

• - порядок и место эвакуации и укрытия документов;
• - перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
• - списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
• - меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению нормативных условий хранения документов архива организации включаются:

Обеспечение нормативных (оптимальных) условий хранения документов;

1. Рациональное размещение документов в архивохранилище;

2. Проверка наличия и состояния документов.

Обеспечение нормативных условий хранения документов.

Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

§ оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

§ оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

§ соблюдение противопожарного режима;

§ соблюдение охранного режима;

§ создание оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Требования к помещениям архива.

Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.

В архиве организации должны быть предусмотрены:

§ архивохранилище;

§ помещение для приема, временного хранения и акклиматизации документов;

§ помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

§ рабочая комната сотрудников архива организации, которая должна быть изолирована от помещений, где хранятся архивные документы.

Размещение архива организации в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива организации, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива организации в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов

в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к архивохранилищу

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками, открывающимися наружу.

Оборудование архивохранилищ средствами хранения.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими нормами:

§ расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

§ расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

§ расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;

§ расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

§ расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

В архивохранилище должны соблюдаться несколько режимов:

1. Противопожарный и охранный режим;

2. Световой режим;

3. Температурно-влажностный режим;

4. Санитарно-гигиенический режим.

Общие требования к размещению архивных документов

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.

Документы Архивного фонда Российской Федерации размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и от документов по личному составу.

Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения – в связках.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.

На коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке (связке). Коробки (связки) нумеруются в валовом порядке в пределах каждого фонда или описи. Связки формируются толщиной не более 20 см.

Коробки, связки с делами размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз слева направо.

Проверка наличия и состояния архивных документов

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:

§ устанавливается фактическое наличие единиц хранения и их соответствие учетным документам;

§ выявляются и устраняются недостатки в учёте документов;

§ выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск;

§ выявляются и учитываются документы, требующие профилактической, технической и/или реставрационно-профилактической обработки. Выявляются и учитываются электронные документы, требующие копирования на новые электронные носители, миграции в страховые и пользовательские форматы, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения.

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива организации (ответственного за архив организации) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп).

При проверке наличия и состояния документов в архиве Организации необходимо:

1. Сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

2. Помещать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

3. Изымать и изолировать документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

4. Изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы (вирусы), помещать их на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;

5. Изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи делается итоговая запись «ПРОВЕРЕНО», проставляется дата проверки и подписи работников, проводивших проверку, с указанием их должностей.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных и др. также составляется соответствующий акт.

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.

Организация розыска необнаруженных документов

Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года.

На дела, необнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Акт составляет ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем.

К акту составляется справка о проведении розыска. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составленный на документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, представляется в орган исполнительной власти, уполномоченный в области архивного дела, для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

Выдача документов из архивохранилища

Документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

§ работникам структурных подразделений организации;

§ судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них во временное пользование;

§ иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:

1. Одного месяца – для использования работниками организации и иными пользователями;

2. Шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, возвращающего дела.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель дела.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

1. Выемку архивных документов;

2. Сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде копий на электронном носителе или на бумажном носителе. При необходимости удостоверения копий электронных документов используется электронная подпись заведующего архивом организации или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

§ заказом на выдачу дел;

§ актом о выдаче дел во временное пользование – при выдаче в сторонние организации.

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:

§ при наличии фонда пользования;

§ не прошедшие научного описания и технического оформления до завершения этих работ;

§ находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных

ситуациях.

К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом организации в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива организации.

К чрезвычайным ситуациям относятся:

§ объявление степеней готовности гражданской обороны;

§ введение в действие планов гражданской обороны;

§ объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

§ пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

§ исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

§ аварии систем жизнеобеспечения архива организации, а также здания архива организации;

§ другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива организации принять решение об изменении режима работы архива организации или приостановлении его деятельности.

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив организации разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива организации разрабатываются в установленном порядке.

На протяжении достаточного большого исторического периода необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель были закреплены в законе. Так, Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание, как битье кнутом, за порчу документов. В петровское время на смену телесному наказанию приходит денежное взыскание. В советское время положение о ГАФ СССР (1941 г.) угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов. Одним из первых специальных законодательныхактов по про­блемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и куль­туры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия. К числу таких памят­ников закон относил и документальные памятники. В дей­ствующем Законе об архивном деле также сказано, что соб­ственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечивать их сохранность. Система мер по организации хранения включает в себя следую­щие направления:

1) обеспечение физико-химической сохранности документов (организация хранения документов в соответствии с требова­ниями к температурно-влажностному, световому, санитарно-гигиеническому, охранному режиму, а также требованиями противопожарной безопасности);

2) создание материально-технической базы хранения доку­ментов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, консервация документов;

3) учет движения и контроль за физическим состоянием доку­ментов, предполагающие отражение всех изменений в учетных формах архива;

4) копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования. Это направление деятельности возлагает на архивистадополнительные задачи по учету и организации хране­ния страховых копий помимо основных фондов архива.

Требования к обустройству архивохранилищ. В первую оче­редь обеспечение сохранности документальных материалов осуществляется путем постройки хранилищ с закрытым до­ступом. Разработаны типовые проекты для архивов с различ­ным объемом хранилищ. В них предусмотрены специальные помещения для обеспыливания и реставрации документов. Требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических Документах - «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации», в ряде ГОСТов, методических разработках. Условия хранения документов дифференцируется в зависимости от их состава и материала, на котором они сдела­ны (печатные документы, кинофонофотодокументы на бумаге или пленке). Если, например, в организации не предусмотрено специальное помещение для архива, то для хранения докумен­тов следует переоборудовать часть административного здания в соответствие с нормативными требованиями. Помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердач­ным, неотапливаемым, лишенным естественной вентиляции. Поблизости от архивного помещения не должно быть пожа­роопасных объектов, промышленных зданий, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью. Нельзя размещать архив поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складам. В непосредственном хранилн-ще архивных материалов запрещается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Помещения должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам. Внутренняя отделка помещений должна проводиться с использованием материалов, не собирающихпыль. В комна­тах хранения не следует прокладывать трубы водоснабжения и канализации; если трубы проложены, то они заключаются в изоляционные короба и подлежат постоянному контролю, что­бы исключить возможность аварии. Электропроводка должна быть скрытой. Хранилища желательно отделять от соседних помещений архива несгораемыми стенами. Если архивохрани­лище размещается на первом этаже, окна заделываются метал­лическими решетками. Помещения для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности и быть оборудовано пожарной сигнализацией. Запрещается пользоваться в таких помещениях электроприборами, зажигать свечи, курить.

Помещения для архива обязательно оснащаются установ­ками кондиционирования воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный для хранения документов тем-пературно-влажностный режим. Рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от 14 до 20 градусов тепла.

В помещениях читального зала следует предусмотреть во­дяное отопление. Воздухообмен помещений читального зала обеспечивается от общей системы приточной вентиляции с крат­ностью воздухообмена: приток - 3, вытяжка - 2; отделка стен и потолков должна быть выполнена из несгораемых материалов. Помещение читального заладолжно быть снабжено переносными углекислотными огнетушителями.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Росархива. Если выделяется здание (помещение) для переобо­рудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. экспертная комиссия в составе всех профильных

служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных)внима-

тельно изучает площадь выделенного помещения; расположе­ние данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны быть получены конкретные дан­ные. Для удобства составляется чертежный план выделенного помещения. Если установлено соответствие помещения вы­шеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывает все члены экспертной комиссии.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы ма­териалов в архивохранилище, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в раз­ных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу, комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты пе­реходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты. Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и других осо­бенностей. Стеллажи состоят из секций - в архивах их принято называть шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа. В двусто­ронних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.

Есть несколько способов укладки документов на стеллажах: вертикальный и горизонтальный, в связках и в коробках. В настоящее время все дела постоянного хранения перепле­таются, поэтому в государственных и ведомственных архивах они хранятся, как правило, в вертикальном положении. Стоят дела достаточно плотно прижатыми друг к другу, но основное давление направлено на корешок, поэтому листы внутри дела давления не испытывают, и это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко (если они не перевязаны шпагатом). При транс­портировке для удобства и обеспечения сохранности следует делать связки дел и прикреплять к ним ярлыки. В конце года в канцелярии и структурных подразделениях готовят обложки в соответствии с номенклатурой дел. Для этого используются, как правило, твердые папки-скоросшиватели. Дела в мягких обложках хранить вертикально нельзя, так как от этого вет­шают и рвутся нижние края документов. Кроме того, шпагат, которым перевязывают дела, часто рвет обложки. Поэтому дела в мягких обложках целесообразно хранить в горизонтальном положении.

Если материалы часто используются для справок, то их удобнее помещать в коробки, так как при постоянном раз­вязывании и завязывании связок не только изнашиваются обложки, но страдают и документы, а из коробок дела легко вынимать и подкладывать обратно. К связкам привязываются, а на коробки наклеиваются ярлыки с указанием названия фонда и структурного подразделения, номера фонда (там, где их не­сколько), номера описи, года, первого и последнего номеров дел, включенных в связку (коробку) и номера связки или ко­робки. Нумерация связок ведется в пределах фонда или части фонда (в зависимости от порядка размещения материалов). В некоторых государственных и ведомственных архивах для переплетенных дел применяют ярлыки-перекладки из мягкого картона типа папки без клапанов, но с завязками из тесьмы.

Топографические указатели. Для ориентирования в посто­янно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели - справочники, отражающие раз­мещение документов в архивохранилище. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажные и пофондовые Назначение постеллажного указателя - фиксировать сведения о том, какими материалами заняты конкретные полки на кон­кретном стеллаже, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя - давать информацию, где хранятся документы конкретного фонда т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения Таким образом, у каждого вида топографического указателя свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют потому что используются в разных целях. Однако они взаимо­связаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том и в другом указателе должны совпадать Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахож­дение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. Указатели составляются на карточках большого формата или листах. Если на одном листе не поместились все сведения по конкретному фонду (или конкретному стеллажу) заполняется следующий лист. Все листы или карточки, отно­сящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так чтобы можно было вносить в них изменения. Если хранится крупный фонд, допустимо составлять отдельные карточки по-фондового указателя на структурные подразделения.

Постоянное движение комплексов дел не всегда дает воз­можность компактно разместить материалы, поэтому, собствен­но, и нужны топографические указатели. Формы топографи­ческих указателей разработаны для государственных архивов, но особенности хранения материалов в ведомственных архивах вызывают необходимость предусмотреть дополнительные графы в обоих видах указателей. Так, размещение документов по сро­кам хранения потребовало введения графы «срок хранения», учет документов временного хранения по номенклатуре требует указания года, к которому относятся материалы.

В некоторых небольших архивах учреждений не состав­ляют топографических указателей, считая, что заведующий архивом (или архивариус либо лицо, ответственное за архив) достаточно хорошо знает состав и размещение материалов. Но такая мотивировка неосновательна. Документальный фонд в архиве учреждения рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при сменеегоили временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в одно-, двухкомнатном архиво­хранилище, но пофондовый топографический указатель не­обходим в каждом архиве.

Режимы хранения документов. Способом, обеспечивающим сохранность документов, является поддержание специального режима хранения, под которым понимают совокупность тем-пературно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах. Существуют такие режимы хранения, как температурно-влажностный, санитарно-гигие­нический, противопожарный, охранный, световой - остано­вимся на нем подробнее.

Световой резким хранения архивных материалов должен со­ответствовать следующим условиям: чем меньше света, тем лучше - постоянное хранение должно осуществляться в тем­ноте. Освещение хранилищи документов солнечным светом не допускается: составляющие солнечного спектра, особенно уль­трафиолет, оказывают разрушительное действие на документы. Если внимательно присмотреться к специализированным архивным зданиям, то, несомненно, можно обратить внима­ние на узкие прорези окон в помещениях хранилищ, чем-то напоминающие амбразуры дзотов или бойницы средневеко. вых крепостей. Архив должен быть своеобразной крепостью, защищающей документы от разрушающих факторов. Стекла архивохранилищ также имеют специфический темный топ.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов отсвета применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Кроме того, в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шка­фы (даже с закрытыми от света коробками и другими при­способлениями) устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения до­кументов по возможности должен соблюдаться тот же световой режим, что и в хранилище.

Большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в по­мещении. Это достигается проветриванием и правильной уста­новкой стеллажей. Если документы уложены вплотную к сте­не, они отсыревают, и появляется плесень. Для устранения этого проводится дезинфекция помещений, предохраняющая архивы от возникновения плесени. Для предохранения до­кументов от пыли рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища, а вентиляционную систему оборудовать фильтрами. В архиве обязательно ведутся рестав­рационные работы документов. Эта необходимость возникает не только в результате несоблюдения режима их хранения, но и вследствие естественно процесса старения, которому документы подвержены так же, как и люди. Под старением документов понимают изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. В случае пожара, затопления помещения или иного бедствия, при обнаружении нарушения целостности печати на двери, повреждения запоров на дверях и окнах или явных следов проникновения в помещение посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов. Принимаются меры к охране материалов, и прово­дится проверка наличия и состояния документов. 4. Принципы экспертизы и критерии ценности документов

В процессе документирования деятельности организаций но создаются миллионы документов. Практическая и на­учная ценность их различна. С вопросом ценности документов связан вопрос об их хранении и дальнейшем использовании: часть документов оставляется на хранение в связи с необхо­димостью их использования в управленческих целях, а часть в качестве источника - в научных, исторических целях. Отбор документов проводится в процессе определения их научной и практической ценности - экспертизы ценности архивных материалов, под которой понимается определение степени политической, научной, историко-культурной важности документов. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетво­ряют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией.

История развития экспертизы ценности архивных материалов в России. Проблема отбора на хранение и специальную обра­ботку только той документной информации, которая может быть использована в будущем, актуальна уже более ста лет. Она возникла в связи с практическими потребностями хране­ния документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилось сравнительно небольшое количество документов, таким проблемы не существовало. В результате реформы госу­дарственного управления в начале XIX в. сложился громоздкий бюрократический аппарат, с большим количеством структур­ных подразделений, регламентацией их работы и постановки в них делопроизводства. Усложнение государственного аппарата, рост производства, внутренних и внешних связей вызвали к жизни потребность в существенном увеличении количе­ства документной информации. В этих условиях накопление большого массива документов в учреждениях с последующей передачей их в архивы поставило вопрос о возможном и целе­сообразном количестве хранимых документов.

Экспертиза ценности документов в архивах учреждений России началась в 30-40-х гг. XIX в., когда единых критериев отбора и уничтожения дел еще не было. Архив каждого ведом­ства решал эти вопросы в соответствии со своими правилами и инструкциями. Экспертиза ценности документов начиналась в делопроизводстве. Ответственность за экспертизу в централь­ных учреждениях несли руководители министерств и ведомств. Поскольку единых правил проведения экспертизы ценности документов для всех учреждений не было, лица, занимавшиеся разбором дел, подходили к оценке их значимости с позиций узковедомственных, и это нередко приводило к гибели ценных документов.

После Октябрьской революции 1917 года экспертиза цен­ности документов приобрела общегосударственное значение. В связи с возникшей необходимостью спасти от гибели ценные документальные материалы функцию экспертизы взяли на себя архивные учреждения. В январе 1919 г. была издана специаль­ная инструкция по вопросам экспертизы. В ней устанавливался единый для всех учреждений порядок проведения экспертизы, давались основные методические указания по определению ценности документов. В последующие годы вопросы экспер­тизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях и литературе. Право окончательного разрешения вопросов о ценности документальных материалов возлагалось на экс-пертно-поверочные комиссии архивных органов.

Критерии отбора документов на хранение. Существует несколько критериев отбора документальных материалов на хранение в архи­вы. Они исходят из основных принципов оценки материалов, таких, как значимость фондообразователя (учреждения, лица, в деятельности которых образовались документы); значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности (например, материал на котором они написаны). Таким образом, первым критерием отбора является значимость учреждений, в результате деятельности которых соз­даны документы. В процессе развития государства и общества создается огромное количество учреждений, организаций, предприятий с самыми разнообразными функциями, которые накапливают документальные материалы. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и др. Поэтому отбор документов на государственное храпение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

К материалам фондовличного происхождения, издательств, театров, музеев и др. применим такой критерий, как авторская принадлежность, значение отдельных личностей в научной политической, общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой ими документации. Особое внимание уделяется рукописям, документам за подписью их авторов. Документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица, у которого они отложились. Научный интерес представляют документы общественных и государственных деятелей, ученых, воена­чальников, писателей, художников и др.

Критерием отбора документов является также значимость их содержания, ведь даже в самом важном учреждении не все документы представляют ценность. Существенными считаются материалы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреж­дений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, директивные указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по про­веркам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материа­лы по технике безопасности. Документов второй группы, как правило, неизмеримо больше. Некоторые из них имеют долго­временное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год, через три, пять лет. К ним относятся документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основной деятельности учреждения.

Содержание документов -это совокупность зафиксирован­ных в них сведений о конкретных событиях, явлениях, пред­метах, лицах и т.п. Ценность содержания зависит от значимости события, полноты его освещения, уникальности информации об известных фактах, явлениях лицах. Такой фактор, как зна­чение событий, времени и места образования документов, учи­тывается при экспертизе материалов исторических периодов (революции, войны и т.п.). При этом материалы, содержащие малозначащие сведения, также могут быть оставлены на по­стоянное хранение. Как видим, данные критерии взаимосвя­заны: критерий места обычно применяется в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то определенной области, края и т.д. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра­нение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.)- Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе это такие важные материалы, как отчеты, докладныезаписки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинни­ки которых направляются вышестоящему органу и в другие инстанции. Копии писем, отправленных учреждением (отпу-ски), должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третий экземпляр, иногда с не­исправленными ошибками и опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты неподписанные и недатированные, а если оказывается две редакции неоформ­ленного отчета, то решить, какой из них окончательный, бывает трудно.

Следующий критерий отбора - юридическая сила документа, т.е. свойства документа, сообщаемые ему правовыми нормами. Как правило, это официальные документы: постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.п. Данный критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу име­ют главным образом правильно оформленные подлинники.

Дублетность документов - этот критерий играет большую роль при отборе материалов на государственное хранение в связи с широким распространением дубликатов документов. На постоянное хранение оставляются подлинники документов. Если документ имеет большое научное значение, то на посто­янное хранение оставляются также один или два экземпляра копий. Размноженные документы называются дублетными, значительную их часть составляют протоколы, планы, отчеты и т.п. При отборе дублетных документов на государственное хранение учитывается их значение для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложены. Часто доку­менты специально размножаются для рассылки учреждениям или структурным подразделениям для выполнения какой-то работы, а иногда - для сведения. Дублеты помогают сохра­нить в хорошем состоянии подлинники документов, часто используемых для повседневной работы в канцелярии, в архиве учреждения: планов, отчетов, приказов, особенно по личному составу. Таким образом, с дублетностью документов тесно связано понятие повторяемости информации.

Физическое состояние документа - данный критерий при­меняется в тех случаях, когда документальные материалы имеют сильное повреждение, например, обгорели при пожаре, были затоплены водой, покрылись плесенью и т.д. При этом устанавливается, к какому типу документов относится испор-ченный материал, а именно: содержит ли он основную или дополнительную информацию. Те документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния. Следует, однако, иметь в виду, что до­кументы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они ни были, тем более что техника реставрации испорченных материалов с годами улучшается. Появляются новые способы восстановления документов, подвергшихся внешнему неблагоприятному воздействию. Если важный до­кумент сильно испорчен, но кроме него имеются второй и тре­тий экземпляры, то в этом случае официально оформленный подлинник не уничтожается, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.

Существует еще ряд критериев отбора материалов на хране­ние, например таких, как языковые или художественные особен­ности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности). На постоянное ранение оставляются документы с определенными внешними особенностями: с художественной росписью, орна­ментом, миниатюрами; документы, написанные на особом ма­териале (бересте, пергаменте). Палеографические, языковые, художественные и другие особенности архивных материалов имеют значение для изучения документов учреждений до­революционной России, фондов личного происхождения и коллекции.

Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критериями оценки содержания кинофотофонодокументов являются зна­чимость события, лица, объекта съемки, записи; дата и место события; полнота освещения; новизна сведений; уникальность и труднодоступность объектов съемки; художественные досто­инства; отраженность в архивных фондах; повторяемость со­бытий; наличие сопроводительнойдокументации. Критериями оценки формы кинодокументов служат их квалификационные разновидности; внешние особенности, качество передачи изо­бражения; новизна техники съемки; техническое состояние. Критериями происхождения кинофотофонодокументо t явля­ются историческая обстановка, время и место их со дания; значение авторов, организаций и лиц, создающих кинофото-фонодокументы; достоверность событий, отраженнь х в до­кументах; целевое назначение кинофотофонодокумен гов. Из фотодокументов отбору на государственное хранение в архивы подлежат такие, в которых зафиксированы события обще­ственного значения, отражающие характерные, а не случайные стороны действительности. Критериями ценности фонодокумен- тов являются значимость события, опубликованность, авторство, время записи, полнота записи, поглощенность, дублетность.

Критерии оценки типовых категорий документальных ма­териалов. Под типовыми категориями документальных ма­териалов понимаются такие документы, которые образуются в управленческой деятельности большинства учреждений. К ним относятся документы, отражающие функции руковод­ства, планирования, финансирования, учета и отчетности и др. В случае оценки ценности документального материала организаций используются перечни. Существуют перечни двух видов: перечни документов с указанием сроков их хранения и перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов со сроками хранения делятся на две группы: перечни типовых документов (называемые обычно «типовые перечни») и ведомственные перечни. Перечни доку­ментов, подлежащих передаче на государственное хранение, также являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

Применение перечня предполагает обязательное соблюдение критериев экспертизы ценности путем просмотра всех докумен­тов, содержащихся в делах. Только после оценки документов поль­зуются перечнем как справочным пособием для установления конкретных сроков хранения документов. Вместе с тем следует учитывать, что перечни типовых документальных материалов не могут включить абсолютно все документы, подлежащие приему в государственные архивы. Поэтому важна непосредственная оценка документов с точки зрения их содержания. Особое значе­ние это имеет при экспертизе переписки. Кроме того, критерии ценности документов не могут быть неизменными. Важной задачей в работе определения экспертизы ценности является выделение материалов, не подлежащих хранению.

Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномо­ченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муни­ципальным архивом совместно с собственником или владель­цем архивных документов. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов: сначала производится оценка материала в процессе его образования; устанавливаются возможные сроки хранения дел; затем выделяются к уничтоже­нию все дела временного хранения по мере истечения сроков их использования. Завершающий этап - окончательный отбор документов на постоянное хранение.

Непосредственная работа по экспертизе ценности доку­ментов возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреж­дениях, организациях и на предприятиях страны. В минис­терствах и центральных учреждениях ведомств организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях ведомств - экспертные комиссии подразде­лений. ЭК. имеются также в областных архивах и их филиалах. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях субъектов Федерации, а также в цент­ральных государственных архивах. При Росархиве созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК).

Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреж­дению; график передачи материалов из структурных подраз­делений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом). Экспертная ко­миссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор доку­ментов постоянного и длительного сроков хранения для передачи вархив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом фактически происходит отбор дел для передачи вдальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность вы­полнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформиро­ваны (чтобы в делах, подлежащих передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных Для уничтожения, - ценных документов). Особое внимание об­ращается надела с отметкой «ЭПК», так как по каждому такому делу необходимо установить, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока хранения, который стоит перед отметкой «ЭПК». Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в ЭП К. ЭК и ЦЭК утверж­дают описи дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям; рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения; оказывают методическую по­мощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях; ведут исследование ценности различ­ных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмо­тренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представ­лении предложений на утверждение ЭПК.

ЭК и ЦЭК -это совещательные органы. Протоколы комиссий (решения) утверждаются руководством учреждения. Решения по ряду вопросов, входящих в компетенцию ЭК и ЦЭК, должны утверждаться архивными учреждениями (или согласовываться с ними). Это решения об одобрении описей на дела постоян­ного хранения и по личному составу; акты о выделении к унич -тожению дел с отметкой «ЭПК»; методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подчиненных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями или утвержденными ранее типовыми и примерны­ми номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих во­просов, визируется руководителем учреждения и направляется в ЭПК архивного учреждения.

Функции центральной экспертной комиссии. У ЦЭК как ор­гана центрального учреждения ведомства есть функции, при­сущие только ей. Одной из важнейших функций ЦЭКявляется методическая работа в области экспертизы. ЦЭК рассматривает и" представляет на утверждение архивного учреждения проек­ты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-мето-дических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рас-смотрении этих пособий). ЦЭК рассматривает проекты таких

документов, как рекомендации по организационным и мето­дическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат и не подлежат передаче на государствен­ное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия. Все эти проекты после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учрежде­ния представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреж­дения. По согласованию с архивным учреждением ЦЭКможет вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений министерства (ведомства) и под­чиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, прису­щие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Такие комиссии ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осу­ществляют;

1) экспертизу ценности документов внутри архива (рассмот-рение описей после усовершенствования обработки и актов о выделениикуничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.);

2) рассмотрение разработанных в архиве методических по­собий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.);

3) работу по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.). Функции экспертно-проверочных комиссий. ЭПК органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценно­сти документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов экспертизы ценности и комплектования в состав комиссии включают специалистов разных областей: юристов, экономистов, представителей на­учных, культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение списковучреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государ­ственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в госархивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел предло­жений об изменении сроков хранения отдельных категорий доку­ментов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номен­клатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК); описей надела постоянного хранения и по личному составу, пред­ставляемых учреждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов; а также согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи. Кроме того, в функции ЭПК архивных органов входит вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов.

Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам эксперти­зы ценности документов. Она выполняет следующую работу: разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности до­кументов ГА РФ и определяет категории учреждений, организа­ций и предприятий, откоторых производится прием докумен­тов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения; определяет состав документов, подлежащих хране­нию в госархивах и архивах министерств и ведомств; рассма­тривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а

так же об установлении сроков хранения документов, не пред-усмотренных ведомственными и типовыми перечнями; вы-носит решения о разрешении отдельным министерствам и ве-домствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уни­чтожении документов.

Непосредственное осуществление экспертизы ценности доку­ментов. Сдача дел в архив учреждения проводится через год по­сле окончания их делопроизводством. В течение года комплекс дел минувшего года находится в структурном подразделении, к этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения. Одновременно ведется большая работа по отбору дел постоянного хранения, которая должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года. Начинать эту работу целесообразно с разделения годового комплекса на группы по срокам хранения: постоянного, долго­временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включи­тельно). Если в данном учреждении в архив передаются дела десяти- и пятилетних сроков хранения, то количество групп соответственно увеличивается. Отельную группу составляют дела с отметкой «ЭПК», так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела со сроком хранения «постоянно», чтобы определить, нет ли в них ошибочно попавших документов. Просмотр дел надо на-чинатьс первого по номенклатуре, так как только при последова­тельном просмотре можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. Надо помнить при этом, что дело должно быть тщательно изучено, ни один документ не может быть пропущен. Свои предложения по каждому делу с отметкой «ЭПК» следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов на данном этапе являются описи дел постоянного хранения и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению дел и документов. Но в акты на уничтожение можно включить только те дела, срок хранения которых уже истек (полгода или год после окончания делопроизводствен­ного года). Утверждать их будет руководитель учреждения (или организационно-обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Поэтому выделение для j уничтожения дел с более длительными сроками хранения будет проводиться уже на следующем этапе экспертизы, каковым является экспертиза дел с истекшими сроками хранения. Еже­годно истекают сроки хранения различных групп дел, находя­щихся в структурных подразделениях и в архивах учреждений. Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Выделять дела для уничтожения можно с первого дня года, наступающего после истечения предусмотренного срока хранения. Например, законченные делопроизводством в 2000-м году дела можно выделять для унич­тожения: в 2004-м - трехлетнего срока хранения, в 2006-м - пятилетнего, в2011-м -десятилетнего срока хранения. Всвою очередь, в 2000-м году выделяются для уничтожения дела трех­летнего срока хранения, законченные в 1996-м году, пятилетнего срока - в 1994-м, десятилетнего срока - в 1989-м году и т.д.

Дела с истекшими сроками хранения снова проверяются работниками делопроизводства или архива и членом ЭК, после чего включаются в акт о выделении дел для уничтожения, если уже утверждена опись за этот год. Акт рассматривается на засе­дании экспертной комиссии, подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем учреждения. Особое внимание уделяется делам с отметкой «ЭПК», которые при подготовке дел для сдачи в архив оставлены на временное хранение. Они снова тщательно изучаются и, если нет сомнения в том, что ценности они не представляют, включаются в акт о выделе­нии дел к уничтожению. На эту категорию дел составляется отдельный акт, который после рассмотрения на заседании ЭК согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5

1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12

2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 12

2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15

2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18

3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21

3. 1 Проверка физического состояния документов. 21

3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23

документов. 23

Заключение. 26

Библиографический список литературы.. 27

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Оглавление

Введение		2
Глава 1	Обеспечение сохранности архивных документов	4
1.1	Документ как материальный объект	4
1.2.	Старение документов	5
1.3.	Причины и виды разрушений архивных документов	6
1.3.1	Свет	6
1.3.2.	Температура	6
1.3.3.	Влажность воздуха	7
1.3.4.	Механические повреждения	8
1.3.5.	Копировально-множительная техника	8
Глава 2	Организация работ по оцифровке архивных документов	13
2.1.		13
2.2.	Планирование работы по созданию электронного фонда пользования	15
2.3.	Основные требования к техническому оборудованию	15
2.4.	Подготовка и передача документов на оцифровку	17
Заключение		21
Список используемой литературы и источников		23
Приложения		25

Введение

Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком; сберечь от разрушительного ветра времени. Сложность этой проблемы, прежде всего, в том, что никто и никогда не создавал документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны и легко разрушаются при плохом хранении и использовании.

Важными направлениями деятельности архивов как центров хранения культурного наследия являются обеспечение сохранности архивных документов. Задача сохранения архивных документов становится все более сложной по мере их роста, старения и использования.

Человек, осознавая ценность документов, всегда искал эффективные методы их сохранения и средства их распространения во времени и в пространстве. Эти, казалось бы взаимоисключающие друг друга задачи, всегда стояли перед человечеством. И сегодня, когда в наш век пришли новые информационные технологии, технологии цифровых форматов, это задача на первый взгляд кажется близкой к решению. Размах деятельности по переводу в цифровой формат мирового культурного наследия приобрел внушительные размеры.

Информационные технологии, которые могут обеспечить процессы полномасштабного перевода в цифровой формат, только начинают развиваться. Сканирующее оборудование было создано в первую очередь для делового и коммерческого использования. Поэтому, выбирая оборудование для оцифровывания архивных документов, следует обеспечить условия, при которых оригиналам в процессе сканирования будет нанесен наименьший ущерб.

Цели данной работы:

1. 
   Обобщение существующих требований к обеспечению сохранности архивных документов.
2. 
   Описание основных этапов работы с архивными документами, подлежащими оцифровке.
3. 
   Освещение вопросов и проблем обеспечения сохранности архивных документов, возникающих при процессе оцифровки документов.

Глава 1. Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивных документов – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов , исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. 1

Задачи обеспечения сохранности документов - это задачи сохранения архивных документов как материальных объектов, созданных в разное время, чаще всего недолговечных.

1.1. Документ как материальный объект
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. 2

Архивный документ, как и любой другой документ состоит из двух материальных частей: носителя (бумага, пленка и т.п.) и информационных знаков (текст, рисунок, фотоснимок, магнитная запись и т.п.). Эти части отличаются составом материалов и веществ, устойчивостью к старению и, следовательно, - долговечностью.

С древнейших времен и до наших дней сами носители и способы нанесения информации непрерывно развивались, подчиняясь тенденции превращения документа в средство коммуникации, выполняющего в обществе временную функцию. Этот процесс сопровождался уменьшением долговечности документа.

В современном обществе документ - массовый общественный продукт с низкой долговечностью , создаваемый на основе дешевых материалов и машинных технологий.

Архивные документы должны быть долговечными. Однако сложного затратного государственного механизма такого целевого создания и отбора документов нет и, видимо, никогда не будет.

Государственный архивный фонд формировался и формируется на основе обычных документопотоков и именно видовой состав последних предопределяет специфику, состояние, свойства крупных массивов архивных документов (фондов, описей, коллекций и т.п.).

Документ - творение и спутник человека – прошел временной путь в 50 веков. Из них 49 веков длилась эра рукописей; лишь одно столетие – период машинных технологий создания документа и, в том числе, примерно 10 последних лет – электронных технологий 3 .

В своих материальных формах, способах создания, видовом составе документы всегда отражали уровень развития общества и те возможности, которыми располагал человек в разные исторические эпохи.

1.2. Старение документов

Составные части документов (бумага, печатные краски, клей, чернила и т.п.) со временем подвергаются физико-химическим и физико-механическим (а подчас и биологическим) изменениям, которые называются естественным старением материала. Процесс старения необратим. Он сопровождается изменением химической составляющей бумаги, пленки или др. материала, из которого изготовлен документ и уменьшением их механической прочности. Бумага становится крошащейся и может распасться на фрагменты. Текст выцветает, блекнет, в некоторых случаях осыпается (краски, туш, карандаш). Клейкие вещества растительного, животного и синтетического происхождения тоже испытывают подобные изменения.

Старение - это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Старение документов в архивных условиях протекает, чаще всего, как смешанный процесс при одновременном действии нескольких активных факторов: света, тепла, влажности, биологических вредителей, физических нагрузок, резких изменений условий среды и т.п. Важнейшую роль играет также «внутренний фактор» - совокупность материалов и веществ, из которых состоит документ.

Задача правильного хранения - свести к минимуму действие активных факторов, уменьшить скорость старения, обеспечить документу максимально возможный срок жизни (долговечность).

Факторы старения, их активность, границы действия известны. С учетом этих знаний формулируются требования к условиям архивного хранения документов (режимы) - основа правил обеспечения их физической сохранности.

1.3. Причины и виды разрушений архивных документов

1.3.1. Свет

Свет - наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах и даже в инертном газе. Скорость светового старения возрастает при повышении влажности воздуха и в атмосфере, содержащей активные химические вещества - кислоты, озон, окислы серы и азота. Достаточная для разрушения документа доза светового облучения может быть получена не сразу, а постепенно, в разное время, от разных естественных и искусственных источников. Бумага, картон переплетов и коробок, клеи желтеют на свету, теряют прочность, становятся хрупкими. Быстрее других разрушаются бумаги с древесной массой (газетные), с сильной проклейкой (писчие), а также окрашенные и загрязненные материалы. Свет обесцвечивает все цветные изображения: тексты, штампы, красочные миниатюры, фотоотпечатки и т.п. При освещении солнечным светом многие из них полностью выцветают за 50-200 часов. Особенно опасны для документов содержащие ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, а также отраженный от белых поверхностей (стен, потолка, оборудования и т.д.); свет ртутно-кварцевых, бактерицидных, некоторых люминесцентных ламп и мощных ламп накаливания. При равной освещенности люминесцентные источники света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.

Хранение документов в темноте, защита от действия света являются единственно эффективными мерами предотвращения светового старения. Мероприятия по световой защите должны осуществляться во всех помещениях и при любых видах работы с документами, а рабочая освещенность не должна превышать установленных норм. Уровень освещенностив диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

1. 1.3.2. Температура

Температура - один из важнейших показателей, характеризующих скорость темнового старения документов. Тепловая энергия активирует все химические реакции старения, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и воды, агрессивных примесей воздуха).

Все химические реакции старения бумаги и текстов ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С.

Документы хранят обычно при комнатной температуре (17-19°): ее легче обеспечить, она удобна для использования документов и комфортна для человека. Однако необходимо помнить, что снижение температуры хранения на каждый градус позволяет без каких-то иных затрат продлить срок жизни документов на 45-60 лет. Хранение при повышенных температурах (25-30°) не только уменьшает долговечность, но и изменяет некоторые свойства документов необратимо. 4 Температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и т.д.).

1. 1.3.3. Влажность воздуха

Влажность воздуха - второй важнейший показатель условий темнового хранения. Ее выражают обычно в процентах (относительная влажность, %). При хранении между документами и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. Он имеет очень важные последствия. Подчиняясь изменениям влажности воздуха, пористая структура бумаги постоянно «дышит». При этом меняются ее пористость, проницаемость для химических веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения. Например, летом, только за счет повышения среднего уровня влажности документов, скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз. С точки зрения сохранности наиболее безопасным считается предел изменений относительной влажности 30-60-30% (нормальная, стабильная зона). В этой зоне бумага почти не реагирует на колебания влажности воздуха и ведет себя стабильно; свойства бумаги, как материала, здесь наилучшие (наименьшая деформация; стабильность размеров; оптимальные гибкость и прочность; исключается возможность плесневого поражения.

Пределы изменений относительной влажности воздуха 0-30-0% называют сухой, неблагоприятной зоной. Здесь бумага приобретает излишнюю жесткость и хрупкость в ущерб гибкости и эластичности. Документы чаще и легче повреждаются при нагрузках, при использовании.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100- 60% называют влажной, опасной для хранения зоной. Из-за сильного увеличения пористости особенно быстро протекает химическое старение бумаги и текста. Бумага становится вялой, волглой, усиливаются деформации и силовые нагрузки по стыкам и краям листов, в корешках. Появляются благоприятные условия для развития плесневых грибов, а при высокой влажности - и для насекомых, сопутствующих плесневению.

Совокупность температурно-влажностных условий называют климатическим фактором, т.к. изменения этих условий в любых помещениях зависят от времени года и специфики климатических регионов страны.

1. 1.3.4. Механические повреждения

Механические повреждения, износ документов - одна из причин их преждевременного разрушения. Большинство таких дефектов появляется еще на этапе ведомственного хранения. В государственных архивах физический износ документов часто происходит при их использовании, причем избирательно, при многократной выдаче одних и тех же дел. Нарушается запрет на выдачу материалов с плохим физическим состоянием. Мало используются копии вместо оригиналов.

К износу и повреждению приводят также: неправильное хранение документов при тесном размещении дел в коробках, при вертикальном расположении материалов в мягком переплете, при хранении в связках без картонных ограничителей; формирование очень объемных дел и плохое картонирование; перемещения и транспортировка документов.

Известны случаи варварского разрушения документов при хищениях марок, автографов и т.п. Защита архивных материалов от хищений - особая тема. Быстро совершенствуются электронные средства, позволяющие, например, контролировать наличие и перемещение в пределах архива даже отдельных документов. Вместе с тем очевидно, что следует совершенствовать в первую очередь комплекс организационных мер защиты от хищений (уровни доступа; сферу учета и хранения; участки использования; кадровую работу и т.п.).
1.3.5. Копировально-множительная техника

Известно, что на процесс естественного старения влияет много факторов: температура, влажность, состав воздуха, световой режим хранения, история существования документа, состав бумаги и средства письма. В последнее время к перечисленным факторам прибавился еще один – воздействие на документы копировально-множительной техники. Однако процессы ксерокопирования, сканирования, фотографирования не безвредны для документов. Во время копирования они подвергаются воздействию мощного (хотя и кратковременного) светового излучения, а также тепла, вырабатываемого оборудованием и лампами.

Вопрос влияния на документы копировально-множительной техники всегда волновал архивистов. Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) не имеет возможности проводить самостоятельно серьезные исследования по этой проблеме. Поэтому сотрудники НИАБ в течении нескольких лет занимались визуальным наблюдением за документами, подвергавшимися ксерокопированию или сканированию. В результате отмечено, что непосредственно после копирования никакого негативного воздействия на документ не выявлено, не заметно оно и через два-три года. Однако физические повреждения дел происходят сразу в процессе ксерокопирования или планшетного сканирования, так как они испытывают сильную механическую нагрузку. Наиболее часто встречаются повреждения переплета (особенно при большом объеме дела или плотной прошивке документа, когда возникают трудности при копировании текста возле переплета), отставание обложки, разрыв прошивочных нитей и выпадение листов. Таким образом, процессы сканирования или ксерокопирования подвергают документы повышенному износу и зачастую значительно ухудшают их физическое состояние.

Большой интерес для архивистов представляют исследования, которые проводились в научно-исследовательском центре консервации документов Российской государственной библиотеки (НИЦКД РГБ) с целью определить влияние копировально-множительной техники на сохранность библиотечных фондов. Нельзя забывать, что многие ксероксы, планшетные сканеры, которые часто используются в архивах и библиотеках, были созданы в первую очередь для делового и коммерческого использования, а не для ценных архивных документов. Библиотекой были исследованы три вида бумаги – реставрационная (100% сульфатная целлюлоза), тряпичная (французская 1800 года) и газетная (30% сульфатной целлюлозы и 70% древесной массы.)

Во время исследования образцы бумаги подвергались многократному планшетному сканированию (20 раз) на аппарате “Epson LG 9000”, после чего проводилось изучение изменения физико-механических параметров обработанных образцов в сравнении с контрольным (неподвергнутым сканированию) трех случаях:

Непосредственно после обработки;

В процессе естественного старения. Испытуемые образцы хранились до 5 лет при температуре 20-25°С, относительной влажности 45%, в отсутствии освещенности ;

В условиях ускоренного искусственного старения в течение 3-х, 6-ти, 12-ти суток. Ускоренное старение осуществлялось по стандарту США (в климатической камере 72 часа при 105°С, что соответствует 25 годам естественного старения).

Физико-механические параметры оценивались с использованием специального оборудования по прочности на разрыв, относительному удлинению и числу двойных перегибов. На основании полученных результатов исследований можно утверждать, что общие тенденции в изменении свойств одинаковы для всех видов бумаги, они отличаются только количественными характеристиками, которые мы рассматривать не будем. За 5 лет естественного старения прочность исследованных образцов бумаги по сравнению с контрольными возросла. Специалисты НИЦКД РГБ предполагают, что это происходит потому, что после сканирования в структуре бумаги возникают дополнительные сшивки. Однако после наложения на образцы искусственного старения начинают преобладать процессы деструкции, причем скорость изменения механических свойств обработанных образцов отличается от необработанных, т.е. сканированные образцы начинают стариться быстрее. Таким образом, по выявленным в результате исследования тенденциям можно предположить, что сканированные образцы во времени будут подвержены ускоренному разрушению, и скорость разрушения будет расти с каждым годом.

В процессе сканирования бумага подвергается также тепловому воздействию, которое приводит к изменению ее термических свойств. Используя методы термического анализа, специалисты НИЦКД РГБ сделали вывод, что сканированные образцы сильнее поглощают влагу, чем контрольные. Для всех образцов бумаги отмечается возрастание влагосодержания для обработанных образцов, и эта тенденция проявляется еще заметнее у состаренных образцов. Возможно, это явление объясняется тем , что при обработке происходят изменения в поверхностном слое, что и приводит к увеличению скорости впитывания и увеличению теплового эффекта испарения влаги.

На обработанной бумаге всех трех видов было отмечено торможение роста и развития грибов. Таким образом, с одной стороны, сканирование привело к увеличению биологической устойчивости бумаги, но, с другой стороны, это является еще одним доказательством изменения морфологической структуры бумаги.

Из всего вышеизложенного можно сделать выводы, что сканирование способствует началу разрушения бумаги и устойчивость оцифрованных образцов воздействию естественного старения снижается.

Аналогичным образом воздействует на документы и ксерокопирование. Исследованиями НИЦКД РГБ установлено, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги, снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительные изменения, чем у бумаги, не подвергавшейся облучению 5 .

Ксерокопирование влияет не только на бумагу, но и на средства записи информации.

Необратимое изменение свойств документа при его хранении и использовании называется процессом старения документов. Скорость старения определяет скорость разрушения документов, чем медленнее стареет архивный документ, тем выше его сохранность.

Совершенствование деятельности по обеспечению сохранности архивного фонда сегодня осуществляется консервацией документов.

Консервация документов - обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилицации, реставрации и изготовления копий. 6

• 
  
• 
  
• 
  применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, коробки и т. д.) 7 .

Изготовление копий документов осуществляют методами фото- , микро-, ксерокопирования и использованием электронных технологий.

В основе современного подхода обеспечения сохранности лежит следующее положение: постепенный переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности , природы и физического состояния, причем вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию, оцифровки), а затем - в сфере хранения документов.

Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита возможностей и средств.

Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.

Особое место в решении этих задач будет принадлежать оцифровке (сканированию) архивных документов, как средству сохранения документной информации. Оцифровка во многих случаях подменит реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам, которые имеют статус физических копий. Архивы не просто должны быть готовы к этому: они должны инициировать развитие такого подхода.

Глава 2. Организация работ по оцифровке архивных документов
В наши дни происходит настоящий бум оцифровки, процессы перевода документов на бумажных носителях в электронную форму.

Оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды, и развитие цифрового контента являются одним из ключевых направлений государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы).

1. 
   Цели оцифровки архивных документов

Оцифровка документов – создание электронного фонда пользования (ЭФП) 8 .

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

Сохранность документа,

Возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий .

Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо.

Порядок создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов) является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов), утвержденным в установленном порядке.

Электронный фонд пользования создается:

• 
  целевым порядком в рамках государственных, ведомственных, региональных программ и ежегодных (перспективных) планов работы архива;
• 
  целевым порядком на все документы, определенные для страхового копирования;
• 
  целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые документы;
• 
  в процессе выполнения заказов;
• 
  в процессе других работ.

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

• 
  отбор документов для оцифровки;
• 
  подготовка документов для оцифровки;
• 
  передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации;
• 
  выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдельный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, фотография, или комплекс документов (фотографии, вклеенные в фотоальбом); для фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);
• 
  оцифровка документа;
• 
  передача носителей копий на хранение;
• 
  возврат подлинников документов в хранение.

В плановом порядке электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:

• 
  наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;
• 
  особо ценных и уникальных документов,
• 
  документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;
• 
  документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;
• 
  выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усовершенствование описей (в части редактирования заголовков).

Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в неудовлетворительном физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы.

2.2. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования
С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 1).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

На основе Перспективного плана ежегодно создается Перечень фондов, подлежащих оцифровке, в котором определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года (Приложение № 2).

Очередность оцифровки определяется ценностью и информационной значимостью документов, их физическим состоянием, интенсивностью обращения к ним, а также наличием технических и кадровых возможностей.

Перечни согласовываются с задействованными в работе по созданию ЭФП структурными подразделениями архива.

Допустимо ведение Перспективного плана и ежегодных Перечней фондов, подлежащих оцифровке, в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осуществляться специализированным подразделением архива.
2.3. Основные требования к техническому оборудованию
Создание электронных копий архивных документов может производиться с помощью двух видов оцифровывающих устройств:

Профессионального сканирующего оборудования – планетарных бесконтактных сканеров;

Цифровых фотоаппаратов.

Выбор вида оборудования зависит от:

Состава фондов;

Максимальных размеров документов (при помощи специализированных сканеров целесообразно проводить оцифровку документов форматов А2, A3, А4, А5 и меньшего формата, при помощи цифрового фотоаппарата и при отсутствии сканеров формата А1–А0 – документов форматом более A2);

Финансовых возможностей архивного учреждения.

Использование планшетных офисных документных сканеров, разработанных для осуществления сканирования текущей офисной документации и не предназначенных для оцифровки архивных документов, требующей повышенного внимания к безопасности и сохранности подлинника, недопустимо. Использование подобного оборудования для оцифровки архивных документов может нанести непоправимый вред подлинникам.

В 2012 г. Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) по заказу Росархива разработаны «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах», размещенное на портале «Архивы России».

Наиболее оптимальным решением в вопросе выбора сканирующего оборудования представляются:

Профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры формата не менее А2, оснащенные лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями и книжной колыбелью для сканирования не расшиваемых цветных, черно-белых и полутоновых подлинников (книги, рисунки, ветхие материалы, атласы) архивных документов.

Выбор цифровых фотокамер (фотоаппаратов) определяется размером матрицы и финансовыми возможностями архива.

На сегодняшний день цифровые фотокамеры представляют собой самый

безопасный для подлинников архивных документов способ создания электронных копий документов. Однако их использование также имеет свои ограничения и недостатки, главным из которых является проблемы соблюдения светового режима.

Допустимо комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата.

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Рабочие места для создания электронных копий оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения документа должна быть 300-500 лк, освещенность поверхности экрана – не более 300 лк. Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и стола сканирования. Допустимо при использовании профессионального сканирующего оборудования, оснащенного собственными лампами, полное выключение освещения в процессе оцифровки.

2. 4. Подготовка и передача документов на оцифровку
Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий фонда пользования осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий включает в себя:

Выемку дел,

Проверку поисковых данных,

Сверку с описью заголовков дел,

Проверку нумерации листов,

Уточнение в листах заверителях.

При подготовке дел проверяется физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и укрепления основы. В случае необходимости привлекаются специалисты по обеспечению сохранности архивных документов и специалисты по оцифровке документов для проведения консультаций с целью недопущения возможности повреждения дел при сканировании.

Дела, предназначенные к оцифровке, как правило, расшивке не подлежат и могут быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

Принятие решения о расшивке дела может быть мотивировано:

А) обеспечением сохранности документов (дело туго сшито и при его раскрытии на 180 градусов и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов);

Б) невозможностью представить на электронной копии всю информацию

документа, т.к. часть информации «уходит» в корешок.

Решение о расшивке документов принимается только в случае наличия в архиве условий по переплету после сканирования расшитых для оцифровки дел.

По окончании работы дело в обязательном порядке переплетается заново.

Передача документов на оцифровку в специализированное подразделение осуществляется сотрудниками архива, ответственными за создание электронного фонда пользования, и оформляется Заказом (требованием) на изготовление электронных копий, оформленным в соответствии с последовательностью сканирования фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки.

В Заказе (требовании) на изготовление копий отмечается:

Основание для оцифровки (в случае выполнения плановых работ – ссылка на позицию в Ежегодном Перечне фондов, предназначенных для оцифровки; в случае выполнения заказа в иных целях – указание №, даты и названия документа, на основании которого производятся работы, целей выполнения работ, реквизитов заказчика).

Учетные шифры (номер фонда, номер описи, номер ед.хр., номера листов (оборотов – если необходимо).

Количество листов/оборотов листов, предназначенных для оцифровки.

Разрешение, формат, носитель (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Примечание (указание на особые требования по сохранности, необходимость применения специализированных методов оцифровки, возможность использования прижимного стекла и/или графической обработки (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива)).

Дата передачи на оцифровку,

Дата выполнения заказа;

Дата получения заказа (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива);

Дата возвращения подлинников в хранилище;

Шифр и место хранения электронной мастер-копии (на встроенном носителе и внешних носителя);

Шифр и место хранения электронной рабочей копии (на внешнем носителе);

Шифр и место хранения копии второго поколения (при необходимости – для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Заказ (требование) на изготовление электронных копий ФП архивных документов подписывается директором или заместителем директора (главным хранителем фондов).

Бланк заказа составляется в необходимом количестве, но не менее чем в 2-х экземплярах. Один экземпляр хранится в централизованном учѐте в делах фондов , другой – в отделе обеспечения сохранности документов или в структурном подразделении, в котором осуществляется централизованное хранение электронного фонда пользования архива. Бланк заказа регистрируется в Журнале учета заказов на создание электронных копий документов (Приложение № 3). Журнал ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Журнал оформляется по правилам оформления учетной документации архива, т.е. его листы прошиваются, пронумеровываются; их количество указывается в листе-заверителе. Графы в журнале и записи ведутся в разворот. Допустимо ведение Журнала учета заказов в электронном виде.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же документов (рескана) сотрудники, заполняющие заказы и ведущие журнал, обязаны перед передачей-приемом документов на сканирование убедиться в том, что документы прежде не проходили процедуру оцифровки.

В случае если документ уже оцифрован, все работы по выполнению заказа производятся с его рабочей электронной копией .

Повторное сканирование (оцифровка) (рескан) документов недопустимо!

Процессы оцифровки архивных документов стремительно набирают обороты и являются объективной реальностью. Для оптимизации осуществления этих процессов предстоит решить целый комплекс задач технического, технологического и методического характера.

Сегодня стремление архивов хранить документы в виде различных копий (фотокопия, ксерокопия, микрокопия, цифровая копия) вполне оправдано, так как предоставляет возможность значительно обеспечить оперативность и широкую доступность информации, сохранить информацию документов на недолговечной бумаге и решать проблемы с постоянной нехваткой площадей в хранилищах.

В процессе оцифровки архивных документов возникает две проблемы: сохранение оригинала и сохранение самой электронной информации.

Сохранение оригинала необходимо для полноценного использования документа в настоящее время и будущими поколениями.

Основные проблемы, возникающие при сканировании документов:

Механические повреждения – разрушения переплета (корешка) из-за необходимости раскрывать документ

Воздействие инфракрасного и теплового излучения приводит к изменению термических свойств во всех видах бумаги.

Наиболее опасными характеристиками оборудования, оказывающими влияние на документ, являются температура и освещенность во время сканирования и время, в течение которого эти факторы воздействуют на оригинал. Сканирование в современных условиях неотъемлемая часть работы любого архива, следовательно, разработка и внедрение определенных мероприятий, снижающих разрушающее воздействие на документ при создании цифровой копии, неизбежный результат сотрудничества специалистов по оцифровыванию и специалистов в архивном деле.

Для оцифровки архивных документов необходимо использовать профессиональное оборудование обеспечивающее высокое качество оцифровки и сохранность подлинников.

Заключение

Задача сохранения архивных документов становится все более сложной по мере их роста, старения и использования. Она осложняется и тем, что архивы выполняют внутренне противоречивую функцию – хранить документы, обеспечивая к ним доступ. Следовательно, с одной стороны, необходимо сохранить документы для их активного использования и с другой, сохранить их, несмотря на активное использование. Создание электронного фонда пользования позволит обеспечить сохранность оригиналов документов.

Совершенствование деятельности по обеспечению сохранности документов архивного фонда сегодня осуществляется по следующим направлениям:

Консервация архивных документов.

Создание электронного фонда пользования (оцифровка документов).

Консервация документов - обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилицации, реставрации и изготовления копий. 9

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

• 
  строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
• 
  созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
• 
  применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, коробки и т. д.) 10 .

Стабилизацию и реставрацию документов выполняют с учетом характера и степени повреждений, условий последующей эксплуатации, максимально сохраняя признаки подлинности документов и не создавая затруднений для использования.

Изготовление копий документов осуществляют методами фото-, микро-, ксерокопирования и использованием электронных технологий.

В основе современного подхода обеспечения сохранности лежит следующее положение: постепенный переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, причем вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию, оцифровки), а затем - в сфере хранения документов.

В результате исследования по обеспечению сохранности архивных документов в процессе их оцифровки были сделаны выводы:

1. 
   Использовать профессиональное оборудование для оцифровки документов, обеспечивающее высокое качество оцифровки и сохранность подлинников (цифровые фотоаппараты и планетарные сканеры).
2. 
   Проводить работы по оцифровке документов в специально оборудованном помещении с соблюдением светового и температурно-влажностного режимов.
3. 
   Регулировать процесс оцифровки нормативными и методическими документами.
4. 
   Осуществлять подготовку архивных документов для проведения работ по созданию электронных копий в соответствии с установленным порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.
5. 
   Осуществлять работу по созданию электронных копий специалистами по оцифровке документов и архивного дела.

При проведении работ по оцифровке архивных документов каждому архиву предстоит решить целый комплекс задач технического, технологического и методического характера.

Однако, чтобы перевести в электронный вид все востребованные документы, понадобится много лет. Поэтому в ближайшее время будет продолжена выдача из архивохранилищ документов на бумажной основе, и традиционные мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов в процессе их использования не будут отменены.

Список используемой литературы и источников

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 No 202-ФЗ, от 01.12.2007 No 318-ФЗ, от 13.05.2008 No 68-ФЗ, от 08.05.2010 No 83-ФЗ, от 27.07.2010 No 227-ФЗ)
2. 
   Правила организации хранения , комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18.01.2007).
3. 
   ГОСТ 7.48–2002. Консервация документов. Основные термины и определения.
4. 
   Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю.Ю. Юмашева. М.: ВНИИДАД, 2012. 125 c.
5. 
   Методические рекомендации по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов. / С.Н. Клещарь, Т.Н. Данилова, П.Е. Завалишин, С.С. Баташева. Тула, 2011. 48 с., илл. 32, прил. 1.
6. 
   Рекомендации по оценке состояния документов государственных архивов при проведении работ по хранению, использованию, специальной обработке документов с учетом их свойств, потенциальной долговечности и специфики дефектов. / Привалов В.Ф.,ВНИИДАД, М., 2009.
7. 
   Станкевич А.А. О физическом состоянии документов Национального исторического архива//Архивариус, вып.1, Минск, 1999, с.188-190.
8. 
   Подгорная Н.И., Добрусина С.А., Чернина Е.С. Влияние ксерокопирования на бумагу документа // Сохранность и доступность: Тез. докл. и сообщ. науч.-практ. конф.М., 1998. С. 74-75.
9. 
   Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов: Рекомендации/ А.Г. Харитонов. Росархив, ВНИИДАД, М., 2004.
10. 
    Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ росархив. ВНИИДАД. - М., 2005. - 112 с.
11. 
    Ларина В.Г. Обеспечение сохранности архивных документов в современном мире// Отечественные архивы. 2006. №4. С.114-115
12. 
    Егоров С.А. Современные угрозы архивным документам// Отечественные архивы. 2009. № 6. С.19-28.

13. Кутукова Г.Н. Факторы старения и виды повреждения документов. http://niab.by/stat/kutukawa_factory

14. Наумов О.В. Информатизация архивного дела в Российской Федерации http://archives.ru/coordination/council/doclad150911.shtml

15. Михеенок Т.С. Влияние копировально-множительной техники на сохранность архивных документов http://niab.by/stat/cop_doc/

Приложение № 1

УТВЕРЖДАЮ

Директор ___________

____________________

«___»_____________ г.

Перспективный план оцифровки фондов

№ п/п	№	Название фонда	№ описи	№ дела/ количество дел	Крайние даты	Предположительный год осуществления оцифровки	Отметка о выполнении

Приложение № 2

УТВЕРЖДАЮ

Директор ___________

____________________

«___»_____________ г.

Перечень фондов, подлежащих оцифровке в 20___ году

№ п/п	Название фонда	№ описи	№ дела/ количество дел	Крайние даты	Количество листов/количество листов с оборотом	Категория сложности	Формат подлинника	Шифр хранения электронных мастер-копий		Шифр хранения электронных рабочих копий	Отметка о выполнении
								№ внешнего носителя	Адрес на сервере	№ внешнего диска	Дата оцифровки и, № и дата акта о передачи на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя

Приложение № 3

УТВЕРЖДАЮ

Директор ___________

____________________

«___»_____________ г.

Журнал учета заказов на создание электронных копий архивных документов

№ п/п

Дата поступления

Структур ное подразделение архива, направив шее заказ

Основание выполнения заказа

№ фонда

№ описи

№ ед.хр

№№ листов с оборо том

Краткое содержание или указание состава документов№ листов с оборо-тами

Кол-во листов/ оборо тов

Суммар-ное кол-во файлов (по сведениям заказа)

Приме-чание

Дата выполнения заказа

Заказчику

Кол-во файлов

Разрешение

формат

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 21

2 Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. 
   3 Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ росархив. ВНИИДАД. - М., 2005. - с.9

4 Кутукова Г.Н. Факторы старения и виды повреждения документов

1. 
   5 Михеенок Т.С. Влияние копировально-множительной техники на сохранность архивных документов

1. 
   6 ГОСТ 7.48–2002. Консервация документов. Основные термины и определения.

7Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 21

upload -> Секция авиации и космической техники «физика космоса»
upload -> Методические рекомендации организация деятельности по резервам финансовых и материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций
upload -> Кардиоренальные взаимоотношения и качество жизни при лечении больных хронической сердечной недостаточностью с сопутствующим сахарным диабетом 2 типа 14. 00. 06 Кардиология